Objetivo: Establecer los lineamientos que se deben seguir para el pago de planilla de los funcionarios del CUC.

Transcripción

1 1. OBJETIVOS Y ALCANCE Objetivo: Establecer los lineamientos que se deben seguir para el pago de planilla de los funcionarios del CUC. Alcance: Aplica para el pago de nómina de los funcionarios de los distintos departamentos de la Institución. 2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES Referencias. IA-FIN-10 Instructivo recepción de deducciones e ingreso de retroactivos Procedimiento para Elaboración de Acciones de Personal PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas. Definiciones: Acción de personal: Contrato de trabajo, en el cual se estipula la relación de servicio entre el colaborador y la institución. El colaborador debe cumplir con las condiciones del mismo. Deducciones salariales: Todo tipo de deducciones afectas al salario del colaborador, sean obligatorias o permitidas por ley. Tiempo extraordinario: Retribución de tipo salarial que percibe el colaborador por la prestación de servicios ofrecidos a la institución, después de su jornada ordinaria. Retroactivos salariales: Remuneraciones de tipo salarial que se le adeudan a los colaboradores con motivo de incrementos por costo de vida, decretados por el gobierno central y otros inherentes a su condición laboral con el CUC.

2 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento Financiero Contable la verificación y monitoreo de la ejecución correcta de los pagos del proceso de planilla. Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento Financiero el envío de los informes de la planilla a las entidades de control; Es responsabilidad de Encargado de Planilla ingresar, validar y ejecutar de forma correcta y oportuna el pago del proceso de planilla. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. El proceso de pago de planilla abarca los siguientes aspectos: 4.1 El Departamento de Potencial Humano envía las acciones de personal al Departamento de Financiero y estas contienen la siguiente información: Recepción de Acciones de Personal. 1 Nombre del colaborador. 2 Número de cédula del colaborador. 3 Unidad de trabajo del colaborador. 4 Tipo de jornada del colaborador. 5 El rango, o período de pago. 6 Categoría de pago del colaborador. 7 Situación salarial actual y calidades del colaborador. 8 Situación salarial propuesta y calidades del colaborador. 9 Al pie la Acción de Personal se realizan anotaciones u observaciones. Salario base.

3 Colegio Universitario de Cartago Página 7 Aumentos anuales. Restricción al ejercicio liberal de la profesión. Carrera profesional. Recargo funciones. Suplencias. 10 Total del salario a remunerar 4.2 El encargado de Ejecución de Planilla Institucional procesa las Acciones de Personal, documentos que son incluidos en el sistema de planillas, que se completa con la siguiente información: Nombre del colaborador Numero de cedula Tipo de vacaciones que debe acumular el colaborador, según normativa existente. Programa presupuestario a descargar y su respectivo centro de costo. Régimen debe cotizar el colaborador (JUPEMA O C.C.S.S.). Salario base Horas trabajadas Porcentaje de dedicación exclusiva Monto y numero de aumentos anuales Otros incentivos salariales Pago de tiempo extraordinario (cuando procede) Otras remuneraciones (pago de retroactivos, diferencias salariales) Otras deducciones al salario (Cooperativas, prestamos, pólizas de vida, impuesto sobre la renta), no son fijas varían cada mes. Entidad bancaria o similar para el depósito del salario. Número de cuenta cliente para depósito de salario del colaborador.

4 4.3 El encargado de Ejecución de Planilla Institucional ingresa las deducciones salariales de cada funcionario. Ver IA-FIN-10 Instructivo recepción de deducciones e ingreso de retroactivos. 4.4 El encargado de Ejecución de Planilla genera la Nómina Salarial Generación de Nómina Salarial. a. Con base en las acciones de personal y una vez incluida toda la información de cambios de nóminas y deducciones salariales, el Departamento Financiero procesa el pago de salario para cada colaborador. Estas remuneraciones se realizan por quincena (2 veces al mes). Todo el proceso se realiza de forma manual. b. El sistema de nómina ofrece dos alternativas de pago, un pago que se genera para la primera quincena de cada mes y un segundo pago para la segunda quincena de cada mes. c. Para ambos casos, el sistema le pide al usuario que le vaya indicando lo que se requiere para generar la nómina, de la siguiente manera; 1- Pregunta si se van a realizar cambios, si la respuesta es NO, sigue el proceso 2- Indica si se va a pagar aguinaldo y vacaciones no disfrutadas, si la respuesta es SI, se elige al, o a los colaboradores de uno en uno a los que se les va a cancelar estos extremos laborales. 3- Pregunta si quiere un informe detallado (SI/NO), se elige opción. 4- Pregunta si quiere imprimir el reporte de planilla (SI/NO), se elige opción. 5- Pregunta si quiere acumular el reporte de planilla (SI/NO), este es el proceso final para generar la nómina, si escoge NO acumular los datos, el usuario puede volver a generar una y otra vez la misma, caso contrario si elige SI, la nómina no se puede volver a generar, ya que el sistema concluye y actualiza todos los datos

5 internos, tales como el acumulado del aguinaldo, acumulado de vacaciones en días y en monto, acumulado para la renta. d. Algunas deducciones son porcentuales y las calcula el sistema de planillas actual y otras deducciones deben digitarse una a una para que sean rebajadas automáticamente por el sistema de planilla. (C.C.S.S., Seguro Magisterio, Banco Popular). e. Por las limitaciones del sistema de planillas actual, algunas deducciones porcentuales deben fundirse con otra casilla de retención. f. Las remuneraciones salariales líquidas de cada colaborador se depositan en cuentas corrientes o de ahorro personal en el sistema bancario, según los convenios suscritos. 4.5 La Jefatura del Departamento de Financiero envía los Archivos para Depósito de Salarios a Tesorería Nacional. El archivo para el depósito de salarios se generan de acuerdo a los requerimientos del sistema Caja Única del Estado, el cual se emite y se envía a; Tesorería Nacional, en archivo texto, debe contener, número de cedula, número de la cuenta cliente, descripción depósito, monto a depositar) Para cada uno de los casos anteriores el archivo debe entregarse 24 horas antes de su aplicación. 4.5 El encargado de planilla genera los Comprobantes de Pago para todos los funcionarios.

6 El Sistema de Planillas (opción emitir comprobantes) genera las boletas de pago las cuales contienen el desglose de las remuneraciones y de las deducciones para cada colaborador (original para el interesado y una copia en poder del Departamento Financiero). 4.6 El encargado de planilla Generación de otros informes de la planilla ejecutada y que son enviados a las siguientes entidades; Ver PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas. Nómina para la CCSS (aportan sistema de información Autogestión Planilla en línea). Nómina para el INS (aportan formato de información en hoja Excel). Nómina para la Junta de Pensiones (aportan formato de información en hoja Excel). Informes sobre las deducciones a Cooperativas, Asociaciones, Renta, pólizas y préstamos. 5. CONTROL DE CAMBIOS. Versión 01 Solicitud # Descripción del cambio (para mayor detalle ver la solicitud correspondiente)