Las 10 Mejores Prácticas del Comité de Auditoría y su Responsabilidad Social Corp.

Transcripción

1 Las 10 Mejores Prácticas del Comité de Auditoría y su Responsabilidad Social Corp. Dante Navarro García, CIA, CCSA, CFSA, CRMA, CQA, MBA Presidente del Instituto de Auditores Internos del Perú 1

2 {Su foto} Dante Navarro, CIA, CCSA, CFSA, CRMA, CQA, MBA, CPCC Como Gerente de Auditoria Interna durante más de 2 décadas he realizado diversos trabajos de Auditoria interna ya sea como parte de la organización «In House o Insourcing» y Outsourcing habiendo implementado áreas de A.I., ejecutado múltiples asignaciones de auditoría, participado en Comités de Auditoria y realizado labores de aseguramiento en Gestión de Riesgos corporativos. Empresas: Deloitte, Arthur Andersen, Southern Perú Copper Corporation, Compañía Minera Antamina, Compañía Minera Milpo, Vena Resources, Maple Gas Corporation del Perú, Contraloría General de la República, entre otras. 2

3 Introducción Esta conferencia está dirigida a auditores internos del sector privado y gubernamental, y funcionarios de aseguramiento, oficiales de cumplimiento y riesgos. Mejorar el entendimiento de los Comités de Auditoría Transmitir los conocimientos necesarios para interactuar con los miembros de los Comités de Auditoría 3

4 INTRODUCCION Exposición de Motivos 4

5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIRECTORIO Comité de Compensaciones Seguridad /Salud Ocupacional Comité de Auditoria Comité de Gobierno Corporativo Comité de Medio Ambiente/ Responsabilidad Social Gerente General Auditor Interno Gerente Corporativo de Administración y Finanzas Gerente de Asuntos Corporativos Gerente Corporativo de Desarrollo e Ingeniería Gerente Corporativo de Operaciones Gerente de Finanzas Gerente de RR.HH. Gerente Comercial Gerente de Planeamiento Unidad El Porvenir Contadora General Gerente Legal Gerente de Logística Unidad Chapi Gerente de Responsabilidad Social Unidad Ivan Gerente SGI GEMIN Proyecto Cerro Lindo 5

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7 LAS 10 MEJORES PRACTICAS DEL COMITÉ DE AUDITORIA Y SU RESPONSABILIDAD SOCIAL CORP 1. Reportes Financieros 2. Gestión de Riesgos y Sistemas de Control Interno 3. Cultura, Cumplimiento y Ética 4. Supervisión a la Gerencia y Auditoria Interna 5. Relaciones con los Auditores Externos 6. Investigaciones Especiales 7. Composición del Comité 8. Reuniones 9. Soportando la efectividad del Comité 10. Responsabilidad Social Corporativa del Comité 7

8 Primer punto Segundo punto Etc. 1. Reportes Financieros 8

9 1. REPORTES FINANCIEROS El Comité requiere: Revisar y discutir los estados financieros con la Gerencia y los Auditores Externos Dedicar suficiente tiempo en discutir y evaluar la calidad del reporte Entender lo que es material para la Gerencia y los Auditores Externos 9

10 1. REPORTES FINANCIEROS El Comité requiere: Entender las políticas contables importantes Entender los asuntos técnicos y complejos Revisar las notas a los estados financieros y verificar la consistencia con tales EEFFs Aplicar niveles de escepticismo, hacer preguntas incisivas, y sostener conversaciones francas con la Gerencia y los Auditores Externos Enfocarse en la transparencia y verificar que todos los temas relevantes estén cubiertos 10

11 Primer punto Segundo punto Etc. 2. Gestión de Riesgos y el Sistema de Control Interno 11

12 2.1 GESTION DE RIESGOS El Comité de Auditoria debe asegurarse de la gestión de riesgos y puede ejercer esta responsabilidad: Aceptando su responsabilidad de riesgos ante el Consejo Directivo y documentarla en el Estatuto Entendiendo como está diseñado el proceso de administración de riesgos para satisfacer sus necesidades Confirmando que el proceso es continuo y no eventual Hablando con los miembros de la Gerencia para obtener su perspectiva en cuanto a riesgos y control interno Verificando su aseguramiento en el alcance de Auditoria Interna 12

13 2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Sistema COSO y otros Reportes externos en cuanto a la efectividad del control interno son requeridos para empresas públicas registradas en EE.UU. y otros países (Ley SOX) Participación del responsable de T.I. para presentar nuevos sistemas, controles y riesgos Requerir a los líderes o gerentes de otras áreas que presenten sus puntos de control 13

14 Primer punto Segundo punto Etc. 3. Cultura, Cumplimiento y Etica 14

15 3. CULTURA, CUMPLIMIENTO Y ETICA Muchos Comités se encargan de vigilar el cumplimiento de los Códigos de Conducta Revisan y aprueban el Código de Conducta y Ética Se aseguran que haya sido comunicado a los empleados y exista un programa de difusión y capacitación Entienden el programa para monitorear su cumplimiento y revisan las violaciones (denuncias) reportadas y las acciones tomadas 15

16 3. CULTURA, CUMPLIMIENTO Y ETICA Muchos Comités vigilan: el cumplimiento de leyes y regulaciones vigilan programas whistleblowing y Hot-lines La información sobre cumplimiento debe ser reportada periódicamente al Comité, con protocolos de reporte inmediato El Comité debe revisar acciones tomadas, asegurando oportunidad, consistencia, y que sean apropiadas 16

17 Primer punto Segundo punto Etc. 4. Supervisión a la Gerencia y Auditoría Interna 17

18 4. SUPERVISION A LA GERENCIA y A.I. El reto es encontrar el balance entre aconsejar a la gerencia y posteriormente monitorearla y supervisarla Para efectos de credibilidad, necesita tener sólidos y abiertos canales de comunicación con la Alta Gerencia de manera continua y no únicamente durante las reuniones Establecer un entendimiento claro y en consenso de dónde terminan las responsabilidades de la Gerencia y dónde inician las del Comité Reconocer la responsabilidad de evaluar a la Gerencia 18

19 4. SUPERVISION A LA GERENCIA y A.I. Para ser efectiva, Auditoria Interna debe tener el nivel adecuado de reporte en la organización, mediante: El Director de Auditoria debe reportar funcionalmente al Comité de Auditoría y administrativamente al CEO. El Comité debe ser el responsable inmediato de seleccionar, evaluar, compensar y sustituir al Director de Auditoria Interna 19

20 4. SUPERVISION A LA GERENCIA y A.I. Para el Comité de Auditoría es fundamental: Asegurar el acceso continuo del Auditor Interno al Comité de Auditoría Revisar y aprobar el Estatuto y el plan de Auditoria Monitorear la ejecución del plan y aprobar cambios Entender los resultados del trabajo de A.I., enfocados a las observaciones más relevantes Asegurarse que Auditoria Interna cuente con el presupuesto y recursos que requiere. 20

21 Primer punto Segundo punto Etc. 5. Relación con los Auditores Externos 21

22 5. RELACIONES CON AUDITORES EXTERNOS Los Auditores Externos reportan al Comité El Comité debe: Seleccionar o volver a nombrar a los Auditores Externos Evaluar el trabajo de los Auditores Externos Asegurar la independencia de los Auditores, pre-aprobando todas las actividades relacionadas, etc. Hacer una comunicación transparente, amable y oportuna Evaluar el alcance de la revisión Revisar y discutir los resultados de la revisión Resolver desacuerdos significativos 22

23 Primer punto Segundo punto Etc. 6. Investigaciones Especiales 23

24 6. INVESTIGACIONES ESPECIALES Errores potenciales en los Estados Financieros Denuncias Actos Ilegales Violaciones al Código de Conducta y Conflicto de intereses Investigación de Fraudes 24

25 Primer punto Segundo punto Etc. 7. Composición del Comité 25

26 7. COMPOSICION DEL COMITE 3 o más miembros, independientes El comité de nominaciones «independiente» o directores independientes deben seleccionar a los miembros del comité de auditoría Dificultad para reclutar nuevos miembros: disponibilidad de tiempo independencia 26

27 7. COMPOSICION Atributos de los Miembros Buen conocimiento del Negocio y la Industria Buen conocimiento financiero Otros atributos: Altos niveles de integridad, objetividad Escepticismo saludable y valor ante los retos Juicio inquisitivo e independiente El Presidente requiere altos niveles de liderazgo, y habilidad para promover relaciones y reuniones efectivas de trabajo 27

28 Primer punto Segundo punto Etc. 8. Reuniones 28

29 8. REUNIONES - Frecuencia y Duración El Comité de Auditoria debería reunirse 3 a 4 veces al año en persona y por teleconferencia cuando sea necesario Las reuniones en persona deberían durar de 2 a 4 horas Se requiere suficiente tiempo para discusiones y sesiones ejecutivas, incluyendo sólo para miembros Reunirse en privado con el Director de Auditoria, Auditores Externos, Director de Finanzas, y otros según se requiera. 29

30 8. REUNIONES - Rol del Presidente del Comité Es crucial la participación del Presidente en: Establecer la información que requiere el Comité Establecer la agenda Establecer el enfoque del análisis Administrar la reunión 30

31 8.- REUNIONES - Agenda y Material Programar con anticipación y distribuir agendas, con el material necesario, antes de la reunión Balancear la comunicación de información necesaria, tanto financiera como no financiera y nivel de detalle Usar materiales fáciles de seguir Resumen Ejecutivo Matrices, cuadros y formatos consistentes 31

32 8. REUNIONES - Actas y Reportes Considerar cuidadosamente la información a capturar en las actas, y su nivel de detalle Actas del Comité o acuerdos deben ser comunicadas al Consejo Directivo Presidentes de Comités reportan al Consejo Directivo y tienen comunicación frecuente con otros Directores 32

33 Primer punto Segundo punto Etc. 9. Soportando la Efectividad del Comité 33

34 9. SOPORTANDO LA EFECTIVIDAD DEL COMITÉ - Estatuto y Evaluaciones Asegurarse que el Consejo Directivo apruebe el Estatuto y cualquier cambio Un Estatuto de Comité de Auditoría debería incluir: Propósito / Misión Roles y responsabilidades (Estados Financieros, Control Interno, Auditoría Interna y Externa, Cumplimiento, Riesgos) Responsabilidad de reporte Facultades y autoridad para realizar investigaciones especiales Composición: experiencia y atributos de los miembros Reuniones: frecuencia, incluyendo sesiones privadas Auto-evaluación de desempeño Evaluación del desempeño del Comité (Consejo Directivo) 34

35 9. SOPORTANDO LA EFECTIVIDAD DEL COMITÉ - Capacitación Es vital para la efectividad del Comité de Auditoría Los nuevos miembros deben recibir orientación a detalle (programa de inducción a directores) Miembros deben recibir educación continua Establecer objetivos de capacitación: Organizar reuniones informales o específicas para tratar asuntos a detalle Proporcionar capacitación sobre la industria, por medio de empleados o consultores externos Organizar visitas a las plantas, unidades de operación, 35

36 Primer punto Segundo punto Etc. 10. Responsabilidad Social Corporativa del Comité 36

37 Responsabilidad Social Corp. del Comité El Comité de Auditoría debería fomentar lo siguiente: Proponer al IIA Global: la incorporación del RSC en la definición de Auditoría Interna; y el desarrollo de una nueva Certificación Internacional Corporate Social Responsability Assurance - Certificación de Aseguramiento en RSC Incorporar en el Estatuto del Comité el tema de RSC Promover la inclusión del tema de RSC en la Misión, Visión y Plan Estratégico de las Organizaciones Promover la implementación de la Guía de Responsabilidad Social ISO

38 Responsabilidad Social Corp. del Comité El Comité de Auditoría debería fomentar lo siguiente: Fomentar la presentación del Informe de Sostenibilidad auditado según el Global Reporting Iniciative - GRI Presentar un 5to. EE.FF. de RSC orientado a todos los grupos de interés (Stakeholders) Fomentar la presentación de un Informe de Buen Gobierno Corporativo auditado Proponer la implementación de un Comité de RSC Proponer la obligatoriedad de contar con un Auditor Interno en Organizaciones que coticen en Bolsa de Valores Proponer la presentación de una Memoria Anual del Auditor Interno y que en la Junta General de Accionistas, se exponga los resultados de las evaluaciones y mediciones de la RSC 38

39 REFLEXIONES FINALES 1. Es necesario un Comité de Auditoría en todas las organizaciones? 2. Cómo han ido evolucionado los Comités de Auditoría? 3. Cómo debe actuar el Comité de Auditoría en épocas de crisis? 4. Cuáles son las tendencias emergentes de los Comités de Auditoría? 39