Evaluación de los procedimientos específicos de la. Unidad de Planillas: Hacia la mejora continua del. proceso de gestión del personal de la UNED.

Transcripción

1 Informe final Evaluación de los procedimientos específicos de la Unidad de Planillas: Hacia la mejora continua del proceso de gestión del personal de la UNED. Equipo evaluador: Gabriela Guevara Agüero Francia Alfaro Calvo Bryan Carranza Rodríguez DOCUMENTO CIEI Marzo 2018

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción Antecedentes Objetivos de la evaluación Objetivo general Objetivos específicos Alcances y limitaciones Procedimiento metodológico Objeto de estudio Enfoque evaluativo Población consultada Etapas de la evaluación y técnicas de recolección de datos Resultados de la evaluación Descripción de los procedimientos Cálculo de liquidaciones Cálculo de reajuste salarial Cálculo de aguinaldo Cálculo de salario escolar Áreas de mejora (causas y efectos) y factores positivos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos Áreas de mejora (causas y efectos) Factores positivos de la Unidad de Planillas Conclusiones y recomendaciones Propuesta de plan de mejora Bibliografía

3 ÍNDICE DE TABLAS E ILUSTRACIONES Tabla 1. Actividades del procedimiento de cálculo salarial (planilla adelanto quincenal).. 14 Tabla 2. Actividades del procedimiento de cálculo salarial (planilla fin de mes) Tabla 3. Actividades para la generación de deducciones Tabla 4. Actividades para la generación de incapacidades Tabla 5. Actividades para la generación del pago de tiempo extraordinario Tabla 6. Actividades para la generación del procedimiento de liquidaciones Tabla 7. Actividades para el desarrollo del procedimiento de reajuste salarial Tabla 8. Actividades para la generación del pago del aguinaldo Tabla 9. Actividades para la generación del pago del salario escolar Ilustración 1. Sesiones de trabajo con colabores de la UP Ilustración 2. Procedimientos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos Ilustración 3. Causas raíz del problema central Ilustración 4. Factores positivos de la gestión de la Unidad de Planillas

4 1. INTRODUCCIÓN La presente evaluación tiene la finalidad de valorar los procedimientos específicos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos de la UNED, a fin de proponer acciones para la mejora continua de la gestión no solo de la unidad sino también de la oficina. Así mismo, responde a un requerimiento institucional de control interno, donde se le solicita al Centro de Investigación y Evaluación Institucional mediante oficio PROCI del 22 de noviembre del 2016, evaluar los procesos de administración de los recursos humanos para detectar oportunidades de mejora (Programa de Control Interno, 2017, pág. 2). La Unidad de Planillas, en adelante UP, se encuentra adscrita a la Vicerrectoría Ejecutiva de la UNED y es la encargada de efectuar el proceso de trámite, cálculo y control de las remuneraciones que se les pagan a los funcionarios de la Universidad Estatal a Distancia, mediante la generación de las planillas y la ejecución de los procesos involucrados (UNED, Recursos Humanos, 2017). Los principales productos generados por esta unidad son la planilla adelanto quincenal, planilla mensual (Salario y Subsidio), planillas adicionales, planilla de aguinaldo, planilla salario escolar, planilla reajuste salarial y liquidaciones. Los procedimientos específicos de la unidad serán revisados y analizados con los actores instituciones responsables de ejecutarlos son: el cálculo salarial que incluye la generación salarios, deducciones, incapacidades y tiempo extraordinario; el cálculo de salario escolar, aguinaldo, reajuste salarial y liquidaciones. Estos procedimientos responden a un proceso general que es el de la generación de planillas. El informe se encuentra dividido de la siguiente manera: 4

5 Un apartado introductorio seguidos los antecedentes que contiene información sobre estudios e informes relacionados con la temática en estudio; en el tercer y cuarto capítulo se describen los objetivos, el alcance y las limitaciones del proceso evaluativo; el quinto capítulo describe el procedimiento metodológico empleado en el estudio; el sexto capítulo resume los principales hallazgos, el capítulo séptimo, indica las conclusiones y recomendaciones producto de la discusión de los resultados y el octavo, detalla el plan mejora como propuesta a las áreas de mejora detectadas. 2. ANTECEDENTES Como parte de los antecedentes en los que se enmarca esta evaluación, se lograron identificar algunas iniciativas a nivel institucional. A continuación se presentan los antecedentes más relevantes relacionados con la temática en cuestión: La Auditoría Interna en el año 2014 llevó a cabo un estudio que tuvo como objetivos generales (Auditoría Interna. UNED, 2017, pág. 4), 1. Identificar el tipo y cantidad de procedimientos que se realizan en la Unidad de Planillas. 2. Determinar la modalidad de contratación y periodo de duración de las plazas que se tramitan en la Unidad de Planillas. 3. Identificar el trámite que se realiza para la confección y pagos de planillas dependiendo del tipo de periodo de contratación. Este estudio tuvo como alcance la evaluación de los procedimientos empleados en la Unidad de Planillas para la cancelación de salarios, tiempo extraordinario, incapacidades y deducciones. Las principales conclusiones de este estudio apuntan a que en la UP, las siguientes (Auditoría Interna. UNED, 2017, págs ): 5

6 1. La Unidad de Planillas carece de un manual de procedimientos escrito y aprobado. 2. La Unidad de Planillas carece de sistemas informáticos integrados. Tampoco están en funcionamiento el modulo correspondiente del Sistema de Gestión y Desarrollo de Personal (SGDP) de la Oficina de Recursos Humanos por lo que muchos de los cálculos e inclusiones en la planillas institucional deben hacerse en forma manual, generando duplicación de labores en las oficinas relacionadas. 3. Se determinaron inconsistencias, errores y omisiones en la digitación de acciones de personal en la Unidad de Planillas ( ). 4. La Unidad de Planillas carece de políticas establecidas formalmente y de un formato estandarizado (impreso y digital) para que las instituciones que requieren la aplicación de deducciones a funcionarios, remita la información de forma correcta y completa ( ). 5. Existe incumplimiento de la normativa institucional establecida ya que las instancias que tramitan los formularios de pagos de horas extras, no solicitan la autorización previa de la Vicerrectoría Ejecutiva. 6. De acuerdo con las pruebas realizadas, se determinó que varios funcionarios exceden la jornada máxima estipulada en el artículo 140 del código de trabajo ( ). 7. Se evidencias inconsistencias en la información consignada en el formulario RH29 ( ). 8. Se presenta incompatibilidad de funcionario en el proceso de cálculo del tiempo extraordinario en la Unidad de Planillas, ya que el funcionario encargado d este proceso, modifica la información que recibe, ejecuta el cálculo y posteriormente, realiza las correcciones de pagos realizados de más o menos sin dejar evidencia de autorización por ninguna autoridad competente. 9. Entre otras. Otro antecedente importante es la construcción de los procedimientos de la Oficina de Recursos Humanos y la elaboración de los instructivos de la Unidad de Planillas como proyecto que forma parte de la propuesta del macroproceso institucional liderado por el Centro de Planificación y Programación Institucional. 6

7 Este instructivo detalla las diferentes actividades desarrolladas en la generación de planillas, por ejemplo, pago quincenal, pago mensual, elaboración de reajuste salarial y liquidaciones. 3. OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN 3.1. OBJETIVO GENERAL Evaluar los procedimientos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos a fin de proponer acciones para la mejora continua de la gestión de la unidad OBJETIVOS ESPECÍFICOS Describir las actividades de los procedimientos ejecutados en la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos. Determinar los factores positivos, y áreas de mejora que intervienen en la ejecución de los procedimientos de la Unidad de Planillas. Elaborar un plan producto del establecimiento de las propuestas de mejora. 4. ALCANCES Y LIMITACIONES La evaluación fue realizada tomando como referencia los procedimientos que los funcionarios de la Unidad de Planillas consideran como tales para identificar factores positivos y áreas de mejora. Las principales limitaciones son: 7

8 Tiempo disponible para llevar a cabo el estudio; esto abarca por ejemplo el tiempo del que dispone la unidad para implicar a la totalidad o a la mayoría del personal en el talleres de revisión de los procedimientos y el levantamiento de las actividades de trabajo para el análisis. Recursos insuficientes de personal para ejecutar el estudio. 8

9 5. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO 5.1. OBJETO DE ESTUDIO El objeto de estudio de la evaluación es el proceso de gestión de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos de la UNED ENFOQUE EVALUATIVO El enfoque de la evaluación es de carácter cualitativo y pretende mediante el uso de diversas herramientas de mejora continua, analizar los procedimientos de la Unidad de Planillas para comprender de una mejor manera sus dinámicas de trabajo actuales y la repercusión positiva o negativa que eventualmente puedan tener estos en el logro de los resultados POBLACIÓN CONSULTADA La población que se consultó para desarrollar la evaluación fueron los funcionarios de la Unidad de Planillas. Esta unidad está conformada por un total de 9 funcionarios ETAPAS DE LA EVALUACIÓN Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS La evaluación consta de 5 fases fundamentales: 1. Planificación del proceso: en esta fase se realizó la presentación de la metodología de evaluación y se elaboró un cronograma de trabajo en conjunto con la contraparte. 2. Descripción de las actividades de trabajo: se realizó un levantamiento de las actividades de trabajo que se ejecutan en la unidad. El trabajo se realizó en 5 sesiones de trabajo con el coordinador de la unidad y posteriormente ser efectuaron sesiones 7 de trabajo individuales con cada uno de los responsables de cada procedimiento para una mejor comprensión del trabajo que realiza la unidad. 9

10 Para la validación de las actividades se utilizaron como principales herramientas de mejora continua, la lluvia de ideas y el diagrama de afinidad. 3. Identificación de factores positivos y negativos: se identificaron los factores positivos, problemas (áreas de mejora), causas y efectos. En el caso de los problemas, el tratamiento de la información fue el siguiente: Se definieron los problemas (áreas de mejora) dando respuesta a las siguientes interrogantes: a. Qué ocurre? (síntomas: señales de alguna dificultad, problema, etc, en la organización de las dependencias, procedimientos, producto o servicio). b. Dónde ocurre? c. Desde cuándo ocurre? d. Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora? Se identificaron las causas-raíz y los efectos de los problemas detectados a través de las siguientes preguntas generadoras: a. Cuáles son las causas que originan el problema? b. Cuál es el efecto de este problema? Las técnicas de mejora continua utilizadas para la recolección de los datos son principalmente: lluvias de idea y diagrama de espina de pescado o Ishikawa para la construcción de causas y efectos de los problemas identificados. 4. Establecimiento de alternativas de solución: para cada una de las áreas de mejora o problemas se identificaron alternativas de solución; este trabajo fue realizado con los responsables de cada procedimiento en sesiones de trabajo individualizado y posteriormente fue revisado por el coordinador de la unidad. 5. Elaboración de una propuesta de plan de mejora: este plan fue elaborado tomando en consideración las acciones que se encuentran dentro del marco de acción de unidad no así, las que requieren de apoyos externos para su ejecución debido a que estas requieren de toma de decisiones a nivel estratégico (jefatura de recursos humanos y autoridades universitarias). 10

11 En el caso de los problemas cuyas alternativas de solución sean de carácter externo a la unidad, se girarán las recomendaciones correspondientes para que sean valoradas por las autoridades institucionales. 6. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN A continuación, se presentan los principales hallazgos producto del trabajo realizado con los actores institucionales que participan en la ejecución de los procedimientos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos. Los resultados de la evolución son presentados en función de los objetivos específicos del proyecto DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS En relación con la revisión de los procedimientos, se tiene que la unidad ejecuta 5 procedimientos fundamentales que son llevados a cabo de forma manual y en muchos de los casos, se realiza duplicación de funciones entre unidades de la oficina debido a que los procedimientos de la Unidad de planillas y los de la Unidad de Servicios al Personal son coincidentes sobre todo en el cálculo salarial al ser esta unidad la que genera el insumo principal para ejecutarlo. La descripción de cada uno de los procedimientos específicos fue realizada con el personal de la UP en sesiones de trabajo. Ilustración 1. Sesiones de trabajo con colabores de la UP Fuente: Elaboración propia de los autores,

12 Los procedimientos ejecutados en la unidad son los siguientes: Ilustración 2. Procedimientos de la Unidad de Planillas de la Oficina de Recursos Humanos Fuente: Elaboración propia de los autores,

13 Este procedimiento tiene como objetivo la generación de los salarios, calcular las deducciones obligatorias y voluntarias, tiempo extraordinario e incapacidades. Algunas de las actividades que se realizan en este procedimiento son ejecutadas en forma manual y otras son realizadas de forma automática en el sistema; la limitación a la que se enfrenta la unidad con la ejecución de este procedimiento es que para ninguno de los casos el sistema documenta o deja algún rastro de los cambios realizados; por lo que, se utiliza como herramienta para la generación de los cálculos, hojas electrónicas de Excel. Todas estas actividades son realizadas de forma manual y los documentos de control que se manejan para la generación de estos cálculos son en hojas electrónicas en Excel Generación de salarios Las acciones de personal según el Estatuto de personal de UNED en su artículo 15, es el instrumento legal en el que se hace constar cualquier acto de decisión que afecte al funci onario en su relación de empleo con la Universidad (UNED, Académica, 2017, pág. 7). Para la generación de los salarios se requiere como principal insumo, las acciones de personal procesadas por parte de la Unidad de Servicios al personal. Estas acciones son recibidas por medio de un listado informal elaborado en un archivo de Excel para el debido procesamiento. Una vez recibida la acción de personal procesada en el sistema utilizado por la unidad antes mencionada, la unidad de planillas nuevamente revisa los datos, los recalcula de forma manual (debido a no existe interrelación entre los módulos de los sistemas de las unidades), en caso de ser necesario, y se incluyen o digitan las acciones en el sistema de planillas para generar una bitácora que registra los cambios hechos en el sistema de planillas y su respectiva revisión (total de 3 revisiones en un solo documento). Los salarios se calculan a través de la generación de dos tipos de planillas: el adelanto de planillas quincenal (15 de cada mes) y la planilla de fin de mes. El tratamiento que se da a las acciones es el siguiente: 13

14 Tabla 1. Actividades del procedimiento de cálculo salarial (planilla adelanto quincenal) No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultados Análisis de la acción de personal Se analiza la acción de personal para determinar las variaciones de salario. Para dar inicio con el procesamiento de la acción de personal se requiere revisarla de forma previa para coordinar con la Unidad de Servicios al Personal si es necesario corregir algún error. Acción de Revisión del análisis de la acción de personal por parte de la persona coordinadora de la unidad Revisión de los datos finales de la AP contra el sistema AS400 (coincidencia) Para este análisis la acción de personal se compara con el sistema AS400 para determinar si al funcionario se le debe algún retroactivo y se incluye al sistema de planilla. Todo este análisis se indica por escrito en cada acción de personal. El análisis es revisado por el coordinador el cual hace correcciones del análisis en caso de que así se requiera y una vez revisado y validado, es enviado nuevamente al funcionario a cargo del procedimiento para incluir la acción de personal al sistema de planillas AS400. Para la inclusión de la acción de personal se chequea el dato del salario de la acción de personal contra el dato final de ingreso de la acción de personal al sistema de planillas. personal Acción de personal Acción de personal Acciones de personal ingresadas al sistema AS400 Pago de planilla de salarios Si existe coincidencia en los datos, se continúa con la siguiente acción de Personal; de no ser así, se corrige el dato. 14

15 Revisión de la AP de todos los datos contra bitácora Para la revisión de las acciones de personal se genera una bitácora de todas las AP digitadas en el sistema en un periodo específico y se coteja contra las acciones de personal en físico. 4 Esta actividad es desarrollada por las 2 personas encargadas del análisis que son los responsables de los devengados salariales, ya que el chequeo es manual. La revisión incluye detallar de manera manual en el listado las correcciones que se presenten para posteriormente digitarlas en el sistema. Una vez terminada la revisión se imprime otra bitácora para revisar las correcciones de los datos y luego continuar con la siguiente actividad. Acción de personal Generación de la planilla de adelanto de salario e ingreso de datos al AS400 de planillas Para la generación de la planilla e ingreso de datos al AS400 se requiere: 1. Se genera la cuenta de adelanto. 2. Se eliminan los pagos de adelanto de las personas que presentan incapacidades mayores a 15 días. Acción de personal 5 15

16 Se emite un borrador de planilla para revisar todas las inclusiones y Borrador de la 6 Verificación de los datos ingresados cambios de adelanto que se hicieron en la misma. En esta actividad si se requiere realizar cambios o correcciones se aplican en el sistema de planilla planillas. 7 Revisión final de la planilla Se revisan los cambios manuales por parte del coordinador de la Unidad; para esa revisión se entregan los listados de la planilla emitidos a lo largo de la generación del procedimiento. Listados de planillas Se revisan los cambios manuales y los cambios entre un listado y otro. 8 Remisión de informe de pago Se emite y se envía el informe de pago de la planilla a la Oficina de Tesorería para gestiones correspondientes. Informe de pago de la planilla Fuente: Elaboración propia de los autores,

17 Tabla 2. Actividades del procedimiento de cálculo salarial (planilla fin de mes) No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultados Se analiza la acción de personal para determinar las variaciones de Análisis de la acción de personal salario. Para dar inicio con el procesamiento de la acción de personal se requiere revisarla de forma previa para coordinar con Revisión del análisis de la acción de personal por parte de la persona coordinadora de la unidad Revisión de los datos finales de la AP contra el sistema AS400 (coincidencia) la Unidad de Servicios al Personal si es necesario corregir algún error. Para este análisis la acción de personal se compara con el sistema AS400 para determinar si al funcionario se le debe algún retroactivo y se incluye al sistema de planilla. Todo este análisis se indica por escrito en cada acción de personal. El análisis es revisado por el coordinador el cual hace correcciones del análisis en caso de que así se requiera y una vez revisado y validado, es enviado nuevamente al funcionario a cargo del procedimiento para incluir la acción de personal al sistema de planillas AS400. Para la inclusión de la acción de personal se chequea el dato del salario de la acción de personal contra el dato final de ingreso de la acción de personal al sistema de planillas. Acción de personal Acción de personal Acción de personal Acciones de personal ingresadas al sistema AS400 Pago de planilla de salarios Si existe coincidencia en los datos, se continúa con la siguiente 17

18 acción de Personal; de no ser así, se corrige el dato. Revisión de la AP de todos los datos contra bitácora Para la revisión de las acciones de personal se genera una bitácora de todas las AP digitadas en el sistema en un periodo específico y se coteja contra las acciones de personal en físico. 4 5 Recálculo manual de las variaciones de salario Esta actividad es desarrollada por las 2 personas encargadas del análisis que son los responsables de los devengados salariales, ya que el chequeo es manual. La revisión incluye detallar de manera manual en el listado las correcciones que se presenten para posteriormente digitarlas en el sistema. Una vez terminada la revisión se imprime otra bitácora para revisar las correcciones de los datos y luego continuar con la siguiente actividad. Se calculan las variaciones del salario (cálculo manual) y se pega la hoja de cálculo "en la acción de personal para posteriormente incluirlos en el sistema al momento de generar la planilla. Acción de personal Acción de personal Archivo de Excel con cálculo de variaciones salariales 18

19 6 Generación de la planilla de salarios e ingreso de datos al AS400 de planillas Para la generación de la planilla e ingreso de datos al AS400 se requiere: 1. Se genera las cuentas de asignación. (Salario de los funcionarios.). Se incluye días más e incapacidades. 2. Se aplica las deducciones, Se incluye los cambios manuales y extras. 3. Se revisa la bitácora de deducciones pendientes de funcionarios para aplicar deducciones que ahora si es posible rebajar luego de las modificaciones aplicadas con las extras o los mismos cambios manuales. Acción de personal Archivo de Excel con cálculo de variaciones salariales Esta acción es ejecutada en el sistema de planillas una vez que se hayan generado las actividades anteriores y es aplicable a la planilla mensual. 7 Verificación de los datos ingresados Esta verificación es realizada por todo el personal de la unidad. Se genera un listado del sistema de planillas y es cotejado contra las acciones de personal y los cambios manuales para verificar si los datos ingresados coinciden con las que tiene el sistema. En esta actividad se consideran los casos de permisos sin goce de salario, permiso con goce de salario y suspensiones en el salario por parte del sistema y el tratamiento que debe dársele a cada uno de ellos en el cálculo general de la acción de personal. Acción de personal Archivo de Excel con cálculo de variaciones salariales 19

20 Revisión final de la planilla Se revisan los cambios manuales por parte del coordinador de la Unidad; para esa revisión se entregan los listados de la planilla emitidos a lo largo de la generación del procedimiento. Listados de planillas 8 Se revisan los cambios manuales y los cambios entre un listado y otro. Informe de pago 9 Remisión de informe de pago Se emite y se envía el informe de pago de la planilla a la Oficina de Tesorería para gestiones correspondientes. de la planilla Fuente: Elaboración propia de los autores,

21 Generación de deducciones Consiste en la generación de las deducciones obligatorias y voluntarias al que se encuentra sujeta la remuneración salarial de cada funcionario de la UNED. Entre las deducciones se encuentran: Deducciones obligatorias: son aquellas que por ley se deben deducir a todos los funcionarios, como, por ejemplo, el Régimen de Pensiones e Impuesto Sobre la Renta, entre otros. Pueden ser porcentuales o por monto fijo (CPPI, 2017, pág. 22). Utiliza como insumos para su cálculo, la información de entidades externas (asociaciones, bancos, colegios profesionales, cuentas por cobrar). Las obligaciones obligatorias son (CPPI, 2017, pág. 24): Seguro de Enfermedad y Maternidad de la C.C.S.S. Régimen de Pensión: 1. Invalidez Vejez y Muerte de la C.C.S.S (IVM) 2. Reparto (Junta de Pensiones) 3. Capitalización (Junta de Pensiones) Impuesto sobre la Renta. Póliza Básica de la Sociedad de Seguros de Vida. Pensión Alimenticia. Embargos. Deducciones voluntarias: son aquellas, producto de las obligaciones contraídas voluntariamente por los funcionarios, como, por ejemplo, afiliación a asociaciones, cooperativas, préstamos bancarios, entre otras. Pueden ser por monto fijo, porcentuales o una composición de ambas formas (CPPI, 2017, pág. 22). 21

22 Las deducciones voluntarias son (CPPI, 2017, pág. 24): ASEUNED Cooperativas Pólizas del I.N.S. Bancos Adelanto Quincenal Cuentas por Cobrar Colegios profesionales, Los reportes emitidos por entidades tanto internas como externas se reciben por dos tipos de vías, reportes físicos o digitales. Cada uno de estos datos se digita de forma manual e individual (por funcionario) y en mucho de los casos los reportes son enviados en formatos distintos según la entidad que envía los datos, implicando realizar un trabajo de homologación de la información para ingresarla al sistema y facilitar la información. Las actividades que se ejecutan son las siguientes: 22

23 Planilla de deducciones Tabla 3. Actividades para la generación de deducciones No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultados Depuración del sistema para el ingreso de datos Para poder dar inicio al procedimiento es necesario depurar el sistema para ingresar la información del mes. El AS400 tiene un indicador donde se activa la depuración del sistema para poder ingresar los datos de las deducciones por funcionario y entidades. Reportes de deducciones manuales y digitales 1 El Sistema guarda un registro de las cuentas de deducciones que han sido modificadas es un lapso de tiempo. Esta actividad consiste en limpiar el archivo de dicho registro cada mes para iniciar de 0 con la inclusión de los datos de rebajos y así luego, generar una bitácora o listado para revisión. 23

24 2 Inclusión de los datos en el sistema Los datos se reciben entidades externas y es recibida a través de dos tipos de medios: 1. Reportes físicos 2. Reportes digitales Cada uno de estos datos se digita de manera manual e individual ya que cada funcionario es un caso específico. En el caso de los reportes físicos, se digita cada caso en el sistema contra reporte. Los reportes digitales pueden subirse de manera automática al sistema. Las instituciones externas de donde se recibe información de deducciones son: 1.Banco Popular 2.Cooperativas 3. Asociaciones 4. Sociedad de Seguros del Magisterio 5. Sindicatos Los datos enviados por estas entidades son enviados en formatos distintos. Por tanto deben ser analizados de manera de manera individualizada para determinar el procesamiento de los datos en el sistema. Algunos archivos pueden migrarse al sistema haciendo uso del mismo archivo enviado (archivo TXT) y otros deben ingresados de forma manual. Reportes de deducciones manuales y digitales 3 Revisión de los datos incluidos al sistema Para la revisión de los datos se imprime una bitácora de todos los datos ingresados al sistema ya sea de forma manual o automática; este tiraje se realiza con el fin de detectar de forma manual los errores en la digitación de los datos. La bitácora es un archivo de excel con datos en orden alfabético. En el caso de que se detecten errores son corregidos en el sistema. En este punto del procedimiento se revisan simultáneamente las deducciones por embargo ya que a pesar de que son generadas automáticamente, se presentan inconsistencias en los datos. Reportes de deducciones manuales y digitales Bitácora de datos del sistema Fuente: Elaboración propia de los autores,

25 Generación de incapacidades Corresponde al cálculo de pago de incapacidades de la CCSS o INS por las siguientes condiciones (CPPI, 2017, págs ): Incapacidades emitidas por la CCSS: Por enfermedad Maternidad Cuido de paciente en fase terminal Las incapacidades del INS son: Riesgos del trabajo Seguro obligatorio de automóviles Para determinar los días de incapacidad revisa la información de las boletas de incapacidad (principal insumo) y se analizan para determinar el cálculo de los días. Este análisis se realiza por boleta de forma manual y se controla a través de un archivo de excel. El análisis parte de tres condiciones fundamentales: Cuando las incapacidades son mayores a 15 días, se excluyen de la planilla de adelanto. En el caso de la planilla de fin de mes: se realiza una revisión del tipo de incapacidad (continuación e inicio), institución que incapacita (INS, CCSS incluye licencias por maternidad). Exclusión de incapacidades con fecha 31 del mes. Las actividades desarrolladas por la persona encargada de incapacidades se detallan a continuación: la generación de las 25

26 Tabla 4. Actividades para la generación de incapacidades No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultados 1 Conteo de días de incapacidad Cuando las incapacidades son mayores a 15 días se excluyen de la planilla de adelanto. Boleta de incapacidad En esta actividad se organiza el trabajo a realizar; las boletas son Archivo manual de Análisis de las boletas de incapacidad analizadas para determinar los días de incapacidad y el tratamiento que se le debe dar a cada una de las boletas según sea el caso. El excel para cálculo de excel control del análisis de cada boleta se realiza de forma manual en un Boleta de incapacidad archivo de excel. 2 Se analizan tres condiciones: 1.Para el conteo de días de incapacidad se toma la boleta de incapacidad y se anotan los días. Las anotaciones realizadas son hechas de forma manual y adjuntadas en la boleta. 2. En el caso de la planilla de fin de mes: se realiza una revisión del tipo de incapacidad (continuación e inicio), institución que incapacita (INS, CCSS incluye licencias por maternidad de acuerdo a los Planilla de incapacidades porcentajes de pago de cada tipo. 3. No proceden las incapacidades con fecha 31 del mes (son solamente los casos que abarcan es único día) 3 Inclusión de la incapacidad en el sistema Se revisa el dato del salario en el sistema y se compara con el monto digitado del cambio manual en excel con los datos del salario por incapacidad Archivo de cambios manuales de excel para cálculo de incapacidades. 26

27 Cálculo del subsidio según el salario y tipo de incapacidad Este cálculo depende del salario y el tipo de incapacidad. Se realiza un análisis del monto de la incapacidad y la afectación del salario bajo las siguientes condiciones: 1. Si es licencia por maternidad es al 50% 2.Si se efectúa un cambio en la escala salarial Archivo de cambios manuales de excel para cálculo de Boleta de incapacidad 4 (Cálculo combinado). 3. Si no se efectúa un cambio en la escala salarial. 4. Si se efectúan cambios en el salario por cargos de autoridad y similares. Se alimenta un archivo de excel para calcular subsidio. El procesamiento manual de la boleta es trabajado en plantillas u hojas electrónicas dependiendo la complejidad y tratamiento de cada uno de los casos: 1. Cuando no se dan cambios en la escala salarial: la plantilla de trabajo en excel contiene información básica del funcionario (días de incapacidad, datos generales del funcionario, monto del salario y monto aplicado con concepto de impuesto de renta). 2. Cuando se dan cambios en la escala salarial: es necesario hacer uso de una plantilla trabajo donde se requiere realizar un cálculo combinado del subsidio que implica combinaciones de escalas y montos de salarios dependiendo de cada caso. 27

28 La revisión final del cálculo se basa en corroborar la coincidencia Archivo manual de 5 Revisión final del cálculo del subsidio del monto del salario en sistema de planillas (AS400) en relación con trabajo manual realizado para el cálculo del subsidio. excel para cálculo de excel Impresión de los cambios manuales Se imprimen todas las boletas de cambios manuales según los archivos de excel alimentados para el cálculo del subsidio y es Boletas de cambios manuales 6 enviado a la coordinación de la unidad para su revisión. Una vez revisado y avalado por la coordinación es reenviada a la Boletas de cambios 7 Revisión de los cambios manuales por parte de la persona coordinadora de la Unidad de Planillas persona responsable de este procedimiento para realizar la siguiente actividad. Es necesario realizar en esta actividad las correcciones sugeridas por la coordinación de la unidad según sea cada caso. manuales Para efectos del reporte de la planilla mensual a la CCSS se debe Boletas de cambios 8 Ingreso de las boletas de incapacidad en el AS400 en el módulo de la CCSS incluir la información de todas las boletas de incapacidad procesadas en el mes (fechas, número de boleta, tipo de incapacidad, etc.) manuales Fuente: Elaboración propia de los autores,

29 Generación de tiempo extraordinario El tiempo extraordinario según el artículo 25 del Estatuto de Personal de la UNED es Considerado como las labores que se ejecuten fuera de los límites señalados en el horario de trabajo del funcionario tendrán que ser previa y expresamente autorizadas, para efectos de pago, por el Jefe de la dependencia correspondiente, de acuerdo con el procedimiento aprobado para tal efecto. Dichas labores se considerarán como extraordinarias y se remunerarán conforme a la ley (UNED, Académica, 2017, pág. 12) Para este cálculo es necesario analizar los reportes de pago de tiempo extraordinario (insumo) para el periodo en el cual se genera el pago; posteriormente, se deben cuantificar las horas extraordinarias y agruparlas en 3 categorías: tiempo sencillo, tiempo y medio y tiempo doble. Cada uno de los cálculos que se realizan para la generación del pago de tiempo extraordinario es realizado de forma manual en los reportes enviados a la Unidad de Planillas (contabilización de las horas) e ingresado de manera individual al sistema de planillas. Las actividades contempladas en la generación de este pago se detallan a continuación: 29

30 Tabla 5. Actividades para la generación del pago de tiempo extraordinario No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultado Los reportes de tiempo extra son revisados, ordenados y Boletas o reportes de Revisión, ordenamiento y clasificación de los informes (reporte de T.E.) clasificados por subgrupos. Esto subgrupos son principalmente: Choferes, oficiales de seguridad y demás funcionarios de la UNED. tiempo extraordinario 1 2 Cálculo de pago de tiempo extraordinario según jornada y horario Se cuenta con una plantilla de trabajo estandarizada para el reporte de las horas por tiempo extraordinario. Se revisan las respectivas firmas, fechas y horas; además, se constata el informe o reporte con la jornada de trabajo del funcionario. En caso de existir alguna inconsistencia en los datos se le solicita a la jefatura correspondiente mediante un oficio, realizar las modificaciones correspondientes para procesar el reporte de tiempo extraordinario. Este cálculo es realizado de forma manual. Inicialmente se realiza un conteo de las horas y es indicado en el reporte físico para posteriormente realizar un sumatorio total de las horas. Para corroborar los datos del funcionario es necesario: 1. Corroborar los salarios nominales con los maestros Boletas o reportes de tiempo extraordinario Reporte mensual acumulado de tiempo extraordinario 2. Corroborar las jornadas de trabajo de cada funcionario contra los expedientes físicos o a través de llamada telefónica a la Unidad de Servicios al Personal. 30

31 Inclusión de los datos en una macro de Excel Los maestros son listados que contiene el detalle de todos los componentes del salario mensual de los funcionarios activos de la planilla de la Universidad (CPPI, 2017, pág. 49) Boletas o reportes de tiempo extraordinario Archivo de Excel Se incluyen todos los datos analizados en las actividades anteriores en un archivo de Excel o "macro" programada para incluir la (macro para el cálculo) información de los reportes o informes de tiempo extraordinario, donde se digita la siguiente información: 3 1. Cédula 2. Nombre del funcionario 3.Ubicación presupuestaria 4. Horas laboradas 5.Salario En esta actividad se debe realizar el cálculo del impuesto de renta para el pago de tiempo extraordinario. Se imprimen en la parte trasera de cada uno de los reportes de Boletas o reportes de 4 Impresión del informe ingresado en macro tiempo extraordinario por funcionario, el informe que fue ingresado en el archivo de Excel (macro). tiempo extraordinario 31

32 5 6 7 Elaboración de reporte extras Pasa a revisión de la coordinación Inclusión de los datos en el AS400 en el sistema de planillas Este reporte es elaborado de forma manual e incluye: 1. Cédula 2. Nombre del funcionario 3. Mes 4. Mes de renta 5. Total de renta 6. Total de extras El reporte de tiempo extraordinario es revisado y avalado por la coordinación de la unidad. Es revisado y si se encuentran inconsistencia se depura. Esta inclusión de datos es realizada por otro funcionario de la unidad. Una vez que se corra este proceso de inclusión. Reporte de tiempo extraordinario Reporte de tiempo extraordinario 8 Reporte mensual acumulado Una vez lista la planilla del mes, se ejecutan los procedimientos de cálculo de incapacidades y deducciones se elabora el informe mensual acumulado de horas por concepto de tiempo extraordinario para su inclusión en el sistema. Reporte mensual acumulado Fuente: Elaboración propia de los autores,

33 6.1.2 Cálculo de liquidaciones Este procedimiento tiene como objetivo calcular los pagos realizados a funcionarios por concepto de desvinculación laboral; en este caso, jubilaciones, fallecimientos, despidos, renuncias o por la finalización del contrato laboral. Para ello, se utiliza como insumos las acciones de personal con las asignaciones salariales de cada funcionario. Las liquidaciones que son tramitadas en mayor medida son las de funcionarios de docencia y extensión (tutores). Por lo general, los conceptos a cancelar son aguinaldo, vacaciones Ocasionalmente se puede pagar salario, subsidio y el preaviso. Este procedimiento al igual que el cálculo salarial, se realiza de forma manual y utiliza como insumo principal de entrada las acciones de personal utilizadas para las asignaciones salariales. En este procedimiento se utiliza la figura de complemento de liquidaciones laborales que son rubros que no son pagados en las liquidaciones de salario ya que de manera posterior en envía a la unidad acciones de personas indican que se adeuda sumas de dinero por concepto de cargos de autoridad, asignaciones profesionales o administrativas, salario escolar, entre otras, que no fueron canceladas en la liquidación original (este complemento es un anexo o adendum a la liquidación original). El cálculo considera el desarrollo de las siguientes actividades: 33

34 Tabla 6. Actividades para la generación del procedimiento de liquidaciones No Secuencia lógica de pasos para lograr el resultado Descripción de la actividad Documento Resultados En esta actividad es necesario informar a las dependencias para la Archivo de Excel Enviar a las dependencias los reportes de recepción de información relacionada con las deudas de los deudas funcionarios (reporte de deudas). Las deudas son por los siguientes conceptos: Becas Activos fijos Biblioteca (libros) Estudio de la causa de desvinculación del funcionario Comparación de salarios El tipo de desvinculación es por los siguientes conceptos: 1. Nombramiento a plazo fijo de tutores (finalización). 2. Renuncia 3. Despido 4. Fallecimiento 5. Jubilación 6. Cese de funciones Se revisan todas las acciones de personal que han documentado la relación laboral del funcionario en el periodo a liquidar. La unidad conserva un archivo paralelo al que se mantiene en el Expediente de Personal. Estudio salarial para verificar que los salarios devengados por el funcionario que hayan cancelado de forma correcta. Acción de personal Estudio, archivo en Excel Planilla de liquidación 4 5 Cálculo de rubros a pagar Revisión de la persona encargada de la coordinación de la unidad Fuente: Elaboración propia de los autores, Una vez realizada la comparación de salarios, es necesario calcular todos los rubros a pagar según el tipo de desvinculación del funcionario. Por lo general, los conceptos a cancelar son aguinaldo, vacaciones Ocasionalmente se puede pagar salario, subsidio y el preaviso La coordinación de la unidad realiza una revisión general de todas las actividades y emite el visto bueno al trabajo realizado. Se traslada a la Oficina de Tesorería para las gestiones correspondientes de pago. Liquidación (archivo en Excel) Liquidación 34

35 6.1.3 Cálculo de reajuste salarial Este procedimiento tiene como finalidad calcular el monto adeudado a los funcionarios de la UNED por (CPPI, 2017, pág. 49). Aumento salarial porcentual a las bases salariales. Aumento salarial porcentual a la carrera universitaria. Aumento salarial a las bases salariales por un monto fijo. Los insumos utilizados para el cálculo son: las planillas de reajuste salarial, acuerdos del Consejo Rectoría-Universitario y escalas salariales. Este cálculo es generado posterior a una negociación salarial, siempre y cuando sea avalado por el Consejo Universitario; es procesada de acuerdo con las escalas salariales suministradas por la Oficina de Presupuesto. Dichas escalas deben actualizarse cada vez que se proponga un cambio en la base salarial o en los pluses ya sea por aumento o previo acuerdo y aprobación de la negociación salarial. (CPPI, 2017, pág. 50). Para el cálculo se trabaja de forma articulada con la DTIC ya que es la responsable de actualizar los parámetros vigentes del programa de Reajuste del Sistema y generar una serie de listados que son insumo para la revisión manual de los cambios presentados producto del movimiento salarial durante el periodo de reajuste. Estos listados son conocidos como querys y maestros. La estructura del informe de reajuste de salario incluye (CPPI, 2017, pág. 50): Cantidad de personas (depósitos) tanto de salario como de subsidio. Monto total por depositar tanto de salario como de subsidio. Visto Bueno de la coordinación de la Unidad de Planillas. 35

36 Tabla 7. Actividades para el desarrollo del procedimiento de reajuste salarial No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultado 1 Actualización de los parámetros del menú de reajuste salarial Esta actividad es realizada en conjunto con la DTIC ya que son ellos los responsables de generación de querys y maestros (listados de salarios mensuales) que son utilizados por la Unidad de Planillas para la revisión correspondiente. 2 3 Generación del borrador de la planilla de reajuste salarial Revisión de los cálculos de la planilla de reajuste salarial Se genera una la versión borrador de los cálculos de reajuste. Este consiste en un listado continuo de datos individuales por funcionario. En esta actividad se cotejan los querys y maestros generados por la DTIC con la versión preliminar de la planilla de reajuste salarial generada por la Unidad de Planillas para revisar manualmente de cada de los cálculo de reajuste salarial por funcionario. En caso de detectar algún error se procede a corregir en el sistema y se continúa con la revisión. La temporalidad de este procedimiento depende del periodo de reajuste salarial. De forma paralela se procede también a calcular el reajuste del subsidio que se le canceló a todas los funcionarios que estuvieron Versión preliminar de la planillas de reajuste salarial Querys y maestros Reporte de pago de planilla de reajuste de salarial incapacitados durante el periodo de reajuste. Hasta esta actividad se ha trabajo un borrador de la planillas de reajuste. 36

37 4 Generación de la planilla final de reajuste salarial Se ejecuta en el sistema el menú de reajuste salarial y se genera la planilla de reajuste. Versión final de la planillas de reajuste salarial 5 Revisión por parte de la persona coordinadora de la unidad La persona coordinadora de la unidad revisa de manera general los cálculos y totales finales para proceder a emitir el visto bueno al reporte final. Reporte de planilla de reajuste salarial 6 Envío de reporte de pago del salario escolar Se envía el reporte final de la planilla de reajuste salarial a la Oficina de Tesorería para las respectivas gestiones. Reporte de planilla de reajuste salarial El posteo de ambas planillas es automático y se coteja la planillas de Reporte de planilla 7 Posteo de planilla de salario mensual y de planilla de reajuste salarial reajuste salarial con la planilla de salario mensual tanto como para salario como subsidio. El dato final de ambos reportes debe ser el mismo. de reajuste salarial y planilla de salario mensual Envío de información salarial y deducciones a instancias externas Se envían información salarial y deducciones a instancias externas como: CCSS, Junta de Pensiones del Magisterio, INS, asociaciones Reporte final información salarial 8 y cooperativas. y deducciones Fuente: Elaboración propia de los autores,

38 6.1.4 Cálculo de aguinaldo El aguinaldo corresponde al beneficio monetario equivalente a la doceava parte de la suma de los salarios ordinarios y extraordinarios percibidos por el trabajador durante el último año. En la Universidad está regulado por la Ley de Sueldo adicional de Servidores en Instituciones Autónomas (CPPI, 2017, pág. 54). Utiliza como insumo: las planillas mensuales de salarios. En el Estatuto de Personal de la UNED señala que el doceavo salario fue creado mediante la Ley N.1981 del 9 de noviembre de 1955 y es considerado tomando como base los sueldos ordinarios y extraordinarios devengados durante los doce meses anteriores al primero de diciembre del año de que se trate (UNED, Académica, 2017, pág. 39). El aguinaldo de calcula sumando todos los salarios brutos desde el mes de diciembre del año anterior a noviembre del año en que se va a calcular este beneficio y es dividido entre 12 meses. La revisión de los datos es realizada de forma manual. La secuencia lógica de pasos que sigue este procedimiento se detalla en la siguiente tabla: 38

39 Tabla 8. Actividades para la generación del pago del aguinaldo No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultado Posteo mensual de los salarios Se realiza por medio del sistema la acumulación de salarios mensuales pagados a funcionarios (actividad automatizada). Sistema acumula salarios de manera indiscriminada de diciembre a 1 noviembre del año de cálculo según la Ley de Aguinaldos de las Instituciones Autónomas y es dividida entre Revisión de los rubros salariales acumulados En esta actividad se debe dar en el sistema mantenimiento a la información del salario para el cálculo del aguinaldo. El mantenimiento consiste en eliminar del sistema salarios que hayan sido liquidados durante el periodo de cálculo (tutores, profesores de extensión, supervisores de prácticas, funcionarios a plazo fijo). Esta revisión es realizada de forma manual y la unidad inicia el procedimiento anualmente desde el mes de julio de cada año. Adicionalmente, se revisan los rubros de salario por concepto de cuentas por cobrar, fallecimientos y pensionados (funcionarios inactivos) para ser excluidos del cálculo. Listados con datos de cuentas por cobrar y funcionarios inactivos. Listado de salarios acumulados. Reporte de pago de planilla de aguinaldo 3 Cálculo del aguinaldo por funcionario Se genera la planilla de aguinaldo de forma automatizada a través del sistema de planillas AS 400 Reporte de planilla de aguinaldos 39

40 4 Actualización de los montos de las pensiones alimenticias La actualización de los montos por concepto de pensiones alimenticias se realiza tomando como insumo las ordenes emitidas por los juzgados respectivos. Se coteja la información del sistema con la de las órdenes del juzgado; esta revisión es de forma manual. Ordenes de los juzgados Reporte de planilla de aguinaldos 5 Revisión por parte de la persona coordinadora de la unidad La coordinación de la unidad realiza una revisión general de todos los montos totales finales e emite el visto bueno para el envío del reporte del aguinaldo para el pago respectivo. Reporte de planilla de aguinaldos Envío de reporte de pago del aguinaldo El reporte de pago es enviado a la Oficina de Tesorería para las gestiones correspondientes. Reporte mensual acumulado 6 Fuente: Elaboración propia de los autores,

41 6.1.5 Cálculo de salario escolar Según el Estatuto de Personal de la UNED, este rubro representa un salario adicional anual Que se hará efectivo en la segunda quincena del mes de enero de cada año. Su monto equivale al 8,19% de los salarios mensuales devengados por el funcionario, del 1 de enero al 31 de diciembre del año anterior. Por su naturaleza jurídica de salario, estará sujeto a todas las deducciones legales (UNED, Académica, 2017, pág. 39) Este rubro es pagado en los meses de enero a todos funcionarios que registren un movimiento por este concepto en el periodo de cálculo y está sujeto a todas las deducciones legales y voluntarias que sean porcentuales. Utiliza como insumo: las planillas mensuales de salario y las planillas de salario escolar. 41

42 Tabla 9. Actividades para la generación del pago del salario escolar No Actividades Descripción de la actividad Documento Resultado 1 Posteo mensual de salario El posteo representa la acumulación mensual de los salarios de los funcionarios durante el periodo vigente para la generación del salario escolar. Reporte de salarios acumulados Revisión de los rubros salariales acumulados Generación de la planilla de salario escolar Actualización de los montos de las pensiones alimenticias En esta actividad se realiza una revisión manual de todos los rubros salariales para excluir salarios de más por concepto de cuentas por cobrar y fallecimientos de funcionarios. Esta es una función que se realiza de forma anual entre noviembre y diciembre. El salario escolar se paga a todo funcionario que recibió salario en el periodo de cálculo. Esta actividad se realiza de manera automática en el sistema. El salario escolar está sujeto a todas las deducciones obligatorias y voluntarias que sean porcentuales; por lo que estos montos son revisados y actualizados en el sistema. Listado de rubros salarios acumulados Planilla de salario escolar Listado de rubros por pensión Reporte de pago de planilla de salario escolar alimenticia 5 Revisión por parte de la persona coordinadora de la unidad La coordinación de la unidad realiza una revisión general de todos los totales generales y emite el visto bueno al trabajo realizado. Reporte de pago del salario escolar 42

43 6 Envío de reporte de pago del salario escolar El reporte de pago es enviado a la Oficina de Tesorería para las gestiones correspondientes. Reporte de pago del salario escolar Fuente: Elaboración propia de los autores,

44 6.2. ÁREAS DE MEJORA (CAUSAS Y EFECTOS) Y FACTORES POSITIVOS DE LA UNIDAD DE PLANILLAS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS Áreas de mejora (causas y efectos) Las áreas sujetas a mejora fueron analizadas haciendo uso del diagrama de Ishikawa; se detectaron 4 grandes áreas en las cuales tanto las autoridades de la Oficina de Recursos Humanos como autoridades universitarias se deben centrar el mayor esfuerzo para mejorar la gestión de planillas de la UNED. Estas áreas permitirán analizar de una mejor manera las limitaciones encontradas en la gestión actual de planillas así como los efectos asociados a estas. A su vez, se plantean una serie de alternativas de solución que podrían en el corto o mediano plazo mitigar los efectos de las acciones. Estas alternativas son planteadas en dos sentidos: 1. Las acciones cuya alternativa de solución se encuentra en manos de la UP y pueden ser ejecutadas en el corto plazo. Para estas acciones se propone un plan de mejora. 2. Las acciones cuya alternativa de solución no depende directamente de la UP sino de la toma de decisiones de instancias externas y superiores. A continuación, se presenta en la gráfica el detalle de las causas raíz del problema central según las áreas de análisis: 44

45 Ilustración 3. Causas raíz del problema central Fuente: Elaboración propia de los autores,

46 Recursos En relación a los recursos, se tiene que el personal de la unidad cuenta con un espacio físico reducido para realizar su trabajo; actualmente el personal no se encuentra concentrado en una sola área sino que se encuentra disperso en distintas áreas del edificio donde está ubicada la oficina de recursos humanos. Esto sin duda afecta no solo la comunicación del personal sino también la integración del equipo de trabajo si esto es visto desde la perspectiva de la construcción de estructuras organizacionales informales que son promueven y fortalecen la unión de grupo y el trabajo en equipo. Aunado a esto, el espacio reducido en las áreas de trabajo puede convertirse en foco de enfermedades para las personas que comparten ese espacio; algunas de las enfermedades más comunes son el estrés, dolores de cabeza, problemas musculares y otros (El Financiero, 2017). El espacio administrativo es utilizado como archivo general ya que los ampos, carpetas y demás información que se procesa, se resguarda de forma física en la oficina donde se encuentra ubicada la unidad. La cantidad de documentos físicos que se mantienen resguardados, son utilizados para revisión y procesamiento de la información recibida (ya sea por otras unidades o instancias externas a la Oficina de Recursos Humanos). Por otra parte, la unidad disponible de un espacio para archivo que es conocido como la bodega de recursos de humanos que actualmente se encuentra saturada de documentos con información sensible y delicada de los funcionarios de la UNED. Debido a esta saturación de cajas y ampos es imposible el ingreso de las personas a este espacio. Para evitar algún tipo de incidente ya sea por extravío o accidente de alguna persona, la unidad a tratado gestionar el traslado de la documentación a una bodega externa ante las instancias técnicas competentes en la universidad, sin embargo, no se ha podido concretar esta solicitud por diversos factores: el pesaje de la documentación, la poca disponibilidad de tiempo del personal de la unidad para esta tarea, la compra de equipo para el pesaje de la documentación, entre otros. 46

47 Los funcionarios de la unidad tienen la percepción de que una problemática a la que tiene que hacer frente la unidad es la insuficiencia de personal, sin embargo, actualmente cada procedimiento que se ejecuta está a cargo de una persona y varios de los colabores conocen todos los procedimientos que se ejecutan en la unidad. Es posible que esta percepción se esté viendo afectada por factores tales como: la falta de un sistema integrado, la carga de trabajo, el trabajo manual, la presión de los tiempos de entrega, entre otros factores que son los que finalmente están imposibilitando que se pueda repensar y discutir el trabajo que se realiza actualmente para proponer acciones que lo puedan volver más ágil y eficaz. Por lo tanto, más que pensar en que existe una insuficiencia de personal, es indispensable que se consideren acciones de mejora que estén asociadas a la implementación inmediata de un sistema de información automatizado e integrado que permita mitigar el efecto de los factores antes mencionados no solo en la percepción de los colabores sino también en la gestión de la unidad. En algunos de los casos, la sobrecarga de trabajo no permite a todo el personal desarrollar mayores habilidades multifuncionales; es decir, es muy difícil que un funcionario pueda dedicar tiempo a aprender cómo se desarrolla otra función diferente a la ejecuta, debido al volumen de trabajo diario. Esto está vinculado totalmente a la misma dinámica de trabajo de la unidad (fechas de entrega, cargas de trabajo, etc.). Otros aspectos relacionados a las cargas de trabajo son la revisión manual de los documentos que se reciben, los recalculos de datos que fueron procesados por otras unidades, la comparación de datos, la impresión de listados, la devolución de documentos que llegan a la unidad sin los requisitos solicitados para el procesamiento (por ejemplo, visto bueno), entre otros. Estos son solamente algunas de las tareas que forman parte de trabajo manual que se desarrolla en la unidad y que representan la mayor parte de la carga de trabajo. 47

48 La percepción de los colaborados de la unidad en torno a la inversión de recursos para la implementación de un sistema por parte de las autoridades no es muy positiva ya que se indica que ha sido mínima o muy poca la inversión que ha hecho para mejorar en este tema. Actualmente el sistema de la oficina no cuenta con módulos integrados y con más de 10 años de estar valorando iniciativas para su finalización ya que todavía se encuentra en proceso de desarrollo. Esta valoración hecha por los funcionarios se ve reforzada si se toma en consideración que existe un informe de evaluación de la Auditoría Interna del 2014 donde se hace mención a esta falencia y hoy en día no se encuentran evidencias sobre acciones para su mejora Sistemas de información y procedimientos no estandarizados Las serias debilidades en los sistemas de información de la Oficina de Recursos Humanos parecen ser una de las causas que más afecta la gestión de la unidad; un 70% del trabajo que se realiza es manual. Los procedimientos que hoy día se puede decir que están automatizados son los siguientes: salario escolar, reajuste salarial, las liquidaciones de los tutores de cada cuatrimestre; sin embargo, es necesario que al igual que los demás procedimientos, puedan ser revisados para su mejora continua. Actualmente no se cuenta con un sistema de información automatizado que vincule la información entre los módulos para facilitar no solo el acceso de la información del personal de la UNED sino también que se evite la duplicación de funciones (el sistema que se utiliza es el AS400). La ausencia de un sistema de información automatizado e integrado genera duplicación de funciones entre las unidades que tienen actividades de trabajo similares o vinculantes y en este caso específico, se tiene que la Unidad de Servicios al Personal como encargada de clasificación y valoración objetiva, actualizada, transparente y acorde con la estructura organizacional de la UNED y, producto de ello, realizar el trámite, registro y control de la 48

49 relación laboral, de manera veraz, oportuna y efectiva (UNED, Oficina de Recursos Humanos, 2017) es la unidad que genera los insumos más importantes para que la Unidad de Planillas pueda ejecutar su trabajo. Los datos que ingresa al sistema la Unidad de Servicios al Personal deben ser nuevamente ingresados de manera individual por la unidad de planillas; esto quiere decir que un procedimiento es ejecutado dos veces de la misma forma y debe ser revisado hasta 2 veces por varias personas en diferentes unidades para poder determinar la confiabilidad de los datos. En algunos casos, los datos de las acciones de personal no coinciden con los datos del sistema y esto es debido a que no existe vinculación entre el sistema que utiliza la Unidad de Servicios al Personal y la Unidad de Planillas; esto obliga a que en la UP se deban adecuar los datos de una acción de personal en el sistema de planillas con el fin de no perder algunos puntos de control como las fechas finales y/o tipos de movimiento. Esto evidencia un serio problema de acceso a la información y una necesidad latente de invertir en la compra de un sistema de información automatizado e integrado que cubra las necesidades de los usuarios (en este caso, funcionarios de planillas) para que se pueda mejorar sin duda alguna, la gestión de la unidad. Otro punto considerado como una limitación, es la ausencia de formatos de documentación estandarizada, sobre en la información remitida por instancias externas como es el caso de asociaciones, cooperativas, bancos y otras donde los funcionarios deben trabajar los archivos digitales recibidos a un formato que el sistema acepta para poder subir la información. En cuanto a los formatos de documentación física, la unidad ha realizado importantes esfuerzos para estandarizarla con el fin de facilitar no solo el ingreso manual al sistema sino también el archivo de la misma. 49

50 Toma de decisiones Se evidencian demoras en la implementación de acciones de mejora relacionadas a la mejora de los sistemas de información y esta es una limitación en la que coinciden los funcionarios de la unidad. En el año 2014 en un estudio realizado por la Auditoría Interna sobre los procedimientos que se ejecutan en la unidad se hacen una serie de señalamientos en relación al sistema de información que utiliza la unidad para el procesamiento de los datos y pese a esto, todos los procedimientos que se ejecutan en la UP se siguen ejecutando de forma manual. Los funcionarios señalan que la disposición por parte de las autoridades en agilizar el proceso de automatización de la información de la oficina no se ha logrado concretar porque de una u otra forma, las unidades salen adelante con el trabajo aunque este represente sobre esfuerzos del personal (Personal Unidad de Planillas, 2017). De lo anteriormente mencionado se pueden resumir algunos de los efectos más importantes producto del problema central que señalan funcionarios de la unidad: 1. Pérdida o extravío de documentación ya que al ser todo el trabajo manual; la probabilidad de extravío o perdida de documentos es muy alta. Esto implica atrasos en las tareas que se ejecutan. 2. Reprocesos o duplicación de funciones. 3. Aumenta probabilidad de errores u omisiones en la ejecución de los procedimientos (salarios). Es decir, se cancelen montos incorrectos en salarios. 4. Exceso de carga de trabajo (aumento de posibilidad de afectación de salud, del entorno familiar, etc.). 5. Trabajo del coordinador se ve reducido a lo operativo, lo cual retrasa el desarrollo de estrategias que mejoren la gestión y los resultados de la Unidad de Planillas. 6. Dificultad para establecer mejores controles en la generación de los datos. 7. Debilidades en la aplicabilidad de los componentes funcionales del SCI: como actividades de control (Art.15 LGCI) y sistemas de información (Art. 16 LGCI). 8. Afectaciones negativas en los tiempos de respuesta de la unidad por la acumulación de trabajo pendiente. 50

51 6.2.2 Factores positivos de la Unidad de Planillas Los factores positivos resaltados tienen que ver directamente con el personal que labora en la unidad. Los principales aspectos se resumen a continuación: Ilustración 4. Factores positivos de la gestión de la Unidad de Planillas Fuente: Elaboración propia de los autores, Sin duda alguna, el compromiso y la entrega del personal que labora en la Unidad de Planillas, es uno de los factores más importantes; a pesar de no contar con las mejores las condiciones para realizar el trabajo es posible afirmar que se cumple con todos los objetivos trazados en la unidad. Es un personal que labora a tiempo completo y en jornadas de trabajo extraordinario para cumplir con su labor, pese a que en muchos de los casos, ese esfuerzo no se visualice ante los usuarios del servicio. 51