Propuesta de Valor. Mercado

Transcripción

1 Consultora en gestión documental Empresa especializada en la gestión documental y archivística que ofrece los servicios de asesoramiento, auditoria, planificación de sistemas de gestión documental y almacenamiento de información. Propuesta de Valor Empresa especializada en la gestión documental y archivística que ofrece los servicios de asesoramiento, auditoria, planificación de sistemas de gestión documental y almacenamiento de información a empresas y profesionales. El principal diferencial de una empresa de este tipo es que aporta valor a los clientes desde el punto de vista de la eficiencia de gestión de la documentación, orientando los procesos y equipos de trabajo de sus clientes a un sistema de trabajo sin papeles. Este sistema facilita el acceso, consulta y almacenamiento de la documentación, siguiendo todos los requisitos legales establecidos, como pueda ser la ley de protección de datos. El negocio está especialmente orientado a aquellos profesionales y empresas que en su actividad generan ingentes cantidades de documentación, como pueden ser abogados, asesorías, ingenierías y otras consultoras. Los servicios se orientarán tanto a elaborar planes de implantación de los sistemas de gestión documental, como a la digitalización de la documentación preexistente (bien sea realizada por el propio cliente, por la empresa o externalizándose). Las mayores dificultades de la gestión documental se centran principalmente en elaborar las guías de trabajo, parametrización, codificación y almacenaje de los datos. En este sentido, la empresa ofrecerá todas las soluciones posibles a sus clientes para actualizar sus sistemas de gestión documental a otros más eficientes. De entre todos los posibles servicios que se pueden prestar se destacan: - Planificación de sistemas de gestión documental (necesidades técnicas y organizativas). - Implantación de sistemas de gestión documental digital (procesos, hardware y software). - Asesoría y auditoria de sistemas de gestión (Ley de protección de datos, normativas, auditorías internas y externas). - Diseño de sistemas personalizados de codificación y almacenamiento. - Codificación y digitalización de documentación. Las líneas estratégicas que se observan en el mercado en este tipo de empresas suelen estar relacionadas tanto con la diferenciación de los productos y servicios como con la integración y adaptación de los sistemas y procesos anexos de los clientes. Entre estas las líneas se suelen observar: - Incluir en los servicios la formación a los usuarios. - Ofrecer paquetes totalmente integrados, tipo llave en mano. - Realizar auditorías exhaustivas para minimizar el riesgo relativo a la información y maximizar el rendimiento. Las actividades principales de una empresa de gestión documental están relacionadas con el análisis de datos e información, la elaboración de estudios, de informes y planes, además de la realización y supervisión de la implantación de los sistemas. Resulta clave la elaboración y mantenimiento de una base de proyectos y clientes de referencia que permitan generar confianza y demostrar la competencia de la empresa a la hora de abordar nuevos proyectos. Mercado El sector de las asesorías está muy atomizado en España. Los datos extraídos del Directorio Central de Empresas (DIRCE) del Instituto Nacional de Estadística (INE), nos muestran que aproximadamente un 64% de estas empresas no tiene empleado a ningún trabajador y un 24% tienen entre uno y dos asalariados. El 12% restante tiene más de dos trabajadores empleados. El hecho de que el tejido empresarial en España esté caracterizado por la pyme (pequeña y mediana empresa) incentiva así mismo la utilización de estos servicios, puesto que es este tipo de empresas el que más requiere de la contratación de profesionales externos por /5

2 carecer de una estructura organizativa que gestione todos estos temas. Por otra parte hay que considerar que la especialidad de la asesoría es fundamental a la hora de establecer el nicho de mercado que se ocupará puesto que no es lo mismo una asesoría jurídica especializada en temas civiles, cuyo principal cliente serán personas físicas, que una especializada en temas mercantiles o fiscales, que aunque pueden atender igualmente a personas físicas, atenderán a un mayor volumen de empresas y organizaciones. Por último, es preciso destacar que en Andalucía, el sector de los servicios a empresas y otras actividades de servicios, al igual que en el resto del país, se encuentra atomizado (emplean entre 0 y 2 empleados) y supone un 30% aproximadamente del total de establecimientos de todos los sectores de actividad económica de Andalucía. La gestión documental es uno de los principales pilares de los sistemas de información de cualquier organización. En este sentido el impacto de las tecnologías ha modificado el comportamiento de las empresas, clientes y proveedores en los últimos años. En este sentido muchas de las empresas han optado por sistemas de oficinas sin papeles que agilicen el trabajo, la búsqueda de información, el seguimiento y la trazabilidad de todos los documentos generados. Para ello no solo hace falta no imprimir sino que es necesario un sistema de almacenamiento, parametrización y gestión especializado, así como crear una cultura empresarial acorde con estos nuevos sistemas. El principal hándicap a superar por las empresas es establecer un sistema adecuado a sus necesidades, adaptable y escalable que permita el rápido acceso al dato y su conservación. En la mayoría de los casos las empresas que no toman medidas al respecto se basan en el ingente trabajo que supondría diseñar un sistema de estas características y en la cantidad de horas que se tardaría en digitalizar toda la documentación preexistente. Ese nicho de mercado es el que ocupan empresas como la que se describe en este documento. Los posibles competidores de una empresa de este tipo pueden clasificarse en: - Otros consultoras y especialistas: Empresas similares a la que se describe en este proyecto y que ya cuentan con muchos contactos. - Asesorías/gestorías: En repetidas ocasiones se confunde el término gestoría con asesoría, pues muchos de los servicios que ofrecen son similares. - Empresas y mayoristas de material relacionado con la gestión documental (impresoras, escáneres, fotocopiadoras ) - Asesorías no especializadas: Hay agencias y empresas consultoras que, para incrementar su volumen de negocio y abarcar un mercado más amplio, prestan servicios relacionados con el ámbito laboral. Además de los temas de comercio, se ocupan de temas fiscales y contables, entre otros. - Profesionales independientes: Prestan el mismo servicio que una asesoría aunque quizá no con las mismas garantías. Clientes y Canales La mayoría de los clientes serán empresas de todos los tamaños y profesionales en cuya actividad se generan grandes volúmenes de documentación. Como ejemplos se pueden citar los siguientes: - Empresas: ingenierías, estudios de arquitectura, consultoras, intermediarios de comercio, fabricas, etc. - Profesionales: economistas, abogados y asesores fiscales. - Administración y empresa pública. Por otro lado podemos clasificar dos tipos de clientes que demandaran servicios distintos: - Empresas o actividades de nueva creación o que quieran implantar un sistema desde cero y que necesitaran el diseño de un sistema de gestión documental, formación y seguimiento del mismo. - Empresas que ya cuentan con un sistema de gestión documental y que necesitarán adaptar los sistemas preexistentes a uno nuevo con el menor impacto posible. Finalmente es posible que ciertos clientes solo demanden la digitalización de su documentación de manera puntual para deshacerse de papel y almacenar los datos de manera más reducida y accesible. El canal de distribución principal es directo con los clientes, si bien es cada vez más frecuente que este tipo de organizaciones y sus clientes mantengan su comunicación por vía telemática. Quizás sería interesante tener en cuenta la posibilidad de invertir en un portal web con herramientas de gestión documental integrada para estas labores de comunicación y prestaciones de servicio online. Plan Comercial La imagen corporativa se identificará con la filosofía de la empresa la cual se centra en aportar valor a través de la ampliación y la mejora en la calidad de los servicios. Los elementos utilizados en la empresa tales como folios, carpetas, catálogos, tarjetas de visita, etc., estarán debidamente identificados con la imagen de la empresa, apostando por una fuerte imagen de marca. En cuanto al plan comercial exterior pasa por las siguientes vías de actuación. - Marketing one to one, personalización de la oferta y el mensaje de la empresa en función de las necesidades que tenga el/la cliente/a. - Marketing directo, utilizando los medios publicitarios para realizar acciones directas, en este caso, anuncios en prensa y en revistas especializadas. Estarán dirigidos principalmente a los clientes particulares /5

3 - Marketing indirecto, será muy importante en este negocio la comunicación a través de las recomendaciones de terceras personas. Para ello se utilizarán las posibilidades que permiten las redes sociales, blogs, - Marketing relacional, a través de las ferias del sector y establecimiento de contactos con empresas del sector. - Creación de una página web que favorezca la entrada en el mercado y el éxito de la empresa como elemento de reclamo y escaparate publicitario. Además de esto, se convertirá en un elemento con carácter informativo y una vía de contacto entre el/la cliente/a y la empresa. Se podrá solicitar información a través de la web de los distintos servicios que se ofrece al/la cliente/a y que se anunciará en los principales buscadores de internet, como Google. - Instalación de un rótulo. - Figuración en guías telefónicas, guías especializadas, bases de datos de webs relacionadas con servicios de consultoría, organización, gestión documental. Se intentará que la mayoría de estas adscripciones sean gratuitas, intentando pagar por aparecer solo en las bases de datos o listas más importantes. Este plan se pondrá en marcha antes y durante el primer año de funcionamiento de la empresa y va a suponer un coste inicial importante para lograr introducirse en el mercado de manera rápida. Perfil y Competencias El perfil de la persona emprendedora suele corresponder con una persona con formación en ADE, Informática y/o Ingeniería, con amplios conocimientos sobre la organización empresarial, gestión documental y nuevas tecnologías. Además debe de ser una persona con facilidad para la formación continua y el trabajo constante. Los profesionales que realizan esta actividad deben tener un conocimiento experto en la materia, generalmente titulados superiores en administración de empresas, economía, informática o ingeniería (organización). Suele ser importante contar con conocimiento sobre archivística. Se debe tener gran capacidad de aprendizaje y voluntad de constante formación, ya que las normativas acerca de protección de datos y almacenamiento de los mismos pueden variar con cierta frecuencia. Se recomienda también una constante formación e información sobre los diferentes sistemas relacionados con la gestión documental, en particular hardware y software. Equipo Humano En principio, una idea de la plantilla inicial podría ser la siguiente (la plantilla es variable, puede ser de otro tamaño, con más o menos profesionales de la misma área, etc.): - Gerente: Lo recomendable es que sea una persona con conocimientos en consultoría de alguno de las ramas de los servicios ofertados (organización/gestión documental) y será el encargado de la gerencia del negocio. Las actividades de las que se encargará el gerente serán, principalmente, el asesoramiento, negociaciones, etc. Puede ser un titulado superior en administración de empresas, economía o ingeniería industrial en la rama de organización. - Especialista (opcional): El principal requisito es que sea un titulado que complete las habilidades que le faltan la persona emprendedora. Así se hará cargo de aquellas labores de consultoría que la persona emprendedora no pueda realizar. - Administrativo/Comercial: realizará labores administrativas y comerciales en su horario de trabajo prestando apoyo a los otros dos empleados siempre y cuando le sea posible. En cuanto a los horarios: Este negocio se regirá por el horario normal de cualquier oficina. Éste comprenderá desde las 9:00 a las 14:00 y de 16:00 a 19:00, aunque esté puede variar según las preferencias de la empresa y las necesidades de los clientes. Recursos y Alianzas Como recursos clave para desarrollar una actividad de este tipo encontramos: - Local de negocio: aunque los requerimientos de espacio no son muy grandes, si sería necesario que la empresa contara con un local de negocio bien situado y debidamente rotulado, que contase con la posibilidad de realizar reuniones con los clientes. En un futuro sería recomendable que además contase con una sala dotada de medios para impartir formación. - Equipamiento informático: tanto hardware como software necesarios para desarrollar la actividad (PCs, escáneres, impresoras, etc.). - Web 2.0: puede ser un recurso clave para la gestión de proyectos, gestión de la documentación y acceso a aplicaciones de clientes y trabajo colaborativo. Las alianzas pueden ser un factor decisivo en cualquier actividad profesional, pero más aún si la actividad está comenzando. El enfoque de estas alianzas debe ser doble: - Por un lado intentar ampliar en la medida de lo posible la cantidad de servicios que podamos ofrecer a nuestros clientes. Por tanto, establecer alianzas con empresas o profesionales que presten servicios complementarios al nuestro tiene gran valor (consultoras de calidad, empresariales, ). - Por otro lado las alianzas deben buscar incrementar el número de clientes potenciales y los ingresos recurrentes. En este sentido, puede resultar de interés generar alianzas con distribuidores/tiendas de material /5

4 informático o reprográfico, asociaciones de profesionales y similares. Legislación Específica No se encuentran trabas o barreras técnicas específicas para el desarrollo de esta actividad aparte de las comunes. Es posible para la prestación de algún servicio específico se deba necesitar una homologación determinada. Se recomienda que una vez que la persona emprendedora determine qué tipo de servicios va a prestar revise la normativa vigente específica como es el caso de la ley de protección de datos. Desembolso Inicial La inversión inicial rondaría los euros contando con un fondo de maniobra elevado que permita el funcionamiento de la organización los 3 o 4 primeros meses sin necesidad de facturación. Las principales partidas de esta inversión inicial, aparte del citado fondo de maniobra, serían. - Adecuación del local: Se estima en unos euros, e incluiría los gastos de mejora estética de la oficina, cambio de iluminación, instalación de A/C, rótulos, etc. - Equipamiento informático (Hardware y Software): Estimados en aproximadamente euros. Se calcula una media de euros por Pc (3), más otros euros destinados a la compra de periféricos (impresoras, discos para copias de seguridad, escáneres, etc.) y licencias de software. - El Fondo de maniobra se estima en unos euros. Con este fondo se aseguraría el funcionamiento de la empresa durante al menos 3 meses sin necesidad de generar ingresos. Ingresos y Recurrencia La prestación de servicios de este tipo suele tener un alto componente de recurrencia. La mayoría de los clientes no acuden a su proveedor de servicios una sola vez, sino que contratan sus servicios durante un periodo de tiempo renovable. Estructura de Costes Los costes variables del sector de la actividad se establecen en un promedio del 10% de la facturación total. Además las partidas más importantes de gastos mensuales se estiman teniendo en cuenta lo siguiente: - Alquiler de local/oficina: La estimación de los gastos de alquiler de un local puede llegar a ser muy variable ya que depende de los metros, de la zona, del municipio. Por esta razón este proyecto establece un coste de al mes en concepto de Alquiler, sin definir el tipo de local de negocio. - Suministros, servicios y otros gastos. En los que se incluyen los gastos referentes al agua, la electricidad, sobre 250 /mes - Gastos comerciales. Son los gastos relacionados con las campañas publicitarias y comerciales, incluyéndose la impresión y el reparto de panfletos, etc. Están calculados en torno a los 100 /mes - Gastos de servicios externos: Otros gastos de servicios externos, como por ejemplo en caso de que sea necesario los datos de consultoría, sobre 100 /mes. - Gastos de personal: Los gastos de personal sin incluir las cuotas de la Seguridad Social sobre los euros/mes que pueden desglosarse de la siguiente manera. El Gerente (persona emprendedora como autónomo) cobraría /mes. El Especialista (opcional e incluido en este caso) en una de las áreas tendría un sueldo de /mes y por último el Administrativo/a tendría un sueldo asignado de /mes. El circulante necesario/recomendado se establece en unos euros mensuales /5

5 Plan de Empresa Desembolso Inicial Plan de Empresa Año 1 Año 2 Año 3 Adecuación del local Ingresos Maquinaria y equipos Costes variables Stock inicial 400 Costes de personal Licencias Costes de suministros y servicios Gastos de establecimiento Gastos de local y mantenimiento IVA soportado Gastos comerciales Circulante inicial Amortizaciones Total Resultado: Área mínima típica: habitantes Esta guía proporciona información básica orientativa sobre un negocio tipo, que puede ser utilizada como referencia por las personas que pretendan emprender su propio proyecto empresarial. Esta información deberá ser adaptada por la persona emprendedora a las características particulares del diseño que haya concebido para su propio modelo de negocio, y a las circunstancias de entorno y mercado en las que éste se desarrolle. La información de la guía se proporciona únicamente a título de ejemplo orientativo, y no garantiza en ningún modo el éxito del proyecto empresarial. Cada persona emprendedora deberá elaborar su propio plan de empresa, conforme a su propia visión del negocio y del mercado, y es su responsabilidad desarrollarlo con éxito. Puede encontrar información actualizada sobre esta y otras guías en el banco de proyectos empresariales disponible en: El Banco de Proyectos Empresariales para Emprender está cofinanciado en un 80% con recursos procedentes del Programa Operativo Fondo Europeo de Desarrollo Regional de Andalucía , en el marco del proyecto Planes Locales e Infraestructura para Emprender /5