GESTIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 GESTIÓN DE PROYECTOS 1. GENERALIDADES 1.1 Qué es gerencia de proyectos? Para gerenciar un proyecto debe iniciarse por saber qué es un proyecto, cuáles son sus características, sus etapas y adicionalmente los elementos básicos que integran esta disciplina. 1.2 Procesos de la gerencia de proyectos (como mundialmente se le conocen) 1.3 Áreas de conocimiento Lo que un Gerente de Proyectos debe saber que no es solamente tiempos y costos. Existen 10 áreas de conocimiento que deben tenerse en cuenta a la hora de atender un proyecto. 1.4 Estructuras organizacionales Las organizaciones deben revisar en forma permanente la manera como ejecutan sus proyectos y particularmente la manera en que se organizan al interior de la misma para hacerlo. Si bien no existe una estructura específica y única para el manejo de proyectos, es indispensable conocer las ventajas y desventajas de las opciones que se conocen comúnmente en el mundo.

2 1.5 Problemas y factores de éxito No todo es perfecto a la hora de ejecutar un proyecto. Debemos ser conscientes de los posibles problemas que enfrentamos a la hora de implementar la cultura de la gerencia de proyectos en una organización. 1.6 El gerente de proyectos y su equipo Es indispensable conocer cuáles son las responsabilidades de un gerente de proyectos, las características de un gerente de proyectos, tener claridad de cuando un proyecto es exitoso y adicionalmente algunos criterios de selección de un gerente de proyectos. 1.7 Informes 1.8 Control de proyectos

3 2. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN En este capítulo veremos los procesos requeridos para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar diferentes procesos y actividades en los grupos de procesos. Particular atención merece el inicio del proyecto con el desarrollo de la carta del proyecto, el control de cambios y el cierre del proyecto. Los temas de este capítulo son: 1. Desarrollar el Project Chárter 2. Desarrollar el Plan del Proyecto 3. Dirigir y Administrar la Ejecución 4. Monitorear y controlar el trabajo 5. Realizar Control Integrado de Cambios 6. Cerrar el proyecto o una etapa 7. Estudio de caso 3. GESTION DEL ALCANCE Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para terminar satisfactoriamente el proyecto. Esta área de conocimiento es fundamental pues de acuerdo con el PMI el 80% de las discrepancias entre contratantes y contratistas surge de una deficiente identificación, definición, contratación y/o comunicación del alcance del proyecto. Veremos una herramienta muy importante en la planeación y ejecución de proyectos y utilizada en el mundo entero denominada la Estructura Desglosada de Trabajo (Work Breakdown Structure).

4 Desarrollaremos ejercicios prácticos con el fin de que los asistentes se familiaricen con esta técnica. Los temas de este capítulo son: 1. Plan de Gestión del alcance 2. Recopilación de Requerimientos 3. Definir el Alcance 4. Crear la Estructura Desglosada del Trabajo 5. Validar el Alcance 6. Controlar el Alcance 7. Ejercicio 4. GESTIÓN DEL TIEMPO En este capítulo veremos los procesos requeridos para administrar la terminación a tiempo del proyecto. Concentraremos la atención en el plan de gestión del cronograma, la definición, secuencia, estimación recursos y duración de las actividades, así como el control de cronogramas. Los temas de este capítulo son: 1. Plan la Gestión del Cronograma 2. Definir Actividades 3. Establecer Secuencia de las Actividades 4. Estimar Recursos de las Actividades 5. Estimar Duración de las Actividades 6. Desarrollar el Cronograma 7. Controlar el Cronograma 8. Ejercicio.

5 5. GESTIÓN DE COSTOS En este capítulo veremos los subprocesos de Planeación de Recursos, Estimación de Costos, Presupuesto de Costos y Control de Costos. Adicionalmente revisaremos la Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management) como una metodología utilizada en el mundo para controlar los proyectos desde una perspectiva gerencial. Se efectuarán ejercicios con los asistentes con el fin de que puedan adquirir manejo de esta técnica. Si los asistentes lo requieren, podemos revisar proyectos de sus empresas. Los temas de este capítulo son: 1. Planear la Gestión de Costos 2. Estimar los Costos 3. Determinar el Presupuesto 4. Controlar los costos (Earned Value Management) 5. Estudio de casos 6. GESTIÓN DE ADQUISICIONES Iniciaremos por la definición de un contrato y sus características, los tipos de contrato que existen normalmente, las ventajas y desventajas de cada uno y criterios de selección de un contrato, todo ello desde la perspectiva de la gerencia de proyectos. Esta area de conocimiento debe ser de conocimiento de toda la organización y no exclusivamente del departamento jurídico quien en ocasiones debe soportar todo el peso de las actividades relacionadas con los contratos.

6 Revisaremos las subprocesos relacionados con las adquisiciones (planeación, realización, administración y cierre de la adquisición). Los temas de este capítulo son: 1. El Contrato 2. Roles, Responsabilidades y Funciones 3. Planear la Gestión de Adquisiciones 4. Realizar la Adquisición 5. Controlar la Adquisición 6. Cerrar la Adquisición 7. Ejercicio 7. GESTION DE COMUNICACIONES Son los procesos requeridos para asegurar una oportuna generación, recopilación, almacenamiento, difusión y disposición final de la información del proyecto. Revisaremos en forma general cada uno de los subprocesos que se tienen en cuenta en un proyecto. De acuerdo con el PMI un Gerente de Proyectos emplea el 90% de su tiempo comunicándose. Será necesario entonces tener claridad de las comunicaciones del proyecto? Los temas de este capítulo son:

7 FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE EXTENSIÓN 1. Planear las Comunicaciones 2. Administrar las Comunicaciones 3. Controlar las Comunicaciones 4. Herramientas gerenciales 8. GESTIÓN DE INTERESADOS En este capítulo veremos los procesos requeridos para identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían impactar o ser impactadas por el proyecto, con el fin de analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto y desarrollar estrategias apropiadas para comprometer a los interesados. Los temas de este capítulo son: 1. Identificación de Interesados 2. Planear la Administración de Interesados 3. Administrar el Compromiso de los Interesados 4. Controlar el Compromiso de los Interesados 9. APLICACIONES EN PROYECTOS Consiste en orientar a los asistentes en la aplicación de procesos específicos a las actividades de sus proyectos o los de su empresa, alineados con el PMI. Para el efecto, el Conferencista se reuniría por skype en forma individual o conjunta con los asistentes al curso. La distribución de horas para cada asistente dependerá del grado de interés y

8 FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE EXTENSIÓN necesidades de cada participante. En todo caso destinaría un mínimo de una hora por cada asistente sin exceder un total de veinte (20) horas entre todos los asistentes. Dionisio Arango Botero PMP Conferencista