Luis Roberto Arismendi Díaz. Luis Arnulfo Morales Guzmán. Jefe Oficina Asesora Juridica. Grace Alejandra Moreno Cepeda

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1 Página1 ACTA INFORME FINAL COMITÉ EVALUADOR OBJETO: PRESTAR SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO, SERVICIO DE AFINAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE DE BASES DE DATOS ORACLE, AMBIENTE DE VIRTUALIZACIÓN HYPER V Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO (SAN) PARA LA PLATAFORMA ORACLE IMPLEMENTADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA EPS S CONVIDA. PLAZO DE EJECUCIÓN NUEVE (09) MESES PRESUPUESTO OFICIAL CIENTO VEINTISEIS MILLONES CIENT VEINTIOCHO MIL CIEN PESOS M/ ($ oo) IVA Incluido. Y todos impuestos, tasas y demás contribuciones a que ha lugar. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No del 23 de Marzo de COMITÉ ASESOR DESIGNADO: De conformidad con lo establecidos en el manual de contratación Acuerdo 002 de 2016 y las normas de derecho privado vigente y mediante memorando nº del 22 de febrero de 2018 se designó el siguiente comité evaluador. Integrantes establecidos Subgerente Administrativo y Financiero Nombre Luis Roberto Arismendi Díaz Jefe oficina Asesora Jurídica Jefe Oficina Asesora Juridica Servidor Oficina Asesora Jurídica Jorge Alexander Gómez Cárdenas Luis Arnulfo Morales Guzmán Grace Alejandra Moreno Cepeda Fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad de selección A Que en virtud del contenido del artículo 45 de la Ley 1122 de 2007 y en concordancia con la Ley 100 de 1993, el régimen jurídico regula las Empresas Sociales del Estado y por ende las Entidades Promotoras de Salud y establece que en materia contractual éstas se regirán por el derecho privado, pero que podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto general de contratación de la administración pública. Así las cosas y de conformidad el Manual Interno de Contratación de la Entidad Promotora de Salud EPS S CONVIDA, Acuerdo N. 002 del 13 de Junio de 2016, artículo 44 el cual dispone: ( ) Artículo 44. INVITACIÓN PUBLICA MÍNIMA CUANTÍA: "Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía. Es decir entre los 031 SMMLV Hasta 399 SMMLV. Se considera un proceso muy expedito La entidad formulara una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicara en la página web de la EPS S CONVIDA y el SECOP. Justificación de Los Factores de Selección - Capacidad Jurídica - Capacidad Técnica Requisito Experiencia: El proponente debe demostrar El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima con de 3 contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con la Prestación de servicios Soporte Técnico especializado, Servicio de Afinamiento, administración y soporte de bases de datos ORACLE, ambiente de virtualización HYPER V y sistemas de almacenamiento centralizado (SAN) para la plataforma ORACLE enmarcados en los procesos misionales, de la EPS convida, ya sea en empresas públicas o privadas u

2 Página2 otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatorio de sus valores sea como mínimo el 50% del presupuesto asignado para el presente proceso Cada certificación deberá contener la siguiente información: Nombre de la entidad o persona contratante que certifica, dirección y teléfono. Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación Objeto del contrato, el cual debe comprender actividades relacionadas con el objeto a contratar. Valor total del contrato. Para los contratos ejecutados en unión temporal se debe especificar el porcentaje de participación. Fecha de inicio del contrato o de suscripción del contrato. Plazo de ejecución y/o fecha de terminación Firma de la persona que expide la certificación. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para la Entidad y los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. La EPS S CONVIDA verificará los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación de manera exclusiva al proponente que haya ofertado el precio más bajo de la comisión de intermediación sobre los servicios que se presten y se contraten con los medios de comunicación para lo cual se tendrá en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1. En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso. Dentro del proceso se presentaron las siguientes observaciones las cuales fueron resueltas por parte de la administración RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES DE LA ENTIDAD ACERCA DE LAS OBSERVACIONES ALLEGADAS DEL PROCESO INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA EPS S CONVIDA-IP-MC La EPS S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC , PRESTAR SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO, SERVICIO DE AFINAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE DE BASES DE DATOS ORACLE, AMBIENTE DE VIRTUALIZACIÓN HYPER V Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO (SAN) PARA LA PLATAFORMA ORACLE IMPLEMENTADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA EPS S CONVIDA. considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta las mismas en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así: OBSERVACIONES: 1. OBSERVANTE: CESAR AUGUSTO CASTELLANOS CASTRO FECHA: 10 DE Abril DE 2018 A LAS 17:50 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: ccastell08@hotmail.com

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4 Página4 OBSERVACIÓN 1:

5 Página5 RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Una vez analizada su observación me permito aclararle que la norma ISO versa sobre Sistema de Gestión de la seguridad de la Información, razón por la cual la entidad no va suprimir esa certificación en el entendido que, como el objeto a contratar está relacionado con el manejo de la información de la EPS S CONVIDA. Por consiguiente la norma ISO no es de gestión de calidad en ese orden de ideas la entidad no acepta su observación y se sostiene en solicitarla. Respecto a la norma ISO 9001, si pertenece a la gestión de calidad por consiguiente la entidad acepta esa parte de la observación y procederá en hacer el ajusto en el estudio previo definitivo y en la invitación publica IP-MC definitiva.

6 Página6 OBSERVACIÓN 2: RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad evalúa la observación a la invitación publica IP-MC en el punto b. REQUISITOS TECNICOS MINIMOS analizado que efectivamente por error involuntario de digitación, se digito la frase y estar escrito en el registro de operadores postales que no guarda relación con el objeto del proceso en mención, por lo tanto agradece la observación realizada por ustedes y les aclara que será corregida en la invitación publica definitiva. 2. OBSERVANTE: Katherine Ospina Romero FECHA: 11 DE Abril DE 2018 A LAS 18:06 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: kospina@bscolombia.com.co

7 Página7 OBSERVACIÓN 1: RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad es autónoma en solicitar la experiencia acredita, se le aclara al observante, que los requerimientos realizados por la ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EPS S. CONVIDA, en donde, dentro de otros factores se toma en cuenta la experiencia de la entidad en este tipo de contrataciones, a fin de establecer el comportamiento de las empresas en los distintos procesos. La Entidad considera luego del análisis realizado que dichas exigencias están acordes a la naturaleza, cuantía y alcance. Por tanto la ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EPS S. CONVIDA considera que la experiencia en conjunto, no solo logran demostrar idoneidad. De acuerdo a lo anterior se le informa al proponente que no es procedente su observación y se mantiene lo consignado, en la invitación pública IP-MC OBSERVACIÓN 2:

8 Página8 RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad no acepta, no se podrá otorgar un plazo más amplio para la formulación de observaciones, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice: 3. OBSERVANTE: John Alexandre Rojas Barajas FECHA: 11 DE Abril DE 2018 A LAS 19:15 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: john.rojas@comware.com.co

9 Página9 OBSERVACIÓN 1: RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad acepta su observación y procede en modificar el anexo 2 de la invitación pública IP-MC OBSERVACIÓN 2: RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad no acepta, no se podrá otorgar un plazo más amplio para la formulación de observaciones, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice:

10 Página10 4. OBSERVANTE: Zaira Valeria Niño Flores FECHA: 12 DE Abril DE 2018 A LAS 8:57 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: licitaciones@branderideas.com OBSERVACIÓN 1:

11 Página11 RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad no acepta, no se podrá otorgar un plazo más amplio para la formulación de observaciones, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice: 5. OBSERVANTE: John Alexandre Rojas Barajas FECHA: 12 DE Abril DE 2018 A LAS 9:26 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: john.rojas@comware.com.co OBSERVACIÓN 1:

12 Página12 RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad evalúa la observación a la invitación publica IP-MC en el punto b. REQUISITOS TECNICOS MINIMOS analizado que efectivamente por error involuntario de digitación, se digito la frase y estar escrito en el registro de operadores postales que no guarda relación con el objeto del proceso en mención, por lo tanto agradece la observación realizada por ustedes y les aclara que será corregida en la invitación publica definitiva.la entidad no acepta su solicitud de eliminación del numeral HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA /Oficina Asesora Jurídica LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero LUIS ARNULFO MORALES GUZMÁN. Jefe Oficina Asesora De Informática JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica

13 Página13 OBSERVACIONES EXTEMPORANEAS: 1. OBSERVANTE: CESAR AUGUSTO CASTELLANOS CASTRO FECHA: 10 DE Abril DE 2018 A LAS 15:37 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: ccastell08@hotmail.com OBSERVACIÓN 1: RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad aclara que el proceso licitatorio IP-MC , se ajusta a el cronograma del mismo y por ende se respetan las fechas y los tiempos consignados en él.así las cosas en la invitación publica se relacionó el cronograma que nos dice que Hasta el 12 de Abril de 2018 es decir contamos con todo el día para subir las respuestas a las observaciones a las que haya habido lugar.

14 Página14 Por lo anteriormente expuesto no se está vulnerando el principio de Transparencia toda vez que, el cronograma con las fechas indicas se subió a la página del SECOP y está abierto al público. En cuanto a la solicitud de prórroga de plazo se le informa que no se podrá otorgar un plazo más amplio para la formulación de observaciones, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice:

15 Página15 HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA /Oficina Asesora Jurídica LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero LUIS ARNULFO MORALES GUZMÁN. Jefe Oficina Asesora De Informática JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica

16 Página16 VERIFICACIÓN JURÍDICA VERIFICACIÓN TÉCNICA CONCLUSIÓN DEL COMITÉ: El proponente CONWARE S.A Con NIT cumple con los requisitos jurídicos solicitados.

17 Página17 ELEGIBILIDAD DEL MENOR PRECIO: CONSIDERACIÓN FINAL DEL COMITÉ Que revisada y verificada la propuesta de OLGA LUCIA MATEUS GUTIERREZ, identificada con cedula de ciudadanía n de Suba, en representación de CONWARE S.A Con NIT , el comité concluyo que se presentó única propuesta por parte de la empresa CONWARE S.A. ofreciendo el precio más bajo, propuesta que se presentó el día 13 de Abril de REQUISITO ECONÓMICO VERIFICACIÓN JURÍDICA VERIFICACIÓN TÉCNICA CONCLUSIÓN FINAL MENOR PRECIO HABILITADO HABILITADO HABILITADO PARA CONTRATAR RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR: El Comité procedió a revisar la oferta concluyendo que esta cumple con los aspectos requeridos en el términos de condiciones por lo tanto se recomienda finalmente ACEPTAR LA OFERTA de OLGA LUCIA MATEUS GUTIERREZ, en representación de CONWARE S.A con NIT , que oferto el menor precio y por consiguiente es viable contratarlo por un valor de CIENTO VEINTISÉIS MILLONES NUEVE MIL CIENTO CINCO PESOS ($ oo) M/CTE. INCLUIDO IVA y los impuestos inherentes a la naturaleza del contrato y demás contribuciones a que haya lugar. PLAZO DE EJECUCIÓN, Nueve (09) meses, contado a partir del cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución. HASTA AQUÍ EL ACTA. ORIGINAL FIRMADO GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA Oficina Asesora Jurídica ORIGINAL FIRMADO LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero ORIGINAL FIRMADO LUIS ARNULFO MORALES GUZMÁN. Oficina Asesora de Informática ORIGINAL FIRMADO JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica

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