PERFIL COMPETENCIA ENCARGADO (A) DE LICITACIONES COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

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1 PERFIL COMPETENCIA ENCARGADO (A) DE LICITACIONES COMPRAS Y ABASTECIMIENTO FECHA DE EMISIÓN: 30/01/ :45 FICHA DE PERFIL OCUPACIONAL ENCARGADO (A) DE LICITACIONES COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Sector: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Subsector: MUNICIPAL Código: P V01 Vigencia: 30/06/2018 Sector: ADMINISTRACIÓN Subsector: MUNICIPAL Código: P V01 EstadoActual: Vigente PÚBLICA Nombre perfil : ENCARGADO (A) DE LICITACIONES COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Fecha de vigencia: 30/06/2018 Propósito No aplica Área Ocupacional : Perfil relevante para aquellas personas que se desempeñan como ENCARGADOS(AS) DE LICITACIONES COMPRAS Y ABASTECIMIENTO, cuyas actividades más importantes son recoger los requerimientos de compra de las distintas unidades Municipales y utilizar los mecanismos de compra y abastecimiento indicados en la normativa de compras públicas para satisfacer estos requerimientos de manera eficaz y oportuna. Este perfil presenta un alto grado de especialización en la administración y uso del Portal de Chilecompra y procura que el proceso de compra y abastecimiento de bienes, contratación de servicios y adjudicación de proyectos se haga de manera transparente y fiable. Este perfil de competencia incluye los conocimientos, habilidades y destrezas de las unidades de competencia definidas para el mismo. Codigo: U V01 Unidades de competencia Descripción ELABORAR LA ESTRATEGIA DE COMPRAS U V01 GESTIONAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS U V01 REALIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Página: 1

2 Condiciones y situaciones: En el departamento, sección o unidad de Compras y Abastecimientos de las Municipalidades. En un medio virtual (Portal Chilecompra). Atendiendo a las distintas unidades Municipales. Gestionando el proceso de compra en el Portal Chilcompra. Coordinando las acciones de los oferentes y solicitantes de los productos y servicios Contextos de Competencia Evidencias Herramientas, equipos Directas y materiales: de Producto de Desempeño Teléfono. Portal Chilecompra. Correo Electrónico. Internet e intranet. PC y programas de Word y Excel. Impresora. Directorio de instituciones oferentes. Software de contabilidad sistemas de gestión. SCANNER Planillas de registro de envasado Programa de trabajo y su cumplimiento Observaciones, que incluyan la función de envasado en distintos formatos. Entrevista de conocimientos básicos necesarios respecto al envasado e higiene, orden y seguridad. Simulación de habilidades y conocimientos. Indirectas Autoevaluación. Evaluación del Jefe directo. Currículum vitae actualizado. Planillas o registros de de labores realizadas. Registro de programa e insumos utilizados. Lista Unidades de Competencia Nombre UCL: ELABORAR LA ESTRATEGIA DE COMPRAS Código UCL: U V Definir la estrategia y la planificación de compras en base a los requerimientos de las unidades Municipales establecidas en el Plan Anual de Compras Revisar la información proveniente del mercado (diagnostico) y de los distintos oferentes 1..1 La estrategia de compras se define en relación a los requerimientos establecidos en el plan de compras La planificación del proceso de compras a partir de solicitudes si corresponde- se realiza oportunamente, de acuerdo a la normativa de compras públicas, reglamento interno de compras Municipales y requerimientos del Plan de compras El análisis de proveedores e instituciones oferentes se realiza, de acuerdo a las necesidades de compra informadas en el Plan de compras Los proveedores e instituciones oferentes se registran y mantienen actualizados, de acuerdo a procedimientos internos Las características de cada oferente se revisan detalladamente con los departamentos interesados, de acuerdo a criterios objetivos y procedimientos establecidos Las ofertas existentes en el portal Chilecompra provenientes de los oferentes se analizan exhaustivamente mediante criterios de evaluación definidos y de acuerdo a procedimientos Municipales establecidos, 3..3 Las ofertas existentes en el portal de Chilecompra provenientes de los oferentes que tengan requerimientos técnicos específicos se revisan conjuntamente con la unidad Municipal solicitante, de acuerdo a canales de comunicación definidos Los precios de mercado se analizan sistemáticamente, y con detalle de acuerdo a procedimientos internos. Competencias Conductuales Nombre de la Competencia Indicadores de Conducta Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones. Deja registros de sus acciones, respaldándolas con documentos - Integridad - Orientación al cliente interno y/o originales. ciudadano - Preocupación por el orden y la calidad Planifica el proceso de compra con total transparencia, dejando registros. Es objetivo(a) y neutral en la evaluación del mercado, de acuerdo a procedimientos establecidos. Respeta los acuerdos y procedimientos en el análisis realizado. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Página: 2

3 Básicos y Técnicos Conocimientos básicos necesarios para cumplir la competencia: Manejo de implementos de registro (fichas de inscripción, cuaderno, libro de atención, planillas de cálculo, máquinas de escribir, procesador de texto.) Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia: Manejo de sistema intranet municipal servicios traspasados. Planificación. Técnicas de registro de información. Técnicas y procedimientos de atención de funcionarios(as). Conocimiento de normativa asociada a convenios relacionados con el perfil. Elaboración de bases administrativas y técnicas. Conocimientos reglamentarios necesarios para cumplir la competencia: Ley de Compras Públicas. Ley Municipal Dictámenes de la Contraloría General de la República. Ley y Reglamento de Chilecompra. Convenios municipales con proveedores. Habilidades Integridad: (SG) TV Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones. Orientación al cliente interno y/o ciudadano: (3) TV Se compromete personalmente. Se responsabiliza personalmente de subsanar los problemas del cliente interno y/o ciudadano. Resuelve los problemas con rapidez y sin presentar excusas. Identificación con la Municipalidad: (2+SG) TV Es leal con los objetivos de su Municipalidad. Muestra disponibilidad a ayudar a sus compañeros. Respeta y acepta lo que la autoridad considera importante. Iniciativa (3) TH Se anticipa 1-3 meses. Crea oportunidades o minimiza problemas potenciales mediante un esfuerzo extra (viaje o visita especial, nuevo proyecto). Preocupación por el orden y la calidad (2) TH TA Comprueba su propio trabajo. Repasa y comprueba la exactitud de la información o el trabajo. Flexibilidad (1) TA Acepta la necesidad de ser flexible. Está dispuesto a cambiar las propias ideas ante una nueva información o evidencia contraria. Comprende los puntos de vista de los demás. Nombre UCL: GESTIONAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Código UCL: U V Ingresar al Portal de Chilecompra el Plan Anual de Compras Recibir y revisar los requerimientos de compras de las unidades 1..1 Plan Anual de Compras confeccionado por las distintas unidades de la Municipalidad se revisa de manera detallada, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales El Plan Anual de Compras se revisa detalladamente para verificar que esté autorizado por el Departamento de Finanzas El Plan anual de Compras se ingresa al Portal, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales El Plan anual de Compras ingresado al Portal se actualiza constantemente, según los requerimientos y especificaciones de las unidades Municipales demandantes Los formularios de solicitud de pedidos de las unidades se revisan detalladamente, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Las solicitudes de pedido de las unidades se clasifican, de acuerdo al nivel de urgencia y cumplimiento de las fechas establecidas para la presentación de pedidos de compras Los montos solicitados en los pedidos se verifican y clasifican en los tramos correspondientes, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Las solicitudes de pedidos de las unidades se revisan detalladamente para verificar que esté autorizado por los departamentos de Finanzas y Contabilidad. Página: 3

4 Nombre UCL: GESTIONAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Código UCL: U V Los diferentes mecanismos de compras (licitación pública, privada o de trato directo, otro) se analiza dependiendo del tipo de compra y montos involucrados, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Los procesos de adquisición por Convenio Marco se selecciona y realiza, de Seleccionar el mecanismo de compra acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Los procesos de adquisición por Licitación Privada se selecciona y realiza, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales 4..4 Los procesos de adquisición para Licitación a trato directo se selecciona y realiza, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Revisar y autorizar las bases administrativas, técnicas y términos de referencia de las licitaciones 1..1 Las bases administrativas se elaboran, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Las bases técnicas se revisan conjuntamente con las unidades demandantes para verificar que cumplan con los objetivos y requerimientos de éstas Los términos de referencia se elaboran, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento de compras Municipales Los términos de referencia se revisan conjuntamente con las unidades demandantes para verificar que cumplan con los objetivos y requerimientos de éstas Realiza una constante actualización de la normativa vigente y pertinente, con la finalidad de resguardar la legalidad del proceso de adquisición. Nombre de la Competencia - Integridad - Preocupación por el orden y la calidad - Flexibilidad Competencias Conductuales Indicadores de Conducta Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones Se preocupa que en todo momento, se cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Básicos y Técnicos Conocimientos básicos necesarios para cumplir la competencia: Manejo de Internet y correo electrónico. Computación. Prueba de acreditación del Portal de Chilecompra. Formularios de solicitud de pedidos y órdenes de compra. Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia: Proceso de compras públicas. Conocimiento de proveedores de la comuna y región. Elaboración de bases administrativas y técnicas. Manejo de formularios y tipos de registro (solicitud de pedidos, órdenes de compras, etc.) Conocimientos reglamentarios necesarios para cumplir la competencia: Ley de Compras Públicas. Ley Municipal Dictámenes de la Contraloría General de la República. Ley y Reglamento de Chilecompra. Habilidades Integridad: (SG) TV Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones. Orientación al cliente interno y/o ciudadano: (3) TV Se compromete personalmente. Se responsabiliza personalmente de subsanar los problemas del cliente interno y/o ciudadano. Resuelve los problemas con rapidez y sin presentar excusas. Identificación con la Municipalidad: (2+SG) TV Es leal con los objetivos de su Municipalidad. Muestra disponibilidad a ayudar a sus compañeros. Respeta y acepta lo que la autoridad considera Página: 4

5 importante. Iniciativa (3) TH Se anticipa 1-3 meses. Crea oportunidades o minimiza problemas potenciales mediante un esfuerzo extra (viaje o visita especial, nuevo proyecto). Preocupación por el orden y la calidad (2) TH TA Comprueba su propio trabajo. Repasa y comprueba la exactitud de la información o el trabajo. Flexibilidad (1) TA Acepta la necesidad de ser flexible. Está dispuesto a cambiar las propias ideas ante una nueva información o evidencia contraria. Comprende los puntos de vista de los demás. Nombre UCL: REALIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Código UCL: U V Ingresar al Portal de Chilecompra los requerimientos de productos y servicios Publicar las licitaciones Asesorar las consultas de los oferentes durante el proceso de licitación Realizar el proceso de adjudicación y de compras de los bienes y servicios Elaborar y/o derivar los contratos Informar a los oferentes los resultados 1..1 Los productos y servicios a comprar se describen en el portal de Chilecompra de manera detallada, de acuerdo a normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales Los productos y servicios a comprar se especifican detalladamente en la orden de compra electrónica realizada de acuerdo normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales 1..1 La autorización para publicar se solicita por medio de canales formales, de acuerdo a normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales Las bases administrativas y términos de referencia se publican, de acuerdo a normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales El seguimiento de las publicaciones se efectúa rigurosamente de acuerdo a las exigencias de la normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales 1..1 Las consultas de los oferentes se responden detalladamente, de acuerdo a las especificaciones del proceso de licitación en cuestión Las consultas de los oferentes respecto al proceso de licitación se canalizan a las unidades correspondientes y se establecen las modalidades en que se las hará llegar al usuario(a) Las propuestas de los oferentes se revisan para verificar su cumplimiento en función a las bases de las licitaciones La Comisión Revisora evalúa las propuestas técnicas y financieras de los oferentes, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales El proceso de adjudicación (compra y adquisición) se realiza de manera eficaz y oportuna, de acuerdo a la normativa de compras públicas y reglamento interno de compras Municipales 1..1 La elaboración de contratos se realiza detalladamente, de acuerdo a las disposiciones técnicas y legales establecidas La elaboración de los contratos se deriva a la Unidad Jurídica para su elaboración, si corresponde Las adjudicaciones se informan y notifican oportunamente a través del Portal de Chilecompra Las adjudicaciones se mantienen en el Portal de Chilecompra para consulta ciudadana, según la Ley de Transparencia. Página: 5

6 Nombre de la Competencia - Integridad - Orientación al cliente interno y/o ciudadano - Preocupación por el orden y la calidad Competencias Conductuales Indicadores de Conducta Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones. Se preocupa que en todo momento, que los productos o servicios a comprar cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Se preocupa que en todo momento, que el proceso de licitación cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Se preocupa que, en todo momento, los oferentes cumplan con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Se preocupa que, en todo momento, el proceso de adjudicación cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Se preocupa que, en todo momento, el proceso de elaboración se cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Se preocupa que el proceso de informar los resultados de las licitaciones cumpla con las estipulaciones de la normativa y se asegure la transparencia del proceso. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Básicos y Técnicos Conocimientos básicos necesarios para cumplir la competencia: Manejo de implementos de registro (fichas de inscripción, cuaderno, libro de atención, planillas de cálculo, máquinas de escribir, procesador de texto.) Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia: Manejo de sistema intranet municipal servicios traspasados. Planificación. Técnicas de registro de información. Técnicas y procedimientos de atención de funcionarios(as). Conocimiento de normativa asociada a convenios relacionados con el perfil. Elaboración de bases administrativas y técnicas. Conocimientos reglamentarios necesarios para cumplir la competencia: Ley de Compras Públicas. Ley Municipal Dictámenes de la Contraloría General de la República. Ley y Reglamento de Chilecompra. Convenios municipales con proveedores. Habilidades Integridad: (SG) TV Respetar las normas y procedimientos establecidos en la ley, salvaguardando la transparencia aun en situaciones adversas y bajo presiones. Orientación al cliente interno y/o ciudadano: (3) TV Se compromete personalmente. Se responsabiliza personalmente de subsanar los problemas del cliente interno y/o ciudadano. Resuelve los problemas con rapidez y sin presentar excusas. Identificación con la Municipalidad: (2+SG) TV Es leal con los objetivos de su Municipalidad. Muestra disponibilidad a ayudar a sus compañeros. Respeta y acepta lo que la autoridad considera importante. Iniciativa (3) TH Se anticipa 1-3 meses. Crea oportunidades o minimiza problemas potenciales mediante un esfuerzo extra (viaje o visita especial, nuevo proyecto). Preocupación por el orden y la calidad (2) TH TA Comprueba su propio trabajo. Repasa y comprueba la exactitud de la información o el trabajo. Flexibilidad (1) TA Acepta la necesidad de ser flexible. Está dispuesto a cambiar las propias ideas ante una nueva información o evidencia contraria. Comprende los puntos de vista de los demás. Página: 6