DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D UN NOU SISTEMA D INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.

Transcripción

1 DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D UN NOU SISTEMA D INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA. Projecte ATENEA-ECOFIN Manual d usuari Comptabilitat Pressupostària - Financera : Moneda Estrangera Barcelona, 19 de Maig de 2011 Versió 3.0

2 Llista de Distribució Area Persona Obs. Control de Canvis Versió Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines 1 Lidia Gracia 19/5/ Núria Font 26/6/11 Revisió de la totalitat del manual i reorganització dels apartats Tot Tot FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 2 de 55 13/07/2011

3 Índex 1 INTRODUCCIÓ Introducció General Menú d Accés REGISTRE DE FACTURES Registre d una factura amb moneda estrangera Creació d una factura amb moneda estrangera Modificació d una factura amb moneda estrangera Visualització d una factura amb moneda estrangera Registre d una factura de comissions de moneda estrangera Creació d una factura de comissions de moneda estrangera Modificació d una factura de comissions de moneda estrangera Visualització d una factura de comissions de moneda estrangera ADO DE MONEDA ESTRANGERA BARRAT D UN ADO DE MONEDA ESTRANGERA Creació d un barrat d un ADO de moneda estrangera TRAMITACIÓ DE L EXPEDIENT COMPTABLE PAGAMENT DE LA FACTURA (PROCÉS CENTRALITZAT) Introducció de paràmetres Planificació de l elaboració de la proposta Extracció d informe de la proposta Execució del pagament i extracció de mitjans de pagament TAULES TIPUS DE CANVI I RISC DE CANVI (PROCÉS CENTRALITZAT) FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 3 de 55 13/07/2011

4 1 Introducció 1.1 Introducció General Aquest document conté el Manual d Usuari dels mòduls de Comptabilitat Pressupostària i Financera referent a Moneda Estrangera. Recull el registre de la comptabilització de factures com el de les comissions dintre del registre de factures i el reconeixement de l obligació associat. L objectiu d aquest manual és mostrar als usuaris com es realitzarà les comptabilitzacions de les factures de moneda estrangera. Es busca capacitar al conjunt de futurs usuaris de l eina sobre els conceptes bàsics i el funcionament general de la solució específica de la Universitat de Barcelona. En el manual s indiquen els menús d accés a les pantalles que aniran apareixent successivament al realitzar cadascuna de les tasques, acompanyades de la descripció seqüencial dels camps que contenen, i la forma que aquests camps han de ser emplenats. 1.2 Menú d Accés En ATENEA ECOFIN tant l'accés als menús com a les transaccions estaran controlades pels perfils d'usuari, pel que no tots els usuaris podran portar a terme determinades accions sobre ells. En aquest manual es descriu l ús del menú de forma global. S han identificat específicament aquelles transaccions que només poden realitzar els usuaris centralitzats (Àrea de Finances). FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 4 de 55 13/07/2011

5 2 Registre de Factures Tot pagament amb moneda estrangera es composa de dues parts: el pagament de la factura corresponent al proveïdor que ha emès la factura i en la moneda corresponent. el pagament d una comissió bancària al banc que fa el pagament (despesa inherent a tot pagament amb moneda estrangera Per a poder realitzar aquests dos pagament, que es realitzen simultàniament amb un únic document pressupostària ADO, cal enregistrar dues factures, una per a cada pagament i proveïdor. La primera, és la factura real que el proveïdor ens ha enviar, i la segona es crea en el sistema per tal de poder abonar el pagament de la corresponent comissió que porten aquests tipus de transaccions bancàries. El registre d aquestes dues factures (la real i la de les comissions) es farà, per norma general de forma manual. Primer cal registrar la factura real i a continuació la de la comissió. Només en el cas en què la factura amb moneda estrangera sigui registrada en el registre de factures a través del sistema OCR (escaneig intel ligent i centralitzat), la factura de comissions es crearà automàticament. El primer pas del procés de pagament d una despesa amb moneda estrangera serà enregistrar la factura corresponent en el registre de factures. Tal i com hem indicat, hem de registrar dues factures: una per l import de la factura, contra el proveïdor, i una altra per l import de la comissió, contra el banc. Les característiques d aquestes factures són: Ambdues factures tindran el mateix número de factura (camp referència al registre de factures). La numeració d aquestes factures serà específica i començaran sempre pel caràcter $. Es consideren factures amb moneda estrangera aquelles on Moneda Divisa (qualsevol moneda diferent de l EUR) Moneda EUR però d un país que no sigui de l àrea SEPA. Moneda EUR d un país de l àrea SEPA per`d un import major a EUR. 2.1 Registre d una factura amb moneda estrangera Creació d una factura amb moneda estrangera Per enregistrar una factura heu d accedir a la transacció: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 5 de 55 13/07/2011

6 Menú: Transacció: Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre Capçalera Factures / Enregistrar factura/abonament pressupostari /IECI/RF01 Per a enregistrar una factura heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla intro. A continuació apareixerà la següent pantalla: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 6 de 55 13/07/2011

7 On caldrà indicar: Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Societat Societat financera UB Exercici Exercici pressupostari Format aaaa Creditor Referència : Codi del creditor estranger contra qui va la factura Referència de la factura que es vol crear Sempre haurà de començar amb el valor $ A continuació us apareixerà la pantalla de creació de factura, on haureu d introduir l import en divisa i la seva moneda. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 7 de 55 13/07/2011

8 Moneda divisa On caldrà emplenar els següents camps: Nom del camp Descripció Oblig. Dades Generals Acció de l usuari i valors Comentaris Data factura Data de la factura Format dd.mm.aaaa Núm. Factura Numero de factura Numero de factura a emplenar només si aquest no hi cap en el camp referència FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 8 de 55 13/07/2011

9 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Moneda Moneda de la comptabilització de l ordre d obligació EUR S emplena automàticament Data conversió El sistema agafarà la data entrada de la factura com a data per calcular la conversió a EUR Format dd.mm.aaaa S emplena automàticament segons la data d entrada en el registre T/C Conversió En aquest camp es mostrarà com està el canvi de la moneda a EUR en la data de conversió Es complimenta automàticament segons la data de conversió i la taula de diferències de canvi. Dades econòmiques Import Import de la factura en EUR Automàtic En cas de què la factura sigui amb moneda diferent a EUR, el sistema ho calcula automàticament. En cas de què la factura sigui amb EUR, aquest camp s haurà d informar amb l import de la factura. Import.Impost Import de l IVA en cas que es posi un indicador Automàtic quan marquem el flag Càlcul impostos Automàtic quan marquem el flag Càlcul impostos Import Divisa Import de la factura Omplir amb l import de la factura sempre que aquesta vingui en una moneda diferent d EUR. Té dos camps: el primer per l import i el segon pel tipus de moneda estrangera FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 9 de 55 13/07/2011

10 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Ind.Impostos Indicador d IVA Indicar el tipus d indicador d IVA Dades Gestió Descripció Centre Gestor Pos.Presupost. Fons Element PEP Text capçalera document Centre Gestor Posició Pressupostaria Fons Element PEP Camp de text lliure Tipus document Tipus document de la factura F Activitat factura Activitat factura F per a factures de càrrec; A per a factures d abonament Data entrada registre Data entrada de la factura Format dd.mm.aaaa Es complimenta automàticament Data conformació Data conformació Format dd.mm.aaaa Data de recepció Data de recepció Format dd.mm.aaaa Es complimenta automàticament Doc pressup Document pressupostari Document de fase anterior (R,A,D) al que es vol fer referència al crear el manament (si s escau) Posició Posició del document de pressupost Posició del document pressupostari de fase anterior al que es vol fer referència (si s escau) FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 10 de 55 13/07/2011

11 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris NºAbonament Número d abonament Número de factura que estem abonant L import en EUR es calcularà automàticament a partir de l import divisa i la moneda introduïda a partir de les taules de tipus de canvi que hi ha introduïdes en el sistema. En aquesta pantalla també es poden realitzar altres accions, que apareixen indicades a a part superior de la mateixa: Textos ampliats, crear el text ampliat.. Confirmar l'opció de creació de la factura per poder FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 11 de 55 13/07/2011

12 Imatge annexada,. En cas que ja s hagi annexat una imatge (NOTA: a SAP una imatge equival a un document annexat) es podrà visualitzar. Annexar imatge document,. Cal escollir el format del document que es vol annexar. Cal fer doble click sobre una de les quatre opcions. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 12 de 55 13/07/2011

13 NOTA: Per tal que aquest document pugui ésser visualitzat posteriorment pel responsable de crèdit quan aquest accedeixi a la seva bústia d aprovació a través de la intranet, és necessari que el document annexat estigui amb format PDF. Es podrà escollir la ruta del fitxer a annexar. I prémer el botó Obrir FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 13 de 55 13/07/2011

14 Un cop annexat el fitxer cal sortir de la següent pantalla clicant, de la part superior. Per a desar, premeu. Confirmar l opció de guardar pressionant el botó SI per donar d alta la factura FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 14 de 55 13/07/2011

15 2.1.2 Modificació d una factura amb moneda estrangera Per modificar una factura que ha està prèviament registrada en el registre de factures, però que encara no ha estat comptabilitzada mitjançant el corresponent ADO, heu d accedir a la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer : o la tecla Intro. Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre Capçalera Factures / Modificar factura/abonament pressupostari Transacció: /IECI/RF02 A continuació us apareixerà la següent pantalla: On heu d emplenar els següents camps:: Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Societat Societat financera UB S emplena automàticament FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 15 de 55 13/07/2011

16 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Exercici Exercici pressupostari Format aaaa S emplena automàticament Creditor Referència Codi del creditor estranger contra qui va la factura Referència de la factura que es vol modificar Sempre haurà de començar amb el valor $ El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i a continuació us apareixerà la pantalla de modificació de factura. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 16 de 55 13/07/2011

17 Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera (Dades Generals) ja que són els que la identifiquen. Per a desar les modificacions, premeu. A continuació, confirmeu l opció de guardar prement el botó SI per tal de modificar la capçalera de la factura, tal i com es mostra en la imatge següent. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 17 de 55 13/07/2011

18 2.1.3 Visualització d una factura amb moneda estrangera Per visualitzar una factura amb moneda estrangera que prèviament hagi estat registrada en el sistema heu d accedir a la transacció: Menú: Transacció: Registre de Factures/ Registre Capçalera Factures/ Visualitzar factura/abonament pressupostari /IECI/RF03 Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro A continuació us apareixerà la següent pantalla: On els camps a emplenar són els segtüents: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 18 de 55 13/07/2011

19 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Societat Societat financera UB Exercici Exercici pressupostari Format aaaa Creditor Referència Codi del creditor estranger contra qui va la factura Referència de la factura que es vol visualitzar Sempre haurà de començar amb el valor $ El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i a continuació us apareixerà la pantalla de visualització de factura, en la qual no es podrà modificar cap dada. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 19 de 55 13/07/2011

20 2.2 Registre d una factura de comissions de moneda estrangera Creació d una factura de comissions de moneda estrangera Un cop registrada la factura amb moneda estrangera hem d enregistrar la factura de comissions de moneda estrangera. Per això heu d accedir a la transacció: Menú: Menu SAP / Comptabilitat Pressupostaria / Registre de Factures / Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Enregistrar factura comissions moneda estrangera Transacció: Z59_EAPS_RF05 Per a enregistrar una factura de comissió de moneda estrangera heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro. A continuació us apareixerà la següent pantalla: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 20 de 55 13/07/2011

21 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Societat Societat financera UB Exercici Exercici pressupostari Format aaaa Creditor Valor fix de creditor fixat per la UB Referència Referència de la factura amb moneda estrangera a la que es vol crear la seva comissió Sempre és igual a la referència de la factura. El sistema obliga a que el creditor sigui l entitat bancària codi i que la factura associada a aquesta comissió existeixi en el sistema, per tenir la mateixa codificació en el camp referència i la mateixa data de factura que la factura original. En cas contrari, el sistema mostrarà un missatge d error informant que a l usuari de l acció a realitzar. A continuació us apareix la pantalla següent: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 21 de 55 13/07/2011

22 En aquesta pantalla el sistema valida que la data de la factura de la comissió sigui la mateixa que la de la factura. Si és diferent el sistema donarà un error, ja que no troba cap factura associada a aquesta comissió. També és verifica que no existeixin més d una factura amb les mateixa característiques. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 22 de 55 13/07/2011

23 Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Data Factura Data recepció de la factura original La mateixa data que la de la factura original Si no es posa la mateixa data el sistema donarà un error i no deixarà continuar Import Import de la comissió de la factura en eur El sistema ho calcula automàticament a partir de la taula de risc de canvi.. Centre Gestor Centre Gestor Descripció Text capçalera document Una vegada heu omplert les dades heu de guardar aquesta factura de la comissió. El càlcul de l import de comissió es fa mitjançant la taula de risc de canvi (veure apartat 7 d aquest manual). Actualment, aquesta serà un 0,02% (segons la taula actualitzada) de l import de la factura amb un import mínim de 3, Modificació d una factura de comissions de moneda estrangera Per modificar una factura d una factura de comissions de moneda estrangera heu d accedir a la transacció: Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Modificar factura comissió moneda estrangera Transacció: Z59_EAPS_RF06 FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 23 de 55 13/07/2011

24 Per a modificar una capçalera de factura de comissió de moneda estrangera heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro. A continuació us apareixerà la següent pantalla: On els camps a emplenar són els següents: : Nom del camp Descripció Oblig. Acció de l usuari i valors Comentaris Societat Societat financera UB Exercici Exercici pressupostari Format aaaa Creditor Referència Codi del creditor estranger contra qui va la factura Referència de la factura que es vol crear No modificable. Estarà informat per defecte Sempre haurà de començar amb el valor $ FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 24 de 55 13/07/2011

25 El sistema validarà que la capçalera de factura de comissions de ME existeixi i a continuació us apareixerà la pantalla de modificació. Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera (Dades Generals) ja que són els que la identifiquen. Per a desar les modificacions, premeu.i confirmeu l opció de guardar pressionant el botó SI per modificar la capçalera de la factura. Cal que quan modifiqueu les dades de la capçalera de factura de comissions de moneda estrangera la data de la factura sigui la mateixa que la introduïda a la capçalera de la factura. Si aquesta no és la mateixa donarà error Visualització d una factura de comissions de moneda estrangera Per visualitzar una factura de comissions heu d accedir a la mateixa transacció emprada per visualitzar qualsevol factura: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 25 de 55 13/07/2011

26 Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre Capçalera Factures / Visualitzar factura/abonament pressupostari Transacció: /IECI/RF03 Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro. Us apareixerà la pantalla de visualització d una factura, on no podreu modificar cap camp.. 3 ADO de moneda estrangera Un cop registrades la factura amb moneda estrangera i la seva corresponent factura de la comissió en el Registre de Factures del sistema, podeu procedir a la comptabilització del corresponent document pressupostari: ADO IMPORTANT: Els ADO de moneda estrangera són sempre unifactura. Si intenteu afegirhi més d una factura amb referències diferents el sistema donarà un error. Per a crear el document d obligació a partir d una factura registrada en el Registre de Factures, s utilitzarà la següent transacció: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 26 de 55 13/07/2011

27 Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Comptabilització Factures / Creació Documents d Obligació Transacció: /IECI/RF_TR_DOCS_002 Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.. A continuació us apareixerà la següent pantalla de recerca de factures, on, per exemple, podreu buscar la factura pels següents criteris: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 27 de 55 13/07/2011

28 Si introduïm el número de factura de la qual volem gravar l ADO en el camp referència ens apareixeran dues línees: la de factura i la de factura de comissions de moneda estrangera associada a la factura Prement us apareixeran totes les factures que verifiquin els criteris de recerca indicats, i que estiguin en estat factura sense assignar o amb import pendent : Per a crear un Reconeixement d Obligació sense referència de moneda estrangera, heu de seleccionar les dues línies de factura (la factura amb moneda i la factura de la comissió associada) clicant en el botó. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 28 de 55 13/07/2011

29 Heu de seleccionar la classe de document OE (ADO Moneda Estrangera). Aquesta classe de document és la específica per crear els documents sobre els quals es vol realitzar el pagament amb moneda estrangera. Aquest ADO té les següents particularitats: És un ADO multi tercer, ja que s ha de generar incloent les 2 factures del registre de factures (factura del proveïdor i la factura de la comissió). És un ADO amb una única referència de factura. La referència de la factura i la de la factura de la comissió és la mateixa, ja que sinó el sistema donarà un error. El sistema comprova que aquesta classe de document sempre inclogui la part de la comissió. Es genera un únic expedient de tramitació. La fiscalització d aquests documents per l OCI és opcional. A continuació us apareix la pantalla següent on heu d emplenar els camps obligatoris de les dues línies d aquest document de manament de pagament (una línea per cada capçalera de factura la del proveïdor i la de la comissió). La línea de la factura és la següent: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 29 de 55 13/07/2011

30 I la línia de la comissió de moneda estrangera és: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 30 de 55 13/07/2011

31 Aquests documents tenen dades de pagament diferents: Document FI comptabilitzat contra el proveïdor: Aquest document tindrà una via de pagament específica, D Divisa. Aquesta via de pagament està configurada de manera que en el moment del pagament el sistema generi un fitxer amb un format específic per enviar-lo a l entitat financera que ha de fer el pagament. Document FI per l import de la comissió comptabilitzat contra el banc: Aquest document tindrà una via de pagament específica, B Càrrec en compte. Aquesta via de pagament no ha de generar cap mitjà de pagament. Per guardar, premeu, i us apareixerà una pantalla amb l expedient que s ha generat. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 31 de 55 13/07/2011

32 Aquest expedient caldrà tramitar-lo, com la resta d expedients comptables de qualsevol document pressupostari 4 Barrat d un ADO de moneda estrangera 4.1 Creació d un barrat d un ADO de moneda estrangera Sempre i quan aquest no hagi estat abonat per la Tresoreria de la UB es podrà anul lar un ADO de moneda estrangera. Per anul lar-lo cal fer un barrat d un ADO Per a crear el document de barrat d un ADO de moneda estrangera s utilitzarà la següent transacció: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 32 de 55 13/07/2011

33 Menú: Transacció: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Documents comptables / Manaments / Anul lació Reconeixements d Obligació Z59_EAPS_GEX001_OE_C Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro. A continuació, us apareixerà la següent pantalla de creació d expedient: On heu d informar l òrgan gestor i li prémer el botó Obertura Expedient. A continuació us apareixerà la següent pantalla: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 33 de 55 13/07/2011

34 En aquesta pantalla hem d informar l expedient origen que volem anul lar i un títol de l expedient. Quan ho hagueu fet premeu la pestanya i veiureu les partides i l import del document original, però no podreu modificar res: Si des d aquesta pantalla premeu següent: el sistema us porta a la pantalla FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 34 de 55 13/07/2011

35 Veieu que el sistema només us deixa oberts per modificar els camps Import, Impost i Càlcul.impostos Per moure-us entre les línies del document premeu o també podeu veure totes les línies juntes amb. Quan estigueu d acord premu el botó de desar i el sistema us dona un número d expedient que haureu de tramitar igual que l ADO original. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 35 de 55 13/07/2011

36 5 Tramitació de l expedient comptable El circuit de tramitació de les ordres d obligació i els seus barrats en Moneda Estrangera és el següent: Gestor del Crèdit / Usuari Total Gestor del Crèdit / Usuari Total Responsable del Crèdit / Usuari Total Control Intern Opcional Tractament Massiu SI SI ADO ANNEXAR APROVACIÓ VIST-I-PLAU COMPTABILITZAR FI NO NO ANUL LACIÓ L expedient comptable de l ADO (o del seu barrat) ha estat generat pel gestor administratiu corresponent, però falta tramitar-lo seguint el mateix procediment establert per a la tramitació de qualsevol document pressupostari Tot document pressupostari elaborat per un gestor administratiu comporta l elaboració d un expedient de tramitació comptable. Aquest expedient requereix que sigui tramitat cap el responsable del crèdit pressupostari per tal que li pugui donar la seva aprovació corresponent. El procés de tramitació pot fer-se de forma individual (document a document) o massiva (varis expedients a la vegada) Els passos en el procés de tramitació de l expedient, i els actors que hi intervenen són els següents: TRAMITACIÓ D UN EXPEDIENT COMPTABLE D UN ADO DE MONEDA ESTRANGERA (O DEL SEU BARRAT) Acció Qui ho fa Obligatori / Opcional Tramitació de l expedient (Enviament) Gestor administratiu Obligatori Aprovació de l expedient Responsable de crèdit Obligatori Validació de l expedient OCI Opcional FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 36 de 55 13/07/2011

37 Per a enviar l expedient comptable d un ADO de moneda estrangera (o del seu barrat) a l aprovació del seu responsable heu d accedir a la transacció següent:: S accedeix a la bústia de tramitació on l expedient creat anteriorment esta pendent de ser enviat a la bústia d aprovació del responsable de crèdit. Preneu sobre el botó següents accions::.i us apareixerà la següent pantalla, en la qual podeu fer les Annexar qualsevol document amb format PDF que hagi d acompanyar al document pressupostari Enviar l expedient a la bústia d aprovació del responsable del crèdit, per tal que aquest segueixi el seu procés de tramitació. Anul lar l expedient, en cas que s hagi detectar alguna anomalia que així ho requereixi i per tant no es vulgui tramitar. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 37 de 55 13/07/2011

38 L opció d annexar documentació s ha de fer sempre prèviament a l opció d autoritzar o no la tramitació de l expedient. Un cop annexada tota la documentació que cregueu convenient, podeu procedir a la tramitació de l expedient al responsable de crèdit per tal que aquest l aprovi. Finalment confirmar la opció escollida pressionant el botó Enviar expedient. Una vegada hem enviat l expedient al responsable del crèdit, aquest l ha d autoritzar. Aquest ho pot fer per dues vies: - A través de l aplicatiu d autorització de despesa de la intranet de la UB - A través de la transacció SAP de tramitació d expedient (individual o massiva). Aquesta opció només la podrà fer si el responsable de crèdit és usuari SAP o bé ho fa el gestor administratiu perquè ha rebut la delegació corresponent. La validació per part de l OCI és un tràmit opcional. Per tant alguns expedients aniran a la OCI i uns altres no. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 38 de 55 13/07/2011

39 6 Pagament de la factura (procés centralitzat) El pagament de les factures en divisa es realitzarà mitjançant el programa de pagaments automàtic. La comptabilització de l ADO de divisa implicarà la comptabilització de 2 o més documents financers: 1 (o n) documents FI per la factura enregistrada contra proveïdor, i 1 document FI per l import de la comissió. Per generar el pagament heu d accedir a la transacció: Menú: Tresoreria / Gestió de Pagaments / Pagaments Automàtics / Execució / Programa de Pagaments Automàtics Transacció: F110 Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 39 de 55 13/07/2011

40 El procés de Pagaments Automàtics tindrà tres fases més destacades, que són: Introducció de Paràmetres Execució de la Proposta de Pagaments Execució del Pagament 6.1 Introducció de paràmetres Mitjançant aquesta pantalla inicial del programa de pagaments el sistema sol licita els dos paràmetres que el sistema utilitzarà posteriorment per a la identificació de cadascuna de les execucions de pagament, aquests són la data d execució i una identificació. La identificació és un camp de text lliure. La data no ha de ser la data real d execució del pagament, encara que és aconsellable de cara a facilitar la seva ubicació en un futur. A continuació procedireu a la introducció dels paràmetres de selecció per al pagament. Per a això, heu de prémer la pestanya. A partir d aquest moment, passeu a determinar els criteris per a la selecció de documents per al pagament. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 40 de 55 13/07/2011

41 Els paràmetres que heu d introduir són: Data de comptabilització del pagament: Data amb la qual es comptabilitzaran en la Comptabilitat Financera els documents de pagament. Documents creats fins: Limitació de la selecció de documents per als documents creats fins a la data assenyalada. Societats: UB. Via de pagament: DB. El sistema validarà que les vies de pagament D (divisa) i B (càrrec en compte) sempre es seleccionin conjuntament, és a dir, no es pot executar un pagament per qualsevol d aquestes vies de pagament per separat. Pròxima data de pagament: Data que utilitza el sistema per a la limitació de la selecció de documents en funció de la data de venciment del document. Creditors: En aquests camps s indiquen els creditors per als quals realitzeu el pagament. En el cas que desitgeu establir limitacions indiqueu un * en el camp de creditors quedant així quan premen intro: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 41 de 55 13/07/2011

42 Al passar a la pestanya haureu d omplir els camps següents: A la pantalla de Selecció lliure només es podran fer servir els següents criteris de selecció per a les execucions de pagament de divisa: Número de factura. Classe de document: La classe de document de les factures de divisa serà sempre OE, per tant només es permetrà seleccionar per aquesta classe de document a les execucions de pagament de divisa. Número de ADO. Per omplir Classe de document i Número manament, polsem: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 42 de 55 13/07/2011

43 I, primer, seleccioneu el camp Classe de document. Després, repetiu amb el camp Número de manament. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 43 de 55 13/07/2011

44 La pestanya permet poder definir que informació addicional voleu incloure en el log. És convenient tenir marcades les llistes de log addicional, ja que us donen un detall més ampli en els casos en els quals es generen excepcions en el pagament: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 44 de 55 13/07/2011

45 Passeu a la següent pestanya: Heu d introduir obligatòriament la variant TRANS. DIVISA al programa Z59_TR_RFFOES_T2. A les llistes heu d introduir el programa Z59_TR_RFZALI00 amb la signatura SIGNATURA D. FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 45 de 55 13/07/2011

46 Un cop omplertes tots les dades, graveu els paràmetres i us dona el missatge: 6.2 Planificació de l elaboració de la proposta NOTA: És important ressaltar que si un creditor està inclòs en alguna proposta de pagaments, es bloquejarà per a qualsevol altra proposta d aquesta mateixa societat FI fins que no es comptabilitzi la primera. Un cop heu especificat tots els paràmetres de selecció de les partides obertes, podeu passar a planificar l elaboració de la proposta prement la icona una finestra que ofereix diferents alternatives:. Us mostra FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 46 de 55 13/07/2011

47 Premeu al botó següents missatges: per planificar. la pantalla estatus s actualitza i apareixeran els I espereu que finalitzi el procés. Podreu refrescar el status de la proposta prement la icona quan ha de finalitzar mostrarà el següent missatge : FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 47 de 55 13/07/2011

48 6.3 Extracció d informe de la proposta Seleccioneu la pestanya, visualitzareu un log amb la informació dels pagaments que es van a realitzar i de totes aquelles partides el pagament de les quals no ha estat possible realitzar, indicant el motiu o informació sobre possibles errors de configuració. El nivell de detall depèn de les seleccions realitzades en el log addicional a l introduir els paràmetres en la fase anterior. 6.4 Execució del pagament i extracció de mitjans de pagament Un cop revisada l execució de la proposta, el següent pas és realitzar l execució del pagament i l emissió del mitjans de pagament associats a la proposta de pagaments (llistat de signatures i fitxer amb format divisa per a l entitat bancària). Per executar el pagament, només cal polsar el botó de Execució del pagament FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 48 de 55 13/07/2011

49 : Al polsar el botó apareix una pantalla com la que es mostra a continuació: En aquesta pantalla s han de marcar els següents botons: Inici immediat: Per tal de realitzar l execució de forma immediata. Crear mitjans de pagament: Per tal de generar el diskette de divisa per a l entitat bancària. Crear llistes: Per tal de generar el llistat de signatures. I donar Intro. Per tal de consultar el diskette pel banc, accedir per la ruta: Entorn- Mitjans de pagament Gestió ISD: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 49 de 55 13/07/2011

50 Per consultar el llistat de signatures, si aquest no ha sortit per la impressora predeterminada, accedir mitjançant la ruta del menú Sitema Ordres Spool pròpies: Accedim a la següent pantalla: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 50 de 55 13/07/2011

51 Per visualitzar el llistat de signatures, ens situem a l ordre spool correcte i polsem sobre la icona de la columna Type o bé al botó de les ulleres i visualitzem el llistat: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 51 de 55 13/07/2011

52 Per imprimir el llistat, només cal polsar el botó d Imprimir FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 52 de 55 13/07/2011

53 7 Taules tipus de canvi i risc de canvi (procés centralitzat) Per veure com està el canvi per una moneda en concret per conèixer la comissió s haurà de visualitzar les següents taules. Menú: Transacció: Tresoreria / Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Actualitzar Tipus de Canvi S_BCE_ El contingut de la taula és: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 53 de 55 13/07/2011

54 Per a visualitzar el risc de canvi que s està aplicant a les operacions de moneda estrangera heu d accedir a la transacció següent: Menú: Transacció: Tresoreria/ Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Manteniment de Risc de Canvi Z59_TR_RISC_C El contingut de la taula és: FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 54 de 55 13/07/2011

55 En aquesta taula s indica el % de comissió a aplicar als pagaments en divisa, i l import mínim d aquesta comissió. Aquesta taula es gestiona per data, de manera que es guarda l històric de les modificacions d aquests imports FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 55 de 55 13/07/2011