Instituto de Educación de Aguascalientes Finanzas y Administración. Generación y Procesamiento de Nómina

Transcripción

1 Página: 1 / 6 Fecha Elaborado por: DMA 01/06/10 Revisado por: Autorizado por: Subjefe(a) de Captura Director(a) de Finanzas y Admón. I.- DATOS GENERALES Nombre del puesto: Subjefe(a) de Captura Categoría: Subjefe(a) Secretaría: Instituto de Educación de Aguascalientes Dirección: Finanzas y Administración Subdirección: Capital Humano Departamento: Generación y Procesamiento de Nómina Jornada laboral: 8:00 a 16:00 Hrs. Reporta a: Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina Objetivo general del puesto: Llevar un registro y control de incidencias del personal docente y de apoyo a la educación que permita contar con una base de datos confiable para la toma de decisiones en la elaboración de la nómina para el pago correspondiente. Coordinar e integrar la información que se proporciona a terceros institucionales, en base a los descuentos que se realizan a los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado, según los conceptos motivo de deducciones. Relaciones laborales permanentes internas: 1.- Con el o la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina para: -Asuntos diversos inherentes al puesto (acuerdos, informes, actividades encomendadas, etc.). 2.- Con la Subjefatura de Empleo y Remuneraciones para: -Procesar la información contenida en los Formatos Únicos de Personal (FUP).

2 3.- Con la Subjefatura de Liquidación y Nómina para: AP SJC 8/44 -Solicitar la información de los terceros institucionales. -Reportar las prenóminas para su revisión y liberación. 4.- Con la Subdirección de Recursos Financieros para: -Reportar la información de los conceptos terceros institucionales. Relaciones laborales permanentes Externas: -No tiene relaciones permanentes externas con ninguna dependencia. II.- DESCRIPCIÓN GENÉRICA Funcionario(a) de confianza dependiente del o de la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina, encargado(a) de recibir y procesar la información generada por los diversos movimientos de personal (altas, bajas, percepciones y descuentos) que se den en los(as) trabajadores(as) de la educación en la entidad, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos, así como de analizar, revisar y concentrar la información que se genera por concepto de cotizaciones a terceros institucionales. III.- DESCRIPCIÓN ANALÍTICA 1.- Actividades cotidianas: Mantener estrecha coordinación con las Subjefaturas de Liquidación y Nómina y de Empleo y Remuneraciones de la Subdirección de Capital Humano, para mejorar los servicios de apoyo y captura de los movimientos de personal que se generen en los niveles de educación básica y normal de la entidad. Recibir de la Subjefatura de Empleo y Remuneraciones de la Subdirección de Capital Humano los formatos y pagos por única vez del personal que labora en los niveles de educación básica y normal en el Estado para su trámite. Apoyar a la Subjefatura de Liquidación y Nómina de la Subdirección de Capital Humano, cuando haya que realizar correcciones a los formatos únicos de personal trabajados. Reportar al o a la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina el total de formatos que por la creación y/o cancelación de plazas y cambios de centro de

3 trabajo se hayan generado en determinado período, así como las relaciones de inasistencias de los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado para lo conducente. Informar oportunamente al o a la jefe(a) del departamento de cualquier problema que afecte la consecución de los trabajos a su cargo, a fin de tomar las medidas que procedan. Revisar que los documentos que se presenten para la captura y trámite de incidencias de personal estén debidamente requisitados, de acuerdo con las normas establecidas. Realizar la captura de documentos que por alguna causa hayan sido omitidos y proceder a su revisión. Controlar el avance de los trabajos manteniendo regularmente sesiones de revisión con las Subjefaturas de Liquidación y Nómina y de Empleo y Remuneraciones a fin de evitar errores que repercutan en el pago de los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado. Controlar el avance de los trabajos encomendados manteniendo regularmente sesiones de revisión con el personal a su cargo. Especificar en caso que los movimientos o incidencias de personal sean presentados incorrectamente los motivos de rechazo que procedan. Celebrar reuniones de trabajo con el personal a su cargo a fin de intercambiar información, tomar decisiones y resolver dudas. Controlar la calidad del trabajo del personal a su cargo. Mantener estrecha comunicación con las demás áreas del departamento para solicitar y/o brindar apoyo. Apoyar la integración del archivo general del personal de educación que labore en el Estado, por medio del proceso de información que proporcionen las Subjefaturas de Registros y Controles y de Liquidación y Nómina de la Subdirección de Capital Humano. Elaborar el respectivo plan de trabajo para la consecución de las actividades a cargo de la subjefatura. Consolidar la información sobre el pago de remuneraciones, tanto en el ámbito interno del Instituto de Educación de Aguascalientes, como para los terceros institucionales. Revisar la aplicación de los descuentos o retenciones que ordenen las autoridades competentes y los terceros institucionales a los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado. Verificar que se apliquen las disposiciones que emita el o la jefe(a) del departamento en materia de pago a terceros institucionales.

4 Elaborar y mantener actualizado el catálogo de dependencia a las cuales se les reportan las deducciones que se realizan a los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado, por conceptos. Conocer y aplicar las normas y procedimientos a que deben sujetarse las cotizaciones a terceros institucionales. Conocer ampliamente los conceptos por los cuales se realizan descuentos a los(as) trabajadores(as) de la educación, a fin de evitar errores que repercutan en su pago. Clasificar la información que se proporciona a terceros institucionales de acuerdo a las categorías que ostentan los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado. Distribuir oportunamente la información a las dependencias involucradas en los descuentos que se realizan a los(as) trabajadores(as) de la educación, según la serie de conceptos oficialmente establecidos. Establecer mecanismos de comunicación con terceros institucionales para que se haga más fluida y eficiente la información que se recibe y se proporciona. Llevar a la práctica los acuerdos tomados entre el o la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina y terceros institucionales, en el área de su competencia. Registrar y controlar conforme a las disposiciones aplicables la admisión, baja y demás movimientos que se generen con los(as) trabajadores(as) de la educación en la incorporación a terceros institucionales. Verificar la procedencia e improcedencia de incorporación de movimientos a terceros institucionales y hacerlo del conocimiento del o de la jefe(a) del departamento para que dicte las medidas que procedan. Atender las inconsistencias que manifiesten los terceros institucionales en el proceso de incorporación de movimientos y proponer las soluciones que procedan. Respaldar en medios magnéticos la información que se recibe y proporciona a terceros institucionales y actualizarla permanentemente. Informar periódicamente en forma detallada y/o concentrada a la Subdirección de Recursos Financieros y a terceros institucionales los descuentos realizados a los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado, para lo conducente. Elaborar los reportes de movimientos aceptados y rechazados y hacerlos del conocimiento del área correspondiente, previa autorización del o de la jefe(a) del departamento.

5 Corregir oportunamente las anomalías y errores que se detecten en la captura y aplicación de descuentos a los(as) trabajadores(as) de la educación y notificarlo al o a la jefe(a) del departamento cuando así proceda. Actualizar permanentemente la base de datos, misma que permita una adecuada toma de decisiones en la aplicación de descuentos a los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado. Generar los archivos correspondientes a cada descuento según el concepto y mantenerlos actualizados juntamente con los datos de la dependencia que los originó. Proporcionar en tiempo y forma la información requerida por el o la jefe(a) del departamento. Participar con el Departamento de Modernización Administrativa en la elaboración y actualización de documentos rectores tales como: Manuales de Organización y Procedimientos del Instituto de Educación de Aguascalientes. Realizar aquellas funciones que le encomiende el o la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina y que sean afines a las que anteceden. 2.- Actividades periódicas: Organizar, dirigir, evaluar y controlar los mecanismos para la recopilación, clasificación, sistematización e impresión de la información de incidencias contenida en los formatos únicos de personal, para la correcta emisión de cheques para el pago de los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado. Supervisar el proceso manual o electrónico de la información captada y revisar los resultados preliminares de la integración de la misma. Recibir de la Subjefatura de Empleos y Remuneraciones de la Subdirección de Capital Humano, los formatos únicos de personal donde se asienten las incidencias de personal (altas, bajas, licencias con o sin goce de sueldo, etc.) para su consulta y captura. Trabajar de manera coordinada con las Subjefaturas de Liquidación y Nómina y de Empleo y Remuneraciones de la Subdirección de Capital Humano, en el manejo de altas, bajas, percepciones y descuentos que se generen en los conceptos de pago de los trabajadores de la educación en el Estado. Realizar oportunamente la corrección de la nómina cuando se detecten errores u omisiones en la misma.

6 Presentar periódicamente al o a la jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina informes escritos o verbales sobre las actividades desarrolladas, el avance y resultados de los trabajos realizados. IV.- ESPECIFICACIÓN O REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 1.- Conocimientos. El o la ocupante del puesto requiere estudios terminados a nivel Ingeniería en Sistemas Computacionales y tener conocimientos en administración. En caso de no cubrir el perfil académico, el Consejo Interior tiene la autoridad para decidir quien cubre el puesto ya sea por preparación académica o experiencia laboral. 2.- Experiencia. El o la ocupante del puesto requiere experiencia mínima de dos años en puesto similar. 3.- Criterio. Cotidianamente debe tomar decisiones importantes. Planea una secuencia de operaciones y selecciona procedimientos de trabajo de cierta importancia. 4.- Complejidad de los trabajos. Las tareas a realizar son repetitivas y otras variadas. 5.- Esfuerzo. Para la realización de ciertas actividades, requiere de gran concentración. 6.- Responsabilidad. Será responsable por: Dar cumplimiento y seguimiento a todas las actividades encomendadas e inherentes al puesto.