MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE PUERTO VARAS.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE PUERTO VARAS. Julio

2 Índice de Contenidos TÍTULO I Antecedentes Generales. 4 Artículo 1º: Objetivos del Manual. 4 Artículo 2º: Normativa que regulan los procesos de compras. 4 Artículo 3º: Definiciones. 4 Articulo 4º: Principios que rigen el proceso de compras públicas. 7 Artículo 5º: Planificación de Compras. 8 Artículo 6º: Plan de Adquisiciones. 9 Artículo 7º: Proceso de Gestión de Abastecimiento. 9 Artículo 8º: Monto de la Contratación. 10 Artículo 9º: Compras Excluidas. 10 TÍTULO II: Procedimientos de Compras. 11 Artículo 10º: Proceso de Compras y Contrataciones. 11 TÍTULO III: Convenios Marco. 13 Artículo 11º: Compras mediante Convenio Marco. 13 Artículo 12º: Adquisiciones Vía Convenio Marco compras mayores 13 a 3 UTM hasta UTM. Artículo 13º: Procedimiento de Grandes Compras (mayores a UTM) 14 en Convenios Marco. TÍTULO IV: Licitación Pública. 15 Artículo 14º: Definición. 15 Artículo 15º: Tipos de Licitación. 15 Artículo 16º: Procedimiento de Compras Solicitud de Pedido Elaboración y Aprobación de Bases Publicación de las Bases Evaluación de Ofertas Adjudicación y Notificación de Ofertas. 19 Artículo 17º: Garantías. 20 Artículo 18º: Usos y características de las Garantías. 20 TÍTULO V: Licitación Privada y Trato Directo: 22 Artículo 19º: Definiciones. 22 Artículo 20º: Contexto Legal. 22 Artículo 21º: Antecedentes obligatorios. 23 Artículo 22º: Publicación del Decreto Exento en el Portal. 23 Artículo 23º: Procedimientos Tratos Directos. 25 2

3 TÍTULO VI: Emergencias, Urgencias e Imprevistos: 26 Artículo 24º: Definiciones. 26 TÍTULO VII: Contrato de Suministros. 26 Artículo 25º: Procedimiento. 26 TÍTULO VIII: Gestión de Contratos. 28 Artículo 26º: Redacción y Aprobación del Contrato. 28 Artículo 27º: Causales de Término de Contrato. 29 TÍTULO IX: Gestión de Reclamos. 29 TÍTULO X: Procedimientos de Pago. 29 TÍTULO XI: Compras menores a 3 UTM. 30 Artículo 28º: Anulación de Ordenes de Compra. 30 ANEXOS. 31 3

4 Artículo 1º: Objetivo del Manual. TITULO I ANTECEDENTES GENERALES. El presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones, en adelante el Manual, tiene por objetivo establecer el procedimiento relativo a la adquisición de bienes y la contratación de servicios que efectúe la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas, en adelante la Municipalidad, que se financien con recursos provenientes del presupuesto institucional que anualmente se aprueba de conformidad con la normativa vigente y recursos que reciba como aporte de otras entidades. Artículo 2º: Normativa que regulan los procesos de compras. Ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, y sus modificaciones. Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la ley N , en adelante el Reglamento, y sus modificaciones. Dictámenes de la Contraloría General de la Republica. Artículo 3 : Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento los siguientes conceptos tienen el significado que se indican a continuación, ya sea en plural o singular: 1. Adjudicación: Acto administrativo fundado, de índole patrimonial, por medio del cual la Municipalidad selecciona a uno o más oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro y Servicios, regido por la Ley N Adjudicatario: Proveedor al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, para la suscripción del contrato definitivo. 3. Bases: Documento debidamente aprobado, que contiene el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Municipalidad, que describen los bienes y servicios a contratar, regula el Proceso de Compras y el contrato definitivo, incluyendo las Bases Administrativas y Bases Técnicas. 4. Bases Administrativas: Documentos aprobados por la Municipalidad que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras. 4

5 5. Bases Técnicas: Documentos aprobados por la Municipalidad que contienen de manera general y/o particular, las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar. 6. Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección y puestos, a través del Sistema de Información, a disposición de la Municipalidad 7. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección o por un tercero autorizado, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías. 8. Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las entidades licitantes, en virtud de la Ley de Compras y del presente Reglamento. 9. Contrato de Suministro y Servicio: Contrato que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles o servicios. 10. Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades licitantes, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio. 11. Entidad Licitante: Cualquier organismo regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un Proceso de Compras, en estos efectos, la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas. 12. Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual las Entidades realizan un llamado público a través del Sistema de Información, convocando a los Proveedores para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 13. Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual las Entidades invitan a determinados Proveedores a través del Sistema de Información, para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 14. Oferente: Proveedor que participa en Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización. 15. Plan Anual de Compras: Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año 5

6 calendario y que debe informarse de acuerdo a las instrucciones que al efecto imparta la Dirección de Compras. 16. Proceso de Compras: Proceso de adquisición o contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras o en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa. 17. Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades. 18. Proveedor Inscrito: Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categorías del Registro de Proveedores. 19. Registro de Proveedores: Registro electrónico oficial de Proveedores, a cargo de la Dirección, de conformidad a lo prescrito por la Ley de Compras. 20. Sistema de Información: Sistema de Información y de otros medios para la compra y contratación electrónica de las Entidades, administrado y licitado por la Dirección de Compras y compuesto por software, hardware e infraestructura electrónica, de comunicaciones y soporte que permite efectuar los Procesos de Compra. 21. Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones. 22. Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que en virtud de la concurrencia de ciertas causales establecidas en la Ley de Compras, se efectúa sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación Pública o Privada. 23. Usuario: Persona natural o jurídica, que realiza sus Procesos de Compra como demandante, como oferente o requiriendo información, a través del Sistema de Información, sea Entidad Licitante u Oferente. Autorizaciones presupuestarias: Las Entidades deberán contar con las autorizaciones presupuestarias que sean pertinentes, previamente a la resolución de adjudicación del contrato definitivo en conformidad a la Ley de Compras y al Reglamento. Representante de la Entidad: La Municipalidad efectúa sus Procesos de Compras a través de su representante legal, quién para estos efectos será el Alcalde, o él o la funcionaria en las que se delegue el ejercicio de facultades suficientes. 6

7 Para efectos de la utilización del Sistema de Información, la Municipalidad informará y acreditará el nombre de un representante a la Dirección, acompañando una copia de los antecedentes legales correspondientes; quien, cumplidos que sean los requisitos legales, hará uso de la clave maestra para operar en el Sistema de Información, a través de un medio seguro, para participar en los Procesos de Compra y permitir que otros funcionarios de la Municipalidad puedan a su vez actuar en dichos Procesos de Compra. El representante de Municipalidad o en quien se haya delegado tal función, será exclusivamente responsable del uso de la clave maestra, de la entrega de claves secundarias y de comunicar oportunamente a la Dirección de cualquier cambio en la persona de su representante o en las facultades de las que está investida. Notificaciones: Todas las notificaciones, salvo las que dicen relación con lo dispuesto en el Capítulo V de la Ley de Compras, que hayan de efectuarse en virtud de las demás disposiciones de dicha ley y en virtud del presente Reglamento, incluso respecto de la Resolución de Adjudicación, se entenderán realizadas, luego de las 24 horas transcurridas desde que la Entidad publique en el Sistema de Información el documento, acto o resolución objeto de la notificación. Artículo 4º: Principios que rigen el proceso de compras públicas. a. Libre concurrencia al Llamado: El procedimiento concursal se regirá por los principios de libre concurrencia de los oferentes al llamado administrativo y de igualdad ante las bases que rigen el contrato. Infringen este principio: a. Las prórrogas automáticas de contrato, cuyos montos excedan las UTM, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se hubiese señalado en las Bases. (Art. 12º de el Reglamento) b. La exigencia de garantías desproporcionadas. c. Exigir experiencia para participar en licitaciones. d. Invalidar actos por errores no esenciales en ofertas. b. Igualdad de condiciones ante Bases y no discriminación arbitraria. Las Bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros. 7

8 Estas condiciones no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos los oferentes, ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, como asimismo, deberán proporcionar la máxima información a los proveedores, contemplar tiempos oportunos para todas las etapas de la licitación y evitarán hacer exigencias meramente formales, como, por ejemplo, requerir al momento de la presentación de ofertas documentos administrativos, o antecedentes que pudiesen encontrarse en el Registro de Proveedores, en el caso de los oferentes inscritos. c. Sujeción estricta a las Bases. Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción, de los participantes y de la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán siempre aprobadas previamente por la autoridad competente. El reglamento de compras públicas determinará las características que deberán reunir las bases de las licitaciones. d. Principio de la no formalización. El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares. (Artículo 13º Ley de Compras ) e. Transparencia y Publicidad Los organismos públicos regidos por la Ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública. Los organismos públicos regidos por esta ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no hayan sido recibidas a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Artículo 5º: Planificación de Compras. Etapas de Planificación de Compras: 1. Definición de Requerimiento. Contempla las siguientes actividades: Revisión de Stocks de productos o insumos Analizar datos históricos (lo comprado y consumido en el año) Reuniones de trabajo con directivos de departamentos municipales que necesitan insumos estratégicos. 2. Selección de Mecanismos de Compra. Contempla las siguientes actividades: Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. 8

9 3. Reunión Equipo de Trabajo. Contempla las siguientes actividades: Reunión de Encargado/a de Adquisiciones con autoridades municipales para validar las previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza listado de compras. 4. Validación Presupuestaria. Contempla las siguientes actividades: Se valida la aprobación presupuestaria para listado de compras. 5. Elaboración de Plan de Compras. Contempla las siguientes actividades: Se elabora un Plan de Compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables (programa de ejecución de actividades) 6. Subida del Plan al portal. Contempla las siguientes actividades: Subida del Plan de Compras a la plataforma virtual de mercado publico. 7. Seguimiento del Plan. Contempla las siguientes actividades: Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. Artículo 6º: Plan de Adquisiciones El Departamento de Adquisiciones, para cumplir de manera efectiva y planificada las necesidades de abastecimiento de bienes y/o contratación de servicios del municipio, solicitará a cada departamento municipal, en el mes de noviembre de cada año, un Plan Anual de Adquisiciones que requieran del proceso de compras públicas, el que deberá estar terminado en el mes de enero, a objeto de su consideración en la aprobación del presupuesto municipal. Este plan, que se materializará en un documento formal que deberá contar con la firma y visto bueno del jefe de departamento respectivo, servirá de insumo para confeccionar el Plan Anual de Compras obligatorio para las entidades públicas. Artículo 7º: Proceso de Gestión de Abastecimiento. El Proceso de Gestión de Abastecimiento de la Municipalidad de Puerto Varas considera las siguientes etapas: 9

10 Artículo 8º: Monto de la contratación. La Ilustre Municipalidad de Puerto Varas será responsable de determinar el posible monto de las contrataciones, para los efectos de determinar el mecanismo de contratación que corresponde. No sé podrá fragmentar las contrataciones con el propósito de variar el mecanismo de contratación que corresponda aplicar. En situaciones en donde no sea posible estimar el monto efectivo de la contratación, la municipalidad deberá efectuar dicha contratación a través de una Licitación Pública, para asegurar el cumplimiento de la Ley de Compras. Toda adjudicación de bienes o contratación de servicios que involucren montos iguales o superiores a las 500 UTM, deberán contar con la aprobación y el acuerdo favorable del Concejo Municipal conforme a lo indicado en la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, como asimismo aquellos que comprometen al municipio por un plazo que exceda el periodo alcaldicio, (art 65 letra i) siempre y cuando dichos recursos hayan ingresado al municipio. Artículo 9º: Compras excluidas. a. Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. 10

11 b. Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias vigentes. c. Las contrataciones que se financien con gastos de representación, en conformidad a la ley de presupuestos respectiva y a sus instrucciones presupuestarias. d. Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos básicos de agua potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no existían alternativas o sustitutos razonables Titulo II Procedimientos de Compras. Artículo 10º: Procesos de Compras y Contrataciones. Los contratos que celebre la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas, a titulo oneroso, para el suministro de bienes y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a la Ley de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, al Decreto 250 que aprueba el reglamento de la Ley y al presente Manual interno. Las adquisición o compra de los elementos necesarios para el funcionamiento municipal se efectuará a través del Departamento de Adquisiciones, procurando satisfacer en forma oportuna la necesidad de que se trate y adoptando las medidas destinadas a cautelar los intereses municipales, en especial, en lo relativo a precio, duración, garantías, servicios de mantención, plazos de entrega y otros de similar naturaleza. Para tales efectos, la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas deberá cotizar, licitar, contratar, adjudicar y solicitar el despacho y, en general desarrollar sus procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios a través del sistema en los términos previstos en la Ley , el Reglamento de la Ley y éste Manual. Las adquisiciones o contrataciones de bienes o servicios serán efectuadas por la municipalidad a través de 1. Convenios Marco. 2. Licitación Pública. 3. Licitaciones Privadas. 4. Trato o Contratación Directa. 5. Contrato de Suministros. 11

12 1. Convenios Marco: Es un procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras y Contratación Pública para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades públicas, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho acuerdo, según se consigna en el Artículo 2 del Reglamento. Dicho procedimiento no es obligatorio para las municipalidades pero siendo su utilización recomendable en todos los procesos de compras públicas realizadas por ésta municipalidad por las ventajas en precios y condiciones ofrecidas y adjudicadas previamente en la licitación pública efectuada por la Dirección de Compras y Contratación Pública; por la ventaja en la agilidad del proceso de compra y el ahorro trasciende en la gestión y no solamente en el precio, este Municipio lo aplicará, según satisfaga sus intereses y la legalidad vigente. 2. Licitación Pública: Consiste en un procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cuál la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. Cuando las contrataciones superen las Unidades Tributarias Mensuales (UTM), la Licitación Pública será siempre obligatoria, y se efectuará de acuerdo a los artículos 19 al 43 del Reglamento de Compras Públicas. 3. Licitación Privada: Es un procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 4. Trato o Contratación Directa. Es un procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación Pública o Privada. La Licitación Privada o el Trato o Contratación Directa proceden, con carácter de excepcional, en las circunstancias enumeradas en el artículo 10º del Reglamento de compras públicas y artículo 8º de la Ley Contrato de Suministros. El Contrato de Suministros tiene por objetivo la contratación o el arrendamiento, incluso con opción de compra de bienes muebles o servicios. La contratación de este 12

13 sistema se regirá de acuerdo a lo establecido en el capítulo VIII del Reglamento de la Ley de Compras Públicas. Para contratar a través de este sistema, la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas deberá llamar a Licitación Pública el suministro de servicios y/o materiales que utilice en forma constante, con el propósito de reducir los tiempos de espera en la ejecución de obras y prestación de servicios. Las órdenes de compra se emitirán a medida que se vayan requiriendo los bienes y/o servicios. Bajo esta modalidad, el Municipio podrá contratar en forma directa a los proveedores adjudicados, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato respectivo. TITULO III. CONVENIOS MARCO. Artículo 11º: Compras mediante Convenio Marco. Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios, por medio de una licitación pública realizada por la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP). Tales bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico (Chilecompra Express) mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores, simplificando con ello los procesos de compra. Artículo 12º: Adquisiciones vía Convenio Marco para compras mayores a 3 UTM y hasta UTM. Procedimiento de compra: a. Cada Departamento o Unidad Municipal deberá contar con una clave de observador de Convenio Marco, de lo contrario, deberá solicitar obligatoriamente dicha clave vía correo electrónico dirigido al Administrador del Portal del Municipio, que en este caso es el jefa/a de Departamento de Administración y Finanzas, indicando en dicho correo, los siguientes datos: nombre completo, rut, cargo y correo electrónico del solicitante. b. El usuario con clave de observador de Convenio Marco deberá ingresar al portal con dicha clave y buscar el bien o servicio requerido en la plataforma Tiendas Express, imprimiendo el ID respectivo, que es el código del producto o servicio a adquirir con su respectivo precio. (incluyendo impuestos) c. El Departamento o Unidad Municipal solicitante completará, en base a lo cotizado en el Catálogo Tiendas Express, los siguientes documentos y los deberá ingresar al Departamento de Contabilidad para su imputación presupuestaria: 13

14 Formulario de Solicitud Multifunción: Convenio Marco (Anexo 1), firmado por el Jefe de Departamento Solicitante para firma de Directora de Administración y Finanzas. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (Anexo 2), para firma de Directora de Administración y Finanzas. Ficha de antecedentes o ID del bien o servicio obtenido de la página d. Una vez firmado y visado el Formulario de Solicitud de Compra por Convenio Marco y el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestaria por el Jefe/a de Administración y Finanzas, se deberá ingresar dichos documentos, mediante Libro de Correspondencia o su equivalente, al Departamento de Adquisiciones, quien será la Unidad responsable de adquirir el producto y/o servicio emitiendo directamente al proveedor respectivo una orden de compra. e. Una vez aceptada la Orden de Compra por parte del Proveedor, el Departamento o Unidad Municipal Solicitante debe verificar la entrega del bien o realización del servicio, dependiendo de lo que esté establecido en las bases de licitación de cada convenio marco, y velar por la correcta recepción de la Factura de pago. Es recomendable revisar los documentos adjuntos a la ficha de los proveedores de los respectivos Convenios Marco, ya que en ellos podría encontrar condiciones comerciales que podrían hacer más conveniente su adquisición (como porcentajes de descuentos y plazo de entrega de los productos o servicios, por ejemplo.) Si los departamentos municipales no cuentan con los perfiles técnicos para ingresar al sistema y necesitan de una Capacitación para tales efectos, deberán solicitarla vía Oficio al Departamento de Adquisiciones con copia a Administración Municipal, para planificar y coordinar dichas capacitaciones. Artículo 13º: Procedimientos de Grandes Compras (mayores a UTM) en Convenios Marco. a. De la Intención de Compra. En las adquisiciones vía convenio marco superiores a UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido (Artículo 14º bis del Reglamento). En este tipo de compras, los documentos que contienen la llamada Intención de Compra no son bases de licitación, por lo tanto, no corresponde que en su texto se contengan disposiciones propias de un pliego de condiciones aplicables a una licitación pública. Documento de Intención de Compra siempre debe indicar, a lo menos: 14

15 La fecha de decisión de compra: mínimo 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra. La recomendación es contemplar plazos amplios, superiores al mínimo, que permitan a los proveedores preparar adecuadamente sus ofertas. La descripción del bien o servicio requerido: debe corresponder a alguna de las categorías y tipos de productos adjudicados en el Catálogo de ChileCompra Express. Este bien o servicio debe estar adjudicado en una licitación de convenio marco, o bien, incorporado posteriormente al catálogo en conformidad a la cláusula de actualización de productos de las bases de licitación. La cantidad y las condiciones de entrega: el lugar y plazos de entrega, entre otros, deben encontrarse detallados en el documento de Intención de Compra, y no pueden ser modificadas por la municipalidad con posterioridad a la publicación de dicho documento. Los criterios de evaluación: la Intención de Compra debe definir taxativamente cuáles son los criterios que se emplearon para evaluar las ofertas recibidas, así como sus ponderaciones, con la finalidad de seleccionar a la oferta ganadora. Artículo 14º: Definición. TITULO IV: LICITACIÓN PÚBLICA. Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente Artículo 15º: Tipos de Licitación Pública. Existen tres tipos de Licitaciones Públicas: (Artículo 19 bis Reglamento de la Ley.) Licitaciones públicas para contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM. (L1) Licitaciones públicas para contrataciones superiores a 100 UTM e inferiores a las UTM. (LE) Licitaciones públicas para contrataciones iguales o superiores a UTM. (LP) Artículo 16º: Procedimiento de Compras. El procedimiento de Compras que se implementará en la municipalidad estará compuesto por las siguientes etapas: 15

16 1. Solicitud de Pedido. 2. Elaboración y Aprobación de Bases. 3. Publicación de Bases. 4. Evaluación de Ofertas. 5. Adjudicación y Notificación de Ofertas. 1. Solicitud de Pedido. El objetivo de ésta etapa es generar una definición clara y precisa de los aspectos mas relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar. La definición de los requerimientos es una etapa relevante del proceso y en gran medida determinará la eficiencia y eficacia del proceso de compras públicas efectuada por la municipalidad. El Departamento o Unidad Municipal Solicitante, previo al proceso de requerimiento, deberá confirmar la disponibilidad presupuestaria para la adquisición del bien o servicio al Departamento de Administración y Finanzas de la Municipalidad. Ésta confirmación presupuestaria, en los casos de adquisiciones mayores a 100 UTM o en actividades específicas, podrá ser un Decreto Exento. Una vez confirmada la disponibilidad presupuestaria correspondiente, se deberá completar e ingresar la Solicitud de Pedido (Anexo 3) al Departamento de Adquisiciones para iniciar el proceso de licitación. La Solicitud de Pedido contendrá los siguientes aspectos: Fecha de la Solicitud Unidad Solicitante Nombre de la Licitación. Objetivos. Cantidad de bienes o servicios requeridos Especificación Técnica del bien o servicio requerido. Presupuesto disponible. Firma o Vº Bº del Jefe de Departamento o Unidad Municipal. 2. Elaboración y Aprobación de las Bases. Como definición, las Bases de Licitación son documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas, Bases Técnicas y Anexos correspondientes. Las Bases de licitación, de acuerdo a lo aprobado en el siguiente Manual, serán elaboradas por el Departamento de Adquisiciones de acuerdo a la Solicitud de Pedido 16

17 respectiva, revisadas por la Unidad de Asesoría Jurídica y aprobadas por acto administrativo formal, mediante Decreto Exento de Aprobación de Bases. (Anexo 4) Aprobación de Bases. Las Bases de una Licitación Pública se aprobarán mediante la visación de Decreto Exento de Aprobación de Bases, el cual deberá ser redactado por el Departamento o Unidad Municipal Solicitante y deberá ser obligatoriamente enviado vía correo electrónico al Jefe o a las/os funcionaria/os del Departamento de Adquisiciones. Una vez elaboradas las Bases y el Decreto Exento de Aprobación de Bases, el conducto posterior es la visación y aprobación de dichos documentos. Componentes de un Decreto: deben contener a lo menos: Vistos: en esta parte debe hacerse referencia a las normas legales y administrativas que autorizan y regulan la decisión que se adopta por medio del decreto. Considerando: en esta parte se expresan los argumentos que se usan para tomar una decisión en un sentido u otro. Resuelvo: esta es la parte decisoria del decreto, en donde se toma una decisión, en este caso, la de autorizar la publicación de las Bases. El proceso de visación del decreto se inicia de acuerdo al siguiente orden: 1. Firma de Jefe/a de Departamento Solicitante. 2. Firma y Timbre VºBº de Jefe/a de Adquisiciones. 3. Firma Jefe/a de Departamento de Administración y Finanzas. 4. Firma y Timbre Jefe/e de Unidad de Control. 5. Firma Administrador/a Municipal. 6. Firma Secretario Municipal. 7. Timbre Oficina de Partes. El asesor jurídico tendrá como función elaborar los contratos respectivos, y visará los decretos exentos referidos sólo a las licitaciones que excedan las 100 UTM. 3. Publicación de las Bases. Una vez completado la etapa anterior, y con los documentos administrativos debidamente firmados y timbrados, corresponde la etapa de Publicación de las Bases. La publicación de las Bases de licitación se realizará a través del Sistema de Información y será de responsabilidad del Departamento de Adquisiciones. En el Sistema de Información se publicarán los siguientes archivos escaneados: 17

18 1. El Decreto Exento de Aprobación de Bases. 2. Las Bases Administrativas, Bases Técnicas y Anexos. Plazos Asociados. Los plazos mínimos de publicación de las bases en el portal serán los indicados en el artículo 25º del Reglamento de Compras Públicas. Plazos entre publicación y cierre: MONTO DE LA ADQUISICIÓN Igual o Superior a UTM (LP) Igual o Superior a 100 UTM e Inferior a UTM (LE) Iguales o Inferiores a 100 UTM (L1) PLAZO DE PUBLICACIÓN Mínimo 20 días. Mínimo 10 días. Mínimo 5 días. El Departamento de Adquisiciones tendrá la facultad de aumentar el plazo de publicación, cuando observe que la licitación esta pronto a cerrar y no existan los oferentes en número suficiente para hacer una adecuada comparación de ofertas, siempre y cuando esté estipulado en las respectivas Bases. Las preguntas formuladas por los Proveedores deberán efectuarse a través del Sistema de Información, no pudiendo los proveedores contactarse de ninguna otra forma con la municipalidad o sus funcionarios por la respectiva licitación durante el curso del proceso. El Departamento de Adquisiciones deberá dar respuesta a las preguntas a través del Sistema de Información, dentro del plazo establecido en las Bases. Consideraciones. Los plazos indicados son en días corridos. Los plazos mínimos pueden ser reducidos a la mitad en el evento que se trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de las ofertas. Esta reducción de plazo tiene que estar indicada en el respectivo Decreto Exento de Aprobación de Bases. Solo se podrán reducir los plazos de licitaciones LE y LP. El plazo de cierre para la recepción de ofertas no podrá vencer en días inhábiles ni en un día lunes o en un día siguiente a un día inhábil, antes de las 15 horas. Apertura de las Ofertas. De acuerdo al Reglamento de compras públicas, el acto de apertura se efectuará a través del Sistema de Información liberándose automáticamente las ofertas en el día y hora establecido en los plazos de la Ficha Electrónica de la Licitación del Portal. 18

19 El Departamento de Adquisiciones de la Municipalidad de Puerto Varas, será la unidad encargada de efectuar el acto de apertura, en dicho acto se efectuará la revisión de toda la documentación exigida a los oferentes y se levantará un Acta de Apertura que consignará el nombre de los oferentes participantes, detalle de los documentos requeridos, presentación de dichos documentos por los oferentes y observaciones en caso que las hubieren. Todas las ofertas deberán presentarse en formato electrónico a través del Portal de Internet de compras públicas ( ) 4. Evaluación de las Ofertas. De acuerdo al Art. 37, 4 párrafo, del Reglamento de Compras Públicas: En las licitaciones en las que la evaluación de las ofertas revista gran complejidad y en todas aquellas superiores a UTM, las ofertas deberán ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos, con responsabilidad administrativa, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes. Excepcionalmente, y de manera fundada, podrán integrar esta comisión personas ajenas a la administración y siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que la integran. Los miembros de la Comisión Evaluadora no podrán tener conflictos de interés con los oferentes. (Artículo 37º del reglamento de la ley N ). La Comisión Evaluadora elaborará un Informe comparativo y fundado de las propuestas, proponiendo a la autoridad competente la que sea más conveniente al interés municipal, señalando el orden de precedencia de dichas ofertas, de acuerdo a los resultados de la aplicación de un sistema de evaluación técnica y económica, según los criterios mínimos establecidos en las bases. 5. Adjudicación y Notificación de las Ofertas. La Autoridad Municipal aceptará la propuesta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones, establecidos en las Bases. El proceso de Adjudicación contempla las siguientes etapas: a. Resolución de adjudicación: se adjudicará a través de un Decreto Exento de Adjudicación por la o las autoridades competentes (Anexo 4), el respectivo Informe o Acta de Evaluación (Anexo 5) y el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria. b. Notificación de Adjudicación: una vez que se haya adjudicado la licitación, se procederá a notificar la decisión al adjudicatario mediante el portal como a si mismo a los demás oferentes que hubiesen participado en la Propuesta Pública. 19

20 c. Publicación en Página Web: se publicará e informará en el sitio La Entidad Licitante no podrá adjudicar la licitación a una oferta que no cumpla sustancialmente con las condiciones y requisitos establecidos en las Bases. Es obligatorio establecer en las Bases de Licitación Cláusulas Tipo de Readjudicación, en caso de que el proveedor adjudicado se rehúse a suscribir el contrato o no cumpla con los requisitos para contratar establecidos en las Bases. Para tales efectos, se adjudicará al oferente que le siga en puntaje de acuerdo a la evaluación de las propuestas. Por lo tanto, los documentos necesarios para adjudicar una licitación son: 1. Informe o Acta de Evaluación, firmado por la comisión evaluadora. 2. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, firmado por la Jefatura de Administración y Finanzas. 3. Decreto Exento de Adjudicación. El procedimiento de visación del Decreto Exento de Adjudicación es el siguiente: 1. Firma de Jefe/a de Departamento Solicitante. 2. Firma y Timbre VºBº de Jefe/a de Adquisiciones. 3. Firma Jefe/a de Departamento de Administración y Finanzas. 4. Firma y Timbre Jefe/e de Unidad de Control. 5. Firma Administrador/a Municipal. 6. Firma Secretario Municipal. 7. Timbre Oficina de Partes. Si no se puede cumplir con la fecha de adjudicación establecida en la Ficha Electrónica de Licitación, se deberá subir obligatoriamente una Resolución o Decreto Exento de Modificación de Fecha de Adjudicación (Anexo 6) junto a los documentos necesarios para adjudicar una licitación. Artículo 17º: Garantías. Las garantías son instrumentos financieros, que representan una caución a favor de quien se emite, en éste caso, la Municipalidad. Su objetivo es proteger los intereses fiscales, son de uso restringido y se utilizan solamente en contratos de mayor cuantía, donde existe riesgo de incumplimiento que pudiera afectar de manera importante la operación del organismo público y la calidad del servicio que se presta a la ciudadanía. Artículo 18º: Usos y características de las Garantías. 1. Garantías de la Seriedad de la Oferta. Características Garantías de la Seriedad de la Oferta. Objetivo Garantizar que el oferente mantenga las condiciones de 20

21 Presentación Vigencia Devolución Monto la oferta enviada hasta que se suscriba el contrato, acepte la orden de compra, o bien caucione el fiel cumplimiento del contrato. Previo al cierre de presentación de ofertas y apertura de éstas. El oferente deberá entregarla en formato papel en Oficina de Partes. Corto plazo. Por el tiempo estimado de evaluación de ofertas y definición de resultados. No mas de 10 días hábiles para lo proveedores no adjudicados, luego de publicados los resultados. En caso de proveedor adjudicado, se restituye contra entrega de Boleta de Fiel Cumplimiento del Contrato. Valor fijo total, en función del monto total del contrato y del riesgo, se sugiere entre 100 mil a 200 mil pesos. 2. Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato. Características Garantías de la Seriedad de la Oferta. Objetivo Garantizar el correcto cumplimiento por parte del proveedor adjudicado, de todos los compromisos que derivan del contrato. Es obligatoria para las compras mayores a UTM. Presentación Al momento de suscribir el contrato. Reemplaza a la Boleta de Seriedad de la Oferta, en caso que se haya requerido. Vigencia De Largo Plazo. Por la duración del contrato mas 60 días hábiles. Devolución 60 días hábiles posteriores al término del contrato. Monto El monto puede oscilar entre un 5% a un 30% del monto del contrato. Procedimiento para la custodia y mantención de Garantías. Las Boletas de Garantías serán recepcionadas por la Oficina de Adquisiciones de la Municipalidad, que se encargará de informar y entregar dicha Boleta al Departamento de Administración y Finanzas del municipio. El procedimiento de custodia de garantías, tanto de seriedad de las ofertas como del fiel cumplimiento de los contratos será responsabilidad del Departamento de Administración y Finanzas, esto implica como funciones: Recepción de las Boletas de Garantía (desde Oficina de Adquisiciones) Mantención y custodia de las Boletas. Devolución de las Boletas de Garantías. TITULO V: LICITACIÓN PRIVADA Y TRATO DIRECTO. 21

22 Artículo 19º: Definiciones: Licitación o Propuesta Privada Si en las Licitaciones Públicas respectivas no se hubieran presentado interesados, en tal situación, procederá la Licitación Privada y, en caso de no presentarse interesados nuevamente se procederá mediante Trato o Contratación Directa. La Licitación Privada es un procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga (Decreto Exento), mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. El procedimiento es idéntico al realizado para la Licitación Pública, salvo que la convocatoria para éste tipo de licitación es cerrada, es decir, la municipalidad podrá invitar a participar a un mínimo de tres posibles proveedores interesados que tengan negocios de naturaleza similar a los que son objeto de la Licitación y respecto de los cuales tenga una cierta expectativa de recibir respuesta a las invitaciones efectuadas. Trato o Contratación Directa Procedimiento de contratación que, por naturaleza de la negociación que conlleva, debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y para la privada. Tal circunstancia deberá ser acreditada según lo determine el reglamento. Las causales o circunstancias en que procede un Trato o Contratación Directa están estipuladas en el artículo 8º de la Ley y artículo 10º del Reglamento de la Ley. Artículo 20º: Contexto Legal. 1. Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta privada o trato directo son taxativas y de derecho estricto y por ende, deben constar en el acto administrativo que aprueba el convenio respectivo, y acreditar su concurrencia. 2. No basta para los fines de justificar un trato directo, la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de contratación, como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento del Servicio. Artículo 21º: Antecedentes obligatorios. Una adquisición mediante Trato Directo requiere: 22

23 a. La resolución o decreto alcaldicio exento que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la causal que justifica este mecanismo excepcional. b. Sólo se podrá omitir la resolución o decreto cuando el Trato Directo invoque la causal f) del artículo 8 de la Ley «si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión puede afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo». La Licitación Privada y el Trato Directo son MECANISMOS EXCEPCIONALES DE COMPRA, por tanto, por regla general las adquisiciones se deben efectuar a través del Catálogo Electrónico (Convenios Marco) o bien mediante Licitación Pública. Artículo 22º: Publicación del Decreto Exento en el Portal. La Entidad Licitante deberá publicar en el Sistema de Información, la resolución o decreto exento que autoriza la procedencia del Trato o Contratación Directa, especificando el bien y/o servicio contratado y la identificación del proveedor con quien se contrata, a más tardar dentro de un plazo de 24 horas desde la dictación de dicha resolución o decreto, a menos que el Trato o Contratación Directa sea consecuencia del caso establecido en la letra f) del Artículo 8 de la Ley de Compras. Cuadro resumen de requisitos obligatorios para el Trato Directo y la Licitación Privada Art. 8 Ley de Compras Art. 10 Reglamento Causal Requiere Resolución Requiere un mínimo Monto Máximo de 3 cotizaciones 1 Si en la licitación pública previa no se Si Sí - hubieran presentado interesados. En este caso procede primero la licitación privada y si no tuviera interesados se puede realizar Trato Directo. 2 Si se tratara de contratos que Si Si 1000 UTM correspondieran a la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse anticipadamente por falta de cumplimiento del contrato u otras causales, cuyo remanente no supere las 1000 UTM. 3 En caso de emergencia, urgencia o Si No imprevisto calificado mediante resolución fundada del jefe superior de la entidad. 4 Si sólo existe un proveedor del bien o Si No - servicio. 5 Si se tratara de convenios de prestación Si Si - de servicios a celebrar con personas jurídicas extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. 6 Si se trata de servicios de naturaleza No No - confidencial o cuya difusión pudiera afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo. 7.a. Si se requiere contratar la prórroga de un contrato de suministro o servicios, o contratar Servicios Conexos, respecto de un contrato suscrito con anterioridad, por considerar indispensable para las necesidades de la entidad y sólo por el Si No 1000 UTM 23

24 tiempo que procede a un nuevo proceso de compra. 7.b. Cuando la adquisición se financie con gastos de representación en conformidad a las instrucciones presupuestarias correspondientes. 7.c. Cuando pueda afectarse la seguridad e integridad personal de las autoridades siendo necesario contratar directamente con un proveedor probado que asegure discreción y confianza. 7.d Si se requiere contratar consultorías cuyas materias se encomiendan en consideración especial de las facultades del proveedor que otorgará el servicio o ellas se refieren a aspectos claves y estratégicos. 7.e Cuando la contratación de que se trate sólo pueda realizarse con los proveedores que sean titulares de los respectivos derechos de propiedad industrial, intelectual, licencias, patentes y otros. 7.f Cuando por la magnitud e importancia que implica la contratación se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado en razón de la confianza y seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en la provisión de los bienes o servicios requeridos, y siempre que se estime fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza. 7.g Cuando se trate de la reposición o complementación de equipamiento o servicios accesorios, que deban necesariamente ser compatibles con los modelos, sistemas o infraestructura previamente adquirida por la entidad. 7.h Cuando el conocimiento público que generaría el proceso licitatorio previo a la contratación pudiera poner en riesgo el objeto y la eficacia de la contratación. 7.i Cuando se trate de la adquisición de bienes muebles a oferentes extranjeros, para ser utilizados o consumidos fuera de Chile ( ) y en las que por razones de idioma, sistema jurídico sea del todo indispensable acudir a esta contratación. 7.j Cuando el Costo de Evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o de utilización de recursos humanos resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación. 7. k Cuando se trate de la compra de bs y/o ss que se encuentran destinados a la ejecución de proyectos específicos o singulares, de docencia, investigación o extensión, en que la utilización del procedimiento de licitación pública pueda poner en riesgo el objeto y la eficacia del proyecto que se trate. 7.l Cuando, habiendo realizado una licitación pública previa para el suministro de bs y ss no se recibieran ofertas, o éstas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratación es indispensable para el organismo. 7.m Cuando se trate de la contratación de servicios especializados inferiores a 1000 Si No - Si No - Si No Si No - Si No - Si No - Si No - Si No - Si No 100 UTM Si No - Si No - Si No 1000 UTM 24

25 UTM. 8. Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. Si Si 10 UTM Las cotizaciones requeridas pueden ser obtenidas por cualquier medio, es decir, , foto de pantalla, etc. SIEMPRE DEBEN INCLUIR EL RUT DEL PROVEEDOR. Las empresas que cotizan no necesariamente deben estar registradas en mercadopublico.cl o en chileproveedores.cl, SIN EMBARGO, EL PROVEEDOR ADJUDICATARIO DEBE ESTAR EN ESTADO HABIL AL MOMENTO DE LA GENERACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.- Artículo 23º: Procedimientos Tratos Directos. El Departamento o Unidad Municipal Solicitante deberá ingresar al Departamento de Contabilidad la Solicitud de Pedido Trato Directo, junto con todos los antecedentes que justifican y respaldan dicho procedimiento, con el objetivo de confirmar la Disponibilidad Presupuestaria para la adquisición del bien o servicio. Una vez aprobada la Disponibilidad Presupuestaria respectiva, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos para proceder a redactar el Decreto Exento de Contratación Directa: 1. Justificar las causas y circunstancias del Trato Directo. 2. Evaluar y confeccionar, si amerita el caso, cuadros comparativos de ofertas. 3. Verificar si el proveedor es Hábil para contratar. 4. Verificar si es necesario solicitar Boletas de Garantía de Fiel Cumplimiento. 5. Acreditar la Disponibilidad Presupuestaria mediante Certificado. 6. Redactar y aprobar contrato si corresponde. (Tratos Directo sobre las UTM es obligatorio el contrato.) 7. Publicar en el sistema antes de las 24 horas de plazo. Una vez elaborado el Decreto Exento de Trato Directo por el departamento municipal solicitante, se deberá enviar obligatoriamente en formato word vía correo electrónico al Jefe de Adquisiciones para su revisión o al correo adquisiciones@ptovaras.cl, procedimiento que se realizará junto con el Asesor Jurídico, con el objetivo de determinar su pertinencia con la Ley y el Reglamento de la Ley de Compras. Una vez revisado el Decreto y enviado al departamento municipal solicitante, el conducto posterior es la visación y aprobación de dicho documento. El proceso de visación del Decreto se inicia de acuerdo al siguiente orden: 25

26 8. Firma de Jefe/a de Departamento Solicitante. 9. Firma y Timbre de Jefe/a de Adquisiciones. 10. Firma Jefe/a de Departamento de Administración y Finanzas. 11. Firma y Timbre Jefe/e de Unidad de Control.* 12. Firma Administrador/a Municipal. 13. Firma Secretario Municipal. 14. Timbre Oficina de Partes. *La Unidad de Control será la encargada de velar por el cumplimiento de las 24 horas que exige la Ley de Compras para subir al portal el Decreto Exento, por lo tanto, no visará Decretos Exentos que lleguen a dicho departamento los días viernes posterior a 14 horas, salvo las solicitudes emergencia, urgencia o improvisto. Artículo 24º: Definiciones. TITULO VI: EMERGENCIAS, URGENCIAS O IMPREVISTOS. En conformidad a lo dispuesto en el Artículo 8 letra c de la Ley de Compras Públicas Nº , se podrá determinar como situación de emergencia, urgencia o improvisto, aquellas debidamente fundadas y/o calificadas mediante Decreto Alcaldicio, sin perjuicio de las disposiciones especiales para casos de sismos y catástrofes contenidas en la legislación pertinente, en tal caso, la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas podrá girar por el sistema mercadopublico en forma directa la Orden de Compra a un determinado proveedor, sin cotizar por el Sistema. En este caso, el Departamento Solicitante, deberá detallar claramente que da a lugar a la compra o contratación de un producto o servicio en forma rápida, por alguna necesidad debidamente fundada. Todo Decreto Exento de Trato Directo que invoque la causal de Emergencia, Urgencia o Improvisto, deberá ir acompañado obligatoriamente de un Informe firmado y visado por la autoridad competente que justifique el procedimiento, acompañado de fotografías respectivas, si corresponde el caso. Artículo 25º: Procedimiento. TITULO VII: CONTRATO DE SUMINISTROS. Si los productos o servicios requeridos no se encuentran disponibles en el catalogo de Convenio Marco, la Unidad Solicitante verificará si la institución cuenta con contratos de suministros vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir contratos de suministros vigentes, la Unidad Solicitante usará éste procedimiento. De no contar con contratos de suministros vigentes, las distintas unidades municipales podrán solicitar, previa confirmación de disponibilidad presupuestaria, al Departamento de Adquisiciones, evaluar la pertinencia de generar un contrato, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos. 26

27 En caso de determinar que es necesario generar un nuevo contrato de suministro, la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas deberá llamar a Licitación Pública el suministro de servicios y/o materiales que utilice en forma constante, siguiendo las indicaciones de procedimientos para éste tipo de licitaciones mencionadas en el presente Manual, con el propósito de reducir los tiempos de espera en la adquisición de bienes y prestación de servicios. Las órdenes de compra se emitirán a medida que se vayan requiriendo los bienes y/o servicios. Los contratos de suministros deberán ser utilizados por todas las unidades municipales, a excepción de los contratos de suministros que son solicitados para uso exclusivo de departamentos municipales específicos. Procedimiento de adquisición vía contrato de suministros. 1. El Departamento o Unidad Municipal Solicitante enviará una Solicitud de Pedido Convenio de Suministros al Departamento de Contabilidad indicando los bienes o servicios de acuerdo a los precios establecidos en el respectivo Convenio de Suministros. (los proveedores deberán respetar obligatoriamente los precios ofertados en el convenio respectivo) 2. En la Solicitud de Pedido se deberá indicar explícitamente el código Id del Convenio de Suministros invocado, es decir, ID de la Licitación. 3. A la Solicitud de Pedido se le deberá adjuntar, si es que corresponde, la cotización respectiva y/o Decreto Exento que apruebe la actividad en la cuál se requieren dichos productos o servicios. 4. El Departamento de Contabilidad visará la Solicitud de Pedido y la enviará al Departamento de Adquisiciones. 5. El Departamento de Adquisiciones, con el gasto presupuestario aprobado, procederá a generar la Orden de Compra a través del portal y se la enviará al proveedor respectivo vía internet. 6. La Unidad Solicitante se encargará de recepcionar los bienes o servicios solicitados. El control de los saldos presupuestarios de los Convenios de Suministros será responsabilidad del Departamento de Adquisiciones, sin embargo, los Convenios de Suministros solicitados y generados para departamentos municipales específicos, serán controlados por dichos departamentos. TITULO VIII: GESTIÓN DE CONTRATOS. Artículo 26º: Redacción y Aprobación del Contrato. 27

28 Para resguardar los intereses de la Municipalidad, las bases de licitación deberán estipular la suscripción de un contrato cuando estime que los montos y/o bienes o servicios involucrados, justifiquen la procedencia de dicho documento, el cual será elaborado por la Unidad Jurídica de la Municipalidad de Puerto Varas. Antes de suscribir el Contrato, y si en las Bases de Licitación está estipulado la solicitud de Boleta de Garantía de Fiel Cumplimiento, el Departamento de Adquisiciones, deberá velar por la correcta emisión de dicha Boleta, informando al Proveedor Adjudicatario si la Boleta presenta errores o se encuentra sin observaciones. El plazo para la suscripción del contrato será aquél estipulado en las respectivas Bases de Licitación, sin perjuicio que éste deberá ser suscrito entre el Represante Legal de la Municipalidad y Representante Legal del Proveedor Adjudicatario en un plazo no superior a los 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación. Serán parte integrante del contrato las bases de licitación, las bases técnicas y sus aclaraciones, la oferta adjudicada y toda documentación cursada entre las partes. Se suscribirán cuatro ejemplares de idéntico tenor, quedando tres en poder de la Municipalidad y uno en poder de la empresa adjudicada, pudiendo solicitarse copia autorizada ante Notario, cuando corresponda o lo estime conveniente en su oportunidad la Municipalidad. De las tres copias suscritas, éstas quedarán en poder de los siguientes departamentos municipales: 1. Departamento o Unidad Municipal Solicitante, 2. Unidad Jurídica. 3. Departamento de Adquisiciones. Una vez suscrito el contrato, el Departamento o Unidad Municipal Solicitante, deberá elaborar el respectivo Decreto de Aprobación del Contrato (Anexo 7), el cuál se deberá publicar en el Sistema de Información por parte del Departamento de Adquisiciones. Finalmente, para aquellas compras que no requieran la suscripción de un Contrato, el Contrato se formalizará mediante la emisión de la Orden de Compra por parte del Municipalidad de Puerto Varas y la aceptación por parte del proveedor adjudicado, en conformidad con lo establecido en el Articulo 63 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas Artículo 27º: Causales de Término de Contrato. El contrato podrá ser modificado o terminado anticipadamente, en forma unilateral por la Municipalidad, y de pleno derecho, si el adjudicatario incurriera en alguna de las siguientes causales: a) Por resciliación o mutuo acuerdo entre los contratantes. b) Incumplimiento grave de las obligaciones que impone el contrato. 28

29 c) No ajustarse a las instrucciones técnicas que la Contraparte Técnica o Municipalidad le diere para la prestación del servicio. d) Si el proveedor es acusado por el Ministerio Público por delito que merezca pena aflictiva. e) Por quiebra, cesión de bienes o notoria insolvencia del proveedor. f) Si la institución no cumple con la entrega de lo ofertado, de acuerdo a lo indicado en las presentes bases. g) Por traspaso, a cualquier título, del contrato. h) En general, si el proveedor no ha dado cumplimiento a las bases de licitación. Sin perjuicio del término anticipado o modificación del contrato adjudicado, la Municipalidad podrá iniciar las acciones legales procedentes para exigir el pago de indemnización por daños y perjuicios que fueren procedentes. TITULO IX: GESTION DE RECLAMOS. Los reclamos que se hagan llegar a través del sistema instaurado por la Dirección de Compras Públicas, serán canalizados por el funcionario con el perfil de Gestor Institucional de la Municipalidad para que en un plazo de 48 horas, prepare los descargos respectivos. Los descargos serán informados a la Dirección de Compras Públicas y al proveedor que haya hecho el reclamo por el Gestor Institucional. En caso de que el reclamo necesite mayor tiempo del indicado por la Dirección de Compras Públicas, se deberá informar a dicha institución dentro de las 24 horas, que se está preparando la respuesta. TITULO X: PROCEDIMIENTOS DE PAGO. Una vez enviada la orden de compra a través del sitio de Internet el proveedor tendrá un plazo máximo de dos (2) días corridos para aceptarla o rechazarla. Si el proveedor no se pronunciare o rechazare la Orden de compra dentro del plazo estipulado, se informara al Municipio y este procederá a rechazar las Orden(es) compra(s) y hacer efectiva la Multa de acuerdo a lo estipulada en las Bases de Licitación. Cancelación del bien y/o servicio. Se cancelará al adjudicatario, en un plazo máximo de 30 días una vez recepcionado todos los documentos en la Dirección de Administración y Finanzas de la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas. La cancelación se efectuará mediante cheque nominativo a nombre del adjudicado. Para la cancelación de los bienes deberá acompañar los siguientes documentos: 29

30 1. Factura, a nombre de la Ilustre Municipalidad de Puerto Varas. 2. Certificado de Recepción conforme de los bienes o servicio adquirido emanado del Director y/o Encargado del Departamento o Unidad Municipal Solicitante. 3. Ordenes de compras emitidas y aceptadas a través del portal de mercado público y Orden de Compra Interna. TITULO XI: COMPRAS MENORES A 3 UTM. Según el artículo 53 del reglamento de la Ley , las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM podrán efectuarse fuera del sistema de información de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. La Unidad Solicitante envía Solicitud de Pedido Compras Menores a 3 UTM al Departamento de Contabilidad para confirmar disponibilidad presupuestaria adjuntando 3 cotizaciones en formato papel. 2. El Departamento de Adquisiciones, una vez recepcionado la Solicitud de Pedido visada por Administración y Finanzas, generará la Orden de Compra Interna para la adquisición del bien o servicio. 3. Finalmente, solo se podrá adquirir un máximo de tres veces con un mismo proveedor durante el año en curso. Articulo 28º: Anulación de Ordenes de Compra. Las Órdenes de Compra que se requieran anular, deberán ingresar al Departamento de Adquisiciones con los siguientes documentos adjuntos: 1. Orden de Compra que se desea anular. 2. Memorandum indicando el motivo de la anulación firmado y visado por el Jefe de Departamento solicitante. Para anular Ordenes de Compra extraviadas es necesario ingresar Memorando visado por el Jefe de Departamento solicitante. Elaborado por Carlos Loaiza Morales. Adm. Público Lic. En Cs. Políticas. ANEXOS: 30

31 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE PUERTO VARAS Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Formulario de Solicitud Multifunción: Convenio Marco Certificado de Disponibilidad Presupuestaria Solicitud de Pedido Decreto Exento de Adjudicación Acta de Evaluación Decreto Exento de Modificación de fecha Decreto Exento Aprobación de Contrato 31

32 32