Indice de Inventarios

Transcripción

1 Indice de Inventarios I Instalación Instalación del Software por primera vez Activación y Registro del Software Instalación de una Nueva Versión Mediante un Nuevo CD Mediante los archivos bajados de Internet..... II Desactivación Desactivación... III Ingreso al Sistema.... IV Menú del Sistema..... Menú Horizontal 1. Archivo Selección de Compañía 1.2. Respaldar Base de Datos Recuperar Datos Compañía Recuperar Datos Inventarios Imprimir Salir Mantenimiento Compañías Agregar Compañía Modificar Compañía Borrar Compañía Proveedores Agregar Proveedores Modificar Proveedores Borrar Proveedores Bodegas Agregar Bodegas Modificar Bodegas Borrar Bodegas Categorías Agregar Categorías Modificar Categorías Borrar Categorías Unidades de Medida Agregar Productos o Servicios Modificar Productos o Servicios Borrar Productos o Servicios Productos Agregar Productos Modificar Productos Borrar Productos Combos Agregar Combo Modificar Combo Borrar Combo Existencias Agregar Existencias Modificar Existencias Borrar Existencias Pedidos Ordenes de Compra Entradas Salidas Precios.

2 Indice de Inventarios Importaciones Ingresar Facturas Ingresar Cargos a Importación Liquidar Importación Mantenimiento de Cargos Seriales Entradas Salidas Promociones Productos por Promoción Tipos de Cambio. 3. Misceláneos Levantar Saldos Iniciales Modificar Precios Toma Física del Inventario Consultar Existencias Mensuales Cierre Anual de Inventarios Conciliación con Contabilidad Eliminar Productos Configuración Configuración Parámetros de Reportes Seguridad Cambiar Contraseña Usuarios Agregar Usuarios Modificar Usuarios Eliminar Usuarios 5.3. Permisos Agregar Permisos Modificar Permisos Eliminar Permisos 5.4. Configurar Permisos 5.5. Bitácora Ayuda Acerca de Contenido Solicitar Asistencia Remota... Menú de Botones 1. Configuración.. 2. Bodegas Agregar Bodegas Modificar Bodegas Borrar Bodegas Categorías Agregar Categorías Modificar Categorías Borrar Categorías Unidades de Medida Agregar Unidades de Medida Modificar Unidades de Medida Borrar Unidades de Medida Productos Agregar Productos Modificar Productos Borrar Productos.

3 Indice de Inventarios 6. Existencias Agregar Existencias Modificar Existencias Borrar Existencias Pedidos Ordenes de Compra. 9. Entradas Salidas 11. Reportes Catálogo de Productos Inventario General Categoría Inventario General por Bodega al Día de Hoy Inventario General por Bodega Detallado Inventario General por Categoría Diferencias en Existencias Resumen del Costo del Inventario por Categoría Listado de Precios Listado de Precios y Existencias Listado de Entradas Listado de Entradas por Fecha Listado de Entradas por Proveedor Listado de Entradas por Proveedor Resumido Listado de Entradas por Producto Listado de Salidas por Concepto Listado de Salidas por Producto Detallado Listado de Salidas por Producto Resumido Listado de Ordenes de Compra Listado de Existencias para Toma Física Listado de Productos para Toma Física Listado de Diferencias en Toma Física Listado de Mínimos CARDEX Listado de Proveedores por Producto Listado de Salidas por Descripción Listado de Salidas por Solicitante Listado Combos.

4 I Instalación El programa instalador se encarga de crear los subdirectorios adecuados y copiar todos los archivos del sistema al disco duro. 1. Instalación del Software por primera vez: Para instalar el software solo deberá introducir el CD con el programa Facturación y esperar a que se inicie el proceso de instalación. Durante la instalación pulse <Enter> a cada pantalla que se presente solicitando alguna respuesta. Procure no usar el Mouse. Es posible que durante la instalación se presenten varias pantallas que indican el error: Conflicto de Versiones/Version Confict. Si es así solo pulse <Enter> a cada pantalla. 2. Activación y Registro del Software: Si tiene varias licencias o el software va ha estar integrado a otros módulos, como Contabilidad, Cuentas x Pagar, Facturación, etc. Primero deberás crear una carpeta en el equipo que va a funcionar como Servidor y copiar ahí todas las bases de datos. La carpeta podrá llamarse BDMillenium y deberá estar compartida con todos los derechos para los usuarios. Las bases de datos a copiar en la carpeta BDMillenium son las que se encuentran en la carpeta de cada sistema y se identifican con el nombre del sistema. La de Contador Millenium es Contador.mdb, la de Inventarios es Inventarios.mdb la de Facturación es DBFacturación.mdb, la de SISOT es DBSisot.mdb Luego en cada equipo deberás crear una unidad de red (mapear) con la carpeta compartida. Al ingresar por primera vez al sistema se mostrará una pantalla con los términos de la licencia del producto: 1

5 Lea el acuerdo de la licencia y pulse Aceptar para proseguir con el registro del sistema. Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nombre: ingrese su nombre y pulse <Enter>. Compañía: escriba el nombre de la empresa dueña de la licencia del programa o bien sus iniciales o la palabra Personal, Hogar, Servicios Contables, etc. y pulse <Enter>. Base de Datos Inventarios: aquí se debe indicar la dirección de la base de datos usada por el sistema Control de Inventarios. Normalmente deberás dar clic sobre el botón de la derecha < > y abrir la base de datos Inventrios.mdb de la carpeta del sistema. Pero si el sistema va a usar una base de datos que se encuentra en otra carpeta o equipo (normalmente cuando va a poner en red varias licencias) entonces deberás pulsar el botón de la derecha y abrir la carpeta compartida (o mapeada) que contiene la base de datos Inventarios.mdb, luego de doble clic sobre la base de datos. Base de Datos Millenium: aquí se debe indicar la dirección de la base de datos usada por el sistema Contador Millenium. Normalmente deberás dar clic sobre el botón de la derecha < > y abrir la base de datos Contador.mdb de la carpeta del sistema. Pero si el sistema va a usar una base de datos que se encuentra en otra carpeta o equipo (normalmente cuando va a poner en red varias licencias) entonces deberás pulsar el botón de la derecha y abrir la carpeta compartida (o mapeada) que contiene la base de datos Contador.mdb, luego de doble clic sobre la base de datos. Llave de Activación: para obtener la llave de activación deberás llamar a Tecsis de Costa Rica y solicitar la llave de Activación. Una vez ingresada la llave de activación esta ya no se necesitara más, ahora podrá pulsar <Enter> o dar clic en el botón Aceptar 2

6 I M P O R T A N T E! El Sistema cuenta con un usuario administrador que tiene derecho a realizar cualquier operación dentro del sistema. El Nombre del Usuario es ADMINISTRADOR y la clave es MASTER. Existe una compañía de ejemplo o de prueba llamada ABASTECEDOR LOS CIPRESES S.A.. 3. Instalación de una nueva versión: La instalación de una nueva versión podrá hacerse de dos formas: Mediante un Nuevo CD o bajándola de Internet Mediante un nuevo CD: si recibió un nuevo CD con la última versión del Software deberá seguir los siguientes pasos: a) Renombrar la carpeta donde se encuentra la versión antigua. Normalmente la carpeta se encuentra en C:\Archivos de Programa\Inventarios a no ser que al instalarlo haya indicado otro nombre de carpeta. Podría cambiar el nombre a BKInventarios. b) Insertar el CD y seguir los pasos descritos en el Capítulo: Instalación del Software. c) Una vez finalizada la instalación ingrese al sistema si la información no aparece, deberá recuperar la Información de Facturación como se indica en los Capítulos: Recuperar Datos Compañía y Recuperar Datos Facturación. Si el sistema esta en red es posible que no tenga que recuperar la información ya que esta debería estar en una carpeta compartida Mediante los archivos bajados de Internet: en este caso deberá seguir las instrucciones en el documento: Instrucciones.doc el cual es uno de los archivos que se bajan de Internet. 3

7 II Desactivación Antes de proceder a la desactivación del programa deberá sacar un respaldo de todas las compañías que haya creado. La desactivación deberá hacerse en cualquiera de los siguientes casos: Antes de instalar un nuevo Windows aunque sea de la misma versión previamente instalada. Si desea cambiar el programa a otra computadora. Antes de formatear el disco duro para cualquier propósito. Antes de llevar la computadora al taller para cualquier revisión o reparación, ya que es posible que el técnico realice cambios en la configuración del disco duro o Sistema Operativo. La desactivación cuenta con dos pasos principales que se describen a continuación: 1. Desactivación: Este proceso es el encargado de brindar una numeración que será necesaria para volver a instalar el programa en una computadora, aunque sea en la misma. 1- Haga clic en Inicio/Start 2- Haga clic en Programas/Programs 3- Haga clic en 4- Haga clic en Al hacerlo se le solicitará la confirmación. Para desactivar el programa pulse el botón Si. Seguidamente se mostrará el código de la desactivación, el cual deberá reportar a Tecsis de Costa Rica a la mayor brevedad posible. 4

8 SN/50701 Cod: Nota: la desactivación no borra el programa. Para volver a usarlo solo deberá ingresar al sistema y activarlo nuevamente solicitando la llave de activación a Tecsis de Costa Rica. 5

9 III Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema de clic en el icono que aparece en Inicio o si lo puso en el escritorio hágalo desde ahí. También podrá accesar el sistema desde Inicio/Programas/Tecsis/Inventarios. Al ingresar al sistema aparecerá una pantalla informativa durante unos cuantos segundos, la pantalla es como la siguiente: Seguidamente si es la primera vez que ingresa se le solicitará seleccionar la compañía con la que va a trabajar. 6

10 Seleccione la compañía de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez seleccionada puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y el password. Ingrese el nombre del usuario y el password para la compañía que esta abriendo y haga clic en el botón <Ingresar>. 7

11 IV Menú del Sistema Una vez ingresados al sistema se mostrará la pantalla principal donde se aparecen todas las opciones disponibles en el Sistema. El sistema de inventarios se compone de dos menús: el Menú Horizontal y el Menú de Botones. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en este sistema: Menú Horizontal: El menú horizontal es el que esta situado en la parte superior de la pantalla. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en este menú: 1. Archivo: Al dar clic sobre la opción Archivo del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 1.1. Seleccionar Compañía: esta opción nos permite seleccionar una compañía diferente a la actual. Al dar clic sobre esta opción se presenta la pantalla de selección de compañías. 8

12 Seleccione la compañía de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista o hacer doble clic con el Mouse. Una vez seleccionada puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y el password. Digite el nombre del usuario y el password y de clic sobre el botón <Ingresar>. El nombre de la compañía seleccionada aparecerá en el título de la pantalla principal Respaldar Base de Datos: esta opción permite hacer una copia de la base de datos del Sistema Inventarios. Al hacer clic sobre esta opción se presenta la pantalla de respaldo: 9

13 El sistema asigna un nombre automáticamente a la copia de la base de datos agregándole la fecha del día en que se realiza el respaldo. Seleccione la carpeta y/o unidad de disco donde desea guardar el respaldo y de clic en el botón <Guardar>. Recuerde que es muy importante hacer respaldos periódicamente (de ser posible todos los días) y guardar la información en un medio diferente al disco duro donde se encuentra la base de datos original (puede usar una llave maya o una unidad de CD o DVD) Recuperar Datos Compañía: esta opción permite recuperar la información de la compañía. La cual se almacenará en la base de datos contador.mdb y solo deberá recuperarse en caso de que la computadora que contiene el Sistema de Inventarios vaya a afectar la contabilidad y no este en red con el equipo donde está instalado el Sistema de Contabilidad. Sin embargo debido al peligro de perder información se recomienda que solicite asistencia técnica a Tecsis de Costa Rica. En esta pantalla deberá seleccionar la carpeta o unidad de disco donde se encuentra la base de datos de la compañía a recuperar. Para buscarla puede dar clic en Mi PC o Mis sitios de red (si estuviera en otro equipo que esta en red). Una vez encontrada de clic sobre el archivo y de clic sobre el botón <Abrir>. Seguidamente se mostrara la pantalla de recuperación de datos. 10

14 Seleccione la compañía a recuperar de la lista de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) y pulse el botón > para pasarla a la lista de la derecha (Listado de compañías a recuperar). Luego de clic sobre el botón <Recuperar>. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en esta pantalla: Listado de Compañías en Backup: En esta ventana se muestra el listado de todas las compañías existentes en la base de datos a recuperar. Listado de Compañías a Recuperar: En esta ventana se muestra el listado de las compañías que serán recuperadas. Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa todas las compañías de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Pasa todas las compañías de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Una vez seleccionadas las compañías a recuperar de clic en este botón para realizar la recuperación. Seguidamente se le solicitará la confirmación. 11

15 De clic en el botón <Si> para recuperar la información o de clic sobre el botón <No> para cancelar la recuperación. Una vez recuperada la información se mostrara el siguiente aviso. De clic en el botón <Aceptar> Recuperar Datos Inventarios: esta opción permite recuperar la información de los inventarios. La cual se almacenará en la base de datos Inventarios.mdb y solo deberá recuperarse en caso de traslado del sistema a otro equipo. Sin embargo debido al peligro de perder información se recomienda que solicite asistencia técnica a Tecsis de Costa Rica. En esta pantalla deberá seleccionar la carpeta o unidad de disco donde se encuentra la base de datos de la compañía a respaldar. Para buscarla puede dar clic en Mi PC o Mis sitios de red (si estuviera en otro equipo que esta en red). Una vez encontrada de clic sobre el archivo y de clic sobre el botón <Abrir>. Seguidamente se mostrará la pantalla de Recuperación de Datos. 12

16 Seleccione la compañía a recuperar de la lista de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) y pulse el botón > para pasarla a la lista de la derecha (Listado de compañías a recuperar). Luego de clic sobre el botón <Recuperar>. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en esta pantalla: Listado de Compañías en Backup: En esta ventana se muestra el listado de todas las compañías existentes en la base de datos a recuperar. Listado de Compañías a Recuperar: En esta ventana se muestra el listado de las compañías que serán recuperadas. Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa todas las compañías de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Pasa todas las compañías de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Una vez seleccionadas las compañías a recuperar de clic en este botón para realizar la recuperación. Seguidamente se le solicitará la confirmación. 13

17 De clic en el botón <Si> para recuperar la información o de clic sobre el botón <No> para cancelar la recuperación. Una vez recuperada la información se mostrara el siguiente aviso. De clic en el botón <Aceptar> Imprimir: Al dar clic sobre esta opción se mostrara la pantalla de reportes, que contiene un listado de todos los reportes disponibles para este sistema. La explicación detallada se encuentra en le Menú de Botones Salir: salir del sistema. 2. Mantenimiento: Al dar clic sobre la opción Mantenimiento del Menú del sistema se muestran las siguientes opciones: 2.1. Mantenimiento de Compañías: Esta opción nos permite Consultar, Agregar, Modificar o Eliminar Compañías. La pantalla es como sigue: 14

18 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas compañías. Editar: permite modificar la información de una compañía. Eliminar: permite borrar una compañía que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Compañías: permite agregar una nueva compañía. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Compañías: seleccione la compañía que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la compañía y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la compañía seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 15

19 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Compañías: seleccione la compañía que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la compañía y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la compañía seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar la compañía seleccionado o <No> para salirse sin borrar Proveedores: Esta opción nos permite Consultar, Agregar, Modificar o Eliminar proveedores. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos proveedores. Editar: permite modificar la información de un proveedor. Eliminar: permite borrar un proveedor que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla. 16

20 Agregar Proveedores: permite agregar un nuevo proveedor. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Proveedores: Seleccione el proveedor que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del proveedor pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrara la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Para salir de esta pantalla pulse la tecla <Esc> Borrar Proveedores: seleccione el proveedor que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del proveedor y pulsando el botón <Eliminar>. Para salir de la lista de proveedores de clic sobre el botón <Cerrar> o presione la tecla <ESC> Bodegas: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Bodegas. La pantalla es como sigue: 17

21 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas bodegas. Editar: permite modificar la información de una bodega. Eliminar: permite borrar una bodega que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Bodegas: permite agregar una nueva Bodega. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. Si en la configuración indicamos que afectará el modulo de contabilidad, debemos seleccionar la cuenta contable correspondiente al inventario de la bodega que se esta creando. Si contablemente contamos con varios departamentos o centros de costos y queremos que se refleje la información correspondiente a las ventas, compras, inventarios y costo de ventas de cada departamento en los estados de resultados debemos crear cuentas para cada uno de estos rubros para cada departamento y en el modulo de inventarios las bodegas representarían a los departamentos usando el código de la cuenta contable de Inventarios para definir el departamento. Si se cuenta con varias bodegas físicas o virtuales de las cuales se realizan traslados de una bodega a otra, es necesario crear una Bodega con el código 9999 con el nombre Productos en Transito. Esta bodega es utilizada por el sistema a la hora de 18

22 hacer una salida por traslado. Permitiendo ver la información del traslado en dicha bodega hasta que se de la entrada por traslado en la nueva bodega. El código de esta bodega debe respetarse, lo que significa que sólo puede ser Modificar Bodegas: Seleccione la bodega que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la bodega y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrara la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Borrar Bodegas: Seleccione la bodega que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la bodega y pulsando el botón <Eliminar>. Pulse el botón <Si> para borrar la bodega seleccionado o <No> para salirse sin borrar Categorías: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Clientes. La pantalla es como sigue: 19

23 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas categorías. Editar: permite modificar la información de una categoría. Eliminar: permite borrar una categoría que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Categorías: permite agregar una nueva categoría. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Categorías: Seleccione la categoría que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla. Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Categorías: seleccione la categoría que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 20

24 Pulse el botón <Si> para borrar la categoría seleccionada o <No> para salirse sin borrar Unidades de Medida: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Unidades de Medida. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas unidades de medida. Editar: permite modificar la información de una unidad de medida. Eliminar: permite borrar una unidad de medida que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Unidades de Medida: permite agregar una nueva unidad de medida. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. Si la unidad de medida es divisible debe indicarlo marcando sobre la casilla. 21

25 Modificar Unidades de Medida: Seleccione la unidad de medida que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la unidad de medida y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Unidades de Medida: seleccione la unidad e medida que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la unidad de medida y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar la unidad de medida seleccionada o <No> para salirse sin borrar Productos: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar productos. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de un nuevo cliente. Editar: permite modificar la información de un cliente. Eliminar: permite borrar un cliente que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Productos: permite agregar un nuevo producto. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 22

26 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. Digite 0 en las Cuentas Contables para Ventas y Compras. Seguidamente se le solicitará ingresar las existencias del nuevo producto. Si no hay existencias puede pulsar la tecla <Esc> o ingresar existencias 0 en la siguiente pantalla. La pantalla es como sigue: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Productos: Seleccione el producto que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla. 23

27 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Productos: seleccione el producto que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar Combos: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar combos. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite ingresar combos. Editar: permite modificar la información de un combo. Eliminar: permite borrar las existencias de un combo que se hayan creado por error. 24

28 Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Combos: permite agregar combos. Primero deberá seleccionar el producto combo dando clic con el Mouse sobre el nombre del mismo, luego de clic sobre el botón <Nuevo>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Combos: Primero seleccione el combo dando clic sobre el nombre del mismo, luego seleccione el producto al que desea modificarle las existencias dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Combos: Primero seleccione el combo dando clic sobre el nombre del mismo y pulse el botón <Eliminar>. Si el combo tiene existencias no se podrá eliminar sino que mostrará la siguiente pantalla: 25

29 Pulse el botón <Si> para borrar las existencias del producto seleccionado o <No> para salirse sin borrar Existencias: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar existencia. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite ingresar las existencias de un producto. Editar: permite modificar la información de las existencias de un producto. Eliminar: permite borrar las existencias de un producto que se hayan creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Existencias: permite agregar las existencias de un producto. Primero deberá seleccionar el producto dando clic con el Mouse sobre el nombre del mismo, luego de clic sobre el botón <Nuevo>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 26

30 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Existencias: Primero seleccione la bodega dando clic sobre el nombre de la misma, luego seleccione el producto al que desea modificarle las existencias dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Existencias: Primero seleccione la bodega dando clic sobre el nombre de la misma, luego seleccione el producto al que desea borrar las existencias dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar las existencias del producto seleccionado o <No> para salirse sin borrar Pedidos: esta opción nos permite hacer una solicitud de cotización de los productos que faltan en el inventario. 27

31 Para realizar un pedido se debe indicar el proveedor, forma de pago, fecha, entre otros y la lista de productos a solicitar. Guardar: Si por alguna razón no se puede terminar de digitar el pedido existe la opción de guardar, la cual permite posteriormente continuar con la realización del pedido. Cargar: Permite cargar un pedido pendiente de terminar. Aceptar: Una vez terminado el pedido queda listo para ser utilizado. Una vez registrada la cotización el sistema pregunta si se desea imprimir el pedido o no. Ver: Esta opción nos permite ver la lista de pedidos por fecha, con los respectivos productos que conforman el pedido Órdenes de Compra: esta opción nos permite realizar una Orden de Compra de los productos faltantes en el inventario. 28

32 Se debe indicar un Proveedor, Forma de Pago y si se desea un numero de Pedido, el sistema carga automáticamente los productos registrados en dicho Pedido para facilitar la digitación. Guardar: Si por alguna razón no se puede terminar de realizar la orden de Compra existe la opción de guardar, la cual permite posteriormente continuar con la realización de ésta. Cargar: Muestra la lista de órdenes de compra pendientes y permite seleccionar aquella que se desee terminar. Aceptar: Una vez terminada la Orden de Compra queda lista para ser utilizada. El sistema pregunta si se desea imprimir la orden o no. Ver: Esta opción nos permite ver la lista de órdenes de compra por fecha, con los respectivos productos que la conforman Entradas: Permite registrar entradas de productos al inventario, con una entrada se pueden registrar uno o varios productos. Para ingresar todos los datos utilizados basta con utilizar la tecla ENTER, para realizar una entrada a inventarios debe indicarse Bodega donde ingresa mercadería, Proveedor, Concepto de la entrada, ya sea por orden de compra por lo tanto debe indicarse el numero de orden y el sistema carga automáticamente todos los productos registrados bajo esa orden de compra, la entrada puede ser por Compra Directa (Indicar numero de factura), Traslado de otra bodega, Devolución, Ajuste y/o Producción. Aceptar: Una vez que se terminó de llenar la información de Entrada a inventarios, este botón permite aplicar la entrada. El sistema pregunta si se desea imprimir un comprobante de entrada o no. 29

33 Ver: Al dar clic en este botón se muestra la lista de entradas que se han registrado ordenadas por bodega y por fecha, a la vez se puede observar los productos que conforman cada entrada y permite realizar búsquedas por numero de requisición. El listado de Entradas presenta dos opciones: Anular: permite anular o reversar la entrada seleccionada con solo dar clic en el botón <Anular>. Editar: permite cargar la información de una entrada y modificarla con solo dar clic en el botón <Editar> Salidas: Permite realizar una salida de productos del inventario. La ventana utilizada para realizar una salida de inventario permite moverse con la tecla ENTER, para registrar una Salida de inventarios debe indicarse Bodega de la cual sale la mercadería, Concepto (Traslado, Defecto, Ajuste, Otro) y lista de productos que conforman la salida. Ver: Permite ver la lista de requisiciones (entradas) realizadas en cada una de las bodegas. Permite Editar o Anular una entrada al inventario. 30

34 Desde esta ventana se puede realizar la búsqueda de una requisición utilizando como referencia el número de requisición. Entre otras opciones encontramos: Imprimir: permite imprimir la requisición de salida que se ha seleccionado. Editar: permite modificar una requisición de salida. Anular: permite anular o reversar una requisición de salida. Guardar: Si por cualquier motivo no puede terminar de digitarse la entrada el sistema permite guardar la salida de Inventarios sin haberse aplicado. Posteriormente, pregunta al usuario si desea imprimir un comprobante de lo que se ha registrado. Cargar: permite seleccionar y cargar una Salida de Inventarios que no ha sido aplicada. Desde esta ventana se puede realizar la búsqueda de una requisición utilizando como referencia el número de requisición. Entre otras opciones de esta ventana encontramos: Imprimir: permite imprimir la requisición de salida que se ha seleccionado. Editar: permite modificar una requisición de salida. Anular: permite anular y/o reversar una requisición de salida. Aceptar: almacena y aplica una salida de inventarios Precios: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar precios. Los precios se pueden aplicar a uno o varios productos, pudiendo así un producto tener varios precios. A cada cliente se le podrá asignar un precio específico, de manera que al facturar a un cliente determinado el sistema tomará el precio indicado para ese cliente en los productos facturados. La pantalla es como sigue: 31

35 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite ingresar las existencias de un producto. Editar: permite modificar la información de las existencias de un producto. Eliminar: permite borrar las existencias de un producto que se hayan creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Precios: permite agregar nuevos precios. De clic sobre el botón <Nuevo>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Precios: Seleccione el precio que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del precio y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 32

36 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Precios: Seleccione el precio a eliminar dando clic sobre el nombre del mismo y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el precio del producto seleccionado o <No> para salirse sin borrar Importaciones: esta opción nos permite calcular el costo de los productos importados, mediante la inclusión de las facturas de importación y los demás cargos a la importación. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Ingresar Facturas: permite ingresar las facturas por importación. Ingresar Cargos a Importación: permite el ingreso de los cargos a la importación. 33

37 Liquidar Importación: permite liquidar la importación aplicando y prorrateando los cargos a la importación obteniendo así el costo real de la importación por producto importado. Mantenimiento de Cargos: permite el ingreso de los diferentes cargos relacionados con las importaciones Ingresar Facturas: permite agregar nuevos precios. De clic sobre el botón <Nuevo>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ingresar Cargos a Importación: Seleccione el precio que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del precio y pulsando el botón <Editar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Liquidar Importación: Seleccione el precio a eliminar dando clic sobre el nombre del mismo y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Mantenimiento de Cargos: Seleccione el precio a eliminar dando clic sobre el nombre del mismo y pulsando el botón <Eliminar>. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 34

38 3. Misceláneos: Al dar clic sobre la opción Misceláneos del Menú del sistema se muestran las siguientes opciones: 3.1. Modificar Costos: Para ingresar a esta opción el sistema solicita que el usuario se identifique con el fin de verificar que tenga los permisos necesarios para realizar un cambio de costos de los productos. Desde esta ventana nos permite realizar un aumento en el precio de los productos, este aumento se puede realizar por rango de categorías o en todas las categorías, si solo desea afectar una categoría debe seleccionar la opción de Rango de categorías y escribir la misma categoría en los campos De y A. El monto aumentado puede representarse como un monto fijo con solo digitar dicho monto en el campo Monto de esta ventana o representarlo como un porcentaje con solo digitar el monto y seleccionar el check que se encuentra a la par del monto eso para indicarle al sistema que el monto digitado constituye un porcentaje. Para aplicar el cambio de clic en el botón <Aceptar>. Para salir de esta ventana presione la tecla <ESC> Liquidar Órdenes de Compra: Acá se muestra la lista de órdenes de compra que no han sido aplicadas a una entrada. 35

39 Editar: permite modificar una orden de compra pendiente de aplicación. Anular: permite anular una orden de compra Toma física del Inventario: permite ver las existencias reales de bodegas y ajustar el inventario. Generar: por seguridad el sistema pregunta si realmente se desea generar toma física, posteriormente, genera un listado de productos por bodega, ordenados por código de producto. Con este reporte se debe revisar en bodega las existencias de los productos y anotarlos en el campo correspondiente. Actualizar: muestra una ventana que permite actualizar las existencias por bodega Debe digitar la cantidad que se encontró en bodega y el sistema automáticamente saca una diferencia entre lo registrado y lo encontrado en bodega. Después tiene que hacer clic sobre el botón <Aceptar>. 36

40 Aprobar: permite imprimir un reporte de la toma física que se realizó con el fin de revisar que los datos registrados son los correctos. El reporte muestra la lista de productos en cada bodega y una comparación de la existencia registrada en el sistema y la toma física que se acaba de realizar. Si por alguna razón se digito una cantidad incorrecta el sistema permite modificar la toma física haciendo clic en el botón <Actualizar>, para luego volver a dar clic en el botón <Aprobar>. Aplicar: finalmente, se debe aplicar la toma física al inventario, las existencias de los productos se modifican de acuerdo a los datos ingresados. 37

41 4. Configuración: El primer paso es configurar el sistema. De clic sobre el botón <Configuración>. A continuación se mostrará una serie de pantallas para que ingrese la información necesaria para el sistema. Aparece la ventana de Bienvenida a la configuración del sistema. De clic sobre el botón <Siguiente> para continuar. Debe indicar la última orden de compra y última requisición impresas. Puede utilizar el Mouse o simplemente dar <Enter>. Si no digita ningún valor el sistema coloca valor cero por defecto. De clic sobre el botón <Siguiente> para continuar. En esta pantalla se indica la integración del sistema con otros módulos. Si desea afectar el módulo de Contabilidad y/o Cuentas por Pagar de clic con el Mouse sobre las casillas.. 38

42 Afecta Contabilidad: si marcó esta casilla debe indicar los números de asientos para Compras, Otras Entradas, y Otras Salidas. Se recomienda utilizar los siguientes números de asientos: 601 Compras 901 Otras Entradas 902 Otras Salidas Deberá ingresar cada una de las cuentas contables solicitadas, para ello podrá borrar los cero que aparecen y dar <ENTER> el campo en blanco y seleccionar la cuenta indicada del catalogo de cuentas. Si alguna de éstas no aplica se digita cero y presiona la tecla <ENTER>. Acá deberá continuar con el ingreso de las cuentas contables. Si alguna cuenta no existe puede escribir un 0 (cero) y dar <Enter>. De clic sobre el botón <Siguiente> para continuar. 39

43 Finalmente, se indica la moneda con la cual se registrarán los costos de los productos. Para ello podrá seleccionar la moneda de la lista. De clic sobre el botón <Finalizar> para continuar. 40

44 5. Seguridad Al dar clic en Seguridad el sistema muestra las siguientes opciones de menú Cambiar Contraseña: De clic sobre la opción Cambiar Contraseña para modificar su contraseña. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y la contraseña o password actual. Ingrese la información solicitada y pulse el botón <Ingresar>. A continuación se muestra la pantalla para variar la contraseña o password: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Login: el sistema muestra el login del usuario. Password: digite la contraseña o password actual. Password Nuevo: digite la nueva contraseña o password. Repita el Password: digite nuevamente la nueva contraseña o password. Vigencia en días: el sistema muestra automáticamente la vigencia del password. Pulse el botón <Aceptar> para grabar la nueva contraseña o password Usuarios: De clic sobre la opción Usuarios del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 41

45 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos usuarios. Editar: permite modificar la información de un usuario. Eliminar: permite borrar un usuario que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Usuarios: permite agregar un nuevo usuario. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Digite la información que se le solicita y pulse el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse el botón <Cancelar> para salir sin agregar el nuevo usuario Modificar Usuarios: permite cambiar la información de un usuario, como nombre, contraseña o vigencia de la misma. La pantalla es como sigue: 42

46 Modifique la información que desee y pulse la tecla <Aceptar> para grabar los cambios. Pulse el botón <Cancelar> para salir sin grabar los cambios Borrar Usuarios: seleccione el usuario que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del usuario y pulsando el botón <Eliminar> para borrarlo. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar Permisos: De clic sobre la opción Permisos del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la asignación de permisos para un usuario. Editar: permite modificar los permisos de un usuario. Eliminar: permite borrar los permisos de un usuario que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Asignar Permisos: permite asignar permisos a un usuario. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 43

47 A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de asignación de permisos: Login: digite el login del usuario o deje en blanco el campo y pulse la tecla <Enter> o de clic sobre el botón de la derecha del campo y seleccione el usuario de la lista de usuarios. Nombre: el sistema despliega automáticamente el nombre del usuario correspondiente al login ingresado. Compañía: el sistema despliega automáticamente el nombre de la compañía sobre la cual se asignaran los permisos al usuario seleccionado. Tipo de Usuario: el sistema despliega automáticamente el tipo de usuario correspondiente al login ingresado. Permisos: muestra una lista de los permisos correspondientes al tipo de usuario. De clic con el Mouse sobre las casillas de la columna OK para marcar o quitar la marca de cada permiso. Las casillas marcadas son los permisos a que tiene derecho el usuario. Pulse el botón <Aceptar> para grabar los permisos asignados al usuario. Pulse la tecla <Esc> para salirse sin grabar los permisos Modificar Permisos: permite agregar o quitar permisos asignados al usuario indicado. Al dar clic sobre el botón <Editar> se mostrará la siguiente pantalla: De clic con el Mouse sobre las casillas de la columna OK de la ventana Permisos para marcar o quitar la marca de cada permiso. Las casillas marcadas son los permisos a que tiene derecho el usuario Borrar Permisos: seleccione el usuario al que desea eliminarle los permisos asignados dando clic con el Mouse sobre el nombre del usuario y pulsando el botón <Eliminar> para borrar los permisos asignados. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 44

48 Pulse el botón <Si> para borrar los permisos asignados al usuario seleccionado o <No> para salirse sin borrar Configurar Permisos: De clic sobre la opción Configurar Permisos del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Marque las casillas de la columna Solicitar Password que desea que le pida password al ingresar a esa opción o quite las marcas de la misma forma. Para hacerlo de clic con el Mouse sobre la casilla correspondiente al permiso. Para volver a dejar los permisos configurados como los trae el sistema originalote solo de clic sobre el botón <Valores Sist>. Pulse el botón <Aceptar> para guardar los cambios o de clic sobre el botón <Cancelar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla sin grabar los cambios Bitácora: De clic sobre la opción Bitácora del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de bitácora: Login: digite el login del usuario que desea consultar o deje en blanco el campo para consultar todos los usuarios. 45

49 Desde: Ingrese la fecha inicial de la consulta o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar la fecha del calendario. Hasta: Ingrese la fecha final de la consulta o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar la fecha del calendario. Pulse el botón <Ver> para hacer la consulta en base a los parámetros ingresados. De clic sobre el botón <Cancelar> para salir de esta pantalla. 46

50 6. Ayuda: Al dar clic sobre la opción Ayuda del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: Sistema de Inventarios 6.1. Acerca de : De clic sobre la opción Acerca de para consultar información sobre el sistema como número de Serie y Versión del mismo. La pantalla informativa es como sigue: 6.2. Contenido: De clic sobre la opción Contenido para obtener ayuda sobre el manejo del sistema. También puede pulsar la tecla <F1>. 47

51 Menú de Botones: El menú de botones es el que se muestra en la pantalla principal del sistema: 1. Configuración: El primer paso es configurar el sistema. De clic sobre el botón <Configuración>. A continuación se mostrará una serie de pantallas para que ingrese la información necesaria para el sistema. Aparece la ventana de Bienvenida a la configuración del sistema. De clic sobre el botón <Siguiente> para continuar. Debe indicar la última orden de compra y última requisición impresas. Puede utilizar el Mouse o simplemente dar <Enter>. Si no digita ningún valor el sistema coloca valor cero por defecto. De clic sobre el botón <Siguiente> para continuar. 48

52 En esta pantalla se indica la integración del sistema con otros módulos. Si desea afectar el módulo de Contabilidad y/o Cuentas por Pagar de clic con el Mouse sobre las casillas correspondientes. Si marcó la casilla Afecta Contabilidad debe indicar los números de asientos para Compras, Otras Entradas, y Otras Salidas. Se recomienda utilizar los siguientes números de asientos: 601 Compras 901 Otras Entradas 902 Otras Salidas Deberá ingresar cada una de las cuentas contables solicitadas, para ello podrá borrar los ceros que aparecen y dar <Enter> el campo en blanco y seleccionar la cuenta indicada del catálogo de cuentas. Si alguna de éstas no aplica se digita cero y presiona la tecla <Enter>. También puede dar clic sobre el botón de la derecha para seleccionar una cuenta diferente a la seleccionada. 49