EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SUCRE - ELAPAS REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RE-SABS

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1 EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SUCRE - ELAPAS REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RE-SABS (Documento Compatibilizado) SUCRE-BOLIVIA 2012

2 CONTENIDO CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Art. 1. OBJETIVO Art. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO Art. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD Art. 5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) Art. 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO Art. 7. PREVISIÓN Art. 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO CAPITULO II SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES Art. 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Art. 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR Art. 11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE Art. 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO RPA Art. 13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Art. 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA (RPC) Art. 15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Art. 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Art. 17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Art. 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Art. 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Art. 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Art. 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA Art. 22. UNIDADES SOLICITANTES Art. 23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA Art. 24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN CAPITULO III SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES 1 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

3 Art. 25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Art. 26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES Art. 27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Art. 28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES Art. 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES CAPITULO IV SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES Art. 30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES Art. 31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES Art. 32. BAJA DE BIENES - Disposición Definitiva de Bienes - Hurto, robo - Pérdida fortuita - Mermas - Inutilización y Obsolescencia 2 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

4 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DE LA EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SUCRE ELAPAS CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Art. 1. OBJETIVO Implantar en la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre ELAPAS, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo y disposición de bienes. Art. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades de la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre ELAPAS. Art. 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO La Base Legal del presente Reglamento Específico es: a) La Constitución Política del Estado. b) La Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. c) El Decreto Supremo N A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. d) El Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2008, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS). e) La Resolución Ministerial Nº 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratación. f) Estatuto Orgánico de la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre ELAPAS. g) Contrato de Concesión para el aprovechamiento del recurso hídrico y la prestación del servicio, suscrito con la Superintendencia de Aguas, hoy AAPS. Art. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre ELAPAS. Art. 5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Gerente General. 3 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

5 Art. 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es la Gerencia Administrativa y Financiera. El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución emitida por el Directorio de ELAPAS. Art. 7. PREVISIÓN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N 0181 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación. Art. 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar a responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. CAPITULO II SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES Art. 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) El PAC será elaborado por la Gerencia Administrativa y Financiera como máxima instancia de la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con las Unidades Solicitantes. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Art. 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor indistintamente para uno o varios procesos de contratación a: Jefe de División Red de Agua, Jefe de División Red de Alcantarillado, Jefe de División Administrativo y de Personal, Encargado de Gestión de Proyectos, Ayudante Técnico, Encargado de Presupuestos, Encargado de Servicios Generales, Encargado de Catastro de Redes. El servidor público designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa de Designación, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (hasta Bs ), cuyas funciones son las siguientes: a) Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y que cuente con certificación presupuestaria. b) Autorizar el inicio del proceso de contratación. c) Cancelar, anular o suspender el proceso de contratación en base a justificación técnica y Legal. 4 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

6 d) Adjudicar la contratación de bienes y servicios. Art. 11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR Las contrataciones menores hasta Bs (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso: a) La Unidad Solicitante, enviará el requerimiento de contratación dirigida al RPA, adjuntando la siguiente documentación: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Precio Referencial y Certificación Presupuestaria. b) El RPA verificará la documentación remitida y autorizará el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, realizará la contratación de manera inmediata verificando que los bienes y servicios contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado. d) El RPA, adjudicará la contratación al proponente más conveniente para prestar el servicio o proveer el bien. e) La Unidad Administrativa, emitirá la Orden de Compra u Orden de Servicio y remite a la MAE para su aprobación; o La Unidad Jurídica elabora el Contrato en base al artículo 87 de las NB- SABS. f) La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato. g) La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción; h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción. MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE Art. 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO RPA Se designará como RPA a: Jefe de División Red de Agua, Jefe de División Red de Alcantarillado, Jefe de División Administrativo y de Personal, Encargado de Gestión de Proyectos, Ayudante Técnico, Encargado de Presupuestos, Encargado de Servicios Generales, Encargado de Catastro de Redes. El RPA designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa expresa de designación, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS. 5 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

7 Art. 13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente: a) La Unidad Solicitante, tomando en cuenta la fecha programada y establecida en el PAC elabora la solicitud de contratación dirigida al RPA, en el que se adjuntaran o señalaran los siguientes datos: - Especificaciones técnicas o términos de referencia. - Estimación del precio referencial. - Certificación Presupuestaria - Método de Selección y Adjudicación. b) El RPA verificará si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, elabora el DBC, incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia; así también, incorpora el contrato, previa adecuación efectuada por la Unidad Jurídica. d) El RPA, aprueba el DBC y la Convocatoria, mediante proveído en la hoja de ruta cuando el monto de la contratación se encuentre entre Bs y Bs ; y para montos entre Bs y Bs mediante Resolución Expresa. e) La Unidad Administrativa, procede con la publicación del DBC y la convocatoria en el SICOES y de la convocatoria en la Mesa de Partes. f) Si corresponde, la Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante llevarán adelante las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas como ser: i. Consultas Escritas; ii. Inspección Previa; iii. Reunión Informativa de Aclaración. g) El RPA designa a la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación mediante memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas. h) La Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación, en acto público realiza la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora establecidos en la convocatoria. En acto continuo la Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación, en sesión reservada, efectuará la evaluación de cotizaciones o propuestas presentadas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta al RPA; La evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta; 6 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

8 i) El RPA en base al informe de la Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación adjudica o declara desierta la convocatoria mediante nota cuando el monto de la contratación se encuentre entre Bs y Bs ; y para montos entre Bs y Bs mediante Resolución Expresa. j) La Unidad Administrativa, notificará a los proponentes la Resolución de Adjudicación o Declaratoria Desierta a través del SICOES y adicionalmente por FAX o correo electrónico a los proponentes que hubieran registrado esa información. Se solicitará documentos requeridos en el DBC al proponente adjudicado para la suscripción del contrato. En contrataciones cuyo monto se encuentre entre Bs y , de manera previa a solicitar los documentos requeridos en el DBC al proponente adjudicado, se deberá tomar en cuenta el plazo de interposición del Recurso Administrativo de Impugnación. k) Cuando corresponda La Unidad Administrativa, emitirá la Orden de Compra y remite a la MAE para su aprobación; o La Unidad Jurídica elabora el Contrato incluyendo los datos del Proponente adjudicado u otros aspectos que no hayan sido previsibles al momento de elaborar el DBC. l) Cuando corresponda, la MAE o el delegado por esta, suscribe el contrato; o la MAE emite la Orden de Compra. m) La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra o Contrato. n) La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción; o) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción o disconformidad. MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Art. 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA (RPC) Se designará como RPC a: Gerente Administrativo y Financiero, Gerente Técnico, Gerente Comercial. El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Administrativa Expresa de Designación, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones están establecidas en el Artículo 33.- de las Normas Básicas. Art. 15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: a) La Unidad Solicitante, tomando en cuenta la fecha programada y establecida en el PAC elabora la solicitud de contratación dirigida al RPC, en el que se adjuntaran o señalaran los siguientes datos: - Especificaciones técnicas o términos de referencia. - Estimación del precio referencial. 7 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

9 - Certificación Presupuestaria - Método de Selección y Adjudicación. b) El RPC verificará si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, elabora el DBC, incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia. d) El RPC, aprueba el DBC y la Convocatoria, mediante proveído en la hoja de ruta o nota de aprobación e instruye la publicación del DBC y la convocatoria. e) La Unidad Administrativa, procede con la publicación del DBC y la convocatoria en el SICOES y de la convocatoria en la Mesa de Partes. Adicionalmente y cuando se considere pertinente se publicara la convocatoria en un medio de comunicación. f) La Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante organizaran y llevaran a efecto las siguientes actividades administrativas previas a la presentación de propuestas: i.consultas Escritas; ii.inspección Previa; iii.reunión Informativa de Aclaración. g) El RPC aprueba el DBC mediante resolución Administrativa con las enmiendas si existieran. h) La Unidad Administrativa efectuara la notificación de la Resolución de Aprobación del DBC, publicando la misma en el SICOES y en la Mesa de Partes. i) El RPC designa a la Comisión de Calificación mediante memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la fecha límite de presentación de propuestas. j) La Comisión de Calificación, en acto público, efectúa la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora establecidos en la convocatoria. En acto continuo la Comisión de Calificación, en sesión reservada, efectuará la evaluación de propuestas presentadas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta al RPC. La Comisión de Calificación podrá Convocar a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas. La evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola propuesta; k) El RPC en base al Informe de Evaluación y Recomendación, Adjudica o Declaratoria Desierta la convocatoria mediante Resolución Administrativa, que deberá contener mínimamente: a) Nómina de los participantes y precios ofertados. b) Los resultados de la calificación. c) Causales de descalificación, cuando corresponda. d) Lista de propuestas rechazadas, cuando corresponda. e) Causales de Declaratoria Desierta, cuando corresponda. l) La MAE, el RPC y la Comisión de Calificación, podrá concertar mejores condiciones técnicas con el proponente adjudicado; 8 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

10 m) El RPC instruye a la Unidad Administrativa, notificar a todos los proponentes con la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta y la presentación de documentos requeridos en el DBC al adjudicado; n) La Unidad Administrativa, notificará a los proponentes la Resolución de Adjudicación o Declaratoria Desierta a través del SICOES y adicionalmente por FAX o correo electrónico a los proponentes que hubieran registrado esa información. Asimismo, publicara la Resolución de Adjudicación o Declaratoria Desierta en la mesa de partes. Cumplido el plazo para la interposición del Recurso Administrativo de impugnación, se solicitara al proponente adjudicado, los documentos requeridos en el DBC para la suscripción del contrato. o) La Unidad Jurídica, revisará la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y lo remite a la MAE o al delegado por este para su suscripción; p) La MAE o el delegado por esta, suscribe el contrato, q) La MAE o el RPC por delegación, designa a la Comisión de Recepción; r) La Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Art. 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El Responsable de la Contratación por Excepción es el Gerente General de la Empresa, como Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE). Art. 17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autoriza la Contratación por Excepción. Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Art. 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Gerente General de la Empresa, como Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE). 9 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

11 Art. 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias serán realizadas conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Art. 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Específico. La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con el siguiente proceso: a) La Unidad Solicitante, enviará el requerimiento de contratación dirigida al RPA o RPC, adjuntando la siguiente documentación: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Precio Referencial y Certificación Presupuestaria. b) El RPA o RPC verificará la documentación remitida (Inscripción en el PAC, POA y certificación presupuestaria) y autorizará el inicio del proceso de contratación. c) La Unidad Administrativa, realizará la contratación de manera inmediata verificando que los bienes y servicios contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado. d) El RPA o RPC, adjudicará la contratación al proponente más conveniente para prestar el servicio o proveer el bien. e) La Unidad Administrativa, emitirá la Orden de Compra y remite a la MAE para su aprobación; la Unidad Jurídica elabora el Contrato en base al artículo 87 de las NB-SABS. f) La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra o Contrato. g) La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción; h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción. Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. Este procedimiento será aplicado para efectuar la contratación en las causales señaladas en el artículo 72 de las NB-SABS: a) Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado; b) Servicios públicos; c) Medios de comunicación; 10 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

12 d) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de centros educativos o de salud; e) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas de entidades públicas; f) Adquisición de pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales; g) Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica; h) Adquisición de repuestos del proveedor; i) Bienes y Servicios locales para Municipalidades con Elevados Índices de Pobreza. Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES. Art. 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA La Unidad Administrativa de ELAPAS es la Gerencia Administrativa y Financiera, cuyo Máximo Ejecutivo es el Gerente Administrativo y Financiero. El Gerente Administrativo y Financiero velará por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS. Art. 22. UNIDADES SOLICITANTES En ELAPAS, las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama vigente son: a) Gerencia Técnica b) Jefatura de Captación y Aducción c) Jefatura de Planta Potabilizadora d) Jefatura de Red de Agua e) Jefatura de Red de Alcantarillado f) Jefatura de Planta de Tratamiento de Aguas Servidas g) Jefatura de Control de Calidad h) Gerencia Administrativa y Financiera i) Jefatura Financiera y Contable j) Jefatura Administrativa y de Personal k) Gerencia Comercial l) Jefatura de Medición y Facturación m) Jefatura de Atención al Cliente y Control Mora n) Asesoría de Planificación o) Asesoría Jurídica p) Auditoría Interna Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladas, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas. 11 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

13 Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.- de las NB-SABS. Art. 23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediante Memorándum de Designación, dentro de los dos días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuesta. La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación. Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante Memorándum de Designación, designará un Responsable de Evaluación, dentro de los dos días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación. La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA Será designada por el RPC, mediante Memorándum de Designación, dentro de los cinco días hábiles previos al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidores públicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante. La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS. Art. 24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC o RPA), mediante Memorándum de Designación, dentro de los 2 días hábiles previos a la recepción de bienes y servicios. La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación. Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA), designará un Responsable de Recepción, mediante Memorándum de Designación, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción. 12 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

14 La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS. CAPITULO III SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Art. 25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administración de Almacenes. b) Administración de Activos Fijos Muebles. c) Administración de Activos Fijos Inmuebles. Art. 26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Encargado de Activos Fijos. Art. 27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES La Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, cuenta con un almacén principal ubicado en instalaciones de la oficina central y dos almacenes secundarios en calle Calvo y Planta Potabilizadora El Rollo. Los Almacenes están a cargo del Encargado de Almacenes. Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) Realizar el despacho del material registrado en almacenes, que sea requerido por los funcionarios de la Empresa. b) Registrar las salidas de los materiales con la Nota de Despacho correspondiente. c) Llevar un control y registro de saldos en las respectivas tarjetas de kardex de almacenes que se tiene en existencia (sistematizado). d) Realizar la entrega oficial de informes mensuales, al Jefe de División de Contabilidad con el visto bueno de su inmediato superior. e) Elaborar la orden de compra respectiva, en el caso de inexistencia de materiales en los almacenes de la Empresa. f) Mantener el stock de materiales debidamente ordenado para facilitar su ubicación. g) Mantener aseadas las dependencias, con objeto de mantener el material en óptimas condiciones de preservación. h) Requerir informes escritos de la Gerencia Técnica para la adquisición de materiales, además debe solicitar asesoramiento para verificar la calidad de las adquisiciones. i) Proporcionar informes periódicos de las fallas, robos, extravíos para efectuar las investigaciones y en su caso los ajustes necesarios. 13 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

15 j) Aplicar técnicas propias del campo, para el correcto almacenamiento, conservación y mantenimiento de los materiales de almacenes. k) Determinar las existencias mínimas y máximas de los rubros de mayor consumo con relación a datos históricos, e informar sobre estos a su inmediato superior. l) Supervisar y controlar el almacenamiento y suministro de los materiales y productos que se adquieran, para los diferentes servicios de la Institución. m) Registrar y controlar en el día los ingresos y salidas de los bienes mediante kardex (sistematizado). n) Preparar inventarios físicos de todos los bienes y productos que se encuentran bajo su responsabilidad, cada seis meses y cuando las circunstancias así lo requieran. o) Preparar los estados necesarios para su consolidación en el Balance General. p) Preparar informes sobre el movimiento físico del almacén. q) Elaborar comprobantes de ingreso y egreso de almacenes. r) Proponer sugerencias que mejoren el servicio de almacén. s) Participar de las reuniones que convoque su Jefe inmediato u otro superior. t) Revisar los sustentos documentales del registro físico del almacén. u) Revisar y actualizar los procedimientos para la compra de mercaderías. v) Emitir información acerca del comportamiento del saldo y movimiento de las mercaderías, que serán utilizados o no en la empresa. Art. 28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo del Encargado de la Unidad de Activos Fijos, cuyo responsable es el Encargado de Activos Fijos. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Llevar un control interno sistemático del almacén, que posee la empresa a través de listados que se obtienen en computación. b) Llevar un registro y control de bienes en general del activo fijo por medio de tarjetas de kardex individuales para cada archivo (sistematizado). c) Registrar, controlar periódicamente nuevas incorporaciones de nuevos activos fijos. d) Aplicar leyes, normas y procedimientos actuales para el castigo, depreciación y valoración de bienes. e) Proceder a levantar inventarios de los bienes que forman parte en los activos fijos de la Empresa, cada vez que fuera necesario. f) Desarrollar las acciones necesarias para la preservación y mantenimiento de los activos de la institución. g) Realizar el inventario de los almacenes y activos fijos periódicamente. 14 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

16 h) Conciliar las cuentas de los activos fijos y almacenes con los libros contables y proceder a los ajustes necesarios periódicamente cada vez que sean requeridos por la Jefatura de División, obligatoriamente a fin de año. i) Presentar mensualmente resúmenes sobre los descargos de materiales y otros. j) Preparar saldos y valorar los bienes cuando sean solicitados por la Jefatura de División. k) Llevar el control de las transferencias y otros cambios de mobiliario y activos fijos dentro de las distintas Divisiones y Gerencias llevando registro de las mismas en formularios especiales. l) En oportunidad de los cambios de personal y nuevos funcionarios, recibir y entregar las oficinas y bienes en forma oficial a fin de efectuar los ajustes y establecer las responsabilidades correspondientes. m) Responsabilizarse del archivo de toda la documentación relacionada a sus funciones. n) Informar periódicamente toda vez que sea necesario sobre el movimiento de su dependencia. o) Cumplir estrictamente las instrucciones recibidas, así mismo ser responsable por los errores que se hubiera cometido en el desempeño de sus funciones. p) Realizar operaciones de control cruzado entre el kardex de la existencia física de los activos con los registros de contabilidad. q) Conciliar saldos con el registro contable mensualmente. r) Proponer sugerencias de mejoramiento para lograr eficiencia en esta área. s) Asistir a las reuniones que convoque el contador u otro superior. t) Participar en los inventarios físicos de fines de gestión y otros eventuales, que instruya el contador o aquellos que vea por conveniente en los activos. u) Preparar los estados correspondientes de los inventarios realizados. v) Efectuar controles periódicos por muestreo con detalle del estado de los activos en cuanto a calidad y cantidad, asimismo de los registros y documentos con el objeto de verificar su correcta administración. w) Emplear sistemas de codificación que sean adecuados para todos los bienes, procediendo al marcado para su identificación respectiva. x) Proponer alternativas de distribución y utilización racional de activos para obtener máximos rendimientos del servicio. y) Tomar previsiones y medidas de seguridad necesarias para evitar pérdidas o sustracciones de bienes. z) De acuerdo al manual de cuentas costear todas las solicitudes de materiales y servicios para fines de costos. aa) Elaborar mensualmente los informes correspondientes de costos hasta el 10 del mes siguiente. bb) Elevar informes mensuales sobre activos que cumplieron el ciclo de vida útil, pérdidas, deterioros y otros. cc) Elaborar el pliego de condiciones para convocatoria de Seguros Integral de Activos Fijos. dd) Realizar cualquier otra labor que le pudiera encomendar su inmediato superior. 15 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

17 ee) Realizar el seguimiento de los siniestros informados al seguro para su atención correspondiente. ff) Elaborar informes requeridos por la Superintendencia relativos a los activos y seguros. gg) Participar en la recepción provisional de obras que se realicen en la Empresa. hh) Cumplir con los pagos de impuestos de vehículos e inmuebles de la Empresa en los plazos establecidos. ii) Preparar documentación requerida según normas para la disposición de bienes cuando corresponda. Art. 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES a) El encargado de Activos Fijos, una vez realizada la recepción de los productos que sean resultado de servicios de consultoría, software y otros similares, procederá a activar los mismos como propiedad de la empresa, resguardando una copia impresa y magnética del producto cuando corresponda. Establece criterios técnicos adecuados para la contratación de seguros que fortalezca las medidas de seguridad física e industrial. Pasa a la unidad solicitante a efectos de su uso y custodia. b) El responsable de la Unidad Solicitante, Maneja y administra los productos contratados para fines institucionales así como realiza tareas de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdida y deterioro. Esta unidad será responsable por el debido uso y custodia de los productos a su cargo. c) La Unidad administrativa es responsable de implantar medidas de seguridad física y fortalecer medidas de control para que los bienes no sean movidos internamente ni retirados sin la autorización correspondiente. CAPITULO IV SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES Art. 30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes: a) Disposición Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Préstamo de Uso o Comodato b) Disposición Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenación 2. Permuta 16 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

18 Art. 31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES El Responsable por la disposición de bienes es el Gerente General, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes. Art. 32. BAJA DE BIENES La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artículo de las NB-SABS, son los siguientes: - Disposición Definitiva de Bienes a. Efectuada la disposición definitiva de bienes, el encargado de Activos Fijos solicitará al Gerente Administrativo Financiero, autorizar la baja de bienes física y contable, adjuntando la siguiente documentación: Resolución de Disposición de bienes. Contrato de transferencia definitiva. Acta de entrega de bienes. Otros documentos relativos a la disposición. b. El Gerente Administrativo Financiero autorizará e instruirá a las áreas: administrativa y financiera efectuar la baja física y contable de los bienes dispuestos, de los registros de la Empresa. - Hurto, robo a. En caso de identificarse el hurto o robo en oficinas de la Empresa, en horario de trabajo, el custodio del bien deberá comunicar de forma inmediata al encargado de Activos Fijos el hecho acaecido. b. Si el hurto o robo se hubiera producido en horario no laboral, el encargado de Activos Fijos deberá tomar las acciones una vez le sea comunicado el hecho o identificado por su cuenta, informando al Gerente Administrativo Financiero y al Asesor Jurídico. c. El encargado de Activos Fijos, juntamente con el Asesor Jurídico de la empresa, deberán hacer la denuncia en la FELCC solicitando la participación de investigadores. d. Se deberá hacer el seguimiento permanente hasta que el policía de investigación asignado emita el informe respectivo, en coordinación con la unidad Jurídica. e. En forma paralela, el Gerente Administrativo Financiero, con la participación del Asesor Jurídico de la Empresa, harán la representación ante la empresa aseguradora contratada denunciando el hecho. f. En base al informe de la Policía, las denuncias y las formalidades del caso, se pedirá la reposición del bien por parte del seguro y si corresponde aplicar las responsabilidades establecidas al personal responsable de la custodia del bien o que hubiera tenido parte en el robo o hurto. g. Efectuada la reposición del bien por el seguro, el encargado de Activos Fijos deberá realizar la baja del bien sustraído y el alta del bien repuesto por el seguro. 17 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

19 - Pérdida fortuita a. En caso de denunciarse la pérdida de bienes en oficinas de la Empresa, el custodio del bien será el responsable de la restitución, en las condiciones entregadas, debiendo comunicar de forma inmediata al encargado de Activos Fijos por el hecho acaecido. b. El encargado de Activos Fijos, una vez identificada la pérdida del bien, deberá reportar al seguro sobre el siniestro. En el caso de que el seguro no cubra este tipo de siniestro, deberá solicitar la reposición del bien al custodio. c. En el entendido de que fortuito es la acción imprevisible e inevitable por el cual se demuestra la pérdida del bien, entonces el encargado de Activos Fijos deberá informar al Gerente Administrativo Financiero, quien a la vez solicitará a la Unidad Jurídica el Informe Legal correspondiente, respaldando documentalmente el caso fortuito. d. El Gerente Administrativo Financiero tomará en cuenta la recomendación del Informe Legal e instruirá al área administrativa se tomen las medidas que correspondan y al área financiera dar de baja el bien perdido y el alta del bien repuesto en forma física y contable. - Mermas Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros a. El encargado de Almacenes elaborará el informe dirigido al Gerente Administrativo Financiero, del o los productos que se encuentren con vencimiento, descomposición, alteración o deterioro, señalando la descripción del bien, cantidad, valor y causas por las que el o los bienes de consumo llegaron a dicho estado de situación. b. El Gerente Administrativo Financiero, con el Asesor Jurídico de la Empresa y el encargado de Almacenes verificarán, en el lugar, la situación de los bienes y elaborarán el acta de verificación con la firma de todos los bienes clasificados en esta causal. c. El Gerente Administrativo Financiero, instruirá la baja del bien de los registros físicos y contables, con la documentación de respaldo. d. El encargado de Almacenes efectuará la baja del bien de los registros físico, y la Unidad de Contabilidad de los registros contables. - Inutilización y Obsolescencia a. Cuando existan bienes inutilizados y obsoletos, el encargado de Activos Fijos solicitará autorización al Gerente Administrativo Financiero para la recuperación de partes, accesorios y componentes de los equipos, vehículos y otros que sean útiles para la Empresa y que signifique un retorno económico. b. Se solicitará la participación de personal calificado para efectuar dicho trabajo. Se levantará un acta de las partes, accesorios y componentes a ser utilizados por alguna unidad de la Empresa. 18 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012

20 c. Se hará el alta respectiva de estos bienes y se asignará a las unidades que puedan dar uso a estos bienes. Las partes, accesorios y componentes que no se asignen a las unidades, estarán bajo resguardo del encargado de Activos Fijos, en el depósito de la Empresa. d. Con la documentación respectiva, el Gerente Administrativo Financiero instruirá efectuar la baja física y contable de dichos bienes. 19 APROBADO CON R.D. Nº002/2012 de 15/02/2012