CENTRO CULTURAL METROPOLITANO COORDINACION DE EVENTOS Y LOGISTICA

Transcripción

1 CENTRO CULTURAL METROPOLITANO COORDINACION DE EVENTOS Y LOGISTICA PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO EN LAS INSTALACIONES DEL CENTRO CULTURAL METROPOLITANO DE QUITO 1. El interesado en realizar eventos en el CCM, deberá enviar una carta solicitud dirigida a la Dirección del Centro Cultural Metropolitano ( Sra. Alicia Loaiza O., Directora del Centro Cultural Metropolitano), en la que se especifiquen los antecedentes, tipo de evento, espacio a ocuparse y fecha de realización. 2. Una vez que la Dirección del CCM aprueba el pedido se confirmará la reserva y se elaborará el contrato, que será firmado entre la Secretaria de Cultura y el usuario. 3. Se establecerá una reunión logística con todos los proveedores, agencia de eventos y cliente final. 4. El cheque de pago por el uso del espacio, deberá ser entregado en el CCM con 8 días de anticipación a la realización del evento.lcda. Vicky Silva. Gestión Financiera ext.103./ Se firmará una carta de compromiso, en la que el usuario se obligará a devolver las instalaciones en las mismas condiciones en las que le fueron entregadas. 6. El CCM mantiene un contrato de arrendamiento con la cafería Cueva del Búho adyacente al Patio Norte. En caso de requerir este espacio está abierto al púbico hasta las 19h00. Comunicarse con Srta. María Augusta García Cueva del Búho Telf.: /

2 REGLAMENTO USO DE ESPACIOS EN EL CENTRO CULTURAL METROPOLITANO IMPORTANTE: ESTE DOCUMENTO ES PARTE CONSTITUTIVA DEL CONTRATO PARA USO DE ESPACIOS EN EL CENTRO CULTURAL METROPOLITANO DE QUITO 1. NORMATIVA GENERAL: 1.1. Si el usuario requiere trabajar días adicionales en el montaje del evento, estos se detallarán en el contrato y tendrán el mismo costo que el día del evento Si requiere la víspera, deberá hacerlo a partir de las 19h00 y tiene un recargo del 50% en el costo por uso de espacios Para evitar interferencias con los visitantes, las actividades y horarios del CCM los aspectos relativos al desembarque e ingreso de menaje y equipos deberán estar coordinados previamente Todo evento no podrá durar más de seis horas ya que el desmontaje deberá realizarse durante la noche El Centro Cultural Metropolitano no se responsabiliza por pérdida o daño de objetos que no fueran entregados formalmente al personal encargado para el efecto Cualquier elemento del montaje que no se retire dentro del plazo establecido en el contrato de uso, podrá ser dispuesto por el CCM En el Patio Norte es indispensable iluminación adicional. La Coordinación de Eventos del CCM, se reserva el derecho de aprobación del proveedor para este caso El usuario podrá contratar seguridad extra a la existente en el CCM El usuario que suspenda el evento deberá cumplir con una penalización del 50% del valor acordado o tarifa establecida.

3 2. NORMATIVA ESPECÍFICA: 2.1. Todo elemento de montaje o decoración ingresará terminado y listo para ser colocado. No existe responsabilidad del CCM para proporcionar ningún área para trabajo de arreglos Todo elemento del montaje debe ser autoportante, no se pueden utilizar clavos u otro herraje de ningún tipo, no se pueden aplicar adhesivos a las paredes ni columnas Si el evento requiere decoración con velas, éstas deberán estar colocadas en recipientes de vidrio, metal o cerámica y nunca directamente sobre los elementos arquitectónicos que conforman el edificio. Los recipientes deben tener dimensiones suficientes para impedir que la cera se derrame Si los arreglos centrales de las mesas tuvieran velas, se debe tener absoluto cuidado al retirarlas para evitar que la cera gotee sobre la piedra del piso Los equipos de audio e iluminación no podrán estar sujetos con alambres, ni herrajes metálicos a ningún elemento arquitectónico del edificio; deben asentarse sobre tapizón u otro material aislante Además es importante establecer un estimado de energía eléctrica utilizada para el evento no superior a 100 amperios: el mínimo que debe ser digmerizado en fases En casos en los que se requiera una mayor capacidad eléctrica a la existente, se debe utilizar una planta eléctrica externa, el costo del alquiler de la planta lo cubre el usuario El usuario está en la obligación de dejar empacados todos los desechos sólidos y líquidos en fundas de poli estireno para su evacuación al día siguiente de la realización del evento. Deberán desalojar todos los residuos, cajas, botellas, etc La capacidad para cena servida en el Patio Norte (espacio cubierto) es de 300 personas. De extenderse a más cantidad, se adicionará un 50% de recargo de la Tarifa establecida por arrendamiento debido a razones de Logística. 3. PROHIBICIONES:

4 3.1. No se pueden realizar eventos que incluyen baile en el programa, (orquestas), pues pueden ocasionar confusión en la opinión ciudadana acerca de los objetivos inherentes al CCM No se pueden realizar eventos de índole político partidista No se pueden realizar eventos que promocionen el consumo de bebidas alcohólicas o cigarrillos pues están en contradicción con las políticas del MDMQ en este sentido. En el caso de los eventos organizados por Empresas que producen este tipo de productos, es necesario que se acuerde con la Coordinación de Eventos, al detalle, la decoración del patio y la forma de promoción de la mencionada marca en las instalaciones del CCM No se puede utilizar la imagen fotográfica del CCM asociado con ningún evento de índole empresarial o corporativa No se pueden retirar las pancartas ubicadas en la fachada del CCM para promocionar las exposiciones temporales, ni se colocarán encima otras, que promocionen el evento a realizarse. Este tipo de publicidad solo se podrá colocar al interior del Patio Norte Las pruebas de sonido deben realizarse siempre a partir de las 17h00. No existirá música alta, ni otros ruidos que perturben el ambiente para lo cual se establecerá una coordinación estricta respecto de los artistas, grupos musicales a presentarse en los diferentes espacios, dando preferencia a grupos de cuerdas, danza, estudiantinas, a capela, y demás artes escénicas El auditorio no podrá ser utilizado como camerino, ni sitio de maquillaje. En caso de requerirlo, el camerino se instalará en el lugar asignado por la Coordinación de Eventos (2da planta alta entre baños) No se colocarán al exterior del edificio: inflables, impresos, u otro medio de publicidad que atenten contra el quehacer Cultural del CCM. 4. USO DE ESTACIONAMIENTO: 4.1. El área de parqueo junto al ingreso norte sólo puede ser utilizada por los organizadores y proveedores que consten en el listado previamente entregado a la Coordinación de Eventos El tiempo de permanencia de un vehículo en el área de parqueo es limitado, debe ser desalojada al finalizar la actividad específica.

5 4.3. Se adjunta contactos de estacionamiento y parqueo Municipal CADISAN. Mejía y García Moreno con el Ing. Miranda REQUERIMIENTOS DE INFORMACION IMPORTANTE: 5.1. El usuario deberá entregar a la Coordinación de Eventos con ocho días de anticipación: 5.2. Listado con los nombres de organizadores y proveedores: catering, audio video, decoración, artistas,etc 5.3. Cronograma con fechas y horarios para ingresos y desembarcos especificando los nombres de los responsables para cada actividad Plano con el esquema de la ubicación de elementos involucrados en el montaje. (Favor via ) 5.5. Listado de las necesidades en las que el CCM debe asistir al usuario. ANEXO 1:

6 MATRIZ CARTA COMPROMISO. Quito, Señora ALICIA LOAIZA O. DIRECTORA Centro Cultural Metropolitano. Presente De mis consideraciones: Por medio de la presente ratificamos nuestro compromiso de entregar las instalaciones del Centro Cultural Metropolitano en iguales condiciones a las que fuera recibido para la realización del evento:, que se cumplirá el día a las. Sin otro particular, quedo de usted. Atentamente, Representante Legal Empresa: RUC o CI