visado electrónico Tramitación de visados por Internet

Transcripción

1 visado electrónico Tramitación de visados por Internet

2 Tabla de Contenidos e-visado Introducción Ventajas del sistema Requerimientos Hardware Software Administrativos Cómo acceder al sistema A través de Internet Cómo funciona Web e-visado Solicitar acceso al sistema Solicitar Visado Enviar fichero con trabajo Ver el estado de las solicitudes de visado realizadas por Internet Nuevos aspectos para la descarga de los trabajos Ver todos los trabajos en el Colegio (Internet o no) Listados de facturas Retirar el trabajo ya visado Ejemplo de documento Visado Cómo generar un documento PDF 1. Software necesario 2. Generar los ficheros PDF 3. Compilación del documento final Versión 6.0 del Adobe Acrobat Profesional Versión 8.0 del Adobe Acrobat Profesional Imprimir planos desde Autocad a Adobe Acceso al servicio de trabajos de Analizador Acústico

3 1 e-visado introducción Como viene siendo ya habitual en nuestra vida cotidiana, los avances tecnológicos implican mejoras importantes en nuestros quehaceres diarios. Estas innovaciones, en la mayoría de los casos, implican cambiar el concepto que de las cosas y, sobre todo, de los procesos productivos o administrativos tenemos. Adaptarse a estos nuevos avances, además, comporta un serio esfuerzo de adaptación ya que nos enfrentamos continuamente a novedades que, aun no validando los procedimientos que hasta el momento teníamos adoptados, sí que implican adquirir nuevos conocimientos imprescindibles para adaptarse. En este sentido presentamos una nueva forma, un nuevo concepto, del visado electrónico que amplía las expectativas y mejora el rendimiento y eficacia tanto de vuestra como de nuestra labor. Pese a que pudiera parecer complicado, el nuevo sistema de visado no requiere un gran esfuerzo de adaptación ni prácticamente nuevos conocimientos, así como mínimos cambios informáticos y ofrece grandes ventajas para todos. Ventajas del sistema Documentos en PDF. Los documentos que el técnico envía y recibe son en PDF. Documentos no comprimidos. No se comprimirá nuestro trabajo para su envío ya que el documento PDF está comprimido. Compatibilidad. Al crear un solo documento en PDF que admite la convivencia de cualquier tamaño de papel y poder, por tanto, incluir a tamaño real los planos, se hace innecesaria la emisión de etiquetas toda vez que los planos también llevarían incorporado el sello de visado. Diligencia de Visado. Ya no es necesario insertar al final de nuestro trabajo la Diligencia de Visado Intranet pues el propio sistema se encarga de elaborarla e insertarla en su lugar. Internet. El envío y recepción de trabajos se realizará vía Internet. Esto supone que bastará con conectarse a Internet con la conexión que tengamos y visitar la web colegial de e-visado y a partir de ahí realizar las acciones que deseemos previa comprobación de si se está autorizado a entrar en el sistema.

4 2 Requerimientos Para la realización de este tipo de visados, el colegiado necesita una serie de requisitos que podemos dividirlos en varios grupos: HARDWARE: Se necesita un Ordenador compatible, conexión a Internet y una impresora que imprima en color. SOFTWARE: Será necesario un programa generador de ficheros PDF como Adobe Acrobat, o similar. Algunos de estos programas generadores de PDF se distribuyen a través de Internet y suelen ser bastante económicos. También será necesario un navegador de Internet. (Nota: el Adobe Acrobat 7.0 Profesional y versiones posteriores han demostrado su potencia en la transformación de planos en ficheros PDF, así como su integración y compatibilidad con un número cada vez más elevado de programas.) ADMINISTRATIVOS: 1. Solicitud de alta en el sistema 2. Disponer preferentemente de la tarjeta MAESTRO de Caja Granada, o 3. Disponer de tarjeta de crédito VISA AFINITI COLEGIO DE INGENIEROS TECNICOS INDUSTRIALES. 4. Todo trabajo profesional visado por este sistema se deberá imprimir en color ya que el sello de visado ha de aparecer así impreso, así como que toda copia del mismo que haya de ser presentada en algún organismo deberá ir acompañada de una diligencia de visado firmada en original por el técnico, la cual, como ya se verá más adelante, es generada por el sistema una vez se produce el visado del trabajo profesional. 5. Cuantos requisitos necesite para el ejercicio libre de la profesión. Para acogerse al servicio de Visado a través de la Intranet del Colegio, será condición imprescindible ser titular de una de estas tarjetas de crédito. Este sistema de visado está también abierto a los colegiados asalariados de empresa que cumplan con los requisitos que figuran en nuestra web colegial y aquí indicados.

5 3 Cómo acceder al sistema Acceso a través de Internet El acceso a la web desde la web colegial. se realizará Cómo funciona El sistema de en formato PDF. trabaja con documentos generados por los colegiados FORMATO PDF: El colegiado deberá generar un fichero PDF con todos los documentos que componen el trabajo, para este fin se deberá tener instalado en el ordenador un software generador de PDF como el Adobe Acrobat. El proceso de generación del fichero es extremadamente sencillo, bastará con imprimir los diferentes documento, planos, escritos, etc. sobre la impresora especial instalada por Adobe Acrobat. Previo a esto se habrá insertado la firma del técnico en todas y cada una de las páginas en las que habitualmente esto es necesario (memoria, anexos, presupuesto y planos). Esto creará tantos ficheros como documentos se hallan impreso. Seguidamente, se refundirán todos en uno solo con el propio programa Acrobat. El colegiado se conectará a la web de e-visado del Colegio, rellenará un formulario de solicitud de Visados y enviará el fichero con el trabajo. Una vez recibida la solicitud y el fichero en el Colegio, se procederá a su registro y revisión. En caso de que se le dé la conformidad al Visado, el sistema introducirá en el documento los sellos correspondientes con los datos del visado, marcando todas las hojas del documento con un sello y un código cifrado de seguridad.

6 4 El fichero resultante será debidamente protegido y firmado y puesto en la Web de e-visado para su descarga por parte del colegiado. Una vez descargado el fichero, el colegiado tan solo tendrá que imprimirlo, encuadernarlo y presentarlo ante el cliente u organismo solicitante. PRESTO WEB e-visado SELLOS MS-WORD AUTOCAD W.PERFECT TRANSMISIÓN PDF INTERNET COLEGIO SERVIDOR e-visado PDF ETC. IMPRESIÓN DESCARGA PROTECCIÓN CÓDIGOS DE SEGURIDAD PDF INTERNET SERVIDOR e-visado Web e-visado Una vez conectado a la Web, el colegiado entrará por la opción ACCESO CON USUARIO Y CONTRASEÑA hasta tanto la otra opción no sea ultimada (en breve daremos el salto a la utilización de la firma electrónica en los visados).

7 5 Solicitar Acceso al sistema En primer lugar deberá solicitar permiso de acceso al sistema para así poder realizar las solicitudes de visado. Este proceso sólo lo realizará la primera vez, en el momento que le sea concedido, bastará con introducir su número de colegiado y su contraseña. Esta solicitud llega al colegio, y tras analizarla y comprobar que el colegiado cumple con los requisitos exigidos es aceptada, autorizando por tanto el acceso al resto de pantallas del sistema al colegiado peticionario.

8 6 Solicitar Visado Para proceder al Visado Colegial de Trabajos Profesionales a través del Sistema de e-visado por Red Informática, se debe solicitar al Colegio rellenando el formulario de solicitud de visado. Como puede verse en la imagen siguiente, se deben especificar en el formulario tanto los datos propios del colegiado, como los datos de la empresa y el cliente para el que trabaja, así como los datos propios de la obra, emplazamiento, presupuesto, tipo de trabajo, descripción, etc.

9 7 Aquí se consignarán los datos relativos a la tarjeta de crédito requerida para el pago. Aquí se consignarán los datos del promotor. Habrán de completarse íntegros. El campo C.I.F. aceptará sólo números no separados por puntos más un guión y la letra que corresponda. El técnico ya está identificado por el sistema, por lo tanto no es preciso que aporte sus datos fiscales. Se introducirá el número de colegiado colaborador que también deberá estar autorizado para el visado electrónico, y el porcentaje de colaboración. Se introducirán los datos del trabajo profesional. Es muy conveniente que la descripción de nuestro trabajo sea lo más completa y ajustada al caso como sea posible. Se introducirán los datos del trabajo profesional. Es muy conveniente que la descripción de nuestro trabajo sea lo más completa y ajustada al caso como sea posible. Solo en el caso de concurrir esta circunstancia, si no, mantener la opción ya seleccionada por defecto. Si el trabajo no está relacionado con otro trabajo anteriormente visado se mantendrá esta opción. Caso contrario se seleccionará la opción y se indicará el número del trabajo con el que está relacionado siguiendo el siguiente criterio: GR00000/00, para que la relación sea correcta; así como la fecha de visado.

10 8 Enviar Fichero con trabajo Posteriormente, deberá enviarse un fichero que contenga el trabajo a visar. Una vez que dicha solicitud ha sido recibida y atendida se procederá al visado de la misma, retornando al colegiado el fichero con el trabajo con los correspondientes sellos de visado. Este trabajo deberá ser impreso por el colegiado en su propio despacho para su posterior presentación ante los organismos que lo requieran. Una solicitud de visado sólo puede tener un fichero. A pesar de esto, pueden enviarse varias veces los ficheros, siempre y cuando el anterior haya quedado PENDIENTE DE OBSERVACIONES por el Colegio por alguna anomalía.

11 9 Ver el estado de las Solicitudes En esta opción podrán verse todas las solicitudes de visados realizadas por el colegiado, así como su estado, número de registro de entrada asignado, datos de visado cuando proceda, etc. También se podrá retirar el trabajo ya visado, bastará con pulsar con el ratón sobre el nombre de color azul de la columna Descargar Trabajo. Una vez descargado solamente tendrá que ser impreso. Los diferentes estados en los que podemos encontrar una solicitud son los siguientes: SOLICITADO ATENDIDO ANULADO Indica que el sistema informático ha recibido su solicitud. Con posterioridad podrá ser Atendida o Denegada La solicitud ha sido admitida a trámite, se le asigna un número de Registro de Entrada al colegio, y queda en espera de que sea revisada para su tramitación La solicitud no fue tenida en cuenta por algún motivo grave. Dicho motivo es indicado en la columna de observaciones

12 10 PENDIENTE DE OBSERVACIONES La solicitud o el trabajo adjunto tienen alguna anomalía, la cual es indicada el campo de observaciones. La solicitud queda pendiente en el colegio hasta que el colegiado arregle el problema y vuelva a enviar el fichero con el trabajo ya corregido. REENVIADO El colegiado reenvió el fichero con el trabajo para una solicitud que previamente fue rechazada por algún motivo. VISADO El trabajo ha sido visado. En la pantalla podrá verse tanto la fecha como el número de visado asignado. Si el colegiado quisiera descargarse el fichero con su trabajo visado y sellado, tendrá que pinchar con el ratón sobre el nombre del fichero situado a la derecha, en la columna Descargar Trabajo. VISADO CON NOTA El trabajo ha sido visado, pero con unas observaciones que en la pantalla podrán verse en la derecha del listado. Nuevos aspectos para la descarga de trabajos.- En Ver Trabajos de Internet ahora nos saldrá dividido en tres ficheros nuestro trabajo, que corresponden al trabajo visado, a la página de etiquetas y a la Diligencia de Visado, que a partir de ahora podrán descargarse por independiente y en función de la necesidad. En cualquier caso hay que recordar que los planos siempre incorporarán el sello de visado sea el introducido mecánicamente por el sistema o bien sea mediante una etiqueta y la Diligencia de Visado siempre se acompañara a cada copia de nuestro trabajo y firmada en original. Descarga del Trabajo Visado Descarga de la Diligencia de Visado Descarga del juego de Etiquetas Ver todos los trabajos pendientes en el Colegio Mediante esta opción, el colegiado podrá ver todos los trabajos que se encuentran pendientes en el colegio, tanto los tramitados de la forma tradicional, como los enviados a través de Internet. En esta pantalla se podrá ver el estado en el que está nuestro trabajo, los datos y observaciones que tengan, así como los derechos de visado que ocasionan

13 11 Listados de facturas A través de la Web de e-visado, el colegiado podrá solicitar un listado de las facturas que le ha emitido el Colegio, tanto las de derechos de visado como las de honorarios si solicitó gestión de cobro.

14 12 Retirar el Trabajo ya Visado Una vez que el trabajo enviado al Colegio ha sido visado, bastará conectarse al sistema e-visado y en la página Ver el Estado de los Trabajos, se seleccione sobre el nombre del fichero a descargar situado a la derecha de la línea de la solicitud visada. Este documento es un fichero PDF al que se le han insertado una serie de sellos y anotaciones con indicaciones y datos del visado, y una clave cifrada como código de seguridad y autentificación. A continuación se muestran unas páginas con sellados. ejemplos de documentos visados y Este sello se incorpora al documento en todas las páginas firmadas por el colegiado. Este sello es puesto en todas las páginas del documento.

15 13 Ejemplo de documento visado Ejemplo de documento visado en PDF. Se introduce un sello de visado en todas las páginas del documento. Las páginas con firma llevan doble sello de visado. Se puede observar como se han introducido los planos en su formato original (A0, A3, vertical, horizontal, etc.). Con este sistema no es necesaria la inclusión de etiquetas de visado para los planos. El colegiado sólo tendrá que imprimir la página que contiene al plano en su impresora o ploter, y de esta manera le saldrá el plano con el sello de visado incluido.

16 14 Cómo generar un documento PDF y cómo compilar varios documentos PDF en uno solo. 1. SOFTWARE NECESARIO Para la generación de documentos PDF existen en el mercado un gran número de productos de software que realizan esta labor, no obstante el padre de este magnifico formato de intercambio de documentos es la casa ADOBE, por lo que dispone evidentemente de las mejores herramientas para la creación, concatenación y lectura del mercado, además de ser el más difundido entre los usuarios de este tipo de documentos. El ejemplo que se expone a continuación se ha realizado con el ADOBE ACROBAT 8.0 Profesional, que es la última aparecida por el momento en el mercado y que funciona de forma similar a la versión 6.0 y 7.0 en lo relativo a generación y concatenación de documentos. 2. GENERAR LOS FICHEROS PDF Supongamos que nuestro trabajo profesional, que pretendemos enviar para su visado, es un proyecto de reforma de vehículo, que habitualmente se compone de una memoria descriptiva, memoria de cálculo, presupuesto todo ello redactado en WORD; y los planos realizados con AUTOCAD. En primer lugar tenemos nuestro documento principal que es la memoria (imagen), que una vez terminada la redacción de los apartados de la misma procederemos a su conversión en PDF.

17 15 Para convertir este documento en PDF pincharemos en Archivo y luego en Imprimir A continuación saldrá la ventana de diálogo de impresión y seleccionaremos la impresora Adobe PDF (en versiones anteriores la impresora puede figurar como Acrobat PDFWriter) y pulsaremos Aceptar

18 16 Obtendremos una ventana similar a la que figura a nuestra izquierda. Como se aprecia en la imagen, en el campo Nombre está el mismo nombre que nuestro documento original tenía (dependerá de lo largo que el nombre del fichero WORD sea), o como en este caso he optado por darle otro nombre. Se iniciará la impresión tras la que se abrirá el Adobe Acrobat presentándonos en pantalla el resultado.

19 17 3. Compilación del documento final. Una vez que tengamos generados todos los ficheros que futuramente compondrán nuestro trabajo, procederemos a abrir el Adobe Acrobat. Pincharemos sobre la opción de la figura. Esta imagen pertenece al Adobe Acrobat Profesional 8.0, si por ejemplo tuviéramos la versión 6.0 de este programa la pantalla que obtendríamos sería similar a la de aquí abajo.

20 18 El sistema es bien fácil. No obstante a continuación veremos en unas cuantas pantallas como se desarrolla, primero con la versión 6.0 y a continuación con la versión 8.0 Versión 6.0 del Adobe Acrobat Profesional.

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22 20 Versión 8.0 de Adobe Acrobat Profesional.

23 21 Con estos botones podremos ordenar los documentos para así obtener correctamente nuestro trabajo. Una vez ordenados pincharemos en siguiente.

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25 23 IMPRIMIR PLANOS DESDE AUTOCAD A ADOBE. Una vez que terminamos de realizar nuestro plano con Autocad pasamos a imprimirlo en formato PDF. Para ello seleccionamos la impresora

26 24 A continuación pasaremos a adecuado a nuestro plano. Aquí seleccionaremos el tamaño de papel A continuación definiremos: 1. La Escala de impresión y la personalizaremos según necesidad. 2. El Desfase de impresión, según nuestra necesidad. 3. Opciones de impresión, activando Imprimir con estilos trazado, para que el plano final sea fiel en su trazado

27 25 Finalmente decidimos el nombre y la ubicación donde guardar el nuevo documento. Finalmente Adobe nos muestra el documento PDF resultante: Y por lo general en el mismo realizamos cambios como rotarlo para verlo en la posición a adecuada a su lectura o incluso lo recortamos para verlo ocupando el total de la página.

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29 27 El resultado final es este. Como se puede observar los planos se consiguen a tamaño real y adecuados para ser consultados

30 28 GENERACIÓN DE PLANOS EN FORMATO PDF. Para generar un fichero PDF desde cualquier aplicación Windows se debe imprimir sobre la impresora virtual de Adobe (normalmente Adobe PDF). Si el documento a imprimir tiene un tamaño diferente a los predefinidos por Adobe, deben modificarse las características de la impresora y fijar el tamaño personalizado de impresión al tamaño de página que deseemos. Este paso se realiza desde el botón de preferencias de la impresora Adobe PDF. Si precisamos realizar alguna modificación de los documentos PDF generados (cambio del tamaño de la página, rotación, etc), una vez realizados, para consolidarlos deberemos volver a imprimir el documento (desde el propio Adobe Acrobat) sobre la impresora de Adobe PDF. En esta impresión debemos seleccionar el tamaño de página que deseemos si no es de las ya prefijadas de Adobe y desmarcar el check de Elegir origen de papel según tamaño de página para que no tome las dimensiones originales sino las recortadas. La opción de escalado de página tiene que estar a "ninguno" y la rotación según la necesidad (se ve en la previsualización). Con este proceso tan sencillo consolidaremos los cambios realizados sobre los documentos desde Adobe y por tanto el proceso de sellado y visado del Colegio se realizará con normalidad. Si no realizáramos estos pasos podría darse el caso de que, después del sellado, los sellos o no aparecieran o aparecieran en unas posiciones diferentes a las habituales. Esto es debido a que el sistema de sellado utiliza las coordenadas y el origen de coordenadas de la página original del documento que suministra Adobe. Una vez generados los planos en PDF es muy conveniente que se consoliden los ajustes de tamaño de papel y/o de rotación del plano que se hayan podido realizar. Para ello se procederá como sigue: Iremos a Archivo Imprimir (ver imagen izquierda). En la nueva ventana seleccionaremos la impresora de Adobe (Ver figura abajo).

31 29 Una vez que en el apartado Manejo de Páginas hemos dejado los valores como en el imagen de arriba pulsaremos sobre el botón Propiedades, entonces obtendremos la siguiente ventana: En ella seleccionaremos el tamaño de papel adecuado al plano en cuestión, en caso de que no figure en los predefinidos de Adobe podemos crear cuantos necesitemos personales. Para ello pulsaremos sobre el botón Agregar página personal y hacer como sigue El tamaño de papel necesario es seguro que lo sabemos de antemano, no obstante es un dato que el programa Adobe nos informa en la esquina inferior izquierda de la ventana (ver figura de la izquierda).

32 30 Así es que una vez seleccionado el tamaño de papel adecuado pulsaremos Aceptar. fichero PDF. Y finalmente pulsaremos Aceptar para que el plano se imprima de un nuevo Si no hubiéramos hecho esto en el momento de introducir el sello en el plano podría ocurrir algo similar a la imagen, o incluso quedar el sello fuera del plano. Estas operaciones son fáciles de ejecutar y una vez que se establecen unos tamaños Standard de papel son rápidas de ejecutar.

33 31 ACCESO AL SERVICIO DE TRABAJOS DE ANALIZADOR ACÚSTICO TÉCNICOS QUE VISAN POR SISTEMA DE INTERNET

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35 33 Esta opción nos permite tanto consultar los trabajos de analizador acústico desde el primero hasta el último y saber en qué estado se encuentran y su importe, así como descargar la medición e imprimir la factura correspondiente de los ya facturados.

36 34 DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO El asesor jurídico remite la medición utilizando el mismo sistema de visado electrónico identificando al técnico del cual ha recibido el encargo, los datos de la medición y el importe de sus honorarios. Una vez recibido el trabajo éste es atendido una vez se comprueba que los datos aportados en la solicitud de visado son correctos y facilitan el visado así como que el técnico que encargó el trabajo cumple con los requisitos de estar acreditado como técnico en contaminación acústica así como que está autorizado para el visado electrónico. A continuación el trabajo se visa y le aparece al técnico encargante en la web en la que se le informa de su disponibilidad así como del importe del trabajo. Una vez que el trabajo es cobrado a través de TPV utilizando para ello los datos de la tarjeta que el técnico aportó para el pago de sus trabajos, el mismo es facturado. Es entonces cuando en la web el trabajo ya está disponible para su descarga así como la factura correspondiente. Cuando la certificación basada esa medición así obtenida se pretenda presentar para su visado a través del sistema del visado electrónico, la misma deberá ser relacionada con el número del visado de la medición. Así púes, toda certificación que sea remitida a visado deberá estar relacionada con su propia medición. Caso contrario el trabajo se atenderá y se harán las pertinentes verificaciones para su visado. Este servicio estará abierto exclusivamente a todos aquellos colegiados que, siendo técnicos acreditados en contaminación acústica, están autorizados al visado electrónico. Para acogerse al mismo deberás cumplimentar el nuevo modelo de Orden de Trabajo (se adjunta) indicando en la misma tu deseo de que te sea proporcionada la medición acústica a través del sistema de visado electrónico del Colegio del que eres usuario.