EXPEDIENTE: INTRODUCCIÓN

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO, CON DESTINO A LA AGENCIA ESTATAL DE INVESTIGACIÓN PARA LA GESTION DEL ARCHIVO ASOCIADO A LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE AYUDAS A LA INNOVACIÓN EXPEDIENTE: INTRODUCCIÓN De acuerdo con lo previsto en el artículo 182 b) del Real Decreto 1067/2015, de 27 de noviembre, por el que se crea la Agencia Estatal de Investigación y se aprueba su Estatuto, a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas le corresponde realizar las funciones relativas al párrafo d) del apartado anterior, a saber: el control y seguimiento económicofinanciero de las actuaciones financiadas y de las ayudas otorgadas por la Agencia y de las que le sean encomendadas, incluyendo seguimiento y control de préstamos y avales De acuerdo con su disposición adicional primera, la efectiva puesta en funcionamiento de la Agencia se producirá con la celebración de la sesión constitutiva de su Consejo Rector El Consejo Rector de la Agencia Estatal de Investigación se constituyó el día 15 de junio de 2016 Como consecuencia de ello, la nueva Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas ha de gestionar un número muy elevado de documentación, toda ella muy variada, correspondiente a ayudas cuyo seguimiento se realizaba en fecha anterior a su constitución por dos Dirección Generales, la Dirección General de Innovación y Competitividad y la Dirección General de Investigación Científica y Técnica La Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones y Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley General de Subvenciones, establecen la obligación del órgano concedente de comprobar la adecuada justificación de la correcta aplicación de las ayudas concedidas Esta comprobación consiste en la revisión de la documentación justificativa presentada por los beneficiarios, de las ayudas concedidas, una vez transcurrido el plazo de ejecución determinado en la resolución de concesión La revisión se realiza sobre las relaciones de certificaciones, facturas, informes de auditor y resto de documentos exigidos por la Orden de Bases, por la convocatoria concreta, por la resolución de concesión y por las instrucciones publicadas en la página web del Ministerio, y demás normativa aplicable Aún se maneja un elevado volumen de documentación en papel, a pesar de que en la actualidad la justificación de ayudas y la comunicación con los beneficiarios se hace fundamentalmente por vía electrónica

2 2 OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente contrato es la gestión de la documentación en papel asociada a la justificación económica de las ayudas concedidas en concurrencia competitiva y avales gestionados por la extinta Dirección General de Innovación y Competitividad y que han pasado a la Agencia Estatal de Investigación (AEI en lo sucesivo) Parte de los expedientes se encuentran ubicados en la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas, Paseo de la Castellana 162, en la planta 17 Otra parte del archivo se encuentra en el Centro de Almacenamiento de Documentación Administrativa (CADA en lo sucesivo) situado en el Paseo del Tren Talgo, 10, Las Rozas de Madrid Los trabajos a desarrollar consisten en ordenar el archivo, archivar documentación en papel (tales como alegaciones, modelos 069, recursos, controles de auditoria, informes económicos o técnicos, etc ), mantener y gestionar carpetas de expedientes, de acuerdo con lo previsto en el apartado 3 La documentación está archivada en cajas archivadoras A-Z, si bien es preciso reorganizar su contenido, numerarlas o renumerarlas, a fin de optimizar el espacio y clasificarlas correctamente y etiquetarlas cuando no estuviera hecho o si el orden no fuera congruente, a fin de que las carpetas de expedientes puedan ser fácilmente localizables Como consecuencia de esta nueva numeración, puede ser necesario dar de baja o nuevas altas de números de archivadores A-Z tanto en el inventario electrónico como en el del CADA La empresa adjudicataria proporcionará listados con la información actualizada Para realizar la labor de ordenación e intercalación será preciso, bien reclamar cajas archivadoras A-Z ubicadas en su almacén y su envío a la sede de la Agencia Estatal de Investigación, bien acudir al CADA e realizar las inserciones de documentación allí Si las cajas archivadoras A-Z son enviadas desde el CADA a la sede de la AEI, los expedientes deberán ser objeto de tratamiento (ordenación y/o inserción de documentación) por parte de la empresa adjudicataria, de acuerdo con lo previsto el apartado 3 Si por el contrario, se solicitan cajas archivadoras A-Z al CADA para que sean puestas a disposición de la AEI, la empresa adjudicataria deberá acudir por sus propios medios y realizar las inserciones de documentación allí Esta petición de expedientes será realizada por personal funcionario Para ello la empresa adjudicataria entregará el listado de cajas archivadoras A-Z a reclamar con al menos 72 horas

3 antes al día en que se haya planificado acudir al CADA, a fin de que se pueda gestionar la petición con tiempo suficiente La ubicación dentro de la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas podría ser susceptible de cambiar, bien, dentro del propio edificio bien por traslado de las oficinas a otras dependencias, motivado por reestructuraciones administrativas 3 LABORES A REALIZAR a) Organización del archivo La organización del archivo con carácter general y preferentemente se realizará por línea de ayuda y año de convocatoria Para ello, será necesario entre otras actuaciones - Numerar o renumerar armarios de planta si fuera preciso - Reorganizar el archivo ya existente a nivel de carpeta de expediente según las instrucciones de la unidad gestora del contrato, de forma que dentro de cada carpeta de expediente la documentación estuviera clasificada de forma homogénea, extrayendo copias duplicadas y comunicado la ausencia de información en su caso - Garantizar la coherencia del archivo, detectando y corrigiendo duplicidades de carpetas con la misma referencia - Detectar expedientes extraviados con ocasión de la organización del archivo Esta circunstancia deberá quedar específicamente identificada, y a ser posible, corregida por el adjudicatario mediante la búsqueda entre la documentación que gestione Debe dejar constancia de esta situación - Agrupar expedientes por línea de ayuda y año de convocatoria - Numerar o renumerar cajas, etiquetar cajas archivadoras A-Z atendiendo a las referencias de los expedientes que contenga (si no estuviera ya hecho)

4 Ejemplo de caja archivadora A-Z - Reemplazar cajas archivadoras si fuera necesario por deterioro o por espacio insuficiente por otras nuevas con la correspondiente numeración, clasificación y etiquetado - Si fuera necesario, cambiar la ubicación de las cajas archivadoras, dentro del espacio asignado a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de ayudas, para conseguir una optimización del espacio y mejor archivo El número previsto de cajas archivadoras A-Z a ordenar será aproximadamente de 6000 b) Intercalar Recoger la documentación, identificar la caja archivador A-Z donde se encuentra la documentación a intercalar e integrarla en la carpeta del expediente La documentación será entregada por el personal adscrito a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas Este trabajo podrá realizarse bien en las oficinas de la AEI bien en las dependencias del CADA c) Elaboración de un documento Excel La empresa adjudicataria trasladara la identificación, clasificación y ubicación, de cada expediente a un documento Excel La Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas

5 indicará los campos con los que deberá contar La empresa adjudicataria entregará dicho documento cumplimentado a la finalización del contrato 4 RECURSOS MATERIALES La Agencia Estatal de Investigación proveerá: Cajas archivadoras A-Z sin armar Papel DIN-A4 y DIN-A3 Inventario electrónico en formato Excel, así como las diversas actualizaciones de los mismos que se vayan generando La empresa deberá aportar: Carro/s para transportar cajas archivadoras A-Z y expedientes Grapadoras Carpetillas de expedientes Etiquetas Será por cuenta de la empresa adjudicataria el transporte de su personal para insertar documentación ubicada en CADA Se prevé un desplazamiento a la semana Cualquier otro recurso material necesario para el buen funcionamiento del servicio no expresamente indicado en el Pliego 5 DESARROLLO DE LOS TRABAJOS La ejecución del contrato está sujeta a lo estipulado en este pliego y a las instrucciones que imparta la Unidad gestora del contrato, que establecerá las directrices para la prestación del servicio por la empresa contratista y realizará las actuaciones necesarias para el control de calidad de archivado y préstamo que estime oportuno, independientemente de los que pueda realizar la empresa adjudicataria La Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas podrá realizar controles aleatorios en relación con los expedientes que hayan sido tratados por la empresa Serán obligaciones del adjudicatario: 1 Comunicar a la unidad gestora del contrato errores de archivo, expedientes extraviados y cuantas otras incidencias se hubieran detectado 2 Garantizar la confidencialidad de la información documental 3 Someterse a cuantos controles se estime pertinente por la unidad gestora del contrato 4 Cuantas otras que en orden a la correcta ejecución del contrato, sean encomendadas por la unidad gestora del contrato

6 6 EQUIPO DE TRABAJO Dirigiendo el equipo habrá un efectivo que realice las labores de coordinación in situ Necesariamente se requiere que tenga Grado o Licenciatura en Biblioteconomía y Documentación y una experiencia mínima de 2 años en labores relacionadas con el objeto del contrato En cuanto al resto del equipo de trabajo, se deberá acreditar una experiencia mínima en labores relacionadas con el objeto del contrato de 6 meses Para acreditar estos extremos se entregarán los correspondientes curriculums vitae, vida laboral así como copias de la titulación académica Corresponde al licitador la selección de los recursos humanos más adecuados para el cumplimiento del servicio y la disposición de un número suficiente para poder atender las necesidades del servicio En caso de que el personal fuera insuficiente para el cumplimiento de las prestaciones objeto del contrato, el adjudicatario deberá aumentarla en número suficiente para dar la atención debida al servicio, siendo a su cargo el incremento de costes que se produzca por tal causa En caso de enfermedad, vacaciones y otras sustituciones que impliquen la ausencia temporal del trabajador, la empresa adjudicataria estará obligada a garantizar el correcto cumplimiento del servicio a lo largo de su ejecución 7 INFORMES El adjudicatario deberá presentar informes mensuales y uno al final de la ejecución conteniendo la descripción y el análisis del trabajo realizado en relación con el cumplimiento del objetivo de este contrato, sin perjuicio de lo previsto en el punto 3 d) 8 REGLAS ESPECIALES RESPECTO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA CONTRATISTA Corresponde exclusivamente a la empresa contratista la selección del personal que, reuniendo los requisitos de formación, titulación y experiencia exigidos en el pliego, formará parte del equipo de trabajo adscrito a la ejecución del contrato, sin perjuicio de la verificación por parte de la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas del cumplimiento de aquellos requisitos

7 La empresa contratista procurará que exista estabilidad en el equipo de trabajo, y que las variaciones en su composición sean puntuales y obedezcan a razones justificadas, en orden a no alterar el buen funcionamiento del servicio, informando en todo momento a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas La empresa contratista asume la obligación de ejercer de modo real, efectivo y continuo, sobre el personal integrante del equipo de trabajo encargado de la ejecución del contrato, el poder de dirección inherente a todo empresario En particular, asumirá la negociación y pago de los salarios, la concesión de permisos, licencias y vacaciones, la sustitución de los trabajadores en casos de baja o ausencia, las obligaciones legales en materia de Seguridad Social, incluido el abono de cotizaciones y el pago de prestaciones, cuando proceda, las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, el ejercicio de la potestad disciplinaria, así como cuantos derechos y obligaciones se deriven de la relación contractual entre empleado y empleador La empresa contratista velará especialmente porque los trabajadores adscritos a la ejecución del contrato desarrollen su actividad sin extralimitarse en las funciones desempeñadas respecto de la actividad delimitada en los pliegos como objeto del contrato La empresa contratista deberá designará, de entre el equipo de trabajo, un coordinador técnico o responsable del contratista integrado en su propia plantilla que, tendrá entre sus obligaciones las siguientes: a Actuar como interlocutor de la empresa contratista frente a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas, canalizando la comunicación entre la empresa contratista y el personal integrante del equipo de trabajo adscrito al contrato, de un lado, y la Subdivisión referida, de otro lado, en todo lo relativo a las cuestiones derivadas de la ejecución del contrato b Distribuir el trabajo entre el personal encargado de la ejecución del contrato, e impartir a dichos trabajadores las órdenes e instrucciones de trabajo que sean necesarias, en relación con la prestación del servicio contratado c Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tienen encomendadas, así como controlar la asistencia de dicho personal al puesto de trabajo d Organizar el régimen de vacaciones del personal adscrito a la ejecución del contrato, debiendo a tal efecto coordinarse adecuadamente la empresa contratista con la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas, a efectos de no alterar el buen funcionamiento del servicio e Informar a la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas acerca de las variaciones ocasionales o permanentes, en la composición del equipo de trabajo adscrito a la ejecución del contrato

8 El personal de los equipos de trabajo de la empresa se relacionará, para recibir instrucciones, siempre a través del coordinador técnico o responsable del contratista, que serán quien les indique su cometido El coordinador técnico o responsable del contratista velará por el cumplimiento satisfactorio de los trabajos exigidos y ofertados, respondiendo ante la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de ayudas de las deficiencias detectadas y de su corrección en los plazos indicados El personal de la empresa dedicado a la prestación del servicio, cuando se encuentre en las dependencias del Departamento, deberá llevar puesta en lugar visible, una placa, tarjeta u otro elemento identificativo de la empresa adjudicataria Con carácter previo al inicio de la prestación, la Administración comprobará la afiliación y alta en la Seguridad Social de los trabajadores de la empresa que el contratista ocupe para la realización del contrato 9 LUGAR DE REALIZACIÓN La prestación del servicio se realizará en las dependencias de la Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas ya que la documentación y archivos se encuentran en dicha ubicación salvo si se trata de insertar documentación, que podrá realizarse bien en las dependencia de la AEI bien en el CADA Se destinará para la empresa contratista un espacio de trabajo diferenciado del ocupado por los empleados públicos Madrid, LA PRESIDENTA DE LA AGENCIA ESTATAL DE INVESTIGACIÓN PD (Resolución de 21 de junio de 2016, BOE 24 de junio) LA DIRECTORA DE LA AGENCIA ESTATAL DE INVESTIGACIÓN Marina Pilar Villegas Gracia POR EL ADJUDICATARIO Firmado (¹) DNI (²) Fecha (¹) Nombre y apellidos del adjudicatario o de su representante (²) DNI del adjudicatario o su representante