MANUAL de Organización

Transcripción

1 Secretaría de Finanzas DIRECCION ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS MANUAL de Organización APLICADO A: ESTACIONAMIENTOS SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ABRIL 2015

2 CONTENIDO Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Estructura Orgánica 5 Organigrama 6 Descripción de Funciones 7 Autorización 8 Control de Actualizaciones 9

3 INTRODUCCION El presente manual se elaboro con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten conunafuentedeinformación que les permita conocer la organización de la Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos, adscrita a la Dirección de Administración de la Secretaría de Finanzas, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Subdirección de Estacionamientos será la misma la responsable de actualizar o modificar su contenido. DadoalanaturalezadinámicadeGobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O SECRETARIO DE FINANZAS DIRECTOR ADMINISTRATIVO SUBDIRECTOR DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS C. P. Claudia María Reyes González ESTACIONAMIENTO FUNDADORES ESTACIONAMIENTO MADERO Prospero B. Sandate Almendárez ESTACIONAMIENTO EJE VIAL ESTACIONAMIENTO PLAN DE SAN LUIS

5 LEGISLACION O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de la Subdirección de Estacionamientos son las siguientes; Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley de Entrega Recepción. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí. Ley de Ingresos del Estado de San Luis Potosí para el ejercicio fiscal vigente. Ley de Adquisiciones para el Estado de San Luis Potosí. Ley del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de San Luis Potosí para el ejercicio fiscal vigente. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas. Reglamento de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí. Código Fiscal de la Federación. Código Fiscal del Estado de San Luis Potosí. Acuerdo por el cual se señala la competencia de la Comisión Gasto- Financiamiento su integración y las Reglas Generales de Operación en Materia de Gasto Público y su financiamiento.

6 LEGISLACION O BASE LEGAL Convenio de Colaboración Administrativa en Materia Fiscal - Federal que celebran el Gobierno Federal, por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el Gobierno del Estado de San Luis Potosí. Ley del Seguro Social. Ley del Impuesto sobre la Renta.. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal del Trabajo Burocrático.

7 M I S I O N Integrar los recursos humanos para proporcionar el servicio de Estacionamiento a todo el que lo solicite, procurando que el mismo cumpla con estándares de calidad a un costo accesible.

8 ESTRUCTURA ORGANICA 1.0 Secretaría de Finanzas 1.1. Dirección Administrativa Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos Estacionamiento Fundadores Estacionamiento Madero Estacionamiento Eje Vial Estacionamiento Plan de San Luis

9 ORGANIGRAMA Dirección Administrativa Subdirección de Estacionamientos Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos C. P. Claudia María Reyes González Subdirector (14) Contador María Felicitas Vázquez Cuello Auxiliar Administrativo (05) Concentración de Ingresos Edith Delgadillo Contreras Auxiliar Administrativo (05) Estacionamiento Plan de San Luis Estacionamiento Madero Estacionamiento Eje Vial Estacionamiento Fundadores Prospero B. Sandate Almendarez Jefe de Grupo (08) La, Titular Administrativa de la Secretaría de Finanzas, Certifica que el presente organigrama refleja el Personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Personal de confianza 02 Personal de base Total 03 Firma:

10 ORGANIGRAMA Estacionamiento Fundadores Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos C. P. Claudia María Reyes González Subdirector (14) Apoyo Administrativo ( 1 ) Cajero José Luis Gutiérrez Peralta Cajero (08) Alma Angélica Reyna Rojas Cajero (08) Gregorio de Jesús Muñiz Díaz Auxiliar Administrativo (05) Checador y Acomodador de Vehículos Ernesto Mejia Sánchez Jefe de Grupo (08) Juan Ignacio López Ortega Auxiliar Administrativo (05) Juan Armando Ramírez Palomares Auxiliar Administrativo (05) (1) La, Titular Administrativa de la Secretaría de Finanzas, Certifica que el presente organigrama refleja el Personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Personal de base Total 06 Firma:

11 ORGANIGRAMA Estacionamiento Madero Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos C. P. Claudia María Reyes González Subdirector (14) Encargado de Estacionamiento Prospero B. Sandate Almendarez Jefe de Grupo (08) Apoyo Administrativo L.A. Víctor Manuel González Orozco Jefe de Grupo (08) Cajero Ma. Del Carmen Escobedo González Cajero (08) Checador y Acomodador de Vehículos Marco Antonio Patlan Zamarrón Auxiliar Administrativo (05) Pablo Delgadillo Pedroza Auxiliar Administrativo (05) Arturo Almendarez Almendarez Recepcionista (04) Intendencia Roberto Carlos García Martínez Mozo de Oficina (02) La, Titular Administrativa de la Secretaría de Finanzas, Certifica que el presente organigrama refleja el Personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Personal de base Total 05 Firma:

12 ORGANIGRAMA Estacionamiento Eje Vial Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos C. P. Claudia María Reyes González Subdirector (14) Apoyo Administrativo Norma Olinda Valencia Castillo Cajero (08) Cajero Auxiliar en Administración José Antonio Gómez Vega Auxiliar en Administración (07) Rogelio Hernández Silva Cajero (08) Juan Raúl Antonio Hernández Sandate Escalante Almendarez Auxiliar Jefe Administrativo de Grupo (08) (05) Rogelio Araujo Hernández Cajero (08) Fernando Lizcano Pérez Operador de Fotocopiadora (02) Checador y Acomodador de Vehículos Antonio Ventura Romero Auxiliar Administrativo (05) José Enrique Ibañez Esquivel Auxiliar Administrativo (05) Pablo García Tovar Jefe de Grupo (08) (1) La, Titular Administrativa de la Secretaría de Finanzas, Certifica que el presente organigrama refleja el Personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Personal de base Total 09 Firma:

13 ORGANIGRAMA Estacionamiento Plan de San Luis Subdirección de Estacionamientos y Recursos Humanos C. P. Claudia María Reyes González Subdirector (14) Encargado de Estacionamiento Cajero Juan Antonio Sandate Almendarez Auxiliar Administrativo (05) La, Titular Administrativa de la Secretaría de Finanzas, Certifica que el presente organigrama refleja el Personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Personal de base Total 02 Firma:

14 SUBDIRECCION DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS OBJETIVO Administrar los recursos humanos, materiales y financieros de los estacionamientos. FUNCIONES Supervisar que el servicio de los Estacionamientos se cumpla con los horarios establecidos. Supervisar que cada uno de los Encargados de Estacionamiento entregue en la oficina en tiempo y forma los ingresos generados del día anterior Supervisar la recepción del efectivo de cada uno de los estacionamientos. Verificar que los reportes de ingresos de cada uno de los estacionamientos chequen con los servicios proporcionados (Tarifa y renta mensual) Supervisar que se depositen los ingresos diariamente en el banco. Supervisar que se reporte a la Dirección General de Ingresos al Departamento de Control de Ingresos los depósitos diarios. Revisar conjuntamente con los responsables de los estacionamientos mensualmente el padrón de usuarios. Verificar y en su caso firmar los contratos de prestación de servicio de estacionamiento en calidad de testigo y remitirlos a la Dirección Administrativa. Responsable C. P. Claudia María Reyes González

15 SUBDIRECCION DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS (Continua) Visitar Diariamente las instalaciones de cada uno de los cuatro Estacionamientos. Revisar los Estados Financieros y remitirlos a la Dirección Administrativa. Establecer en coordinación con encargados los turnos de trabajo de cada estacionamiento Verificar periódicamente con los supervisores encargados que el personal cumpla cabalmente sus funciones. Elaborar y aprobar el rol de vacaciones del personal asegurando la prestación del servicio. Determinar las suplencias del personal. Informar a la dirección administrativa las asistencias o inasistencias del personal. Autorizar las pólizas de cheques y remitirlas a la dirección administrativa para las firmas procedentes. Mensualmente determinar conjuntamente con el Secretario la cantidad que se deberá entregar al DIF ESTATAL. Según el decreto publicado en el periódico Oficial el 11 de Abril de 1989 párrafo segundo tercero y cuarto. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsable C. P. Claudia María Reyes González

16 CONCENTRADOR DE INGRESOS OBJETIVO Establecer y operar los controles necesarios para recibir, registrar y repartir los ingresos que se generen por el servicio de Estacionamiento FUNCIONES Recibir diariamente el efectivo de los encargados de cada estacionamiento. Revisar la documentación soporte de cada entrega de efectivo. Elaborar recibo por el efectivo que se reciba. Archivar la documentación de la recepción de los ingresos. Depositar en el banco diariamente los ingresos. Entregar al contador los reportes de ingresos para su registro. Preparar las fichas de deposito para entregar a Dirección General de Ingresos para su registro. Recibe de Dirección General de Ingresos el recibo donde consta su registro. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas Responsable Edith Delgadillo Contreras

17 CONTADOR OBJETIVO Registrar y controlar los ingresos y coordinar la operación de los estacionamientos. FUNCIONES Realizar el calculo de la nomina de personal de honorarios. Registrar y controlar los pasivos de clientes por exclusivos. Clasificar y registrar los ingresos por cada estacionamiento. Preparar el reporte de asistencias del personal para que sea reportado a la Subdirección de Estacionamientos. Preparar los oficios y memorando relaciones con la operatividad del puesto. Elaborar solicitudes de ordenes de pago al personal de honorarios. Elaborar solicitudes de ordenes de pago para reposición de fondo fijo. Dar contestación a las auditorias realizadas a los estacionamientos. Elaborar los Manuales de Organización y Procedimientos de estacionamientos. Coordinar con los encargados de estacionamientos roles de turnos de personal. Controlar el fondo fijo de caja asignado a estacionamientos. Responsable María Felicitas Vázquez Cuello

18 CONTADOR (Continua) FUNCIONES Elaborar y requerir solicitudes de material de oficina y limpieza de los estacionamientos. Elaborar contratos del personal de honorarios y recabar firmas para su validación ante Oficialía Mayor. Recabar documentación para solicitar el pago de la contraprestación del servicio del personal de honorarios. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas Responsable María Felicitas Vázquez Cuello

19 ENCARGADO DE ESTACIONAMIENTO OBJETIVO Coordinar al personal adscrito al Estacionamiento, de acuerdo a sus funciones y solicitar los recursos materiales y financieros para el correcto funcionamiento del servicio. FUNCIONES Coordinar las actividades del personal de los distintos turnos. Cobrar en tiempo y forma a los usuarios de cajones exclusivos. Recaudar los ingresos generados de cada turno. Elaborar el reporte diario de los turnos. Verificar que en caja exista el cambio conforme a lo establecido.(pendiente) Efectuar de conformidad conforme a la instrucción del Subdirector de Estacionamientos arqueos de caja periódicamente. Entregar a la administración diariamente los ingresos del día anterior. Mantener actualizado el reporte de usuarios exclusivos. Verificar diariamente la asistencia del personal. Informar a la Subdirección de Estacionamientos sobre inasistencia del personal. Verificar diariamente las instalaciones del estacionamiento y en caso de desperfectos informar a la Subdirección de Estacionamientos para su reparación. Solicitar por escrito a la administración los requerimientos de papelería, artículos de limpieza y material eléctrico. Responsables Siguiente Hoja

20 ENCARGADO DE ESTACIONAMIENTO (Continua) Proporcionar al personal los materiales necesarios para sus labores. Verificar diariamente que las instalaciones estén limpias. Comunicar de inmediato a la Subdirección de Estacionamientos de cualquier contingencia. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsables Prospero B. Sandate Almendarez

21 OBJETIVO CAJERO Cobrar por el uso del servicio en su modalidad por horas y registrar el cobro de exclusivos mensuales. FUNCIONES Verificar al inicio de su turno si se encuentran vehículos pendientes de cobro del turno anterior. Verificar que la caja funcione correctamente, en caso de no ser así informar de inmediato al encargado. Cobrar a los usuarios el tiempo correspondiente a su estancia. Realizar al fin de turno corte de caja. Elaborar el reporte del turno que le corresponde. Entregar al turno siguiente conforme al horario establecido. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsables José Luis Gutiérrez Peralta Alma Angélica Reyna Rojas Carmen Escobedo González Rogelio Araujo Hernández Rogelio Hernández Silva

22 OBJETIVO CAJERO Cobrar por el uso del servicio en su modalidad por horas y registrar el cobro de exclusivos mensuales. FUNCIONES Verificar al inicio de su turno si se encuentran vehículos pendientes de cobro del turno anterior. Verificar que la caja funcione correctamente, en caso de no ser así informar de inmediato al encargado. Cobrar a los usuarios el tiempo correspondiente a su estancia. Realizar al fin de turno corte de caja. Elaborar el reporte del turno que le corresponde. Entregar al turno siguiente conforme al horario establecido. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsables Gregorio de Jesús Muñiz Díaz Raúl Hernández Escalante Juan Antonio Sandate Almendarez Fernando Lizcano Pérez

23 OBJETIVO CAJERO Cobrar por el uso del servicio en su modalidad por horas y registrar el cobro de exclusivos mensuales. FUNCIONES Verificar al inicio de su turno si se encuentran vehículos pendientes de cobro del turno anterior. Verificar que la caja funcione correctamente, en caso de no ser así informar de inmediato al encargado. Cobrar a los usuarios el tiempo correspondiente a su estancia. Realizar al fin de turno corte de caja. Elaborar el reporte del turno que le corresponde. Entregar al turno siguiente conforme al horario establecido. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas.

24 AUXILIAR EN ADMINISTRACION OBJETIVO Auxiliar al encargado del estacionamiento en las tareas administrativas, durante los turnos vespertinos. FUNCIONES Verificar que el personal del turno correspondiente ejecute adecuadamente su trabajo. Recaudar los ingresos generados del turno. Verificar que en caja exista el cambio conforme a lo establecido. Verificar la asistencia del personal. Informar al encargado del estacionamiento sobre inasistencia del personal. Verificar las instalaciones del estacionamiento y en caso de desperfectos informar al encargado del estacionamiento. Verificar que las instalaciones estén limpias. Comunicar de inmediato al encargado del estacionamiento de cualquier contingencia. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsable José Antonio Gómez Vega L.A. Víctor Manuel González Orozco

25 APOYO ADMINISTRATIVO OBJETIVO Auxiliar al encargado del estacionamiento en las tareas administrativas, durante los turnos vespertinos. FUNCIONES Verificar que el personal del turno correspondiente ejecute adecuadamente su trabajo. Recaudar los ingresos generados del turno. Verificar que en caja exista el cambio conforme a lo establecido. Verificar la asistencia del personal. Informar a la subdirección de estacionamientos sobre inasistencia del personal. Verificar las instalaciones del estacionamiento y en caso de desperfectos informar a la subdirección de estacionamientos. Verificar que las instalaciones estén limpias. Comunicar de inmediato a la subdirección de estacionamientos de cualquier contingencia. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas. Responsable Norma Olinda Valencia Castillo

26 APOYO ADMINISTRATIVO OBJETIVO Auxiliar al encargado del estacionamiento en las tareas administrativas, durante los turnos vespertinos. FUNCIONES Verificar que el personal del turno correspondiente ejecute adecuadamente su trabajo. Recaudar los ingresos generados del turno. Verificar que en caja exista el cambio conforme a lo establecido. Verificar la asistencia del personal. Informar a la subdirección de estacionamientos sobre inasistencia del personal. Verificar las instalaciones del estacionamiento y en caso de desperfectos informar a la subdirección de estacionamientos. Verificar que las instalaciones estén limpias. Comunicar de inmediato a la subdirección de estacionamientos de cualquier contingencia. Estas funciones son enunciativas mas no limitativas.

27 CHECADOR Y ACOMODADOR DE VEHICULOS OBJETIVO Registrar al momento el ingreso de cada vehículo, la hora en el ticket que se le entrega al usuario, a fin de obtener un parámetro para el cobro por uso del Estacionamiento, así como asignar los cajones a los vehículos que ingresan. FUNCIONES Recibir el turno anterior en el horario establecido. Verificar el correcto funcionamiento de sus instrumentos de trabajo Recibir al usuario, si es público en general le indicará los espacios que existen disponibles, asimismo entregar ticket correspondiente, marcándole la hora de su ingreso. Verificar que los espacios de cajones exclusivos sean ocupados por los usuarios correspondientes. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsables Ernesto Mejia Sánchez Pablo Delgadillo Pedroza Arturo Almendarez Almendarez Antonio Ventura Romero Juan Armando Ramírez Palomares

28 CHECADOR Y ACOMODADOR DE VEHICULOS OBJETIVO Registrar al momento el ingreso de cada vehículo, la hora en el ticket que se le entrega al usuario, a fin de obtener un parámetro para el cobro por uso del Estacionamiento, así como asignar los cajones a los vehículos que ingresan. FUNCIONES Recibir el turno anterior en el horario establecido. Verificar el correcto funcionamiento de sus instrumentos de trabajo Recibir al usuario, si es público en general le indicará los espacios que existen disponibles, asimismo entregar ticket correspondiente, marcándole la hora de su ingreso. Verificar que los espacios de cajones exclusivos sean ocupados por los usuarios correspondientes. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsables Marco Antonio Patlan Zamarrón Pablo García Tovar José Enrique Ibañez Esquivel Juan Ignacio López Ortega

29 CHECADOR Y ACOMODADOR DE VEHICULOS OBJETIVO Registrar al momento el ingreso de cada vehículo, la hora en el ticket que se le entrega al usuario, a fin de obtener un parámetro para el cobro por uso del Estacionamiento, así como asignar los cajones a los vehículos que ingresan. FUNCIONES Recibir el turno anterior en el horario establecido. Verificar el correcto funcionamiento de sus instrumentos de trabajo Recibir al usuario, si es público en general le indicará los espacios que existen disponibles, asimismo entregar ticket correspondiente, marcándole la hora de su ingreso. Verificar que los espacios de cajones exclusivos sean ocupados por los usuarios correspondientes. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.

30 OBJETIVO INTENDENCIA Mantener limpias las instalaciones y reportar al encargado los desperfectos que detecte y afecten la infraestructura del edificio del estacionamiento. FUNCIONES Mantener aseado los accesos peatonales, rampas e instalaciones del estacionamiento en forma permanente. Asear los baños cuatro veces en el turno. Informar al encargado de cualquier desperfecto en las instalaciones del estacionamiento. Asear las oficinas y áreas de caja del estacionamiento. En caso de contar con áreas verdes deberá de realizar el mantenimiento de las mismas diariamente. Depositar en tiempo y forma la basura en los contenedores. Recolectar cada tercer día los contenedores para depositar la basura en los camiones de recolección de acuerdo a los días y horario establecido. Solicitar al encargado el material necesario para sus labores. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Roberto Carlos García Martínez

31 AUTORIZACION RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN SUBDIRECCIÓN DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS Directora de Administración C. P. Claudia María Reyes González Subdirector de Estacionamientos y Recursos Humanos REVISARON Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN SECRETARIO DE FINANZAS OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO C.P.C. Jesús Conde Mejia C.P. Martha Elva Zúñiga Barragan

32 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN SUBDIRECCIÓN DE ESTACIONAMIENTOS Y RECURSOS HUMANOS FECHA PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA SECCIONES QUE SE MODIFICA(N) FORMULO REVISO AUTORIZAN C.P. Myriam Ivonne Pérez Guerrero Directora Administrativa Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos C.P.C. Jesús Conde Mejia Secretario de Finanzas C.P. Martha Elva Zúñiga Barragán Oficial Mayor del Poder Ejecutivo