Manual de Usuario. DacEasy Contabilidad

Transcripción

1 Manual de Usuario DacEasy Contabilidad DAC, S.A. Cub Scout #11, Edif. DAC, Naco Santo Domingo, R.D. Telef: +(809) Fax : +(809) Web site: info@dacflex.com

2 DacEasy Contabilidad Manual del Usuario. El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato. Copyright Copyright 2001 DacFlex., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley Marcas Registradas Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DacFlex, Cub Scout #11, (809) Santo Domingo, Rep. Dom. DacEasy es una marca registrada de Best U.S., Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best U.S., Inc. Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente. Aclaración DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias. Impreso en América. ISBN:

3 CONTENIDO Capitulo 1 Bienvenido...1 Características... 2 Otras Características Importantes Convenciones del Programa... 7 Contenido del Paquete Capitulo 2 Asistencia al Usuario...1 Documentación... 1 Ayuda en Línea... 1 Guía del Usuario... 2 Recursos Adicionales... 2 Preparándose para una Llamada de Soporte Capitulo 3 Iniciando...1 Requerimientos del sistema... 1 Instalando DacEasy... 3 Para instalar los archivos de programa... 3 Iniciando DacEasy... 5 Desde el escritorio... 5 iii

4 Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez... 5 Saliendo de DacEasy... 6 Opciones del Menú y Comandos de la Pantalla Principal... 7 Archivo... 7 Edición... 7 Transacción... 8 Diarios... 9 Asentar... 9 Reportes DacAccess Períodos Módulos Teclas De Funciones Configurando los Datos Ejemplos Abriendo su compañía Actualizando de una versión previa Lista para actualizar Convirtiendo Datos Existentes Lista de conversión Corriendo las utilidades de archivo en la versión DOS Backup a Datos de DOS Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta Convirtiendo múltiples compañías Iniciando módulos externos desde DacEasy Trabajando con DacEasy Usando las utilidades de archivo Protegiendo sus datos Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos Pantalla de Disposición de Reporte Usando la calculadora Vista al reporte Cambiando la fecha del sistema iv

5 Usando la Búsqueda Barra de herramienta de Windows Capítulo 4 Comprendiendo el proceso de contabilidad...1 Fundamentos de contabilidad... 2 Tipos de cuentas...3 Contabilidad por partida doble... 4 Posteando/Asentado... 5 Efectivo contra el incremento Contable... 6 Viaje rápido... 8 Lista de Chequeo Iniciando... 8 Lista de entrada de transacción Lista de rutina periódica Capitulo 5 Configuración...1 Entrando la Información de la compañía Para introducir información de la compañía... 2 Configurando las Preferencias del Sistema... 4 Configurando cuenta interface Usando la Función Seguridad... 8 Para entrar la clave administrador... 9 Para agregar o editar accesos de usuarios... 9 Seleccionando planilla de formularios Tablas Agregando mensajes Agregando tabla de términos Agregando Tabla de Impuestos Agregando Tabla de Cambio de precios Agregando almacenes Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto v

6 Agregando cuentas Entrando cuenta de balance configurado Agregando clientes Entrando balances configurados a los clientes Agregando Suplidores Entrando balances configurados de Suplidores Agregando un producto Entrando balance configurado de producto Agregando servicios Agregando Artículos Maestros Capitulo 6 Activos Fijos...1 Impuestos & Principios de Contabilidad...3 Agregando Activos Fijos... 4 Generando Depreciación Recurrente... 6 Capitulo 7 Trabajando Con El Mayor General...1 Entrando Transacciones En El Mayor General... 3 Entradas Recurrentes Al Mayor General... 5 Generando Entradas Recurrente del Mayor General... 7 Verificando Transacciones Del Mayor General... 9 Posteando El Mayor General Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG Capitulo 8 Trabajando con Suplidores...1 Usando el mayor de cuentas por pagar... 5 Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar 9 Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar vi

7 Usando el módulo de compras Agregando códigos en compras Entrando ordenes de compras Entrando recibo de mercancías Entrando devoluciones en compras Impresión formulario de compras Verificando transacciones de compras Posteo de compras Imprimiendo reportes de cuentas por pagar Imprimiendo el reporte de pagos Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar Fusionando Información del Suplidor con Microsoft Word Capitulo 9 Trabajando Con Clientes...1 Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar... 4 Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar... 7 Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar... 9 Usando El Modulo De Ventas Entrando Vendedores Entrando Códigos De Ventas Entrando Facturas Entrando Facturas Recurrentes Generando Facturas Recurrentes Entrando Devoluciones De Ventas Imprimir Formularios De Facturas Verificando Transacciones De Ventas Posteando Ventas Siguiendo Artículos Pendientes Llenando Artículos Pendientes Reportes De Cuentas Por Cobrar Imprimir Los Estados De Clientes vii

8 Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por Cobrar Fusionando Información del Cliente con Microsoft Word Capitulo 10 Trabajando con Inventario...1 Usando el módulo de ensamble... 3 Agregando lista de componentes... 3 Entrando transacciones de ensamble... 5 Verificando transacciones de ensamble... 9 Posteando Ensamble Imprimiendo reportes de ensamble Usando el Módulo de Inventario Físico Imprimiendo hoja de conteo Entrando cuentas de Inventario Físico Verificando transacciones de inventario Físico Posteando inventario Físico Entrando Ajustes de Inventario Imprimiendo reportes de inventario Capítulo 11 Banco...1 Entrando Recibos... 4 Entrando Pagos... 8 Consolidando Facturas Entrando Pagos Recurrentes Verificando Transacciones de Banco Imprimiendo Cheques Posteando Banco Reconciliando Su Estado Bancario Imprimir fichas de depósitos viii

9 Capitulo 12 Reportes Financieros...1 Balance de Comprobación... 1 Balance General... 3 Estado de Resultado... 4 Estado de Flujo de Efectivo... 5 Actividades de Operación... 7 Actividades de Inversión Actividades de Financiamiento Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo Creando Reporte Financiero Capítulo 13 Reporte Personalizados...1 Usando Consultas... 5 Completando el área de encabezado... 7 Seleccionando campos en el área de Selección de Columnas. 8 Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta... 9 Creando campos personalizados Limitando registros en un Query Estableciendo Criterio Operador Lógico Menor Que (<) Entendiendo los Operadores Lógicos AND/OR Entendiendo las Uniones Imprimiendo la consulta Usando el Publicar Completando el encabezado y el area de encabezado de pagina Completando el área de detalle Completando el área Pie de Grupo Completando el área Pie de Reporte Imprimiendo el reporte final ix

10 Capítulo 14 Funciones Periódicas...1 Cerrando Períodos... 2 Generando Cargos Financieros... 2 Cerrando el Período de Cuentas por Cobrar... 5 Cerrando el período Cuentas por Pagar... 7 Entrando cifras a la cuenta Presupuesto... 9 Cerrando el período de Mayor General Pronóstico Cerrando el Año Lista de Chequeo de Fin de Año Cerrando el año de Cuentas por Cobrar Imprimir formularios Cerrando el año de cuentas por pagar Cerrando el Año para Inventario Cerrando el Año para el Mayor General Depurando archivos de datos Entrando cambios globales x

11 Capitulo 1 Bienvenido Bienvenido a DacEasy Contabilidad Versión el poder de DacEasy Contabilidad para un ambiente Windows fácil de usar. DacFlex, orgulloso de sí mismo en proporcionar un poderoso, todavía económico, software comercial. DacEasy Contabilidad Versión 11 hace automáticamente su Contabilidad un simple proceso, ofreciéndole el poder y sofisticación de un Sistema de Contabilidad costando unos cientos de dólares. 1-1

12 DacEasy Contabilidad Características A continuación presentamos algunas de las características de DacEasy Contabilidad. Las marcadas con (*) son nuevas funciones agregadas a DacEasy Contabilidad versión 11 para Windows. 1. Manual fácil de usar y Ayuda en línea. Este manual de usuario proporciona los procedimientos necesarios para instalar DacEasy. La ayuda en linea proporciona informacion detallada de cada campo en DacEasy Contabilidad. Ademas, incluye topicos para explicar los pasos que envuelven cada proceso. Para mas informacion acerca de esta documentacion refierase al Capitulo 2 Asistencia al Usuario. 2. Entrenamiento disponible a traves de consultores certificados. Nuestros consultores están certificados por Sage Software y estan capacitados para ofrecer entrenamientos y asistir al usuario. Ademas, este entrenamiento incluye capacitación en nuestros laboratorios. 3. Formularios. Si necesita imprimir ordenes, facturas u otro documento usando un formato prediseñado con DacEasy puedo hacerlo. DacEasy le ofrece diversos reportes, los cuales pueden ser impresos en papel timbrados y pueden ser personalizados de acuerdo a sus requerimientos info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

13 Capitulo 1: Bienvenido 4. Poderosos modulos que pueden ser usados solos o integrados con DacEasy Contabilidad. Estos modulos son: Mayor General, Activo Fijo, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventario, Compras, Facturacion, Banco y Generador de Reportes. 5. Productos Que Expanden El Uso Del Programa. Para hacer verdaderamente flexible su Sistema de Contabilidad, Usted podrá adicional uno o más de los siguientes productos DacEasy: Nomina, Punto de Ventas, Remoto, Entrada de Ordenes, Control Proyecto y Estimando. Nómina. Use este modulo integrado a su Sistema de Contabilidad y automáticamente actualiza el Mayor General cuando la nomina es procesada. Punto de Ventas. Este producto le ayuda a manejar la información de su Caja Registradora. Cuando se integra DacEasy Punto de Ventas con DacEasy Contabilidad, DacEasy actualiza el Mayor General con las Ventas y la información de banco. Toma de Pedidos- Este producto mantiene las ordenes de los clientes desde el momento que se entra hasta el momento que se despacha la mercancía, DacEasy actualiza el Mayor General con Cuentas por Cobrar, Ventas e información de Efectivo. Control Proyecto- Este producto mantiene el costo actual y estimado asociado con varios proyectos. Cuando hace interfaces de Control Proyecto con su programa de Contabilidad, DacEasy actualiza los info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

14 DacEasy Contabilidad costos e información de ventas y le proporciona intensivas capacidad de reportes. Estimado.- Este producto automatiza la licitación de su compañía y proceso de cotización. Cuando hace interfaces de Estimando con su programa de Contabilidad vía Control Proyecto, usted tiene el manejo de una herramienta extremadamente poderosa que le ayuda con precisión a estimar y ofertar sus trabajos. 6. Rastreo de multiples almacenes (*). Con DacEasy puede controlar los costos y las unidades de inventario de varios almacenes. Todo lo que hay que hacer es configurar cada almacen en un registro maestro donde los items almacenados en diferentes localidades se le asigna un inventario y al registro maestro. Puede imprimir reportes que incluyen cantidad y costos del registro maestro y vistas de la averias por situación. 7. Multiples cuentas por pagar y por cobrar (*). Puede asignarle a sus clientes y vendedores diferentes cuentas por pagar o por cobrar. 8. Excluir el pago de un detalle de factura (*). Con DacEasy Contabilidad puede excluir pago de un detalle o item de factura de una manera mas facil. Simplemente seleccione esta opcion al momento de imprimir y excluya el pago del item que desee sin tener que removerlo de la factura. 9. Calidad en la presentacion de sus informes (*). Se impresionara con los reportes que puede generar con DacEasy Contabilidad. Tiene la habilidad de especificar atributos a caracteres por secciones info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

15 Capitulo 1: Bienvenido permitiendole realizar informes mas presentables y mas profesionales. Ademas, podra ajustarlo al tamaño del papel así como especificar margenes a las columnas. Estos formatos pueden ser almacenados en caso de querer usarlo en otra ocasión. 10. Integracion con Microsoft Office (*). Podra crear documentos de Word los cuales podran ser enviados por o impresos con unos cuantos clic del mouse. Ademas, podra representar sus datos de DacEasy en un formato de grafico en Excel y usar todas las facilidades que este programa de Microsoft Office brinda para el manejo de graficos de barras, columnas, circulares, etc. 11. Ajuste de inventario (*). Puede usar los ajustes de inventario para transferir las unidades de un articulo o de un almacen a otro, o para actualizar los valores de inventario y especificar la cuenta del mayor general a compensar. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

16 DacEasy Contabilidad Otras Características Importantes. La siguiente información resalta algunos de las únicas funciones que usted encontrara en DacEasy Contabilidad. Listar Transacciones con múltiples clasificación y rango Incrementada la seguridad de la data a través de Control Acceso de Usuario. Fácil configuración siguiendo una lista de chequeo paso a paso. Exporta e importa información en varios formatos (Excel, Lotus, delimitado por coma y ASCII) Control Activo Fijos por localización, departamento, numero de serial o clases y por fecha de servicio, retiro o generación. Importa transacciones en archivo formato delimitado por coma directamente al mayor general. Crea Informe análisis de flujo de efectivo (FASB95) Informe Año Calendario o Fiscal. Entra recibo y/o pagos y aplica a las facturas directamente a cuenta del mayor general. Permite Salvar la Conciliación Bancaria. Entra recibo o pagos y aplica a las facturas directamente a cuanta del mayor general. Monitores de ventas de servicios, no - inventario e inventario y uso de productos y servicios en facturas. Seguimiento de transacciones Histórica de clientes. Seguimiento de Información de Ventas por Vendedor. Reporte Análisis de Vencimiento por fecha transacción o fecha vencimiento, con la opción de incluir o excluir facturas pagaras. Seguimiento de Rentabilidad del Equipo de Ventas info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

17 Capitulo 1: Bienvenido Departamentaliza sus beneficios por grupo de clientes o grupo de inventario. Clasifica código de producto/servicio como ítem comisionables. Calcula Cargos Financieros. Genera mensaje general de ventas para Estado de Cuentas o Facturas. Crea etiqueta de precio de producto. Seguimiento de transacciones Histórica de producto. Permite prefijar nivel mínimo de cantidad inventario. Reporte de Alerta de producto, mostrando la cantidad a reordenar. Especifica precio de ventas y descuentos. Labor directa puede ser agregada en el proceso de ensamble. Ensambla Producto y factura productos Terminado. Personalización de formularios y reporte aplicado a cualquier negocio. Soporta cualquier NetBios Network y TCP/IP Convenciones del Programa DacEasy Contabilidad estandariza el uso las funciones del programa Windows. Donde las funciones estándares del programa Windows son usadas en este producto, estas funciones operan exactamente igual como operaria un producto de Windows. Si necesita ayuda para entender como usar estas funciones, por favor referirse a la documentación de Windows. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

18 DacEasy Contabilidad Contenido del Paquete. Su paquete de DacEasy Contabilidad para Windows son los siguientes. Si le falta uno de estos, por favor contactar su detallista o a DacEasy Dpto. De Ventas al (809) Discos- (Disponible sí compra la versión de Disco Flexible) CD-ROM- (Disponible sí compra la versión de CD-ROM) Manual Guías del Usuario Tarjeta Número Serial Panfletos de Soporte info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

19 Capitulo 2 Asistencia al Usuario En DacEasy, queremos que le saque el mayor provecho a su nuevo programa. Nosotros entendemos que diferentes personas tienen diferentes necesidades y es por eso que nosotros ofrecemos un numero de recursos para asistirlo en el uso de nuestro producto. La guía de usuario en combinación con el sistema de ayuda en el programa, le provee repuestas a sus preguntas y esta siempre disponible. Si prefiere asistencia uno-en-uno puede contactar a Soporte Técnico a Cliente. Documentación El conjunto de documentación incluye Ayuda En-Línea y Guía del Usuario. Use estos dos recursos para descubrir el poder de DacEasy Contabilidad. Ayuda en Línea Esta ayuda incluida en DacEasy Contabilidad para Windows puede ser usara como ayuda con textos sensitivos o como ayuda procedural. 2-1

20 DacEasy Contabilidad Guía del Usuario La guía del usuario está diseñada para entender como usar su nuevo programa, detallando proceso de contabilidad básica y dirigiéndolo a la AYUDA para información mas detallada. Recursos Adicionales En adición a la documentación suplida con el programa, hay un numero de recursos adicionales que puede mirar para su asistencia. Soporte en El - Lugar y en Salones de Clases. Consultores Certificados que son especialistas independientes en el uso de la tecnología DacEasy, entrenados y certificados por DacEasy para ayudarle a determinar las necesidades de su negocio. Los Consultores Certificados pueden ajustar el programa DacEasy a sus necesidades exactas. Soporte En-Línea. Si tiene acceso a Internet, puede recibir soporte vía acezando a nuestro home page Incluya su número de tarjeta de crédito o su numero Club de Ventajas con su pregunta y recibirá la respuesta vía dentro de las 24 horas, durante horario regular de trabajo. Soporte por teléfono Nuestro soporte técnico está disponible para recibir sus llamadas de 8:30 a.m. hasta las 5:30p.m de lunes a viernes y los sábados de 9:00a.m. a 12:30p.m. 2-2

21 Capitulo 2: Soporte a Usuario Preparándose para una Llamada de Soporte. Cuando llame al Servicio de Soporte Técnico DacEasy, por favor ayúdanos a hacer nuestro soporte tan eficiente como sea posible siguiendo estas pautas: Favor esta en su computadora cuando llama por soporte. Usualmente es necesario recrear el incidente o recorrer a través de una serie de pasos para resolver los problemas técnicos. Si un error ocurrió durante una rutina de Asentar/Posteo o de cierre. Es necesario restaurar el Respaldo/Backup, y entonces corregir el error. Por favor tenga los datos restaurados antes de llamar a la línea de soporte técnico. Si recibió un mensaje de error, es necesario que tenga las palabras exactas del mensaje y el área del programa donde ocurrió. Obtenga información de su sistema. Para los pasos para obtener información de su sistema, refiérase al tópico Ayuda Preparándose para una llamada de soporte. 2-3

22 Capitulo 3 Iniciando Este capítulo le permite iniciar a usar el programa. Esto incluye los requerimientos del sistema, cómo instalar e iniciar el programa, y cómo convertir los datos de su compañía si está actualizando de una versión anterior. Funciones globales, así como son impresora y calculadora, son también explicadas en este capítulo. Requerimientos del sistema Los siguientes son requerimientos mínimos del sistema recomendados para correr DacEasy Contabilidad para Windows. IBM PC o una computadora 100% compatible con un microprocesador Pentium o superior. 16 MB de RAM, 32 Recomendado. Windows 95 con SP1 o más reciente, Windows 2000/me/98/NT. Microsoft o PS/2-mouse compatible. Disco Duro con 20 MB de espacio disponible en el disco duro para el programa y 4 MB adicionales de espacio en el disco duro para cada compañía CD-ROM drive info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

23 DacEasy Contabilidad Monitor a color VGA (Se recomienda con resolución de 800 x 600) Impresora (Windows Compatible) de 80 columnas capaz de imprimir 132 en modo comprimido o una impresora láser Hewlett Packard Laserjet (o compatible). Un módem 9600 o más rápido requerida para usar el discado telefónico info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

24 Capitulo 3: Iniciando Instalando DacEasy Los pasos añadidos en esta sección solo aplican a usuarios que están instalando la versión para un solo usuario del programa. Si usted está instalando la versión para red, lea las instrucciones en apéndice A, Su programa en Red. Para instalar los archivos de programa 1. Pulse el botón de Inicio/Start y apunte a Ejecutar/Run. La caja de diálogo Ejecutar/Run aparecerá. 2. Inserte el CD o Instale el disco en el drive apropiado. Si usted está instalado la versión CD-ROM, la pantalla de introducción aparece automáticamente. Si la pantalla de introducción no aparece automáticamente, corra el archivo MSETUP.EXE. Corra Instalar Productos, y luego pulse Instalar Contabilidad. Pulse en la versión que usted compró (usuario individual o multi - usuario) y la instalación del programa iniciará. Si está instalando la versión de disco flexible, corra el archivo SETUP.EXE en el disco de Instalación y la instalación del programa iniciará. 3. Siga las instrucciones en su pantalla para instalar DacEasy Contabilidad para Windows. Lea el acuerdo de licencia cuidadosamente. Usted debe aceptar los términos de este acuerdo para instalar el programa. Cuando la caja de diálogo de DacEasy Contabilidad para Windows Versión 11 aparezca, seleccione la caja LÉEME. Pulse Terminar para completar la rutina de Instalación. El archivo Léeme aparecerá. Vea esta información para info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

25 DacEasy Contabilidad conocer la más reciente información acerca de DacEasy Contabilidad. Seleccione Salida del menú de archivo para regresar a la rutina de instalación. Pulse menú principal, luego Pulse Salida para salir del proceso de instalación. 4. Después que corra la rutina de instalación, el icono de DacEasy Contabilidad para Windows 11 aparecerá en su escritorio info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

26 Capitulo 3: Iniciando Iniciando DacEasy Usted puede usar cualquiera de los siguientes métodos para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows: Desde el escritorio 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para Windows 11 en su escritorio. 2. Desde el menú de Inicio/Start - Pulse el botón de Inicio, apunte a Programas, luego a Sage Software, y luego Pulse DacEasy Contabilidad para Windows 11. Si ya usted ha configurado su compañía, el programa iniciará con una compañía abierta preseleccionada. Si usted necesita actualizar sus archivos de información de una versión previa, diríjase a la sección titulada Actualizando de una versión previa. Si usted es un usuario nuevo del programa, necesitará añadir los archivos de datos. Los pasos siguientes detallan este proceso. Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para Windows 11 en su escritorio. La primera vez que cargue el programa se le pedirá que se registre. Si elige Sí, la caja de diálogo Número de Serie aparecerá. Entre su número de serie y llave de activación, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse más tarde info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

27 DacEasy Contabilidad La caja de diálogo Identificación Sistema aparecerá. Use esta caja de diálogo para crear una nueva compañía o para añadir la ruta de los datos ejemplo. 2. Complete cada campo en la caja de diálogo Identificación Sistema. Idea: Pulse Help/Ayuda para más información en el cuadro de diálogo Identificación Sistema. 3. Pulse Aceptar para crear el archivo de datos de la nueva compañía. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá. 4. Seleccione la compañía que desea de la caja de diálogo y presione Enter. Saliendo de DacEasy Para salir de DacEasy Contabilidad, elija Salir del menú de Archivo. También puede salir de DacEasy Contabilidad al Pulsar el botón de Cerrar localizado en la barra de título de DacEasy Contabilidad para Windows. Un mensaje aparecerá confirmando su deseo de salir del programa. Elija Sí para continuar info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

28 Capitulo 3: Iniciando Opciones del Menú y Comandos de la Pantalla Principal Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles: Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles: info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

29 DacEasy Contabilidad Transacción Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes: info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

30 Capitulo 3: Iniciando Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles: Asentar Accese a este menú cuando este listo para postear las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles: info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

31 DacEasy Contabilidad Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles: DacAccess Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles: Períodos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles: info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

32 Capitulo 3: Iniciando Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy que estén interfaceados con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos están disponibles: info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

33 DacEasy Contabilidad Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa. F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle. Shift+F1 Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico. F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté. Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora. F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones. F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo. F6 Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6 está activado info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

34 Capitulo 3: Iniciando Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción. F7 Presione cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de posteo. F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro. F9--Presione para cualquier pantalla posteada para dar un backup a los datos antes del posteo. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro. Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9. F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10. Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

35 DacEasy Contabilidad determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible. Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

36 Capitulo 3: Iniciando Configurando los Datos Ejemplos. Los Datos Ejemplo son datos proporcionados por DacEasy para ayudarle a familiarizarse con el programa. Si selecciona la opción Datos Ejemplo durante la rutina de instalación, la compañía de ejemplo será instalado en un fólder en el disco duro. Si no selecciona instalar los datos ejemplo pero desea usarlo ahora, reinstale el programa y seleccione Datos Ejemplo en la caja de diálogo Seleccionar Componentes durante la instalación. Después de haber instalado los datos ejemplo, siga estos pasos para configurar la compañía ejemplo en DacEasy Contabilidad. Para configurar los datos ejemplo. 1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo Abrir compañía se aparecerá. 2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar Compañía aparecerá info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

37 DacEasy Contabilidad 3. Entre el Datos Ejemplo en el campo Nombre de Identificación. 4. Entre C:\DEA4\SAMPDATA en el campo nombre de la ruta del Directorio. Nota: C:\DEA4\SAMPDATA es la ruta preseleccionada para el ejemplo de datos. Si no usó la ruta preseleccionada cuando instaló DacEasy Contabilidad, reemplace C:\DEA4 con la ruta que usó cuando instaló el programa. El ejemplo de datos se instala en un fólder llamado SAMPDATA bajo el fólder del programa. 5. Pulse Aceptar para añadir los datos ejemplo a DacEasy Contabilidad. Un mensaje aparecerá confirmando su deseo de añadir la compañía. 6. Pulse Sí para continuar. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá. 7. Pulse dos veces en la compañía Datos Ejemplo. DacEasy Contabilidad aparecerá con la compañía de ejemplo abierto info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

38 Capitulo 3: Iniciando Abriendo su compañía Después de iniciar el programa por primera vez. DacEasy le pregunta por información acerca de su compañía y usa esta información para crear su archivo de datos de compañía. Esta compañía se convierte en la compañía preseleccionada y se abrirá automáticamente cuando usted inicie el programa. Usted puede añadir un número ilimitado de compañías; aún así, solo puede abrir una compañía a la vez. Usted puede cambiar la compañía preseleccionada en cualquier momento. Agregar una nueva compañía 1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo Abrir compañía se aparecerá. 2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar Compañía aparecerá. 3. Complete cada campo y confirme el espacio requerido disponible en el disco. Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificación del Sistema y aparecerá información detallada relacionada con cada campo. 4. Haga Clic en Aceptar para agregar la compañía info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

39 DacEasy Contabilidad Para abrir una compañía diferente 1. Seleccione Abrir del menú de Archivo. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá. 2. Pulse dos veces la compañía que desea abrir. La información de la compañía aparecerá en el centro de la pantalla Web: Tel: (809) , Fax (809)

40 Capitulo 3: Iniciando Actualizando de una versión previa Si está actualizando de DacEasy Contabilidad para DOS Versión 8 o anterior, debe convertir sus archivos de datos. Use la siguiente lista como guía cuando este actualizando DacEasy Contabilidad para Windows. Si esta actualizando de la versión para red, diríjase al Apéndice A, Su programa en Red Nota: Si esta actualizando desde DacEasy Contabilidad para DOS versión 9, no es necesaria la conversión; los dos primeros artículos en la siguiente lista no aplican. Lista para actualizar Convierta los archivos de datos a Contabilidad para Windows Versión 11. Repita el proceso para cada compañía. Ver Convirtiendo sus datos. Convierta todos los archivos de datos para cada módulo externo que interactué con DacEasy Contabilidad. (Diríjase a módulo externo en la Guía del Usuario para más información). Si instaló el programa dentro de un directorio diferente, puede usar Explorador para mover los archivos a un fólder bajo el directorio de programa. Este paso es opcional. Si esta usando simultáneamente Contabilidad DOS y Windows, quizás desee omitir este paso. Nota: Repita el proceso para cada compañía y para cada módulo externo que interactué con DacEasy Contabilidad para Windows info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

41 DacEasy Contabilidad Si elige mover sus archivos de datos y están interactuando con módulos externos, entre la nueva ruta para sus archivos de Contabilidad en cada módulo externo. (Diríjase a módulo externo en la Guía del Usuario para más información.) Convirtiendo Datos Existentes. Cuando actualiza a DacEasy Contabilidad para Windows desde DacEasy Contabilidad para Dos (Versión 8 o anterior, algunos pasos deben ser ejecutados para asegurar que sus archivos de datos fueron convertidos apropiadamente para el nuevo formato. Use la lista de abajo como guía para asegurarse de completar esos pasos. Es necesario ejecutar los primeros cinco pasos en todos los datos (Compañías) antes de haber actualizado. Nota: Si está actualizando de la Versión 4.4 o anterior a esta, necesitará convertir sus datos a la Versión 5, y luego convertir a la Versión 9. Contacte la División de Ventas de DacEasy al (800) DAC-EASY para un paquete de discos de conversión. Instrucciones completas están incluidas con el paquete de discos de conversión para actualizar sus datos a la Versión 5. Usted puede entonces seguir estos pasos para convertir sus datos a DacEasy Contabilidad para Windows info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

42 Capitulo 3: Iniciando Lista de conversión. Si esta relacionando DacEasy Nómina con Contabilidad, postee Nómina. Elija Consulta desde el menú DacAcces, y luego salga de la pantalla. Esto le asegura que todos sus reportes regulares serán convertidos. Corra el utilitario de archivo en sus datos de contabilidad, y todos los programas DacEasy que relacione con Contabilidad, para cada compañía. (Ver Corriendo utilitario de archivo en la Versión DOS ) Haga Backup de sus archivos de datos de contabilidad y todos los otros programas DacEasy que haga interfaces con Contabilidad para cada compañía. (Ver Copiando datos de DOS ) Corra todos los reportes que normalmente usa para examinar balances para verificar que la conversión tuvo éxito. Recomendamos correr por lo menos sus Saldos por Antigüedad y Balance de Comprobación. Instale la actualización. (Ver Instalando DacEasy, al inicio de este capítulo.) Convierta sus datos de Contabilidad y todos los módulos externos de DacEasy que hacen interfaces con Contabilidad. (Ver Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta ). Nota: Si necesita convertir múltiples compañías, ver Convirtiendo múltiples compañías. Compare los reportes de su versión previa con los reportes de la Versión 11 para verificar el éxito de la conversión info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

43 DacEasy Contabilidad Corriendo las utilidades de archivo en la versión DOS Corra la rutina de utilidades de archivo en sus datos antes de convertir para asegurar la integridad de sus archivos de datos y comprimir los archivos. Para Correr utilitario de archivos en la versión DOS 1. Seleccione Utilitario del menú de Archivo. La pantalla de Utilitario de Archivo aparecerá. 2. Identifique de cual versión está actualizando y siga los pasos apropiados. Actualizando desde la Versión 4.4 o posterior a esta - Si está actualizando de la Versión 4.4 o posterior a esta, escriba A en el campo Número de Archivo y presione Enter Actualizando desde la Versión 4.3 o anterior a esta -Si está actualizando de una versión anterior a 4.4, debe correr utilidades en cada archivo a la vez. Para hacer esto, presione F5 en el campo Selección de Archivo. Seleccione y corra Recobrar en cada Archivo de datos consecutivo. 3. Resalte Recobrar. 4. Presione F10 para comenzar la operación Recobrar. 5. Después de completado el proceso de Recobrar, corra Verificar en el encabezado y el archivo de Facturas Pendientes info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

44 Capitulo 3: Iniciando Backup a Datos de DOS. Es importante que haga una copia antes de convertir sus datos. Si encuentra un error durante el proceso de conversión, debe restaurar la copia y reparar cualquier error antes de tratar de nuevo el proceso de conversión. Para hacer Backup a los Datos de DacEasy Contabilidad para DOS. 1. Elija Backup del menú de Archivo. La pantalla de Backup/Restaurar Archivo aparecerá. 2. Resalte Backup y presione Enter 3. En el campo Origen de Archivos, seleccione Contabilidad. Presione Enter para moverse al campo Ruta Origen. 4. Edite la ruta si es necesario. Puede encontrar fácilmente la ruta a sus datos al mirar en la pantalla Abrir Compañía. Ánote las rutas de cada una de sus compañías; luego, haga Backup a cada una. 5. Elija uno de los siguientes pasos, dependiendo desde cual versión esta convirtiendo: Convirtiendo Versión 8- Entre una ruta válida; por ejemplo A: \ info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

45 DacEasy Contabilidad Convirtiendo Versiones 5, 6, o 7 -Seleccione A o B como el drive objetivo para su Backup. Convirtiendo Versión 4.4 o más reciente - Si está convirtiendo desde la Versión 4.4 o una anterior a esta, entre A: \ o B: \, dependiendo de donde desea guardar el Backup. 6. Presione F10 para comenzar el Backup. Nota: El proceso de conversión renombra los archivos de datos. Si necesita restaurar el Backup hecha en una versión previa, el proceso de conversión debe ser repetido Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta 1. Pulse dos veces el icono DacEasy Contabilidad para Windows 11 en su escritorio/desktop. La primera vez que cargue el programa se le pedirá que se registre. Si elige Sí, la caja de diálogo Número de Serie aparecerá. Entre su número de serie y la llave de activación, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse en otro momento. La pantalla de Conversión de Archivo aparecerá. Nota: Si instaló el programa en un directorio diferente del directorio de programa de DOS, la caja de diálogo Identificación del Sistema aparecerá la primera vez que cargue el programa. Use esta caja de diálogo para identificar la ruta a sus archivos de datos info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

46 Capitulo 3: Iniciando 2. Responda Sí a la pregunta "Borrar después de la conversión archivos de datos previos" si desea que DacEasy borre los archivos de datos previos después de la conversión. Contestando Sí a esta pregunta le conserva espacio en su Disco Duro. Recuerde, después de la conversión, no necesitará sus archivos de datos previos. Conteste No si desea mantener los archivos viejos en su disco duro con el propósito de copiarlos. 3. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de conversión. Al DacEasy convertir sus archivos, le aparecerán el archivo y registro actual. El período de tiempo que se toma para convertir sus archivos depende del número de registro. El proceso normalmente tarda unos minutos, pero espere mayor tiempo para archivos de datos largos. Después de convertir sus datos, DacEasy regresa al menú principal. 4. Imprima sus reportes usuales, por lo menos sus Saldos por Antigüedad y Balance de Comprobación, para verificar la transferencia exitosa de sus datos. Si sus datos aparecen como es de esperarse, esta listo para usar el nuevo programa para procesar sus entradas diarias. Si sus datos lucen incompletos, contacte al Dpto. de Servicio de Soporte al Cliente info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

47 DacEasy Contabilidad Convirtiendo múltiples compañías Si usa DacEasy para más de una compañía, debe correr la rutina de conversión para cada compañía. Después de instalar y correr la Versión 11 por primera vez, DacEasy convierte la compañía preseleccionada como se describe al principio de la sección, "Convirtiendo sus datos desde la versión 5.0 o posterior a esta". Para sus otras compañías, seleccione Abrir desde el menú Archivo. Seleccione la próxima compañía y DacEasy le mostrará un mensaje de conversión. Después de convertir los Datos de la compañía seleccionada, DacEasy abre la compañía que recién convirtió y le muestra el menú principal. Repita este proceso para todas las compañías que aparezcan en la ventana Abrir info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

48 Capitulo 3: Iniciando Iniciando módulos externos desde DacEasy Para iniciar un módulo externo DacEasy dentro del programa DacEasy Contabilidad, necesita asegurarse que la ruta de módulos externos está configurada apropiadamente en DacEasy Contabilidad. Para configurar la ruta externa, inicie el programa DacEasy Contabilidad. Seleccione Valores por omisión desde el menú de Edición, y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja de dialogo de Preferencias del Sistema aparecerá. Entre la ruta de los archivos de programa para cada programa que está relacionando con el área de Módulos Externos. Por ejemplo, para relacionar Nomina, entre C: \DEP4 si aceptó la ruta preseleccionada durante la instalación. Pulse para guardar el cambio. Para iniciar un módulo externo DacEasy desde DacEasy Contabilidad, elija el módulo desde el menú de Módulos. El programa DacEasy aparecerá como el programa Contabilidad DacEasy aún abierto info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

49 DacEasy Contabilidad Trabajando con DacEasy Use esta sección de la Guía del Usuario para familiarizarse con las características generales del programa. Para asegurar la integridad de sus archivos de datos corra utilitario de archivo en sus datos en base regular y haga Backup frecuentemente. Estas características son explicadas en esta sección. Esta sección también incluye información de las siguientes características la caja de diálogo Disposición del Reporte, usando la Calculadora, cambiando la fecha del sistema y usando Miradas. Usando las utilidades de archivo DacEasy incluye una función de utilitario de archivo que usted puede usar para examinar periódicamente la integridad de sus archivos de datos y, si es necesario, reparar archivos dañados. Puede correr esta rutina en cualquier archivo de datos en cualquier momento. Recomendamos que haga Backup de sus datos antes de usar el utilitario. Importante: Puede Pulsar el botón de Cerrar en la caja de diálogo de Estado de Operación para interrumpir la rutina de índices deteriorados, Recobrar y Verificar. Si elige interrumpir la rutina, una pantalla de confirmación aparecerá. Elija Sí para detener la rutina de utilidades. DacEasy completa el utilitario en el archivo actual y muestra un mensaje de cancelación. Es muy importante que regrese después y corra la rutina de utilitario otra vez info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

50 Capitulo 3: Iniciando Usar Utilitario de Archivo 1. Seleccione Utilidades desde el menú de Archivo. La caja de diálogo de Utilidades de Archivo aparecerá. 2. Entre la selección de archivo o Pulse para seleccionar el archivo o grupo de archivos. Nota: El grupo de Mayor examina todos los archivos asociados con el Mayor General, Mayor de Cuentas por Cobrar y Mayor de Cuentas por Pagar. El Grupo de Inventario examina todos los archivos asociados con Inventario Físico y Ensamble. 3. Seleccione el archivo de operación. Quitar Indices - Seleccione esta opción para remover cualquier índice desde sus archivos de datos. Recobrar - Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar el archivo. Verificar - Seleccione esta opción en un archivo con encabezado transacción y DacEasy confirmará que cada transacción esta localizada entre el encabezado y archivo de detalle y borrará cualquier transacción incompleta. Seleccione esta opción en un archivo de factura abierta y DacEasy Confirmará que cada info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

51 DacEasy Contabilidad transacción no posteada en el archivo de facturas abiertas existe en el archivo de transacción y viceversa. Ninguna factura abierta extraviada será añadida. Si una transacción está extraviada, la factura abierta será borrada. Después de correr Verificar se imprime un reporte que lista todos los cambios hechos a un archivo, si los hay. Ver transacción - Seleccione esta opción para ver o editar archivos de transacción. Nota: Por el hecho de que múltiples archivos son actualizados cuando las transacciones son entradas, es muy importante borrar sólo transacciones resultantes de datos alterados. Para borrar transacciones no posteadas, busque la transacción en la pantalla de entrada de transacción y Pulse Borrar desde el área de detalle. Para borrar transacciones posteadas, haga una entrada de reversión. Diríjase a Ayuda para más información. 4. Pulse para iniciar la operación seleccionada. Aparecerá una caja de confirmación cuando el proceso se complete, Pulse Continuar para regresar a la caja de dialogo Utilidades de Archivos. Nota: Si fue seleccionado Ver Transacción, aparecerá una lista de cada transacción. Pulse el botón de Cerrar para regresar a la caja de diálogo de Utilidades de Archivos info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

52 Capitulo 3: Iniciando Protegiendo sus datos Una de las funciones más importantes que usted ejecutará en DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de falla en el disco duro o excesiva corrupción de sus datos, usted debe restaurar el Backup. Sin un Backup tendría que entrar todos sus datos otra vez. Es muy importante que tome los pasos requeridos para tener un Backup actualizada a todo momento. A continuación le ofrecemos una guía de protección para hacer Backup de sus datos. Estos pasos requieren un juego de copias de 10 diskettes. Con este juego de 10 diskettes, tendrá tres meses de datos en caso de que los necesite. Los disketes copiados están divididos en tres grupos individuales: cuatro juegos individuales de copias diarias (Día 1, Día 2, Día 3 y Día 4), tres juegos individuales de copias semanales (Semana 1, Semana 2 y Semana 3), y tres juegos individuales para copias mensuales (Mes 1, Mes 2 y mes 3). Guía de protección para Backup de Datos 1. Ejecute un Backup total de DacEasy en el diskette de copia de la Semana 1. Sería mejor ejecutar esta operación el Viernes por la noche. 2. Cada día de Lunes a Jueves, copie en el juego de disketes Día 1-Día 4 3. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2 4. Cada día, de Lunes a Jueves, copie en el juego de disketes Día 1-Día info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)