PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE VIAJES

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE VIAJES 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto del contrato será la prestación del servicio de gestión, mediación, asistencia y organización de los viajes de servicio y de representación. 2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO La contratación está dirigida a empresas debidamente acreditadas con capacidad de interlocución a nivel estatal e internacional, ya sea con medios propios o por su relación privilegiada con los principales grupos hoteleros, mayoristas y otras agencias, al objeto de poder disfrutar de las mejores coberturas y soluciones en el caso de que se produzcan incidentes. Las relaciones y el servicio de la empresa adjudicataria serán bilingües euskera-castellano según lo requiera el Parlamento Vasco El servicio irá destinado a los viajes oficiales o por razones de servicio realizados por las parlamentarias y parlamentarios y personal del Parlamento Vasco o por personas ajenas por invitación de esta institución. La empresa adjudicataria prestará los siguientes servicios: a) Desplazamientos Organizar y gestionar los desplazamientos por cualquier medio. Para ello analizará y seleccionará las combinaciones y tarifas más adecuadas y que generen un menor impacto ambiental, gestionará las asistencias necesarias, facilitará los billetes y asegurará el buen desarrollo del viaje. b) Estancias hoteleras Gestionar y contratar alojamiento en hoteles. 3. DETALLE DEL SERVICIO La empresa adjudicataria realizará las tareas que se desarrollan a continuación en la prestación del servicio DESPLAZAMIENTOS a) Proporcionar billetaje aéreo, marítimo o terrestre, tanto a destinos estatales como internacionales, aplicando siempre la mejor tarifa siguiendo los criterios indicados por esta administración.

2 b) Asegurar que el desarrollo de los viajes se realice en condiciones satisfactorias, propiciando siempre las mejores conexiones, asistencia y traslados, de modo que implique la menor pérdida de tiempo en los mismos. c) En los viajes de marcado carácter institucional, se podrá requerir, quedando la adjudicataria obligada a ello, la participación en el viaje de un delegado o representante dotado de full credite por la misma, con funciones de asistencia o prestación de servicios inicialmente no contemplados. d) En el supuesto de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario además de los habituales, la adjudicataria tramitará su obtención. Así mismo, cuando las autoridades sanitarias aconsejen la vacunación o medidas sanitarias extraordinarias, la adjudicataria informará puntualmente y por escrito de ello a los titulares de las reservas. La empresa adjudicataria tramitará todos los billetes que el Parlamento Vasco solicite, tanto para viajes estatales como internacionales, en cualquier medio de transporte y de acuerdo a las siguientes reglas: a) La empresa adjudicataria facilitará, vía correo electrónico y a la mayor brevedad al Parlamento Vasco (máximo 1 hora) desde que se hubiera solicitado información, al menos dos (2) alternativas o planes de viaje, siendo siempre una de ellas la más económica. Estas alternativas o planes de viaje, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por la institución, deberán contener obligatoriamente la siguiente información: - Fechas y horarios de viaje. - Itinerarios más idóneos. - Línea aérea o compañías de transporte. - Disponibilidad de plazas. - Características o condiciones de la reserva (reembolsable, business o turista, flexibilidad para cambios de hora/día, condiciones anulación, etc.). - Precio oficial, tasas incluidas. - Gastos de gestión o Service Fee. - Descuentos aplicados en base al contrato firmado conel Parlamento Vasco. - Precio final a abonar por el Parlamento Vasco (impuestos y tasas incluidas). b) El Parlamento Vasco considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior de la Institución y así comunicado a la adjudicataria. En consecuencia, el Parlamento Vasco una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la empresa adjudicataria para que ésta proceda a la reserva y a la emisión de los billetes, no vendrá obligada a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del billete fuese superior al aceptado por el Parlamento ALOJAMIENTO La empresa adjudicataria tramitará y confirmará las reservas de plazas hoteleras que soliciteel Parlamento Vasco, tanto en destinos estatales como internacionales, y en las categorías que se indique.

3 Los componentes de un mismo viaje deberán compartir preferentemente el mismo hotel. Según la naturaleza de los viajes, el Parlamento Vasco podrá autorizar la utilización de varios hoteles. Las habitaciones serán dobles de uso individual o dobles. El régimen de acomodación será con carácter general de alojamiento y desayuno. El hotel estará situado en la/s ciudad/es sede de la visita y en la misma zona a visitar o próxima a la misma, de acuerdo a las siguientes reglas: a) La empresa adjudicataria facilitará, vía correo electrónico o cualquier otro medio en el que quede constancia y a la mayor brevedad posible desde que el Parlamento vasco hubiera solicitado información, al menos cuatro (4) alternativas de alojamientos posibles, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por la institución. Las alternativas deberán contener obligatoriamente la siguiente información: - Nombre del hotel. - Dirección / ubicación del hotel. - Estrellas. - Disponibilidad de plazas. - Condiciones de la reserva (tipo de habitación, AD/MP/PC, horarios check in y check out, etc.) - Características o condiciones de la reserva (reembolsable, flexibilidad para cambios de hora/día o ampliación de número de días, etc.). - El precio ofrecido. - Descuento aplicado en base al contrato firmado con la institución. - Precio final a abonar por el Parlamento Vasco(tasas e impuestos incluidos). b) El Parlamento Vasco considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior de la institución y así comunicado a la adjudicataria. En consecuencia, una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la agencia adjudicataria para que ésta proceda a la reserva, no vendrá obligada a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del alojamiento fuese superior al aceptado. El Parlamento Vasco se reserva el derecho de contratar directamente o a través de otra agencia cuando disponga de condiciones, precios u ofertas de servicio más ventajosas que las ofrecidas por la agencia de viajes contratada. 3.3 SERVICIOS ADICIONALES Así mismo, la agencia deberá prestar al menos los siguientes servicios complementarios: Gestionar, si así se requiriese, servicios de alquiler de vehículos. Informar al Parlamento Vasco de las incidencias globales que se produjeran en el ámbito de los viajes (huelgas en el sector u otros incidentes y accidentes que puedan provocar colapsos o retrasos). Atender y resolver las incidencias que pudieran ocurrir en el transcurso de un viaje contratado por la institución.

4 4. OBLIGACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El servicio se prestará de acuerdo a lo indicado en el capítulo 3 de estos pliegos y en los siguientes puntos. 4.1 IDIOMA Y HORARIO DE ATENCIÓN Las relaciones entre el Parlamento Vasco y el personal de la empresa adjudicataria se realizarán en euskera o castellano, según se requiera desde la persona interlocutora de la institución La oficina gestora del servicio tendrá un horario de atención mínimo de lunes a viernes de 9:00h a 19:00h. 4.2 SERVICIO DE ATENCIÓN DE INCIDENCIAS EN VIAJE La empresa adjudicataria dispondrá de un servicio de atención de incidencias en viaje con capacidad para realizar cambios o cancelaciones de los servicios contratados por el Parlamento Vasco y de resolver incidencias que se produjeran en las órdenes de viajes. Por ello, la adjudicataria deberá facilitar junto a los títulos de transporte y alojamiento un número de teléfono de resolución de incidencias, que aparecerá en la documentación a entregar a la persona que vaya a realizar el viaje. Este servicio no tendrá coste alguno para la Institución La empresa adjudicataria podrá disponer adicionalmente de un servicio de localización de personas en ruta, de tal forma que permita conocer en cada momento donde se encuentra una persona en tiempo real al objeto de poder contactar con ella a la mayor brevedad posible cuando se requiera. La prestación de estos servicios no supondrán coste adicional para la institución. 4.3 ENTREGA DE TÍTULOS Los billetes y/o cualquier otra documentación necesaria para realizar el viaje, será entregada a la atención de la persona peticionaria del servicio, a la mayor brevedad posible y con cargo a la empresa adjudicataria. En todo caso, durante el horario ordinario de prestación del servicio, una vez transcurrida una hora desde la reserva y confirmación del servicio contratado, los billetes, bonos de hotel u otros justificantes de los servicios solicitados se remitirán al lugar y en el plazo que se solicite por el Parlamento Vasco de forma gratuita. 4.4 MODIFICACIONES Y ANULACIONES La empresa adjudicataria tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación respecto a las prestaciones inicialmente solicitadas por el Parlamento Vasco se resuelva de la manera más satisfactoria. Será de obligado cumplimiento enviar una copia de las gestiones realizadas. Los gastos suplementarios debidos a anulaciones o modificaciones que sean imputables a una negligencia de la agencia adjudicataria, serán a su cargo.

5 4.5 OFERTA DE LOS SERVICIOS MÁS VENTAJOSA La gestión de la prestación se realizará bajo el principio de proponer, en todos los casos, las opciones y alternativas que resulten más ventajosas para el Parlamento Vasco y en particular, en lo económico y en lo medio ambiental. La adjudicataria deberá informar al Parlamento, en el momento de la reserva, sobre los gastos o costes que se generarán en el supuesto de que se realicen cambios o anulaciones del servicio propuesto. 4.6 FACTURACIÓN (Intervención general) Descripción de facturas Se emitirá una factura por cada expediente de viaje. La empresa adjudicataria vendrá obligada a presentar un único diseño de factura que contenga, además de los datos fiscales de la empresa adjudicataria y del Parlamento Vasco (NIF, nombre completo y dirección), nº de factura y fecha de emisión de la misma, la siguiente información complementaria: Los descuentos ofertados por la empresa adjudicataria deberán constar inexcusablemente en cada una de las facturas realizadas para el Parlamento Vasco, no siendo admitida ninguna otra formulación, por tratarse de un precepto de obligado cumplimiento. A.- Para títulos de transporte exclusivamente: - Nombre y apellidos de las personas usuarias - Origen y destino (Ida/Vuelta) - Fecha / horario del desplazamiento - Tipo de tarifa y descripción - Importe del transporte - Service Fee o cargo de emisión - Descuento acordado en la oferta - Impuestos correspondientes - IMPORTE TOTAL. B.- Para los servicios de alojamiento exclusivamente: - Nombre y apellidos de las personas usuarias - Localidad - Hotel / Grupo hotelero - Días / noches de estancia - Tipo de tarifa y descripción. - Condiciones de la reserva (AD/MP/PC) - Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados - Importe del alojamiento - Descuento acordado en la oferta - Impuestos correspondientes - IMPORTE TOTAL.

6 C.-Para los servicios que incluyan transporte y alojamiento exclusivamente (en una única factura): Transporte: - Nombre y apellidos de la persona usuaria - Origen y destino (Ida/Vuelta) - Fecha / horario del desplazamiento - Tipo de tarifa y descripción - Importe del transporte - Service Fee o cargo de emisión - Impuestos correspondientes - TOTAL transporte Alojamiento: - Localidad - Hotel / Grupo hotelero - Días/noches de estancia - Tipo de tarifa y descripción - Condiciones de la reserva (AD/MP/PC,...) - Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados - Importe del alojamiento - Impuestos correspondientes - TOTAL alojamiento. - TOTAL Transporte + TOTAL Alojamiento (descuento a aplicar a la Institución)= TOTAL FACTURA. El pago a los mayoristas, compañías y cadenas será realizado mediante tarjeta de crédito de la empresa adjudicataria. El pago del Parlamento Vasco a la empresa adjudicataria será realizado previa entrega de factura electrónica en un plazo máximo de 30 días mediante trasferencia bancaria. La tarjeta de crédito de la empresa incluirá un seguro de vida y accidentes para las personas viajeras que tendrá al menos las siguientes coberturas: Seguro de accidentes en viaje: Fallecimiento accidental Invalidez permanente absoluta Idem en vehículo de alquiler Seguro de accidentes en estancia en viaje: 4.7 INFORMES Fallecimiento accidental Invalidez permanente absoluta La empresa adjudicataria entregará al Parlamento sin coste los datos de los servicios prestados.

7 Se entregará la relación anual de servicios en fichero excel y contendrá por columnas, la siguiente información: Nº de servicio o viaje Persona (indexado) Fecha y hora de comienzo Fecha y hora de fin Tipo de servicio (indexado): avión, tren, hotel, etc. Ciudad (para hoteles) Hotel (para hoteles) Nº de noches (para hoteles). Trayecto (para desplazamientos) Tramos (para desplazamientos): ida o ida y vuelta Servicio (para ambos, indexado): por ejemplo, habitación doble uso individual con desayuno Importe con IVA y con descuento Observaciones Así mismo, la empresa adjudicataria entregará un informe anual estadístico con los servicios realizados. 4.8 CUMPLIMIENTO DE LA LOPD La empresa adjudicataria velará por cumplir la normativa en materia de seguridad de la información, y concretamente en lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en su Reglamento de desarrollo aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y en sus reglamentos de desarrollo, recogiendo dichos compromisos en el documento contractual. Se comprometerá explícitamente a informar y formar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan.

8 ANEXO 1 GASTOS EN VIAJES Promedio gasto anual Presupuesto máximo anual EUROS EUROS

9 ANEXO II CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Servicio de gestión de viajes OFERTA ECONOMICA Y OTROS CRITERIOS EVALUABLES MEDIANTE FORMULAS 1 DESCUENTO EN FACTURA (sin IVA) 45 Se otorgará 0 puntos al descuento 0% e incrementará 2 puntos por cada 1%, siendo la puntuación máxima de 45 puntos. 2 - CARGO DE EMISIÓN O "SERVICE FEE" 10 La valoración de la oferta se realizará con arreglo a los siguientes criterios: TIPO BILLETE PONDERACIÓN CARGO MÁXIMO (SIN IVA) Aéreo Estatal 4 puntos 15 euros Aéreo Europa 3 puntos 30 euros Aéreo Transcontinental 2 puntos 40 euros Autobús-Tren-Barco 0,5 puntos 5 euros Low-Cost 0,5 puntos 10 euros Fórmula: PL = (MC/CV) x 10 PL: Puntuación licitadora. CV: Cargo de emisión a valorar. MC: Menor cargo de emisión.

10 OFERTA TÉCNICA Servicio de gestión y contratación de viajes 5 Se valorará la capacidad para la prestación del servicio objeto del contrato de la oficina que atenderá el servicio (cercanía, estructura de personal, medios de comunicación y tramitación, especialización en empresas/instituciones y horario de atención), acuerdos o capacidad de interlocución con mayoristas, compañías y cadenas, sistemas de acceso a la información, reembolso de billetes no usados y servicio de gestión de visados. 3.2 Servicio de atención de incidencias en viaje 5 Se valorará el servicio de atención de incidencias en viaje y concretamente los siguientes aspectos: estructura de personal, horario, medios de comunicación y gestión, si el servicio es propio, compartido o subcontratado, servicio de localización de personas en viaje, oficinas de tránsito para atención de viajeros y procedimientos Convenios 15 Se valorará la existencia de convenios entre el licitador y las compañías de transporte aéreo, terrestre y marítimo, hoteleras y de alquiler de vehículos. Se hará constar cuales son las condiciones beneficiosas que podrá disfrutar el Parlamento Vasco derivadas de estos convenios Coberturas de riesgos 20 Se valorarán las coberturas de riesgos adicionales, no contempladas en el Pliego de Prescripciones técnicas, que redunden en una mejor calidad de la prestación del servicio. El licitador hará constar las mejoras en la cobertura de riesgos referentes a la ampliación de la cobertura mínima por fallecimiento o incapacidad, seguro de accidente o incapacidad permanente durante la estancia en viaje, cobertura por pérdida de equipajes, seguro de responsabilidad civil, etc.