Instituto de Banca y Comercio Manuales y Políticas

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1 Instituto de Banca y Comercio Manuales y Políticas Manual de Información al Estudiante Consumidor Manual del Estudiante Política sobre la Seguridad y Protección de Nuestros Estudiantes 1

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3 Tabla de Contenido MANUAL DE INFORMACION AL ESTUDIANTE CONSUMIDOR Mensaje a Nuestros Estudiantes Sección I Políticas y Requisitos Políticas de la Oficina de Asistencia Económica Comité de Asistencia Económica Requisitos de Elegibilidad Inelegibilidad por Condenas Relacionadas con las Drogas Derechos y Responsabilidades de los Estudiantes Notificación de Derechos Bajo la Ley FERPA Divulgación de los Expedientes Educativos en Emergencias Política sobre el Uso del Número de Seguro Social Funcionarios que Pueden Tener Acceso al Número de Seguro Social 21 Sección II Programas de Asistencia Económica Beca Pell Limitación de Elegibilidad Proceso de Solicitud Solicitud de Renovación Procedimiento para Tener un PIN (Personal Identification Number). 26 Términos Utilizados por la Oficina de Asistencia Económica Determinación de Dependencia Fechas Límites Student Aid Report (SAR) Proceso de Verificación Resultado del Proceso de Verificación Comentarios en los ISIR S Presupuesto y Determinación de los Pagos de Pell Fórmula para Determinar los Pagos Método y Frecuencia de Pagos Direct Loan Proceso de Solicitud Proceso de Desembolso Cantidades a Adjudicarse Razones para Diferimiento de Pagos Plan para la Prevención de la Delincuencia en los Préstamos Federales 35 Admisiones Entrevista de Entrada (Entrance counceling) Información Financiera Identificación y Consejería Temprana Estudiantes de Alto Riesgo 36 Comunicación

4 Retención Entrevista de Salida (Exit counceling) Procesos para Seguimiento Después que se Gradúa Consecuencia de la Delincuencia para los Estudiantes Estipulaciones Especiales Proceso de Pago de Préstamo Federal Directo Federal Supplemental Educational Opportunity Grants Programa de Estudio y Trabajo (FWS) Condiciones y Términos del Programa Estudio y Trabajo Servicios a la Comunidad Community Services America Reads Proceso de Solicitud Programas Campus Based Proceso de Verificación Carta de Adjudicación Adjudicación de Fondos Criterios para la Adjudicación de Fondos Criterios de Elegibilidad Análisis de Necesidad Programas Estatales de Asistencia Económica Requisitos de Elegibilidad Sección III Política de Reembolso Efecto de las Bajas en los Fondos de Título IV Proceso de Reembolso a Estudiantes Plan de Pago Sección IV Sistema Electrónico Pell Solicitudes (FAFSA) FAFSA (Solicitudes) en el Web Procedimiento para Correcciones Originaciones y Desembolsos Sección V Ayudas de Agencias Estatales y Federales Rehabilitación Vocacional Programa de Consorcio de Work Investment Act (WIA) Sección VI Información General Accesibilidad para Impedidos Acreditaciones, Permisos y Aprobaciones Cláusula no Discriminatoria Derechos Reservados Personal Oficina Asistencia Económica

5 MANUAL DEL ESTUDIANTE Oficina de Admisiones Política de Admisiones Programas Conducentes a Diplomas Requisitos de Admisión para Programas de Diploma Requisitos Adicionales de Admisión Programa de Estilismo Requisitos para Prácticas Programas Conducentes a Grado Asociado Requisitos de Admisión para Programas de Grado Asociado Programa de Grado Asociado en Enfermería, Cocina Local e Internacional y Tecnología de Oficina: Asistente Administrativo Certificado de Nacimiento - Ley Oficina de Registraduría Cambio de Dirección y Corrección del Nombre Cambio de Programa de Estudios Cambio de Diurno a Nocturno y de Nocturno a Diurno Calificaciones Transcripciones Requisitos de Graduación Diplomas Política de Asistencia a Clases Proceso de Bajas Baja Oficial Baja Administrativa Fecha Límite para Tramitar Baja Parcial o Total Procedimientos de Readmisión Área Académica Área Administrativa Costo de los Programas Programas y Facultad Oficina de Consejería Académica y Retención Oficina de Desarrollo Ocupacional Tardanzas, Ausencias del Profesor Cambios Administrativos Fusiones de Grupos Exámenes y Reposiciones Política de Progreso Académico Satisfactorio Aplicabilidad Puntos de Evaluación Porciento Mínimo Requerido de Créditos Completados Promedio Acumulativo Mínimo Tiempo Máximo para Completar el Programa Tablas de Progreso Académico Satisfactorio Aviso de Posible Pérdida de las Ayudas Económicas Término de Prueba

6 Suspensión de las Ayudas Económicas Procedimiento para Solicitar Reconsideración ó Apelación Fecha Límite para Solicitar Reconsideración Definiciones Incompletos, Bajas y Repeticiones Facilidades Físicas y Uso de las Mismas POLITICA SOBRE LA SEGURIDAD Y PROTECCION A NUESTROS ESTUDIANTES Mensaje Seguridad y Protección Recomendaciones y Seguridad Casos de Ataques Sexuales En Caso de Crimen o Violación de Ley

7 MANUAL DE INFORMACIÓN AL ESTUDIANTE CONSUMIDOR 7

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9 Mensaje Desde su fundación en 1975 el Instituto de Banca y Comercio se ha caracterizado por ser una institución de continuo crecimiento y de avanzada en el campo de la educación de Puerto Rico. En los últimos años nos hemos extendido a los Estados Unidos. Nuestro modelo de crecimiento se caracteriza por la integración y el desarrollo de nuestras oficinas de servicios las cuales ofrecen una labor de excelencia a nuestro estudiantado. La misión de cada una de estas oficinas es facilitar al estudiante los medios para lograr con éxito sus metas educativas. La Oficina de Asistencia Económica, integrada a este modelo de servicio, facilita al estudiante los medios para procesar las ayudas económicas federales y estatales que le harán posible sufragar sus costos de educación. El presente Manual de Estudiante al Estudiante Consumidor, servirá de guía y referencia a todos nuestros estudiantes en el proceso y documentación de sus ayudas económicas y especialmente en el conocimiento de los programas que administramos tales como la Beca Federal Pell, el Federal Supplemental Educational Opportunity Grant (FSEOG), el Programa Federal de Estudio y Trabajo (FWS) y el Programa de Préstamo Federal Directo (DL). Esperamos poder cumplir con nuestra misión de orientación y guía a sus dudas e inquietudes. María V. Adorno Contralor de Asuntos Estudiantiles 9

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11 SECCIÓN I POLÍTICAS Y REQUISITOS 11

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13 POLÍTICAS DE LA OFICINA DE ASISTENCIA ECONÓMICA 1. La Oficina de Asistencia Económica del Instituto de Banca y Comercio se regirá por las siguientes políticas operacionales: a. El estudiante debe gestionar su solicitud para fondos federales FAFSA y el informe de ayudas (ISIR) de la beca Pell para procesar sus ayudas económicas. b. También debe ser responsable de gestionar su ISIR para procesar sus ayudas económicas. c. Se requiere que todo estudiante someta los documentos de verificación. d. Los estudiantes de los cursos de 54 créditos tienen que someter dos (2) solicitudes de FAFSA (una por cada año académico). Cada beca se dividirá en dos (2) periodos de pago correspondientes a la mitad de los créditos estipulados en el año académico. En total se acreditarán tres pagos por estudiante. Los estudiantes de los cursos de 36 créditos someterán una solicitud de Fondos Federales (FAFSA). Los estudiantes de Grado Asociado someterán una solicitud (FAFSA) para cada año académico. e. El año académico se definirá de la siguiente manera: 36 créditos para todos los cursos de 48 semanas, 36 créditos para los cursos de 32 semanas y 36 créditos para los Grados Asociados. f. Se enviará por correo al estudiante una carta de adjudicación de Asistencia Económica. La carta de adjudicación es un documento opcional de notificación de las ayudas adjudicadas. g. Para todo estudiante que venga transferido de otra institución universitaria o de nivel post-secundario el IBC solicitará el historial de Beca Pell y préstamos utilizando el sistema electrónico NSLDS (National Student Loan Data System). h. Los estudiantes que no reúnan los requisitos de progreso académico satisfactorio según lo estipula el reglamento pasarán a ser estudiantes no regulares o serán suspendidos académicamente. Durante el periodo de su status no regular, los estudiantes no participarán de los fondos federales del Título IV ni en programas estatales de Asistencia Económica y únicamente pueden repetir clases. i. Para ofrecer información concerniente de los estudiantes a terceras personas deberá presentarse un permiso escrito identificando la información que el estudiante haya autorizado a brindar (ver derechos ley FERPA). 1. Aunque el estudiante lo autorice por escrito como medida prudente, no se ofrecerá información por teléfono. 13

14 j. Prevención de drogas: El Instituto de Banca tiene establecido un reglamento dirigido a la prevención del uso de las drogas y el alcohol dentro de las facilidades institucionales o en sus predios cercanos. (Ver políticas sobre la manufactura, distribución, ventas, posesión y uso legal de sustancias controladas y alcohol) y la información de cómo afectan en las convicciones por drogas a la elegibilidad del Título IV. k. Política sobre la seguridad y protección a nuestros estudiantes (ver políticas sobre la prevención de criminalidad y seguridad en la institución). 1. Política sobre el derecho a conocer las estadísticas institucionales (ver política Student Right to Know and Campus Security Act). COMITÉ DE ASISTENCIA ECONÓMICA El Comité de Asistencia Económica en cada recinto del IBC tiene como principal encomienda el observar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la Oficina de Asistencia Económica, de manera que, no haya discriminación al aplicarlas a los estudiantes. El comité se reunirá para crear y establecer aquellas nuevas políticas que entienda apropiadas y para evaluar las existentes cuando sea necesario. El comité está constituido por representantes de la comunidad del Instituto, por lo que además, sirve como vehículo de comunicación entre todas las dependencias del mismo y el estudiantado. El Comité de Asistencia Económica en cada recinto estará integrado por el Director de Asistencia Económica, el Director del Recinto y el Orientador. El comité se reunirá ocasionalmente, contando con la asesoría del Contralor de Asuntos Estudiantiles, para discutir nuevas reglamentaciones federales, o a petición de los estudiantes. REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD Para ser elegible a participar de cualquiera de los programas de fondos federales, el estudiante debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Ser ciudadano americano, residente permanente o naturalizado y presentar la evidencia requerida. 2. Graduado de escuela superior o con GED (exámenes libres). Los estudiantes de Grado Asociado deberán someter copia de la transcripción de créditos de escuela superior. 3. Estar matriculado como estudiante regular en un programa elegible. 14

15 4. Estar inscrito en el Servicio Selectivo (varones entre las edades de años). 5. Tener necesidad económica. 6. Estar matriculado en un programa conducente a obtener un grado académico o certificado. 7. Los estudiantes residentes permanentes o naturalizados deben tramitar el formulario G-845 del Departamento de Inmigración Federal (Department of Homeland Security). 8. Mantener progreso académico. 9. No estar en delincuencia por fondos federales o no adeudar reembolsos. 10. Tener un número de Seguro Social. 11. Firmar una certificación de propósitos educacionales. INELEGIBILIDAD POR CONDENAS RELACIONADAS CON LAS DROGAS De acuerdo a la ley, si ha recibido condenas por drogas, podría ser inelegible para ayuda federal para estudiantes. 1. Por posesión de drogas prohibidas, queda descalificado desde la fecha de la condena (no el arresto) por: a. 1 año por el primer delito b. 2 años por segundo delito c. indefinidamente por el tercer delito 2. Por venta de drogas prohibidas, quedan descalificado desde la fecha de la condena (no el arresto) por: a. 2 años por el primer delito b. indefinidamente por un segundo delito 3. Estas circunstancias deben darse durante el periodo de estudio durante el cual el estudiante estaba recibiendo fondos de Título IV. 15

16 DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS ESTUDIANTES 1. Derechos de conocer las Ayudas Económicas que la Institución ofrece. 2. Derecho a conocer los programas de ayudas económicas disponibles y los requisitos de elegibilidad. 3. Derecho de saber cuáles son las fechas límites para solicitar dichos programas. 4. Derecho a conocer el resultado de la verificación de información. 5. Derecho de conocer cómo se manejan y distribuyen los fondos de Ayuda Económica. 6. Derecho a conocer cómo se determinan los Costos de Educación y como se determina el proceso de adjudicación de pagos. 7. Derecho a conocer la cantidad de Ayuda Económica con la cual dispone para poder cubrir su necesidad de fondos económicos para estudios. 8. Derecho a conocer cuál es la Política de Reembolso de la Institución. 9. Derecho a conocer la Política de Progreso Académico de la Institución. 10. Derecho a conocer cómo usted se afectaría en caso de que no estuviera haciendo progreso académico de acuerdo a los criterios de la Institución. 11. Derecho a conocer cuáles son las facilidades y servicios disponibles para impedidos. 12. Derecho a la accesibilidad y revisión de los documentos relacionados con las acreditaciones, permisos de operación de la Institución (estos documentos están disponibles en la Oficina del Director). RESPONSABILIDADES 1. Deben revisar y considerar la información relacionada con los programas que ofrece la institución antes de matricularse. 2. Debe complementar las solicitudes y someterlas en las fechas límites estipuladas. 16

17 3. Debe proveer la información que se le requiera en las fechas límites estipuladas y con el mayor grado de corrección posible. De usted proveer información incorrecta en las solicitudes de Asistencia Económica cometería una infracción a la Ley y podría ser penalizado o multado. 4. Debe entregar cualquier otra información adicional que se les requiera. 5. Debe notificar a la institución de cualquier cambio que afecte su estado financiero. 6. Debe leer y entender todos los documentos que se le soliciten y los que firme. Debe conservar copia de los mismos. 7. Debe aceptar la responsabilidad de los acuerdos firmados. 8. Usted debe entender los procedimientos de reembolsos por bajas establecidos por la Institución. 9. Debe leer y estudiar todos los ofrecimientos que presentan otras instituciones. 10. Debe notificar a la Oficina del Asistencia Económica o a Registraduría: a) Cambio de dirección residencial b) Cambio de nombre o estado civil c) Cambio o transferencia de otras instituciones postsecundarias. 11. Debe desempeñar satisfactoriamente el trabajo aceptado como participante del Programa de Estudio y Trabajo (FWS). 12. Debe pagar el préstamo federal de acuerdo al pagaré firmado. 13. Debe asistir a una entrevista de salida si es participante del programa de préstamo federal. 17

18 NOTIFICACION DERECHOS BAJO EL FAMILY EDUCATIONAL RIGHTS AND PRIVACY ACT (FERPA) El 2 de diciembre de 2011, el Secretario de Educación de los Estados Unidos de América enmendó la Sección 444 del General Education Provisions Act (GEPA) conocida comúnmente como el Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). El propósito de las enmiendas es asegurarse de que el Departamento de Educación de los Estados Unidos de América continúa implementando las disposiciones de FERPA de modo que proteja la confidencialidad de los expedientes educativos, pero dando el espacio para que los datos que éstos contienen puedan utilizarse de modo efectivo en el avalúo de los programas y la gestión educativa. Las enmiendas entraron en vigor el 3 de enero de Notificación de derechos bajo la Ley FERPA El Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), confiere a los estudiantes elegibles de las instituciones de educación superior ciertos derechos relacionados a sus expedientes educativos. Un estudiante elegible, de acuerdo con la reglamentación, es todo estudiante bonafide de una institución de educación superior y que es mayor de dieciocho (18) años. Estos derechos son: 1. Derecho a inspeccionar y revisar el contenido de su expediente educativo dentro de los cuarenta y cinco (45) días de haberlo solicitado. El estudiante elegible tiene que presentar una solicitud por escrito al Registrador de su unidad académica donde especifique el contenido de su expediente académico que desea inspeccionar. El Registrador deberá notificar al estudiante elegible; la fecha, hora y lugar en que podrá inspeccionar el expediente académico, dentro el plazo dispuesto por la reglamentación. Si el documento que el estudiante elegible solicita no está bajo la custodia del Registrador, éste así lo notificará y le dejará saber en su respuesta a qué funcionario de Instituto de Banca y Comercio debe dirigir su solicitud. 2. El estudiante elegible tiene el derecho a solicitar que se enmiende o se corrija cualquier documento que obre en su expediente académico que, a su entender, contenga información incorrecta, errónea o en violación a las disposiciones de la Ley FERPA. El estudiante elegible que desee que se corrija la información de su expediente académico tiene que solicitar por escrito la corrección al funcionario de la Institución que custodia el documento, y en la solicitud tiene que identificar la parte del expediente que entiende debe corregirse y fundamentar por qué entiende que deba realizarse la corrección. 18

19 Si el Instituto de Banca y Comercio entiende que la solicitud no procede, le notificará al estudiante por escrito y le informará de su derecho a solicitar una audiencia para dilucidar su solicitud. La información específica sobre la audiencia se le notificará al estudiante cuando se le cite a la misma. 3. El estudiante elegible tiene derecho a que se le requiera consentir por escrito previo a que el Instituto de Banca y Comercio divulgue información que pueda identificarlo personalmente ( personally identifiable information ) contenida en su expediente académico, excepto en los supuestos que el FERPA lo permite. El Instituto de Banca y Comercio puede divulgar la información contenida en los expedientes de los estudiantes sin su consentimiento previo a los oficiales institucionales que tengan un interés educativo legítimo para obtener la misma. Un oficial institucional es cualquier persona empleada por la Institución en una capacidad administrativa, académica, de supervisión o apoyo (incluyendo personal de cualquier compañía privada de seguridad contratada por la unidad académica para prestar este servicio); una persona o compañía con la que la Institución haya suscrito un contrato de servicios (abogado, auditor, etc.); un miembro de su Junta de Síndicos; y los miembros (incluyendo los representantes estudiantiles) de cualquier comité de Instituto de Banca y Comercio. Estos oficiales tendrán un interés educativo legítimo si necesitan tener acceso a la información del expediente académico para poder descargar efectivamente sus responsabilidades al servicio de la Institución. Divulgación de los Expedientes de Educativos en Emergencias de Salud y Seguridad Si, el Instituto de Banca y Comercio determina que existe una amenaza real y significativa para la salud o seguridad de un estudiante o de otros individuos, FERPA permite la divulgación de información de los expedientes académicos a las partes correspondientes, cuyo conocimiento de la información es necesaria para proteger la salud y la seguridad del estudiante u otras personas. "Amenaza real y significativa" quiere decir que si un oficial de la escuela puede explicar el por qué (razones), en base a toda la información disponible, entonces él o ella cree que es razonable que el estudiante representa una amenaza significativa, como una amenaza sustancial de daño físico o directo a cualquier persona, incluyendo el propio estudiante, la institución podrá revelar la información de expediente académico a cualquier persona cuyo conocimiento de la información ayudará a proteger a una persona de esa amenaza. Al tomar una decisión de compartir la información, el Instituto de Banca y Comercio podrá conocer y manejar las circunstancias relacionadas a una amenaza a la seguridad o salud del estudiante o de otros individuos. Una emergencia puede estar relacionado con la 19

20 amenaza de peligro inminente, tal como: un ataque terrorista, desastre natural, tiroteo campus, o el brote de una epidemia como el e-coli. Los requisitos de mantenimiento y seguridad de los registros FERPA requiere que la Institución guarde y mantenga los informes de incidentes 1) Descripción de la amenaza real y significativa que sirvió de base para la divulgación y 2) las partes a las que la información fue revelada o divulgada. 4. El estudiante tiene el derecho a presentar una querella en el Departamento de Educación de los EE.UU. relacionada con alegadas fallas de cumplimiento con el FERPA. La querella debe dirigirse a: Family Policy Compliance Office U.S. Department of Education 400 Maryland Avenue, SW Washington, DC POLITICA SOBRE EL USO DEL NÚMERO DE SEGURO SOCIAL (DECLARACION DEL USO DEL MISMO) La Ley 186 del 1ero de septiembre de 2006 prohíbe el uso del número de seguro social como identificación rutinaria en instituciones educativas públicas y privadas desde el nivel elemental hasta el postgraduado. Las instituciones educativas que reciben fondos federales tienen la obligación de cumplir con la Family Educational Rights and Privacy Act of 1974 (FERPA) conocida como la enmienda Buckley. Uno de los requisitos de la referida ley es que se requiere el consentimiento escrito previo a la divulgación de expedientes educativos o de información que esté relacionada a la identificación de cualquier persona. El número de seguro social está cobijado en las disposiciones de la referida Ley Federal. Las instituciones educativas que solicitan el número de seguro social están cobijadas por las disposiciones del Privacy Act of 1974 para obtener los números de seguro social cuando existe una necesidad legítima. El Instituto de Banca y Comercio cobijado bajo esta ley, solicitará el número de seguro social con los siguientes propósitos internos: verificación de identidad, convalidaciones, empleo y asistencia económica. Esta información se conservará bajo estricta confidencialidad y de ninguna manera se divulgará sin la autorización escrita del estudiante. El Instituto de Banca y Comercio prohíbe a todos sus empleados el mostrar o desplegar el número de seguro social de nuestros estudiantes en lugares públicos, en listas entregadas a los maestros, tarjetas de asistencia o directorios. 20

21 LISTA DE LOS FUNCIONARIOS (PUESTOS) QUE PODRÁN TENER ACCESO AL NÚMERO DE SEGURO SOCIAL DEL ESTUDIANTE Oficiales de Admisiones Propósito: Verificación de identidad Controles acceso de información: El Oficial de Admisiones después de crear la solicitud de admisión, solo tendrá acceso a la misma, utilizando los últimos 4 dígitos del seguro social. Estos 4 dígitos serán los que aparezcan en todos los documentos del estudiante, exceptuando el contrato de estudios. Oficiales de Registraduría Propósito: Proceso de expedientes académicos Controles acceso de información: No divulgará el número de seguro social ni en tarjetas de asistencia, informes de notas, listados de estudiantes, certificaciones a agencias con la excepción de que los estudiantes lo autoricen por escrito. Oficiales de Asistencia Económica Propósito: Proceso de ayuda financiera Controles acceso de información: No se divulgará los números de seguro social en cartas de seguimiento, cartas de adjudicación, listados especiales; certificaciones de agencias, etc., con excepción de los casos en que los estudiantes autoricen por escrito. Oficiales de Empleo Propósito: Gestiones de empleo a estudiantes Controles acceso de información: El acceso será reducido a los números de seguro social de los estudiantes a los cuales se les gestionará empleo o reválidas. El número de seguro social no será accesible a los prospectos empleadores con excepción de los casos en que los estudiantes lo autoricen por escrito. Directores Académicos Tendrán acceso al número de seguro social de aquellos estudiantes que requieran que le convaliden créditos, evaluaciones de readmisión y aquellos otros servicios académicos. Controles acceso de información: La entrega de la información al Departamento Académico estará restricta y supervisada por la Oficina de Registraduría. 21

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23 SECCIÓN II PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA 23

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25 PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA BECA PELL La beca Pell es una ayuda económica para estudiantes a nivel post-secundario en programas conducentes a un grado de bachillerato, grado asociado, certificado o diploma del curso. Éste programa es básico para recibir otras ayudas económicas. La elegibilidad a éste programa se determina utilizando una fórmula estándar de análisis de necesidad. La cantidad máxima de beca Pell es $5,550 en el año fiscal vigente. Esta cantidad puede variar todos los años de acuerdo a las reautorizaciones de Título IV del presupuesto asignado. Las solicitudes de beca Pell las provee el Departamento de Educación y están disponibles en la Oficina de Asistencia Económica. LIMITACION DE ELEGIBILIDAD A partir del 1ero de julio de 2012 la elegibilidad a Pell se limitó a un 600% o 12 semestres (completos) de recibir esta ayuda. El estudiante tiene la opción de decidir no recibir fondos de Pell en un año determinado. El ingreso mínimo para un estudiante cualificar a un EFC 0 se redujo de $32,000 a $23,000. PROCESO DE SOLICITUD El trámite de solicitud lo efectúa el estudiante directamente con el Centro de Procesamiento de beca Pell o la institución a través del sistema electrónico, también puede solicitar por Internet en la siguiente dirección: La beca Pell se solicita utilizando la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil (FAFSA). El estudiante complementa la misma, con la ayuda del Oficial de Asistencia de Económica y se envía al Centro de Procesamiento autorizado por el Departamento de Educación ya sea vía correo, a través del sistema electrónico o el Web. Las solicitudes serán procesadas dentro de 24 horas. Las solicitudes también están disponibles en el Web: En ambos procesos el estudiante es responsable de tramitar y documentar su aprobación de beca. 25

26 SOLICITUD DE RENOVACIÓN Las solicitudes de renovación para el segundo período de beca están disponibles regularmente en el mes de enero de cada año. PROCEDIMIENTO PARA TENER UN PIN (PERSONAL IDENTIFICATION NUMBER) El Departamento de Educación envía un PIN a estudiantes que solicitan ayuda en determinado año. El PIN sirve de identificador para permitir acceso al estudiante a su información personal en varios sistemas del Departamento del Educación Federal. Es como el número de identificación personal que se obtiene en el banco y que permite acceso a una cuenta de banco. El PIN sirve como firma electrónica, por lo tanto, no puede ser compartido con nadie. Ya que las firmas electrónicas tienen el mismo status legal que las firmas escritas, estudiantes y padres de estudiantes dependientes que solicitan ayuda pueden firmar la solicitud FAFSA en el Web electrónicamente usando su PIN. Esto permitirá que el proceso de ayuda para estudiantes sea procesado en la Internet. Si es un estudiante que esta solicitando por primera vez y/o sus padres no tienen un PIN, deben solicitar uno en: TÉRMINOS UTILIZADOS POR LA OFICINA DE ASISTENCIA ECONÓMICA FAFSA (Inicial o Renovación) - Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil, este formulario lo utiliza el Departamento de Educación Federal (DEF) para determinar la contribución familiar y para determinar la elegibilidad a los programas de ayuda económica estudiantil. Informe de Elegibilidad Student Aid Report (SAR) - Es la respuesta a la solicitud de ayuda federal (FAFSA) estudiantil que envía el Departamento de Educación Federal al estudiante. EFC: Contribución familiar esperada. Esta cantidad se determina a base de la información de ingresos y composición familiar que se incluye en la Solicitud de Ayuda Federal (FAFSA) o Renovación (renewal) y es la cantidad que se estima que el estudiante y su familia pueden contribuir para pagar los gastos educativos. Costo de Educación: Es el presupuesto estimado de gastos educativos para un año académico en el que se incluyen gastos tales como: matrícula y cuotas, transportación, hospedaje, comida y otros. Beca - Ayuda Económica basada en la necesidad del estudiante que se ofrece para sufragar sus gastos de estudio. Estos son fondos que no se tienen que devolver. Estas ayudas provienen de fondos federales y estatales y se adjudican a base de la necesidad económica. 26

27 Préstamo - Ayuda Económica que se ofrece para gastos de estudio y tiene que ser repagada junto con los intereses. Estudio y Trabajo - Ayuda Económica en forma de compensación por trabajo realizado. Verificación Proceso requerido por el Departamento de Educación Federal a estudiantes seleccionados e identificados por medio de un (*) en el informe de elegibilidad "Student Aid Report". Los estudiantes deben proveer una serie de documentos para que la institución verifique la información que se incluyó en la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil. En el Instituto de Banca y Comercio se verifica el 100% de las solicitudes y todos los ítems requeridos. DETERMINACIÓN DE DEPENDENCIA Cuando el estudiante solicita ayuda federal, las respuestas que proporcione a ciertas preguntas determinarán si se le considera dependiente de sus padres o independiente. Si se le considera dependiente de sus padres, el estudiante deberá declarar el ingreso y bienes de sus padres al igual que el suyo. Si el estudiante es independiente, deberá declarar sólo sus propios ingresos y bienes (y aquellos de su cónyuge, si fuera casado/a). A los estudiantes se les clasifica como dependientes o independientes debido a que los programas federales de ayuda para estudiantes se basan en la idea que los estudiantes (y sus padres o cónyuge, si corresponde) tienen la principal responsabilidad de pagar su educación superior. Para el año académico de , un estudiante se considerará independiente si cumple por lo menos con uno de los siguientes requisitos ó contesta afirmativamente (sí) a una de estas preguntas: 1. Nació antes del 1 de enero de 1989? 2. Está casado/a actualmente? 3. Está matriculado en un programa de maestría ó doctorado? 4. Es veterano de las Fuerzas Armadas de los EE.UU? 5. Tiene hijos a los cuales proporciona más de la mitad del sustento? 6. Tiene a su cargo personas que residan con usted a las cuales le proporcionará más de la mitad del sustento? 7. Desde que usted cumplió 13 años de edad Habían fallecido ambos padres o estaba bajo cuidado tutelar o bajo la tutela de los tribunales? 8. Es ó era menor de edad emancipado según la determinación de un tribunal ubicado en el estado que usted reside legalmente? Si el estudiante afirma ser un estudiante independiente, el oficial de asistencia económica está autorizado a solicitar que presente evidencia antes de adjudicarle alguna ayuda federal. Si cree que se encuentra bajo una circunstancia especial que podría hacerlo independiente, incluso si ninguno de los criterios mostrados anteriormente aplican a su caso, debe discutirlo con su administrador de ayuda económica. El oficial puede cambiar 27

28 su situación si cree que sus circunstancias así lo ameritan, basado en la documentación que proporcione. El administrador no hará cambios de manera automática. Tal decisión se basa en su juicio profesional y es final. La decisión no puede ser apelada ante el Departamento de Educación Federal. FECHAS LÍMITES Las solicitudes se enviaran a los centros de procesamiento después del 1 de enero de cada año. La contestación de la beca (SAR) la recibe el estudiante. La institución recibirá esta contestación mediante el sistema electrónico (ISIR). La fecha límite para radicar la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes (Student Aid Report - SAR) es el 30 de junio del 2013 para el año fiscal La fecha límite para entregar los documentos de verificación de Pell (SAR) es el 30 de agosto del 2013 ó su última fecha de asistencia, lo que suceda primero. El centro de información de ayuda federal para estudiantes puede contestar sus preguntas los siete días de la semana ( FED-AID) ( ). STUDENT AID REPORT (SAR) El Student Aid Report o E-SAR es el documento que recibe el estudiante después que se procesa su beca. Si la solicitud fue tramitada por el sistema electrónico recibirá una carta (Acknowledgement letter) con la aprobación de la beca. El EFC es un número con el cual se determina la cantidad de beca a la cual será elegible el estudiante. La cantidad de Pell a recibir dependerá de su EFC, del costo de educación y de su carga académica. El estudiante no puede recibir fondos de Becas Pell en más de una institución educativa a la misma vez. PROCESO DE VERIFICACIÓN El Informe de Ayudas al Estudiante (SAR o E-SAR de beca Pell) puede ser seleccionado para verificación, éste es un proceso de probar que la información que proporcionó en su solicitud es correcta. De existir esta circunstancia aparecerá un asterisco (*) al lado del (EFC) o Contribución Familiar esperada que aparece al lado derecho del margen superior en la primera página del Informe de Ayudas (SAR) <<Acknowledgement Letter>>. 28

29 El proceso de verificación consiste en que el estudiante deberá evidenciar o documentar la información contenida en su beca Pell. Los datos más importantes a ser verificados son los siguientes: 1. Ingreso bruto ajustado. 2. Contribuciones sobre ingresos. 3. Número de personas en el hogar. 4. Número de personas que asisten a escuelas post-secundarias. 5. Ingresos no tributables. Efectivo el 1ero de julio de 2012 el Departamento de Educación Federal señalará los datos a ser verificados en la solicitud del estudiante. El Instituto de Banca y Comercio verifica el 100% de los FAFSA. En algunos casos el estudiante deberá verificar su ciudadanía y status de dependencia. El Oficial de Asistencia Económica está autorizado a seleccionar otros datos para verificar de acuerdo a su discreción. Los documentos a utilizarse en el proceso de verificación se describen a continuación: 1. Planilla de Contribución sobre ingresos 2. Declaración de ingresos misceláneos y no tributables: a) Cartas oficiales de agencias públicas b) Cartas oficiales de patronos c) Talonarios de cheques d) Cartas oficiales de servicios sociales e) Documentos emitidos por el Departamento de Justicia 3. Declaración Jurada Documento exclusivo para personas que no rinden planillas y cuyos ingresos provienen de empleos por cuenta propia, servicios profesionales o ingresos por concepto de labores misceláneas. La Oficina de Asistencia Económica proveerá un formulario especial de Declaración Jurada. Otros formatos serán aceptados, siempre y cuando contengan todo la información que se requiere. 29

30 4. Documentación de Emancipación Se aceptarán los mismos si tienen un año o más de expedición. Deben tener el sello oficial de registro del Departamento de Registro Demográfico. La emancipación de los estudiantes es aceptada únicamente, si está aceptada y aprobada por un Tribunal del Estado en donde reside el estudiante. Se solicitará copia de la planilla de los padres y evidencia de que el estudiante tiene ingresos propios. No se aceptarán declaraciones juradas. RESULTADO DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN En los casos que los documentos o la información estén incompletos el estudiante recibirá una comunicación escrita y una hoja de cotejo indicando cuáles son los documentos o la información necesaria para finalizar el proceso. Se le concederá un periodo máximo de quince (15) días laborables para radicar dichos documentos o someter la información solicitada en la Oficina de Asistencia Económica. No se efectuarán desembolsos parciales de beca Pell o adjudicaciones de otras ayudas hasta tanto el estudiante radique los documentos o someta la información solicitada. Si el estudiante no cumple con estos requisitos será responsable de la deuda o de pagar en efectivo el costo de su programa académico. Los Oficiales de Asistencia Económica solicitarán todos los documentos que sean necesarios para validar el status de dependencia de los estudiantes. COMENTARIOS EN LOS ISIR S Algunos comentarios (C) pueden estar relacionados con las siguientes áreas: Número de seguro social/fecha de nacimiento del FAFSA no concuerda con la información en la Administración Federal del Seguro Social. Número de seguro social/fecha de nacimiento de los padres en el FAFSA no concuerda con la información en la Administración Federal del Seguro Social. Número de estudiante no concuerda con el número de seguro social proporcionado en el FAFSA. Estudiante está en delincuencia (Default) de préstamos federales o adeuda reembolsos del Título IV. El estudiante (varón) no aparece inscrito en el Servicio Selectivo. 30

31 Convicto por drogas. El estatus de ciudadanía (inmigrantes) debe ser clarificado. Si el ISIR del estudiante contiene una <<C>> (comentario) al lado del EFC, el mismo debe ser clarificado con los documentos que solicite el Oficial de Asistencia Económica antes del proceso del mismo. Toda corrección debe ser firmada por el estudiante. PRESUPUESTO Y DETERMINACIÓN DE LOS PAGOS DE PELL Determinación del Costo de Educación En la determinación de los presupuestos de beca Pell, tanto para las instituciones no tradicionales como para las tradicionales, se toma en consideración los siguientes componentes: 1. Matrícula y cuotas (Tuition and Fees) Este renglón lo constituyen los gastos incurridos por el estudiante en costo directo del curso, cuotas fijas, tales como cuota de construcción, matrícula y laboratorios, entre otros. 2. Hospedajes y comidas (Room and Board) para los estudiantes que no contratan estos servicios a la escuela. 3. Libros, materiales y gastos misceláneos. Definición de Año Académico Un año académico es el período que comprende por lo menos treinta (30) semanas de instrucción. Cada semana se define como un periodo de por lo menos cinco (5) días de instrucción, exámenes o periodo preparatorio para exámenes. El año académico institucional se define en 36 créditos. Carga Académica Grado Asociado En los grados asociados se considera tiempo completo un estudiante con una carga académica de 12 créditos o más. La beca Pell será determinado utilizando los payments schedules de tiempo completo, tres cuartos de tiempo y medio tiempo. 31

32 FÓRMULA 4 PARA DETERMINAR LOS PAGOS - Certificados Programas con calendario de créditos (non-term) I. Se determina el Costo de Educación: Matrícula y cuotas + subsidio para la educación x créditos en el año académico divididos entre los créditos totales del curso. Ejemplo: 10,700 x 36 = 7, II. Se determina los pagos a efectuarse: 1. El costo de Educación se localiza en la Tabla de Pagos del Departamento de Educación y se establece una correlación con la contribución familiar esperada (EFC). 2. El producto de esta correlación se conoce como la adjudicación esperada (Schedule Award). 3. La fórmula para determinar los pagos es la siguiente: Schedule Award x créditos en el año académico dividido entre los créditos en el programa Ejemplo: 5,550 X 18 = $2, (Cantidad puede variar) MÉTODO Y FRECUENCIA DE PAGOS La acreditación de pagos de beca Pell a las cuentas de los estudiantes se efectuará de la siguiente forma: a) El primer pago al inicio del curso o diez (10) días antes del inicio de cada sesión académica. b) Los próximos pagos al acumular los créditos equivalentes a la mitad del año académico (18 créditos). c) En los Grados Asociados se acreditará un pago por cada término (3 pagos o desembolsos por año académico). d) Disponiéndose que para aquellas sesiones académicas que sobrepasen de un año fiscal al otro, los pagos se efectuarán en la fecha de efectividad de la beca Pell correspondiente al año fiscal anterior o subsiguiente al del inicio del curso del estudiante. e) Los cheques de los sobrantes de fondos de Título IV se emitirán dentro de los catorce (14) días subsiguientes a la fecha en que la cuenta del 32

33 estudiante refleje un balance crédito. Se entiende que la emisión de todos los cheques dependerá de la fecha de efectividad de la beca, de la disponibilidad de fondos y de que el estudiante conserve su elegibilidad. La Institución se reserva el derecho de efectuar adelantos, de las cantidades que en su momento serían reembolsos. Las nóminas de Estudio y Trabajo (FWS) serán procesadas bisemanalmente. Los pagos a estudiantes por concepto de Asistencia Económica se realizarán mediante crédito a las cuentas de los estudiantes excepto en el Programa de FWS, a menos que el estudiante autorice por escrito al IBC para la acreditación de los mismos. DIRECT LOAN El Programa Federal Direct Loan no es una beca. Las cantidades recibidas mediante este programa son un préstamo, por lo que el estudiante es responsable de pagar el mismo. Se procesarán préstamos de acuerdo a las condiciones especificadas en el Plan de Reducción de Default Institucional. Los Préstamos Direct Loan tienen intereses bajos. Desde el 1 de julio de 2012 el interés es de 6.8%, el origination fee es de 1.0%. PROCESO DE SOLICITUD Se solicitará el préstamo en la siguiente dirección electrónica Se ofrecerá orientación especial en el proceso a los estudiantes con EFC mayor de En el proceso de orientación de entrada (Enter Interview) al estudiante se informa en relación a los requisitos de préstamo, beneficios, responsabilidades del estudiante y trámite institucional correspondientes a la solicitud y a los desembolsos. Además se orienta en relación a las consecuencias de no pagar el préstamo (delincuencia). Todos los estudiantes recibirán una orientación de entrada (Enter Interview). El Oficial de Asistencia Económica entregará al estudiante la hoja de datos personales. Los estudiantes completarán este documento y firmarán la solicitud de préstamo. Además presentarán las evidencias correspondientes de sus ingresos. Las solicitudes se recibirán hasta cuarenta y cinco (45) días antes del final de periodo de préstamo (ocho meses calendario). 33

34 Todos los estudiantes participantes recibirán una entrevista de salida (Exit Interview) en donde se le entregará copia de todos los documentos de su préstamo (hoja de desembolso, copia solicitud, desglose de préstamo, entre otros). No se les entregará diploma del curso o transcripción de notas a los estudiantes que no cumplan con el requisito de Exit Interview. El estudiante participante de los Programas de Préstamo Federal será orientado en relación a que su préstamo será sometido a NSLDS y estará accesible a agencias y bancos autorizados. PROCESO DE DESEMBOLSO Cada préstamo será desembolsado utilizando el procedimiento de desembolso múltiple (por lo menos dos desembolsos por año académico). De cada desembolso se cobrará la deuda actual del estudiante. En la hoja de desembolso se especifican los cargos a cobrar y las fechas de los desembolsos. La Institución proveerá un calendario preliminar de las fechas en que se realizarán los desembolsos del Programa de Préstamo. CANTIDADES A ADJUDICARSE Dependiendo de la necesidad del estudiante, puede ser elegible a préstamo hasta: $3,500 anual, si es un estudiante subgraduado cursando el primer año. $4,500 anual, si es un estudiante subgraduado que está estudiando su segundo año. $5,500 anual, si es un estudiante en su tercer a quinto año. $8,500 anual, si es un estudiante subgraduado. RAZONES PARA DIFERIMIENTO DE PAGO El pago de los préstamos garantizados puede ser diferido (pospuesto) bajo las siguientes circunstancias: 1. Estar matriculado en una escuela por lo menos a medio tiempo. 2. Estar desempleado por lo menos por un periodo de seis meses, antes de solicitar el diferimiento. 34

35 3. Participar en un programa del adiestramiento para la Rehabilitación. 4. Problemas económicos (Economic hard-ship). Este diferimiento aplica a los deudores de préstamo que estén trabajando a tiempo completo y que devenguen un salario igual o menor al salario mínimo establecido por Ley y que la cantidad sea igual al 100% a la establecida para los niveles de pobreza de una familia de dos (2) miembros. PLAN PARA LA PREVENCIÓN DE LA DELINCUENCIA EN LOS PRÉSTAMOS FEDERALES (DEFAULT PREVENTION MANAGEMENT) Las actividades que se incluyen en el Plan para la Prevención de la Delincuencia en los préstamos van dirigidas a promover el éxito de los estudiantes y de la escuela mediante el aumento de la retención y la reducción de la delincuencia en préstamos (default). Tanto el Instituto de Banca como nuestros estudiantes se benefician con el desarrollo de las actividades técnicas y herramientas descritas en este plan. El IBC se beneficia evitando las limitaciones de participación de fondos de Título IV causada por los altos porcientos de delincuencia (CDR s). Los estudiantes se benefician manteniendo su elegibilidad a fondos federales, aprendiendo buenas prácticas de manejo de deudas y estableciendo un buen historial de crédito. En este plan se desarrolla el concepto de que el manejo de la prevención de la delincuencia en préstamos federales es un asunto institucional que se concentra en cinco (5) etapas colegiales y como cada una de estas etapas puede participar efectivamente en la reducción de la delincuencia (default). Éstas cinco etapas van desde el proceso de admisiones, la orientación financiera, la etapa de graduación (exit) para comenzar el proceso de repago de préstamos y finalmente el manejo de la delincuencia. Admisiones Todos los estudiantes prospectos recibirán en el proceso de admisión las estadísticas más recientes en relación a empleabilidad y graduados, esto les ayudará en la selección de la institución educativa y a la mejor selección de carreras. Entrevista de entrada (Entrance counceling) La regulación exige que todo estudiante prestatario reciba una entrevista o consejería de entrada al solicitar un préstamo. Durante esta entrevista el Oficial de Asistencia 35

36 Económica le explicará el Master Promissory Note (pagaré), le explicará la importancia de pagar el préstamo, le explicará las consecuencias del "default" y le mostrará a los prestatarios un ejemplo de las tablas de los repagos. Se ofrecerá al estudiante información para el contacto del servidor del préstamo. El Oficial de Asistencia Económica deberá asegurarse de que el estudiante entienda perfectamente la información suministrada. Debe requerir toda la información relacionada con las referencias, direcciones y teléfonos para facilitar el contacto con el estudiante cuando entre en periodo de repago. Información financiera El Instituto de Banca ofrecerá al estudiante prestatario información relacionada al potencial de ingresos de la ocupación o curso seleccionado, herramientas para el manejo de deudas, opciones de repago y la información de los oficiales de contacto en el instituto. Identificación y consejería temprana de estudiantes de alto riesgo Los estudiantes de alto riesgo son en general aquellos prestatarios que se dan de baja de sus cursos, tienen problemas de asistencia o no cumplen con los requisitos de progreso académico. La institución identificará estos casos y le ofrecerá seguimiento y consejería para lograr que completen su programa y reducir el riesgo de default. La oficina de Asistencia Económica referirá a Consejería todos los casos de riesgo que identifique en el proceso de desembolso de préstamos. Comunicación La comunicación relacionada a la prevención y el manejo de la delincuencia en los préstamos debe ser el resultado del esfuerzo institucional y no en la responsabilidad de una oficina. La escuela debe examinar sus procedimientos de comunicación para asegurar su efectividad. La información en relación al progreso académico del prestatario, su status académico y su asistencia deben ser parte de los componentes de la información que reciban los oficiales del recinto (de parte de las oficinas de Registraduría) para el proceso y desembolso de los préstamos. 36

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