UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA RECURSOS HUMANOS

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA RECURSOS HUMANOS Miércoles 21 de Marzo de 2007 ORH Señores Decano, Directores de Escuela Directores de Sedes Regionales Centros e Institutos de Investigación, Estaciones Experimentales, Jefes de Oficinas Administrativas Jefes Administrativos. Estimados señores(as): Reciban nuestro cordial saludo y deseo de éxito en la consecución de las metas y propósito que su unidad de trabajo ha definido para el presente año. Les comunico a continuación el Cronograma de Recepción de documentos de pago salarial para el período de Abril 2007/ Abril 2008: Calendario de recepción de documentos de pago Período Abril Abril 2008 MES ULTIMO DÍA DE RECEPCIÓN ABRIL 2007 Martes 20 de marzo 2007 MAYO 2007 Viernes 20 de abril 2007 JUNIO 2007 Martes 22 de mayo 2007 JULIO 2007 Miércoles 20 de junio 2007 AGOSTO 2007 Viernes 20 de julio 2007 SETIEMBRE 2007 Martes 21 de agosto 2007 OCTUBRE 2007 Jueves 20 de setiembre 2007 NOVIEMBRE 2007 Viernes 19 de octubre 2007 DICIEMBRE 2007 Martes 20 de noviembre 2007 ENERO 2008 Miércoles 28 de noviembre 2007 FEBRERO 2008 Martes 22 de enero 2008 MARZO 2008 Miércoles 20 de febrero 2008

2 ABRIL 2008 Jueves 20 de marzo 2008 Obsérvese que su unidad debe tomar la previsión necesaria para el envío de documentos de pago de abril y diciembre 2007, y enero 2008 porque en el primer caso por la Semana Santa y Receso de Fin de Año, las fechas de recepción son bastante ajustadas, y obligan a que tanto ustedes como nosotros tomemos todas las previsiones necesarias para garantizar que los pagos se efectúen normalmente en esas fechas, y su unidad se evite reclamos del usuario. Asimismo, les solicitamos tener en cuenta los siguientes aspectos para lograr el pago oportuno a los funcionarios universitarios y garantizar que no ocurran girados de más por motivo de enviar información tardíamente a esta Oficina. MEDIDAS A EJECUTAR PARA GARANTIZAR EL PAGO OPORTUNO 1. Confección y envío pronto de las Acciones de Personal Confeccionar la Acción de Personal a la brevedad posible, una vez realizada la contratación, cuando su unidad decida prorrogar un nombramiento o pagar un concepto de pago adicional, esto para que el lapso de tiempo transcurrido entre esas decisiones administrativas y la entrega de las Acciones de Personal en la Oficina de Recursos Humanos sea el mínimo posible. 2. Primero en ingreso, primero en derecho. La Oficina de Recursos Humanos garantiza el trámite oportuno de los documentos de pago, según el cronograma de recepción que le estamos enviando, aplicando el principio de "primero en ingreso, primero en derecho", lo cual significa que no se hará ningún tipo de excepciones de incluir documentos de pago en una fecha de pago para la cual no ingresaron, ello al menos que en casos específicos sea solicitado por alguna de las Autoridades de Dirección Superior de la Institución. Por esto les solicitamos que su unidad de trabajo entregue las Acciones de Personal en la Oficina de Recursos Humanos considerando el cronograma indicado. Cuando haya presentado una situación extraordinaria que imposibilitó la entrega oportuna de las Acciones de Personal y que exista una situación especial por urgencia de pago del funcionario, la unidad de trabajo deberá solicitarlo formalmente a esta Oficina, y coordinar con la Sección Gestión de Pago donde se establecerá el mecanismo pertinente y más oportuno a la situación. Aunque las fechas de recepción son el mecanismo de fijar el orden de trámite, cuando la Sección Gestión de Pago concluye el trámite de las Acciones recibidas para una planilla, si existe tiempo para incluir más

3 casos, se continúa tramitando las Acciones de Personal que ingresaron para el mes siguiente, incluyendo primero nombramientos y después conceptos adicionales; de esta manera hacemos un eficiente uso de nuestros recursos para alcanzar el objetivo de pagar oportunamente el salario de los funcionarios. 3. Gestiones especiales de pago Con respecto a los cheques de salario con cargo a cuenta corriente, les comunico que esta Oficina dispone que dicha forma de pago sólo tiene carácter excepcional cuando por algún error nuestro en el trámite no se pagó a una persona o se le pagó incorrectamente un monto menor, o, también, cuando sea solicitados por las Autoridades Universitarias de Dirección Superior. Si por atrasos u omisiones de la unidad de trabajo no enviaron oportunamente la Acción de Personal indicaron un dato incorrecto o no incluyeron un concepto de pago, y su unidad gestiona formalmente esta forma de pago, deberá solicitarlo y justificarlo ante la Oficina de Recursos Humanos, para determinar la posibilidad de atender la petición, en caso contrario, sólo se aplicará el pago en la planilla más inmediata posible y no se hará uso del pago por cuenta corriente. 4. Casos de permiso sin goce de sueldo mayores a un mes Recordar que cuando un funcionario termina un permiso sin goce de sueldo parcial o total mayor a un mes, la unidad de trabajo debe enviar la Acción de Personal de Regreso al Trabajo para incorporar la persona a la planilla, según las fechas de recepción aquí indicadas. MEDIDAS PREVENTIVAS PARA QUE NO OCURRAN GIRADOS DE MÁS 1. El Aviso Provisional a Planillas. Remitir un Aviso Provisional Urgente cuando no corresponda realizar un pago en su unidad, por motivo de cese, disminución de jornada, permisos sin goce de sueldo total o parcial, suspensiones, deducción de días no laborados, todo tipo de incapacidades, modificaciones a fechas de nombramiento cuando la persona no continuará la relación laboral con la Institución, modificación de la vigencia del pago de algún concepto de pago; el aviso debe enviarlo al fax o comunicarlo a las siguientes direcciones electrónicas, según la unidad de que se trate: Aurora Azofeifa Aguirre aazofeif@cariari.ucr.ac.cr

4 Beatriz Roldán Carranza Conchita Fonseca Monge Mauricio Saborío González Geovanny Barboza Blanco Hermes Rojas Rojas Ligia Sáenz Guillén Marlen Salas Ramírez: Melissa Peña Quirós Michael Guillén Castro Roxana Quesada Umaña El Aviso Provisional por incapacidades debe adjuntar fotocopia de la boleta respectiva de incapacidad, emitida ya sea por la Caja Costarricense de Seguro Social o por el Instituto Nacional de Seguros, y enviarlo al fax indicado o a la direcciones electrónica gespago@cariari.ucr.ac.cr. Le recordamos que aunque sea por un día de incapacidad la unidad de trabajo debe confeccionar la Acción de Personal y enviarla a la Oficina de Recursos Humanos, caso contrario podría darse que en períodos mayores a cuatro días la Institución estaría pagando 100% del salario, cuando lo que corresponde es únicamente 40% de subsidio por enfermedad, en los casos de incapacidad por enfermedad. 2. Aviso Provisional Urgente Telefónico Enviar a la Sección Gestión de Pago el Aviso Provisional Urgente Telefónico cuando el margen de tiempo para evitar el girado de más sea sumamente escaso, como minutos u horas antes de concluir el proceso de elaboración de la planilla; estos comunicados serán sometidos a verificación por el Técnico respectivo ante la Jefatura Administrativa de la Unidad de Trabajo, cuando se considere necesario. Este tipo de aviso telefónico no excluye que nos deban enviar el documento físico, ya sea por el correo habitual o por correo electrónico. 3. Confeccionar las Acciones de Personal aunque se haya hecho el aviso provisional.

5 Enviar a la brevedad la Acción de Personal de ceses, disminución de jornada, permisos sin goce de sueldo, suspensiones, deducción de días no laborados para ajustar el pago en la planilla del mes vigente y efectuar el cálculo de los derechos laborales oportunamente. El Aviso Provisional Urgente sólo sirve para respaldar la exclusión de un pago que no proceda, no excluye que su unidad formalice el movimiento de personal por medio de Acción de Personal (P-8), y, por ello si su unidad de trabajo no envía la Acción de Personal para formalizar los movimientos de cese en un plazo menor o igual a seis meses, los derechos laborales del exfuncionario prescribirán, de conformidad con el artículo 602 del Código de Trabajo; ello con los consiguientes perjuicios para el interesado y eventuales dificultades para la unidad de trabajo. En este mismo punto, les indico que en la Acción de Personal para todo tipo de cese, en la parte de "Explicación se indique el número telefónico (preferiblemente celular) y la dirección de correo electrónico, para que nuestra Oficina se comunique con la persona cesada cuando sea necesario. 4. Reporte a la Contraloría de los casos de girado de más. Todo girado de más originado en comunicaciones o envío tarde de las Acciones de Personal serán reportados a la Oficina de la Contraloría Universitaria. Aplicar estas medidas es fundamental para eliminar el girado de más por envío tardío de modificaciones de nombramiento, conceptos de pago o ceses de nombramiento, y en esto el Sistema de Pago depende de la efectividad y prontitud de las Unidades de Trabajo; por esta razón la Oficina de Recursos Humanos elaborará un informe periódico a la Vicerrectoría de Administración sobre los pagos en exceso por motivo de comunicación inoportuna; ello, además, de las medidas internas para resolver los que se origen en causas diferentes. Atentamente, M.Sc. Margarita Esquivel Porras Jefa, Oficina de Recursos Humanos mamm Copia: Dra. Yamileth González García, Rectora.

6 Teléfono: / Fax: