ÍNDICE 1.- Introducción Objetivo Requerimientos Ingreso al sistema Descarga de libros y material educativo...

Transcripción

1 Versión Septiembre

2 ÍNDICE 1.- Introducción Objetivo Requerimientos Ingreso al sistema Descarga de libros y material educativo Directorio de Almacenes de Libros Video Tutoriales Descarga de libros Ingreso al sistema Cambio de contraseña al ingresar por primera vez al sistema Ingreso al sistema como almacén general Telesecundarias Supervisiones Calendario Recepción-Almacén Reportes Usuario almacén regional Buscar escuela Telesecundarias Pases Calendario Entregados Catálogos Salida Extraordinaria Información general Almacenes Reportes Reporte Entrega Recepción Salida Subalmacen Recepción Libros Supervisiones Usuario Región Usuario escuela primaria

3 Ingreso al módulo de Libros de Texto Revisión de Pauta Consulta de folio Pantalla de Captura Captura Faltantes Faltantes Captura Sobrantes Usuario Secundaria Salida del sistema

4 SISTEMA DE LIBROS DE TEXTO Y MATERIALES EDUCATIVOS 1.- Introducción El presente manual fue desarrollado por el departamento de Servicios de Cómputo de la Secretaría de Educación, con el fin de dar a conocer a los usuarios las características y las formas de funcionamiento del Sistema de Libros de Texto y Materiales Educativos. 2.- Objetivo Contar con un sistema vía web que permita supervisar en tiempo real el desarrollo de la distribución de libros de texto en cada uno de los almacenes generales, almacenes regionales y centros educativos de nivel Básica del Estado de Coahuila, esto permitirá que los alumnos cuenten con su material educativo el primer día de clases. 3.- Requerimientos Contar con un dispositivo móvil con acceso a internet. Navegador (Internet Explorer, Google Chrome o Mozilla Firefox) Adobe Reader para descargar los archivos PDF Usuario y contraseña para cada uno de los roles del sistema. 3

5 4.- Ingreso al sistema Para acceder al sistema deberá teclear la siguiente dirección Una vez que el usuario ingrese al sitio web, aparece la siguiente pantalla Figura 1. Ingreso al sistema El sistema cuenta con varias opciones como son: Ingreso al sistema. Video tutoriales. Descarga de libros. Descarga de materiales educativos 5.- Descarga de libros y material educativo El sistema cuenta con una serie de imágenes que aparecen de forma aleatoria, al darle clic a cada una de estas imágenes nos permite descargar libros o materiales educativos en formato PDF. Presionando la siguiente imagen se podrá descargar el libro para la educadora de preescolar. 4

6 Figura 2. Descarga de libros para la educadora de preescolar Para descargar el libro para las familias (preescolar), se deberá dar clic en la imagen que aparece a continuación. Figura 3. Descarga del libro para las familias Para descargar los criterios de distribución para los libros de texto gratuitos, se deberá dar clic en la siguiente imagen. Figura 4. Criterios de distribución de libros de texto Para descargar el cartel de distribución de libros de texto gratuitos, deberá seleccionar la siguiente imagen. 5

7 Figura 5. Cartel de distribución de libros de texto gratuitos 6.- Directorio de Almacenes de Libros En la parte inferior de la página principal se encuentra el Directorio de Almacenes de Libros Figura 6. Directorio de almacenes de libros 6

8 7.- Video Tutoriales. El sistema cuenta con la opción de tutoriales, para acceder a ellos deberá seleccionarse la opción que se muestra enseguida. Figura 7. Video tutoriales Se desplegará la lista de tutoriales existentes: Autorización de Matrícula Captura de fechas de distribución. 8.- Descarga de libros Otra opción con la que cuenta el sistema es la de descarga de libros de preescolar, primaria y telesecundaria. Figura 8. Descarga de libros 7

9 Se deberá seleccionar una de las opciones para que le despliegue la lista de libros por nivel y por grado. Aparecerá la siguiente pantalla. Figura 9. Libros disponibles para descarga El sistema le mostrará un listado de todos los grados, deberá seleccionar uno de ellos para ver los libros que le corresponden (en este caso se seleccionó libros de primaria, primer grado). Al seleccionar uno de los libros aparecerá un archivo PDF, el cual podrá descargar o imprimir. Figura 10. Libro en formato PDF. 8

10 9.- Ingreso al sistema. Existen varios roles de usuarios para el sistema: Almacén General (Superusuario) Almacén Regional Región Nivel Supervisión Escuela Para acceder al sistema se deberá seleccionar el ícono que aparece indicado en la imagen. Figura 11. Ingreso al sistema. Aparecerá la siguiente pantalla. 9

11 Figura 12. Usuario y contraseña 10.- Cambio de contraseña al ingresar por primera vez al sistema. Si es la primera vez que se accede al sistema de Libros de Texto, la contraseña será abc, por seguridad es obligatorio cambiarla, si anteriormente se utilizó algún módulo del (SIECEC) y se realizó el cambio de contraseña ya no es necesario volver a realizar esta operación. Para hacer el cambio de contraseña se deberá presionar el nombre del centro de trabajo y después el botón de perfil. Aparecerá la siguiente pantalla Figura 13. Perfil del usuario 10

12 Figura 14. Cambio de contraseña El campo responsable se podrá editar para hacer cambios o correcciones, los campos de usuario, turno, subregión, zona escolar, son de consulta y no se podrá realizar ningún cambio. En el campo personalice su contraseña aquí, se deberá escribir la nueva contraseña que se utilizará en todos los módulos del SIECEC. En seleccione una pregunta de seguridad se desplegará un listado de preguntas y se deberá seleccionar una pregunta. En seguida se deberá escribir la respuesta a la pregunta anterior. En correo se deberá capturar un correo institucional. Importante: El usuario deberá recordar la nueva contraseña, pregunta de seguridad y respuesta, ya que si necesita recuperar la contraseña, la información se enviará al correo que se proporcionó. En seguida se deberá presionar el botón de guardar cambios y continuar y se deberá presionar el botón regresar al menú. En caso de que no sea la primera vez que accede al sistema, únicamente se deberá teclear su usuario, turno y contraseña Ingreso al sistema como almacén general. El usuario de almacén general únicamente podrá hacer consultas de los almacenes regionales. A continuación se muestra la pantalla principal, en la parte superior aparecen las cantidades de libros y materiales educativos asignados a todos los almacenes, el total de recibidos y los pendientes de recibir. 11

13 También se podrá visualizar el porcentaje general de avance de recepción de libros y de materiales educativos, el porcentaje de avance y el total asignado de cada uno de los niveles escolares. Total de libros y materiales educativos asignados para todo el estado Total de libros y materiales recibidos en todos los almacenes del estado Libros y materiales pendientes por recibir en los almacenes Menú Figura 15. Pantalla principal de almacén general El almacén podrá buscar escuela, seleccionando la opción de Buscar Escuela que aparece en el menú y aparecerá la siguiente pantalla. Escriba la clave de la escuela que busca Seleccione el turno de la escuela que está buscando Figura 16. Buscar escuela Se muestra la información de los alumnos inscritos o reinscritos por grado, hasta la fecha de corte. Para consultar el avance de algún almacén regional, se deberá seleccionar uno de la lista que se muestran en la pantalla. 12

14 Almacenes Regionales 0 0 Lista de pases Descripción de pases 0 Desglose de información de pases Figura 17. Avance almacén regional Aparece la lista de pases recibidos, al dar clic sobre cada número de pase se puede ocultar o desplegar su información. En la descripción del pase se puede ver el número de pase, familia a la que pertenece, fecha de salida de pase y fecha de entrada al almacén. Al dar clic sobre la descripción del pase aparece el desglose de la información, se podrá consultar el número de pase, clave de cada libro, título del libro, cajas recibidas, número de ejemplar por caja, total de ejemplares (se refiere a los libros que no vienen en caja) y total de libros recibidos Telesecundarias Otra opción que aparece en el menú es la de Telesecundarias, y esta opción permite ver la información de las telesecundarias e imprimir el recibo de salida. También puede ver la pauta de libros para el alumno. 13

15 Ver recibo Figura 18. Pauta de libros para el alumno Para imprimir el recibo de salida se deberá de seleccionar la opción de ver recibo que aparece al final de la información de cada centro de trabajo y se mostrará un archivo en formato PDF, que podrá verse en pantalla, descargar o imprimir Supervisiones Figura 19. Recibo de salida en formato PDF En esta opción que aparece en el menú, el almacén podrá ver la información de las supervisiones por región e imprimir los recibos y nómina. 14

16 También podrá ver las pautas que ya fueron confirmadas por las escuelas. En pantalla podrá verse un botón rojo que significa pauta no confirmada, un botón verde que significa pauta confirmada y un botón naranja que significa pauta no confirmada con observaciones. Seleccione una supervisión para ver la información correspondiente. Figura 20. Supervisiones Una vez que se selecciona la supervisión, se muestra la información que está a la derecha de la pantalla donde puede ver e imprimir recibo de zona escolar Almacén y subalmacen, también se podrán ver las escuelas que han confirmado la pauta, la clave, turno, nombre, total de alumnos por grupo, la lista de alumnos de cada escuela presionando el siguiente botón, ver e imprimir el recibo de almacén temporal al centro de trabajo Calendario En esta opción se muestra un calendario por región 15

17 Figura 21. Menú calendario Al dar clic sobre el calendario de alguna región se mostrará la siguiente pantalla y se deberá capturar la fecha en que se realizó la distribución al almacén temporal. Hora Figura 22. Calendario En la parte superior aparecen los siguientes botones en donde, al dar clic se podrá avanzar, retroceder, o posicionarse en el día de hoy en el calendario. En esta parte mes. usted elige como quiere ver el calendario, por día, semana o Al dar clic y arrastrar el cursor sobre el calendario aparecerá la siguiente ventana. 16

18 Figura 23. Fecha de distribución. Se deberá seleccionar un nivel y capturar la zona escolar. Se deberá seleccionar el sostenimiento (Federal o Estatal). Si es necesario hacer algún comentario, se deberá capturar la información en observaciones. Si los datos son correctos, deberá presionarse el botón guardar Recepción-Almacén Permite ver el avance de libros que hay en cada región por nivel escolar Figura 24. Avance de recepción 17

19 Reportes. Figura 25. Reportes Entrega vs recepciones muestra graficas de folios entregados y recibidos de primaria, secundaria y preescolar, así como tablas informativas de folios totales, marcados entregados, paquetes de libros entregados, marcados recibidos y paquetes de libros recibidos. Esta información se muestra más a detalle por región en el mismo apartado. Figura 26. Gráfica de folios entregados y recibidos 18

20 Esta parte del menú, al dar clic se muestra el recibo de salida de almacén regional a subalmacén. Para salir del sistema se deberá seleccionar la opción de usuario y cerrar sistema. 0 Figura 27. Usuario Y aparecerá la siguiente ventana, donde se deberá presionar el botón de cerrar sesión. Figura 28. Cerrar sesión 19

21 12.- Usuario almacén regional Figura 29. Usuario Almacén Regional Al dar clic en el icono libros aparecerá la siguiente ventana. Buscar escuelas Operaciones: Figura 30. Pantalla de libros Buscar escuela En esta pantalla se podrá buscar escuela, dando clic en la opción que se muestra en la pantalla. 20

22 Esta opción permite consultar cuantos alumnos hay en la escuela, cantidad de libros que se entregaron y la diferencia de alumnos y libros. Deberá teclear el centro de trabajo y seleccionar el turno y deberá presionarse el botón de buscar. Aparecerá la siguiente pantalla Figura 31. Buscar Escuela Figura 32. Información de Control Escolar 21

23 En el apartado de Información de Control Escolar aparece la cantidad de alumnos por grado y el total de alumnos del centro de trabajo. En la tabla de Distribución de Libros de Texto Gratuito aparece la cantidad de libros entregados por grado y el total de libros entregados en el centro de trabajo. En la parte inferior de la pantalla aparece la siguiente tabla que muestra la cantidad de libros que sobran o faltan por entregar. Cuando la cantidad es negativa se refiere a los libros que faltan por entregar, y la cantidad positiva se refiere a que son libros sobrantes del centro de trabajo. En caso de que la tabla aparezca en ceros, significa que no existen sobrantes ni faltantes. Una vez verificada la información se deberá imprimir el reporte, presionando el botón de Imprimir Reporte. Figura 33.Imprimir Reporte Aparecerá un formato pdf para imprimir o descargar, mostrando las cantidades correspondientes a las tablas Telesecundarias Esta opción permite ver la información de las escuelas e imprimir el recibo de salida, anteriormente se explicó el funcionamiento en el apartado de almacén general. Figura 34. Módulo de Telesecundarias. También se puede ver la pauta de libros para el alumno. 22

24 Figura 35. Lista de pautas de Libros para el alumno Pases En este módulo el almacén regional deberá llenar la información cuando recibe los libros de parte del almacén general. Se deberá capturar los datos del pase de salida, el número de remisión y la fecha de salida. Se deberá capturar los datos del transporte, como el nombre del inspector, nombre de chofer, placas del transporte, ciclo escolar al que corresponden los libros, familia o nivel escolar y Comentarios (en caso de que haya algún error en la información). Figura 36. Módulo de pase de salida-entrada Deberá presionarse el botón de agregar libro y aparecerá una pantalla donde se deberá capturar la información referente a clave de libros y deberá presionarse el botón de traer descripción (el titulo será registrado automáticamente después de esta acción). Se deberá capturar el número de cajas, ciclo escolar y total de ejemplares que no vengan en caja. 23

25 En caso de necesitar eliminar un libro, deberá presionarse el botón eliminar Calendario Figura 37. Información de libros. Deberá presionarse sobre la fecha y hora en que fueron entregados los libros al almacén temporal. Deberá capturarse la información correspondiente (esta opción ya se explicó en el apartado anterior) Esta información le servirá al almacén para conocer la fecha de distribución a almacenes temporales. Figura 38. Fechas de distribución de almacenes temporales Entregados En este apartado se registran los Folios que fueron entregados en las supervisiones. 24

26 Figura 39. Registro de folios entregados en las supervisiones Registre el número de folio y presione el botón de búsqueda Una vez registrado el folio se guardarán los cambios Catálogos El sistema cuenta con el módulo de catálogo, donde aparecen los listado de los libros correspondientes a preescolar, primaria, secundaria, telesecundaria, educación indígena, telebachillerato, escuelas de tiempo completo y PRONI secundaria. Cada catálogo muestra la clave, título, grado, editorial, autor y ejemplares por caja, como se muestra en la siguiente pantalla. Imprimir Catálogos Figura 40. Catálogo de libros de texto En caso de que el libro no se encuentre en este catálogo, no lo podrá registrar en módulo de pases Salida Extraordinaria. En el menú aparece la opción de Salida Extraordinaria que se refiere al formato de la salida de libros. 25

27 Salida Extraordinaria Figura 41. Menú de Salida Extraordinaria. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Figura 42. Pantalla Salida Extraordinaria Deberá teclearse la clave de la escuela, seleccionar el turno y presionar el botón de buscar. Aparecerá la siguiente pantalla, donde se muestra el grado, clave del libro, libros faltantes, observaciones, en el campo de por entregar se deberá capturar los libros que se van a entregar al centro de trabajo, en el campo de no entregados aparece la diferencia de los libros faltantes por entregar y los que se están enviando al centro de trabajo. Figura 43. Información de la salida extraordinaria. 26

28 Una vez capturada la información se deberá presionar el botón de Generar Salida Extraordinaria y aparecerá un archivo en formato pdf que podrá descargarse o imprimirse. NOTA: Es recomendable generar la salida una sola vez debido a que si se genera en más ocasiones las cantidades serán acumuladas y no mostrará la cantidad real en el formato Información general Almacenes 0 0 Lista de pases Descripción de pases 0 Desglose de información de pases Figura 44. Pantalla almacenes. Aparece la lista de pases recibidos, al dar clic sobre cada número de pase se puede ocultar o desplegar su información. En la descripción del pase se puede ver el número de pase, familia a la que pertenece, fecha de salida de pase y fecha de entrada al almacén. Al dar clic sobre la descripción del pase aparece el desglose de la información, se podrá consultar el número de pase, clave de cada libro, título del libro, cajas recibidas, número de ejemplar por caja, total de ejemplares (se refiere a los libros que no vienen en caja) y total de libros recibidos Reportes Reporte Entrega Recepción Muestra las gráficas, tablas de folios entregados, folios recibidos y totales de la región. 27

29 Figura 45. Pantalla reportes Salida Subalmacen En esta opción se podrá obtener un archivo en formato PDF del recibo de salida, que se podrá descargar, grabar o imprimir Recepción Libros El menú cuenta con la opción de Recepción de Libros de Preescolar, Primaria, Secundaria, Libros Telesecundaria. En este ejemplo se seleccionó el reporte de preescolar. 28

30 Impresión Figura 46. Avance de Recepción. En esta pantalla se puede observar la clave y título de los libros recibidos por el almacén, el total asignado, el total recibido y los faltantes. Del lado derecho se ven unas barras de color que muestran el porcentaje de avance en la recepción de los libros Supervisiones En esta opción que aparece en el menú, el almacén podrá ver la información de las supervisiones que le corresponden e imprimir los recibos y nómina. También se puede observar las pautas que ya fueron confirmadas por las escuelas. 29

31 Figura 47. Pautas confirmadas. En pantalla se puede observar un botón rojo que indica pauta no confirmada, un botón verde que indica pauta confirmada y un botón naranja que indica pauta no confirmada con observaciones. Figura 48. Botones de pautas Tambien se podrá imprimir recibos de Zona Escolar (Almacén), este recibo es el que va del almacén general al regional. Impresión de recibo de Zona Escolar, este recibo es del almacén regional al subalmacen. En esta pantalla aparecen los siguientes botones Figura 49. Botones Oprimiendo el botón azul se desplegará la siguiente pantalla, que corresponde a la lista de alumnos que pertenecen a ese centro de trabajo. 30

32 Figura 50. Lista de Alumnos. En la parte superior aparece la opción de busqueda, en el campo deberá teclearse la información requerida como grado, Curp, R.I.C.E., nombre, apellidos y estatus de inscripción. Para regresarnos a la pantalla anterior, deberá cerrar esta ventana. Al oprimir el botón rojo se desplegará un archivo en formato pdf del recibo de salida, que podrá descargar o imprimir. El boton verde desplegará un archivo pdf que corresponde a la nómina. Para salir del sistema, deberá seguir los pasos que se mencionaron anteriormente Usuario Región Figura 51. Usuario Región Este es el menú del usuario región, en el cual se puede ver los folios entregados al subalmacen y las supervisiones correspondientes a la región. El folio se captura de la misma forma que como se mencionó anteriormente. 31

33 Figura 52. Registro de folio Las supervisiones muestran la siguiente información, y se hace el mismo procedimiento el apartado anterior de supervisión. Figura 53. Supervisiones. Para salir del sistema deberá presionar cerrar sesión como se mencionó anteriormente Usuario escuela primaria Ingreso al módulo de Libros de Texto Al ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla, donde se deberá seleccionar la opción del sistema de libros de texto. Figura 54. Usuario escuela primaria. El sistema mostrará la siguiente pantalla, que indica el total de alumnos que hay en cada grupo. Aquí deberá confirmar la pauta o indicar si no es correcta. 32

34 Revisión de Pauta Botón ver Alumnos por grado Total general Figura 55. Revisión de la pauta En caso de haber confirmado la pauta y sea correcta, aparecerá la siguiente pantalla. Figura 56. Confirmación de la pauta. Podrá presionarse el botón de alumnos que solicitaron cambio y se desplegará la siguiente ventana con los datos de los alumnos. Figura 57. Alumnos que solicitaron cambios En caso de que la pauta fuera confirmada pero no es correcta, se deberá presionar el botón de realizar corrección. 33

35 Y aparecerá la siguiente ventana Figura 58. Realizar corrección. Figura 59.Correción de pauta Donde deberá teclear las observaciones del porque no fue correcta y después deberá presionarse el botón de Guardar Observaciones Consulta de folio Para consultar el folio, al desplegar el siguiente menú seleccione la opción indicada. Figura 60. Menú de consulta de folio Al abrir la pantalla, le aparecerá el folio asignado a la escuela: Figura 61. Folio de escuela Deberá presionarse el siguiente botón para desplegar la información correspondiente al folio. 34

36 Figura 62.Información del Centro de Trabajo Esta pantalla muestra información relevante del Centro de Trabajo, así como también instrucciones de llenado del formato de captura, el cual se explica a continuación: Nota: Este proceso solo se puede realizar una sola ocasión, favor de verificar su información antes de dar clic en algún botón, es recomendable tener a la mano su recibo de distribución Pantalla de Captura Figura 63. Pantalla principal de captura Este formato le muestra 8 columnas: Grado, Clave de Libro, Título del Libro, Total, Correcto, Incorrecto, Libros recibidos y Observaciones. Figura 64. Pantalla de captura por clave de libro 35

37 Este ejemplo muestra, que de 1er grado el libro Desafíos matemáticos se recibieron 6 ejemplares. Si la información es correcta, dé clic en el botón OK. En caso de ser necesario hacer alguna observación, únicamente deberá capturarse la información en el siguiente campo. Si no se recibió esa cantidad de libros que indica el sistema, se deberá presionar el siguiente botón Deberá capturarse la cantidad correcta en el siguiente campo Si fuera necesario hacer alguna observación deberá capturarse la información en el siguiente campo. Al terminar deberá presionarse el siguiente botón. Continúe con el siguiente renglón hasta terminar la captura Captura Faltantes Para capturar los libros faltantes, en el mismo menú, dar clic en la opción Captura Faltantes. Figura 65. Captura de Faltantes 36

38 Al abrir la pantalla se muestra la siguiente información Figura 66. Captura de libros faltantes En el siguiente campo se deberá indicar cuantos libros necesita para este grado. Hacer las observaciones correspondientes en el siguiente campo Ejemplo: entraron 3 nuevos alumnos del 1 grado. Una vez realizado el paso anterior dar clic en la opción Nota: No se deben pedir libros individuales, solo paquetes de libros por grado. Favor de indicar la cantidad de libros correcta, una vez guardados los cambios no se podrá hacer ninguna modificación Captura Sobrantes Para capturar los libros sobrantes, dar clic en la opción Captura Sobrantes. 37

39 Figura 67. Captura de Sobrantes Al abrir la pantalla se muestra la siguiente información Figura 68. Captura de libros sobrantes. En el apartado deberá indicarse cuantos libros le sobraron de este grado. Hacer las observaciones correspondientes en el siguiente campo. Ejemplo: Se ha completado la pauta y me han sobrado 2 libros. Una vez realizado el paso anterior dar clic en la opción Nota: Favor de indicar la cantidad de libros correcta, una vez guardados los cambios no se podrá hacer ninguna modificación Usuario Secundaria Este usuario tiene los mismos apartados en el menú que escuela primaria y preescolar. 38

40 Figura 69. Usuario Secundaria Figura 70. Revisión de pauta. Figura 71. Revisión de folio Revisión de pauta y revisión de folio funcionan de la misma manera que escuela primaria. La siguiente pantalla corresponde a Captura de Faltantes. Figura 72. Captura de faltantes 39

41 Deberá elegirse el grado, grupo, clave del libro y cantidad de libros faltantes. Importante: Solo puede hacer una solicitud de libros faltantes. No deberá guardarse los cambios si no se ha terminado de capturar los libros faltantes, una vez guardados los cambios no podrá hacer ningún ajuste. La siguiente pantalla corresponde a la Captura de Libros Sobrantes. Figura 73. Captura de libros sobrantes. Debe elegirse el grado, grupo, clave del libro y la cantidad de libros sobrantes. Importante: Solo puede hacer una solicitud de libros sobrantes. No deberá guardarse los cambios si no se ha terminado de capturar los libros obrantes, una vez guardados los cambios no podrá hacer ningún ajuste. Deberá presionarse el siguiente botón para imprimir la nómina de docente-alumno Salida del sistema. Para salir del sistema deberá presionarse la opción de usuario y cerrar sistema. Figura 74. Cerrar sistema 40