Logística Hospitalaria: Seguridad para el paciente, eficiencia asistencial y optimización de recursos

Transcripción

1 Logística Hospitalaria: Seguridad para el paciente, eficiencia asistencial y optimización de recursos Biorem, Biomedical engineering (de D'ENGINY biorem SL) Las organizaciones hospitalarias han evolucionado en los últimos años incorporando sistemas de gestión que, garantizando la calidad, la eficiencia y la seguridad de la asistencia a los pacientes, permitan optimizar sus estructuras y sus procedimientos. Muchos son los procesos que se desarrollan dentro de un Hospital y de muy distintas naturalezas. Pero quizás el proceso más transversal que podemos encontrar en la estructura de servicio asistencial sea el proceso logístico que aprovisiona, repone y controla todo el material sanitario que se consume en el desarrollo de la actividad hospitalaria. Supone un conjunto de actividades para asegurar productos, materiales, bienes y servicios que garanticen el desarrollo de la actividad asistencial y de soporte. El servicio logístico ha "profesionalizado" su organización adaptando el suministro de todo tipo de productos desde el almacén central del Hospital a los almacenes intermedios o periféricos y resto de salas de uso y consumo de material hospitalario en base a un sistema de gestión integral que ha representado un salto cualitativo dentro del propio concepto de distribución El sistema de almacenamiento tradicional en centros hospitalarios se correspondía con un operativo manual/mecánico de las actividades del ciclo logístico. El almacén central recepcionaba a través del muelle de descarga los contenedores de material sanitario de los distintos productos consumibles y fungibles, quedando almacenados físicamente en sistemas de almacenaje convencional: estanterías de cargas pesadas, estanterías para cargas ligeras y estanterías dinámicas. De las estanterías del almacén central a los almacenes intermedios mediante carga y descarga en carros de distribución según la demanda de peticiones manuales de los distintos servicios. La gestión del stock de productos bajo el sistema tradicional no respondía a parámetros de eficacia. Si el sistema de distribución debía garantizar que p.e. una botella de suero estuviera disponible en el box 1 de la UCI de un Hospital en el momento del ingreso del paciente en dicha sala, las tareas asociadas a ese circuito ejecutadas de forma personal y manual, sin registro informático integrado y con un control mínimo no permitían garantizar la disponibilidad segura en tiempo y recursos de la botella de suero requerida. El primer avance cualitativo en el circuito de aprovisionamiento convencional supuso el registro informático en el propio programa de gestión de los Hospitales de las mercancías depositadas en el almacén general y la petición interna de pedido y, en una segunda fase, el desarrollo informático de peticiones de pedidos a proveedores en base al stock del almacén central. Ante este escenario debían introducirse herramientas que minimizaran conceptos críticos tales como roturas de stock, caducidades y vencimientos de productos o costes indebidos de almacenamiento.

2 SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICO La adaptación del servicio de logística intrahospitalaria a las nuevas tecnologías de procesos dentro del entorno hospitalario se ha centrado en dar al ciclo logístico un sentido propio y delimitado en sí mismo, transformando el departamento de logística del hospital en un centro integral de aprovisionamiento que abarca el circuito desde las compras al llenado de almacenes. Ya no sólo transporta material desde unas estanterías centrales a otras locales sino que el personal de logística pasa a proveer los servicios relacionados con el suministro dentro del centro sanitario. La "profesionalización" de todos los procesos logísticos significará que el Servicio de Logística llevará a cabo: el control y reposición automática de los stocks; el control y la gestión de los pedidos; el control de caducidades; la garantía del aprovisionamiento regular; la garantía de los plazos de entrega; la gestión de la información relacionada con el material, equipamiento y servicios Los medios utilizados para llevar a cabo la "profesionalización" de logística hospitalaria son básicamente dos: La automatización de los procesos a través de la informatización del servicio de forma gradual en función de la estrategia propia del centro, y La incorporación de mobiliario de almacenamiento estandarizado y normativizado en los diferentes eslabones de la cadena logística. La primera consecuencia formal del salto cualitativo que se ha producido en la logística hospitalaria ha sido la irrupción en este sector de los sistemas informáticos de gestión de todas las partes del ciclo del material hospitalario. Los programas de gestión de logística hospitalaria son modulares y adaptables a cada hospital o complejo hospitalario con uno o más almacenes centrales. Se instalan en el Departamento de logística o almacén y se basan en la mejora de las tareas propias del ciclo logístico como generación de pedidos y compras, recepción de mercancías, control del inventario del almacén central y de los almacenes periféricos o de planta, llenado de los carros asistenciales, altas y bajas de productos, impresión de etiquetas, facturación, imputación de costes a paciente, etc. con el objetivo final de garantizar la trazabilidad del material hospitalario y optimizar la gestión del almacén y los suministros intra-hospitalarios. La informatización del proceso se acompaña de la estandarización y automatización del almacén general y de los elementos finales de mobiliario asociados a los almacenes de planta. Estos elementos finales mobiliarios son un reflejo de un sistema de trabajo complejo y "profesionalizado" y no constituyen, por sí mismos, ninguna solución práctica ni mejorada sino que completan una gestión de stocks, compras, reposiciones y optimización del ciclo logístico. Los armarios y complementos asociados a la implantación de estos sistemas de gestión logística siguen la norma ISO 3394 que establece las medidas de los contenedores intercambiables que se alojan en los armarios de almacenamiento. La base conceptual es que las guías, cestas, estantes, cajones y contenedores de material hospitalario cumplen unas medidas estándares de forma que se simplifican en gran medida las operaciones de vaciado de cajas y llenado de carros y armarios. A la práctica, en algunos

3 casos con 2 operaciones se podría llegar a usar esa unidad de material (contando desde sacarlo del embalaje de fábrica hasta el lecho del paciente). Lo que se mueven son contenedores y no material o unidades de material. Fig. 1. Circuito de logística hospitalaria. En el almacén central y en determinados almacenes intermedios de servicios estratégicos de centros hospitalarios con alta y especializada actividad asistencial, si los proyectos de inversión lo permiten, se contemplan almacenes automatizados (verticales u horizontales); en caso que la inversión no lo permita, se equipan con estanterías convencionales y estanterías con contenido modular preparadas para ubicar elementos normativos ISO En los almacenes intermedios las opciones implantadas son de almacenaje modular con armarios o estanterías de accionamiento manual y, en algunos casos muy específicos como en el caso del Servicio de Urgencias o en el Bloque Quirúrgico_REA, se instalan armarios automatizados o inteligentes. Finalmente, en salas de consumo la logística hospitalaria abastece de productos sanitarios al personal asistencial mediante carros móviles o armarios con cestas o contenedores con estándares ISO La gestión de los stocks de los almacenes se efectuará por el departamento de logística y por lo tanto es este departamento quien debe decidir si se implantará la tecnología del sistema de doble compartimento, FIFO, cestos estandarizados o la que se adapte más al centro y a la tipología de planta.

4 El ciclo de la logística hospitalaria se cierra con la elección de la tecnología de lectura para identificación del producto a consumir: la lectura con pistola para escaneo del código de barras, la lectura no presencial por RFID o la tecnología con dispositivo de código electrónico del producto (ECP). Sin los armarios y elementos de soporte de medidas estandarizadas e intercambiables se podría implantar el sistema informático para optimizar stocks y costes, pero las operaciones manuales asociadas al movimiento de carros, reposición de material en planta y mantenimiento del stock del almacén general serían muy costosas y en parte podrían empañar el éxito global del sistema. Con los armarios instalados en los almacenes finales, pero sin el sistema informático implantado y desarrollado asumido por los gestores y los usuarios, podemos asegurar el fracaso de la renovación del departamento logístico y todo quedaría reducido a haber adquirido unos armarios de almacenaje físico, pero absolutamente vacíos de contenido logístico. LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS EJECUTADOS Nuestra experiencia acompañando a las Propiedades en el proceso de equipamiento de Hospitales en el ámbito nacional e internacional nos ha permitido comprobar in situ los resultados de la implementación de la logística hospitalaria como uno de los procesos más amplios y completos de los circuitos intrahospitalarios. Es evidente que el hospital que realmente tiene interés en optimizar los procesos y costes logísticos (y amortizar la inversión asociada al nuevo sistema) y garantizar la seguridad en el uso y consumo de su material sanitario debe interiorizar la cultura organizativa de trabajo y compatibilizar las tareas del servicio de almacén y aprovisionamiento y de enfermería, porque el éxito de estos sistemas profesionales de logística, una vez adquiridos y puestos en funcionamiento, son completamente dependientes de los usuarios: almacén y enfermería (probablemente en proporciones muy similares). El éxito, pues, de la logística hospitalaria depende del grado de implementación del sistema informatizado de gestión del material hospitalario, o sea, los gestores y los usuarios. Después de los gastos de personal, los mayores costes operativos de los hospitales son los derivados de compra, almacenamiento y distribución de los diferentes suministros. Es por eso que tienen tanto interés todas las soluciones orientadas a optimizar la gestión de algunos de estos suministros que, para el caso que nos ocupa, son los materiales de uso de enfermería y hospitalarios. Por un lado, garantizan que en todo momento el personal asistencial dispondrá de los materiales necesarios para su trabajo, es decir, que no hay roturas de stock y, por otro, se garantiza que los stocks en almacén central y en almacenes periféricos son los mínimos para el funcionamiento del centro, con la reducción en gasto, caducidad, no trazabilidad, etc.

5 Además, las operaciones que hasta ahora se llevaban a cabo de forma manual (generación de pedidos, lectura de stocks, imputación de costes a servicios a pacientes, comunicaciones entre los servicios y almacén, etc.) pasan a ejecutarse de manera automatizada con el gran ahorro en términos de tiempo, errores, duplicidad de movimientos de paquetes, etc. que ello supone. El análisis cuantitativo de algunos de los proyectos permite aproximar cifras que merecen ser consideradas en el momento de la toma de decisiones estratégicas de los proyectos hospitalarios. En términos de inversión, la ejecución y puesta en marcha del sistema informático de logística hospitalaria y la dotación de armarios y estanterías no automatizados para el almacén general y almacenes intermedios representa un coste que puede ser amortizado en un período inferior a los 4 años mediante los ahorros en adquisición de los consumos del material sanitario al disminuir más de un 25% el inventario. También significativa es la reducción en el almacenaje de productos caducados y obsoletos pudiendo alcanzar un porcentaje menor al 2% del stock conjuntamente con la racionalización de tiempos de gestión y de rotura de stocks.