Inventario Físico Capítulo 1 INVENTARIO DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 Inventario Físico Capítulo 1 INVENTARIO DacEasy Contabilidad Versión 11 Periódicamente, necesitará chequear y comparar su conteo de inventario físico con el balance del inventario en DacEasy. Estos números son algunas veces diferentes al vencimiento por robos o por daños. Use el módulo del Inventario Físico para ajustar el conteo de sus productos para igualarlo al conteo físico. Este capítulo explica los pasos a seguir. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir la Hoja de Conteo de los Productos. Imprimir el Reporte de Actividad de los Productos. Ajustar el Conteo de su Inventario. 1-1

2 INVENTARIO FÍSICO Preparándose para el Inventario Físico Antes de entrar el conteo del inventario físico, imprima el reporte de Hoja de Conteo para registrar los ajustes que pueda hacer. Determine las necesidades de ajustes para comparar las unidades físicas disponibles por el monto del Reporte de Actividad de los Productos. Use la siguiente lista de chequeos para asegurarse de que actualizó correctamente el balance del Inventario. Lista de chequeo del inventario físico Asentar las transacciones Compras, Facturas y los Ensambles para actualizar los balances de los productos. Si están interfaceados, asiente Toma de Pedido y el Punto de Ventas para actualizar los balances de los productos. Imprimir la Hoja de Conteo. Registrar las fracciones de compras, las unidades actuales disponibles en almacén y cualquier comentario especial. Imprimir el Reporte de Actividad de los Productos. Compare el conteo físico con el conteo en el Reporte de Actividad de Productos. Entre una transacción de inventario físico, registrando los balances correctos para cada producto. 1-2

3 Entendiendo la Pantalla de Hoja de Conteo de Producto Imprima el reporte de Hoja de Conteo para registrar el nivel del inventario antes de contar su inventario. Seleccione Reportes/ Inventario/ Hoja de conteo desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Hoja de Conteo Físico. Figura 1-1: Pantalla de la hoja de conteo de los productos Complete cada campo como se describe debajo para crear la hoja de conteo del inventario organizado de la forma que quiera. Campos en la pantalla de hoja de conteo de los productos Ordenar Por Desde/Hasta Cuando esta pantalla se desplegue, un submenú aparecerá vinculado a este campo. Desde el submenú, escoja como quiere registrar el inventario para ser sorteado en la hoja de conteo. Puede sortear por número de producto, Descripción, departamento M/G, grupo de facturas o suplidor. Use Desde y Hasta como campos para entrar el rango de registros. Por ejemplo, si quiere escojer el departamento L/M en el sorteo por campos y sólo tiene que incluir productos en el departamento 01, entre 01 en el campo Desde, presione Enter en ambos campos para aceptar por defecto. 1-3

4 INVENTARIO FÍSICO Rango Desde/Hasta Use el campo Rango para decirle a DacEasy como ranquear archivos dentro del sorteo por rango. Puede ranquear productos de la última fecha de ventas, unidades compradas, dólares comprados o fecha de la última compra. Use el campo Desde y Hasta, para especificar ciertos archivos dentro del Rango por rangos entrados. Por ejemplo, para ver sólo archivos dentro del departamento 01 M/G con ventas en dólares sobre $100, seleccione Ventas de dólares en el campo rankear. Entre 100 en el campo Desde y presione Enter en el campo Hasta para aceptar por defecto. Generar Hojas de Conteos Cuando esté listo para imprimir las hojas de conteos, presione para desplegar la pantalla de Disposición del Reporte. Escoja su opción de salida y presione. Use las hojas de conteos para registrar el inventario actual disponible. 1-4

5 Imprimir el Reporte de Actividad de Productos Antes de entrar el conteo de inventario físico, querrá imprimir el Reporte de Actividad de Productos. Compare el total en la hoja de conteo con el total en el Reporte de Actividad de los Productos. Corrija todas las discrepancias entrándolas en la pantalla de Inventario Físico. Escoja Reportes/Inventarios/Reporte de Actividad. Se desplegará la pantalla de Reporte de actividad de productos, seleccione la opción de sortear que le ayude a localizar los productos fácilmente. Presione para imprimir el reporte. Figura 1-2: Pantalla de reporte de actividades de productos 1-5

6 INVENTARIO FÍSICO Entrar una Transacción Usando la Opción de Inventario Físico Antes de entrar una transacción de inventario físico verifique que las transacciones de Mercancías Recibidas, Facturación y Ensambles estén asentadas. Si está interfaceado con Punto de Ventas o Toma de Pedidos, también asiente estos módulos. DacEasy desplegará un mensaje de advertencia si trata de entrar el módulo de Inventario Físico antes de asentar todas las transacciones de Recibos de Mercancías, Facturación y Ensambles. Entendiendo la Pantalla de Inventario Físico Para entrar una transacción usando la opción de Inventario Físico, escoja Transacción/Inventario Físico desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Inventario Físico se desplegará. Figura 1-3: Pantalla de inventario físico 1-6

7 Campos en la pantalla de inventario físico Código Entre el código del producto para el cual necesita hacer el ajuste de inventario. Si no sabe el código, presione para desplegar la búsqueda. Seleccione el código y presione Enter. Descripción Cuenta previa Contado DacEasy desplega la descripción asociada con el código entrado. Use este campo para ajustar los montos entrados en la transacción del inventario físico. Este campo contiene un valor si entra un código de producto que ya ha sido entrado en la transacción de inventario físico. Entre el mismo código en una línea diferente cuando necesite corregir una entrada porque DacEasy no le permite editar la línea con el monto incorrecto. Por ejemplo, si comete un error entrando la cantidad correcta disponible, entre otra vez el producto en una nueva línea y entre un ajuste para el monto en la línea de anterior contado. Por ejemplo, asuma que entró 5 en el campo Contado para el producto P0001. Diez líneas debajo revisa que debe haber entrado 15. El campo Anterior Contado lee 5, el cual es el número entrado la primera vez. Entre otra vez el P0001 y escriba 10 en el campo Contado. Cuando entre la transacción de inventario físico, un conteo actual de todas las mercancías le ayudarán a entrar el conteo correcto de inventario. Entre el número de unidades contadas en el conteo físico basado en la fracción de compra. Por ejemplo, asuma que la medida de compra es Docena y la fracción de compra es 12. Si cuenta 12 unidades de ventas disponibles, entre 1 en el campo Contado cuando entre la transacción de inventario físico. Use el campo Contado para ajustar la primera entrada, cuando entre un producto por segunda vez en una transacción de inventario físico. Por ejemplo, si el campo Anterior Contado es 5 y debe ser 3, entre -2 en el campo Contado. Solamente puede usar un número predecido por un signo de menos en este campo si el producto tiene un valor en el campo Anterior Contado. 1-7

8 INVENTARIO FÍSICO Total DacEasy agrega el campo Anterior Contado al campo Contado. En Conclusión Puede usar una de las siguientes funciones después de entrar la transacción. Presione para salvar la transacción. Para volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. 1-8

9 Editar una Transacción de Inventario Físico Las siguientes informaciones muestran los pasos que debe seguir cuando necesita editar una transacción entrada usando la opción de inventario físico. Pasos rápidos para editar una transacción de inventario físico 1. Seleccione Transacción/Inventario Físico. DacEasy desplegará la transacción de inventario físico no asentada. No puede entrar una nueva transacción de inventario físico hasta que la transacción corriente sea asentada o borrada. 2. Presione Enter hasta que el cursor esté en la última línea. 3. Entre todos los ajustes en la línea en blanco. Si necesita ajustar una línea previa, entre el monto del ajuste en el campo Contado. Por ejemplo, suponga que entre 20 en lugar de 19 como el valor contado para el producto P0001. Sobre esta línea, entre otra vez P0001 con un -1 en el campo Contado. Esto resulta en un total de 19 contados para el producto P0001 (20-1=19). 4. Presione para salvar los cambios. 1-9

10 INVENTARIO FÍSICO Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 1: Usando las hojas de conteo para el conteo del inventario Aventura 2: Entrando una transacción de inventario físico. 1-10

11 Notas 1-11