sábado, 21 de agosto de Escriba la fecha con la que el sistema iniciará. CAPTURA DE INVENTARIOS EN MULTILAN

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1 MAR DE BANDA # 2075 COLONIA COUNTRY CLUB GUADALAJARA, JAL, MEX. TEL. (33) , FAX (33) soporte@multilan.com.mx WEB sábado, 21 de agosto de 2004 CAPTURA DE INVENTARIOS EN MULTILAN 3. Escriba la fecha con la que el sistema iniciará. El control de los inventarios siempre es difícil, ya que se requiere de establecer una política administrativa para el flujo de documentos, mediante los cuales se defina como se recibirán y/o entregarán los productos. Una vez establecida esa política administrativa, se deberá respetar siempre para que sus inventarios estén exactos. Existen dos maneras para capturar las existencias en su sistema MultiLAN, una de ellas es la captura de saldos iniciales y la otra es para hacer ajustes a los saldos actuales. CAPTURA DE SALDO INICIAL DE INVENTARIOS. Antes de proceder a la captura del inventario, es necesario haber dado de alta todos los productos, almacenes (si lo requiere), y, no debe existir ningún documento grabado, ya que esto afectaría la existencia de los artículos. 1. Ingresar al menú Documentos/Inventarios/Entradas: 4. Si Ud. va a manejar almacenes, es necesario que se encuentre el campo Alm: en su pantalla; si no se encuentra será necesario configurar la pantalla, para ello refiérase a los siguientes manuales: Configuración de MultiLAN (opciones de MultiLAN).doc Curso de MultiLAN 2003.doc Una vez definida la pantalla, aquí deberá escribir la clave del almacén a capturar. Puede utilizar la opción de Ctrl+F1. 5. Ahora se procede a llenar el documento escribiendo la clave de cada producto en la columna de Artículo, su existencia en la columna de Cant. (en el almacén definido), y por último el costo sin IVA en la columna de Precio. 2. Es muy importante definir la fecha con la que se va a capturar el inventario. Nota: Se recomienda llenar el documento hasta el último renglón visible. 1 2

2 6. Una vez llena la pantalla, grabe el documento presionando la tecla F2. Al ser grabado el documento, se afectarán todos los productos incluidos en él, ingresando la existencia y su costo. Nota: Se debe capturar todos los productos que tengan existencia en cada almacén. Es decir, hacer tantos documentos como necesarios sean para capturar la existencia de todos los productos almacén por almacén. Este reporte debe ser comparado con la existencia física y revisar que coincidan. Si en algunos productos no es igual, haga la consulta de los documentos en el que se ingresaron, corríjalos y vuelva a obtener este reporte. Una vez cotejado y aceptado el inventario, archive este reporte para futuras referencias. Para conocer en que documento se ingresó un producto, obtenga el reporte de Kardex de existencias pormenorizado. 7. Una vez capturado todo el inventario, será muy importante imprimir el siguiente reporte. En él filtre la fecha del inventario y la clave del producto, ahí aparecerá el documento Entrada y su folio correspondiente. Si maneja almacenes deberá filtrar el reporte para obtener un inventario por cada almacén. Puede también utilizar filtros para presentar el inventario por secciones. AJUSTE A LOS SALDOS ACTUALES DE INVENTARIOS. Si Ud. requiere realizar un ajuste a su inventario, ya que la existencia física no es igual a la de su Sistema MultiLAN, será necesario seguir correctamente los siguientes pasos tal cual se describen a continuación. 3 4

3 1. Es necesario organizar todos los productos que tenga la empresa. Esto es, ubicar cada tipo de artículo en su sección o anaquel, la idea es que no se encuentren desubicados. 2. Se debe definir una fecha en la que se hará el conteo. a. Esta fecha debe ser única y en ella no se deberá realizar ningún movimiento de compra o venta; es decir, no capturar ningún documento que afecte al inventario con esa fecha. b. Es necesario surtir todos los pedidos de clientes pendientes a entregar antes de esa fecha y de ser posible facturarlos y entregarlos. c. Capturar las notas de crédito de clientes por devolución pendientes por aplicar. d. También se requiere que se capture todo documento proveniente de proveedor, tales como las facturas o recepciones y notas de crédito. 3. Imprima el reporte de Levantamiento de Inventario, del menú de Reportes/Especiales. a. Dentro del sistema MultiLAN, elija el menú Reportes/Especiales Nota: Si no lo tiene, realice lo siguiente: Elija el botón Nuevo con su mouse, y haga lo siguiente: 1. Escriba en el campo Archivo de reporte, el nombre de LEVFISGE y en el de Nombre del reporte, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, por último presione el botón de Aceptar. b. Al hacerlo aparecerá como se muestra en la siguiente imagen: 2. Al hacerlo aparecerá como se muestra en la siguiente imagen: c. Ahora si podrá obtener el reporte, eligiéndolo y presionando el botón de Aceptar. Puede 5 6

4 generarlo aplicando los filtros convenientes para Ud. Ejemplos: a. Podría escribir el nombre con que comienza los artículos a contar. b. Indicar una clase, grupo o tipo o la combinación de ellos. Esto permitirá contar el inventario por secciones. c. Filtrar por el campo de Ubicación si se tiene definido para cada producto en que sitio se encuentra. Nota: En cualquiera de las formas que se filtre se le puede indicar que lo ordene por descripción. Nota: Es muy importante esta fecha, ya que a partir de ella, se reiniciará la existencia de los productos capturados. Es muy probable que Ud. se tenga que salir del Sistema MultiLAN, mientras esta capturando el inventario y, de ser así, deberá volver a posicionarlo en esta fecha. 6. Para realizar la captura del inventario, ingrese a la opción de Captura del menú Documentos/Inventarios/Inventario Físico. Nota: Si su Sistema es de Red, se podría ingresar a esta opción en varias máquinas para realizar la captura; pero se debe ingresar con la misma fecha. d. Este reporte le permitirá escribir en él, la cantidad que se contó para cada producto. 4. Una vez contada toda la existencia del o los almacenes, se podría, si se desea tener mayor seguridad, hacer conteos de prueba aleatorios para verificar lo escrito con lo contado. Una vez realizado ello se procederá a capturar en el sistema. 5. En el menú Control/Periodos, escriba la fecha con que se definió la captura del inventario. 7. Si su Sistema está trabajando con almacenes, le presentará la siguiente pantalla. En ella escriba la clave del almacén a capturar o presione la combinación de teclas Ctrl+F1. Finalmente elija el botón Aceptar. 7 8

5 Si requiere de corregir la existencia de algún producto anterior, sólo basta presionar la combinación de teclas Alt+C, escribir la clave del producto y presionar la tecla Enter ; una vez presentado el artículo, corrija la existencia y presione la tecla F3. d. Una vez terminada la captura de todos los productos, presione la tecla F2, para que salir de la captura. 8. La siguiente pantalla será donde se capture la existencia contada en el reporte impreso anteriormente. Los pasos siguientes describen la manera en que se deberá capturar. Nota: Hasta aquí, sólo se ha registrado la cantidad de existencia para cada producto, el Sistema no ha afectado aún nada. 9. Para realizar la afectación al inventario, es decir, que realice el ajuste, elija la opción Afectación del menú Documentos/Inventarios/Inventario Físico. a. Basándose en el reporte, escriba la clave del artículo y presione la tecla Enter. Observe que su cursor pasa hasta al campo Existencia. En esta forma de ajustar el inventario, sólo permite registrar la existencia y no los costos. b. En el campo Existencia, escriba la cantidad contada físicamente. c. Presione la tecla F3 para grabar ese producto e ingresar a registrar el siguiente. Debe realizar este inciso hasta terminar con todos los productos. 10. Si su Sistema está trabajando con almacenes, le presentará la siguiente pantalla. En ella escriba la clave del almacén a afectar o presione la combinación de teclas Ctrl+F1. Finalmente elija el botón Aceptar. Nota: Es muy importante registrar todos los productos aunque no tenga existencia de él. Es decir, debe registrarlo con existencia cero; de no hacerlo, MultiLAN dejará la existencia que él tenía. También puede ser posible que Ud. tenga la necesidad de abandonar este proceso, y posteriormente continuar, para ello presione la tecla F2. Si fuera el caso, recuerde que debe volver a fijar la fecha antes de ingresar a este lugar. 9 Aparecerá la siguiente pantalla en donde Ud. observará el proceso de afectación para cada artículo. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo de la cantidad de productos que Ud. tenga. 10

6 Una vez terminada la afectación, se desplegará la siguiente pantalla, en donde se indicará los folios que fueron utilizados para lograr el ajuste. Estos folios no son modificables. Este reporte debe ser comparado con la existencia física y revisar que coincidan. Si en algunos productos no es igual, siga los pasos indicadosen el tema de Modificación de la afectación al inventario. Una vez cotejado y aceptado el inventario, archive este reporte para futuras referencias. Modificación de la afectación al inventario 11. Una vez capturado todo el inventario, será muy importante imprimir el siguiente reporte. Para conocer en que documento se ingresó un producto, obtenga el reporte de Kardex de existencias pormenorizado. Si maneja almacenes deberá filtrar el reporte para obtener un inventario por cada almacén. Puede también utilizar filtros para presentar el inventario por secciones. En él filtre la fecha del inventario y la clave del producto, ahí aparecerá el documento Entrada y su folio correspondiente. 1. Ingrese a la opción de Modificación del menú Documentos/Inventarios/Inventario Físico

7 4. Ahora si ya quedará afectado ese producto; si desea modificar otro, vuelva a repetir los pasos de este temma. Nota: Toda mercancía que llegue acompañada de un documento con fecha del día del inventario o anterior a ella, deberá ser capturada con fecha posterior a la del inventario. Si no lo hace así, MultiLAN ingresará el documento pero no agregará la mercancía al inventario. 2. Aparecerá la siguiente pantalla en donde se indicará el folio del documento de entrada en el que se encuentra el producto a corregir. Recordemos que este folio fue presentado en el reporte generado anteriormente. Una vez escrito el folio presione la tecla TAB que se encuentra a la izquierda de la tecla Q, y en el campo Clave, escriba la clave del producto a corregir y nuevamente presione la tecla TAB. Por último, en el campo Actual, escriba la cantidad de existencia real. Presione el botón Aceptar. 3. Al presionar el botón Aceptar, pedirá la confirmación de la afectación