PLAN DE IMPLEMENTACIÓN CRUZ BLANCA EPS

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1 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN CRUZ BLANCA EPS Bogotá, Marzo 2017 Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 1 de 12

2 CONTENIDO DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 1 OBJETIVO 4 2 ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEFINICIÓN DEL ALCANCE CRITERIOS DE ACEPTACION DEFINICIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. 5 3 METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA IMPLEMENTACIONES PREPARACIÓN REUNIÓN DE INICIO DOCUMENTOS DE INICIO PLAN DE TRABAJO (PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES): INSTALACIÓN DE AMBIENTES DE CAPACITACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN HOSTING DE ISOLUCION S.A.: PARAMETRIZACIÓN REUNIÓN DE PARAMETRIZACIÓN DEFINICIÓN, REGISTRO Y ENTREGA DE MATRIZ DE ASISTENCIA DE CONTENIDO IMPLEMENTACIÓN CAPACITACIÓN E IMPLEMENTACIÓN A USUARIOS FINALES, LÍDERES DE PROCESO Y ADMINISTRADORES ASISTENCIA DE CONTENIDO CIERRE IMPLEMENTACIÓN REUNIÓN DE CIERRE 10 4 PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES 11 5 PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES 12 6 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS 12 Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 2 de 12

3 INFORMACION GENERAL DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Número de Implementación 4628 Director de Implementación ISOLUCIÓN - Jenny Rodriguez Rincón SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. Director de Implementación Cliente Sandra Buitrago Contacto Alterno Fabio Infante Medina EQUIPO DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN NOMBRE EMPRESA ROL TELÉFONO / Cruz Blanca Coordinador EPS planeación Sandra Buitrago Hernández Fabio Infante Medina estratégica Profesional planeación estratégica Ext 1027 /spbuitragoh@cruzblanca.com.co Ext /finfantem@cruzblanca.com.co HISTORIA DE CAMBIOS AL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBACIÓN 1 22 Marzo 2017 Creación del Documento Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 3 de 12

4 1 OBJETIVO Implementar una solución tecnológica que permita cumplimiento normativo, optimización de procesos, aumento de la eficiencia y productividad del Sistema de Gestión de CRUZ BLANCA EPS. 2 ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. enumera a continuación las funcionalidades, actividades, productos y servicios que se encuentran dentro y fuera del alcance de la presente Implementación: 2.1 DEFINICIÓN DEL ALCANCE Licencia de Uso para 80 usuarios ambiente Producción y usuarios ilimitados de consulta y 30 usuarios ambiente Capacitación Instalación en Hosting ISOLUCION (Capacitación y Producción) Módulos Adicionales: TRD, Riesgos + ERO y Planeacion Estratégica. Capacitación por 40 horas Implementación por 40 horas Personalización de Plantillas: Mapa de Procesos, Caracterización, Procedimiento, Instructivos Asistencia de Contenido para el cargue de documentos por 5 días. 2.2 CRITERIOS DE ACEPTACION Documentos evidencia de la implementación los cuales serán verificados en la reunión de cierre. ENTREGABLE Acta de Inicio de Implementación Plan de Trabajo Plan de Implementación Guía de Capacitación Guía de Implementación Matriz Asistencia de Contenido Diligenciada Licencia de Uso Manual de Usuario Informe de Instalación Diligenciado Acta de Validación de Plantillas Informes de Requerimientos Informes de Servicio (Capacitación e Implementación) Acta de Cierre de Implementación RESPONSABLE DEL ENTREGABLE Director de Implementación CRUZ BLANCA EPS. Ingeniero de Desarrollo ISOLUCION S.A. Ingeniero de Implementación ISOLUCION S.A. Ingeniero de Implementación ISOLUCION S.A. 2.3 DEFINICIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 4 de 12

5 Descripción de las tareas que va a realizar cada una de las personas esenciales para desarrollar la implementación de ISOLUCION Roles y Responsabilidades del Cliente ROL DIRECTOR DE IMPLEMENTACIÓN CRUZ BLANCA EPS.. FUNCION Planea, coordina, gestiona, comunica, atiende, y entrega aquellas actividades y/o documentos relacionados con el proceso de implementación, así como la gestión de las agendas de los usuarios finales, líderes de proceso y administradores, para las sesiones de Capacitación e Implementación de la herramienta Roles y Responsabilidades de ISOlución - Sistemas Integrados de Gestión S.A. ROL DIRECTOR DE IMPLEMENTACIÓN ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. INGENIERO ISOLUCION ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. CONSULTOR IMPLEMENTACION ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. ASISTENTE DE CONTENIDO ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. FUNCION Comunica, coordina, atiende, confirma, cancela y aprueba sobre aspectos relacionados con el proceso de implementación. Instala, configura, corrige, valida, confirma y capacita sobre aspectos técnicos relacionados con el software. Parametriza, capacita, implementa, orienta y responde sobre aspectos relacionados con la funcionalidad del software. Su función es cargar dentro del aplicativo, la información contemplada en el alcance de la implementación. Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 5 de 12

6 3 METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA IMPLEMENTACIONES La metodología propuesta por ISOLUCION Sistemas Integrados de Gestión S.A. se desarrollará en fases, las cuales tienen actividades conjuntas para las que se establecerán fechas de ejecución. Dichas fases son: 3.1 PREPARACIÓN En esta etapa se determina la información necesaria para la ejecución y gestión del plan que estipule las actividades para alcanzar los objetivos planeados y facilite su iniciación o puesta en marcha Reunión de Inicio Se realiza presentación del plan de implementación dando claridad sobre el alcance de la implementación de la herramienta y así mismo respuesta a dudas de los documentos enviados con anterioridad Documentos de Inicio Al Director de Implementación de CRUZ BLANCA EPS., se le envía por correo electrónico los documentos de aprobación y conocimiento que hacen parte de la implementación. Entregables: Documentos Aprobación: - Acta Reunión de Inicio Implementación ISOLUCION. - Plan de Trabajo Implementación. Documentos de Conocimiento: - Plan de Implementación - Presentación Reunión de Inicio Implementación - Guía de Capacitación - Guía de Implementación - Matriz Asistencia de Contenido. Nota: Los siguientes documentos serán enviados de acuerdo a las condiciones de las implementaciones. - Informe de Instalación - Condiciones de Servicio del Software ISOLUCIÓN SAAS (ON LINE) - Manual de Usuario Plan de Trabajo (Programación de Actividades): Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 6 de 12

7 Dentro de la reunión de inicio, se establece las condiciones que se deberán tener presente para la realización del Plan de Trabajo por parte del Director de Implementación de ISOLUCION S.A., propuesta que se enviará en los documentos de inicio y para aprobación. Este documento deberá ser revisado y aprobado por el cliente antes de iniciar la ejecución de la implementación. Cualquier cambio deberá ser acordado por las partes y generará una nueva versión del mismo. Al finalizar la implementación el Director de Implementación entregará el Plan de Trabajo actualizado con su porcentaje (%) de avance a CRUZ BLANCA EPS.. - Plan de Trabajo Implementación Instalación de Ambientes de Capacitación e Implementación en Hosting de ISOLUCION S.A.: Con el fin de garantizar una adecuada implementación, la oportuna asistencia por parte del área de Desarrollo y la actualización permanente de las versiones o parches generados en ISOLUCION, la Implementación será desarrollada en una plataforma habilitada en el Hosting de ISOLUCION Sistemas Integrados de Gestión y a la cual el cliente tendrá acceso permanente durante este período. Se realiza envío de la información necesaria para el ingreso a la herramienta como: Rutas de Capacitación y Producción, Usuario y Contraseña. El Director de Implementación de CRUZ BLANCA EPS. Debe validar el ingreso a la plataforma y notificar al Director de Implementación de ISOLUCIONS.A. Por medio de correo electrónico. - Informe de Instalación - Condiciones de Servicio del Software ISOLUCIÓN SAAS (ON LINE) - Manual de Usuario 3.2 PARAMETRIZACIÓN En esta etapa se adquiere, clasifica y reconoce la información necesaria para plasmar y configurar la herramienta de acuerdo al alcance de la implementación Reunión de Parametrización Reunión de forma presencial direccionada por el Consultor de Implementación, donde se llevan a cabo diferentes actividades, esto con el fin de conocer el alcance y la estructura del SG del cliente, para poder parametrizar la herramienta. - Formato Reunión Parametrización Diligenciado Definición de Plantillas Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 7 de 12

8 De acuerdo a las plantillas a personalizar de CRUZ BLANCA EPS., el Consultor Implementación le brindará una explicación de los objetos disponibles para las secciones de acuerdo a la estructura de cada documento. Es importante que para esta actividad el cliente cuente con un ejemplo de cada tipo documental Personalización de Plantillas CRUZ BLANCA EPS., realiza un único envío por medio de correo electrónico al Director de Implementación de ISOLUCION de las plantillas a personalizar. Una vez recibidas, se realiza el levantamiento de requerimientos y posteriormente serán enviados al Cliente para su aprobación. Cada ajuste en el Informe de Requerimientos generará una nueva versión del mismo, la cual debe ser revisada y aprobada por el Cliente. Es de gran importancia tener la respectiva aprobación de esta documentación para poder continuar con las actividades contempladas en el plan de trabajo. Entregables: - Álbum de Plantillas - Informes de Requerimientos de Plantillas. - Acta de Validación de Plantillas Definición y Registro de Información de Tablas Básicas El consultor Implementación, realizará una breve explicación de la estructura de las tablas básicas de los módulos adquiridos que pueden cargarse masivamente en el aplicativo, en el caso que se superen más de 50 registro y será cargada solo para el ambiente de implementación, una única vez. - Estructura Tablas Básicas Definición, Registro y Entrega de Matriz de Asistencia de Contenido CRUZ BLANCA EPS., definirá por medio del documento enviado en el y de acuerdo al alcance de la implementación, la información de los documentos a cargar. Dicha información debe estar completa y actualizada y enviada al Director de Implementación de ISOLUCION para ser revisada. La documentación puede ser entregada en un CD o montada en un sitio WEB que el cliente establezca. - Matriz Asistencia de Contenido Diligenciada. - Documentación. Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 8 de 12

9 3.3 IMPLEMENTACIÓN Esta etapa se contempla actividades de interacción con el aplicativo y el cargue de información en el ambiente de producción con asesoría del Consultor de Implementación Capacitación e Implementación a Usuarios Finales, Líderes de proceso y Administradores Se lleva a cabo las actividades de Capacitación e Implementación de la herramienta al personal el cual debe contar con conocimientos en SG. Capacitación Explicar la funcionalidad del software en cada uno de sus módulos adquiridos. Implementación Plasmar la información actual del SG de la empresa en los módulos adquiridos de acuerdo a la capacitación obtenida del aplicativo. - Informes de Servicio (Capacitación e Implementación) Asistencia de Contenido Actividad realizada por ISOLUCION donde se migra manualmente (Copy Paste) la información de los documentos o información en las plantillas. No se realiza ningún tipo de modificación a los documentos, ni a las plantillas. Se entregará al cliente al finalizar el cargue la matriz completa con los cometarios de ISOLUCION por medio de correo electrónico a CRUZ BLANCA EPS., para la respectiva revisión y validación de la información. - Acta de Entrega de Asistencia de Contenido - Carta de Devolución Documentos Asistencia de Contenido 3.4 CIERRE IMPLEMENTACIÓN En esta etapa se establece la instalación de la herramienta en el servidor del cliente y sus actividades asociadas y así mismo la reunión de cierre de la implementación, lo cual da como finalizada la implementación. Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 9 de 12

10 3.4.1 Reunión de Cierre Se culmina con la reunión de cierre donde finalmente se hace una revisión tanto de la documentación como de los aspectos relevantes de la implementación. - Acta de Cierre de Implementación Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 10 de 12

11 4 PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES El conducto regular de comunicación acerca de la implementación esta se dará entre el Director de Implementación por parte del cliente y el Director de Implementación por parte de ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A., sólo ellos tendrán la autoridad para llegar a acuerdos que afecten el desarrollo de la implementación. Cualquier comentario deberá ser reportado al Director de Implementación de ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. vía a la cuenta Jenny.rodriguez@isolucion.com.co. Esta comunicación tendrá carácter oficial. Para cada reunión se generará un registro (Ver tabla siguiente) de las actividades y temas desarrollados con el cliente, los compromisos cumplidos y adquiridos, el cual será enviado al Director de la Implementación por parte del cliente para su conocimiento y aprobación. En la mayoría de los casos usted recibirá el registro por medio de un o un documento físico, el cual le agradecemos que responda con sus comentarios o una aprobación. Si, por cualquier razón no recibimos comentarios o aprobación, a más tardar una semana después consideraremos una tácita aprobación. Si se llega a dar una comunicación vía telefónica o personal que lleve a acuerdos o compromisos de cualquiera de las partes, el Director de Implementación por parte de ISOLUCIÓN - SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. generará un registro (Ver tabla siguiente) dónde se consignarán los detalles de la comunicación. Esta acta también tendrá carácter oficial. Medio de Comunicación Reunión Presencial o Teleconferencia Correo Electrónico Llamada Telefónica Participantes Frecuencia Descripción Registros Responsable Cliente Director de Implementación ISOLUCION Responsable Cliente Director de Implementación ISOLUCION Responsable Cliente Director de Implementación ISOLUCION Por demanda Seguimiento de la implementación. Resolución de inconvenientes Revisión y registro de eventos que afecten la implementación. Por demanda Solicitud de información Citación a reuniones Envío y recepción de Información Aprobaciones de solicitudes de cambio Envío de Documentación (Entregables). Por demanda Solicitud de información Citación a reuniones Envío y recepción de Información Aprobaciones de solicitudes de cambio Envío de Documentación (Entregables). Acta de Reunión Correo Electrónico Correo Electrónico Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 11 de 12

12 5 PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES Las adquisiciones para el desarrollo de la implementación son de exclusiva responsabilidad de ISOLUCION - Sistemas Integrados de Gestión S.A 6 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS Los interesados, también conocidos como Stakeholders, son las personas u organizaciones que de alguna manera reciben algún efecto por la implementación, ya sea positivo o negativo, y que pueden tener o no participación activa en las tareas con las cuales se van a construir los entregables, o por el producto final. En el caso de ISOLUCIÓN se deben ajustar los procesos del sistema de gestión de calidad, de modo que el flujo de cada una de las implementaciones contemple que se tiene una comunicación constante entre todas las áreas involucradas, lo cual incluye al área comercial, entre otras. En el caso del Cliente, dado que todas las comunicaciones se hacen a través de su Director de implementación, se establece como principio que al interior de la organización se deben realizar todas las consultas del caso a todas las áreas que tienen alguna relación directa o indirecta con el producto que se va a entregar, o con las actividades que se llevan a cabo para cumplir con los objetivos de la implementación. Se podrán establecer reuniones para hacer revisión del avance de la implementación, o para revisar las incidencias encontradas, o para hacer las aclaraciones que sean necesarias. Cada parte se compromete a incluir en las reuniones a las personas idóneas para cumplir con el objetivo de cada reunión e informar a todos los interesados de los acuerdos y compromisos realizados, Estas reuniones se podrán hacer de manera virtual y solo en los casos que sean absolutamente imprescindibles se hará de manera presencial ya sea que el Director de Implementación de ISOLUCIÓN vaya a las oficinas del cliente, o que el Director de Implementación del Cliente se desplace hasta las oficinas de ISOLUCIÓN para poder hacer las revisiones que se requieran. Nombre de Archivo: P-IMP4628- Plan de Implementación Vr 1 Página 12 de 12