MINISTERIO DE TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

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1 MINISTERIO DE TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RE-SABS ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA 1

2 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS - RE-SABS DEL MINISTERIO DE TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN ARTÍCULO 1 OBJETIVO CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Implantar en el, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo y disposición de bienes. ARTÍCULO 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. ARTÍCULO 3 BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO La Base Legal del presente Reglamento Específico es: a) La Constitución Política del Estado; b) La Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales; c) El Decreto Supremo N A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica; d) El Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y sus modificaciones; e) El Decreto Supremo N 1497, de 20 de febrero de 2013, que regula los Convenios Marco y el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE); f) La Resolución Ministerial Nº 274, de 9 de mayo de 2013, que aprueba el Modelo de Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS), Contenido Mínimo para la elaboración del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios para Asambleas Departamentales y Regionales y de Empresas Publicas Nacionales Estratégicas (RE-SABS EPNE); Manual de Operaciones del Sistema de Contrataciones Estatales SICOES; Modelos de Documento Base de Contratación en las modalidades de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo ANPE y Licitación Pública; y el Reglamento del Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE); ARTÍCULO 4 NOMBRE DE LA ENTIDAD. ARTÍCULO 5 MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA - MAE La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el(la) Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. ARTÍCULO 6 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es la Unidad Administrativa, dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos. 2

3 El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución Ministerial emitida por el(la) Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. ARTÍCULO 7 PREVISIÓN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en las NB-SABS y su reglamentación. ARTÍCULO 8 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar a responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. CAPÍTULO II SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ARTÍCULO 9 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con las Unidades Solicitantes. SECCIÓN I MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR ARTÍCULO 10 RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor (RPA) al (la): Director(a) General de asuntos Administrativos. El servidor público designado por la MAE, mediante Resolución Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (hasta Bs ), cuyas funciones son las siguientes: a) Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y PAC para contrataciones mayores a Bs b) Verificar la certificación presupuestaria correspondiente. c) Autorizar el inicio del proceso de contratación mediante proveído. d) Designar al responsable de ejecutar la contratación. e) Aprobar la orden de servicio u orden de compra f) Adjudicar la contratación de bienes y servicios. ARTÍCULO 11 PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Las contrataciones menores hasta Bs (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso: a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento, elaborando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, verificando la disponibilidad presupuestaria, el precio referencial del bien o servicio y lo remitirá a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la certificación presupuestaria para posteriormente remitir al RPA. 3

4 c) El RPA verificara que la contratación esté inscrita en el POA, PAC y cuente con la certificación presupuestaria; posteriormente autorizará el Inicio del Proceso de Contratación, mediante proveído en la hoja de ruta y derivará los antecedentes a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa realizara la contratación de manera inmediata verificando que los bienes y servicios contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado. e) El RPA revisará el informe y adjudicara la contratación al proveedor más conveniente. f) La Unidad administrativa emitirá la Orden de Compra u Orden de Servicio y remite al RPA para su aprobación; o la Unidad Jurídica elabora el contrato. g) La MAE o el delegado por esta suscribirá la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato según corresponda. h) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. i) El Responsable de Recepción efectuará la recepción de los bienes y/o servicios contratados por la entidad para posteriormente emitir el Informe de Conformidad o Disconformidad. SECCIÓN II MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE ARTÍCULO 12 RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO RPA Se designará como RPA al: Director General de Asuntos Administrativos. El RPA designado por la MAE, mediante Resolución Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS. ARTÍCULO 13 PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones mayores a Bs (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente: a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento, elaborando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, verificando la disponibilidad presupuestaria, el precio referencial, el método de selección y adjudicación y lo remitirá a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, verificara la documentación remitida y emitirá la certificación presupuestaria del Proceso para posteriormente remitirlo al RPA. c) El RPA, verificara que la contratación esté inscrita en el POA y en el PAC, si cuenta con certificación presupuestaria y autoriza el inicio del proceso de contratación. d) La Unidad Administrativa elaborara los Documentos Base de Contratación de conformidad con los términos de referencia o especificaciones técnicas. e) El RPA aprueba el DBC y la Convocatoria, mediante proveído en la hoja de ruta, autoriza la publicación en el SICOES, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. f) La Unidad Administrativa de conformidad con la aprobación del RPA, procede con la publicación del proceso en el SICOES, mesa de partes u otro medio de difusión alternativo, si corresponde. g) Si corresponde, la Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante llevarán adelante las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas como ser: Consultas Escritas, Inspección Previa, Reunión Informativa de Aclaración, entre otras. h) El RPA designa al Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación mediante Memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. 4

5 i) Vencido el plazo fijado para la presentación de cotizaciones o propuestas, el Responsable de Evaluación o la Comisión de Calificación realizará la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados, la evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta. j) La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación procede a la evaluación y calificación de las propuestas o cotizaciones presentadas en estricta sujeción a los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas y el DBC. k) La Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación o declaratoria desierta para su remisión al RPA. l) El RPA en base al Informe de la Comisión de Calificación o del Responsable de Evaluación adjudicará la convocatoria mediante nota expresa y en el caso de contrataciones mayores a Bs (Doscientos mil 00/100 bolivianos) la adjudicación será mediante Resolución. m) El RPA en base al Informe de la Comisión de Calificación o del Responsable de Evaluación declarará desierto un proceso de contratación de bienes y servicios mediante Resolución Administrativa. n) Si el RPA, recibida la complementación o sustentación del Informe de Evaluación y Recomendación, decidiera bajo su exclusiva responsabilidad, apartarse de la recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contraloría General del Estado. o) El RPA a través de la Unidad Administrativa procede con la notificación a los adjudicados. p) El RPA emite la Orden de Servicio, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato. q) La Unidad Jurídica elabora el contrato, realizará la verificación de los documentos legales y administrativos del proponente adjudicado y gestionará la suscripción del Contrato. r) El RPA designa al Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción mediante Memorándum. s) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los bienes y servicio contratados y emitirá el Informe de Conformidad o Disconformidad. SECCIÓN III MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ARTÍCULO 14 RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA -RPC Se designará como RPC a: Viceministro(a) de Lucha Contra la Corrupción o al Viceministro(a) de Prevención, Promoción de la Ética y Transparencia. El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones están establecidas en el Artículo 33.- de las NB-SABS. ARTÍCULO 15 PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento, elaborando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, verificando la disponibilidad presupuestaria, el precio referencial, el método de selección y adjudicación y lo remitirá a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, verificara la documentación remitida y emitirá la Certificación Presupuestaria del Proceso para posteriormente remitirlo al RPC. c) El RPC verifica que la contratación esté inscrita en el POA y en el PAC, si cuenta certificación presupuestaria y autoriza el inicio del proceso de contratación. d) La Unidad Administrativa elabora los Documentos Base de Contratación de conformidad con los términos de referencia o especificaciones técnicas. e) El RPC aprueba el DBC y la Convocatoria, mediante proveído en la hoja de ruta y autoriza la publicación en el SICOES, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. 5

6 f) La Unidad Administrativa de conformidad con la aprobación del RPC, procede con la publicación del proceso en el SICOES, mesa de partes u otro medio de difusión alternativo, si corresponde. g) La Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante llevarán adelante las actividades administrativas previas a la presentación de propuestas como ser: Consultas Escritas, Reuniones de Aclaración, Inspección Previa, cuando correspondan. h) El RPC designa a la Comisión de Calificación mediante Memorándum, dentro de los 3 (tres) días previos a la presentación de propuestas. i) Vencido el plazo fijado para la presentación de propuestas, la Comisión de Calificación realizará la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados. j) La Comisión de Calificación procederán a la evaluación y calificación de las propuestas presentadas en estricta sujeción a los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas y el DBC. k) La Comisión de Calificación podrá convocar a todos los proponentes que presentaron propuestas, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas, cuando se considere pertinente, sin que ello modifique la propuesta técnica o la económica. l) La Comisión de Calificación emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. m) El RPC en base al Informe de la Comisión de Calificación adjudica o declara desierto la convocatoria mediante Resolución Administrativa. n) Si el RPC, recibida la complementación o sustentación del Informe de Evaluación y Recomendación, decidiera bajo su exclusiva responsabilidad, apartarse de la recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contraloría General del Estado. o) El RPC a través de la Unidad Administrativa procede con la notificación a los adjudicados. p) El RPC emite la Orden de Servicio, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato. q) El RPC a través de la Unidad Administrativa procede con la notificación a los adjudicados. r) La Unidad Jurídica elabora el contrato, realizará la verificación de los documentos legales y administrativos del proponente adjudicado y gestionará la suscripción del Contrato. s) El RPC designa al Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción mediante Memorándum. t) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los bienes y servicio contratados y emitirá el Informe de Conformidad o Disconformidad. SECCIÓN IV MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN ARTÍCULO 16 RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El Responsable de la Contratación por Excepción es el(la) Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción quien autorizará la contratación mediante Resolución expresa, motivada técnica y legalmente. ARTÍCULO 17 PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autoriza la Contratación por Excepción. Una vez formalizada la contratación, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. SECCIÓN V MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS ARTÍCULO 18 RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el(la) Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. 6

7 ARTÍCULO 19 PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias serán realizadas conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias, conforme la Ley N 2140, de 25 de octubre de 2000, para la Reducción de Riesgos y Atención de Desastres. SECCIÓN VI MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS ARTÍCULO 20 RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo con lo establecido en los Artículos 12 y 14 del presente Reglamento Específico. La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con el siguiente proceso: BIENES CON TARIFAS ÚNICAS Y REGULADAS POR EL ESTADO: GASOLINA, DIESEL, GAS Y OTROS. a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento a la Unidad Administrativa, elaborando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, el precio referencial el método de selección y verificando la disponibilidad presupuestaria y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC verifica que el proceso de contratación este en el POA, PAC y si cuenta con certificación presupuestaria y autoriza el inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la Orden de Servicio, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. g) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción procede con la recepción de los bienes para su administración conforme lo solicitado. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: TELEVISIVA, RADIAL, ESCRITA U OTRO MEDIO DE DIFUCIÓN a) La Unidad Solicitante realizará el requerimiento de Contratación de medios de comunicación, adjuntando el material a ser publicado o difundido, además se tiene que detallar el precio referencial, el método de selección y verificando la disponibilidad presupuestaria y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar cotizaciones, pauteos, tarifas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la Orden de publicación o de difusión o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. 7

8 g) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los bienes y servicios contratados y emitirá el Informe de Conformidad o Disconformidad. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNIONAMIENTO DE OFICINAS a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Contratación, adjuntando el certificado del SENAPE de no existencia de inmuebles, además se tiene que detallar el precio referencial, método de selección y elaborar las especificaciones técnicas, características y superficie requerida, verifica la disponibilidad presupuestaria y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la adjudicación y remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. g) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción procede, mediante acta, con la recepción del inmueble arrendado para el funcionamiento de oficinas. SUSCRIPCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA O ELECTRÓNICA: DIARIOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES ESPECIALIZADAS. a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de suscripción de medios escritos, detallando el precio referencial, método de selección, número de ejemplares y periodo de suscripción, este último no podrá ser mayor a una gestión administrativa, verifica la disponibilidad presupuestaria y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autoriza el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar cotizaciones y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la adjudicación y remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración del contrato y gestiona la firma de contrato. f) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. g) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción procede con la administración del cumplimiento del contrato de suscripción. SERVICIOS PÚBLICOS: ENERGÍA ELÉCTRICA, AGUA Y OTROS DE NATURALEZA ANÁLOGA. a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Contratación de Servicios Públicos, verificando la disponibilidad presupuestaria y remitirá a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa elaborara el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación al RPA o RPC. 8

9 e) El RPA o RPC emite la Orden de Servicio, o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción procede con la administración y control del cumplimiento del servicio. ADQUISICIÓN DE PASAJES AÉREOS DE AEROLÍNEAS EN RUTAS NACIONALES: SIEMPRE Y CUANDO EL COSTO DE LOS PASAJES SE SUJETE A TARIFAS ÚNICAS Y REGULADAS POR LA INSTANCIA COMPETENTE. NO SE APLICA A LA CONTRATACIÓN DE AGENCIAS DE VIAJE a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Adquisición de Pasajes Aéreos de Aerolíneas en Rutas Nacionales, verificando la disponibilidad presupuestaria, elaborando las Especificaciones Técnicas, del servicio requerido de manera clara para adjuntar la solicitud, detallando el precio referencial y el método de selección, y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivar a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. g) El RPA o RPC a través de la Unidad Administrativa procede con la notificación a los adjudicados. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción procede con la administración y control del cumplimiento del servicio. ADQUISICIÓN DE REPUESTOS DEL PROVEEDOR: CUANDO SE REQUIERA PRESERVAR LA GARANTÍA Y CONSIGUIENTE CALIDAD DEL EQUIPO Y/O MAQUINARIA a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Adquisición de Repuestos del Proveedor, verificando la disponibilidad presupuestaria, elaborando las Especificaciones Técnicas, del bien requerido de manera clara para adjuntar la solicitud, detallando el precio referencial y el método de selección y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. g) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los bienes y emitirá el Informe de Conformidad y/o suscribe el acta de recepción. CURSOS DE CAPACITACIÓN OFERTADO POR UNIVERSIDADES, INSTITUTOS, ACADEMIAS Y OTROS, CUYAS CONDICIONES TÉCNICAS O ACADÉMICAS Y ECONÓMICAS NO SEAN DEFINIDAS POR LA ENTIDAD CONTRATANTE a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Cursos de Capacitación, verificando la disponibilidad presupuestaria, elaborando las Especificaciones Técnicas, del servicio requerido de 9

10 manera clara para adjuntar la solicitud, detallando el precio referencial y el método de selección, y remite a la Unidad Administrativa. b) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autorizar el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. e) El RPA o RPC emite la Orden de Servicio o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. f) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. g) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción realiza el monitoreo del desarrollo y cumplimiento de objetivos de la capacitación y emite el certificado de conformidad. CONTRATACIÓN DIRECTA DE ARTISTAS LOCALES Y/U OTROS SERVICIOS RELACIONADOS CON EVENTOS DE PROMOCIÓN CULTURAL, EFEMÉRIDES Y ACTOS a) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Contratación de artistas locales y/u otros servicios relacionados con eventos de promoción cultural, efemérides y actos conmemorativos, verificando la disponibilidad presupuestaria, elaborando los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas del servicio requerido de manera clara para adjuntar la solicitud, detallando el precio referencial y el método de selección y remite a la Unidad Administrativa para la autorización del inicio del proceso de contratación. b) La Unidad Administrativa recibida y revisada la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación c) El RPA o RPC, verifica si la contratación está inscrita en el POA y PAC y autoriza el inicio de proceso de contratación, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. d) La Unidad Administrativa previo conocimiento del mercado seleccionará a un proveedor que realice la prestación del servicio o provisión del bien, considerando, además, el precio referencial los Términos de Referencia o Especificaciones Técnica. e) El RPA o RPC realiza la adjudicación y solicita la verificación de documentación del proveedor. f) Revisada la documentación, el RPA o RPC emite la Orden de Servicio, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. g) La Unidad Jurídica revisa la legalidad de la documentación presentada por el proveedor adjudicado y cuando el proceso se formalizase mediante contrato, elabora, firma o visa el mismo, como constancia de su elaboración y lo remite a la MAE o al delegado por ésta para suscribir el contrato. h) La MAE o el delegado por esta, suscribe el contrato y designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. i) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los servicios contratados y emitirá el Informe de Conformidad y/o suscribe el acta de recepción. CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS PROVISTOS POR EMPRESAS PÚBLICAS, EMPRESAS PÚBLICAS NACIONALES ESTRATÉGICAS O EMPRESAS CON PARTICIPACIÓN ESTATAL MAYORITARIA j) La Unidad Solicitante realizará su requerimiento de Contratación de Bienes y Servicios Provistos por Empresas Públicas, verificando la disponibilidad presupuestaria, elaborando las Especificaciones Técnicas, del bien o servicio requerido de manera clara para adjuntar la solicitud, detallando el precio referencial y el método de selección, y remite a la Unidad Administrativa. k) La Unidad Administrativa recibida la solicitud de la Unidad Solicitante, emitirá la Certificación 10

11 l) El RPA o RPC, verificará que el proceso de contratación este en el POA, PAC, si cuenta con certificación presupuestaria para autoriza el inicio del proceso, mediante proveído en la hoja de ruta, para posteriormente derivarla a la Unidad Administrativa. m) La Unidad Administrativa emite la invitación escrita a presentar propuestas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación. n) El RPA o RPC emite la Orden de Servicio, Orden de Compra o remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de Contrato, si corresponde. o) La Unidad Jurídica elabora el contrato, verificando la documentación administrativa y legal solicitada y gestiona la suscripción del Contrato. p) La MAE o el delegado por esta designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción. q) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectuará la recepción de los bienes y servicios contratados y emitirá el Informe de Conformidad y/o suscribe el acta de recepción. Una vez formalizada la contratación, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. El por la naturaleza de su funcionamiento no hace uso de los incisos; d, i, j, l, m, y o del artículo 72 del decreto supremo N SECCIÓN VII PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO 21 UNIDAD ADMINISTRATIVA La Unidad Administrativa del es la Dirección General de Asuntos Administrativos, cuyo Máximo Ejecutivo es el(la) Director(a) General de Asuntos Administrativos. El(la) Director(a) General de Asuntos Administrativos velará por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS. ARTÍCULO 22 UNIDADES SOLICITANTES En el las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama adjunto al presente RE-SABS son: a) Despacho Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. b) Viceministerio de Prevención, Promoción de la Ética y Transparencia. c) Viceministerio de Lucha Contra la Corrupción. d) Dirección General de Planificación. e) Dirección General de Asuntos Jurídicos. f) Dirección General de Asuntos Administrativos. g) Dirección General de Recuperación de Bienes. h) Dirección General de Investigación de Actos de Corrupción. i) Dirección General de Transparencia y Prevención. j) Unidad de Auditoría Interna. k) Unidad de Comunicación. Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladas precedentemente, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas. Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.- de las NB-SABS. 11

12 ARTÍCULO 23 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediante Memorándum, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación. Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante Memorándum, designará un Responsable de Evaluación, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación. La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS. ARTÍCULO 24 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA Será designada por el RPC, mediante Memorándum, dentro de los tres (3) días hábiles previos al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidores públicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante. La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS. ARTÍCULO 25 COMISIÓN DE RECEPCIÓN Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC, RPA o Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante), mediante Memorándum, dentro de los tres (3) días hábiles previos a la recepción de bienes y servicios. La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación. Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA o Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante), designará un Responsable de Recepción, mediante Memorándum, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción. La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS. CAPÍTULO III SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES ARTÍCULO 26 COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administración de Almacenes. b) Administración de Activos Fijos Muebles. c) Administración de Activos Fijos Inmuebles. ARTÍCULO 27 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director General de Asuntos Administrativos. 12

13 ARTÍCULO 28 ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES El cuenta con un (1) almacén central. Los Almacenes están a cargo del Encargado de Activos Fijos y Almacenes. Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) Proceder a la recepción de los materiales y suministros derivados de los procesos de contratación de la entidad. b) Ingreso al modulo almacén SIGMA de los materiales y suministros adquiridos por la Unidad Solicitante. c) Pre-autorizar los comprobantes de ingresos de materiales y suministros en señal de conformidad. d) Efectuar la codificación, clasificación y catalogación de los materiales y suministros. e) Realizar el almacenamiento organizado de acuerdo a la clasificación de materiales y suministros. f) Mantener procedimientos actualizados, para la custodia, control de las existencias y disposición de los materiales y suministros para evitar daños, perdidas y deterioros. g) Entrega de materiales y suministros de acuerdo a las solicitudes de las diferentes unidades de la Entidad, verificando las cantidades y características solicitadas y aprobadas. h) Registrar la salida de materiales y suministros en modulo almacén SIGMA. i) Solicitar materiales y suministros para existencia en el almacén en coordinación con el responsable de los procesos de adquisición. j) Control y revisión periódica de los materiales y suministros en existencia, haciendo cotejamiento de información con el saldo físico. k) Elaboración de inventarios y suministros al final de la gestión. ARTÍCULO 29 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo de la Unidad Administrativa cuyo responsable es el Encargado de Activos Fijos y Almacenes. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Proceder a la recepción de activos fijos derivados de los procesos de contrataciones y de activos transferidos a la entidad, mediante el formulario de ingreso de activos fijos, verificando que la documentación pertinente que acompaña coincida con lo efectivamente recepcionado. b) Efectuar la codificación de los activos según su clasificación contable. c) Proceder a su incorporación al registro físico y contable de los bienes muebles e inmuebles, una vez realizada la recepción de los activos. d) Efectuar la entrega de activos mediante el formulario Asignación Individual de Bienes para su custodia de los servidores públicos. e) Mantener actualizado el registro de todos los activos Fijos de propiedad de la Entidad y/o los que se encuentren bajo custodia. f) Solicitar mantenimiento y salvaguarda de activos Fijos Muebles e Inmuebles que se encuentren bajo su responsabilidad y a través de los servidores públicos responsables. g) Mantener actualizado las actas de entrega individual de la Entidad. h) Llevar el control de los activos dados de baja. i) Llevar el control y registro de los activos bajo préstamo, comodato y otros. j) Gestionar las inspecciones técnica vehicular y de seguros para los vehículos de la Entidad. k) Envió de información de los bienes de uso con los que cuenta la entidad a las instancias correspondientes como ser el SENAPE, y otros que solicite el órgano rector. l) Proporcionar información sobre la condición de uso y el estado físico de los bienes de uso. 13

14 m) Realizar el inventario de activos fijos a requerimiento de la Dirección General de Asuntos Administrativos y al final de cada gestión en conformidad a instructivos elaborados por el órgano rector. ARTÍCULO 30 MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES a) La recepción de software y/o licencias de software será realizada por el Encargado de Activos Fijos y por un funcionario de la Unidad de Sistemas, los cuales son responsables de verificar que los bienes provistos coincidan con lo solicitado. b) Habiéndose procedido a la recepción del activo intangible, el Encargado de Activos Fijos, procederá a la incorporación del software en los registros el Ministerio, asignando la respectiva codificación. c) El encargado de Activos Fijos asignará los activos intangibles al Jede de Sistemas, el cual será el responsable, en primera instancia, de su custodia, manejo y administración. d) En caso de asignación de software y/o licencia de software por parte del Jefe de Sistemas a otro funcionario de esta Unidad o del Ministerio, este último será responsable por su administración, custodia y/o debido uso; debiendo la Unidad de Sistemas establecer los mecanismos de control correspondiente. e) Habiendo sido asignado el activo intangible al Jefe de Sistemas o reasignado a otro funcionario de ese Unidad o del Ministerio, este custodiará, resguardará y administrará todos los medios físicos, licencias, manuales, certificados y otros. CAPÍTULO IV SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES ARTÍCULO 31 TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes: a) Disposición Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Préstamo de Uso o Comodato b) Disposición Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenación 2. Permuta ARTÍCULO 32 RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES El Responsable por la disposición de bienes es el(la) Ministro(a) de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes. ARTÍCULO 33 BAJA DE BIENES La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artículo de las NB-SABS, son los siguientes: POR DISPOSICION DEFINITIVA. a) La Unidad Solicitante emitirá un informe dirigido al responsable de la disposición de bienes del los pormenores y las condiciones en las que se dieron los hechos que originan la baja del bien. 14

15 b) El responsable de la disposición de bienes autorizará la baja, en base al informe del responsable de activos fijos y/o almacenes y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. c) El responsable de la disposición de bienes en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, enviara un ejemplar de toda la documentación a la Unidad Financiera de la entidad, para la baja correspondiente. d) La Unidad Financiera a través del área de contabilidad realiza la evaluación del proceso y procede con la baja en los registros contables correspondientes de la Entidad. e) Unidad Administrativa, concluida la baja en los registros contables, actualiza los registros de los activos fijos en el SIAF, concluyendo el proceso baja. POR HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA Y SINIESTROS a) La Unidad Solicitante emitirá informe dirigido al responsable de la disposición de bienes del, los pormenores y las condiciones en las que se dieron los hechos que originan la baja del bien. b) La Unidad Administrativa a través de la Dirección General de Asuntos Administrativos, realizará la denuncia correspondiente ante la FELCC. c) El responsable de la disposición de bienes procederá a la baja en base al informe del responsable de activos fijos y/o almacenes y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. d) El responsable de la disposición de bienes en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, enviara un ejemplar de toda la documentación a la Unidad Financiera de la entidad, para la baja correspondiente. e) La Unidad Financiera a través del área de contabilidad realiza la evaluación del proceso y procede con la baja en los registros contables correspondientes de la Entidad. f) Unidad Administrativa concluido la baja en los registros contables, actualiza los registros de los activos fijos en el SIAF, concluyendo el proceso baja. INUTILIZACIÓN Y OBSOLECENCIA a) La Unidad Solicitante emitirá dirigido al responsable de la disposición de bienes del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, con los pormenores y las condiciones en las que se encuentra el bien. b) El responsable de la disposición procederá a la baja por disposición definitiva de bienes concluido el proceso de envió de los registros de bienes de la entidad consignará la información y documentación que respalda la modalidad utilizada. c) El responsable de la disposición de bienes en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, enviara un ejemplar de toda la documentación a la Unidad Financiera de la entidad, para la baja correspondiente. d) El responsable de la disposición de bienes procederá a la baja en base al informe del responsable de activos fijos y/o almacenes y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. e) La Unidad Financiera a través del área de contabilidad realiza la evaluación del proceso y procede con la baja en los registros contables correspondientes de la Entidad. f) Unidad Administrativa concluido la baja en los registros contables, actualiza los registros de los activos fijos en el SIAF, concluyendo el proceso baja. POR MERMA, VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS a) El Encargado del Almacén o Activos Fijos, una vez verificado la merma, vencimiento, descomposiciones, alteraciones o deterioro, informara al Director General de Asuntos Administrativos, para que se realice la inspección y verificación, a través de un acta en la que participaran en calidad de observadores un funcionario de la Dirección General de Asuntos Jurídicos y un Funcionario de la Unidad de Auditoría Interna. 15

16 b) El Director General de Asuntos Administrativos en base a la documentación, informara a la MAE los resultados del mismo. c) Una vez conocido los antecedentes por la MAE, se solicitara a la Dirección General de Asuntos Jurídicos elaborar la Respectiva Resolución Ministerial dando de baja el bien y proceder con la baja física y contable en los registros correspondientes de la Entidad. d) Una vez concluido el proceso de baja de bienes y en un plazo no mayor a 10 (diez) días hábiles, se remitirá el proceso de baja de bienes al SENAPE y a la Contraloría General del Estado. e) Posterior a la baja, se dispondrá simplemente considerarlo como desperdicio desechándolo, cumpliendo las disposiciones medioambientales. POR DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES, EXCEPTO EL TERRENO QUE NO SERÁ DADO DE BAJA. a) El Responsable de Activos Fijos, evaluará la edificación desmantelada, informará y sugerirá al Director General de Asuntos Administrativos sobre las condiciones actuales del edificio para tomar decisiones de demolición, refacción, restauración u otra de conveniencia para la Institución, para su análisis si es técnicamente y administrativamente justificable proceder con la baja del inmueble. b) Los antecedentes y el informe técnico será elevado en consulta a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, para que emitan informe legal correspondiente en base a las normas legales en vigencia. c) El Director General de Asuntos Administrativos en base a la documentación, informara a la MAE los resultados del mismo. d) Una vez conocido los antecedentes por la MAE, se solicitara a la Dirección General de Asuntos Jurídicos elaborar la Respectiva Resolución Ministerial dando de baja el bien y proceder con la baja física y contable en los registros correspondientes de la Entidad. e) En caso de que se decida por la demolición del bien, deberá corresponder la baja contable a través del Encargado de Contabilidad en coordinación con el Responsable de Activos Fijos. 16