GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

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1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

2 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEFINICIONES REFERENCIAS CONTENIDO ANEXOS... 12

3 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 3 de 12 1 INTRODUCCIÓN Con la formulación del Plan Estratégico Corpoica definió su Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión, Valores y Líneas Estratégicas. En el año 2009 la Dirección Ejecutiva se propuso mejorar el modelo de gestión y las herramientas para su implementación y seguimiento; para ello se diseñó el Cuadro de Mando Integral cuyos Vectores Estratégicos corresponden a las Líneas Estratégicas del Plan Estratégico de la Corporación, desarrollando indicadores para medir la Gestión. La realización de estos enunciados sólo se concreta si son ejecutados en el día a día de todas y cada una de las Sedes y dependencias de la Corporación. EI Plan Operativo Anual (POA) es el instrumento que permite ese propósito y se constituye en el puente de comunicación entre la planeación de largo plazo y la de corto plazo; permite que en forma ordenada, eficiente y controlada, se planifiquen las actividades que deben ser realizadas en un periodo de tiempo definido con una cantidad limitada de recursos, de manera que la correcta utilización de los mismos se garantice con el seguimiento y control al plan. La importancia de la elaboración del POA radica en que por este medio se da cumplimiento a los objetivos contenidos en el Mapa Estratégico. En el POA se describe el quehacer corporativo en el corto plazo, permite saber que hacemos, para que, quien, cómo y en cuanto tiempo. EI Director de cada Sede y dependencia, es el responsable de formular, entregar y ejecutar el POA en los tiempos establecidos. Para ello coordinará sesiones de trabajo con sus colaboradores inmediatos y el personal de cada Sede y dependencia que considere puede aportar en esta labor. Las responsabilidades de gestión y resultados que surjan con el desarrollo de los Planes Operativos Anuales a partir de la aplicación de esta guía, comprometen a todos los empleados de las Sedes y dependencias, incluyendo a los empleados en misión que contribuyen en los procesos corporativos. Cada Sede y dependencia contará con la asesoría de la Oficina Asesora de Planeación en la formulación, ejecución y seguimiento al POA.

4 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 4 de 12 2 OBJETIVO Este documento tiene como objetivo orientar a los Directores de Sede y dependencia, para construir su Plan Operativo Anual en la Matriz de POA de acuerdo con el formato DC-F-01 (Anexo 1) 3 DEFINICIONES PLAN ESTRATÉGICO : documento que presenta el direccionamiento estratégico de una organización. Contiene las directrices, objetivos y estrategias cuyo alcance abarca a la entidad en su conjunto para un período de tiempo determinado. VECTORES ESTRATEGICOS: son los lineamientos definidos por el equipo directivo de la Corporación, que la llevaran a alcanzar el mega-propósito con el cual se ha comprometido. En su orden son: 1. Gestión Estratégica del Conocimiento, 2 Fortalecimiento de la capacidad científica y tecnológica, 3. Vinculación de resultados a procesos productivos, 4. Posicionamiento institucional y 5. Excelencia en la Gestión administrativa. MAPA ESTRATEGICO: Es la representación grafica de los objetivos corporativos, los cuales se derivan de los vectores estratégicos definidos previamente. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI): es la representación numérica del nivel de ejecución del los objetivos planteados en el mapa estratégico. Permite hacer una medición integral de la gestión de la organización y evaluar la coherencia entre los vectores estratégicos, los objetivos, las acciones y los resultados. PLAN OPERATIVO ANUAL (POA): es una herramienta de trabajo que contiene las iniciativas estratégicas o planes de acción de corto plazo (1 año) que desarrollará cada Sede o dependencia para cumplir con los objetivos consignados en el Mapa Estratégico. MATRIZ DE PLAN OPERATIVO: cuadro donde cada Sede y dependencia define las actividades y metas para alcanzar los objetivos estratégicos 4 REFERENCIAS Direccionamiento Estratégico (Misión, visión, valores, mega-propósito y vectores estratégicos) Mapa Estratégico Cuadro de Mando Integral Matriz de Plan Operativo

5 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 5 de 12 5 CONTENIDO 5.1 Vectores Estratégicos: Con el fin de integrar demandas prioritarias de todos los actores del sector agropecuario y orientar el rumbo de su accionar, CORPOICA formuló el Plan Estratégico Corporativo con una visión que apunta a lograr alto reconocimiento en los ámbitos nacional e internacional por su rigor científico, la calidad de sus procesos, servicios y productos, por entregar soluciones pertinentes al agro colombiano; articulada a los sistemas nacional e internacional de ciencia y tecnología, con estabilidad económica y patrimonial. El Plan Estratégico se fundamenta en cinco grandes vectores estratégicos: 1. Gestión estratégica del conocimiento: Este aspecto comprende un proceso sistemático para posicionar la entidad y sus centros como líder del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología Agropecuaria, constituyéndose en referente para el desarrollo de consorcios, el fortalecimiento de redes de investigación y el establecimiento de alianzas estratégicas en ciencia y tecnología. 2. Fortalecimiento de la capacidad científica y tecnológica: Este punto se planteó entendiendo la importancia del talento humano como activo corporativo, por lo cual la necesidad del mejoramiento continuo de las capacidades científicas de la Corporación y de la calidad del talento humano en general. 3. Vinculación de los resultados a los procesos productivos: Con este punto se pretende entregar los resultados de la actividad corporativa en forma oportuna a los diferentes clientes y paralelamente desarrollar estrategias de comunicación que permitan la participación directa de los clientes en especial la comunidad de productores agropecuarios. 4. Posicionamiento institucional: Bajo este componente la Corporación se encamina hacia la generación de productos y procesos de innovación y la adquisición de capacidades para promover e implementar, con el sector privado y las organizaciones publicas, modelos de gestión que impacten la productividad y competitividad de las cadenas agroproductivas y el desarrollo territorial 5. Gestión administrativa y financiera: Esta política se plantea en búsqueda del fortalecimiento y empoderamiento de las Sedes con el fin de construir Centros de Excelencia en investigación e innovación y conformación de Redes de Conocimiento que permitan una eficaz integración del talento humano corporativo.

6 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 6 de Objetivos Estratégicos: Los objetivos contenidos en la Matriz de POA para el logro del cumplimiento de los vectores estratégicos y cuya ejecución es responsabilidad de las Sedes a nivel nacional se relacionan a continuación: Gestión estratégica del conocimiento: 1.1. Asegurar los recursos para la investigación de tipo Estratégico Consolidar la gestión del conocimiento a través de Redes de Investigación y otras herramientas de gestión Fortalecer la capacidad científica y tecnológica: 2.1. Asegurar la calidad, oportunidad y congruencia de los resultados de Investigación Vincular resultados a los procesos productivos: 3.1. Entregar productos y servicios que cumplan las expectativas del cliente 3.4. Garantizar la entrega y apropiación del conocimiento y soluciones tecnológicas Posicionamiento institucional: 4.2. Presencia en escenarios de toma de decisiones sobre política agropecuaria 4.3. Ser referente en investigación del sector agropecuario 4.4. Consolidar la credibilidad institucional 4.6. Asegurar la satisfacción del usuario Excelencia en la Gestión Administrativa: 5.3. Garantizar retornos mínimos de la inversión en proyectos comerciales 5.5. Cumplir y satisfacer oportunamente los requerimientos del cliente interno 5.8. Asegurar el mejoramiento continuo de los procesos del sistema de gestión de calidad 5.3 Indicadores Los indicadores que permiten medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos y que son responsabilidad de las Sedes a nivel nacional son: Gestión estratégica del conocimiento: 1.3. Asegurar los recursos para la investigación de tipo Estratégico:

7 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 7 de 12 Alianzas estratégicas establecidas: se medirá por el número de alianzas estratégicas establecidas por cada sede teniendo en cuenta los aliados estratégicos definidos por la Alta Dirección de la Corporación Consolidar la gestión del conocimiento a través de Redes de Investigación y otras herramientas de gestión Acceso al conocimiento por red (Actividades de identificación de demandas, priorización de líneas de investigación, socialización de resultados, revisiones de agenda, al interior del centro, asociadas a la red): lo que se busca con el indicador es poder medir el acceso e intercambio de conocimiento que se debe dar al interior de cada Sede y que contribuya al fortalecimiento de las redes establecidas por la Corporación. Las actividades están referidas a los seminarios, talleres, revisiones de agenda, socializaciones, entre otras, que se realizan con y para los investigadores del Centro, no se deben incluir actividades que se realizan con los clientes externos. Fortalecimiento de la capacidad científica: se realizará la medición a través del número de investigadores que inician procesos de educación superior en la vigencia para la que se está formulando el POA. Cabe aclarar que deben ser únicamente procesos de educación superior a nivel de postgrado (maestría, doctorado, postdoctorado) en instituciones tanto nacionales como internacionales. Formación de escuela: se medirá a través de los pasantes, tesistas y/o jóvenes investigadores que inicien su proceso de formación en la vigencia para la cual se está formulando el POA. Productividad científica (artículos científicos, capítulos de libros): se medirá a través del número de artículos y/o capítulos científicos publicados. Se debe tener en cuenta que los artículos o capítulos deben estar publicados dentro del trimestre que se está proyectando como meta, no será válido como evidencia la carta de presentación ante la revista donde se va a publicar. La única evidencia válida es el artículo o capítulo publicados en revista. Grupos reconocidos por COLCIENCIAS: se medirá a través del número de grupos nuevos reconocidos por Colciencias. Este indicador aplicará cuando Colciencias realice convocatorias para dicho fin. Grupos recategorizados: se medirá a través del número de grupos que sean recategorizados por Colciencias. Este indicador aplicará cuando Colciencias realice convocatorias para dicho fin.

8 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 8 de 12 Fortalecer la capacidad científica y tecnológica: 2.1. Asegurar la calidad, oportunidad y congruencia de los resultados de Investigación Notas concepto exitosas: se medirá por el número de notas, perfiles de proyecto o anteproyectos avalados por el Centro o Estación. Libros de campo certificados: se medirá por el número de libros de campo de los proyectos de agenda, certificados trimestralmente por el Coordinador de Investigación. Vincular resultados a los procesos productivos: 3.1. Entregar productos y servicios que cumplan las expectativas del cliente Satisfacción del cliente financiador: Se medirá por el porcentaje de satisfacción global de los proyectos del centro que finalizaron en el semestre anterior. Esta medición la realizará la Coordinación de Convenios a través de la encuesta de satisfacción que se envía a los financiadores semestralmente y aplica para los proyectos finalizados en el semestre anterior a la presentación de la encuesta. Las sedes no deben realizar medición pero va a depender de la ejecución del proyecto y de la gestión centro que la calificación cumpla con la meta establecida Garantizar la entrega y apropiación del conocimiento y soluciones tecnológicas Eventos de capacitación: se medirá a través del número de eventos de transferencia realizados en cada Sede. Se debe tener en cuenta que la programación de estos eventos debe coincidir con el número de eventos programados en el proceso de transferencia de tecnología. Vinculación a eventos: se medirá a través del número de participantes reales que asistieron a los eventos de capacitación programados en cada Sede. Se debe tener en cuenta que la programación de participantes debe coincidir con el número de participantes programados en el proceso de transferencia de tecnología Documentos publicados: se medirá a través del número de documentos publicados. Dichos documentos están referidos a todas las publicaciones de socialización de resultados diferentes a los artículos científicos y capítulos de libros referidos en el indicador de Productividad Científica. Dichos documentos están relacionados con las cartillas divulgativas, posters, cd s, folletos, entre otros.

9 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 9 de 12 Posicionamiento institucional: 4.2. Presencia en escenarios de toma de decisiones sobre política agropecuaria Participación del equipo directivo en escenarios de toma de decisiones: se medirá por el número de participaciones que realice el equipo directivo de cada Sede, en escenarios de toma de decisiones a nivel regional Ser referente en investigación del sector agropecuario Participación en eventos científicos: se medirá por el número de conferencias y/o ponencias donde participen los investigadores de cada Sede. Los eventos pueden ser de carácter nacional o internacional Consolidar la credibilidad institucional Aparición en medios (Free Press): se medirá por el número de apariciones en medios orales y escritos. Se debe tener en cuenta que las metas proyectadas deben ser iguales a las programadas en el proceso de Imagen y Reracionamiento Corporativo para cada Sede Asegurar la satisfacción del usuario Satisfacción del usuario de eventos: se medirá por el porcentaje de satisfacción del usuario de los eventos programados referidos en el indicador Vinculación a eventos. Excelencia en la Gestión Administrativa: 5.2 Asegurar la estabilidad del flujo de caja Ejecución presupuestal: se medirá trimestralmente por el valor ejecutado del presupuesto asignado a cada Sede 5.3. Garantizar retornos mínimos de la inversión en proyectos comerciales Cumplimiento de rentabilidad programada sobre ventas: se medirá por el valor de los ingresos alcanzados por ventas en el período sobre las metas programadas

10 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 10 de 12 para cada vigencia definidas por la Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico Cumplir y satisfacer oportunamente los requerimientos del cliente interno Oportunidad del proceso de compras: se medirá por el número de pedidos entregados a tiempo de acuerdo con las metas establecidas en el proceso de compras. Satisfacción del cliente interno: se medirá por el número de encuestas con calificación totalmente favorable que realiza la Unidad de Gestión Humana en cada Sede 5.4 Meta Es el porcentaje mínimo que debe cumplir cada indicador formulado. Para algunos casos, la meta corresponde a la misma fijada en la hoja de vida del indicador de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, en los casos en que el indicador no pertenece a los definidos en el Sistema, fue fijada por la Dirección Ejecutiva de la Corporación. 5.5 Actividades Esta columna debe ser diligenciada por cada sede. En ella se deben citar las actividades que cada Sede ejecutará para cumplir con el objetivo descrito. Deben ser cortas pero deben describir todas las acciones necesarias para lograr la meta establecida. 5.6 Metas proyectadas Cada sede debe realizar una programación de metas trimestralmente de acuerdo con el indicador establecido para medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Dicha programación debe realizarse una vez al inicio de la vigencia. 5.7 Metas cumplidas Cada sede debe reportar trimestralmente el cumplimiento de las metas programadas al inicio de cada vigencia. 5.8 Total Anual

11 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 11 de 12 Es la consolidación anual de las metas programadas por cada Sede 5.9 Evidencias Son el soporte o medio de verificación del cumplimiento de las programadas al inicio de cada vigencia. Para cada uno de los indicadores se debe describir el registro que permite su verificación. Es importante indicar las fechas de elaboración de documentos, participación en eventos, envío de informes, reuniones, actividades realizadas, publicaciones, entre otros, con el fin de verificar que dichas acciones se ejecutaron dentro del trimestre que se está reportando Análisis causas incumplimiento metas Cuando una meta programada no se cumple, es necesario analizar las causas que impidieron su logro. Se debe describir las principales causas (no justificaciones) para el incumplimiento de la meta. Se debe tener en cuenta que si una meta no se cumple, ésta debe lograrse en el período inmediatamente posterior adicional a las metas ya programadas para ese mismo período desde el inicio de la vigencia Plan de Acción para el cumplimiento de la meta Para lograr el cumplimiento de una meta no lograda en un período, se debe formular un plan de acción el cual debe indicar las diferentes actividades que realizará cada sede con el fin de lograr la meta incumplida. Dicho plan de acción debe contener actividades y tiempos de ejecución Responsable Se debe indicar quien será la persona u área encargada de realizar y responder por las actividades descritas en el Plan de Acción Observaciones Planeación Esta columna es de uso exclusivo de la Oficina de Planeación, en ella se realizarán todas las observaciones de la programación de las metas así como las realimentaciones del avance de cada trimestre.

12 PLAN OPERATIVO ANUAL- POA Página 12 de 12 6 ANEXOS ANEXO 1: FORMATO DF-C-01 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 0 04/04/2008 Elaboración del documento 1 25/11/2009 Se modifica la forma de elaboración de los planes Operativos de acuerdo con el nuevo Direccionamiento Corporativo, alineado con el Mapa Estratégico y el Cuadro de Mando Integral 2 25/10/2010 Ajuste de la matriz con los vectores estratégicos 3 15/07/2011 Ajuste en el contenido de la guía por las nuevas directrices Corporativas