ESTE DOCUMENTO SUFRIÓ UN CAMBIO SIGNIFICATIVO

Transcripción

1 Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila MEXICO, C.P Teléfonos y Fax(844) , , , calidad@icai.org.mx DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ELABORACIÓN DE NÓMINA 07/09/2014 Página 1 de 17 ESTE DOCUMENTO SUFRIÓ UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: El procedimiento de elaboración de nómina, forma parte de la estructura administrativa, su objetivo es el análisis del desarrollo laboral de la plantilla de personal del ICAI, su correspondiente alimentación y elaboración de forma quincenal. La Dirección de Administración y Finanzas, Departamento de Contabilidad y el Departamento de Recursos Humanos son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. Este Procedimiento se realiza a través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) el cual es un sistema administrativo contable. II. Alcance: Proveer en tiempo y forma los sueldos y salarios del personal del ICAI. III. Definiciones: Desarrollo Laboral: Comportamiento en el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones de todos y cada uno de los empleados del ICAI. Plantilla de personal: Total de trabajadores de base del ICAI. Alimentación: Actualización de los rubros que afectan la nómina Bio-Smart : Sistema para el control de entradas y salidas del personal por medio de huella digital Viáticos: Cantidad otorgada a un empleado para el desarrollo o cumplimiento de una comisión Gastos de representación: Son gastos que están destinados a representar al Instituto que hacen referencia a las relaciones públicas que generan los Consejeros y el Director General. Inhupre: Garantía Funeraria Integral Pensiones: Instituto de Pensiones para los Trabajadores al Servicio del Estado Compañía de vales: Compañía que brinda el servicio de vales de despensa Responsables: Consejero Presidente, Director General, Director de Administración y Finanzas, Departamento de Contabilidad y Departamento de Recursos Humanos son los responsables del control para el desarrollo de este procedimiento. V. Referencia: Ley de Impuestos sobre la Renta, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en lo que corresponde a la tabla aplicable al periodo de 15 días, correspondiente al año en curso. Ley de Impuestos sobre la Renta, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en lo que corresponde a la tabla aplicable del subsidio para el empleo, aplicable al periodo de 15 días, correspondiente al año en curso.

2 Tabulador de sueldos y salarios del ICAI, autorizados por el Consejo General. Estatuto para los Trabajadores de Gobierno del Estado de Coahuila. Ley Federal del Trabajo DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 17/09/2014 Página 2 de 17 VI. Lineamiento Para el procedimiento de Elaboración de Nómina, se tiene como base la estructura organizacional del ICAI autorizado por el Consejo General. VII. Desarrollo: Esquema de flujo para el pago de nómina

3 17/09/2014 Página 3 de 17 PAGO DE NÓMINA (Se paga cada día 15 y último de cada mes) 1 2 Jefe del Departamento de Recursos Humanos Recibe información y recaba información de : Descuentos sobre asistencia del personal Pensiones Tenencia Descuentos de viáticos y gastos de representación Director de Administración y Finanzas Jefe del Departamento de Contabilidad y/o Auxiliar Entrega a Recursos Humanos la información correspondiente al periodo de pago como son: descuentos de viáticos, representación u algún otro descuentos por aplicarse Director General Consejero Presidente 3 En la computadora del Dep. de Recursos Humanos colocarse en: Inicio en curso Realización de nom. s en curso Nom. Seleccionar mes Seleccionar quincena anterior Crear y copiar la quincena a pagar, cambiar datos (fecha, no. de quincena, montos, etc) Regresar en curso Realización de nómina en curso Nómina Recibos Abrir acumulados Insertar nueva hoja de cálculo y copiar quincena anterior y realizar cambios ( deberá coincidir con el archivo antes modificado) Regresar a en curso Realización de nómina en curso Nomina Recibos y abrir quincena anterior, copiar archivo y trabajar quincena nueva Cambiar información y guardar

4 17/09/2014 Página 4 de Entrega de nómina Llena la información del pago en el formato de Autorización ICAI-DA-F-17 Revisa y Autoriza ( En caso de no ser autorizado se regresa al punto 2) Los recibos se elaboran en el sistema de nóminas, en la siguiente página Llenar la información con las claves y contraseñas Catálogo CFDI s emitidos Nómina Llenar información del empleado y llenar cuadro de percepciones y deducciones con la información generada de la nómina. Generar comprobante Se envía al final de cada quincena el comprobante al correo institucional Autoriza la transferencia Procede a la captura electrónica por medio de banca electrónica Autoriza transferencia Autoriza transferencia

5 VALES DE DESPENSA (Se realiza cada día último de mes) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 17/09/2014 Página 5 de 17 1 Jefe del Departamento de Recursos Humanos Abrir carpeta: Realización nómina Vales Vales año en el que se esta Agregar columna con el mes a pagar copiando la información o anterior o modificarla según e imprimir Director de Administración y Finanzas Jefe del Departamento de Contabilidad y/o Auxiliar Director General Consejero Presidente 2 Llena la información del pago en el formato de Autorización ICAI-DA-F Se entrega el formato Una vez autorizada se procede a: Entrar a la página de: Capturar : usuario, contraseña y NIP Iniciar sesión Solicitud de Servicios Electrónico Tienda Pass card Dispersión de fondos Por domicilio fiscal Definir solicitud Cargar archivo nómina estándar.xls ( guardar archivo en delimitado por comas) Desea cargar otro archivo ( Cancelar) Cuando dice exitosamente Aceptar Aparecerá una solicitud y esa se imprime Se entrega formato de vales anexo con el formato de autorizaciones para su debida autorización Se entrega y transfiere en la misma página en: Solicitud de servicios Monitoreo de solicitudes Escoger banco Se redirecciona al banco y se Autoriza en el formato de Autorización ICAI-DA-F-17 Autoriza en el formato de Autorización ICAI-DA-F-17

6 17/09/2014 Página 6 de 17 realiza transferencia Se imprime comprobante de pago 8 9 La factura se tramita en la Página del proveedor Se baja electrónicamente la factura Se imprimen los recibos físicos en en el que se esta Realización de nómina Recibos Copiar recibo de vales de la quincena anterior y modificar mes, y num de quincena y cantidad según sea el caso. Se imprimen en la impresora de puntos Se sellan Se entrega a cada uno de los empleados el original y nos quedamos con la copia y se entregan al Auxiliar de Contabilidad para su registro Se entrega factura para su comprobación

7 17/09/2014 Página 7 de 17 PAGO A PENSIONES (Se realiza el trámite cada día 15 y (último de cada mes) Jefe del Departamento de Recursos Humanos Revisa el correo electrónico, ya que envían de Pensiones por correo electrónico los descuentos de préstamos a empleados realizados en la quincena anterior al pago y se realiza lo siguiente : Director de Administración y Finanzas Jefe del Departamento de Contabilidad y/o Auxiliar Director General Consejero Presidente 1 Realización de nómina Pensiones Abrir carpeta del mes anterior y abrir una carpeta con el mes anterior así como también de quincena. Existen 3 pestañas dentro de la carpeta Primer pestaña: llamado aportaciones y se llena de forma manual con las aportaciones de los empleados ya establecidos Segunda pestaña: llamado préstamos en cual se modifican los movimientos de préstamos de los empleados Tercer pestaña: llamada movimientos donde se dan de alta o baja empleados Se imprimen cada uno de 2 las pestañas para su autorización 3 Se entregan formatos impresos a la DA Recibe formatos y autoriza Emite cheque Firma Cheque Firma Cheque

8 17/09/2014 Página 8 de 17 PAGO TENENCIA (En caso de tener Convenio) En el periodo de Enero a Marzo los empleados podrán realizar el trámite correspondiente 1 2 Jefe del Departamento de Recursos Humanos Informa al personal sobre el convenio de Tenencia autorizado para su trámite correspondiente por cada uno de los empleados Director de Administración y Finanzas A través de la Secretaria Técnica se le informa sobre el convenio ya autorizado Empleado Director General Consejero Presidente 3 4 Recibo información del empleado y realiza los descuentos quincenales correspondientes de la siguiente manera: Ir a : Realización de nómina Tenencia Abrir archivo Modificar información si existieran nuevos descuentos Sumar el total de pagares Se imprime lo acumulado a la fecha de la quincena a pagar Se imprime Es notificado por el Depto. de Recursos Humanos sobre el convenio ya firmado y realiza trámite correspondiente y entrega información al Depto. de Recursos Humanos para su trámite correspondiente 5 Se abre archivo de autorizaciones y se modifica autorización 6 7 Entrega copia al DA Recibe y autoriza Autoriza Autoriza

9 17/09/2014 Página 9 de 17 8 Realiza Transferencia bancaria 9 Escanea transferencia electrónica y envía información electrónicamente a la Supervisora de Descuentos por Nómina del Gobierno del Estado de la Administración de Orientación y Servicios al Contribuyente

10 17/09/2014 Página 10 de 17 PAGO GARANTIA FUNERARIA INTEGRAL (INHUPRE) (Se realizan los descuentos cada día quince y último de cada mes, siempre y cuando exista el Convenio) 1 Jefe del Departamento de Recursos Humanos Este es un descuento que es por convenio que se realiza de la siguiente manera: En la computadora de RH abrir Realización de nómina año Funeraria Abrir archivo descuentos de funeraria Copiar última columna pagada y pegar, siempre y cuando no haya cancelado el empleado 1 año después de su contratación Director de Administración y Finanzas Jefe del Departamento de Contabilidad y/o Auxiliar Director General Consejero Presidente 2 Se imprime archivo, se abre formato de autorización y se llena con la información y se entrega al DA Envía copia y envía correo electrónico como comprobante de pago y entrega a Contabilidad para su almacenamiento Recibe información y autoriza Envía transferencia bancaria por banca electrónica Autoriza Autoriza

11 17/09/2014 Página 11 de 17 PAGO DE NÓMINA Se realiza cada día quince y último de cada mes Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Contabilidad Entrega a Recursos Humanos los descuentos correspondientes al periodo de pago de nómina como son: Viáticos: Gastos no comprobados derivados de un cheque emitido a su nombre para realizar un viaje de carácter laboral. Gastos de representación: Gastos no comprobados entregados a los miembros del Consejo para representar al ICAI en diferentes. Otros: Descuentos extraordinarios. Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Recibe la información necesaria para la elaboración de la nómina, así como la información recibida en el Departamento de Recursos Humanos como es: Lista de asistencia: Se genera del sistema para el control de entradas y salidas del personal, el cual marca las asistencias, ausencias y retardos del personal que afectan los descuentos de nómina, cada empleado debe de llenar el formato de entradas y salidas del personal donde justifiquen sus salidas y firmadas por el jefe inmediato. Ver (Formato ICAI-DA-F-15). Pensiones: La encargada del departamento de afiliación de Pensiones del Estado genera un documento que envía electrónicamente al Departamento de Recursos Humanos el cual indica los descuentos derivados de préstamos solicitados por los empleados del Instituto. Tenencia: Este descuento se genera siempre y cuando exista el convenio ICAI-FINANZAS, y los trabajadores realizan el trámite correspondiente, estos a su vez entregan al Departamento de Recursos Humanos el documento emitido por la Secretaria de Finanzas donde indica las quincenas a descontarse por nómina según acuerdo firmado. Inhupre: Convenio firmado que cubre los servicios de protección funeraria, el cual el trabajador firma de autorización de descuento por nómina a través de un contrato firmado, el trabajador debe permanecer un año. Compañía de vales: Compañía con la que se maneja la dispersión de los vales de despensa de los trabajadores del Instituto convenio firmado previamente. Teniendo ya los descuentos del Jefe del Departamento de Contabilidad y del Auxiliar de Contabilidad como son: Descuentos de asistencia, pensiones, tenencia, viáticos, gastos de representación) se procede al trámite de la elaboración de nómina de forma manual de la siguiente manera: En la computadora de Recursos Humanos colocarse en Archivo en curso Nombre Seleccionar mes, y seleccionar quincena anterior, copiar y crear quincena a pagar Cambiar datos Regresar en curso Nómina Recibos Abrir acumulados Copiar archivo de la quincena anterior ( cambiar fecha de la quincena a pagar) Se llenan los descuentos (deducciones) por empleado en cada casilla.

12 17/09/2014 Página 12 de 17 Automáticamente genera el monto a pagar por empleado. Se imprime en tamaño oficio Cerrar archivo. Después en el mismo archivo de Recibos abrir: Archivo de recibos de nómina Copiar archivo de la quincena anterior ( cambiar fecha de la quincena anterior a pagar) Se vacían los descuentos (deducciones) por empleado en cada una de las pestañas el cual contiene el nombre de cada empleado, ya está formulado y este a su vez da el sueldo neto a pagar. Al termina de vaciar cada uno de los descuentos en la última pestaña llamada ACUMULADO se encuentra la lista de los empleados que se van a pagar. Se imprime Se procede a abrir el archivo de autorización ( ICAI-DA-F-17) Se llena información Se imprime Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Recibe de Recursos Humanos la información ( Impresión del acumulado e impresión del archivo de recibos) Revisa o realiza cambios. Autoriza y firma. Se genera el documento de Autorización (ICAI-DA-F-17) para el pago del mismo ( genera Recursos Humanos) y se imprime. Solicita firmas de autorización. Sujeto involucrado: Director General Recibe, revisa y autoriza. Sujeto involucrado: Consejero Presidente Recibe, revisa y autoriza. Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Recibe nómina autorizada y procede a su captura electrónica, por medio de banca electrónica. Sujeto Involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Los recibos se elaboran en el sistema de nóminas, en la siguiente página Llenar la información con las claves y contraseñas Catálogo CFDI s emitidos Nomina Llenar información del empleado y llenar cuadro de percepciones y deducciones con la información generada en nómina

13 17/09/2014 Página 13 de 17 Generar comprobante Se envía al final de cada quincena el comprobante ( recibos ) al correo institucional. VALES DE DESPENSA SE PAGA CADA DIA ULTIMO DEL MES EN CURSO Los vales de despensa se pagan de forma mensual los días últimos de cada mes y el monto ya esta autorizado por el Consejo General, este pago se envía 5 días antes una vez autorizada. La forma de pago es la siguiente: Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Realiza la alimentación del formato ya establecido por la compañía que nos otorga el servicio y se envía a la compañía para la transferencia electrónica a las tarjetas de cada uno de los empleados. Este formato se encuentra ubicado en la computadora del área de Recursos Humanos ubicado en: Realización de nómina Vales Vales año en el que se esta Agregar columna con el mes a pagar copiando la información del mes anterior o modifiarla según a imprimir Llena la información del pago en el formato de autorización ICAI-DA-F17 Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Recibe de Recursos Humanos el formato de excell impreso actualizado y autoriza Sujeto involucrado: Director General Recibe formato de autorización (ICAI-DA-F-17) así como; el formato de excell para su autorización. Sujeto involucrado: Consejero Presidente Recibe formato de autorización ya autorizado por el Director de Administración y Finanzas, así como del Director General y autoriza la transferencia. Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Una vez autorizada se procede a entrar a la página y capturar los datos como usuario, contraseña y nip Iniciar sesión Solicitud de servicios Electrónico Tienda pass card Dispersión de fondos Por domicilio fiscal

14 17/09/2014 Página 14 de 17 Definir solicitud Cargar archivo( nomina estándar. Xls y guardar en archivo delimitado por comas) Desea cargar otro archivo ( Cancelar ) Cuando dice exitosamente aceptar y aparecerá una solicitud y esta se imprime. Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Se entrega y transfiere en la misma página a través del Banco Solicitud de servicios Monitoreo de solicitudes Escoger banco Se redirecciona a la página del banco y se realiza transferencia Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Para imprimir factura en la página del proveedor Se baja electrónicamente la factura y se entrega a la Dirección de Administración y Finanzas Para la impresión de recibos de vales : Se imprimen recibos en el formato ICAI-DA-F Realización de nómina Recibos Copiar recibo de vales de la quincena anterior y modificar mes y num de quincena y cantidad según sea el caso Se imprimen en la impresora de puntos Se sellan Se entrega a cada uno de los empleados el original y nos quedamos con la copia y se entrega al Auxiliar de contabilidad para su registro PAGO A PENSIONES Se paga cada día quince y último de cada mes Revisa el correo electrónico, ya que envían de Pensiones a través de este medio los descuentos de préstamos a empleados realizados en la quincena anterior al pago y se realiza lo siguiente : Para el pago a pensiones se realiza lo siguiente: Realización de nómina Pensiones Abrir carpeta del mes anterior y abrir una carpeta con el mes a pagar así como también de la quincena Existen 3 pestañas dentro de la carpeta 1. Primer pestaña: llamada aportaciones, se llena de forma manual con las aportaciones de los empleados ya establecidos ( del formato ya autorizado y no se debe modificar) 2. Segunda pestaña: llamado prestamos y se llena de forma manual con los préstamos solicitados por los empleados en Pensiones del Estado. 3. Tercer pestaña: llamada movimientos, en esta pestaña se dan de baja o alta a trabajadores en el Instituto de Pensiones del Estado. Se imprimen cada uno de los formatos para su autorización Se entregan al Director de Administración y Finanzas para su autorización, este a su vez autorizada y entrega a Contabilidad para la emisión del Cheque.

15 17/09/2014 Página 15 de 17 Una vez teniendo el cheque se autoriza por la Dirección General y después por el Consejero Presidente para posteriormente llevar físicamente a Pensiones del Estado para su pago correspondiente. TENENCIA Estos descuentos se realizan siempre y cuando exista en convenio ICAI SECRETARÍA DE FINANZAS, que consiste en que cada empleado deberá de acudir a la Secretaría de Finanzas a realizar su propio trámite y estos a su vez, notifican a Recursos Humanos para sus rebajes correspondientes por nómina, además de que cada empleado deberá notificar al área de Recursos Humanos el copia del descuento a realizarse. Se realiza lo siguiente: Realización de nómina Tenencia Abrir archivo Modificar información si existieran nuevos descuentos Sumar el total de pagares Se imprime lo acumulado a la fecha de la quincena a pagar Se imprime Se abre archivo de autorizaciones y se modifica información Se entrega copia para su aprobación al Director de Administración y Finanzas Sujeto involucrado: Director General Recibe formato de autorización y autoriza. Sujeto involucrado: Consejero Presidente Recibe formato de autorización (ICAI-DA-F-17]) ya autorizado por el Director de Administración y Finanzas, así como del Director General y autoriza la transferencia. Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Realiza transferencia bancaria con el monto total Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Escanea y envía información electrónica ala persona encargada de llevar la información de la Secretaria de Finanzas.

16 17/09/2014 Página 16 de 17 INHUPRE Este es un descuento que es por convenio relacionado con Servicios Martínez de Funerarias, cada trabajador lo firma de manera individual con la empresa y el procedimiento es el siguiente para aplicar el descuento por nómina. Realización de nómina Funeraria Abrir archivo descuentos de funeraria Copiar última columna pagada y pegar, siempre y cuando no haya cancelado el empleado el convenio Se suma la cantidad que se le descuento al trabajador y se pasa al Director Administrativo y de Finanzas para su aprobación. Se imprime formato con las modificaciones respectivas. Se realiza formato de autorizaciones con los datos correspondientes Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Recibe formato de autorización para su aprobación Sujeto involucrado: Director General Recibe formato de autorización ya autorizado por el Director de Administración y Finanzas para su aprobación Sujeto involucrado: Consejero Presidente Autoriza Sujeto involucrado: Director de Administración y Finanzas Realiza transferencia bancaria Sujeto involucrado: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Recibe transferencia bancaria y envía por correo electrónico como comprobante de pago a la persona correspondiente.

17 17/09/2014 Página 17 de 17 Formatos: Los formatos que se utilizan son: Vales de despensa ( ICAI-DA-F-14) Formato de reporte de entradas y salidas: Justifica entradas y salidas del personal por motivos de trabajo (ICAI-DA-F15) Formato de autorización: Se utiliza para la autorización de transferencia bancaria. (ICAI-DA-F-17) Fin de procedimiento. Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión 00 12/10/ /10/ /10/ /10/ / Se eliminó el paso del pago de seguro de separación, debido a que se dio de baja la prestación a los trabajadores Se eliminó el paso del pago de gastos médicos mayores, ya que se dio de baja la prestación a los trabajadores Se eliminó dentro paso de la nómina los pagos de telefonía celular, porque dieron de baja el servicio además de eliminar el servicio. Se eliminó el formato ICAI-DA-F-16 Se elimino el formato ICAI-DA-F-14 para la elaboración del recibo de pago de nomina ya que ahora es de forma electrónica.