GUIA DEL CURSO DE FORMACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA CITA PREVIA

Transcripción

1 GUIA DEL CURSO DE FORMACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA CITA PREVIA Amores Sierra, Celia Gomez Sánchez, Concepción Jimenez Jurado, Paloma Sánchez Bernal, Mª Isabel Blanco García, Jose Carlos

2 CURSO DE FORMACIÓN APLICACIÓN CITA PREVIA OBJETIVO DEL CURSO: Exponer las funcionalidades que ofrece la aplicación Cita Previa, y que será la encargada de llevar la agenda de los profesionales de Servicios Sociales. CONTENIDOS: Presentación: objetivos de la sesión Presentación de la aplicación. Características técnicas Aplicación práctica INTRODUCCIÓN: La aplicación cita previa es una aplicación informática a la que se accede desde la Intranet, Mis Aplicaciones, a través del nombre de usuario y contraseña personal. Es sencilla, ágil y de fácil manejo, lo que nos permitirá gestionar nuestro trabajo de una manera cómoda y eficaz, facilitándonos la obtención de información que redundará en una mayor calidad de nuestra gestión. Es abierta, en el sentido que podemos ir mejorándola y con las sugerencias de cada profesional, incorporar aquellas ideas que por su operatividad se consideren convenientes. Para obtener el resultado que perseguimos, es necesario que se informe de todas aquellas incidencias en este sentido. Conviene rellenar todos los campos (obligatorios y no obligatorios) a fin de tener la base de datos lo más completa posible, que sin duda, nos facilitará obtener la información que deseemos de cada campo mediante los listados de información, que tiene la aplicación en este momento y los que vayan surgiendo en un futuro. USUARIOS DE LA APLICACIÓN CITA PREVIA: Podrán hacer uso de la aplicación, con distintos roles: - Gestores de Servicios Centrales: realizarán informes en función de las necesidades (Marta, Mercedes, Mª Jesús, Lucre y Esperanza). - Administradores: podrán crear agendas, cambiarlas, consultarlas, hacer seguimiento de las mismas, transferir citas, autorizar la transferencia de citas...(lucre, Esperanza, Aurora) - Usuarios: o Profesionales: podrán diseñar su agenda, consultarla, imprimirla, obtener informes, listados, etc Trabajadores Sociales Animadores Comunitarios o Grabadores: Personal administrativo Podrán asignar citas, añadir usuarios, transferir citas, confirmar citas, imprimir agendas... 2

3 APLICACIÓN CITA PREVIA. PASOS A SEGUIR: 1.-Entrar en la lntranet Corporativa de la Diputación 2.- Entrar en Mis Aplicaciones 3

4 3.- Introducir Nombre de usuario y contraseña 4.- Entrar en la aplicación Cita Previa 4

5 DESDE LA PANTALLA PRINCIPAL: El personal administrativo deberá seleccionar la agenda (tiene acceso a todas) Los Trabajadores Sociales y Animadores Comunitarios, acceden directamente a su agenda: Fecha: la del día en el que se está. Usuario: que trabaja en la aplicación (sólo en el caso de personal administrativo) Calendario: del mes actual, con posibilidad de retroceder y avanzar a otros meses. Aparecerán en color naranja las ausencias por días de asuntos propios; en color malva, las ausencias por horas y demás ausencias; en negro y negrita, los días que tienen alguna cita asignada. Se estudiará y se reflejará en el calendario y en la lista los días pasados con citas abiertas (podría ser con color rojo y sólo lo verán los T.S. y Animadores Comunitarios cuando entren en la aplicación. El color rojo desaparecerá cuando el estado de la cita se cierre o se cancele). Los días de permanencia en sede aparecerán con un recuadro. Se estudiará la forma en que aparecerán en pantalla y en el calendario los días de permanencias fijas en otros municipios. 5

6 Picando en cualquiera de los días podremos ver si ese día tenemos citas, ausencias, etc CAMBIAR AGENDA (sólo personal administrativo): En el desplegable se selecciona la agenda a la que queremos acceder y picamos en Cambiar Agenda que figura en la parte derecha del desplegable. Si no lo hacemos, no estaremos trabajando en el profesional que realmente hemos seleccionado, quedando en el área de trabajo el anterior profesional. 6

7 El resultado es el siguiente: Para dar cita, tenemos dos posibilidades: 1.- Desde la pantalla CITAS: Seleccionamos en el calendario el día para el que queremos asignar la cita, teniendo en cuenta los colores, ya que nos informan de la incidencia de ese día (vacaciones, moscosos, permanencias etc.) para ese profesional, y puede que no podamos dar cita. Picamos en nueva. En la pantalla de Detalle de la cita 7

8 buscaremos en el campo persona poniendo el nombre o cualquiera de los apellidos o DNI/ NIE/CIF 8

9 Si la persona está dada de alta en la base de datos, aparecerá al ir introduciendo los datos. Picamos en la que nos interesa, y rellenamos todos los campos, eligiendo en los desplegables las opciones adecuadas. Guardamos la cita. El personal administrativo no podrá cerrar ni cancelar el estado de la cita. Corresponde hacerlo al personal técnico, Los campos con asterisco rojo son obligatorios. El campo 2º apellido no lo es porque algunas personas no lo tienen (ejemplo: extranjeros). La hora a asignar será la de inicio. Cada profesional valorará la duración de la cita con el fin de asignar la siguiente. La aplicación asigna por defecto cada media hora pero este campo es modificable. Guardar Cita y Volver. Si no está dada de alta en la base de datos el mensaje es el siguiente: Entonces debemos ir a la pantalla Personas y dar de alta a la persona antes de darle cita. Una vez guardadas las citas, en la pantalla de Citas para un día determinado, podremos transferir citas, asignar una nueva cita, modificar las que tenemos, o eliminarlas. En este momento, al transferir citas, nos transfiere todas. Al picar 2 veces en una de ellas obtendremos el siguiente detalle: 9

10 A partir de aquí podremos obtener e imprimir cartas de Notificación de cita, Cancelación de cita, Asistencia a consulta, Absentismo, recitación (esta última aún está pendiente) 10

11 2.- Desde la pantalla PERSONAS: 11

12 Existe una base de datos de todas las personas dadas de alta hasta la fecha en SAUSS. Buscaremos por nombre o cualquiera de los apellidos, o DNI/NIE/CIF, la persona a la que queremos citar. Si la persona está en la base de datos, nos aparecerá en pantalla, la seleccionaremos y picaremos en Nueva Cita Si la persona no está en la base de datos, picamos en Nueva y rellenamos todos los campos. Los marcados con asterisco rojo son obligatorios. Si la persona no tiene teléfono fijo, pondremos 00 (2 ceros como mínimo). Después picaremos en Guardar y dar cita. 12

13 En la pantalla Añadir Modificar persona, no olvidemos desplegar previamente el tipo de persona, física o jurídica (sobre todo en el caso de los Animadores Comunitarios, donde casi siempre es jurídica, (asociaciones, grupos,etc. )), y rellenar todos los campos. Este proceso de cita es más lento que si lo hacemos desde la pantalla Citas, ya que tiene que hacer un barrido de lectura por la base de datos y ralentiza un poco más el resultado; aún así, los tiempos de espera son mínimos. 13

14 En ella podremos Modificar, Eliminar, dar de alta nuevas personas ( Nueva ) o nuevas citas ( Nueva Cita ). Si picamos 2 veces en una de las personas del listado, tendremos el detalle de sus datos personales Desde aquí podremos Eliminar persona, Guardar persona o dar Nueva Cita. También podremos obtener, al picar en Imprimir listado, un listado de citas de esa persona en un intervalo de tiempo determinado. 14

15 El formato del campo fecha es dd/mm/aaaa, siendo dos dígitos para el día y el mes y cuatro para el año. Pulsando el botón de la derecha se muestra el calendario, donde bastará con seleccionar el día deseado en lugar de escribirlo (después pulsar el botón Imprimir Listado ). AUSENCIAS PROFESIONAL: Para añadir las Ausencias del profesional entramos en la pantalla 15

16 Nos aparecerán todas las ausencias del técnico cuya agenda estemos manejando Desde ella podremos añadir una Nueva ausencia, Eliminar o Modificar las que ya existen. Es importante que detallemos en observaciones el motivo de la Ausencia, ya que nos proporciona información a la hora de estimar el tiempo de la ausencia, y nos permite una mejor organización de los tiempos para esa agenda. Por ejemplo, al poner Ausencia Baja ILT podemos detallar que es una baja de corta o larga duración, etc. Esta información nos permitirá conocer aproximadamente el tiempo en que esa agenda 16

17 volverá a estar activa, permitiéndonos estos campos en un futuro contar con información personalizada a efectos estadísticos. Para obtener INFORMES Y LISTADOS: 17

18 Listado de Información (El campo fecha desde es obligatorio) Listado Profesional (diario) 18

19 Listado población (seleccionar población en desplegable) Informes Pueblos (seleccionar pueblo en desplegable) 19

20 DATOS PERSONALES: Serán los de cada administrador, usuario profesional, usuario grabador, etc, y serán dados de alta desde el Área. Desde esta pantalla los T.S. y Animadores Comunitarios podrán cambiar el día de permanencia fija en la sede. En el desplegable Día Permanencia, seleccionar y guardar datos. Siempre guardar datos, de lo contrario, no lo modifica, aún quedando seleccionado el día deseado. Se encuentra en estudio el poder establecer las permanencias para varios días y varios pueblos en un solo día. Al efectuar esta incorporación, en el calendario de posición que aparece en la parte izquierda de la pantalla figurarán los días establecidos en un recuadro. Quedan modificados automáticamente y cualquier puesto de trabajo los tendrá visibles y actualizados. 20

21 DUDAS Y PREGUNTAS CASOS PRÁCTICOS 21