ADAPS de septiembre de 2012

Transcripción

1 17 de septiembre de 2012 Señores (as) Jefes y Coordinadores Oficinas de Recursos Humanos Hospitales Nacionales, Nacionales Especializados, Regionales, Periféricos 1, 2 y 3 Áreas de Salud y Clínicas Direcciones Regionales de Servicios Médicos Direcciones Regionales de Sucursales Subárea Gestión Recursos Humanos, Sede Presente.- ASUNTO: Revisión y ajuste Aguinaldo correspondiente al periodo Estimados (as) señores (as): Con el propósito de llevar a cabo los preparativos del Aguinaldo correspondiente al período en forma correcta y oportuna, se les solicita respetuosamente su atención a las siguientes indicaciones: 1. VIGENCIA DEL AGUINALDO El periodo del Aguinaldo, comprende desde el día 22 de octubre 2011 al 19 de octubre 2012 (primer pago del mes de noviembre 2011 al segundo pago del mes de octubre 2012). El proceso de cálculo, estará compuesto por un total de 26 períodos de pago de salario ordinario, más los pagos especiales realizados en el período, por aumentos generales de salarios y pago salario escolar. Para llevar a cabo este proceso se conforma un equipo de trabajo en la Subárea Remuneración Salarial, el cual será coordinado por la Licda. Marielos Sánchez Ramírez a quién deben enviar toda la información que se solicite al correo electrónico: masanche@ccss.sa.cr. 2. FECHA OFICIAL DE PAGO: Lunes 03 de diciembre INFORMACION QUE SE DEBE REMITIR A LA SUBAREA REMUNERACION SALARIAL 3.1. REPORTE DE INFORMACIÓN: Matriz oficial en formato excel: Únicamente se recibirá información digital mediante la Matriz oficial diseñada para reportar la información que se debe procesar en el aguinaldo. La Matriz en formato Excel contempla las hojas en las cuales se debe reportar la información solicitada, según corresponda, éstas son: a) Comprobantes de Ingreso b) Pensiones Alimentarias Página 1 de 5

2 c) Exclusiones de la Planilla del Aguinaldo d) Anulación de depósito posterior, son los casos de funcionarios que han realizado devolución de salarios líquido a las Cuentas del Banco Nacional de Costa Rica, Nº (salarios ordinarios) o Nº (pagos especiales), Banco de Costa Rica cuenta (salarios ordinarios y pagos especiales). e) Casos de Reingreso f) Casos con situaciones Especiales, reporte de monto a cancelar por aguinaldo. De los casos que reporten datos y el funcionario tiene propiedad en otra unidad ejecutora, favor indicarlo en la columna de Observaciones de la Matriz Formulario Traslado de Información Adjunto a la Matriz debe remitirse el formulario Traslado de Información, que se adjunta, en el cual se debe anotar: a) La cantidad de casos remitidos en cada hoja de la matriz. b) Número de unidad ejecutora. c) Nombre que identifica a la Unidad Ejecutora, sea Hospital, Área de Salud, Regional u otro. d) Nombre y firma de Jefatura de Oficina de Recursos Humanos. e) Nombre y firma del funcionario encargado del este proceso. f) Los respectivos números de teléfonos (que no sea de fax) y extensiones más accesibles, en caso de que se requiera consultar o aclarar algún dato por parte del Equipo de Trabajo a cargo del proceso, dado que en este proceso la información se requiere en forma expedita. Es necesario respetar el formato de la Matriz y anotar la información tal como se solicita. Debido a que solo se recibirá información vía correo electrónico, es importante que la documentación física que respalda esa información, permanezca en custodia en cada Oficina de Gestión de Recursos Humanos y a disposición por cualquier consulta adicional que se requiera. Ambos archivos deben remitirse a la Subárea Remuneración Salarial únicamente a la dirección electrónica masanche@ccss.sa.cr de la Licda. Marielos Sánchez Ramírez, coordinadora del proceso. La matriz y el formulario antes indicados se utilizarán para recoger la información en los futuros procesos del Aguinaldo, por lo que se recomienda que en el transcurso del año se vaya alimentando con los datos, a efectos de que cuando se requiera, ya la mayoría de la información esté incorporada. En ese sentido los comprobantes de ingreso para estos efectos, no se deben remitirse a la Subárea Remuneración Salarial. 3.2 COMPROBANTES DE INGRESO: Registrar en la Matriz únicamente información de aquellos Comprobantes de Ingreso que corresponde a dineros reintegrados a la Institución por parte de sus trabajadores, los cuales fueron girados en forma improcedente por concepto de salarios y que corresponden a pagos realizados del primer pago del mes de noviembre 2011 al segundo pago del mes de octubre El monto a registrar en la hoja correspondiente de la matriz antes indicada, debe ser el monto bruto real reflejado en la planilla, sin rebajar las cargas sociales. Página 2 de 5

3 No deben remitir información de comprobantes que correspondan a conceptos que no califican como salarios, tales como: uniformes, auxilio económico por alimentación, fondo estabilidad laboral, viático fijo, cheque adicional, asignación cajeros, subsidios, impuesto al salario, liquidación por vacaciones, salario escolar y aguinaldo. Dado que todos los comprobantes de ingreso responden a sumas pagadas de más, al anotar la información que se solicita en la hoja excel de comprobantes, específicamente en la columna nombrada detalle, debe ser concreto o sea describir, el tipo de concepto salarial que se afectó y la fecha de la bisemana (fecha de pago) en que se dio el pago improcedente. 3.3 PENSIONES ALIMENTARIAS Registrar la información de los funcionarios, a quienes se les debe aplicar la retención por Pensión Alimentaria del Aguinaldo , únicamente cuando así lo haya ordenado la Autoridad Judicial correspondiente. Dicha información debe ser registrada en la hoja en formato excel de la Matriz adjunta; NO se debe incluir casos de EXFUNCIONARIOS ya que al generarse el proceso de retenciones provocan inconsistencias. En los casos a los cuales se les aplica el depósito de la Pensión Alimentaria en la cuenta personal del beneficiario, deben indicar la cuenta cliente. Con el fin de que consignen los datos correctos, pueden realizar las consultas en el Sistema de Captura Local o bien las dudas sobre este punto, las pueden evacuar con el Lic. José Antonio Montoya Sandoval, al teléfono ó extensión EXCLUSIONES DE LA PLANILLA DEL AGUINALDO Anotar en la hoja de exclusiones los datos de aquellos funcionarios que se han finalizado la relación laboral antes del 19 octubre 2012 a quienes no se les haya cancelado los derechos laborales. Cualquier otro caso especial que consideren se deba excluir de esta planilla. Se recuerda considerar los funcionarios que presentan incapacidades continuas, para determinar si procede o no el pago de aguinaldo o considerarlo como caso especial, ver punto 3.7 de esta circular. 3.5 ANULACION DEPOSITO POSTERIOR (CASOS DEVOLUCION DE SALARIO LIQUIDO) Esta hoja es para reportar el monto bruto pagado de más que se debe verificar en la Nomina de Salarios, en los casos de anulaciones posteriores por depósitos de salario improcedente, que no fueron reportados a la Subárea Remuneración Salarial para la correspondiente anulación y que el funcionario reintegró el monto líquido a las cuentas bancarias: Nº (pagos ordinarios), Nº (pagos especiales) Banco Nacional de Costa Rica. Nº (salarios ordinarios y pagos especiales) del Banco de Costa Rica 3.6 CASOS DE REINGRESO Es importante aclarar que en los casos de trabajadores a los cuales se les canceló lo proporcional al Aguinaldo , producto del cálculo de su liquidación de derechos laborales por cualquiera de los motivos institucionalmente aceptados y que por situación especial y particular haya reingresado a laborar, la Oficina de Gestión de Recursos Humanos debe obligatoriamente hacerlo del conocimiento Página 3 de 5

4 del Equipo de Trabajo del Aguinaldo, para evitar exclusiones improcedentes o bien pagos erróneos como consecuencia de la omisión del caso en el proceso de revisión y ajuste correspondiente. 3.7 REPORTE DE MONTO A CANCELAR POR AGUINALDO DE CASOS CON SITUACIONES ESPECIALES El día 18 de octubre 2012 se les estará remitiendo las sumarias, con el fin de que esas oficinas analicen y calculen el monto correcto por Aguinaldo que se debe cancelar a los casos de funcionarios con situaciones particulares y especiales, provocadas por el trámite y pago de salarios en el período y que no se contemplan en los apartes de esta circular. Para lo anterior, utilizar la matriz correspondiente, donde únicamente deben indicar el monto a pagar por aguinaldo. Todos los datos solicitados en las diferentes matrices son requeridos por el Sistema, de esta forma en caso de estar incompletas o erróneas serán devueltas para su corrección, ya que el proceso de ajuste al Aguinaldo es muy sensible y de consecuencias bastante delicadas, por lo cual se les pide tener especial cuidado en la veracidad y claridad de los datos que remiten. 4. FECHA LIMITE PARA REPORTAR LA INFORMACIÓN SOLICITADA: MIERCOLES 24 DE OCTUBRE 2012: fecha límite sin excepción para recepción de información solicitada. Se les ruega en forma respetuosa ajustarse a la fecha señalada para el envío de la información, con el fin de dar cumplimiento al cronograma establecido para hacer efectivo el Aguinaldo en la fecha definida por la Institución, quedando bajo entera responsabilidad de la Jefatura de Recursos Humanos, la no aplicación de ajustes al monto de Aguinaldo o de las órdenes de retención por pensión alimentaria. 5. ANULACIONES DE DEPOSITO DEL AGUINALDO: Si por algún motivo especial se determina la NO procedencia del pago de Aguinaldo, debe solicitarse la anulación del depósito a más tardar el día MIERCOLES 21 DE NOVIEMBRE 2012 hasta las 12:00 md. Para ello, deben seguir los procedimientos establecidos en materia de anulaciones de depósitos salariales, en coordinación con la Licenciada Vera Violeta Cordero Guerrero, Tel , funcionaria encargada del proceso de anulaciones en la Subárea Remuneración Salarial, para lo cual deben remitir el respectivo oficio. Para cualquier información adicional, comunicarse con la Licda. Marielos Sánchez Ramírez Tel o el Lic. Pablo Cordero Pereira Tel , o al número con la extensión 4653 ó 4619 respectivamente. Atentamente, DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE PERSONAL Área Diseño, Administración de Puestos y Salarios NVL/DJC/Marielos Dirección Administración y Gestión de Personal Subárea Remuneración Salarial Archivo Jefe Página 4 de 5

5 Traslado de información digital para el proceso AGUINALDO Subárea Remuneración Salarial U.E. Centro (Lugar de trabajo) Punto Hojas de Matriz a. Comprobantes de ingreso b. Pensiones alimentarias c. Exclusiones d. Anulaciones Depósitos Posterior e. Casos de Reingreso f. Casos con situaciones especiales, reporte del monto a cancelar por aguinaldo Cantidad de Casos Registrados Si no envía Matriz, marque con una X la siguiente casilla Nombre responsable del proceso: Números de teléfono: Nombre Jefatura Recursos Humanos: Página 5 de 5