La semana anterior revisamos los comandos que ofrece Word para el formato

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1 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Semana 4 Presentación La semana anterior revisamos los comandos que ofrece Word para el formato del texto, la configuración de la página, la inserción de imágenes y gráficos, así como las herramientas que utilizamos cotidianamente. En esta semana revisaremos la inserción de tablas, la creación de plantillas entre otras funciones importantes para los usuarios. Objetivos específicos El alumno identificará los elementos más importantes de la estructura y funcionamiento del procesador de texto. El alumno describirá el uso de los componentes del procesador de texto. El alumno aplicará el uso de los diferentes componentes del procesador de texto. 99 Tema y subtemas III I. Procesador de texto (Microsoft Word ) III.5 Tablas III.6 Plantillas Word III.7 Otras funciones de Word

2 Informática administrativa III.5 Tablas Introducción a las tablas La tabla es una estructura que permite organizar la información en filas y columnas. Para seleccionar una tabla, se busca con el puntero por la esquina superior izquierda hasta que aparezca el siguiente icono. Se hace clic en el mismo y queda seleccionada la tabla. El concepto de celda está referido al espacio interior formado entre dos columnas y dos filas. Por ejemplo: Celda Menú Tablas Imagen 1 El menú Tabla está disponible en la barra de Menú, y se despliega así: El menú tabla 100 Imagen 2 Los comandos más importantes de este menú son: Principales comandos de menú tablas Dibujar tablas. Despliega la barra Tabla y bordes, que se estudiarán más adelante. Insertar (imagen 2). Permite insertar columnas en la parte superior o inferior en relación a la posición del cursor dentro de la tabla. También permite insertar columnas a la derecha o la izquierda. Eliminar (imagen 3). Permite eliminar tablas, columnas, filas y celdas. Se eliminan los elementos donde se encuentre posicionado el cursor. Seleccionar (imagen 4). Permite seleccionar una tabla, una o varias columnas, filas o celdas.

3 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Imagen Imagen 4 Imagen 5 Comando insertar Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla > Insertar > Tabla y se abrirá el cuadro de diálogo mostrado en la imagen 6. En este cuadro de diálogo, se definen: Utilizando el comando Insertar Número de columnas que se requieren. Número de filas que se requieren.

4 Informática administrativa Autoajuste con tres posibles opciones, a seleccionar una. Ancho de columna fijo. En automático ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página. Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna. Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño. Autoformato. Con este botón se puede elegir entre varios formatos predefinidos. Ejemplo, Tabla clásica 3 (imagen 7). 102 Imagen 6 Imagen 7 Menú de autoformato En el menú de Autoformato puedes recordar dimensiones para tablas nuevas; guardar las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando insertes nuevas tablas. También se puede crear una tabla desde el icono : Imagen 8 En la imagen 8 se determinó que la tabla tendrá tres filas por tres columnas. La selección se realiza con el puntero del ratón. Esta forma no permite establecer formato de tabla.

5 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Herramienta Tablas y bordes Para acceder a esta herramienta se debe abrir Tabla > Dibujar tabla o hacer clic en el icono de la barra de Herramientas y se desplegará la barra de Tablas y bordes (imagen 9). Imagen 9 Veamos las opciones de la barra tablas y bordes: Dibujar tabla. Este método es muy flexible y de uso para dibujar tablas de estructura irregular. Para utilizarlo se hace clic en el icono y se arrastra el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación se dibujan las filas y columnas, como si se usara un lápiz (imagen 10). Comandos de la barra Tablas y Bordes 103 Imagen 10 Borrador. Permite borrar zonas de la tabla. Se hace clic sobre el icono y se aplica sobre la zona interior de la tabla a borrar. Estilo de línea. Se hace clic sobre y se despliegan varias opciones, al seleccionar una, el puntero del ratón se convierte en un lápiz que se coloca sobre la línea a modificar y se hace clic para cambiar el estilo de esa línea; también se pueden dibujar nuevas líneas con ese mismo estilo. Grosor de la línea. Permite definir el grosor de las líneas de la tabla. Se hace clic sobre y se despliegan varias opciones, al seleccionar una, el puntero del ratón se convierte en un lápiz, que se coloca sobre la línea a modificar y se hace clic para cambiar el grosor de esa línea; también se pueden dibujar nuevas líneas con ese grosor. Color del borde. Permite definir el color de borde de la tabla. Se hace clic sobre y se despliega una paleta de colores, al seleccionar uno de ellos, el puntero del ratón se convierte en un lápiz, el cual se coloca sobre la línea a modificar y se hace clic para cambiar el color de esa línea; también se pueden dibujar nuevas líneas con ese color.

6 Informática administrativa Borde exterior. Despliega varios estilos de borde. Se puede seleccionar uno antes de crear la tabla para que se aplique. También se puede utilizar colocando el cursor en la posición donde se quiere aplicar y dando clic en el estilo de borde seleccionado. Color de sombreado. Aplica un color sobre el fondo de la celda de la tabla. Se coloca el cursor en la celda que se quiere modificar o se selecciona una zona de varias celdas. Se hace clic sobre y se despliegan una paleta de colores, al seleccionar un color se cambia el color de esa celda o de la zona seleccionada. Insertar tabla. Permite insertar nuevas tablas, insertar nuevas filas y columnas, o aplicar otros formatos a las tablas tras colocar el cursor en una fila o columna determinada. Combinar celdas. Permite hacer una selección de varias celdas en una tabla y convertirlas en una sola. Para ello se seleccionan las celdas con el puntero del ratón y se hace clic en el icono. Dividir celdas. Permite dividir una celda en dos. Para ello, se coloca el cursor dentro de la celda a dividir o se selecciona un grupo de celdas y se hace clic en el ratón. Se despliega un cuadro de diálogo (ver imagen 11), donde definirás la cantidad de columnas y filas que se crearán en la selección realizada. Al finalizar haz clic en Aceptar. 104 Imagen 10 Alinear Permite alinear el texto dentro de la tabla. Al dar clic en se muestran varias opciones de alineación. Distribuir filas uniformemente. Permite distribuir las filas con la misma altura. Distribuir columnas uniformemente. Permite distribuir las columnas con el mismo ancho. Autoformato de tablas. Permite aplicar autoformato a una tabla (ver imagen 7). Cambiar dirección del texto. Permite cambiar la dirección del texto de horizontal a vertical y viceversa. Orden ascendente. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden ascendente según contenido. Orden descendente. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente según el contenido. Autosuma. Se coloca el cursor en la celda donde aparecerá el resultado y hacer clic en el icono; de forma automática se realizará la suma de

7 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) todas las celdas que estén por encima (en la misma columna) o en todas las celdas que lo preceden (en la misma fila). *Importante: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas deben ser números. No obstante, si una columna (fila) contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna o fila) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente. También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por espacios, los considerará todos al realizar las sumas. Convertir texto en tabla Es posible convertir cierta información creada en texto a tabla, siempre y cuando cubra determinados requisitos. Por ejemplo: Cómo convertir texto en tabla Producto, Año, Precio Radio, 2004, TV, 2005, VHS, 2006, Aquí tenemos la información en cuatro filas y cada fila tiene separado el dato por comas. Seleccionamos con el puntero todo el texto. Se abre en la barra de Menú Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla y se despliega un cuadro de diálogo como el siguiente (imagen 12): 105 Imagen 12 En Convertir texto en tabla se puede comprobar cómo quedará la tabla en tres columnas y cuatro filas; definimos el autoajuste deseado y le indicamos cómo están separados los datos, en este caso por comas. Al Aceptar, se crea la tabla como se ve en la imagen 13.

8 Informática administrativa Producto Año Precio Radio TV VHS Imagen 13 El resultado ha sido correcto porque los datos iniciales estaban separados, en este caso por comas. Pueden usarse otros tipos como marcas de párrafo, punto y coma, tabulaciones o cualquier otro caracter que elijamos. 106 Definición de plantilla Uso de las plantillas III.6 Plantillas Word Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos que se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente y su tamaño, los formatos de tablas, tabulaciones, configuración de números de página, cabeceras y pies de página y otros parámetros más. Una plantilla puede ser útil cuando se usa reiteradamente un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para realizar reportes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá logotipo, títulos, dirección y otros contenidos siempre presentes en todo tipo de reporte. Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (extensión.dot). La principal característica es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces sea necesario. Para qué utilizarías una plantilla? Uso de las plantillas predefinidas por Word La ventana de plantillas Plantillas de Word Word dispone de un conjunto de plantillas predefinidas para usos variados. Para abrir un documento nuevo a partir de una plantilla Word se debe abrir Archivo > Nuevo y se despliega el Panel de Tareas a la derecha de la interfaz. En la parte inferior se ve un área llamada Plantillas, que permite realizar una búsqueda en la computadora o en la Web. Te recomendamos que cuando emplees plantillas no utilices el icono porque se abre directamente una página en blanco. A continuación revisaremos algunas de las plantillas integradas en Word:

9 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) La ventana de plantillas Imagen 14 En esta ventana se encuentran las plantillas de Word organizadas por temas. Al dar clic sobre uno de los temas, por ejemplo Memorandos, se despliega una nueva ventana (imagen 15). Ejemplos de plantillas de Word 107 Imagen 15 En la imagen anterior se presentan las plantillas de memorandos disponibles, al hacer clic sobre una, por ejemplo, Memorando Elegante, se abre otra pantalla (imagen 16), donde se muestra la plantilla seleccionada a la izquierda y a la derecha una vista previa. Se debe seleccionar si será un Documento estándar o una Plantilla de Word y al aceptar se abre la pantalla en el formato del Memorando Elegante (imagen 17). En ella se pueden ir introduciendo los datos necesarios para construir paso a paso el memorando de acuerdo al conjunto de instrucciones para formatearlo. De esta manera, se pueden crear diferentes documentos a partir de las plantillas predefinidas por Word.

10 Informática administrativa Imagen Imagen 17 Usando el Asistente El Asistente para crear plantillas Cada tipo de plantilla contiene un Asistente que permite crear la plantilla o documento siguiendo una serie de pasos (imagen 18). Plantillas creadas por el usuario En este apartado se realizarán dos tipos de tareas: modificar plantillas existentes y crear nuevas plantillas.

11 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Imagen 18 Modificando plantillas existentes En este caso, se modificará una plantilla de Word, por lo tanto se abre Mi PC > Plantillas > Nuevo y se abren las plantillas de Word. Luego seleccionamos Informes > Informe elegante y se abre el formato de esta plantilla. Sobre esa plantilla se realizarán las modificaciones que sean pertinentes Por ejemplo, sustituiremos Nombre de la empresa por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También se cambia el tamaño y el tipo de letra de algunos contenidos y otros elementos más. Finalmente se tendrá un diseño diferente. Ahora se debe proceder a guardar el documento y para ello se hace clic en Guardar como, y aparece la siguiente ventana (imagen 19): Para modificar las plantillas predeterminadas 109 Imagen 19 Procura que el nombre que asignes te permita identificar claramente el documento, en este caso se llama Informe UNID ; y en Guardar como tipo se señala plantilla de documento. Automáticamente Word ha colocado en la carpeta Plantillas las creadas por los usuarios. Ahora, al abrir las plantillas de Word, estará la tuya (imagen 20):

12 Informática administrativa Imagen Creación de nuevas plantillas Creando nuevas plantillas Puedes crear documentos con tablas, gráficos, formatos y estilos y conservarlo como una plantilla. Para ello guarda tu documento como Plantilla; si deseas que éste aparezca en la carpeta de Plantillas de Word, cuida guardarlo en esa ruta. Función de la combinación de correspondencia III.7 Otras funciones de Word Combinar correspondencia Combinar correspondencia permite incluir, en un documento, datos almacenados en otro sitio. Un uso importante de esta función puede ser la siguiente: necesitas mandar 20 cartas, todas ellas con un mismo texto. Word se ocupa de localizar los datos de las personas (que están guardados en otro documento), les agrega el texto y genera automáticamente las cartas para cada una de las 20 personas. Combinar correspondencia se vale de dos elementos importantes: Un documento principal, que contendrá el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Un origen de datos, de donde se obtendrá la información a utilizar en el documento principal. Ésta puede venir de una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de Outlook o una tabla Word.

13 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Creando el documento principal Iniciamos por crear un documento nuevo de Word en blanco o con el texto fijo: seleccionar Herramientas > Cartas y correspondencia > Combinar correspondencia. Se abre Combinar correspondencia en Panel de tareas con el Asistente. Para crear el documento principal Primer Paso (imagen 21). Se debe elegir el tipo de documento a generar (carta, mensaje de correo electrónico, etc.). En este caso se selecciona Cartas y dar clic en Siguiente; aparecerá el segundo paso del asistente. Segundo Paso (imagen 22). Se define el documento inicial, el que contiene la parte fija a partir de la cual se crea el documento combinado. Se selecciona de las opciones y dar clic en Siguiente, aparecerá el tercer paso del asistente. Tercer Paso (imagen 23). En este caso se selecciona la primera opción (Utilizar una lista existente), dar clic en Siguiente, aparecerá el cuarto paso del asistente. Según la opción seleccionada, aparecerán diferentes opciones de búsqueda del origen de datos. En este caso se buscará en Editar lista de destinatarios porque ya se tiene una lista creada. En caso de que se quisiera crear una lista nueva, se selecciona la tercera opción ( Escribir una lista nueva) y se abre un enlace llamado Crear, se da clic sobre el enlace y se abre un cuadro de diálogo para ingresar los datos. Terminando de cargar los datos se abre una carpeta llamada Mis archivos de origen de datos, que está en Mis Documentos, y ahí se guardan. 111 Imagen 22 Imagen 23 Imagen 21 Cuarto Paso (imagen 24). En la parte superior se van agregando uno a uno el Bloque de direcciones, el saludo pertinente y otros elementos.

14 Informática administrativa Una vez hecho esto, se escribe el resto de la carta y dar en Siguiente, aparecerá el quinto paso del asistente. Quinto Paso (imagen 25). En este paso se puede tener una vista previa de la carta y como quedaría la misma para cada destinatario; de igual manera se puede excluir a uno o varios destinatarios. Una vez personalizada cada carta, se da clic en Siguiente y aparecerá el sexto y último paso del asistente. Sexto Paso (imagen 26). En este paso se pueden editar las cartas o mandar a imprimirlas. Word hará la combinación del origen de datos con el documento inicial e imprimirá una carta para cada destinatario seleccionado. 112 Imagen 26 Imagen 24 Imagen 25 Esquemas Definición de esquemas Un esquema es la estructura de un documento organizada por niveles, formato y estilos que resulta muy útil cuando se manejan documentos extensos y variados. En este apartado se verá cómo crear un esquema para un documento nuevo. Creando un Esquema Crear un esquema Veamos los pasos para la creación de un Esquema: En Ver, da clic en Esquema. El formato del documento se cambia y se agrega la barra de Esquema a la barra de Herramientas. Escribimos el título y los tres subtítulos del Manual de Office como ejemplo (imagen 27):

15 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Imagen 27 Word aplica formato de título utilizando esta caja de la barra Formato. En este caso, el título tiene Nivel 1 y el resto Nivel 2. Colocando el cursor en un título, y accionando los iconos, se puede subir o bajar un título. Word aplica sangría en el título del documento de acuerdo con el nivel específico, que se ve en la vista Esquema. Ahora se agregan tres secciones al subtítulo MS Word (imagen 28): Imagen 28 De esta manera se va creando la estructura del documento, pudiendo modificar estilo y formato donde sea necesario. Al terminar de construir el esquema, se puede ver cómo queda, pasando a la vista normal de impresión. 113 Dividir la ventana del documento Cuando se trabaja en el modo Esquema, es conveniente comprobar cómo se ve la estructura en vista normal. Para ello, ingresa al menú Ventana > Dividir. La pantalla se divide en dos. En la parte superior se mantendrá la vista Esquema. Coloca el cursor en la pantalla inferior y selecciona la vista Normal. Ahora está la misma estructura en dos vistas diferentes. Para dividir la ventana del documento Documentos maestros Es un documento que puede contener lo mismo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto y otros), además de enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales. Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas automáticamente en el documento maestro ya que están ligados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos. La creación de documentos maestros

16 Informática administrativa Creando un documento maestro Cómo crear un documento maestro Vamos a elaborar un documento maestro con base en el contenido de este curso, creando para cada unidad un subdocumento. En una hoja en blanco, escribiremos la estructura del curso: Curso de Ofimática Unidad 1. Conceptos básicos de la computadora Unidad 2. Sistema Operativo Unidad 3. Procesador de Texto Unidad 4. Presentaciones gráficas Unidad 5. Hojas de cálculo Accediendo por la vista Esquema, se asignará al título del curso y a cada unidad el nivel de título 1, usando la caja. Coloca el cursor en el título de la unidad 1 y busca el icono de la barra Esquema, que sirve para crear un subdocumento. Ahora el documento se verá así (imagen 28): 114 Imagen 29 Se repite la misma acción para cada unidad del curso. De esta manera, se crea un subdocumento para cada una de las unidades. Para guardar el documento maestro se crea una carpeta llamada Carpeta Maestra. Guarda el documento Word con el nombre de Curso de Ofimática. Con todas las unidades asignadas a un subdocumento, guardamos el documento maestro y se crearán automáticamente los subdocumentos. Al comprobar el documento que se acaba de guardar, se tiene la siguiente imagen: Imagen 30

17 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) En la imagen 30 se aprecia que se creó un documento con el nombre del curso, el cual albergará el temario y varios documentos independientes para cada unidad. Macros Una macro es un conjunto de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón. Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: Definición de Macro Automatizar instrucciones. Crear comandos de menú o cuadros de diálogo personalizados. Insertar texto o gráficos que se usan frecuentemente. Las Macro se emplearán para personalizar la barra de Menú con la cual trabajamos usualmente para activar aquellos comandos que más se utilizan. Personalizar comandos Se pulsa sobre Herramientas > Personalizar y se abre la ventana (imagen 30). Personalizar comandos 115 Imagen 30 Desde la pestaña Barras de herramientas podemos seleccionar la barra que deseamos ver, en la sección de Categorías, o crear una nueva. En la sección de Comandos se incluyen los comandos para cada menú. Qué comandos son los que utilizas con más frecuencia?

18 Informática administrativa Pulsando Reorganizar comandos, se abre la ventana (imagen 32) donde se ven las opciones para modificar de cada barra de herramientas. Imagen En Modificar selección (imagen 33) aparece una lista despegable con las opciones de modificación que podemos hacer sobre el comando seleccionado. Imagen 33 Podemos modificar desde el nombre, el acceso directo, la imagen asociada al botón, o seleccionándola directamente si únicamente queremos ver el texto del comando sin imagen asociada. Cómo crear una barra personalizada Crear una barra personalizada Se pulsa sobre Herramientas > Personalizar > Barra de Herramientas y se abre la ventana (imagen 34).

19 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Imagen 34 Se pulsa el botón Nueva y se despliega un cuadro de diálogo (imagen 35) donde se indica el nombre que tendrá la barra y que esté disponible en Normal. En este caso, se llamará UNIDA. 117 Imagen 35 La nueva barra (imagen 36), está aún vacía. Imagen 36 Desde la vista de Comandos, arrastramos (manteniendo presionado el botón del ratón) cada icono seleccionado y se suelta dentro de la barra UNIDA, después de arrastrar seis iconos, la barra UNIDA tendrá la siguiente presentación (imagen 37): Imagen 37 Seguridad Word permite establecer ciertos niveles de seguridad a sus documentos, entre ellos: Añadir contraseña a un documento. Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento. Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento. Dando seguridad a los documentos

20 Informática administrativa Añadir contraseña Cómo añadir una contraseña Accediendo por el menú Herramientas > Opciones > Seguridad (imagen 38): Imagen Es posible definir dos tipos de contraseña, ambos diferentes a través de Contraseña de apertura > Avanzadas > Tipo de cifrado; en éste se puede seleccionar el tipo de cifrado a partir de la lista disponible. Dependiendo del tipo de cifrado se selecciona la longitud de la clave. La Contraseña de apertura controla el acceso al documento. La Contraseña de escritura controla la modificación del documento. Al intentar modificar el documento (escritura, borrado o cualquier modificación) se solicita la contraseña. Al escribir una contraseña aparece otro cuadro de diálogo para que la reescribamos. Se puede abrir un documento y sugerir abrir sólo en modo lectura. Esta opción puede ser apropiada para documentos importantes sobre los cuales se debe tener especial cuidado, y que es conveniente abrir en modo sólo lectura. Para hacer esto debemos seleccionar Recomendado sólo lectura en la pestaña Seguridad. Para qué nos servirán documentos en donde únicamente esté activado el modo de lectura? Seguridad en el formato Seguridad en el formato Este comando evita que se modifique el formato de nuestro documento. Se podrá abrir el documento, escribir y modificar el texto, pero no podrá realizarse ningún cambio de formato. Para habilitar esta característica, se debe ejecutar:

21 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d) Herramientas > Proteger documento o pestaña de Seguridad > Proteger documento. Al abrirse, aparece el Panel de Tareas en la sección Proteger documento (imagen 39). Se marca la casilla de Restricción de formato, con esto permite proteger el documento sobre modificaciones de formato. En Configuración se accede a Restricciones de formato (imagen 39), donde se puede seleccionar la restricción de formatos. Los estilos con las casillas marcadas son los que están permitidos, si quita la selección, esos estilos serán los que no se permiten aplicar sobre el documento. Imagen El siguiente paso es activar Sí, comenzar a respetar la protección. Al pulsar este botón se solicita introducir dos veces la misma contraseña, para corroborar la instrucción y asegurar que no haya errores. Para desactivar la restricción se debe pulsar Suspender la protección, introducir la contraseña y pulsar Aceptar en el panel Proteger documento. Seguridad en edición Establece el tipo de edición permitida en el documento. Cuando seleccionamos la segunda opción, Restricciones de edición (imagen 39), se despliegan varias opciones en el panel Proteger documentos. Selecciona el tipo de ediciones que se habilitarán en el documento. En Excepciones podemos indicar qué usuarios pueden realizar modificaciones. El comando Cambios realizados permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados. Comentarios permite que los usuarios puedan introducir comentarios sobre el documento. Seguridad en la edición

22 Informática administrativa Publicación Web Publicaciones en Web Word incorpora un editor de páginas Web, no como una herramienta profesional semejante al programa Dreamweaver de Macromedia; sin embargo, es muy útil para empezar a realizar páginas Web. El HTML, lenguaje de las páginas Web, ha sido integrado en Word Hay disponible un asistente para la creación de páginas Web, facilidades para el uso de marcos o frames, así como para trabajar con hipervínculos. Existe compatibilidad entre las tablas Word y las tablas Web; con la Vista Diseño Web se podrá ver el aspecto que tendrá la página en un navegador sin tener que salir de Word. 120 Para crear una página Web Crear una página Web Para crear una página Web se utiliza el menú Abrir > Nuevo > Nuevo documento > Página Web. Esto hará que se abra un documento en blanco, con la particularidad de que al guardarlo le dará tipo Página Web (HTML). Abrir un documento de esta forma no supone tener que escribir código HTML, Se escribe el documento normalmente, simplemente cuando se guarda, lo hará en formato HTML. También se puede trabajar con un documento Word y al guardarlo utilizar el comando Guardar como página Web. Esta opción es la que se usa para pasar un documento de Word a documento HTML.

23 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d ) Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta. 1. Este icono sirve para: a. realizar una autosuma. b. insertar el símbolo de +. c. autoajustar el contenido. 2. El Esquema es: a. una forma de gráfico. b. parecido a una tabla. c. un resumen bien estructurado de un documento basado en niveles. 3. Una página de Internet se guarda con la terminación: a..doc b..xls c..html 4. Las tablas organizan la información por: a. viñetas. b. filas y columnas. c. alineación El icono sirve para: a. insertar la tabla. b. dibujar la tabla. c. eliminar la tabla. 6. Una plantilla es: a. el nombre que recibe el documento de Word. b. una hoja de cálculo. c. un patrón para crear documentos. 7. Un documento maestro sirve para: a. enlazar un documento a varios archivos. b. crear plantillas. c. para insertar gráficos.

24 Informática administrativa Lecturas complementarias Se recomienda consultar el propio panel de Ayuda de Word, que es un buen auxiliar para aclarar dudas de cómo usar el programa. Una lectura que también puede ser útil es: González, A., González, G. (2005). Word office 2003: Guía rápida. Madrid: Thomson Paraninfo. Glosario Memorando: Documento que se elabora para tener en cuenta acciones o asuntos determinados a realizar. Informe: Documento que expone las características o circunstancias de un hecho. Correspondencia: Conjunto de cartas que se despachan o reciben. 122 Fuentes de información Bott, Edward, Woody, Leonard (20004). La Biblia de Microsoft Office Madrid: Anaya Multimedia

25 U n i da d I I I. P roce s a d o r d e t e x to (Microsoft Wo r d ) Panel de verificación Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta. 1. Este icono sirve para: a. realizar una autosuma. b. insertar el símbolo de +. c. autoajustar el contenido. 2. El Esquema es: a. una forma de gráfico. b. parecido a una tabla. c. un resumen bien estructurado de un documento basado en niveles. 3. Una página de Internet se guarda con la terminación: a..doc b..xls c..html 4. Las tablas organizan la información por: a. viñetas. b. filas y columnas. c. alineación El icono sirve para: a. insertar la tabla. b. dibujar la tabla. c. eliminar la tabla. 6. Una plantilla es: a. el nombre que recibe el documento de Word. b. una hoja de cálculo. c. un patrón para crear documentos. 7. Un documento maestro sirve para: a. enlazar un documento a varios archivos. b. crear plantillas. c. para insertar gráficos.