Manual de Portal Web e Intranet. Integración Moodle

Transcripción

1 Manual de Portal Web e Intranet Integración Moodle 10 de Noviembre de 2011

2 HOJA DE REVISIONES Manual de Intranet Integración Moodle 10 de Noviembre de 2011 Nº Revisión Fecha Revisión de Noviembre de 2011 Primera Edición 2

3 Índice Página 1. INTRODUCCIÓN TIPOLOGÍA DE CONTENIDOS Estructura CURSO_ONLINE: Creación de cursos Plantillas Estructura Listado cursos online: Plantilla Lista todos los cursos: Plantilla Listado de los últimos cursos online: Detalle de contenido: Portlet Mis Cursos online: ADMINISTRADOR MOODLE CONFIGURACIÓN INICIAL DEL ADMINISTRADOR CENTRO GESTIÓN DE INSCRIPCIONES INSCRIPCIONES POR ACEPTAR Aceptar Inscripción Rechazar Inscripción Detalle de Inscripción Buscador de Inscripciones INSCRIPCIONES ACEPTADAS PARA CONFIRMAR Confirmar Inscripción CARGA MASIVA DE INSCRIPCIONES Importar Inscripciones Exportar Inscripciones GESTIÓN DE EXCEPCIONES CENTRO INCORRECTO IDCURSO INCORRECTO OTROS ERRORES Implantación de la Integración con Moodle en un nuevo centro

4 1. INTRODUCCIÓN 2. TIPOLOGÍA DE CONTENIDOS 2.1 Estructura CURSO_ONLINE: Deberán rellenar los campos del curso, los datos marcados con * son obligatorios: Título: Título del curso moodle que se visualizará en la intranet. Descripción: Breve descripción del curso moodle. Centro: Nombre del centro que ofrece el curso. Fecha Inicio*: Fecha de comienzo del curso en formato dd-mm-aaaa. Fecha Fin*: Fecha de finalización del curso en formato dd-mm-aaaa. Fecha Inicio Inscripción*: Fecha de inicio del plazo de inscripción para el curso moodle, en formato dd-mm-aaaa. Fecha Fin Inscripción*: Fecha de finalización del plazo de la inscripción para el curso moodle, en formato dd-mm-aaaa. Duración: Duración del curso de moodle. Idcurso*: Identificador en moodle del curso que se está publicando en la intranet. Inscripción Abierta: Cuando checkeamos esta opción el usuario que se está apuntando al curso de moodle debe confirmar la inscripción haciendo click en el que recibe. Documento: Fichero adjunto, dando la posibilidad de introducir mayor información del curso que se está publicando. 2.2 Creación de cursos Lo primero que hay que hacer es crear los cursos de moodle en la intranet de cada centro, para ello existen dos posibilidades: Desde Inicio Panel de Control Contenido Web, pulsamos sobre la opción Añadir Contenido Web. 4

5 O bien arrastrando el portlet de Visor de Contenidos Web y pulsando sobre el icono. En la siguiente pantalla en el panel de Formulario y Presentación pulsamos sobre el botón Seleccionar. Y en el popup que nos aparece seleccionamos la estructura curso_online. 5

6 2.3 Plantillas Existen dos plantillas de presentación para los listados de cursos de moodle y una estructura de contenido: Estructura Listado cursos online: El campo a rellenar en esta estructura es Maxresult, que indica el número máximo de resultados por página para el listado Plantilla Lista todos los cursos: 6

7 2.3.3 Plantilla Listado de los últimos cursos online: Plantilla que muestra los últimos cursos de moodle dados de alta en la intranet, teniendo en cuenta el maxresult especificado en la estructura Detalle de contenido: La apariencia de la página de detalle de contenido es la siguiente: En ella se muestran todos los campos definidos en el apartado 2.1 Estructura CURSO_ONLINE. Como se muestra en la imagen (xxx) si las fecha actual se encuentra entre las fechas de inicio y fin de inscripción aparece a la derecha el enlace Apuntate. Al pinchar en dicho enlace aparece el siguiente formulario de inscripción donde se debe confirmar la inscripción. 7

8 Al pulsar en Confirmar la inscripción podemos tener las siguientes situaciones: 1. Inscripción Abierta: El usuario recibirá un mail de confirmación de la inscripción, en el cual deberá confirmar su deseo de inscribirse en el curso. La información que le aparecerá al usuario una vez pulsado el botón de Confirmar inscripción es la siguiente: 2. Inscripción Cerrada: Al tratarse de un curso cerrado no hace falta la confirmación del usuario, por lo que directamente es tarea del administrador el aceptar la solicitud. La información que le aparecerá al usuario una vez pulsado el botón de Confirmar inscripción es la siguiente: 2.4 Portlet Mis Cursos online: Este portlet muestra el listado de cursos online al que tiene acceso el usuario logeado en la Intranet. Al pinchar en el enlace de cada uno de los cursos se abre Moodle en ventana nueva. 8

9 3. ADMINISTRADOR MOODLE 3.1 CONFIGURACIÓN INICIAL DEL ADMINISTRADOR CENTRO Lo primero que se tiene que hacer es configurar al usuario administrador encargado de utilizar la aplicación. Para poder utilizar esta aplicación es necesario que ese usuario tenga perfil de Administrator o que tenga el rol Gestor de Inscripciones. Esta configuración la debe realizar el administrador del portal haciendo uso del panel de control de Liferay. Lo primero que deberá hacer es crear el rol Gestor de Inscripciones. Una vez creado el rol, se asignará ese rol al usuario encargado de la administración y gestión de la aplicación. 3.2 GESTIÓN DE INSCRIPCIONES INSCRIPCIONES POR ACEPTAR En esta sección se mostrará la lista con todas las inscripciones que están pendientes de aceptar por el administrador. Ilustración 1: Inscripciones Pendientes de aceptar (vista normal) Las operaciones que el administrador podrá realizar son las siguientes: Aceptar inscripción (Ver 3.1.1) Rechazar inscripción (ver 3.1.2) 9

10 Ver el detalle de una inscripción en concreto (Ver 3.1.3) Acceder al buscador de inscripciones (Ver 3.1.4) Aceptar Inscripción Para aceptar una o varias inscripciones, primero deberemos seleccionar los checkboxes de las inscripciones a aceptar, seguidamente deberemos pulsar el botón de Aceptar u Onartu, para que la inscripción sea aceptada. Ilustración 2: Inscripciones Pendientes de aceptar (valores a rellenar) En caso de que la inscripción se acepte correctamente, la inscripción desaparecerá de la lista de pendientes y nos aparecerá una notificación de que la operación ha sido realizada con éxito. Ilustración 3: Inscripciones Pendientes de aceptar (operación bien realizada) En caso de que ocurra algún error o que no se haya elegido ninguna inscripción para aceptar, nos aparecerá un mensaje aclarativo con el motivo del problema. 10

11 Ilustración 4: Inscripciones Pendientes de aceptar (operación fallida) Rechazar Inscripción Para rechazar una inscripción debemos seguir la misma metodología que la de aceptar inscripción, con la diferencia de que cuando pulsemos el botón de Rechazar o Ukatu, nos redirigirá a otra interfaz donde deberemos meter la razón por la cual queremos rechazar esas solicitudes. Ilustración 5: Rechazar inscripción (causa por la que rechazarla) Las posibles acciones a realizar desde este interfaz son: Confirmar Rechazo: una vez rellenado el cuadro de texto con la o las razones por las cuales quieres rechazar esa solicitud, se deberá pulsar el botón Enviar, para que se confirme el rechazo de la misma. Volver Atrás: si pulsamos el botón atrás o atzera, el administrador volverá al interfaz anterior a que se encontraba. Los 11

12 estados posteriores a rechazar una solicitud, son los mismos que cuando aceptas una inscripción, realizado con éxito y Error Detalle de Inscripción Cuando pulsamos sobre el nombre de un curso, accederemos al detalle específico del mismo. Ilustración 6: Inscripciones Pendientes de aceptar (posición detalle inscripción) Ilustración 7: Detalle de inscripción. Las opciones que tendrá el administrador serán las de: Aceptar Rechazar Volver Atrás Acciones muy similares a las descriptas en los apartados y 3.1.2, pero con la diferencia de que solo se ejecutan sobre esta solicitud Buscador de Inscripciones 12

13 Cuando pulsamos sobre Buscador o Bilatzaile, accederemos al buscador de solicitudes, en donde podremos realizar búsquedas sobre cualquiera de los campos habilitados para ello. Ilustración 8: Buscador de inscripciones Una vez rellenados los campos deseados deberemos pulsar en Buscar o Bilatu, los campos en los que no se inserte ningún valor, los tomara como cualquier valor, es decir que no aplicara ninguna restricción a ese campo. En caso de que nos hayamos equivocado a la hora de insertar los valores, podemos pulsar el botón de Borrar o Ezabatu para reiniciar los campos. El resultado será la lista con las solicitudes que cumples las restricciones impuestas por el administrador. (En este ejemplo se ha buscado las inscripciones de cris) Ilustración 9: Inscripciones Pendientes de aceptar (mediante buscador) 13

14 Esta lista posee la misma funcionalidad que la explicada en los apartados anteriores, en cuanto a aceptar, borrar si nos encontramos en la sección de aceptar inscripciones, confirmar en caso de que estuviéramos en la sección de aceptar inscripciones o corregir en caso de encontrarnos en la sección de gestión de excepciones, visualizado de detalle de inscripción y paginación INSCRIPCIONES ACEPTADAS PARA CONFIRMAR En esta sección se mostrará la lista con todas las inscripciones que están aceptadas y que están a la espera de ser confirmadas por el administrador. Ilustración 10: Inscripciones Pendientes de confirmar (visión normal) Las operaciones que el administrador podrá realizar son las siguientes: Confirmar inscripción (Ver 3.2.1) Ver el detalle de una inscripción en concreto (Ver 2.1.3), posee la misma funcionalidad Acceder al buscador de inscripciones (Ver 2.1.4), posee la misma funcionalidad Confirmar Inscripción Al igual que en la sección de aceptar inscripciones (Ver 3.1.1), es necesario antes de confirmar una inscripción, seleccionar la/las inscripciones deseadas a través de sus casillas de selección. Una vez seleccionadas, se pulsará el botón de confirmar para tramitar la acción y que esa inscripción pase a estado confirmado y desaparezca de la lista. 14

15 Ilustración 11: Inscripciones Pendientes de confirmar (valores a rellenar) CARGA MASIVA DE INSCRIPCIONES En esta sección se le dara al administrador la oportunidad de importar y exportar las inscripciones mediate ficheros excel. Ilustración 12: Carga masiva de inscripciones (vista normal) Las operaciones que el administrador podra realizar son las siguientes: Importar Inscripciones.csv). Importar inscripciones a través de ficheros de MSExcel (con formato.xsl o El administrador debera elegir el fichero Excel, para ello pulsar el boton Seleccionar Archivo y le aparecerá un navegador de carpetas del PC para que se elija el fichero excell apropiado y pulsar Aceptar o Onartu. 15

16 Ilustración 13: Carga masiva de inscripciones (Importar inscripciones) Si el fichero elejido no posee el formato adecuado nos mostrará un mensaje explicativo con la causa del error. Hay dos posibles causas de error, que el fichero no tenga el formato adecuado, o que el fichero excel no sea de la version adecuada. Debe ser un Excel 97 o 2003, versiones superiores no las soporta la aplicación. Ilustración 14: Carga masiva de inscripciones (Error por formato Erroneo) 16

17 Ilustración 15: Carga masiva de inscripciones (Error por incompatibilidad del fichero excel) Si todo va bien, las inscripciones se insertarán con sus datos correspondientes y saldra un mensaje diciendo que la operación se realizo correctamente. Tambien se le indicará aquellas incripciones que no ha podido procesarlas y la razon del error. Ilustración 16: Carga masiva de inscripciones (operación bien realizada) Exportar Inscripciones Esta accion exportará todas las inscripciones pendientes, aceptadas y confirmadas relativas al centro que controla el administrador, a un fichero MSExcel que saldra en una ventana para que lo descargue el usuario a su PC. Cada uno de los tipos de inscripciones aparecera separado en una hoja excel diferente. 17

18 Ilustración 17: Carga masiva de inscripciones (Error por formato Erroneo) 3.3 GESTIÓN DE EXCEPCIONES En esta área el administrador podrá corregir todas aquellas inscripciones que posean algún tipo de error al ser tramitadas, se dividen en tres grupos: Centro Incorrecto idcurso Incorrecto Otros errores En todos los casos al administrador se le mostrará una ventana que contendrá la lista de todas las inscripciones que posean un tipo de error en concreto, según en la pestaña que nos encontremos. La funcionalidad de paginación y buscadores es la misma que la explicada en el apartado 3 A diferencia de los anteriores listados, en este caso sólo se podrá seleccionar una inscripción para cada corrección que se desee realizar, por lo que se utilizaran botones de selección únicos. Una vez seleccionada una inscripción, se procederá a pulsar el botón de corregir, que según en el grupo en el que se encuentre realizará una funcionalidad diferente (Ver secciones 4.1, 4.2, 4.3) 18

19 Ilustración 18: Gestion de Excepciones (IdCurso incorrecto) CENTRO INCORRECTO Se mostrará un interfaz en el que aparecerá la información referente a la inscripción: Nombre de Centro Código de centro antiguo Poseerá también un área de texto en el que introducir el nuevo código de centro. Una vez introducido el código de centro nuevo, el administrador pulsará el botón de Corregir o Zuzendu para finalizar la corrección. También podrá volver al interfaz anterior pulsando Atrás o Atzera Ilustración 19: Gestion de Excepciones (cambios centro incorrecto) IDCURSO INCORRECTO 19

20 Se mostrará un interfaz en el que aparecerá la información referente a la inscripción: Nombre de Curso Código de curso antiguo Poseerá también un área de texto en el que introducir el nuevo código de curso. Una vez introducido el código de curso nuevo, el administrador pulsará el botón de Corregir o Zuzendu para finalizar la corrección, en caso de no introducir ningún valor la aplicación nos solicitará que introduzcamos uno y nos permitirá pulsar el botón de Corregir o Zuzendu. También podrá volver al interfaz anterior pulsando Atrás o Atzera Ilustración 20: Gestión de Excepciones (cambios curso incorrecto) OTROS ERRORES En este caso la inscripción se corregirá automáticamente, poniéndola en un estado de corregir de nuevo y desaparecerá de la lista de inscripciones mostradas. 3.4 Implantación de la Integración con Moodle en un nuevo centro. Los pasos a seguir para implantar en un nuevo centro la integración entre las intranets y moodle son los siguientes: 1. Cargar Lar: Para poder utilizar la integración lo primero que debemos realizar es cargar el lar disponible en en la sección Enlace a Lar base, con las estructuras y plantillas necesarias para poder realizar la integración. 2. Crear Rol: Para poder utilizar esta aplicación es necesario que ese usuario tenga perfil de Administrator o que tenga el rol Gestor de Inscripciones. 20

21 Esta configuración la debe realizar el administrador del portal haciendo uso del panel de control de Liferay. Lo primero que deberá hacer es crear el rol Gestor de Inscripciones. Una vez creado el rol, se asignará ese rol al usuario encargado de la administración y gestión de la aplicación. 3. Crear Páginas: Para poder utilizar la integración será necesario crear las siguientes páginas: 4. Administración Moodle: En ella se arrastrará el portlet de administración y solo será visible por el Rol administrador de la intranet o Gestor de Inscripciones. 5. Inscripción en curso online: Página oculta a la que se redirige una vez pinchado en el botón apúntate en el detalle de curso. La página se denominará inscripcion en curso online. 6. Crear Cursos: Una vez realizados los pasos anteriores será el momento de publicar en la intranet los cursos de moodle para ello se deberán seguir los pasos descritos en el punto 2. 21