Apreciado Padre/Guardián de :

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1 Apreciado Padre/Guardián de : Hace poco hemos lanzado el Proyecto imatter, que nos ayudará a conocer las experiencias de nuestros miembros durante los años que acuden al Club de Chicos de Nueva York (Boys Club of New York, BCNY). El proyecto ha sido diseñado por un grupo de trabajadores del Club que están interesados en los efectos a medio y largo plazo de nuestro trabajo. Durante los próximos cinco años mantendremos conversaciones con distintos grupos de miembros del BCNY para conocer experiencias directamente de ellos. En este momento, invitamos a su hijo a participar en imatter. Por favor, lea esta carta y decida si nos da su permiso para que su hijo participe en este proyecto. Tiene absoluta libertad para no permitir que su hijo participe en imatter, o para retirarlo del proyecto en cualquier momento; su decisión no afectará en modo alguno a su pertenencia al BCNY o a su relación con los trabajadores de la Casa Club. Antecedentes y Finalidad: El objetivo de imatter es aprender de las experiencias de los chicos en BCNY durante los años en los que son miembros del Club, centrándonos en su desarrollo en las áreas de la competencia, la confianza, el carácter y las relaciones. El proyecto brindará a su hijo la oportunidad de compartir sus opiniones y ayudar a los miembros de su Casa Club. La información obtenida también ayudará al BCNY a mejorar su programación. Logística y Procedimiento: El Proyecto imatter se llevará a cabo durante los próximos cinco (5) años, recopilando información dos veces al año, en un total de diez (10) ocasiones. Cada otoño y primavera, pediremos a los miembros participantes que asistan a los siguientes grupos, con una duración no mayor a 75 minutos por sesión: - Explorers y Juniors entre 8 y 9 años: Entrevistas cooperativas 75 minutos - Explorers y Juniors (versiones independientes): Mapa Corporal minutos - Teens: Grupos Focales 75 minutos Los miembros serán agrupados por edades; es decir, Explorers, Juniors y Teens no participarán juntos en ninguno de los grupos. Los grupos consistirán en un máximo de 12 participantes, y serán supervisados por uno o dos facilitadores y como mínimo un encargado de tomar notas. Los grupos se reunirán durante los horarios de la Casa Club. Durante las sesiones, los miembros participarán en actividades y responderán a preguntas sobre las principales áreas de interés: competencias, confianza en sí mismo, carácter y relaciones. Las respuestas serán registradas por los encargados de tomar notas y también a través de grabaciones digitales. Todas las notas y los registros digitales se guardarán en un lugar seguro. Además, se pedirá a los padres de los participantes en imatter que rellenen un Cuestionario de Observación Parental dos veces al año, que no debería ocupar más de 20 minutos. Así mismo, se solicitará al personal del BCNY que complete un cuestionario de Observación Profesional dos veces al año, que tampoco ocupará más de 20 minutos. Estos cuestionarios estarán relacionados con los participantes individuales en imatter. 1

2 También incluiremos en el proyecto aquella información sobre los miembros individuales que el personal registra habitualmente durante su tarea de supervisión de nuestros programas. Esta información incluye datos sobre el progreso de los miembros en nuestros programas acuáticos, artísticos, educativos, musicales y deportivos, así como información disponible a través de los documentos de registro anual del BCNY. Por último, presentaremos una solicitud al Departamento de Educación de Nueva York para solicitar los informes escolares de su hijo. La última página de esta carta contiene una firma específica que da su aprobación para que podamos acceder a los informes escolares de su hijo. Si nos da permiso para que solicitemos esta información a la escuela de su hijo, firme esa página por separado del permiso para participar en el proyecto imatter. Toda la información incluidas las respuestas de su hijo, las suyas y las de los miembros del personal, así como los informes escolares, será almacenada de forma segura. Antes de compartir nuestros resultados con nadie, reuniremos las notas y la información de modo que no se pueda identificar el origen de los comentarios. Nadie sabrá quien dijo qué, excepto los responsables del proyecto imatter, y estos no compartirán esa información con nadie. Voluntariedad: La participación de su hijo en imatter es totalmente voluntaria. Si está de acuerdo en que su hijo participase en el proyecto, marque la casilla correspondiente y firme el documento de aprobación. Aun cuando participe en el proyecto, ni usted ni su hijo tienen la obligación de responder a las preguntas que les realizamos si no lo desean. Podrá finalizar la participación de su hijo en imatter en cualquier momento sin consecuencia alguna en su membresía de BCNY. Y si no desea que participe en el proyecto, la decisión no afectará a su relación con el personal de BCNY ni a su membresía de ningún modo. Posibles Beneficios: imatter es un proyecto centrado en los individuos, en el que los miembros tendrán la oportunidad de expresarse y opinar sobre aquellas cuestiones que son importantes para ellos. La información obtenida durante el proyecto, y en particular cómo los programas del BCNY pueden contribuir a un desarrollo positivo de nuestros miembros, ayudará al Club a mejorar su programación y el funcionamiento general de las Casas Club. Los miembros que participen recibirán snacks y pequeños incentivos adecuados a su edad y valorados en no más de 8$ por sesión, pero no se les retribuirá por su tiempo de ningún otro modo. Lo más importante es que los miembros que participen en el proyecto se sentirán valorados por su participación en ayudar a sus Casa Club. Una vez al año, durante cada uno de los cinco años del proyecto, se les invitará a una presentación en los que los responsables del proyecto imatter debatirán lo que hemos aprendido hasta la fecha y explicarán cómo se utilizarán esos conocimientos para mejorar las prácticas del BCNY. Posibles perjuicios: Puede haber situaciones incómodas para los participantes del proyecto imatter si, durante su participación en los grupos mencionados anteriormente, sus compañeros exponen situaciones delicadas o revelan información que puede hacerles sentir incómodos. Además, si bien haremos lo posible por minimizar cualquier alteración de las actividades cuando programemos los 2

3 grupos de imatter, algunos participantes pueden sentirse molestos por perderse algunas actividades durante sus sesiones con el proyecto. Confidencialidad: Ninguno de los datos obtenidos o registrados durante el proyecto imatter identificará a ningún niño en particular. Los datos se guardarán en un lugar seguro en las oficinas de la Administración del BCNY y en un servidor seguro, y solo los responsables del proyecto imatter tendrán acceso a esa información durante su ejecución. Los datos obtenidos serán analizados y se informará sin identificar los nombres de los miembros que hayan participado. Preguntas: Si tiene cualquier pregunta o preocupación sobre este proyecto, no dude en contactar con Taryn Campbell, Responsable de Plan de estudios (Curriculum Manager) del BCNY a través del teléfono o por taryn.campbell@bcny.org. Puede formularnos sus preguntas en cualquier momento, antes de dar su aprobación para que su hijo participe en imatter, o durante el proyecto. Consentimiento: Por favor, indique si está de acuerdo o no en que su hijo participe en el proyecto imatter. Si está de acuerdo, recibirá en breve otras comunicaciones adicionales sobre el Cuestionario de Observación Parental que deberá rellenar más adelante. Sí, estoy de acuerdo en que mi hijo participe en el proyecto imatter. No, no permito que mi hijo participe en el proyecto imatter. Firma Fecha Escriba SU nombre Escriba el nombre de SU HIJO Gracias! Por favor, envíe este documento firmado a su Casa Club. Puede entregarlo en un sobre cerrado en la Recepción o enviarlo por correo postal a la siguiente dirección: Taryn Campbell The Boys Club of New York 287 East 10 th Street New York, NY

4 AUTORIZACIÓN PARENTAL PARA LA DIVULGACIÓN DE LAS CALIFICACIONES ESCOLARES La Ley sobre los Derechos de la Familia en materia de Educación y Privacidad (FERPA) es una ley federal que protege la privacidad de las calificaciones escolares de los estudiantes emitidas o custodiadas por las escuelas que reciben financiación federal. La firma de este documento autoriza a la divulgación y el uso de los informes educativos según se indica a continuación. Este documento también autoriza a comentar esta información con los representantes de la organización que aquí se indica y con derecho a recibir dicha información. Como ya hemos explicado, su hijo ha sido seleccionado para participar en el proyecto imatter. Como parte del proceso de obtención de datos, el Club de Chicos de Nueva York (BCNY) solicita su consentimiento para el acceso a sus informes escolares individuales. Entre ellos se incluyen los informes de sus calificaciones durante el curso y hasta el curso Si en cualquier momento su hijo abandona el proyecto imatter, el BCNY dejará de solicitar sus calificaciones a la escuela. Finalidad: La información facilitada por su escuela contribuirá al conjunto de la información obtenida en el proyecto imatter. No existen otros beneficios ni perjuicios posibles en la petición de datos a la escuela que los mencionados anteriormente para el proyecto imatter en general. Como en la participación en el resto del proyecto imatter, este consentimiento es totalmente voluntario. Si no da su permiso para que el BCNY solicite las calificaciones escolares de su hijo, no habrá ninguna repercusión en sus calificaciones o relaciones escolares y su hijo podrá participar igualmente en el proyecto imatter. Datos del estudiante: Nombre del estudiante: Fecha de nacimiento: Curso: Número de la Seguridad Social: Centro escolar: Nombre del Padre o Guardián: Relación con el estudiante: Yo, (Padre/Guardián) autorizo al centro (Nombre del Centro escolar) a revelar y entregar los informes escolares íntegros que posee sobre el estudiante arriba indicado, incluyendo pero no limitados a: informes y calificaciones, información oral, informes de educación especial. Por favor, indique aquellos informes que no desea revelar o divulgar: 4

5 Los informes escolares se enviarán a: Nombre: Taryn Campbell Organización: The Boys Club of New York Dirección: 287 East 10 th Street, New York, NY Teléfono: Fax: Preguntas: Si tiene cualquier pregunta o preocupación sobre este proyecto, no dude en contactar con Taryn Campbell, Responsable de Plan de estudios (Curriculum Manager) a través del teléfono o por taryn.campbell@bcny.org. Puede formular sus preguntas en cualquier momento antes o durante el proyecto. También puede realizar preguntas específicas sobre nuestra intención de solicitar información sobre las calificaciones escolares de su hijo. Consentimiento: Por favor, marque la casilla correspondiente para indicar si da su consentimiento o no para que el BCNY solicite los informes de las calificaciones escolares de su hijo. Le recordamos de nuevo que este consentimiento es separado de su consentimiento para que su hijo participe en el proyecto imatter, para el que ha firmado el documento anterior. Sí, doy permiso al BCNY para que solicite los informes escolares de mi hijo. No, no doy permiso para que el BCNY solicite los informes escolares de mi hijo. Una copia de esta autorización será suficiente para autorizar la entrega de la información indicada más arriba. Firma Fecha Escriba SU nombre Escriba el nombre de SU HIJO Gracias! Por favor, envíe este formulario firmado a su Casa Club junto al formulario principal de consentimiento imatter. 5

6 COMPLETE SOLO SI PERMITE A SU HIJO PARTICIPAR EN imatter. Para ayudarnos a programar la participación de su hijo, por favor, complete los datos siguientes sobre sus actividades y la mejor manera de contactar con usted. Nombre de su hijo: Edad: Su nombre: La mejor manera de contactar con usted: Teléfono: Qué días participa su hijo en el Club? En los días que participa, indique la hora a la que suele irse o le vienen a buscar. Día Suele ir al BCNY en este día? Lunes SI NO Martes SI NO Miércoles SI NO Jueves SI NO Viernes SI NO En caso afirmativo, a qué hora suele llegar al BCNY este día? En caso afirmativo, a qué hora suele irse del BCNY este día? Gracias por sus respuestas. Pronto nos pondremos en contacto con usted para pedirle que rellene el Cuestionario de Observación Parental.