CHECKLIST DE TOMA DE DATOS

Transcripción

1 I. Datos sobre la Sociedad y visión general. 1. Nombre, dirección y número de teléfono de la Sociedad. 2. Fecha y lugar de constitución. 3. Directores clave y sus títulos oficiales. Organigrama. 4. Miembros del consejo y accionistas más importantes. 5. Cotiza en Bolsa? 6. Nombre y dirección de: - auditor actual, en su caso. - abogados. - asesores fiscales. 7. Actividades pasadas y presentes de cada centro/operación principal: - Productos. - Volúmenes de ventas. - Número de empleados. 8. Ubicación y tamaño de: - Fábricas. - Oficinas. - Almacenes. - Centros de servicio. 9. Sociedades dependientes y asociadas: - Nombre. - Ubicación. - Porcentaje de participación. - Otros accionistas importantes de dichas sociedades y su relación con la Sociedad. - Actividades. - Si cotizan o no en Bolsa. 10. Se preparan CCAA consolidadas?. Con qué sociedades?. Por qué método? 11. Quién es el responsable de mantener los registros contables de estas subsidiarias y filiales? II. Auditores externos e internos. 1. Cómo es la relación general entre la Sociedad y sus actuales auditores, si aplica? 2. Motivos del posible cambio de auditores. 3. Ha recibido cartas de sugerencias o comunicaciones relativas al control interno de los actuales auditores durante cada uno de los últimos tres años? 4. Con qué periodicidad se preparan estados financieros mensuales internos? Obtener si es posible el último disponible.

2 III. IV. 5. Existe una función de auditoría interna?. En caso de que exista describa tamaño y actividades. 6. Ha ayudado la auditoría interna a los auditores actuales? En caso afirmativo, cómo y hasta qué punto? 7. Hasta qué punto estarían a disposición de PwC? 8. Están los auditores internos o externos presentes en las reuniones del Consejo? Por qué? Cuántas veces se reúne el Consejo? Productos y ventas. 1. Ventas en los últimos años. 2. Industria, penetración de mercado. 3. Clientes más importantes. 4. Competencia más fuerte. 5. Estacionalidad del negocio y su impacto en: - El saldo de existencias. - El saldo de cuentas a cobrar. - Necesidades de financiación. 6. Políticas de precios y frecuencia de aumentos: - Se hace una revisión periódica de los precios de los productos? - Representan unos pocos productos un gran porcentaje de las ventas? Concentración de ventas 7. Sistema de ventas y distribución (es decir, agentes, representantes, comerciantes, vendedores internos, etc.). 8. Ventas al extranjero. 9. Ventas a largo plazo. Aspectos financieros. 1. CCAA de los últimos tres a cinco años: - Evaluar notas y tendencias. - Considere cambios en la presentación o el tratamiento contable. 2. Tesorería: - Se invierten temporalmente las "puntas de tesorería"? - Se necesitan créditos bancarios estacionales? - Existen proyecciones periódicas de flujos de tesorería? 3. Cuentas a cobrar: - Análisis de concentración de clientes - Cuáles son las condiciones habituales de venta, facturación y política de créditos en relación con las cuentas a cobrar a clientes? - Se descuentan las cuentas a cobrar a clientes para financiar las operaciones?. Especifique importe, en su caso. - Pregunte por la antigüedad y la cobrabilidad de las cuentas a cobrar. Existen listados de antigüedad por partidas?

3 - Qué criterios se usan para calcular la provisión de insolvencias? 4. Existencias: - Cómo se desglosan la materia prima, obra en curso, los productos terminados y los suministros? Es un desglose normal, bien equilibrado? - Es la rotación del inventario alta, baja o normal en relación con el coste de ventas? - Con respecto a los procedimientos de costes:. El sistema de costes es por órdenes o por coste de proceso?. Cómo se distribuyen los costes generales?. Si se usan costes estándares, cómo se asignan a las existencias y al coste de ventas los costes subactividad y la diferencia con los costes reales? 5. Inmovilizado material: - Cuáles son las categorías más importantes del inmovilizado material? - Se contabiliza el inmovilizado al coste?. Si no, qué base se usa? - Han realizado actualizaciones? - Qué política se sigue con respecto a compras de menor valor? - Con respecto a la amortización:. Qué método de amortización se sigue?. Qué vida útil se asigna a las distintas categorías de inmovilizado? - Cuáles son los planes de expansión y requisitos de instalaciones para nuevos negocios y nuevos productos previstos? - Existen contratos de arrendamiento financiero? 6. Inmovilizado financiero, inmaterial, gastos anticipados y a distribuir en varios ejercicios y otro activo: - Detalles (tipo de inversión, precio de coste, de mercado, etc.) de las inversiones de la Sociedad en valores u otro activo. - Tiene o controla la Sociedad algunas patentes? En caso afirmativo cuáles son y qué políticas contables sigue? 7. Préstamos: - Cuáles son las condiciones generales? Estructura financiera - Han vencido algunos préstamos? - Se han pignorado algunos activos como garantía? - Se deben algunos importes a los directores o accionistas?. Condiciones. 8. Compras, cuentas a pagar y pasivo: - Existen contratos de compra importantes? - Se realizan los ajustes de periodificación en fase interina o al cierre del ejercicio, o ambas? - Qué tipos de deuda a corto plazo existen? - Qué tipos de deuda a largo plazo existen? - Cuáles son los contratos más importantes con respecto a las deudas a largo plazo?

4 - Pregunte por procedimientos de corte. - La Sociedad se aprovecha de descuentos por pronto pago? - Cuál es la política de la Sociedad con respecto a las vacaciones devengadas? - Paga la Sociedad gratificaciones a los empleados? - Existe algún plan de pensiones? Cuál es la política contable al respecto? 9. Impuesto sobre sociedades a pagar. - Presenta la Sociedad una declaración consolidada? - Dispone la Sociedad de créditos fiscales pendientes de compensar?. Qué se hace para asegurar su utilización? - Cuál es la política contable de la Sociedad con respecto a impuestos diferidos y anticipados? - Inspección fiscal:. Qué años siguen abiertos a inspección?.. Qué ajustes tuvieron que realizarse como consecuencia de la más reciente inspección fiscal?. Se están llevando a cabo algunas inspecciones y, en su caso, había algunos resultados preliminares? 10. Estructuras sociales alternativas: Clasifique la Sociedad como: - Sociedad Familiar. - Orientada hacia los empleados. - En puesta en marcha. A. Sociedades familiares: - Métodos de trasladar ingresos entre miembros de la misma familia.. Préstamos a la vista que no devengan interés del director principal a miembros de la familia.. Tomar prestado dinero de miembros de la familia a un tipo de interés más alto que aquel que sus fondos devengan actualmente.. Regalar propiedad que produce ingresos.. Establecer un fideicomiso de corto plazo.. Emplear miembros de la familia por una remuneración razonable.. Escisión de nuevos productos/negocios a miembros de la familia. - Medidas de protección en caso de jubilación o muerte:. Revisión del plan de pensiones.. Contrato de compra/venta entre los accionistas o con la Sociedad. - Controla distribución de acciones.

5 - Fija valores de acciones para propósitos de regalo o herencia. B. Sociedad orientada hacia los empleados: - Otros beneficios marginales:. Un plan de servicios legales del grupo.. Un programa de ayuda a la formación.. Plan de propiedad de acciones de empleados para transferir gradualmente la propiedad a los empleados.. Servicios de la Sociedad de declaración de impuestos de ejecutivos y servicios de planificación de impuestos. C. Puesta en marcha: - Considerar las condiciones especiales de impuestos. - Políticas contables de activación de gastos 11. Capital social y capital desembolsado: - Qué tipo de capital, derechos, opciones y acuerdos existen? - Capital desembolsado y acciones rescatadas, cómo se estableció, bases, etc.? - Existen algunas opciones abiertas sobre el capital? - Se pagaron dividendos durante los pasados tres a cinco años? - Está la Sociedad adecuadamente capitalizada? - Reciben los consejeros honorarios? 12. Contingencias: - Existen pasivos contingentes con respecto a:. Contratos y acuerdos de los que forma parte la Sociedad.. Ventas sujetas a garantía y garantía de servicio.. Otros pasivos contingentes? - Existen juicios pendientes como demandante o procesado? 13. Transacciones con partes relacionadas: están todas reveladas? (Por ejemplo, activos alquilados de accionistas, etc.). 14. Resultados de explotación: - Revisión de todos los gastos extraordinarios y no recurrentes para los años revisados. - Pregunte por las condiciones de los siguientes acuerdos que afectan a los ingresos:. Contratos de royalties.. Acuerdos con sindicatos y empleados.. Planes de gratificaciones o reparto de beneficios.. Alquileres a largo plazo. - Analice en el cuadro de financiación: importes y tendencias del beneficio neto de explotación, otros ingresos, amortización, adquisición de inmovilizado, capital circulante, dividendos.

6 15. Nómina del personal: - Cuántos empleados tiene la Sociedad? - Se prepara la nómina por la sociedad o está externalizada? V. Organización y prácticas contables. 1. Dónde se mantienen los registros financieros de la Sociedad y cuántas personas trabajan en el departamento financiero?. 2. Obtener información sobre las funciones contables más importantes: - Ingresos. - Pagos. - Producción. - No cíclicas (libro mayor). 3. Prepara el departamento contable lo siguiente periódicamente (por ejemplo, mensualmente)? - Conciliaciones de bancos. - Análisis por antigüedad de cuentas a cobrar. - Provisiones para insolvencias y amortizaciones. - Ajustes por periodificación. 5. Se usa alguna empresa de servicios para alguna aplicación contable? 6. Obtener información sobre los recursos informáticos y capacidades : - Hardware y condiciones de arrendamiento en su caso. - Planes de largo/corto plazo de la Sociedad acerca de cambios en los requisitos de hardware. - Aplicaciones importantes de contabilidad y operación que ahora están en el ordenador y aquellas planificadas. - Número de personas en el área de Proceso de Datos. - Hay medidas de seguridad adecuadas de protección en caso de pérdida por errores, fraude, malversación, sabotaje, perjuicios maliciosos y destrucción por accidente? 7. Qué sistemas (contables y no contables) están informatizados? 8. Se procesan las transacciones diarias oportunamente? 9. Se puede adaptar el sistema de procesamiento de datos al software de auditoría de PwC? 10. Cómo es la estructura, tamaño y la asignación de responsabilidades en el departamento de Proceso de Datos? 11. Cuántos turnos hay? 12. Cómo se realiza el input de datos? 13. Observaciones generales con respecto a: - Control sobre funciones de Proceso de Datos. - Seguridad física de hardware, software, registros, etc. - Segregación de tareas.

7 - Sistemas de soporte y registros. 14. Se piensa en algún cambio importante del hardware o sistemas informáticos? 15. En el caso de sistemas contables manuales, pregunte si hay: - Acumulación de trabajo contable. - Doble trabajo. - Muchas horas extra. 16. Prepara la Sociedad balances de comprobación, incluyendo todos los ajustes de periodificación adecuados, oportunamente después del cierre anual? 17. Qué tipo de ajustes (no registrados o contabilizados) han sido propuestos típicamente por sus actuales auditores? 18. Colaboran sus actuales auditores en la elaboración de las Cuentas Anuales o las prepara directamente la Sociedad? 19. Se prepara un presupuesto y se le compara con los resultados reales? Periodicidad 20. Existen políticas contables por escrito? 21. Es el plan de cuentas uniforme? 22. Cuánto tiempo se tarda en cerrar los libros de cuentas y en preparar los estados financieros después de cada mes (cierre de ejercicio)? 23. Es el número de empleados en el departamento contable adecuado?