PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL INSTITUTO ANDALUZ DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

Transcripción

1 EXPTE. C-9/2011 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL INSTITUTO ANDALUZ DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- 1. OBJETO El objeto del presente contrato es la prestación del servicio de agencia de viajes para la gestión, reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, así como, en los casos en que se requiera, los servicios de alojamiento y de alquiler de vehículos que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que, por razón del servicio, deba efectuarse por cuenta del Instituto Andaluz de Administración Pública. En concreto, el objeto del presente contrato incluye: - Facilitar información horaria y de tarifas relacionadas con los medios de transporte, ya sea en avión, ferrocarril, autobús o barco, y la reserva, adquisición y entrega de los correspondientes títulos de viaje. - Reservar a los mejores precios del mercado habitaciones en hoteles de 3 o 4 estrellas y cuyo precio debe estar dentro de los límites fijados por la normativa de la Administración Pública en materia de indemnizaciones por razón del servicio, deben ser céntricos, estar bien comunicados y reunir unas condiciones adecuadas de los servicios que le son propios y en atención del cliente. - Alquilar vehículos con y sin conductor. - Organizar congresos, jornadas, seminarios, reuniones, convenciones o cualquier otro evento que les sea solicitado por el IAAP. - Gestionar los documentos administrativos que fueran necesarios para la organización de un viaje, tales como visados, gestión de aduanas, exceso de equipaje, seguros especiales. - Cualquiera otros servicios propios de una agencia de viajes. 2. EXCEPCIONES AL CONTRATO El IAAP no asume la obligación de contratar todos los viajes o servicios a través de la agencia que resulte adjudicataria cuando las condiciones ofertadas por otros medios sean más ventajosas, tanto cuantitativa como cualitativamente, o cuando, en virtud de convenios o acuerdos con otras instituciones públicas o privadas, de los mismos se deriven compromisos con aquellas en esta materia. Igualmente se entenderá en el caso de los desplazamientos a jornadas, cursos o congresos, cuando la organización proponga el alojamiento en hoteles no ofertados por la empresa adjudicataria u ofertados por ésta en peores condiciones económicas.

2 3. LIMITACIÓN. El importe de licitación contemplado en la Memoria del presente expediente constituye la cantidad máxima que el adjudicatario podrá facturar durante la vigencia del contrato, teniendo en cuenta que no existe obligación contractual de alcanzar dicha cantidad, sino que las cantidades facturadas se corresponderán con los servicios efectivamente prestados al IAAP, y de conformidad con el régimen de tarifas establecido para aquéllos, por lo que cabe la posibilidad de no alcanzarse el presupuesto máximo establecido para esta contratación, al depender del elemento variable indicado. 4. USUARIOS DE LAS PRESTACIONES Los usuarios de las prestaciones del presente contrato serán: - Personal al servicio del IAAP. - Cualquier persona que viaje en el territorio nacional o fuera del mismo por cuenta del IAAP, propuesta por su Dirección. 5. SOLICITUD DE SERVICIOS Los servicios serán solicitados a la agencia por parte de la persona o personas autorizadas para ello por el IAAP mediante impreso normalizado (orden de viaje), que se remitirá por fax o correo electrónico a la agencia de viajes. Una copia de dicho impreso se deberá adjuntar a cada una de las facturas que se emitan, siendo un requisito imprescindible para el abono de las mismas. En la solicitud de pedido se describirán las circunstancias que puedan afectar al mismo (origen, destino, fechas, horarios, número de viajeros, datos personales, clase turista o Business ). Una vez solicitado el servicio y emitido el billete o realizada la correspondiente reserva, la empresa remitirá por fax o correo electrónico al responsable del contrato IAAP documento justificativo del servicio solicitado especificando: - Nombre completo del titular. DNI. - Medio de transporte. - Servicio que se va a facturar. - Importe. - Número de billete. Localizador. - Fecha del servicio. Hora de salida y llegada. En los bonos de hotel se indicará: - Nombre completo del titular. DNI. - Nombre del hotel y dirección. - Tipo de habitación. Régimen. - Fechas.

3 6. ENTREGA DE TÍTULOS Los títulos de transporte y de hotel serán entregados, bien en la sede del IAAP (Avenida. Ramón y Cajal, 35), bien en los lugares acordados entre los usuarios y la agencia de viajes de entre los usuales en este tipo de servicios, bien por correo electrónico en la dirección que se indique con, al menos, dos días de antelación a la realización del viaje. La entrega de títulos se realizará sin coste económico alguno para el IAAP. 7. GESTIÓN Y CONDICIONES EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando al efecto los medios informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garantizan la finalidad perseguida. Los medios utilizados para la prestación del servicio serán por cuenta del adjudicatario. La empresa adjudicataria designará una persona que actuará de interlocutor con el IAAP y será la responsable máxima de todo el servicio objeto de la licitación y deberá resolver las incidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. Por ello, deberá acompañar en su propuesta técnica el compromiso de nombramiento de un responsable con las atribuciones indicadas en el caso de resultar adjudicatario, acompañando nombre y curriculum del mismo. La empresa adjudicataria atenderá y realizará el servicio de reserva, confirmación y emisión de los documentos que justifican los servicios prestados de lunes a viernes, en horario de 9,00 a 20,00. El licitador podrá ofrecer una mejora del horario que se valorará en la oferta técnica como mejora organizativa o de gestión. Asimismo, podrá ofrecer un servicio 24 horas que se valorará en la forma antes indicada. En el caso de reserva de hoteles, el precio incluye alojamiento y desayuno, así como todos los impuestos, siendo el importe máximo el que corresponda a cada grupo. En cuanto a pasajes aéreos, la empresa deberá disponer de sistemas de adquisición de billetes vía Internet, que permita al IAAP beneficiarse de las tarifas de las compañías aéreas de bajo coste, así como de las ofertas especiales de las compañías aéreas que éstas lanzan a través de la red. Los viajes se realizarán, a ser posible y con carácter general, en trayectos directos, en vuelos, líneas o recorridos que tenga la condición de regular, aunque, cuando sea posible se podrán utilizar los servicios de compañías de low cost. El adjudicatario asumirá los costes de envío de billetes, reservas u otros documentos necesarios para los usuarios directamente a las dependencias del IAAP o al lugar o domicilio que se le indique. En la documentación de viaje entregada deberán especificarse las direcciones y teléfonos de los lugares o de los responsables de resolver las incidencias que pudieran surgir en relación con el transporte y alojamiento contratado, sin coste alguno para el usuario.

4 Corresponde a la agencia de viajes, sin coste alguno para el IAAP, la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. El alquiler de sala de reuniones y otros servicios propios de hotel se tramitará por la agencia de viajes cuando así se solicite, no existiendo obligación para el IAAP de recurrir a la agencia de viajes. 8. SEGURO COLECTIVO DE ACCIDENTES, EQUIPAJES, RESPONSABILIDAD CIVIL Y HOTELES. La agencia de viajes debe gestionar y facilitar un seguro colectivo de accidentes, así como un seguro de equipajes y de accidentes en hoteles para todos los viajes que se realicen y cuyos títulos sean facturados por la agencia de viaje. En este sentido, la agencia deberá garantizar por cada servicio que realice las siguientes contingencias, como mínimo: a) Seguro de accidentes de viajes. b) Seguro de asistencia que cubra, al menos: - Traslado sanitario de enfermos y heridos. - Transporte de restos mortales. - Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento de un familiar. - Billete de ida y vuelta de un familiar en caso de hospitalización del asegurado. - Gastos de prolongación de estancia para el asegurado y el acompañante en un hotel en el extranjero. c) Seguro de imprevistos: - Retraso y cancelación de vuelo. - Pérdida de conexiones. - Retraso de equipaje. - Pérdida o daño del equipaje. d) Accidentes en hoteles. Igualmente, la agencia de viajes se compromete a suscribir una póliza de responsabilidad civil de, al menos, Este seguro deberá ser presentado a la firma del contrato. El importe de las coberturas se incluirá en la proposición económica para su valoración por el IAAP, por tratarse de uno de los criterios de adjudicación del contrato. El adjudicatario entregará, previo a la formalización del contrato, una copia de los recibos bancarios del pago de las primas al IAAP para su comprobación.

5 9. TARIFAS. Una vez formalizado el contrato, y siempre que lo solicite el IAAP, la agencia de viajes adjudicataria facilitará a éste una lista de tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato), clasificados según los distintos tipos de transportes y los principales destinos. El licitador incluirá los porcentajes de descuento sobre cada producto en su oferta para su valoración. El licitador especificará en su oferta económica, tanto los descuentos en la comisión por emisión de billetes, como en la tarifa oficial de facturación, diferenciando según el siguiente detalle: a) Bonificación en billetes de avión: - Europa y media distancia. - Nacionales. - Larga distancia. b) Bonificaciones en billetes de tren. c) Bonificaciones en hoteles. d) Bonificaciones en alquiler de vehículos. e) Descuentos sobre facturación mensual. 10. SISTEMA DE FACTURACIÓN. Todos los servicios prestados por la agencia de viajes serán facturados mensualmente a nombre del IAAP, adjuntando la documentación justificativa a que se refiere el apartado 5 de este Pliego. En la factura se especificarán para cada uno de los servicios, de forma clara y detallada: - Nombre completo. - Servicio que se factura. - Fecha del servicio. - Medio de transporte utilizado con referencia a : o Tipo de transporte. o Clase/categoría o Número de billete, en caso de avión o tren o En caso de alquiler de vehículo: hora y lugar de entrega y recogida, categoría del vehículo facturado y kilometraje realizado. - Alojamiento facturado, en concreto: o Nombre del alojamiento y categoría. o Número de noches. o Servicios facturados e importe desglosado (lavandería, teléfono ). o Tipo de habitación facturada.

6 - Importe integro del servicio. - Descuentos aplicados (porcentaje e importe). - Importe líquido del servicio. - Impuestos y de más conceptos de transcendencia económica. 11. REVISIÓN DE PRECIOS No procede, ya que los billetes, y demás conceptos se abonarán con arreglo a los precios reales existentes en el mercado al tiempo de facturación. Las bonificaciones ofrecidas por el licitador a los efectos de la licitación, no podrán revisarse durante la vigencia del contrato. 12. PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución será de 12 meses (desde el 1 de enero de 2012 a 31 de diciembre de 2012) o desde la fecha de firma del contrato y hasta el 31 de diciembre de No obstante, podrá finalizar con anterioridad en el caso de haberse agotado, a base de los servicios facturados, el presupuesto máximo establecido en el presente pliego. Llegado el momento, el contrato podrá ser prorrogado en los términos y con las limitaciones recogidas en la legislación vigente. 13. CONTROL DE LOS TRABAJOS. A fin de controlar adecuadamente que el adjudicatario ofrece en cada momento la mejor oferta disponible en el mercado y que aplica correctamente las reglas fijadas en el procedimiento para determinar el precio definitivo (con relación a costes efectivos y bonificaciones o descuentos sobre precio pactadas), se establecen los siguientes mecanismos de control: a) El IAAP queda facultado para contrastar la información suministrada por el contratista con la que ofrezcan otras agencias de viajes, solicitando a tal efecto presupuestos alternativos. b) El contratista deberá disponer y gestionar un programa informático que permita conocer, en cada momento, el importe total facturado al IAAP. 14. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. La información proporcionada por el IAAP acerca de los usuarios finales de los servicios a contratar será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos. La agencia de viajes se comprometerá por escrito a respetar el secreto relacionado con toda la información que conozca por razón de los servicios prestados al IAAP.

7 15. PRERROGATIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN. El órgano de contratación tendrá la prerrogativa de interpretar los contratos administrativos, resolver las dudas que ofrezca su cumplimiento, modificarlos por razones de interés público, acordar su resolución y determinar los efectos de ésta. Los acuerdos que, al respecto, adopte el órgano de contratación pondrán fin a la vía administrativa y serán inmediatamente ejecutivos, sin perjuicio de la posibilidad de recurso en vía judicial. 16. JURISDICCIÓN COMPETENTE. El contrato que se contempla en este Pliego tiene naturaleza administrativa, por lo que, de conformidad con el artículo 21 de la LCSP, será el orden jurisdiccional contencioso-administrativo el competente para resolver las controversias que pudieren surgir entre las partes en todos los aspectos relativos a la preparación, adjudicación, efectos, cumplimiento y extinción del mismo. 17. PLAZO DE GARANTÍA. Tres meses.