Principales Retos en las Empresas Públicas Principales Oportunidades de la Gestión Financiera Buenas Prácticas de Efectividad y Eficiencia

Transcripción

1 Agenda Rol de la Gestión Financiera Principales Retos en las Empresas Públicas Principales Oportunidades de la Gestión Financiera Buenas Prácticas de Efectividad y Eficiencia Gestión Financiera: Auto-Evaluación Efectividad. Eficiencia. Control

2 1. Rol de la Gestión Financiera

3 Rol de la Gestión Financiera: balancear tres prioridades clave Ser Efectiva en impulsar la Operación: Entregar reportes e información de la Empresa de manera oportuna y precisa. Fortalecer la toma de decisiones en la organización. Ser considerado un socio valioso de la operación Promover un Gobierno y Marco de Control Interno fuerte: Diseñar un marco apropiado de control financiero Facilitar mejoras de control interno Cumplir con requerimientos legales y regulatorios Efectividad Balance Potencial Enfoque Operativo Ser Eficiente en su Operación: Controlar los costos del área. Optimizar los procedimientos transaccionales y de reporte El reto clave para la gestión financiera es mejorar las tres dimensiones, mientras se mantiene el equilibrio apropiado para la Empresa Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 3

4 2. Principales Retos en las Empresas Públicas Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 4

5 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Principales Retos Cambio del Perfil de Riesgo dentro de la Empresa Pública* Riesgo de Incumplimiento Riesgo en las Operaciones Seguridad de la Información Mercado y Presiones del Entorno* Demandas del Consumidor Sistema Financiero Mercado Crediticio / Tasas de Interés Competencia Potenciales Debilidades: Falta de integración de los sistemas y procesos financieros Demoras y falta de datos para generar información Enfoque en indicadores y métricas erróneas Sistemas de control interno ineficientes Debilidades en identificar y medir los costos de operación Limitada prevención y anticipación ante riesgos y oportunidades clave de la Empresa Falta de entrenamiento estructurado del personal Falta de personal con las habilidades adecuadas Falta de aprovechamiento de la tecnología empresarial Presiones Gubernamentales y Regulatorias* Limitaciones Presupuestarias Regulaciones Tributarias Relaciones con Reguladores Problemas de Funcionamiento Interno* Capacidad de pronosticar resultados Manejo del capital de trabajo Debilidades en la información financiera Reclutar/Retener empleados calificados Limitaciones en el manejo de los Sistemas de Información Los desafíos y expectativas puestas en las Empresas Públicas pueden poner en manifiesto deficiencias en la función financiera Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 5

6 3. Principales Oportunidades en la Gestión Financiera Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 6

7 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Principales Oportunidades Cómo la función financiera puede crear valor para la Empresa? Identificar oportunidades de creación de Valor Está la función financiera ayudando a la Empresa a identificar oportunidades de creación de valor? Operar eficientemente y eficazmente Está la función financiera operando eficiente y efectivamente? Gestionar el desempeño de la Empresa Está ayudando la función financiera a la Empresa a gestionar una operación sin fallas? Enfocar a la Empresa en el conocimiento y en el análisis basado en hechos es un elemento clave para el éxito de la función financiera Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 7

8 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Oportunidades Cómo identificar oportunidades de creación de valor? Soporte brindado por la Función Financiera Nivel dentro de la Empresa Directorio, Gerencia General, Gerencia Financiera (CFO) Nivel Gerencial / Ejecutivo Áreas /Nivel Funcional Actividades Clave Comprometer a la empresa en la consecución de los objetivos estratégicos Monitorear la ejecución de iniciativas estratégicas Asegurar cumplimiento presupuestario y de inversiones Optimizar la eficiencia del capital de trabajo Impulsar la gestión financiera basada en generación de valor Establecimiento de indicadores clave de desempeño (KPIs) e indicadores clave de riesgo (KRIs) Impulsar campaña por la eficiencia, que permita a la Empresa reducir complejidad y enfocarse en lo que es verdaderamente crítico. Gestionar el desempeño consolidado con las distintas áreas y departamentos Seguimiento del desempeño de la Empresa respecto a las iniciativas estratégicas Promover actividades para mejorar la creación de valor (ej. Aseguramiento de ingresos, reducción de costos, optimización de capital de trabajo) Gestionar actividades de mejora y remediación Gestionar el desempeño de los departamentos y sus iniciativas específicas Impulsar iniciativas de mejora Monitorear la efectividad y el mejoramiento de los procesos La función financiera permite crear valor mediante la interacción con la operación y poniendo la información correcta en las manos de quienes toman las decisiones Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 8

9 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Oportunidades Cómo operar efectiva y eficientemente? Ejecutar los procesos financieros de forma efectiva y eficiente Organización Ejecución Recursos Establecer un marco formal de políticas y procedimientos financieros Definir prácticas consistentes de gestión de la información, incluyendo plan de cuentas uniformes Fuentes únicas de datos Políticas Información Procesos Organización Talento Humano Gestión del Desempeño Tecnología Empresarial Identificar y ubicar talentos clave, con habilidades correctas, en las posiciones correctas Promover una comunidad financiera Establecer un marco formal de indicadores de desempeño Generar mejoras continuas a los niveles de servicio Estructura de la Empresa debe generar valor para el negocio Definir estructuras apropiadas a nivel corporativo y en la operación Potenciar la arquitectura de sistemas financieros y herramientas que permitan generar valor Los siete componentes del modelo de Operación Financiera Potencializar el modelo de operación financiero para soportar a la Empresa Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 9

10 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Oportunidades Cómo ayudar a la gestión del desempeño de la empresa? La Función Financiera es un Socio de la Operación Plan Estratégico Resultado Obtenido Plan de Negocio Resultado Esperado Resultad o Esperado Resultado Obtenido (objetivos) + Iniciativas y Acciones Planes Financieros Presupuesto Pronósticos Actual Resultados Iniciativas de Mejora Planes a corto Plazo Planes Funcionales e Iniciativas a Corto Plazo Procesos y Sistemas de Reporte del Desempeño de la Operación Las funciones financieras líderes, en coordinación activa con la operación, soportan la creación de valor mediante un seguimiento estricto del desempeño de la Empresa, lo que a menudo requiere una transformación de los procesos y sistemas financieros Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 10

11 4. Buenas Prácticas de Efectividad y Eficiencia Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 11

12 Gestión Financiera Eficiente en Empresas Públicas: Eficiencia y Efectividad Vínculo entre el Modelo Operativo y las Sub-funciones Financieras Sub-funciones Financieras Procesamiento de Transacciones Políticas Procesos Gestión del Desempeño Contabilidad y Reporte Financiero Organización Tesorería Información Talento Humano Tecnología Empresarial Control Interno Impuestos Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 12

13 Buenas Prácticas Procesamiento de Transacciones Áreas de Enfoque Ejemplos de Buenas Prácticas Beneficios Ilustrativos Políticas Procesos Políticas claramente definidas Proceso formal de seguimiento, gestión de la información y controles internos clave Designación de dueños formales de los procesos financieros Procesos con clasificados y cuentan con una estrategia de gestión para cada clasificación Políticas con alcance global en la Empresa y con mayor comprensión y aplicación de las mismas Reducción de errores Aumento de la automatización y la reducción de la duplicación de esfuerzos Gestión del Desempeño Definición de Indicadores de Desempeño y de Riesgos Organización Procesamiento de transacciones en el origen Indicadores de desempeño y riesgo alineados a cada una de las áreas Mejoramiento del desempeño sostenible Identificación oportuna de errores Mayor enfoque en los procesos centrales de la Empresa Efectividad Eficiencia Control Talento Humano Información Tecnología Descripción de roles y puestos de trabajo definidas y estandarizadas en todas las áreas la Empresa Enfoque formal de gestión de la información, que incluye la determinación de proveedores, usuarios y responsable de la información Plataforma tecnológica única integrada para todas las áreas y procesos Los procesos con un alto grado de automatización Habilidades relevantes estrechamente vinculadas a las funciones. Mejor calidad de la información y mejora significativa en el proceso de transacciones Incremento en la efectividad y eficiencia en los procesos Disminución de errores Disminución de tiempo utilizado Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 13

14 Buenas Prácticas Contabilidad y Reporte Financiero Áreas de Enfoque Políticas Procesos Gestión del Desempeño Organización Talento Humano Información Ejemplos de Buenas Prácticas Políticas y responsabilidades del cierre de estados financieros claramente definidas Políticas de contabilidad claramente definidas y difundidas Procesos estandarizados para los grupos contables y para las áreas operativas, incluye definición de controles clave Indicadores de desempeño relacionados al cierre de estados financieros establecidos Gestión única de actividades contables Supervisión efectiva Planes de carrera Roles claramente definidos, estandarizados y alineados a la estrategia de la Empresa Enfoque formal de gestión de la información, que incluye la determinación de proveedores, usuarios y responsable de la información Única fuente de datos Ilustrativos Beneficios Menor número de ajustes contables o de errores de información Reacción más rápida ante cambios en normativa Oportuna identificación de deficiencias Menor tiempo para las actividades de cierre y emisión oportuna de reportes financieros Mayor alineamiento entre los objetivos y la estrategia Reportes oportunos Generación de información financiera oportuna. Centros de servicios compartidos Habilidades relevantes estrechamente vinculadas a las funciones Reducción de horas dedicadas a la recopilación de datos y actividades de conciliación Mejora de la precisión y la puntualidad de la información Mejora de la precisión y la oportunidad de Tecnología Plataforma tecnológica común la información Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 14 Efectividad Eficiencia Control

15 Buenas Prácticas Tesorería Áreas de Enfoque Políticas Procesos Gestión del Desempeño Organización Talento Humano Ejemplo de Buenas Prácticas Políticas bien definidas para la gestión de tesorería Procesos formalizados para el manejo de la caja Procedimientos establecidos para optimizar el uso de la caja y del capital de trabajo Procedimientos establecidos para pronósticos periódicos de flujos de caja Evaluación del desempeño enfocada en la creación de una cultura control del efectivo Indicadores de desempeño específicos Benchmarks de la gestión de tesorería Función de tesorería estratégicamente alineada con el negocio Uso de expertos en transacciones no rutinarias Responsabilidades específicas sobre la administración del capital de trabajo Personas debidamente calificados y con conocimiento profundo de tesorería Ilustrativos Beneficios Disminución de la exposición a los riesgos Consistencia en el manejo de la tesorería Planificación adecuada de los flujos de caja Dinero no invertido en capital de trabajo innecesario Maximización del uso de efectivo y capital de trabajo Mejoramiento en la visibilidad y control sobre las operaciones de Tesorería Maximización del uso del efectivo y capital de trabajo Enfoque del grupo en los riesgos clave de la tesorería Efectividad Eficiencia Control Información Definición de reportes de la actividad de la tesorería y de su perfil de riesgo Provee trasparencia respecto donde ha sido utilizado el dinero y permite detectar aspectos inusuales Tecnología Reducción de operaciones manuales Procesos de tesorería automatizados Transferencias efectivas, eficaces y Tecnología implementada para transferencias seguras de efectivo con visibilidad y supervisión Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades Información oportuna 15

16 Buenas Prácticas Control Interno Áreas de Enfoque Políticas Procesos Gestión del Desempeño Organización Talento Humano Información Tecnología Ejemplo de Buenas Prácticas Políticas formalizadas Marco integral de control interno basado en riesgos Proceso de control diseñado con un enfoque basado en riesgos. Generación de información financiera oportuna Asignación de responsabilidades de seguimiento y mejoramiento del control interno Desarrollar un programa de administración financiera y control interno al personal Disponibilidad de los resultados de revisiones de control interno: pruebas, brechas y deficiencias para corrección y remediación Plataforma de tecnología única integrada para monitorear mas eficaz y efectivamente la actividad de control interno Ilustrativos Control interno robusto Beneficios Reducción en costos de control Reducción en costos de control Claro relacionamiento entre riesgos y controles clave Permite centrarse en exposiciones significativas Promueve la consistencia a través de todas las áreas de la Empresa Permite a la Gestión Financiera llevar a cabo un control financiero dentro de la Empresa Incrementa la prevención de riesgos, errores ú omisiones Optimizar el control financiero y la identificación de exposiciones Promueve visibilidad Evita que las infracciones y deficiencias de control sean escondidas Facilita el monitoreo de la Gestión Financiera Efectividad Eficiencia Control 1er. Encuentro Internacional EMPRESAS PUBLICAS Mejora EFICIENTES la información de deficiencias Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 16

17 Buenas Prácticas Impuestos Área de Enfoque Políticas Procesos Gestión del Desempeño Organización Ejemplo de Buenas Prácticas Políticas definen papeles y responsabilidades para las actividades de impuestos Procesos de impuestos son altamente estandarizados y automatizados (planeamiento, reporte, análisis y cumplimiento) Indicadores de desempeño relacionados al adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias y a la reducción de las exposiciones Roles y responsabilidades de las actividades de impuestos, claramente definidas Ilustrativos Beneficios Menores reportes de ajustes de impuestos o en exposiciones ante el SRI Reducción del tiempo en la preparación de declaraciones de impuestos, las cuales son realizadas con una mayor precisión. Reducción de observaciones del regulador Mejoramiento de la visibilidad y control sobre las operaciones de impuestos Efectividad Eficiencia Control Talento Humano Información Tecnología Entrenamiento y actualización permanente en normativa tributaria El sistema Financiero y otros sistemas capturan información impositiva en el momento de su elaboración. Los sistemas fiscales y financieros están integrados Uso efectivo herramientas tecnológicas financieras y fiscales para automatizar los procesos y facilitar el flujo de información Reducción de observaciones del regulador Los clientes y proveedores son educados en temas claves de impuestos Reducción del tiempo en la preparación de declaraciones de impuestos, las cuales son realizadas con una mayor precisión. Reducción del tiempo en la preparación de declaraciones de impuestos, las cuales son realizadas con una mayor precisión. Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 17

18 5. Gestión Financiera: Auto-Evaluación Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 18

19 Gestión Financiera: Auto-Evaluación Área Básico Desarrollo Establecido Avanzado Líder Modelo Operativo Políticas Procesos Gestión del Desempeño Organización Talento Humano Información Tecnología Empresarial La función financiera tiene un rol mínimo en las decisiones estratégicas de le empresa y soporta necesidades básicas de información Políticas y procedimientos complejos y acumulados durante el tiempo Procesos financieros no definidos Indicadores de desempeño generales El equipo de la función financiero no está claramente definido Habilidades y competencias tradicionales, usualmente limitados a aspectos contables La función financiera es un socio de la operación, ayuda a decisiones estratégicas y de negocio y forma parte activa de la comunidad financiera Políticas simplificadas que balanceen costo, riesgo y calidad Clara optimización y responsabilidad de los procesos financieros Indicadores de desempeño integrados y basados en generadores de valor Equipo financiero definido y optimizado Habilidades y competencias de negocio, operación y financieros Programas formales para reclutar, contratar y retener talentos Información fragmentada y no controlada Modelo único de información. Plataforma tecnológica única integradas Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 19 Sistemas no integrados Efectividad Eficiencia Control

20 MUCHAS GRACIAS!!! Gestión Financiera Eficiente: Retos y Oportunidades 20