Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así:

Transcripción

1 Página1 La EPS S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC , CONTRATAR LA PRESTACIÓN INTEGRAL DEL SERVICIO Y SUMINISTRO DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LAS INSTALACIONES DE LA EPS S CONVIDA considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta las mismas en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así: OBSERVACIONES: 1. OBSERVANTE: GERENCIA GONZALEZYAPONTESAS FECHA: 20 DE FEBRERO DE 2018 A LAS 09:52 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: gonzalezyaponte@gmail.com OBSERVACIÓN 1: 1. Solicitamos respetuosamente se nos aclare si se dará aplicación al artículo 46 de la ley 1607 de 2012, respecto del deber de facturar con AIU e IVA del AIU. No se aplica el artículo 46 de la ley 1607 del 2012 ya que el estatuto tributario ley 1819 de 2016, está vigente y está definido en el numeral propuesta económica. OBSERVACIÓN 2: Que reglas regulan el proceso de contratación, la de la licitación pública, acorde a la ley 80 de 1993?

2 Página2 La EPS S CONVIDA es una entidad descentralizada del nivel departamental constituida por la Asamblea de Cundinamarca como una empresa industrial y comercial del Departamento de Cundinamarca, por consiguiente se rige por las normas del derecho privado y en especial por el acuerdo 002 de fecha 5 de julio de 2016 MANUAL DE CONTRATACIÓN EPS S CONVIDA, sin que se encuentre sometida a la Ley 80 de OBSERVACIÓN 3: Se deben adjuntar hojas de vida? Si, favor remitirse al numeral 3.4 PERSONAL REQUERIDO de la invitación definitiva el cual se modificó para dar claridad y no inducir al error al proponente ya que en el numeral se indicó que si debe aportarlas. OBSERVACIÓN 4: Cuál es la jornada laboral de cada uno de los trabajadores? Favor remitirse al numeral 3.6 OBSERVACIÓN 5: El pliego de condiciones a la letra reza:

3 Página3 Solicitud: Solicitamos respetuosamente se permita la acreditación de la experiencia en contratos cuyo objeto sea servicios de aseo para entidades públicas o privadas. La entidad no acepta su solicitud en razón a que requerimos experiencia en el sector salud en entidades públicas o privadas. OBSERVACIÓN 5: El pliego de condiciones a la letra reza: Solicitud: a. Un requisito como este, evidencia el direccionamiento a un proponente especifico, que sea quien cumpla con dicho requerimiento, por lo que respetuosamente solicitamos se permita la acreditación de la experiencia especifica con contratos de aseo hospitalario a nivel nacional cuya suma sea el doble del presupuesto La entidad acepta su solicitud y por consiguiente modificara la experiencia específica en relación a que los contratos se encuentren en ejecución, la entidad se mantiene en cuanto a los servicios de salud en por lo menos cinco (05) municipios del departamento de Cundinamarca, ya que tendrá en cuenta las características propias de las regiones con el ánimo de promover el empleo local. Es de informarle que en ningún momento

4 Página4 la entidad esta direccionando la invitación publica Nº IP-MC 001 DE 2018 como lo está indicando ya que somos respetuosos de la normatividad legal vigente y no la estamos infringiendo en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad. OBSERVACIÓN 6: El pliego de condiciones a la letra reza: Solicitud: a. Se permita la acreditación de la capacitación a través de programas desarrollados por el proponente. b. Se excluya el deber de adjuntar hojas de vida con la oferta y se permita su presentación luego de la adjudicación. a. La entidad niega su solicitud y se mantiene en que el personal ofertado debe contar con mínimo cuarenta (40) horas de formación en servicio al cliente certificadas por una entidad de educación superior durante el último año. b. No se acepta, toda vez que, la invitación publica IP-MC , es claro en exigir previo a la selección unos requisitos técnicos mínimos, tal como se contempla tácitamente en el numeral 11.2 y , además remitirse al numeral 3.4 PERSONAL REQUERIDO de la invitación definitiva el cual se modificó para dar claridad y no inducir al error al proponente ya que en el numeral se indicó que si debe aportarlas. en lo referente a permitir la presentación de la misma luego de la adjudicación,no se Acepta, ya que el artículo 25 de la ley 80 de 1993 dice así: OBSERVACIÓN 7: La construcción del pliego evidentemente implica que el proceso de selección se encuentra direccionando, para el proponente que a la fecha ejecuta el servicio, mas sin embargo si esa es la estrategia no entendemos porque se establecen requisitos ilegales: A la letra el pliego reza:

5 Página5 Solicitud: a. La resolución 1111, establece ciertas etapas para la implementación del sistema, el cual a la fecha no exige el 80% de ejecución, por lo que solicitamos que acorde a dicha norma se acredite el porcentaje que solicita la resolución a la fecha cierre. Adicional a lo anterior se excluya el deber de que el gerente tenga el mencionado curso. La entidad acepta su solicitud aclara que por un lapsus calami se indicó que el año de la resolución 1111 el año 2007 siendo el verdadero resolución 1111 de 2017 por consiguiente nuevamente le manifiesto que en ningún momento la entidad esta direccionando la invitación publica Nº IP-MC 001 DE 2018 como lo está indicando ya que somos respetuosos de la normatividad legal vigente y no la estamos infringiendo en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad. OBSERVACIÓN 8: Se debe allegar seriedad de oferta? En la invitación pública IP-MC por ser un proceso de mínima cuantía contemplado en el acuerdo 02 de 2016 manual de contratación de la EPS S Convida la cuantía no requiere de póliza de seriedad de oferta.. 2. OBSERVANTE: Inversiones Elite Ltda FECHA: 20 DE FEBRERO DE 2018 A LAS 11:54 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: eliteprocesos@outlook.com OBSERVACIÓN 1: Indica el numeral EXPERIENCIA ACREDITADA, inciso Experiencia Especifica que reza: (.) El proponente deberá acreditar que posee experiencia específica en la prestación del servicio de aseo y cafetería en entidades prestadoras de servicios de salud en por lo menos cinco (05) municipios del departamento de Cundinamarca. Este requisito deberá acreditarse en máximo un contrato que se encuentre suscrito y en ejecución (.) Al respecto encontramos que el anterior requerimiento es restrictivo y no permite la pluralidad de oferentes, toda vez que el único interesado que podría participar y cumplir, es el actual contratista en razón a que son muy pocas la entidades de salud que prestan sus servicios en Cundinamarca y en por lo menos 5 municipios, por otro lado si se tuvieron la experiencia, no se les permitiría participar porque se debe demostrar además que el contrato se encuentra en ejecución.

6 Página6 Lo anterior va en contravía de lo establecido en Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, expedido por la Agencia Nacional de Contratación que reza: (.) La experiencia requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor. La experiencia es adecuada cuando es afín al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato a celebrar. Por ejemplo, si el Proceso de Contratación es para un servicio de aseo general, el proponente debe tener experiencia en el servicio de aseo, sin que sea relevante el lugar en el cual ha prestado el servicio o quién ha sido el contratante. (.) De lo anterior se colige que el lugar de prestación del servicio no es el objeto de verificación si no la ejecución de actividad por la cual se busca contratar. Con fundamento en lo anterior solicitamos de manera respetuosa a la entidad eliminar este requisito del pliego. La entidad acepta su solicitud y por consiguiente modificara la experiencia específica en relación a que los contratos se encuentren en ejecución, la entidad se mantiene en cuanto a los servicios de salud en por lo menos cinco (05) municipios del departamento de Cundinamarca en contratos que ya se hayan ejecutado, ya que tendrá en cuenta las características propias de las regiones con el ánimo de promover el empleo local. Es de informarle que en ningún momento la entidad esta direccionando la invitación publica Nº IP-MC 001 DE 2018 como lo está indicando ya que somos respetuosos de la normatividad legal vigente y no la estamos infringiendo en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad. OBSERVACIÓN 2: 1. Del mismo numeral, inciso que reza: ( ) PERSONAL MÍNIMO: El proponente deberá aportar las hojas de vida del personal junto con las propuestas NOTAS COMUNES AL EQUIPO DE TRABAJO: A) El proponente deberá adjuntar junto con la propuesta las hojas de vida del personal requerido, de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.4 de la presente invitación. B) El personal ofertado debe contar con mínimo cuarenta (40) horas de formación en servicio al cliente certificadas por una entidad de educación superior durante el último año ( ) No entendemos cual es el fin de la entidad, cuando establece hierros en el pliego que induce claramente al error a los proponentes, toda vez que en el numeral 3.4. que reza: (.) Para la prestación de los servicios, se requiere el siguiente personal: Para la correcta prestación del servicio, el proponente adjudicatario deberá garantizar el recurso humano con el perfil requerido. Por lo tanto, el contratista deberá presentar para la suscripción del acta de inicio, el listado de personal con los datos de identificación de las personas con que atenderá las actividades de servicio de aseo y cafetería, así como el del coordinador, de acuerdo a lo solicitado por la EPS S. Junto con el listado, el contratista deberá presentar los soportes correspondientes que acrediten los requisitos exigidos, los cuales serán verificados

7 Página7 por el supervisor del contrato. (Únicamente aplica al proponente a quien se le adjudique el contrato). Lo anterior sopena de incumplimiento de contrato Junto con el listado, el contratista deberá presentar los soportes correspondientes que acrediten los requisitos exigidos, los cuales serán verificados por el supervisor del contrato. (Únicamente aplica al proponente a quien se le adjudique el contrato). sopena de incumplimiento de contrato (.) Negrilla y subrayado nuestro no del texto original. De lo anterior se colige que los soportes del perfil del personal serán exigidos al adjudicatario, en este aparte del pliego se exige que sean aportados por el proponente., esto ratifica la teoría de que el único que podría presentar oferta es el actual contratista quien ya cuenta con el personal y por ende con toda la documentación. La entidad acepta su observación favor remitirse al numeral 3.4 PERSONAL REQUERIDO de la invitación definitiva el cual se modificó para dar claridad y no inducir al error al proponente ya que en el numeral se indicó que si debe aportarlas. OBSERVACIÓN 3: Indica el numeral ESTADOS FINANCIEROS: que reza: Si bien por la modalidad de selección no se requiere aportar Registro Único de Proponentes la entidad solicitará al proponente anexar los estados financieros a 31 de diciembre de 2017, con el propósito de hacer el análisis que la empresa adjudicataria cuente con los soportes y la capacidad financiera para la ejecución de este contrato ( ) La anterior solicitud no tiene fundamento alguno toda vez que el pliego no establece requisitos financieros mínimos para así poder analizar si el proponente cuenta con la solidez financiera establecida en el pliego. Por otro lado, es imposible a la fecha de cierre contar con la información financiera, toda vez que de conformidad con el artículo 422 del código de comercio que reza. se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (.) Negrilla y subrayado nuestro no de la norma. Es decir que una vez sesione la asamblea, se dará aprobación a los estados financieros, cuyo plazo vencería el 31 de marzo de cada año. De conformidad con lo anterior solicitamos a la entidad aceptar estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2016, teniendo en cuenta que no se ha vencido el plazo para revisión y aprobación de los estados financieros correspondientes al año 2017.

8 Página8 La entidad no acepta su observación ya que solo se requiere los estados financieros del años 2017, y no los requiere aprobados por ser un proceso de mínima cuantía solo verificara la capacidad financiera, para efectos del principio de transparencia. 3. OBSERVANTE Limpieza Institucional LASU S.A.S. FECHA: 20 DE FEBRERO DE 2018 A LAS 16:01 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: jealso7@hotmail.com OBSERVACIÓN 1: Aclarar la cantidad de metros y la presentación en la que se debe presentar el papel higiénico para la prestación del servicio del proceso en mención. La entidad acepta su observación y modificara el numeral DE ASEO en la invitación definitiva. OBSERVACIÓN 2: Aclarar la manera correcta en la que se debe diligenciar la oferta económica en cuanto a la maquinaria, esto en cuanto a que se encuentran valores unitarios en día y valores mensuales.

9 Página9 La entidad acepta su observación y modificara el anexo de la oferta técnica y económica. 4. OBSERVANTEINCINERADOS DEL HUILA INCIHUILA S.A. E.S.P., FECHA: 20 DE FEBRERO DE 2018 A LAS 17:47 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: juridica@incihuila.com.co OBSERVACIÓN 1: GINA PAOLA LEGUIZAMO RAMIREZ, identificada con C.C. No de Neiva - Huila, en mi calidad de representante legal de la empresa INCINERADOS DEL HUILA INCIHUILA S.A. E.S.P., con N.I.T , correo electrónico juridica@incihuila.com.co, con el acostumbrado respeto me permito observar en los términos del cronograma del proceso el documento denominado de proyecto de pliego de condiciones, en los siguientes términos: Observación. En el siguiente numeral EXPERIENCIA ESPECÍFICA, solicitamos se puedan acreditar contratos que hayan sido suscrito y ejecutados, y no contratos que se encuentren en ejecución, además, que los mismos puedan ser suscritos con entidades Departamentales o Municipales que no pertenezcan al DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA. EXPERIENCIA ESPECÍFICA Lo anterior, teniendo en cuenta, que con dicha exigencia se está limitando a una sola o a las empresas del Departamento de Cundinamarca, la cual es una clara violación a los principio de transparencia, igualdad, libre concurrencia, objetividad y restringiendo y violando la pluralidad de oferentes. La entidad acepta su solicitud y por consiguiente modificara la experiencia específica en relación a que los contratos se encuentren en ejecución, la entidad se mantiene en cuanto a los servicios de salud en por lo menos cinco (05) municipios del departamento de Cundinamarca, ya que tendrá en cuenta las características propias de las regiones con el ánimo de promover el empleo local. Es de informarle que en ningún momento la entidad esta direccionando la invitación publica Nº IP-MC 001 DE 2018 como lo está indicando ya que somos respetuosos de la normatividad legal vigente y no la estamos infringiendo en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad. OBSERVACIÓN 2: VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: El presupuesto destinado para la ejecución del contrato que se suscriba con ocasión del presente proceso de invitación pública, ha sido determinado por la entidad hasta en la suma Que la EPS S CONVIDA ha dispuesto el valor de la prestación del servicio se ha estimado en DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES CIENTO CUARENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS TREINTA Y UN PESOS ($ ,00) M/CTE. INCLUIDO IVA y los impuestos inherentes a la naturaleza del contrato y demás contribuciones a que haya lugar con cargo rubro presupuestal afectado mantenimiento, recursos propios según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 26 de enero de 2018.

10 Página10 Observación 2. Se solicita a la entidad aclarar cuáles son los impuestos, gravámenes, tasas, estampillas y contribuciones que se deben tener en cuenta para la proyección de la propuesta económica cuáles son sus bases gravables y que porcentajes se deben tener en cuenta para calcular la tarifa, al momento de legalizar el contrato. La entidad acepta la solicitud y modificara el numeral OFERTA ECONÓMICA aclarando que se deben tener en cuenta para la proyección de la propuesta económica, al momento de legalizar el contrato los siguientes puntos: 1. Retención en la fuente: retención del 2% sobre el AIU. 2. Estampillas: Se componen de: - Pro adulto mayor: 2% - Hospital la samaritana: 2% - Pro desarrollo: 2% - Pro cultura: 1% - Pro universidad de Cundinamarca: 0.5% Estas retenciones por estampillas se realizan sobre el valor completo del servicio antes de IVA y se aplican a todas las facturas que radique la empresa contratista. - Pro electrificación: estampilla de $3.300 pesos se realiza una única vez en la primera factura. 3. Rete IVA: se aplica el 15% de retención sobre el IVA. 4. Rete ICA: retención del reteica el % depende de la actividad económica y se aplica a las empresas de Bogotá. a. PERSONAL REQUERIDO: Para la prestación de los servicios, se requiere el siguiente personal: Roles y perfil del recurso humano requerido: OBSERVACIÓN 3: Respetosamente Se solicita a la entidad aclarar cuál es el salario básico establecido para cada operario en la elaboración de la propuesta económica, o si el oferente es libre de establecer el salario mínimo cumpliendo con la normatividad que regulan las condiciones laborales.

11 Página11 Es oferente es libre de establecer el salario cumpliendo con la normatividad que regulan las condiciones laborales., siempre y cuanto no sea menos al SMMLV, así como lo estipula el decreto número 2269 de 2017, en su artículo 1 b. DISTRIBUCIÓN DE OPERARIAS Y HORARIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. OBSERVACIÓN 4: Se solicita a la entidad dar claridad respecto del horario laboral de cada perfil ya que en el horario contemplado por la entidad está superando lo máximo establecido legalmente que corresponde a 8 horas diarias, para los operarios de tiempo completo Teniendo en cuenta lo anterior se quiere aclarar si el oferente para el cálculo de la propuesta económica debe tener en cuenta el valor de las horas extras que superen el horario máximo establecido de cada perfil? O si dentro de este horario hay tiempo para descansó y almuerzo del personal. La entidad promotora de salud convida ha sido clara en la invitación publica de proceso de selección por la modalidad de mínima cuantía IP-MC respecto a todas la condiciones, en cuanto a la distribución de operarias y horario de prestación de servicios de conformidad a la necesidad que presenta la entidad, en este orden de ideas es el proponente es quien debe tomar todas las medidas pertinentes al presentar la oferta. OBSERVACIÓN 5: Con el fin de garantizar el principio de transparencia, igualdad, libre concurrencia, objetividad, y la pluralidad de oferentes, comedidamente solicito se amplié el cierre para la presentación de las propuestas programada para el próximo 22 de febrero a las 9:00 AM, teniendo en cuenta que algunos proponentes se encuentran por fuera del Departamento de Cundinamarca, y resulta imposible cumplir con el límite de tiempo señalado anteriormente, toda vez que hasta el día 21 de febrero de este año, la entidad publicara las consideraciones acerca de las observaciones allegadas por los distintos oferentes. Así las cosas, solicitamos extender la fecha del cierre por lo menos un día más, es decir hasta el 23 de febrero de 2018 a las 9:00 AM.

12 Página12 En respuesta a su solicitud, la Entidad le informa que a partir del (19) de febrero de 2018 se encuentran publicados los términos de referencia para la presentación de las propuestas, por lo cual la entidad considera que se ha dado el tiempo suficiente, para elaboración y presentación de las ofertas. HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. ORIGINAL FIRMADO ERIKA VALERO CASTELBLANCO Contratista/Oficina Asesora Jurídica ORIGINAL FIRMADO LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero ORIGINAL FIRMADO DIEGO SANDOVAL SUAREZ Contratista/ Subgerencia Administrativa y Financiera ORIGINAL FIRMADO JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica