REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

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1 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) Bermejo Tarija Bolivia Gestión

2 CONTENIDO 2

3 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DE LA MUNICIPALIDAD DE BERMEJO I. ASPECTOS GENERALES 1. OBJETIVO Implantar en la, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo y disposición de bienes. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades de la. 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO La Base Legal del presente Reglamento Específico es: a) La Nueva Constitución Política del Estado, aprobada en el Referéndum de 25 de Enero de 2009 y Promulgada el 7 de febrero de b) La Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. c) El Decreto Supremo N A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. 3

4 d) Ley N 2028 de Municipalidades, promulgada el 28 de octubre de e) Ley N 2140 de la Reducción de Riesgos y Atención de Desastres, de 25 de octubre de f) El Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS). g) La Resolución Ministerial Nº 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratación. h) La Resolución Ministerial Nº 263, de 15 de julio de 2009, que aprueba que aprueba el Modelo de Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS, el Contenido Mínimo RE-SABS-EPNE y el Manual del SICOES. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD. 5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Alcalde Municipal. 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO El responsable de la elaboración del presente Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) es el Oficial Mayor Administrativo y Financiero de la Municipalidad de Bermejo. 4

5 El presente Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) será aprobado mediante Resolución emitida por el Honorable Concejo Municipal previa compatibilización con el Órgano Rector. 7. PREVISIÓN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico de la, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N 0181 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación. 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) de la, dará lugar a responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con las Unidades Solicitantes. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR 5

6 Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor a: SECRETARIO GENERAL de la. El servidor público designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (hasta Bs ), cuyas funciones son las siguientes: a) Verificar que: La solicitud de contratación esté inscrita en el POA, la certificación presupuestaria, Informe de Almacenes sobre la NO EXISTENCIA del material objeto de la solicitud. b) Autorizar mediante circular Interna de la entidad la contratación del bien, obra o servicio requerido bajo la Modalidad de Contratación Menor. c) Revisar en forma periódica la Base de Datos de Proveedores de la entidad. d) Autorizar la emisión de la Orden de Compra o el Contrato, en función al Informe de Recomendación emitido por Contrataciones. 11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR Las contrataciones menores hasta Bs (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso: a) La Unidad Solicitante, enviará el requerimiento de contratación dirigida al RPA, adjuntando la siguiente documentación: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia del bien o servicio, solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Certificación de Almacenes o Activos Fijos sobre la NO EXISTENCIA del material o bien objeto de la solicitud, certificación presupuestaria. 6

7 b) El RPA verificará la documentación remitida y autorizará el inicio del proceso de contratación mediante proveído en la hoja de ruta del trámite y derivará los antecedentes a la Unidad Administrativa. c) La Unidad Administrativa a través de adquisiciones realizará la contratación de manera inmediata verificando que los bienes y servicios contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado, para ello adquisiciones revisará su Base de Datos de Proveedores actualizada y elaborará Informe de Recomendación de Adquisición. d) La Unidad Administrativa, emitirá la Orden de Compra para bienes o contrato para servicios y la solicitud de cancelación dirigida al RPA para su aprobación. e) El RPA, adjudicará la contratación al proponente adjudicado. f) La MAE o el RPA por delegación de la MAE, suscribirá la Orden de Compra o Contrato. g) La MAE o el RPA por delegación de la MAE, designará al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción cuando la compra necesite verificación técnica. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción. MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO RPA) Se designará como RPA a: SECRETARIO GENERAL, OFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, OFICIAL MAYOR TECNICO, OFICIAL MAYOR DESARROLLO SOCIAL Y CULTURA de la. 7

8 El RPA designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS. 13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO 13.1 CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente: a) La Unidad solicitante, enviará una solicitud de contratación dirigida al RPA, adjuntando: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Cronograma de Ejecución, Requerimiento de Personal Profesional (si corresponde), Requerimiento de Equipo (si corresponde), Solicitud de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios, Precio Referencial actualizado, Certificación Presupuestaria y Método de selección y Adjudicación a ser aplicado. b) El RPA, verificará si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y cuenta con la Certificación Presupuestaria para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, elabora el DBC, incorporando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia. d) El RPA, autorizará el inicio del proceso de contratación, aprobando el DBC y la Convocatoria, mediante proveído de la hoja de ruta y mediante Resolución Administrativa en caso de contrataciones mayores a Bs (Doscientos Mil 00/100 Bolivianos), remite los antecedentes a la Unidad Administrativa. 8

9 e) La Unidad Administrativa, procede con la publicación de la convocatoria en la Mesa de Partes y en el SICOES, mínimamente por cuatro (4) días hábiles.. f) Si corresponde, la Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante llevarán adelante las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas como ser: Consultas Escritas, Inspección Previa, Reunión Informativa de Aclaración, entre otras. g) El RPA, designa a la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación mediante memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas. h) La Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación realizará la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora establecidos en la convocatoria, la evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola propuesta. i) La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación en acto continuo, efectuará la evaluación de cotizaciones presentadas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación o Declaratoria Desierta al RPA. j) El RPA en base al informe de calificación y recomendación adjudica o declara desierta la convocatoria mediante Nota de Adjudicación y en caso de contrataciones mayores a Bs (Doscientos Mil 00/100 Bolivianos) mediante Resolución expresa. k) La Unidad Administrativa, notificará a los proponentes la Nota de Adjudicación o Declaratoria Desierta y solicita al Adjudicado la presentación de los documentos requeridos en el DBC. l) Cuando corresponda, la Unidad Jurídica elabora el contrato y lo remite a la MAE o al RPA por delegación de la MAE, para su suscripción. m) El RPA, adjudicará la contratación al proponente adjudicado. n) La MAE o el RPA por delegación de la MAE, suscribirá la Orden de Compra o Contrato. 9

10 o) La MAE o el RPA por delegación de la MAE, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción. p) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite informe de conformidad y/o acta de recepción. MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA (RPC) Se designará como RPC a: SECRETARIO GENERAL, OFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, OFICIAL MAYOR TECNICO, OFICIAL MAYOR DESARROLLO SOCIAL Y CULTURA de la. El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones están establecidas en el Artículo 33.- de las Normas Básicas. 15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: a) La Unidad Solicitante, enviará una solicitud de contratación, dirigida al RPC, adjuntando lo siguiente: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Cronograma de Ejecución, Requerimiento de Personal Profesional (si corresponde), Requerimiento de Maquinaria y Equipo (si corresponde), definiendo el Método de Selección a ser utilizado para las contrataciones, Precio Referencial actualizado, Certificación Presupuestaria, tomando en cuenta la fecha programada y establecida en el PAC. 10

11 b) El RPC, verificará si la contratación se encuentra inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la Certificación Presupuestaria, para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, elabora el DBC incorporando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia preparados por la Unidad Solicitante. d) El RPC autorizará el inicio del proceso de contratación y aprueba la publicación del DBC. e) La Unidad Administrativa, publica la convocatoria en el SICOES y en la Mesa de Partes; f) La Unidad Administrativa, en coordinación con la Unidad Solicitante organizará y llevará a efecto las siguientes actividades administrativas previas a la presentación de propuestas. i. Consultas Escritas ii. Reunión de Aclaración iii. Inspección Previa cuando corresponda; g) El RPC, aprobará el DBC mediante Resolución Administrativa, después de la Reunión de Aclaración con las enmiendas, si existieran; h) La Unidad Administrativa, efectuará la notificación de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC y publicará la indicada Resolución en el SICOES y en la Mesa de Partes; i) El RPC, designará la Comisión de Calificación dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas. j) La Comisión de Calificación realizará la apertura de sobres y lectura de las propuestas económicas, que será en acto público, inmediatamente después del cierre de presentación de propuestas, en la fecha, hora y lugar señalados en el DBC. k) La Comisión de Calificación en acto continuo, efectuará el análisis y evaluación de las propuestas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al RPC. 11

12 l) La Comisión de Calificación podrá Convocar a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas; m) El RPC, en base al Informe de Calificación y Recomendación, Adjudica o Declara Desierta la convocatoria mediante Resolución Administrativa, que deberá contener mínimamente lo siguiente: i. Nómina de los participantes y precios ofertados ii. Los resultados de la calificación iii. Causales de rechazo y/o descalificación, si existieran; n) El RPC, instruye a la Unidad Administrativa, notificar a todos los proponentes con la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaración Desierta y la presentación de documentos requeridos en el DBC al adjudicado. o) El RPC, podrá concertar mejores condiciones técnicas con el adjudicado, cuando corresponda. p) La Unidad Jurídica, revisará la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y lo remite a la MAE o al RPC por delegación de la MAE, para su suscripción. q) LA MAE o el RPC por delegación de la MAE, suscribe el contrato y designa a la Comisión de Recepción; r) La Comisión de Recepción, efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el Informe de Conformidad y/o Acta de Recepción. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El Responsable de la Contratación por Excepción es el Alcalde Municipal. 12

13 17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autoriza la Contratación por Excepción. Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación por excepción será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Alcalde Municipal. 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias será realizado conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastres y/o Emergencias. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Específico. La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con el siguiente proceso: a) Las Unidades Solicitantes, elaborarán las especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, justificando las causales de contratación para la contratación directa de bienes y servicios, la 13

14 misma que procederá en los casos establecidos en el Artículo 72 de las Normas Básicas del SABS. b) La Unidad Solicitante deberá obtener la Certificación presupuestaria, por el monto total de la contratación. c) El RPS o RPC, de acuerdo con el monto de la contratación, cursará invitación escrita a presentar propuestas. d) Cuando corresponda, se conformará la Comisión de calificación, que emitirá su informe respectivo; e) El RPA o RPC, adjudicará la contratación al proponente adjudicado. f) La MAE o el delegado por la MAE, suscribirá la Orden de Compra o Contrato. g) La MAE o el delegado por la MAE, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción. h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción, efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el Informe de Conformidad y/o Acta de Recepción. Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y cuando el monto de la contratación de Bienes y Servicios sea mayor a Bs (Veinte Mil 00/100 Bolivianos), registrar la contratación en el SICOES. 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA La Unidad Administrativa de la es Dirección Administrativa, cuyo Máximo Ejecutivo es Director Administrativo. 14

15 El Director Administrativo velará por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS. 22. UNIDADES SOLICITANTES En la, las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama vigente son: a) Dirección Obras Públicas b) Dirección Desarrollo Urbano c) Dirección Desarrollo Productivo y Medio Ambiente d) Dirección Administrativa e) Dirección Financiera f) Dirección de Ingresos g) Dirección de Educación y Salud h) Dirección Género Generacional y Familia i) Dirección de Cultura y Deporte Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladas, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas. Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.- de las NB-SABS. 23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN 23.1 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) 15

16 La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediante MEMORÁNDUM, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación. Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante MEMORÁNDUM, designará un Responsable de Evaluación, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación. La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA Será designada por el RPC, mediante MEMORÁNDUM, dentro de los dos (2) días hábiles previos al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidores públicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante. La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS. 24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC o RPA), mediante MEMORÁNDUM, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la recepción de bienes y servicios. La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Dirección Administrativa y de la Unidad Solicitante (personal de planta o consultores de línea) según el objeto de contratación. 16

17 Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA), designará un Responsable de Recepción, mediante MEMORÁNDUM, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción. La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS. III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES 25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administración de Almacenes. b) Administración de Activos Fijos Muebles. c) Administración de Activos Fijos Inmuebles. 26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director Administrativo de la. 27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES La cuenta con UN ALMACEN. Los Almacenes están a cargo del Encargado de Almacenes Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: 17

18 a) Proceder a la recepción de bienes: Procederá a la recepción de bienes basado en documentos que autoricen su ingreso, emitidos por autoridad competente o respaldada por la solicitud de compra, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 126 Numerales I, II, III y IV de las NB-SABS. b) Constituirse en Responsable de la Recepción de bienes de consumo, cuando se trate de Contratación Menor, salvo que la recepción necesite verificación técnica, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 127 Numerales I, II y III de las NB-SABS. c) Realizar el registro de ingreso de los bienes a almacenes, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 128 Numerales I y II de las NB-SABS. d) Realizar la identificación, codificación, clasificación, catalogación, almacenamiento y asignación de espacios de los bienes recepcionados y registrados, de acuerdo a lo establecido en los Artículos 129, 130, 131, 132, 133 y 134 de las NB-SABS. e) Proceder a la distribución o entrega física de los bienes, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 135 Numerales I y II de las NB-SABS. f) Llevar los registros de almacenes, de entradas, de almacenamiento y de salida de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 136 Numerales I y II de las NB-SABS. g) Realizar la gestión de existencias, previendo la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la entidad evitando la interrupción de las tareas, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 137 Incisos a y b de las NB-SABS. h) Implementar medidas de higiene y seguridad industrial para prevenir probables accidentes, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 138 y todos sus incisos de las NB-SABS. i) Implementar medidas de salvaguarda para conservación y protección de los bienes, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 139 Numerales I y II de las NB-SABS. 18

19 j) Dar estricto cumplimiento a las siguientes prohibiciones, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 140 Incisos a, b, c y d, de las NB-SABS, el Responsable de Almacenes, está prohibido de: Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia competente Entregar bienes en calidad de préstamo Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado. 28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo de la Dirección Administrativa de la cuyo responsable es Encargado de Activos Fijos Mueble e Inmuebles. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Recepción de los bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 145 Numerales I y II de las NB-SABS. b) Asignación de Activos Fijos Muebles, entrega de activos a un servidor público de un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso y custodia, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 146 Numerales I y II de las NB-SABS. c) Mantener registros actualizados de los documentos de entrega y devolución de activos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 147 Numerales I y II de las NB-SABS. d) Ejecutar las acciones necesarias para proporcionar los mecanismos idóneos para asegurar la custodia de los bienes asignados a los servidores públicos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 148 Numerales I, II y III de las NB-SABS. 19

20 e) Realizar la codificación de activos fijos muebles, basándose en normas nacionales y en ausencia de estas en normas internacionales, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 149 Numerales I (Incisos a, b, c, d, e) y II de las NB-SABS. f) Realizar las incorporaciones al registro de activos fijos muebles, misma que consiste en el registro físico y contable del activo fijo mueble, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 150 de las NB- SABS. g) Crear y mantener actualizado un registro de activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 151 Incisos a, b, c, d, e, f, g, de las NB-SABS. h) Coordinar con la Unidad Administrativa y la Unidad Jurídica de la entidad la realización del registro del derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes tanto de los activos fijos muebles como de los vehículos y otros motorizados, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 152 Numeral I de las NB-SABS. i) Efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad informando al Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 152 Numerales II de las NB-SABS. j) Implementar políticas y procedimientos de mantenimiento de activos fijos muebles, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 153 Numerales I y II de las NB-SABS. k) Elaborar un cronograma de servicios de mantenimiento de activos fijos muebles, en función a las demandas realizadas por los servidores públicos que tienen asignado un bien bajo su responsabilidad, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 154 Numerales de las NB-SABS. l) Implementar actividades y tareas de salvaguarda de activos fijos muebles, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 155 Numerales III de las NB-SABS. 20

21 m) Dar estricto cumplimiento a las prohibiciones sobre el manejo de activos fijos muebles, establecidas en el Artículo 156 Inciso a, b, c, de las NB-SABS. En la administración de Activos Fijos Inmuebles, la Unidad o Responsable de Activos Fijos, debe cumplir las siguientes funciones: n) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones las disposiciones establecidas para la administración de activos fijos inmuebles, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 161 Numerales II, III y IV, de las NB-SABS. o) Ser parte de la Comisión de Recepción de Inmuebles y dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 162 Numerales I, II, III, IV, de las NB-SABS. p) Realizar la incorporación al registro de activos fijos inmuebles, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 163 de las NB-SABS. q) Efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes inmuebles, informando al Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 164 Numerales II de las NB-SABS. r) Crear y mantener actualizado un registro de activos fijos inmuebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad pública, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 165 Incisos a, b, c, d, e, f, g, de las NB-SABS. s) Coordinar con la Unidad Administrativa la asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad de la entidad, así como su acondicionamiento, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 166 Numeral I, II, III de las NB-SABS. t) Coordinar con la Unidad Administrativa la implementación de actividades y acciones para el mantenimiento de bienes inmuebles, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 167 Incisos a, b, de las NB-SABS. 21

22 u) Coordinar con la Unidad Administrativa la implementación de actividades y acciones para la salvaguarda de los bienes inmuebles, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 168 Numeral I, II, de las NB-SABS. v) Dar estricto cumplimiento a las prohibiciones sobre el manejo de activos fijos inmuebles, establecidas en el Artículo 170 Inciso a, b, c, d, de las NB-SABS. 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES El Oficial Mayor Administrativo y Financiero instruirá el archivo de los productos resultados de la contratación de Servicios de Consultorías, Software y otros Similares en los archivos de la entidad, previo su registro y codificación como bienes de la entidad para su fácil ubicación cuando así se lo requiera. El proceso que regula su manejo es el siguiente: Recepción, que será realizada por el Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción Conformada de acuerdo a lo establecido en el Artículo 30 de las NB-SABS. Cotejamiento de la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por la entidad Verificación de la cantidad y de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes. Registro de Ingreso a almacenes, respaldado por: Documento de recepción oficial del bien emitido por la entidad, documento de compra o contrato, documento de convenio de donación o transferencia, nota de remisión. Remisión de copia del documento de recepción oficial del bien al área contable de la entidad. 22

23 Identificación, codificación, clasificación, catalogación y almacenamiento del bien, de acuerdo a lo establecido en los artículos 129, 130, 131, 132, 133, de las NB-SABS. Asignación de espacios, según la clase del bien, según la velocidad de su rotación, según su peso y volumen. Implementar medidas de higiene y seguridad para prevención de probables accidentes Implementar medidas de salvaguarda, a través de la realización de actividades de conservación y protección de los bienes para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioros. Registrar su salida de almacenes, la misma que debe estar respaldada por un documento con autorización escrita por autoridad competente o que la unidad Administrativa establezca previamente como suficiente, el mismo que permita establecer la cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y conocer su destino. IV. SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES 30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes: a) Disposición Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Préstamo de Uso o Comodato b) Disposición Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenación 2. Permuta 23

24 31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES El Responsable por la disposición de bienes es el Alcalde Municipal, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes. 32. BAJA DE BIENES La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artículo de las NB-SABS, son los siguientes: a) Disposición definitiva de bienes La baja por disposición definitiva de bienes procederá concluido el proceso de disposición de acuerdo a lo establecido en el inciso a) del Parágrafo II del Artículo 187 de las NB-SABS / D.S de 28 de junio de Asimismo, la enajenación procederá cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de las funciones de la entidad y no esté previsto en el futuro, en sujeción a lo que establecen los Artículos 204º, 205º, 206º y 207º del Decreto Supremo Nº 0181 de 28 de junio de 2009, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. b) Hurto, robo o pérdida fortuita La baja de Bienes de la, por razones de hurto, robo o pérdida fortuita procederá en base a los informes de los responsables del bien y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. Se observará el siguiente procedimiento: 24

25 El responsable de la custodia o uso del bien informará a en el acto o a la brevedad posible el hecho en forma expresa al Director Administrativo, detallando lo acontecido. En un plazo no mayor de 24 horas de detectado el hurto, robo, perdida, el Director Administrativo solicitará autorización del Alcalde Municipal y a través de Asesoría Jurídica presentará denuncia en las oficinas de la Fuerza Especial de Lucha Contra el Crimen y el abogado encargado de realizar el seguimiento del caso llevará una carpeta de cada caso. Por otro lado la Unidad de Bienes iniciará un proceso de investigación interna, complementaria y coadyuvante al realizado por el organismo público pertinente, en tanto se realizará el cargo contable al responsable de la custodia o uso del bien hasta conocer el informe sobre los indicios de responsabilidad o liberación de la misma. La Dirección Administrativa deberá realizar el seguimiento correspondiente a la investigación hasta que el caso sea cerrado y exista un informe final de la Policía Técnica Judicial o Fiscalía de acuerdo al caso. Al concluir la investigación se levantara el acta correspondiente que será el documento justificativo para la baja del bien de los registros, la Dirección Administrativa a la finalización de la investigación del hecho por las autoridades competentes elaborará informe en el que consten todos los antecedentes relativos al caso, el que deberá hacer referencia al resarcimiento de daños a la propiedad de la o en su caso a la imposibilidad de recuperar las pérdidas generadas. En este último caso deberá recomendarse la baja del bien y seguirse el procedimiento correspondiente. Cuando existan suficientes indicios de responsabilidad funcionaria sobre la pérdida o daño al patrimonio de la entidad, el informe del Director Administrativo deberá ser remitido a Asesoría Jurídica con el fin de que se de curso a un proceso administrativo iniciándose las acciones legales y procesos correspondientes. 25

26 En caso de no existir indicios de responsabilidad, el Honorable Alcalde Municipal emitirá la Resolución Administrativa autorizando la baja del bien, que la ejecutarán el Jefe de Contabilidad y el Jefe de Bienes Municipales, liberando al responsable de la custodia del bien, del cargo contable realizado. El Director Administrativo entregará una copia de todo lo obrado al funcionario responsable del bien afectado. c) Mermas La baja de Bienes de la, por razones de mermas procederá en base a los informes de los responsables del bien y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. Se seguirá el siguiente procedimiento: El Encargado de Almacenes una vez constatada la causal informara al Director Administrativo en forma escrita y detallada. El Director Administrativo realizará verificación e instruye baja del bien. d) Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros La baja de Bienes de la, por razones de vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros, el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa deberá instruir y verificar la destrucción y/o incineración de los mismos. De conformidad al Reglamento de Almacenes el Encargado emite Informe detallado de Vencimientos, descomposiciones, Alteraciones o Deterioros, solicitando baja por este concepto. 26

27 Se seguirá el siguiente procedimiento: El Encargado de Almacenes una vez constatada la causal informara al Director Administrativo en forma escrita y detallada. El Director Administrativo, delegará a un funcionario público para la verificación de lo establecido en el informe técnico recibido e instruye la baja del bien. Cuando existan indicios de responsabilidad funcionaria sobre la pérdida o daño al patrimonio, el informe de la Dirección Administrativa deberá ser remitido a Asesoría Jurídica con el fin de que se de curso a un proceso administrativo. Cuando ocurran vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros de alimentos, medicamentos y/o reactivos de laboratorio el Director Administrativo, instruirá y verificará la destrucción y/o incineración de los mismos. La DAG entregará una copia de todo lo obrado al funcionario responsable del bien afectado. e) Inutilización La baja de Bienes de la, por razones de inutilización, deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o signifique retorno económico. El servidor público responsable del bien de uso o consumo con la autorización de su inmediato superior, a través de su Jefe Inmediato Superior, informará sobre la inutilización u de bienes a su cargo y solicitará la baja respectiva al Director Administrativo. El Director Administrativo, deberá constatar la inutilización del o los bienes a través del Encargado de Activo Fijo, Muebles e Inmuebles de la entidad y autorizará, si corresponde el 27

28 retiro del bien del lugar original y su remisión a un depósito de la para su posterior baja. Informe técnico elaborado por la Dirección Administrativa, que sustente la obsolescencia técnica y/o económica. Debe recomendarse si corresponde la recuperación de partes y accesorios de los mismos. Informe legal emitido por Asesoría Jurídica de la entidad. Según corresponda técnica y financieramente se dispondrá del bien, donándolo, rematándolo como chatarra o simplemente considerarlo como desperdicio y desecharlo como tal. El Jefe de la Unidad de Bienes procede a la Baja. f) Obsolescencia La baja de Bienes de la, por razones de obsolescencia, deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o signifique retorno económico. Para la baja de bienes sujetos a obsolescencia por este concepto deberá observarse el siguiente procedimiento: El servidor público responsable del bien de uso o consumo con la autorización de su inmediato superior, a través de su inmediato superior, informará sobre la obsolescencia de bienes a su cargo y solicitará la baja respectiva al Director de Administración General. El Director de Administración General, deberá constatar la obsolescencia del o los bienes a través de la Unidad de Bienes y autorizará, si corresponde el retiro del bien del lugar original y su remisión a un depósito de la para su posterior baja. 28

29 El Director Administrativo elaborará Informe Técnico que sustente la obsolescencia técnica y/o económica. Debe recomendarse si corresponde la recuperación de partes y accesorios de los mismos. Informe legal emitido por Asesoría Jurídica de la entidad. La Oficialía Mayor Administrativa y Financiera procederá a considerar el Informe Técnico y el Informe Legal e instruirá a la Dirección Administrativa se proceda a la baja del bien. Según corresponda técnica y financieramente se dispondrá del bien, donándolo, rematándolo como chatarra o simplemente considerarlo como desperdicio y desecharlo como tal El Jefe de la Unidad de Bienes procede a la Baja. g) Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno que no será dado de baja. La baja de Bienes de la, por razones de Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno que no será dado de baja procederá en base a los informes de los responsables del bien y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. Para la baja de bienes sujetos a Desmantelamiento total o parcial por este concepto deberá observarse el siguiente procedimiento: El Oficial Mayor Técnico en coordinación con el Encargado de Activo Fijo, Muebles e Inmuebles evaluará la edificación a desmantelarse y a través de informe sugerirá al Alcalde 29

30 Municipal aquellas secciones e instalaciones del inmueble que se retirarán y el uso específico que se les dará. El Alcalde Municipal autorizará formalmente la ejecución de las acciones sugeridas por el Oficial Mayor Técnico. El Alcalde Municipal a través de la Oficialía Mayor Administrativa y Financiera, instruirá a la Unidad de Bienes del Municipio, la verificación de bienes obtenidos del inmueble desmantelado, instruirá que se ajusten los registros tanto contables como físicos del bien desmantelado. Realizada la misma informará a la Oficial Mayor Administrativa y de no existir diferencias entre los informes del Oficial Mayor Técnico y el Jefe de Bienes instruirá que se ajusten los registros tanto contables como físicos del bien desmantelado. h) Siniestros La baja de Bienes de la, por razones de siniestros procederá en base a los informes de los responsables del bien y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante. De conformidad al Reglamento de Activos Fijos se procederá a la Baja de Bienes por Siniestros considerándose lo siguiente: Informe del responsable del bien. Verificación de Activos fijos. La Dirección Administrativa a través de la Unidad de Bienes procede a la denuncia a las instancias policiales correspondientes. La Dirección Administrativa deberá observar el cumplimiento de lo previsto dentro de la póliza de seguro. 30

31 Informe legal. La Oficialía Mayor Administrativa y Financiera instruirá a las unidades operativas se proceda a la baja del bien. La Dirección Administrativa operativiza la baja del bien ooo