Departamento Administrativo Invitación a cotizar a sobre cerrado N Pág. 1 de 8

Transcripción

1 Invitación a sobre cerrado N Contratación de servicios profesionales para el ejercicio de notariado público externo en oficinas centrales y sucursal de Liberia La presente invitación se fundamenta en la facultad que tiene la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional de regular, bajo la normativa vigente la compra de bienes y servicios, conforme los términos de la Ley No. 7531, sus reformas y reglamentos. Con el objetivo de cumplir con lo establecido en el Reglamento de Contratación Administrativa, Arancel de Honorarios por Servicios Profesionales de Abogacía y Notariado, Reglamento General de Créditos de JUPEMA; se confecciona la invitación a cotizar a sobre cerrado N , para la contratación de profesionales para el ejercicio de notariado público externo en oficinas centrales y sucursal de Liberia. Capítulo 1. Conceptos: Para efectos de esta contratación y para las condiciones generales de la compra, serán aplicadas las siguientes definiciones: JUPEMA. Enlace. Escritura Pública: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. Ente público no estatal con personería jurídica y patrimonio propio. Jefatura del Departamento Crédito y Cobro de JUPEMA, encargada de la coordinación de la presente invitación a cotizar. Documento público en el que se hace constar ante notario público un determinado hecho o un derecho autorizado por dicho fedatario público, que firma con el otorgante u otorgantes, dando fe sobre la capacidad jurídica del contenido y de la fecha en que se realizó. Notario Público Externo: Notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial, que brinda sus servicios externos a JUPEMA. Invitación a cotizar. Como se llamará en adelante a este documento. Oferta. Propuesta o cotización enviada por cada empresa invitada a participar.

2 Oferente. Persona física o jurídica que envíe una oferta para participar en la presente invitación a cotizar. Turno o rutina de asignación notarial: Es la oportunidad que se le presenta al profesional para dar trámite a un requerimiento institucional. Capítulo 2. Objeto de la invitación a cotizar: La contratación por servicios profesionales de los notarios públicos externos que prestarán los servicios de notariado a JUPEMA, contratados mediante el procedimiento correspondiente y sin que exista subordinación jurídica laboral por el servicio de notariado, sea éste protocolar o extraprotocolar, en las que figure JUPEMA. Los servicios se brindarán según el siguiente detalle: 1 Notario Público en Oficinas Centrales, las cuales se encuentran ubicadas en San José. 1 Notario Públicos en la sucursal de Liberia. Capítulo 3. Requisitos de admisibilidad para todos los oferentes: 3.1 Se admiten en este concurso todas las personas físicas o jurídicas que cumplan con todos los requisitos legales, técnicos y financieros solicitados en esta invitación a cotizar. 3.2 Se consideran inadmisibles las ofertas que no indiquen claramente el ítem en que participan. 3.3 Las ofertas presentadas en forma extemporánea no serán admitidas para el concurso, por lo cual, es responsabilidad del proveedor verificar la recepción en tiempo y forma por parte del área de proveeduría. 3.4 En caso de personas jurídicas, deberán ceñirse estrictamente al cumplimiento de sus obligaciones laborales y de seguridad social para con sus empleados, de forma tal que su inobservancia dará lugar al incumplimiento del contrato que se llegue a celebrar producto de la presente contratación. 3.5 Presentar certificación de personería jurídica. 3.6 Presentar copia de la cédula por ambos lados, del representante legal (persona física o jurídica). 3.7 Indicar claramente el nombre y número telefónico de la persona que atenderá la oferta. 3.8 Presentar declaración jurada de que el oferente no es alcanzado por las prohibiciones de los artículos No.21 y No.22 del Reglamento de Contratación Administrativa de JUPEMA según formato adjunto en Anexo Presentar declaración jurada en la cual se consigne lo siguiente:

3 a. Que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. b. Que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.). c. Que se encuentra al día en las obligaciones con el FODESAF, lo anterior considerando el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares Declaración jurada de que tiene oficina abierta debidamente acondicionada y el domicilio donde está ubicada, que sea en zona adyacente a la sucursal. Capítulo 4. Responsabilidades específicas del Notario Público: a) El Notario tiene la responsabilidad directa ante JUPEMA, de que todos los actos extraprotocolares o protocolares que otorga, cumpla con todos los requisitos sustanciales o formales, impuestos por la ley o reglamentación aplicable, y cuando corresponda quede debidamente inscrita en el Registro Público, de forma tal que aseguren y garanticen a JUPEMA el acto correspondiente; los cuales se deben entregar en un mes, si no se ha entregado la inscripción en ese plazo, se debe presentar informe con las razones del porqué no se ha podido llevar a cabo. b) Efectuar las recomendaciones que estime convenientes, en torno a los diferentes trámites previos al otorgamiento de los créditos, en los cuales, se les solicita su criterio técnico. c) Informar a los interesados del valor y la trascendencia legales de sus renuncias y estipulaciones. d) Guardar el secreto profesional sobre los contratos u operaciones que mantienen los interesados con JUPEMA. e) Confeccionar los documentos correspondientes dentro de los plazos establecidos por JUPEMA. f) Asesorar a las partes en la contratación con el propósito de obtener el fin propuesto al más bajo costo y mejores intereses de ambos. g) Colaborar en la corrección de cualquier aspecto atinente de los documentos. h) Los notarios externos al servicio de JUPEMA responderán por cualquier daño y perjuicio que ocasionen por acción u omisión, tanto a la Institución como a sus clientes o a terceros. JUPEMA, previa valoración de los hechos y aplicando el debido proceso, podrá sancionar al notario que incumpla los deberes contenidos en su normativa interna. Será el Departamento de Crédito y Cobro o el Departamento Administrativo quienes velarán porque el Notario cumpla con esta responsabilidad según el servicio que contrate cada uno.

4 i) Asimismo, es responsabilidad de los notarios cumplir eficiente y oportunamente con los trámites solicitados. j) Aceptar el rol y asignación de los casos establecidos institucionalmente. k) Los profesionales están obligados a presentar al Departamento de Crédito y Cobro o al Departamento Administrativo según corresponda, un informe de los trabajos pendientes asignados y del estado. En este informe se deberá especificar aquellos casos problemáticos o difíciles, las razones que impiden la terminación en el tiempo previsto y adjuntar la documentación necesaria que acredite lo indicado. l) En caso que sea necesario, deberán presentarse a las oficinas de JUPEMA, Oficinas Centrales o sucursal, según corresponda, para la autenticación de firmas a ruego de nuestros clientes. Capítulo 5. Impedimento para los profesionales: Para el caso específico de Notarios Públicos de conformidad con el artículo 7, inciso e) del Código Notarial no pueden prestar sus servicios en más de tres (3) instituciones descentralizadas o empresas públicas estructuradas como empresas privadas, lo cual debe demostrarse con declaración jurada. Si existe algún caso en que tenga esta condición, antes de la firma del contrato, el profesional seleccionado debe presentar la nota recibida de la institución en la cual presentó la renuncia, lo anterior para verificar el cumplimiento de este requisito. Capítulo 6. Criterio de evaluación: La evaluación de las ofertas será de acuerdo a la siguiente tabla: Criterios a evaluar Porcentaje de calificación Años de ejercicio de la profesional 25% No haber recibido sanciones 20% Certificación de servicios profesionales 25% Experiencia en el otorgamientos de escrituras de créditos hipotecarios 30% Total 100% 6.1 Años de ejercicio de la profesión 25 puntos Estos puntos se cuantifican como años calendarios, otorgando 5 puntos por cada año hasta un máximo de 5 (cinco años) de ejercicio. Este punto se acredita de

5 acuerdo con la constancia emitida por la Dirección Nacional de Notariado, donde se indique la fecha de incorporación como notario. 6.2 No haber recibido sanciones en el plazo de 5 años anteriores a la fecha de apertura. 20 puntos El oferente debe acreditar no haber recibido sanciones en el plazo señalado para lo cual debe presentar una certificación emitida por el Colegio de Abogados de Costa Rica y la Dirección Nacional de Notariado haciendo constar claramente que no registra sanciones. 6.3 Certificación de servicios profesionales 25 puntos Se asignan 5 puntos por cada año hasta un máximo de 5 en los cuales haya brindado servicios profesionales relacionados con la actividad notarial según corresponda. 6.4 Experiencia en el otorgamiento de escrituras de créditos hipotecarios en el sistema financiero nacional y otras instituciones supervisadas por las superintendencias. 30 puntos Debe presentar los índices del archivo notarial de los últimos 2 años y se califican de la siguiente manera: Más de 10 escrituras de hipotecas 10% Más de 20 escrituras de hipotecas 20% Más de 30 escrituras de hipotecas 30% Forma de desempate y otros. En caso de igualdad en el puntaje entre oferentes, se aplicarán los siguientes criterios de desempate: a) Se califica primero, quien tenga mayor cantidad de años de incorporación a la Dirección Nacional de Notariado. b) Si persiste la igualdad, se realiza un sorteo con los cuales persista empate. Capítulo 7. Honorarios: Los honorarios por servicios notariales se calcularán con base en el Arancel respectivo, decretado y publicado por el Poder Ejecutivo, con base en la recomendación del Colegio de Abogados de Costa Rica y de conformidad con lo dispuesto en los artículos N 9 inciso 4) y 22 inciso 15) de la Ley Orgánica del Colegio de Abogados y los numerales 166 y 167 del Código Notarial. El profesional presentará a quien corresponda un detalle de gastos y honorarios para su revisión por parte del mismo. Una vez aprobado este detalle y otorgados los documentos correspondientes, presentará una factura timbrada con los

6 documentos de soporte, dentro de los cuales estarán los enteros del banco, en los que conste la cancelación de las especies fiscales y derechos de registro, si así corresponde. Los desembolsos se ajustarán a lo que dispone el Procedimientos de Servicios Notariales Institucional o ley especial. Se aclara que para pagos facturados en dólares se cancelan en colones al tipo de cambio del día que se recibe la factura. De los montos cancelados por servicios profesionales debe rebajarse el 2% como pago del impuesto sobre la renta. Capítulo 8. Vigencia de la oferta: A partir del cierre de la recepción de ofertas, ésta se somete al plazo de vigencia de sesenta días hábiles. Capítulo 9. Contrato: La adjudicación de esta contratación se formalizará por medio de un contrato entre JUPEMA y el profesional. El nombramiento de los profesionales se debe realizar por un período máximo de dos años, prorrogables por lapsos sucesivos e iguales y que no superen los cuatro años de prestación de servicios profesionales. Los servicios prestados deberán resultar satisfactorios en los términos que JUPEMA establezca, según la recomendación del Departamento de Crédito y Cobro, el Departamento Administrativo y la Dirección Ejecutiva, según corresponda. Formarán parte del contrato las condiciones y especificaciones estipuladas en esta invitación, lo especificado y ofrecido en la propuesta y todo lo que al respecto se haya aclarado, rectificado y convenido por escrito entre el adjudicatario y la Junta. El profesional no podrá aprovecharse de los errores u omisiones que puedan ocurrir en los documentos del contrato. Si durante el curso de los trabajos, el profesional hallare cualquier error, discrepancia u omisión en las especificaciones, lo notificará inmediatamente por escrito al enlace. Se buscará la solución que beneficie más los intereses de la Institución, sin perjudicar al profesional. De conformidad con el artículo 112 de la Ley 7531, corresponderá a la Administración el resguardar los términos, condiciones, coordinación, supervisión, prórrogas y rescisiones del contrato. Capítulo 10. Garantía de cumplimiento: El adjudicatario debe rendir una garantía de cumplimiento por un monto de (doscientos cincuenta colones exactos) antes de la firma del contrato y esta debe mantenerse vigente durante el periodo de éste. Esta garantía no genera ningún tipo de interés al oferente, durante el período de

7 permanencia en la Institución y debe tener una vigencia de un mes adicional a la fecha de recepción a satisfacción del objeto de la presente contratación, fecha en la cual será devuelta. El adjudicatario debe entregar el comprobante respectivo en el Área de Proveeduría para que sea anexado al expediente del proceso de contratación. La garantía de cumplimiento se rinde de forma independiente y a favor de JUPEMA. Pueden respaldarse mediante los siguientes valores: depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal; certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional; dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un Banco del mismo sistema, presentando la boleta respectiva o mediante depósito en la Administración interesada. Capítulo 11. Condiciones de orden general: 11.1 Recepción de las ofertas. JUPEMA recibirá ofertas por escrito, en idioma español, sin correcciones, hasta las 11: 00 horas del 9 de julio de La oferta y cualquier otra información adicional, debe presentarse formalmente, debidamente firmada y sellada, en sobre cerrado, en idioma español y debe entregarse directamente en el tercer piso, Área de Proveeduría del Departamento Administrativo, en el edificio ubicado en San José, Calle 21, entre Avenida 8 y Avenida 10, 50 mts. Norte de Casa Matute Gómez. En el sobre debe indicarse la siguiente información: Invitación a sobre cerrado N Contratación de servicios profesionales para el ejercicio de notariado público externo en oficinas centrales y sucursal de Liberia El oferente deberá presentar en la cotización, toda la información detallada, siguiendo el orden en que se ha estructurado en este documento Resolución. Valorados los aspectos formales de las ofertas, analizado su ajuste técnico, jurídico y económico, se adjudicará a la oferta que obtenga mayor puntaje Porcentaje de Penalización. Todo atraso en la entrega de los bienes adquiridos será penalizado con un 0.25% del total de la compra por cada día de atraso. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo N 11 del Reglamento de Contratación Administrativa de JUPEMA.

8 11.4 Adjudicación. JUPEMA, resolverá esta invitación a cotizar en un plazo máximo igual al solicitado en el capítulo de vigencia de la oferta Solicitud. En caso de no estar interesados en participar en este proceso, se solicita su colaboración para que envíen por escrito, los motivos por los cuales no presentan la oferta, al fax número o al correo electrónico proveeduria@juntadepensiones.cr. Cualquier duda o consulta referente a los requisitos a presentar, pueden comunicarse a los teléfonos: ó Cordialmente, MBA. Francini Meléndez Valverde, Jefe Departamento Administrativo

9 Fecha: Señores JUPEMA Cédula jurídica Presente Anexo 1. Fórmula de oferta Invitación a sobre cerrado N Contratación de servicios profesionales para el ejercicio de notariado público externo en oficinas centrales y sucursal de Liberia. Estimados señores: Yo, (NOMBRE Y CALIDADES), actuando en mi carácter de (CARGO EN LA EMPRESA), de la firma (RAZÓN SOCIAL), habiendo examinado cuidadosamente la Invitación a Cotizar Nº , declaro que cumplimos todos los requisitos de la invitación por lo que hago propuesta formal para ejecutar todo el trabajo estipulado en la invitación. # DOCUMENTO 1. Personería jurídica certificada (Persona jurídica). 2. Copia de la cédula por ambos lados, del representante legal (persona física o jurídica). Dos Cartas de clientes a los que les ha brindado 3. servicios similares en los dos últimos años que no sea JUPEMA. 4. Nombre y número telefónico de la persona que atenderá la oferta. Declaración jurada en la cual se consigne lo siguiente: d. Que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. e. Que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la C.C.S.S. 5. f. Que se encuentra al día en las obligaciones con el FODESAF. g. Que el oferente no es alcanzado por las prohibiciones de los artículos Nos.21 y 22 del Reglamento de Contratación Administrativa de JUPEMA. Indicar Cumplimiento (Si/No) Atentamente, (Firma y No. cédula)

10 Anexo N 2. Declaración jurada Prohibición Yo, cédula,, en calidad de, de la empresa, certifico y declaro que no soy alcanzado por las prohibiciones del artículo 21 y 22 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional que señalan: Artículo 21- Alcance de las prohibiciones Queda absolutamente prohibido celebrar contratos administrativos o participar en los trámites previos a su celebración, de manera directa o indirecta, con carácter particular, a las siguientes personas: A. Los miembros de la Junta Directiva, el Director Ejecutivo, funcionarios de la Junta, miembros de las directivas de los órganos representados en la Junta Directiva de la Institución. B. Las personas jurídicas en cuyo capital participe - en una proporción superior al 5%- cualquiera de los funcionarios cubiertos por la prohibición. C. Los parientes, por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado inclusive, de las personas cubiertas por la prohibición en los incisos anteriores. D. Las personas jurídicas en que los parientes indicados en el inciso anterior sean titulares de más del 5%(Cinco por ciento) del capital, o ejerzan en ellas algún puesto de dirección o representación. E. Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del procedimiento de contratación, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, los diseños, y los planos respetivos, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución o construcción. Esta prohibición no se aplicará en los supuestos en que se invite a ofertar conjuntamente el diseño y la construcción de la obra, las variantes alternativas respecto de las especificaciones o los planos suministrados por la Junta. Artículo 22- Prohibición de influencias A las personas cubiertas por las prohibiciones del artículo anterior, se les prohíbe intervenir directa o indirectamente ante un servidor, prevaliéndose de su cargo o de cualquiera otra situación derivada de su situación personal o jerarquía con este o con otro servidor, ya sea real o simulada, para que haga, retarde u omita un nombramiento, adjudicación, concesión, contrato, acto o resolución propios de sus funciones, de modo que genere, directa o indirectamente, un beneficio económico o ventaja indebidos, para sí o para otro. Firmo el día del mes de de. NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE