Formación en OJS para. Pedro González Universidad de Jaén, 2009

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1 Formación en OJS para directores y gestores de revistas Pedro González Universidad de Jaén, 2009

2 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración de la revista 5. Proceso de edición 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 2

3 Contenido 1. Introducción a OJS Qué es OJS Qué es una revista on-line Ventajas de las revistas on-line OJS en la Universidad de Jaén 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración ió de la revista 5. Proceso de edición 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 3

4 1. Introducción a OJS 1.1. Qué es OJS? Open Journal Systems Es un sistema para la administración y publicación de revistas Es un software abierto de acceso gratuito para publicaciones de todo el mundo con el propósito de hacer de la publicación abierta al público una opción viable para más revistas Una instalación de OJS permite la publicación de muchas revistas o Cada revista tiene un URL único, así como su propia apariencia Formación en OJS para directores y gestores de revista 4

5 1. Introducción a OJS 1.1. Qué es OJS? Desarrollado por el Public Knowledge Project de Canadá para expandir y mejorar el acceso y la calidad de la investigación, tanto académica como pública Formación en OJS para directores y gestores de revista 5

6 1. Introducción a OJS 1.1. Qué es OJS? Permite controlar todo el proceso de publicación: o Envío de manuscritos por parte de los autores o Selección de revisores por parte de los editores o Revisión de los trabajos, primero por parte de los revisores y luego por los propios autores o Corrección de estilos y de sintaxis o Maquetación o Publicación del articulo o Lectura de los trabajos (con herramientas de lectura) o Indexación del contenido de la revista en bases de datos y buscadores Formación en OJS para directores y gestores de revista 6

7 1. Introducción a OJS 1.1. Qué es OJS? Características del sistema Se instala y controla localmente en un servidor Web propio Los editores pueden configurar secciones, proceso de revisión, ió etc. Todos los contenidos se envían y se gestionan online Permite el envío por de los artículos y la inserción de comentarios por parte de los lectores Permite la indexación de todo el contenido Tiene una interfaz multilingüe, incluyendo el español Puede incorporar extensiones de funcionalidad mediante plugins Cuenta con documentación online: y un foro de soporte en inglés: Formación en OJS para directores y gestores de revistas 7

8 1. Introducción a OJS 1.1. Qué es OJS? Características del sistema Sin embargo, hay que tener en cuenta que: o No es un sistema de composición y maquetación o Para algunas funciones necesita terceros programas Por lo tanto, el sistema no permite la generación de los ficheros PDF de los trabajos, aunque sí la gestión de todo el proceso editorial Formación en OJS para directores y gestores de revistas 8

9 1. Introducción a OJS 1.2. Que es una revista on-line Consta de varios elementos: o Números, que constan, a su vez de artículos o Personas involucradas en el proceso editorial: directores, comités de redacción, científico, etc. o Normas de publicación o Sistemas de control de calidad o Señas visibles de identidad (logotipos, etc.) o Etcétera OJS aplica reglas de funcionamiento, almacena elementos, y construye un número de una revista dada Formación en OJS para directores y gestores de revista 9

10 1. Introducción a OJS 1.2. Que es una revista on-line El proceso de publicación de un número de una revista requiere varios componentes: o Definir y configurar una revista o Procesar artículos recibidos Revisión ió de los manuscritos, habitualmente t mediante revisión ió por pares, hasta su aceptación o denegación Maquetación, diagramación revisión de estilo y sintaxis de los trabajos Programación de los artículos para el número de revista actual o para futuras ediciones Creación de la tabla de contenidos, ordenando los trabajos de acuerdo al número y volumen del ejemplar o Publicación del número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 10

11 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Una revista en línea, frente a otra impresa, ofrece a la comunidad académica: o Más visibilidad, mayor cobertura y la posibilidad de establecer vínculos inmediatos entre lectores y autores o Estimula el intercambio de información entre investigadores, reduciendo los costos de envío o Permite un control minucioso de cada uno de los procesos de publicación de la revista o Abre la posibilidad de crear un sistema de búsqueda para consultar por tablas de contenido, autores, palabras clave o Facilita los procesos de indexación Formación en OJS para directores y gestores de revistas 11

12 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line De esta forma la utilización de OJS ofrece a una revista: o Reducción del costo de la publicación en papel o Reducción del tiempo necesario para publicar una revista o Publicación en la Web de forma ágil y con poco esfuerzo, utilizando formatos como DOC, PDF o HTML, que permiten una mayor versatilidad para la utilización de la información o Aumento de la visibilidad de la publicación mediante el acceso a través de Internet o El software, una vez instalado y configurado por un técnico, se puede manejar fácilmente Formación en OJS para directores y gestores de revistas 12

13 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas* Características de la revista: o Bilingüe (Español e Inglés) o Mayor impacto en Méjico, España y América Latina o Publicada en papel desde 1974 o 4 números al año o Incluida en el Science Citation Index desde 1999 o Versión electrónica desde Mayo de 2006 * Extraído de: Cabello-Pasini, Alejandro The Impact of Open Journal Systems on a Mexican Journal Proceedings of First PKP Scholarly Publishing Conference. July 11-13, Formación en OJS para directores y gestores de revistas 13

14 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Situación previa: o Distribución de la versión impresa a 59 países o 500 ediciones Subscripciones 30 a científicos locales (México) 20 a bibliotecas Mexicanas y latinoamericanas 20 científicos y bibliotecas extranjeras Intercambio/donaciones 400 a países desarrollados o Poco y nada de crecimiento en subscripciones y distribuciones de la versión impresa Formación en OJS para directores y gestores de revistas 14

15 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Resultados tras el lanzamiento de la versión electrónica: o Aumento del número de usuarios 5 usuarios por día Aumento lineal Formación en OJS para directores y gestores de revistas 15

16 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Resultados tras el lanzamiento de la versión electrónica: o Aumento del número de citas 50% más citas para el 2006 en relación a 7 años previos (con OJS instalado 6 meses) <1000 usuarios en el periodo Mayor número de citas después de implementar OJS Formación en OJS para directores y gestores de revistas 16

17 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Resultados tras el lanzamiento de la versión electrónica: o Aumento del número de trabajos enviados Antes de OJS 90 envíos por año Después de OJS: 2006, 156 envíos (75% aumento) Formación en OJS para directores y gestores de revistas 17

18 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Resultados tras el lanzamiento de la versión electrónica: o Disminución del tiempo hasta la publicación Disminución no significativa quizá debido al proceso de aprendizaje del nuevo sistema Tiempo entre envío y aceptación 2007 = 7 meses Tiempo entre envío y publicación 2007 = 10 meses Formación en OJS para directores y gestores de revistas 18

19 1. Introducción a OJS 1.3. Ventajas de las revistas on-line Ejemplo: Resultados de la adopción de OJS en la revista Ciencias Marinas Conclusiones o Aumento del número de usuarios muy alto o Aumento del número de citas alto o Aumento del número de trabajos enviados considerable o Disminución del tiempo hasta la publicación no significativa o Además de la importante disminución de costes Formación en OJS para directores y gestores de revistas 19

20 1. Introducción a OJS 1.4. OJS en la Universidad de Jaén Formación en OJS para directores y gestores de revistas 20

21 1. Introducción a OJS 1.4. OJS en la Universidad de Jaén Página de inicio del sitio Cabecera del sitio Menú Menú barra izquierda Registro de usuario Listado de revistas Formación en OJS para directores y gestores de revistas 21

22 1. Introducción a OJS 1.4. OJS en la Universidad de Jaén Acceso de usuarios registrados Formación en OJS para directores y gestores de revistas 22

23 1. Introducción a OJS 1.4. OJS en la Universidad de Jaén Página de inicio de una revista Cabecera de la revista Menú Roles disponibles del usuario registrado Formación en OJS para directores y gestores de revistas 23

24 1. Introducción a OJS 1.4. OJS en la Universidad de Jaén Opciones disponibles para el rol seleccionado Rol activo Opciones disponibles para el rol Formación en OJS para directores y gestores de revistas 24

25 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS Administrador Gestor de revista Editor Autor Revisor Otros roles Flujo de trabajo de OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración de la revista 5. Proceso de edición 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 25

26 2. Roles de usuarios en OJS Para explicar el funcionamiento del sistema OJS, es fundamental entender el uso de los roles: Se usan distintos roles (perfiles de usuarios) para organizar las actividades relacionadas con la gestión y publicación de la revista Los roles son asignados por el gestor de la revista Cada rol realiza una tarea dentro del proceso editorial o Por ejemplo, los editores de sección solo ven los envíos que les asignó el editor Los usuarios del software pueden tener asignado más de un rol dentro del sistema, y varios usuarios pueden tener asignado el mismo rol (por ejemplo, un equipo de 6 editores) Existe un administrador general que gobierna todo el sistema Formación en OJS para directores y gestores de revista 26

27 2. Roles de usuarios en OJS Todos los roles del sistema: Formación en OJS para directores y gestores de revista 27

28 2. Roles de usuarios en OJS Roles principales Gestor de revista Administrador Editor Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 28

29 2. Roles de usuarios en OJS 2.1. Administrador Administrador Gestor Instala de y revistas mantiene la aplicación Configura el sitio web Crea nuevas revistas Define los idiomas disponibles Editor Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 29

30 2. Roles de usuarios en OJS 2.1. Administrador Es el responsable de instalar y mantener la aplicación Formación en OJS para directores y gestores de revista 30

31 2. Roles de usuarios en OJS 2.1. Administrador También se encarga de la configuración del sitio web Formación en OJS para directores y gestores de revista 31

32 2. Roles de usuarios en OJS 2.1. Administrador Es el único usuario que puede crear nuevas revistas y asignar rol de gestor de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 32

33 2. Roles de usuarios en OJS 2.2. Gestor de revista Gestor de revistas Administrador Configura la revista Gestiona los usuarios y asigna roles Elije las herramientas de lectura Realiza la indexación Prepara s, etc. Editor Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 33

34 2. Roles de usuarios en OJS 2.2. Gestor de revista Es el encargado de la configuración general de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 34

35 2. Roles de usuarios en OJS 2.2. Gestor de revista También se encarga de la gestión de los usuarios relacionados con la revista y sus roles Formación en OJS para directores y gestores de revista 35

36 2. Roles de usuarios en OJS 2.2. Gestor de revista Además se encarga de realizar la indexación de los contenidos de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 36

37 2.3. Editor 2. Roles de usuarios en OJS Gestor de revistas Administrador Editor Asigna los envíos a los editores y/o editores de sección Supervisa el proceso y las decisiones editoriales Arma y publica los números de la revista Si la revista está organizada en secciones, se pueden definir también Editores de sección Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 37

38 2.3. Editor 2. Roles de usuarios en OJS Es el responsable de la edición de los números de la revista: o Asigna los envíos a los editores y/o editores de sección o Supervisa todo el proceso editorial o Define los números de la revista para su publicación Formación en OJS para directores y gestores de revista 38

39 2.3. Editor 2. Roles de usuarios en OJS También gestiona los trabajos en revisión Formación en OJS para directores y gestores de revista 39

40 2.3. Editor 2. Roles de usuarios en OJS Y además realiza la selección de revisores a asignar a los trabajos Formación en OJS para directores y gestores de revista 40

41 2.4. Autor 2. Roles de usuarios en OJS Gestor de revistas Envía trabajos para su edición en la revista Realiza los cambios propuestos por los revisores Revisa el formato del trabajo antes de su envío definitivo Administrador Editor Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 41

42 2.4. Autor 2. Roles de usuarios en OJS Los autores pueden participar en el proceso editorial cargando sus trabajos en el sistema o Para ello deben estar registrados como autores de la revista (y disponer de un nombre de usuario y contraseña) o Una vez que han entrado al sistema, el autor debe cargar los elementos, así como proveer los metadatos o indexar la información relacionada para mejorar la capacidad d de búsqueda de su revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 42

43 2.5. Revisor 2. Roles de usuarios en OJS Administrador Revisa los trabajos asignados por el editor Gestor de revistas Evalúa el contenido y su calidad Decide acerca de la aceptación o no del artículo Realiza propuestas sobre cambios Editor Revisor Autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 43

44 2.5. Revisor 2. Roles de usuarios en OJS Los revisores son elegidos por el editor para revisar un envío Envían las revisiones mediante el sistema (aunque algunas revistas utilizan revisión por e mail) Los revisores pueden ser calificados por los editores Formación en OJS para directores y gestores de revista 44

45 2. Roles de usuarios en OJS 2.6. Otros roles Otros roles Gestor de suscripción Corrector de estilo Corrector de pruebas Lector Establece los distintos tipos de subscripciones y maneja las subscripciones Revisa la gramática del texto, realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias gramaticales, y asegura que el artículo cumpla con el estilo requerido por la publicación Lee los documentos finales (Galerías) para encontrar errores tipográficos y de formato previos a la publicación Usuario de la revista (registrado o no) que accede al sistema para leer los artículos contenidos en la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 45

46 2. Roles de usuarios en OJS 2.6. Otros roles Gestor de suscripción Establece y maneja los distintos tipos de subscripciones Formación en OJS para directores y gestores de revista 46

47 2. Roles de usuarios en OJS 2.6. Otros roles Lector Si una revista es de libre acceso, el Lector puede acceder a todos los artículos y revista que ofrece el sistema de revistas Si la revista no es de libre acceso, deben pagar una suscripción dispuesta por las políticas de uso que propone la revista Los lectores registrados reciben una notificación con la publicación de cada número que incluye la tabla de contenido de la revista Si el gestor ha activado las herramientas de lectura, el lector encontrará varias opciones en la parte derecha de cada artículo: o Las herramientas se muestran en un marco en el explorador del usuario justo al lado derecho del artículo o elemento que se esté leyendo Formación en OJS para directores y gestores de revista 47

48 2. Roles de usuarios en OJS 2.7. Flujo de trabajo de OJS Autor Envío Artículo El autor envía un archivo, a la revista, acepta las condiciones estipuladas e introduce los metadatos asociados al artículo. Editor y Editor de Sección 1. Cola de Envíos El editor asigna el artículo a un editor de Sección. Para que comience el proceso editorial. Administrador, Revisor, Corrector estilo, Diagramador, Corrector pruebas Administrador Parametriza y Configura la revista según políticas definidas, Crea y administra Usuarios y Roles del sistema,, controla políticas de suscripción. Revisión del Envío El autor revisa el estado de su envío, lo corrige según indicaciones, cambia los archivos enviados y envía nuevamente al proceso editorial. Edición del Envío El autor revisa el trabajo desarrollado por el corrector de estilo, de pruebas y el diagramador. 2. Revisión del Envío Revisa Contenido artículo Asigna revisor Toma decisión editorial 3. Revisión de Envío Envío al Corrector de estilo Envío al Diagramador Recibe Artículo Final 4. Administración de Números Crear Número Programa Número Organiza tabla de contenidos Selección Par Evaluador a)el editor selecciona pares ofrecidos por el sistema. b)invita a los pares a revisar el artículo. Par Evaluador Envía al editor de sección un a evaluación del artículo, unas recomendaciones y una calificación. Corrector de Estilo Diagramador Prepara archivos en HTML, DOC, PDF, etc.. Corrector de Pruebas 5. Publicación De acuerdo a las políticas de suscripción, ofrece el contenido inmediatamente o con restricción. Archivo de Envíos Una vez terminado el proceso editorial, el artículo es almacenado en el sistema como publicado o rechazado. Número Actual キ Aparece para lectura en texto completo, con la barra de ayuda, los metadatos y los enlaces a recursos mencionados Formación en OJS para directores y gestores de revista Archivo de la Revista El usuario puede visualizar números antiguos, así mismo puede buscar un texto en el sistema, desde google y en otros motores de búsqueda 48

49 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles Personas asociadas a la revista Asociar un usuario del sitio a la revista Crear nuevos usuarios Gestión de roles 4. Configuración ió de la revista 5. Proceso de edición 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 49

50 3. Gestión usuarios y roles Una revista se puede configurar para que un lector pueda acceder a la revista sin registrarse como usuario Sin embargo, para todas las demás tareas es necesario que se registre como usuario y se le haya asignado un rol (o varios) El gestor de la revista es el encargado de la gestión de todos los usuarios asociados a la revista El administrador es quien crea las nuevas revistas y asigna el rol de gestor de revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 50

51 3. Gestión usuarios y roles Para gestionar los usuarios asociados a una revista, el gestor de la revista debe identificarse en el sistema con rol de gestor y acceder a la revista, donde se muestran cuatro posibilidades: o Personas asociadas a la revista o Asociar un usuario del sitio a la revista o Crear nuevos usuarios o Unir usuarios Formación en OJS para directores y gestores de revista 51

52 3. Gestión usuarios y roles 3.1. Personas asociadas a la revista Permite la gestión de los usuarios asociados a la revista La lista de la parte superior filtra los roles de los usuarios Cada usuario puede ser editado, eliminado o desactivado (se elimina su subscripción a la revista, pero no desaparece del sitio) Formación en OJS para directores y gestores de revista 52

53 3. Gestión usuarios y roles 3.1. Personas asociadas a la revista Además con la opción Identifíquese como el gestor deja de tener su rol y entra en la revista con el nombre de usuario y rol elegido Formación en OJS para directores y gestores de revista 53

54 3. Gestión usuarios y roles 3.2. Asociar un usuario del sitio a la revista Permite seleccionar un usuario del sitio (es decir, un usuario de otra revista del portal) a la revista otorgándole un rol 1. Primero se indica el rol que se desea establecer en el desplegable 2. Después se selecciona la opción inscribir usuario que aparece a la derecha de su nombre 1 2 Formación en OJS para directores y gestores de revista 54

55 3. Gestión usuarios y roles 3.3. Crear un nuevo usuario Seleccionamos la opción crear nuevo/a usuaria/o Rellenamos el formulario y hacemos clic en guardar Si se han activado idiomas adicionales, se puede escoger el idioma preferido para el nuevo usuario Formación en OJS para directores y gestores de revista 55

56 3. Gestión usuarios y roles 3.4. Gestión de roles También será el gestor de la revista el que tenga que asignar los distintos roles para la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 56

57 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración de la revista Creación de una nueva revista Secciones de la revista Equipo de trabajo Herramientas de lectura Configuración de la revista Pagos y suscripciones Gestión de usuarios y roles 5. Proceso de edición 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 57

58 4. Configuración de la revista El Gestor de revista maneja el sistema de publicación completo, aunque no necesita conocimientos técnicos avanzados Para la configuración de la revista, el Gestor deberá rellenar formularios, cajas de texto, añadir información, adjuntar archivos y activar marcas de comprobación en el sistema Además, deberá guardar o cancelar la información según su conveniencia o Puede llenar la información mas importante y posteriormente completar el resto de detalles Formación en OJS para directores y gestores de revista 58

59 4. Configuración de la revista 4.1. Creación de una nueva revista Una revista sólo puede ser creada por el administrador del sistema o Al crear la revista, el administrador habrá asignado a un usuario el rol de Gestor de la Revista, que a partir de ese momento realizará todas las tareas relacionadas con la revista (como la configuración inicial, la asignación de usuarios y roles, la gestión o la personalización) Para crear una revista, el administrador deberá acceder al menú Administración del sitio, y dentro de la Gestión del sitio seleccionar Revistas alojadas Formación en OJS para directores y gestores de revista 59

60 4. Configuración de la revista 4.1. Creación de una nueva revista Ahora seleccionamos la opción CREAR REVISTA Formación en OJS para directores y gestores de revista 60

61 4. Configuración de la revista 4.1. Creación de una nueva revista Para crear inicialmente la revista sólo hay que indicar: o Idioma o Título de la revista o Descripción ió (opcional) o Ruta (parte de la dirección URL desde la que será accesible) o Si queremos que sea pública o no (se puede modificar después) Formación en OJS para directores y gestores de revista 61

62 4. Configuración de la revista 4.1. Creación de una nueva revista Ahora, accedemos a la revista para asignar el usuario que será el gestor de la revista o Inicialmente se asigna al administrador como gestor de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 62

63 4. Configuración de la revista 4.1. Creación de una nueva revista Una vez creada la revista y asignado el usuario (o los usuarios) que serán los gestores de la misma, accederemos a esta revista como gestores de la misma para realizar la configuración inicial o Para ello podemos utilizar la opción Identifíquese como del usuario seleccionado como gestor de la revista Inicio > Usuario > Gestión de la revista > Inscripción Formación en OJS para directores y gestores de revista 63

64 4. Configuración de la revista 4.2. Secciones de la revista Muchas revistas se organizan en secciones, cada una de las cuales contendrá un conjunto de artículos o Para crear y gestionar las secciones, utilizaremos la opción secciones de la revista dentro de Páginas de gestión en la página de Gestión de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 64

65 4. Configuración de la revista 4.2. Secciones de la revista Se visualiza un formulario con datos obligatorios (*) y opcionales o Introducimos la información requerida o Se puede elegir un editor en la sección Editor de sección Finalmente, guardamos los cambios efectuados, haciendo clic en el botón guardar Formación en OJS para directores y gestores de revista 65

66 4. Configuración de la revista 4.3. Equipo de trabajo Hay dos opciones: o Que el sistema genere una lista de personas bajo el rol editorial i asignado o Que el gestor de la revista cree los cargos del equipo editorial y registre los nombres de las personas para cada cargo Formación en OJS para directores y gestores de revista 66

67 4. Configuración de la revista 4.3. Equipo de trabajo Para crear los cargos pulsamos sobre CREAR TÍTULO DE POSICIÓN o Introducimos el nombre del título o Indicamos si debe aparecer en el Equipo editorial o dentro de su propia categoría o Pulsamos guardar Formación en OJS para directores y gestores de revista 67

68 4. Configuración de la revista 4.3. Equipo de trabajo Una vez creado un título, podemos añadir los miembros del equipo de trabajo del mismo o Pulsamos en Miembros o Pulsamos sobre Añadir miembro o Seleccionamos un usuario y pulsamos sobre Añadir miembro Formación en OJS para directores y gestores de revista 68

69 4. Configuración de la revista 4.4. Herramientas de lectura Las herramientas de lectura están diseñadas para ayudar tanto a los usuarios nuevos como a los experimentados, aportando un amplio contexto de materiales relacionados procedentes de una gran variedad de fuentes de acceso abierto Formación en OJS para directores y gestores de revistas 69

70 4. Configuración de la revista 4.4. Herramientas de lectura Por defecto, las herramientas de lectura están desactivadas y hay que activarlas expresamente: Formación en OJS para directores y gestores de revistas 70

71 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista Ahora debemos configurar algunos aspectos básicos de la revista o Detalles o Políticas o Envíos o Gestión o Apariencia (trataremos este aspecto en el apartado de Personalización) Formación en OJS para directores y gestores de revistas 71

72 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revistas 72

73 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista. Detalles Información general Contacto principal Contacto soporte técnico Identificación por correo-e Editor Patrocinadores Fuentes de financiación Indexación en buscadores Formación en OJS para directores y gestores de revistas 73

74 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista. Políticas Temática y alcance de la revista Revisión por pares Declaración de privacidad Decisión del Editor Añadir elemento a "Acerca de la Revista Archivado de la revista Lista de Revisores Potenciales Formación en OJS para directores y gestores de revistas 74

75 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista. Envíos Directrices para Autores Nota de copyright Conflicto de Intereses Para que los autores indexen su trabajo Registrar revista para a indexación Notificación de envío de autor Formación en OJS para directores y gestores de revistas 75

76 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista. Gestión Opciones de acceso y seguridad Agenda de publicación Identificación del contenido de la revista Anuncios Correctores de estilo Editores de maquetación Correctores de pruebas Formación en OJS para directores y gestores de revistas 76

77 4. Configuración de la revista 4.5. Configuración de la revista. Apariencia Lo veremos con detalle más adelante Formación en OJS para directores y gestores de revistas 77

78 4. Configuración de la revista 4.6. Pagos y suscripciones Aunque OJS fue desarrollado para facilitar el acceso abierto, es posible crear también una suscripción para la revista Está disponible ibl en el menú de Administración i ió de revista, que se encuentra debajo de Páginas de gestión Formación en OJS para directores y gestores de revistas 78

79 4. Configuración de la revista 4.6. Pagos y suscripciones Dispone de distintas tarifas: o Autores o Lectores o Tarifas generales Formación en OJS para directores y gestores de revistas 79

80 4. Configuración de la revista 4.6. Pagos y suscripciones Además admite distintas formas de pago: Formación en OJS para directores y gestores de revistas 80

81 4. Configuración de la revista 4.7. Gestión de usuarios y roles En este punto, podemos asociar usuarios a nuestra revista y asignarles roles, de la forma que hemos visto previamente Formación en OJS para directores y gestores de revistas 81

82 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración de la revista 5. Proceso de edición Proceso abreviado Proceso completo 6. Personalización Formación en OJS para directores y gestores de revista 82

83 5. Proceso de edición OJS permite realizar todo el proceso de edición de los artículos y publicación de los números de las revistas Sin embargo, es posible que algunas revistas prefieran realizar (o ya hayan realizado) parte del proceso fuera de la aplicación El proceso de edición y publicación de OJS se puede adaptar a las necesidades de las revistas Formación en OJS para directores y gestores de revista 83

84 5. Proceso de edición Detallaremos distintas formas habituales de utilizar OJS para el proceso de edición y publicación: Procedimiento abreviado, que supone que la revista ya ha realizado el proceso de revisión y selección de los trabajos: o El editor de la revista será el encargado de crear el nuevo número de la revista, cargar los trabajos en la aplicación y publicar el número Procedimiento completo, en el que el sistema gestiona todas las tareas del proceso: o Los autores cargan trabajos, el editor asigna revisores, los revisores revisan y solicitan modificaciones de los trabajos, los autores envían las versiones modificadas, y el editor publica el número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 84

85 5. Proceso de edición Para adaptarse a la forma de trabajo del equipo editorial, el sistema permite situaciones intermedias Por ejemplo, si se realiza el proceso de revisión fuera del sistema: o Los autores cargan los trabajos o Una vez realizado el proceso externo de revisión los autores cargan las versiones modificadas o El editor publica el número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 85

86 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado Para realizar el proceso abreviado, en el que es el editor de la revista (o editor de sección) el que carga directamente los trabajos ya revisados, el editor debe estar registrado como autor para poder subir los trabajos que vayan a aparecer en el número de la revista El proceso sigue los siguientes pasos: a) Comprobaciones previas b) Crear el número de la revista (si es necesario) c) El editor subirá los trabajos, mediante un proceso en 5 pasos d) Una vez subidos todos los trabajos, se seleccionan y asignan los trabajos que aparecerán en el número e) Publicar el número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 86

87 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado Autor Editor y Editor de Sección Administrador Envío Artículo 1. Cola de Envíos Administrador El autor envía el trabajo definitivo al editor, que se encargará de cargarlo en el sistema El editor carga el artículo y lo asigna a una sección. Se planifica dentro del nuevo número Parametriza y Configura la revista según políticas definidas, Crea y administra Usuarios y Roles del sistema,, controla políticas de suscripción. 4. Administración de Números Crear Número Programa Número Organiza tabla de contenidos 5. Publicación De acuerdo a las políticas de suscripción, ofrece el contenido inmediatamente o con restricción. Archivo de Envíos Una vez terminado el proceso editorial, el artículo es almacenado en el sistema como publicado o rechazado. Número Actual キ Aparece para lectura en texto completo, con la barra de ayuda, los metadatos y los enlaces a recursos mencionados Archivo de la Revista El usuario puede visualizar números antiguos, así mismo puede buscar un texto en el sistema, desde google y en otros motores de búsqueda Formación en OJS para directores y gestores de revista 87

88 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado a) Comprobaciones previas Comprobar que el editor/editor de sección tiene también el rol de autor Si la revista va a tener secciones, deben añadirse en el apartado "gestión de revista" -> "Páginas de gestión" -> Secciones de la revista dentro del menú del rol gestor de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 88

89 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado a) Comprobaciones previas Si se desea que los artículos aparezcan en la página home de la revista, deberá activarse dicha opción dentro del menú Configuración - > Apariencia del rol gestor de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 89

90 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado b) Crear el número de la revista El editor deberá crear un número para la revista desde su sección "home" Este paso también puede hacerse al final del proceso Formación en OJS para directores y gestores de revista 90

91 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos Para comenzar a subir los trabajos, el editor debe acceder a la revista como autor y realizar las acciones siguientes: 1. Comenzar envío 2. Introducción de los metadatos del envío 3. Subir el envío 4. Subir ficheros complementarios (opcional) 5. Confirmar el envío Formación en OJS para directores y gestores de revista 91

92 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 1. Comenzar envío Elegir sección Marcar opciones de la lista de comprobación de envíos Escribir comentarios para el editor (opcional) Formación en OJS para directores y gestores de revista 92

93 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 2. Introducción de los metadatos del envío Datos del autor, título y resumen, e indexación Formación en OJS para directores y gestores de revista 93

94 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 3. Subir el envío Selección del fichero y subida Formación en OJS para directores y gestores de revista 94

95 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 4. Subir ficheros complementarios (opcional) Formación en OJS para directores y gestores de revista 95

96 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 5. Confirmar el envío Formación en OJS para directores y gestores de revista 96

97 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado c) Carga de trabajos 5. Confirmar el envío Tras pulsar en Finalizar envío, aparece la siguiente pantalla: Aquí es donde tomamos un atajo en el proceso, y pulsando en Pinchando Aquí se envía el trabajo directamente a la cola de planificación de envíos (sólo es posible desde el perfil editor ) Formación en OJS para directores y gestores de revista 97

98 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado d) Asignar los trabajos del número La cola de planificación de envíos tiene el siguiente aspecto: Formación en OJS para directores y gestores de revista 98

99 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado d) Asignar los trabajos del número Dentro de esta página, en la opción agendar, elegiremos el volumen y número de revista a la que pertenece el artículo: Formación en OJS para directores y gestores de revista 99

100 5. Proceso de edición 5.1. Proceso abreviado e) Publicar el número Finalmente el editor deberá activar la opción "publicar número" Formación en OJS para directores y gestores de revista 100

101 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo El proceso completo requiere los siguientes pasos: a) Comprobaciones previas b) Crear el número de la revista (si es necesario) c) Los autores suben sus trabajos, mediante el proceso en 5 pasos d) Se selecciona el editor o editor de sección para el trabajo e) El editor o editor de sección selecciona los revisores f) Los revisores obtienen online los trabajos a revisar, los revisan, y envían a través de la aplicación sus propuestas g) Se comunica a los autores las propuestas de los revisores y la decisión de aceptar/denegar h) En caso de que el trabajo esté aceptado (o aceptado con modificaciones) el autor enviará una nueva versión i) Se revisará la entrega, y se programará para un número de la revista j) Cuando la revista está completa, se publica Formación en OJS para directores y gestores de revista 101

102 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo Autor Envío Artículo El autor envía un archivo, a la revista, acepta las condiciones estipuladas e introduce los metadatos asociados al artículo. Editor y Editor de Sección 1. Cola de Envíos El editor asigna el artículo a un editor de Sección. Para que comience el proceso editorial. Administrador, Revisor, Corrector estilo, Diagramador, Corrector pruebas Administrador Parametriza y Configura la revista según políticas definidas, Crea y administra Usuarios y Roles del sistema,, controla políticas de suscripción. Revisión del Envío El autor revisa el estado de su envío, lo corrige según indicaciones, cambia los archivos enviados y envía nuevamente al proceso editorial. Edición del Envío El autor revisa el trabajo desarrollado por el corrector de estilo, de pruebas y el diagramador. 2. Revisión del Envío Revisa Contenido artículo Asigna revisor Toma decisión editorial 3. Revisión de Envío Envío al Corrector de estilo Envío al Diagramador Recibe Artículo Final 4. Administración de Números Crear Número Programa Número Organiza tabla de contenidos Selección Par Evaluador a)el editor selecciona pares ofrecidos por el sistema. b)invita a los pares a revisar el artículo. Par Evaluador Envía al editor de sección un a evaluación del artículo, unas recomendaciones y una calificación. Corrector de Estilo Diagramador Prepara archivos en HTML, DOC, PDF, etc.. Corrector de Pruebas 5. Publicación De acuerdo a las políticas de suscripción, ofrece el contenido inmediatamente o con restricción. Archivo de Envíos Una vez terminado el proceso editorial, el artículo es almacenado en el sistema como publicado o rechazado. Número Actual キ Aparece para lectura en texto completo, con la barra de ayuda, los metadatos y los enlaces a recursos mencionados Archivo de la Revista El usuario puede visualizar números antiguos, así mismo puede buscar un texto en el sistema, desde google y en otros motores de búsqueda Formación en OJS para directores y gestores de revista 102

103 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo Este proceso permite que todas las tareas se lleven a cabo desde la aplicación o Aunque dependiendo del proceso editorial de la revista partes se pueden desarrollar de forma separada Es el propio autor el que carga sus trabajos en el sistema A continuación se describen los pasos que incluye este proceso no descritos en el proceso abreviado Formación en OJS para directores y gestores de revista 103

104 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo d) Selección del editor (o editor de sección) El editor selecciona el artículo enviado por el autor, que aparecerá dentro de la sección de envíos sin asignar Formación en OJS para directores y gestores de revista 104

105 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo d) Selección del editor (o editor de sección) Seleccionamos el nuevo artículo dentro de los envíos sin asignar A continuación elige el editor de sección o Si no se elige un editor de sección específico, se encargará el editor Formación en OJS para directores y gestores de revista 105

106 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo e) Selección de revisores Una vez que un trabajo ha sido asignado a un editor, éste debe seleccionar y asignar los revisores o Debe seleccionar el artículo en la sección EN REVISION Formación en OJS para directores y gestores de revista 106

107 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo e) Selección de revisores o Ahora debe seleccionar uno o varios revisores que se encargarán de realizar las primeras correcciones del artículo mediante un proceso de revisión por pares Formación en OJS para directores y gestores de revista 107

108 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo e) Selección de revisores o Una vez seleccionado el revisor o revisores, podemos comprobar el estado de la revisión por parte de los revisores asignados Formación en OJS para directores y gestores de revista 108

109 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos El revisor recibe el con la solicitud y debe decidir si acepta o no la petición o Para ello, selecciona el artículo dentro de Envíos activos o Y posteriormente acepta o deniega la petición Formación en OJS para directores y gestores de revista 109

110 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos Una vez aceptada la revisión, el revisor: o Baja el fichero del artículo y lo revisa Formación en OJS para directores y gestores de revista 110

111 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos Una vez aceptada la revisión, el revisor: o o Baja el fichero del artículo y lo revisa Escribe los comentarios de revisión tanto para el autor como para el editor (o los adjunta como ficheros adicionales) Formación en OJS para directores y gestores de revista 111

112 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos Una vez aceptada la revisión, el revisor: o o o Baja el fichero del artículo y lo revisa Escribe los comentarios de revisión tanto para el autor como para el editor (o los adjunta como ficheros adicionales) Selecciona la recomendación y la envía al editor Formación en OJS para directores y gestores de revista 112

113 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos El editor recibe la notificación de que la revisión se ha completado y debe: o o Revisar los comentarios escritos por los revisores Tomar una y ahora debe tomar una decisión editorial Formación en OJS para directores y gestores de revista 113

114 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos La decisión será una de las siguientes: o Reenviar para revisión El articulo necesita mas revisiones Si se desea, se puede notificar al autor o Aceptar envío Cuando el artículo está listo para edición, el editor selecciona una de las versiones (Autor, editor o revisor) Con la aceptación, el artículo pasa automáticamente de la sección En revisión a la sección En edición y se da por concluida la fase de revisión o Rechazar el envío El artículo se rechaza sin permitir el envío de una versión modificada Formación en OJS para directores y gestores de revista 114

115 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo f) Revisión de los trabajos Si la decisión es reenviar para revisión: o Ser entra en la 2ª ronda de revisión por pares o El editor de sección vuelve a solicitar la colaboración del revisor mediante mail y se repite el proceso anterior o Si fuera necesario, se iniciaría una 3ª ronda y así sucesivamente hasta que se decide aceptar (o no) el trabajo Formación en OJS para directores y gestores de revista 115

116 5. Proceso de edición 5.2. Proceso completo i) Revisión de la entrega En primer lugar, se asigna un corrector al trabajo recién aceptado o o Comprueba el trabajo para eliminar posibles defectos o erratas En el proceso, se puede pedir que el autor envíe versión corregida El siguiente paso es la maquetación o o Un editor de composición se encargará de componer las galeradas Esta tarea también puede ser llevada a cabo por el editor Por último se procede a la corrección de pruebas Todas estas tareas pueden ser llevadas a cabo por el propio editor, e incluso utilizar como versión definitiva iti la enviada por el autor Formación en OJS para directores y gestores de revista 116

117 Contenido 1. Introducción a OJS 2. Roles de usuarios en OJS 3. Gestión de usuarios y roles 4. Configuración de la revista 5. Proceso de edición 6. Personalización La cabecera de inicio de la revista La página de inicio de la revista La cabecera y pie de página de la revista Temas y plantillas Modificaciones de la hoja de estilos Incluir una imagen en cada número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 117

118 6. Personalización Conforme aumenta la comunidad de usuarios de OJS, la necesidad de personalizar las revistas utilizando este software se ha convertido en algo importante Vamos a describir brevemente algunas de las formas de personalización ió más efectivas o La cabecera de inicio de la revista o La página de inicio de la revista o La cabecera y pie de página de la revista o Temas y plantillas o Modificaciones de la hoja de estilos o Incluir una imagen en cada número de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 118

119 6. Personalización 6.1. La cabecera de inicio de la revista Se personaliza desde el apartado 5.1 (Apariencia) de la configuración de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 119

120 6. Personalización 6.1. La cabecera de inicio de la revista Permite incluir el nombre de la revista en texto o con una imagen, así como añadir un logotipo de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 120

121 6. Personalización 6.2. La página de inicio de la revista Permite añadir información o una imagen en la página de inicio También permite incluir la tabla de contenidos del número actual Formación en OJS para directores y gestores de revista 121

122 6. Personalización 6.2. La página de inicio de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 122

123 6. Personalización 6.3. La cabecera y pie de página de la revista La cabecera de página de la revista se utiliza de forma similar a la cabecera de inicio, pero con una versión más pequeña Formación en OJS para directores y gestores de revista 123

124 6. Personalización 6.3. La cabecera y pie de página de la revista El pie de página aparecerá en todas las páginas de la revista Formación en OJS para directores y gestores de revista 124

125 6. Personalización 6.4. Temas y plantillas El apartado 5.6 de la personalización, permite cambiar el aspecto de la revista (colores, tipos de letra, etc.) eligiendo entre distintos temas disponibles en la herramienta Además, permite cambiar de ubicación los diferentes bloques Formación en OJS para directores y gestores de revista 125

126 6. Personalización 6.5. Modificaciones de la hoja de estilos La herramienta nos permite, además de utilizar los motivos que vienen por defecto, cargar nuestra propia hoja de estilos, aunque esto es algo más complicado Las últimas versiones de OJS vienen con un conjunto de hojas de estilo por defecto con distintas opciones de colores y fondos Se pueden hacer ciertos cambios de colores, pero para hacer más cambios es necesario crear y cargar nuestra propia hoja de estilos Formación en OJS para directores y gestores de revista 126

127 6. Personalización 6.5. Modificaciones de la hoja de estilos Realización de cambios en los estilos Mirando el fichero common.css, podemos observar que está dividido en las siguientes secciones: o Common HTML elements o Main layout elements o Navigation bar o Breadcrumbs o Additional text styles o Table styles o Form-specific elements o Other organizational elements Esta organización facilita la localización del elemento que queremos modificar, examinar sus propiedades, p y hacer nuestra propia p hoja de estilos reflejando las propiedades que nos interesen Formación en OJS para directores y gestores de revista 127

128 6. Personalización 6.6. Incluir una imagen en cada número de la revista Otra opción interesante es añadir una imagen de portada distinta para cada número de nuestra revista o Estas imágenes se añaden cuando el editor crea el número o También permite cargar hojas de estilo específicas para el número Formación en OJS para directores y gestores de revista 128