Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

Transcripción

1 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3

2 Copyright 2010 SAP AG.Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional

3 Contenido Capítulo 1 Bienvenido a BusinessObjects Enterprise 13 Acerca de esta documentación...14 Usuarios de esta documentación...14 Capítulo 2 Introducción 15 Información general...16 Novedades de BusinessObjects Enterprise XI Conectarse a InfoView...19 Para conectarse a InfoView...19 InfoView...21 Panel de encabezado...22 Panel de área de trabajo...23 Lista de documentos...23 barra de herramientas Área de trabajo...23 Panel de árbol...25 Panel Detalles...25 Lecturas recomendadas...26 Ver objetos...26 Publicación y administración de objetos...26 Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server...27 Cómo acceder a InfoView...27 Cómo ver archivos...27 Cómo programar archivos...28 Cómo organizar archivos...28 Cómo usar Debates...29 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 3

4 Contenido Capítulo 3 Establecimiento de preferencias 31 Información general...32 Preferencias generales...32 Para establecer preferencias generales...32 Preferencias de Web Intelligence...34 Selección de preferencias de visualización de Web Intelligence...35 Selección de una herramienta de creación/edición...36 Selección de un universo predeterminado...38 Selección de las opciones de exploración...39 Selección de un formato de MS Excel...42 Preferencias de Desktop Intelligence...43 Para establecer las preferencias de visualización de Desktop Intelligence...43 Preferencias de Crystal Reports...44 Selección del visor de informes de Crystal...44 Descripción de los visores de informes de Crystal...45 Preferencias de Dashboard and Analytics...50 Para establecer las preferencias de cuadros de mandos y analíticas..50 Cambio de la contraseña...52 Para cambiar la contraseña...52 Capítulo 4 Trabajar con objetos 53 Información general...54 Desplazarse por carpetas o categorías...55 Para desplazarse por las carpetas o categorías...55 Acceso a los objetos de las carpetas personales o de la bandeja de entrada...55 Ver objetos...56 Selección de los objetos que se muestran...56 Abrir objetos para su visualización Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

5 Contenido Cambio de visores...57 Búsqueda en InfoView...58 Búsqueda de objetos...58 Realización de búsquedas avanzadas...60 Búsqueda de contenido...61 Organización de objetos...69 Crear carpetas o categorías...69 Configuración de las propiedades de una carpeta o categoría...71 Agregar objetos a una carpeta...71 Agregar objetos a una categoría...72 Ordenación de los objetos...72 Programación de objetos...73 Para programar un objeto...73 Configuración del título de instancia...75 Elección de un patrón de periodicidad...75 Activación de la notificación...77 Especificación de la información de conexión de la base de datos...78 Especificación de un formato de instancia...79 Especificación de un destino de instancia...89 Aplicación de fórmulas de selección de registros...96 Impresión de una instancia...97 Programación con eventos...98 Selección de un servidor para ejecutar una tarea de programación...99 Programación de objetos con peticiones o parámetros Almacenamiento en caché de documentos de Web Intelligence y Desktop Intelligence Detener o reanudar una instancia Programación de un paquete de objetos Visualización del historial de objetos Visualización de instancias de objetos Eliminación de una instancia Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 5

6 Contenido Enviar objetos o instancias Para ver la última instancia de un objeto Creación de nuevos objetos en InfoView Adición de objetos a InfoView Para agregar un informe de Crystal a InfoView Para agregar un documento del equipo a InfoView Copia de objetos Para copiar un objeto Desplazamiento de objetos Para mover un objeto Eliminar objetos Para eliminar un objeto Creando accesos directos Para crear un acceso directo a un objeto Creación de hipervínculos Para crear un hipervínculo Configuración de las propiedades de objetos Para establecer las propiedades de objeto Capítulo 5 Mi InfoView 115 Introducción Uso de Mi InfoView Para definir el contenido de Mi InfoView Edición de Mi InfoView Para editar Mi InfoView y los diseños de página personalizados Capítulo 6 Uso de Debates 119 Información general Utilizar el panel Debates Acceder al panel Debates Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

7 Contenido Creación de notas Responder a una nota Editar una nota Eliminar una nota Capítulo 7 Uso de Encyclopedia 125 Información general Acceso a Encyclopedia Creación y administración de información de Encyclopedia Ficha Información general Preguntas empresariales Términos del glosario Análisis guiado Capítulo 8 Trabajo con informes de Crystal Reports 143 Información general Ver de informes de Crystal Reports Barra de herramientas del visor de Crystal Reports Exploración de informes Para profundizar en informes de Crystal Observación de las alertas Para ver alertas en informes de Crystal Parámetros Para ver y editar los parámetros de los informes de Crystal en el visor Web Distribución de los informes Imprimir informes Exportar informes Ordenación interactiva Para ordenar datos interactivamente Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 7

8 Contenido Visor de Crystal Reports Instalar el Visor de Crystal Reports Iniciar el Visor de Crystal Reports Capítulo 9 Uso de documentos de Web Intelligence 157 Información general Visualización de documentos de Web Intelligence Barra de herramientas de Web Intelligence Visualización del mapa de exploración Visualización de peticiones de usuario Búsqueda de texto en documentos Exploración de documentos Creación de documentos de Web Intelligence Selección de un universo para un nuevo documento Edición de consultas en documentos existentes Seguimiento de datos Seguir los cambios en los datos Capítulo 10 Uso de las áreas de trabajo de Voyager 167 Introducción Terminología Creación de áreas de trabajo de Voyager Para crear un área de trabajo de Voyager Presentación general de la selección de miembros Selección de miembros individuales de una lista de todos los miembros Selección de miembros mediante búsqueda Selección de todos los miembros de un determinado nivel en la dimensión Selección de miembros principales, secundarios o relacionados Ocultar la visualización de miembros Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

9 Contenido Ordenación de columnas o filas de datos Para ordenar las columnas o filas de datos en orden ascendente Para ordenar las columnas o filas de datos en orden descendente Para invertir la dirección de ordenación Eliminación de una ordenación Filtrado de datos de las tablas de referencias cruzadas y gráficos Para aplicar un nuevo filtro Adición de un segundo filtro Para modificar un filtro existente Eliminación de un filtro Clasificación de datos de la tabla de referencias cruzadas Para agregar una clasificación Para modificar una clasificación existente Adición de una segunda clasificación Eliminación de una clasificación Botón Clasificación Editor de rangos (cuadro de diálogo) Mostrar ordenaciones, filtros y clasificaciones aplicados a la consulta Ordenaciones, clasificaciones y filtros ocultos Combinación de una ordenación y un filtro Combinación de una ordenación y una clasificación Combinación de un filtro y una clasificación Profundización y síntesis Para expandir con profundización un nivel de una tabla de referencias cruzadas Para expandir de forma sintetizada un nivel en una tabla de referencias cruzadas Para expandir con profundización un nivel en un gráfico Para expandir de forma sintetizada un nivel en un gráfico Para enfocar con profundización un nivel en una tabla de referencias cruzadas Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 9

10 Contenido Para enfocar de forma sintetizada un nivel en una tabla de referencias cruzadas Para enfocar con profundización un nivel en un gráfico Para enfocar de forma sintetizada un nivel en un gráfico Información general del resaltado de excepciones Aplicación del resaltado de excepciones Eliminación del resaltado de excepciones Totales visuales Para agregar los totales predeterminados Para agregar totales visuales usados habitualmente (Agregación, Suma, Promedio y Cuenta) Para agregar otros totales visuales Cambio a otro total visual Eliminar totales visuales Totales visuales en gráficos Cálculos básicos Agregar un cálculo básico Para editar un cálculo Para eliminar un cálculo Exportar datos desde Voyager Exportación de datos de Voyager a Excel Exportar datos de Voyager a archivos de valores separados por comas (.csv) Impresión de áreas de trabajo de Voyager Imprimir una tabla de referencias cruzadas tal como aparece en la pantalla Imprimir un gráfico tal como aparece en la pantalla Imprimir datos simples Capítulo 11 Uso de documentos de Desktop Intelligence 215 Información general Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

11 Contenido Visualización de los documentos de Desktop Intelligence Barra de herramientas del visor de Desktop Intelligence Navegación por documentos Para navegar por un documento de Desktop Intelligence Introducción de valores de petición de orden Para editar y ver peticiones de orden de usuario Búsqueda de texto Para buscar texto en un documento de Desktop Intelligence Actualización de datos Para actualizar los datos Almacenamiento de documentos de Desktop Intelligence Para guardar documentos de Desktop Intelligence Para guardar los cambios como un nuevo documento de Desktop Intelligence Para guardar documentos de Desktop Intelligence en el equipo local.222 Impresión de documentos de Desktop Intelligence Para imprimir documentos de Desktop Intelligence Edición de documentos de Desktop Intelligence Para editar documentos de Desktop Intelligence Capítulo 12 Uso de Dashboard and Analytics 225 Información general Para acceder al Generador de cuadros de mandos Capítulo 13 Uso de Publicación 229 Información general Acerca de la publicación Descripción de una publicación Publicar conceptos Reglas de entrega Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 11

12 Contenido Formatos Destinos Suscripción Para crear una nueva publicación en InfoView Apéndice A Más información 243 Índice Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

13 Bienvenido a BusinessObjects Enterprise 1

14 Bienvenido a BusinessObjects Enterprise 1 Acerca de esta documentación Acerca de esta documentación Esta ayuda le proporciona información y procedimientos para utilizar BusinessObjects Enterprise e InfoView. InfoView se ejecuta en el explorador Web y constituye la interfaz principal para trabajar con objetos en BusinessObjects Enterprise. El administrador de BusinessObjects Enterprise puede implementar distintos tipos de objetos, como informes de Crystal, áreas de trabajo de Voyager, documentos de Web Intelligence, documentos de Desktop Intelligence y otros objetos que se crean desde componentes de complementos de BusinessObjects Enterprise. InfoView permite ver estos objetos, organizarlos y trabajar con ellos según sus necesidades. Nota: La apariencia y las funciones de InfoView pueden personalizarse, por lo que su escritorio puede ser diferente del descrito en esta ayuda. Sin embargo, puede aplicar muchos de los procedimientos que se describen en las secciones siguientes. Usuarios de esta documentación Esta ayuda está dirigida a los usuarios que trabajan con objetos en Web utilizando BusinessObjects Enterprise e InfoView. Para obtener más información sobre el producto, consulte el Manual del administrador de SAP BusinessObjects Enterprise y el Manual de instalación de SAP BusinessObjects Enterprise. Las versiones en línea de estos manuales se incluyen en el directorio docs de su copia del producto. 14 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

15 Introducción 2

16 Introducción 2 Información general Información general BusinessObjects Enterprise incluye InfoView, un escritorio Web que actúa como una ventana hacia una amplia variedad de información útil relacionada con su compañía. Desde InfoView puede acceder a informes de Crystal, áreas de trabajo de Voyager, documentos de Web Intelligence, documentos de Desktop Intelligence y otros objetos, y organizarlos para que se adapten a sus preferencias. Las funciones que están disponibles en InfoView varían con el tipo de contenido, pero en general permiten ver información en el explorador Web, exportarla a otras aplicaciones empresariales (como Microsoft Excel) y guardarla en una ubicación especificada. BusinessObjects Enterprise también proporciona acceso a diversas herramientas de análisis que le ayudarán a examinar la información con mayor detenimiento. Las siguientes funciones adicionales se encuentran disponibles con InfoView: Debates Esta función permite crear y compartir notas sobre informes, documentos y otros objetos en InfoView. Encyclopedia Esta función proporciona información clave sobre los informes y documentos para facilitar el análisis de business intelligence. Publisher Esta función permite enviar información en un formato personalizado proporcionando un entorno seguro donde compartir información de forma personalizada. Para obtener más información, consulte el Manual del publicador de SAP BusinessObjects Enterprise. Si cuenta con la licencia adecuada, dispone de las siguientes funciones adicionales en InfoView: Voyager Esta función permite crear áreas de trabajo de Voyager personalizadas basadas en orígenes de datos multidimensionales. Process Tracker 16 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

17 Introducción Novedades de BusinessObjects Enterprise XI Esta función permite a los usuarios asignar, realizar el seguimiento y comunicar procesos empresariales a través de un conjunto de actividades, informes asociados y analíticas. Para obtener más información, consulte el Manual de instalación y del usuario de Process Tracker. Para obtener información sobre la disponibilidad de estas funciones en su implementación, póngase en contacto con el administrador de BusinessObjects Enterprise. Temas relacionados Uso de Debates Uso de Encyclopedia Uso de las áreas de trabajo de Voyager Uso de Publicación Novedades de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Esta versión de BusinessObjects Enterprise presenta numerosas funciones nuevas y mejoras. Interfaz de usuario mejorada Interfaz de usuario mejorada: la interfaz de usuario de InfoView se ha rediseñado para que resulte más fácil de usar y más intuitiva. Entre las nuevas funciones de interfaz se incluyen: La nueva página de inicio de InfoView, desde la que puede acceder directamente a área de InfoView, como la bandeja de entrada, la "lista de documentos", los "favoritos" y las "preferencias". Puede acceder a la lista de todas las carpetas, categorías y objetos en BusinessObjects Enterprise desde cualquier ubicación en InfoView haciendo clic en el botón Lista de documentos. Haga doble clic en el título de un objeto para acceder a las acciones predeterminadas al explorar en BusinessObjects Enterprise. Por ejemplo, para abrir un informe de Crystal mientras se desplaza por las carpetas, haga doble clic en su título. Haga clic en el título de un objeto para seleccionarlo al explorar en BusinessObjects Enterprise. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 17

18 Introducción 2 Novedades de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Haga clic con el botón derecho en el título de un objeto para acceder a todas las acciones que puede realizar en el objeto al explorar en BusinessObjects Enterprise. Los menús en InfoView ahora tienen en cuenta el contexto: sólo estarán disponibles para seleccionar las acciones que puede realizar en los objetos con los que está interactuando actualmente. Publicación Esta versión de BusinessObjects Enterprise ofrece muchas mejoras para la función de Publicación, incluida la compatibilidad con informes de Crystal y documentos de Web Intelligence, nuevas capacidades de procesamiento, la posibilidad de publicar en varios formatos y destinos y PDF mejorado, compatibilidad con extensiones de procesamiento personalizadas, destinatarios dinámicos y reglas de entrega. Para obtener más información sobre Publicación, consulte Información general del capítulo Uso de Publicación. Búsqueda de contenido Esta versión de BusinessObjects Enterprise incluye Búsqueda de contenido, una herramienta de búsqueda personalizada que permite buscar en el contenido de los objetos administrados por BusinessObjects Enterprise. Estos objetos incluyen informes de Crystal, documentos de Web Intelligence y Desktop Intelligence, así como documentos de Microsoft Word y Excel. Búsqueda de contenido también permite aprovechar las funciones de agrupación de resultados de la búsqueda, resaltado de palabras coincidentes, búsquedas sugeridas, búsqueda multilingüe y técnicas de búsqueda. Para obtener más información, consulte Búsqueda de contenido. Biblioteca de documentación en línea Una interfaz completamente nueva al conjunto de documentación ahora tiene manuales para todos los productos de Business Objects. La nueva biblioteca de documentación en línea tiene la versión más actualizada de la documentación de producto de Business Objects, enviada tras la publicación y actualizada periódicamente. Puede examinar el contenido de la biblioteca, realizar búsquedas de texto completo, leer guías en línea y descargar archivos PDF Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

19 Introducción Conectarse a InfoView 2 Conectarse a InfoView Para utilizar InfoView, debe instalar en el equipo uno de los exploradores Web siguientes: Microsoft Internet Explorer Firefox Safari (para usuarios de Macintosh) Para obtener más información acerca de las plataformas que admite BusinessObjects Enterprise, consulte el Informe de disponibilidad de productos (PAR) en ported_platforms/default.asp. Para conectarse a InfoView 1. Abra el explorador Web. 2. Especifique la URL pertinente para InfoView: Para Java InfoView vaya a wapp/ Para InfoView.NET vaya a Reemplace servidorweb por el nombre del servidor Web y número de puerto por el número de puerto configurado para BusinessObjects Enterprise. Puede que tenga que preguntar al administrador el nombre del servidor Web, el número de puerto o la dirección URL exacta que debe especificar. Sugerencia: Si tiene instalada alguna herramienta cliente de BusinessObjects Enterprise en Windows, también puede hacer clic en Inicio > Programas > BusinessObjects XI 3.1 > BusinessObjects Enterprise > BusinessObjects Enterprise Java InfoView o InfoView.NET de BusinessObjects Enterprise. Aparecerá la página "Conectarse a InfoView". Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 19

20 Introducción 2 Conectarse a InfoView 3. De forma predeterminada no se le pedirá que proporcione un nombre del sistema. No obstante, si se le pide que proporcione uno, escriba el nombre del Servidor de administración central (CMS) en el campo Sistema. 4. En los campos Nombre de usuario y Contraseña, escriba sus credenciales de inicio de sesión. 5. De forma predeterminada no se le pedirá que elija un tipo de autenticación. No obstante, si se le pide que proporcione uno, seleccione Enterprise, LDAP, Windows AD o Windows NT en la lista Autenticación. La autenticación Enterprise requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por BusinessObjects Enterprise. La autenticación LDAP requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por un servidor de directorio LDAP. La autenticación Windows AD requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Windows AD. La autenticación Windows NT exige un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Windows NT. 20 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

21 Introducción InfoView 2 La autenticación Enterprise es el método predeterminado. LDAP, Windows AD, Windows NT y otros tipos de autenticación de terceros requieren una configuración especial. Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de SAP BusinessObjects Enterprise. 6. Haga clic en Conectar. Aparece la "página principal de InfoView". InfoView Si inicia sesión correctamente, aparece InfoView en el explorador Web. Puede cambiar la vista inicial en las preferencias. Las carpetas y objetos que puede ver en la lista de documentos, los derechos de que dispone para programar, el visor que se muestra, etc., dependen de la cuenta con la que inicia la sesión, los derechos concedidos por el administrador de BusinessObjects Enterprise y la configuración que se determina, ya sea personalmente o especificada por el administrador. InfoView se divide en dos paneles. Para obtener más información sobre cada uno de los paneles, consulte las siguientes secciones: Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 21

22 Introducción 2 InfoView 1. Panel de encabezado 2. Panel de área de trabajo Nota: No utilice el botón Atrás en el explorador Web para desplazarse por InfoView o por cualquier parte de BusinessObjects Enterprise. Temas relacionados Preferencias generales Panel de encabezado Panel de área de trabajo Panel de encabezado El panel Encabezado muestra el logotipo y el nombre de usuario de la cuenta con la que ha iniciado la sesión en InfoView. Incluye la barra de herramientas InfoView que puede utilizar para realizar las siguientes acciones: Opción Inicio Lista de documentos Abrir Enviar a Cuadros de mandos Cerrar sesión Preferencias Acerca de Ayuda Descripción Muestra la página principal de InfoView. Muestra la lista de documentos. Abre componentes de InfoView, como "Encyclopedia". Envía un objeto o una instancia a un destino. Permite acceder a cuadros de mandos y analíticas. Cierra la sesión del usuario. Permite definir cómo se muestra la información. Muestra información de producto y de venta sobre InfoView. Muestra la ayuda en pantalla de InfoView. 22 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

23 Introducción InfoView 2 Temas relacionados Lista de documentos Panel de área de trabajo El panel de área de trabajo muestra el contenido de InfoView. Aquí puede ver, programar y modificar objetos, definir las preferencias de InfoView, examinar la lista de documentos, etc. Las barras de herramientas y otras características del panel de área de trabajo cambian según la tarea actual. Lista de documentos La lista de documentos muestra los archivos, las carpetas y las categorías de InfoView. Temas relacionados Panel de árbol Panel Detalles barra de herramientas Área de trabajo La barra de herramientas Área de trabajo de InfoView se muestra al visualizar la lista de documentos. Permite realizar las siguientes acciones en los objetos, las categorías y las carpetas de la lista de documentos. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 23

24 Introducción 2 InfoView Opción Descripción Muestra las carpetas en el panel Árbol. Cambiar a carpetas Muestra las categorías en el panel Árbol. Cambiar a categorías Actualiza la vista de la lista de documentos. Actualizar Nuevo Agregar Organizar Permite crear nuevos objetos en InfoView. Permite agregar objetos existentes a InfoView. Permite organizar el objeto seleccionado. 24 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

25 Introducción InfoView 2 Opción Acciones Buscar Descripción Permite realizar acciones en el objeto seleccionado. Permite buscar objetos. Permite navegar por las páginas de la lista de documentos. Panel de árbol El panel de árbol está visible al mostrar la lista de documentos. Muestra las carpetas y las categorías de BusinessObjects Enterprise en una estructura jerárquica, lo que permite desplazarse por ellas. Al seleccionar una carpeta o una categoría en el panel "Árbol", su contenido aparece en el panel Detalles. Nota: Los paquetes de objetos también aparecen en el panel "Árbol" y se comportan como carpetas. Al seleccionar un paquete de objetos provoca que su contenido aparezca en el panel Detalles. Panel Detalles El panel Detalles está visible al mostrar la lista de documentos. Muestra el contenido de carpetas, categorías y paquetes de objetos en BusinessObjects Enterprise. Puede filtrar y ordenar los objetos mostrados en el panel Detalles y elegir su modificación, visualización, organización o programación si dispone de los derechos necesarios. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 25

26 Introducción 2 Lecturas recomendadas Lecturas recomendadas Según el uso que haga de BusinessObjects Enterprise e InfoView, puede centrarse en secciones específicas de este documento. Ver objetos Si utiliza BusinessObjects Enterprise para ver objetos como informes, no necesita leer información sobre las funciones avanzadas de InfoView. Le recomendamos que consulte las siguientes secciones: Introducción Establecimiento de preferencias Trabajar con objetos Publicación y administración de objetos Para usuarios expertos que publican y organizar objetos para que otros usuarios los vean, recomendamos consultar las siguientes secciones: Introducción Establecimiento de preferencias Trabajar con objetos Mi InfoView Uso de Debates Uso de Encyclopedia En función de los tipos de objetos que cree o publique, también puede resultar útil consultar las siguientes secciones: Trabajo con informes de Crystal Reports Uso de las áreas de trabajo de Voyager Uso de documentos de Web Intelligence Uso de documentos de Desktop Intelligence 26 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

27 Introducción Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server 2 Nota: Si también va a publicar objetos en BusinessObjects Enterprise, debe consultar el Manual del usuario de BusinessObjects Publisher. Si trabaja con documentos de Web Intelligence, consulte también Visualización y análisis de informes de Web Intelligence de SAP BusinessObjects, que aparece cuando hace clic en la ayuda mientras consulta un documento de Web Intelligence. Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server En esta sección se tratan los temas del Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise que le serán más útiles si utiliza Crystal Reports Server. Cómo acceder a InfoView Para obtener información sobre cómo acceder a InfoView, consulte las siguientes secciones: Conectarse a InfoView InfoView Cómo ver archivos Para obtener información sobre cómo ver archivos de InfoView, consulte las siguientes secciones: Ver objetos Abrir objetos para su visualización Cambio de visores Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 27

28 Introducción 2 Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server Cómo programar archivos Para obtener información sobre cómo programar archivos de InfoView, consulte las siguientes secciones: Programación de objetos Configuración del título de instancia Elección de un patrón de periodicidad Activación de la notificación Especificación de la información de conexión de la base de datos Aplicación de fórmulas de selección de registros Formatos disponibles Ubicaciones de destino Impresión de una instancia Programación con eventos Selección de un servidor para ejecutar una tarea de programación Parámetros Detener o reanudar una instancia Visualización de instancias de objetos Eliminación de una instancia Cómo organizar archivos Para obtener información sobre cómo organizar el contenido en InfoView, consulte las siguientes secciones: Organización de objetos Crear carpetas o categorías Agregar objetos a una carpeta Agregar objetos a una categoría 28 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

29 Introducción Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server 2 Ordenación de los objetos Copia de objetos Creando accesos directos Desplazamiento de objetos Eliminar objetos Cómo usar Debates Para obtener sobre cómo usar Debates, vaya a Uso de Debates. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 29

30 Introducción 2 Lecturas recomendadas de Crystal Reports Server 30 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

31 Establecimiento de preferencias 3

32 Establecimiento de preferencias 3 Información general Información general Las preferencias determinan cómo se conecta a InfoView y qué vista se muestra cuando lo hace. También determinan parámetros específicos para los diferentes objetos que se pueden ver, como visores para informes de Crystal y formatos de visualización para documentos de Web Intelligence y Desktop Intelligence. Nota: Como práctica recomendada, debe establecer las preferencias antes de comenzar a trabajar con objetos en InfoView. Sin embargo, según la implementación, puede que el administrador de BusinessObjects Enterprise configure el sistema para utilizar una configuración predeterminada. Temas relacionados Preferencias de Web Intelligence Preferencias de Desktop Intelligence Preferencias de Crystal Reports Preferencias de Dashboard and Analytics Preferencias generales En esta sección se describe cómo establecer las preferencias generales de visualización para InfoView. Para establecer preferencias generales 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 32 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

33 Establecimiento de preferencias Preferencias generales 3 3. En el área "Página de inicio de InfoView", seleccione la opción que desea establecer como vista inicial. Por ejemplo, si elige Favoritos, la próxima vez que se conecta se selecciona automáticamente la carpeta Favoritos en la lista de documentos. Sugerencia: También puede personalizar un diseño de página de InfoView para que sea su página de inicio o usar un cuadro de mandos. Para obtener información detallada, consulte Uso de Mi InfoView y Información general. 4. En el área "Vista de exploración de documentos", seleccione Carpeta o Categoría. La opción que selecciona determina si el panel Árbol muestra los objetos en InfoView según las carpetas donde se encuentren o según las categorías a las que están asignados. 5. En el área "Establecer el número de objetos (máx.) por página", especifique el número máximo de objetos que desee que se muestren por página cuando se visualizan listas de objetos. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 33

34 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Web Intelligence 6. En el área "Presentación de lista de documentos", seleccione la información de resumen que desee ver en el panel Detalles para cada objeto: Descripción Propietario Fecha Recuento de instancias 7. En el área "Visualización de documentos", seleccione cómo desea ver sus documentos. 8. En el área "Configuración regional del producto", seleccione el idioma actual. Esta configuración determina el idioma establecido que utilizará InfoView. 9. En el área "Zona horaria actual", seleccione la zona horaria correspondiente. Nota: Es importante comprobar esta configuración antes de programar la ejecución de los objetos. La zona horaria predeterminada es local respecto al servidor Web que ejecuta BusinessObjects Enterprise, no respecto al equipo del servidor de administración central (CMS) al que se conecta cada usuario. Al establecer la zona horaria correcta, se asegura de que los objetos programados se procesen de acuerdo con la zona horaria en la que trabaja. 10. En el área "Configuración regional de visualización preferida", seleccione la configuración regional que utiliza las convenciones de formato para fechas, números y hora que desee usar al visualizar objetos. 11. Haga clic en Aceptar. Preferencias de Web Intelligence Antes de acceder a documentos de Web Intelligence mediante InfoView, se recomienda establecer las preferencias de Web Intelligence para adaptarlas a sus necesidades de elaboración de informes y consultas. Nota: La funcionalidad descrita en esta sección está disponible a través de InfoView si cuenta con las licencias de Web Intelligence adecuadas. Para obtener 34 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

35 Establecimiento de preferencias Preferencias de Web Intelligence 3 más información sobre licencias, póngase en contacto con su representante de ventas de. Selección de preferencias de visualización de Web Intelligence Puede elegir otro formato de visualización y configuración regional de formato que correspondan a su forma de interactuar con la información en los documentos de Web Intelligence a través de InfoView. Para seleccionar un formato de vista para los documentos de Web Intelligence 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Web Intelligence. 4. En el área "Seleccione un formato de presentación predeterminado", seleccione el formato que desea utilizar para ver los documentos de Web Intelligence. Elija Web si desea ver e imprimir los documentos, responder a peticiones de orden y realizar análisis de exploración. También puede realizar el seguimiento de los cambios de datos en el visor Web si cuenta con los derechos necesarios. Elija Interactivo si desea ver e imprimir documentos, aplicar filtros a los documentos, efectuar ordenaciones y cálculos, modificar el formato de los datos en tablas y gráficos, responder a peticiones de orden y realizar análisis de exploración. Nota: Esta opción sólo está disponible si ha implementado Web Intelligence en modo JSP. Para poder utilizar Consulta HTML (la herramienta de edición interactiva) en la creación de documentos y la edición de consultas, se recomienda seleccionar esta opción. Si no selecciona el formato de vista Interactivo, puede utilizar Consulta HTML para definir los documentos, pero no podrá aplicarles formato. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 35

36 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Web Intelligence Elija Formato PDF (requiere Adobe Acrobat Reader) si desea poder responder a peticiones de orden, ver e imprimir documentos directamente en formato PDF. Según el modo en el que el administrador de BusinessObjects Enterprise configure el sistema, puede ver un PDF de todo el documento entero o de la ficha predeterminada. Si visualiza un PDF en la ficha predeterminada, podrá crear archivos PDF de las demás fichas del informe si hace clic en los vínculos de la parte inferior de la pantalla. 5. Haga clic en Aceptar. Para seleccionar una configuración regional de formato para los documentos de Web Intelligence 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Web Intelligence. 4. En el área "Al ver un documento", seleccione la configuración regional que desee utilizar. El formato en que los números, horas y fechas se muestran en la configuración regional que ha elegido se utilizará para mostrar números, horas y fechas en los documentos de Web Intelligence: Elija Usar la configuración regional del documento para dar formato a los datos para mantener la configuración regional utilizada para dar formato a los datos cuando se creó el documento. Elija Usar mi configuración regional de visualización preferida para dar formato a los datos con la configuración regional que ha indicado en las preferencias generales como la configuración regional de visualización preferida. 5. Haga clic en Aceptar. Selección de una herramienta de creación/edición Las herramientas de creación/edición permiten crear o editar documentos de Web Intelligence. La configuración del sistema y la forma de interactuar 36 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

37 Establecimiento de preferencias Preferencias de Web Intelligence 3 con los documentos de Web Intelligence determinan el formato del panel de informes que mejor se ajusta a sus necesidades. Para seleccionar una herramienta de creación/edición predeterminada 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Web Intelligence. 4. En el área "Seleccione una herramienta de creación o edición predeterminada", seleccione la herramienta que desee utilizar al crear o editar documentos de Web Intelligence: Tenga en cuenta que estas opciones sólo están disponibles si el administrador ha implementado Web Intelligence en modo JSP. Si desea utilizar un editor gráfico para generar fórmulas, elija Avanzada. La herramienta de edición avanzada, denominada Panel de informes Java, permite definir el contenido de los documentos de varios orígenes de datos y crear o modificar las consultas en las que se basan los documentos nuevos o existentes. También se pueden crear subconsultas, consultas combinadas y datos de clasificación. Nota: Debe utilizar un explorador que admita la máquina virtual Java e instalar un applet Java para utilizar la herramienta de edición interactiva. Si desea trabajar con consultas en un entorno HTML, elija Interactivo. La herramienta de edición interactiva, denominada Consulta HTML, permite definir el contenido de los documentos a partir de varios orígenes de datos. Puede utilizar la herramienta de edición interactiva para crear nuevos documentos o para modificar las consultas en que se basan documentos de Web Intelligence existentes. Si desea abrir Web Intelligence Offline y editar o crear los documentos de Web Intelligence aquí, elija Escritorio. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 37

38 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Web Intelligence Nota: Web Intelligence Offline debe estar instalado en el equipo para utilizar esta opción. Si desea utilizar una interfaz similar a un asistente para crear los documentos, elija Accesibilidad Web. La herramienta de edición Accesibilidad Web, denominada Panel de informe HTML, permite crear funciones de consulta e informe mediante una interfaz sencilla. Cada documento que crea se basa en un único origen de datos y puede contener varios informes que muestran diferentes subconjuntos de información. La herramienta Accesibilidad Web se puede personalizar para implementaciones especiales. 5. Haga clic en Aceptar. Selección de un universo predeterminado Puede especificar un universo para utilizarlo como origen de datos predeterminado en los documentos de Web Intelligence. Para seleccionar un universo 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Web Intelligence. 4. En el área "Seleccionar universo predeterminado", haga clic en Examinar y elija una de las opciones siguientes: Si desea seleccionar un universo predeterminado para que Web Intelligence lo utilice al crear documentos, seleccione un universo en la lista. Si no desea establecer un universo predeterminado, elija No existe ningún universo predeterminado. 5. Haga clic en Aceptar. 38 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

39 Establecimiento de preferencias Preferencias de Web Intelligence 3 Selección de las opciones de exploración Antes de iniciar una sesión de exploración, debe especificar cómo cambian los documentos de Web Intelligence cuando se realiza una exploración. Al explorar, se crea una vista de los datos más o menos detallada. Por ejemplo, puede profundizar en datos agrupados por país para verlos agrupados por región o sintetizar datos agrupados por ciudad para verlos agrupados por país. Para definir las opciones de exploración 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Preferencias de Web Intelligence. 4. En el área "Seleccione un formato de visualización", asegúrese de que están seleccionados Web o Interactivo. 5. En el área "Opciones de exploración", seleccione las opciones generales que desea aplicar a las sesiones de exploración: Si desea que Web Intelligence le pregunte cada vez que una acción de exploración requiera una nueva consulta para agregar más datos al documento, seleccione Preguntar cuando la exploración requiere datos adicionales. Por ejemplo, cuando explora los resultados mostrados en un documento de Web Intelligence, puede desear llevar la exploración a un nivel de información superior o inferior, que no está incluido en el ámbito de análisis del documento. En este caso, Web Intelligence necesita ejecutar una nueva consulta para recuperar datos adicionales del origen de datos. Puede elegir que se le pregunte con un mensaje cada vez que sea necesaria una nueva consulta. La petición de orden le pide que decida si desea ejecutar o no la consulta adicional. Además, la petición le puede permitir aplicar filtros a las dimensiones adicionales que incluye en la nueva consulta. Esto significa que puede restringir el tamaño de la consulta a los datos necesarios para su análisis. Tenga en cuenta, sin embargo, que Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 39

40 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Web Intelligence necesita el permiso de su administrador para explorar más allá del objeto de análisis durante una sesión de exploración. Si desea que Web Intelligence sincronice la exploración en todos los bloques del informe, seleccione Sincronizar la exploración en bloques del informe. Cada tabla, gráfico o celda individual de un informe representa un bloque de datos concreto. Hay dos maneras de explorar un informe con varios bloques de informe: Sincronizar la exploración en los bloques de informe. Explorar sólo el bloque seleccionado. Los siguientes ejemplos muestran cómo afecta cada opción a un informe cuando profundiza en una tabla para analizar los resultados detallados por prestación. En el primer ejemplo, se ha seleccionado Sincronizar la exploración en bloques del informe, por lo que la tabla y el gráfico muestran los valores explorados: En el segundo ejemplo, no se ha seleccionado Sincronizar la exploración en bloques del informe. La exploración sólo se realiza en el bloque seleccionado y únicamente la tabla muestra los valores explorados: 40 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

41 Establecimiento de preferencias Preferencias de Web Intelligence 3 Si desea que Web Intelligence oculte la barra de herramientas de exploración cuando cambia al modo de exploración, seleccione Ocultar la barra de herramientas de exploración. Cuando inicia el modo de exploración, la barra de herramientas Exploración aparece automáticamente en la parte superior del informe explorado. La barra de herramientas muestra los valores en que se realizó una exploración. Estos valores filtran los resultados que se muestran en el informe explorado. Por ejemplo, si explora el año 2001, los resultados que se muestran en la tabla explorada son los T1, T2, T3 y T4 del año Esto significa que los valores trimestrales que exploró están filtrados para La barra de herramientas Exploración muestra 2001, el valor que filtra los resultados explorados. La barra de herramientas Exploración permite seleccionar otros valores para filtrar los resultados de manera diferente. Por ejemplo, si utiliza la barra de herramientas Exploración para seleccionar 2002, los resultados que se muestran en la tabla explorada serán T1, T2, T3 y T4 del año Si el informe explorado incluye dimensiones de varias consultas, aparece un cuadro de información sobre herramientas cuando sitúa el cursor sobre el valor que se muestra en el filtro. La Información sobre herramientas muestra el nombre de la consulta y la dimensión para el valor. Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 41

42 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Web Intelligence Puede elegir ocultar la barra de herramientas Exploración cuando inicia el modo de exploración. Es útil si no desea seleccionar filtros durante la sesión de la exploración. 6. En el área "Iniciar sesión de exploración", seleccione la opción que desea aplicar a las sesiones de exploración. Si desea conservar una copia del documento original para poder comparar los resultados explorados con los datos del documento original, seleccione En informe duplicado. Web Intelligence crea un duplicado del informe original. Cuando finaliza el modo de exploración, el informe original y el informe explorado permanecen en el documento para su consulta. Si desea explorar el informe de forma que éste se modifique con las acciones de exploración, seleccione En informe existente. Cuando finaliza el modo de exploración, el informe muestra los valores explorados. 7. Haga clic en Aceptar. Selección de un formato de MS Excel Esta opción determina la apariencia de los datos en instancias de documentos de Web Intelligence si programa o exporta los documentos en formato MS Excel. Para seleccionar un formato de MS Excel 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la ficha Web Intelligence. 4. En el área "Seleccione la opción de prioridad para guardar en MS Excel", seleccione la opción que mejor se ajuste a sus necesidades: Si desea mostrar los datos en un formato similar a Web Intelligence, elija Dar prioridad al formato de los documentos. 42 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise

43 Establecimiento de preferencias Preferencias de Desktop Intelligence 3 Si desea mostrar los datos en formato de texto, seleccione Dar prioridad al procesamiento sencillo de los datos en Excel. 5. Haga clic en Aceptar. Preferencias de Desktop Intelligence Antes de ver documentos de Desktop Intelligence en InfoView, se recomienda establecer las preferencias de Desktop Intelligence para adaptarlas a sus necesidades de visualización. Para establecer las preferencias de visualización de Desktop Intelligence 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en Desktop Intelligence. 4. En el área "Seleccione un formato de presentación predeterminado", seleccione el formato en el que desea ver los documentos de Desktop Intelligence: Web Con el formato de visualización Web, los documentos de Desktop Intelligence se muestran en un visor basado en Web en formato HTML, en el que se pueden realizar algunos análisis en el informe. PDF Con el forma de visualización PDF, los documentos de Desktop Intelligence se muestran en formato PDF. A continuación, puede imprimir el documento o guardar la versión PDF. Según el modo en el que el administrador de BusinessObjects Enterprise configure el sistema, puede ver un PDF de todo el documento entero o de la ficha predeterminada. Si visualiza un PDF en la ficha predeterminada, podrá crear archivos PDF de las demás fichas del informe si hace clic en los vínculos de la parte inferior de la pantalla. Formato de Desktop Intelligence (sólo para Windows) Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise 43

44 Establecimiento de preferencias 3 Preferencias de Crystal Reports Con el formato de visualización de Desktop Intelligence, los documentos se muestran en el cliente de Desktop Intelligence. El cliente de Desktop Intelligence debe estar instalado en el equipo para utilizar esta opción. 5. Haga clic en Aceptar. Preferencias de Crystal Reports Antes de trabajar con informes de Crystal en InfoView, se recomienda establecer las preferencias de Crystal Reports para adaptarlas a sus necesidades de elaboración de informes. Selección del visor de informes de Crystal Para seleccionar un visor de informes de Crystal 1. Conéctese a InfoView. 2. En la barra de herramientas de InfoView, haga clic en Preferencias. Aparecerá la página "Preferencias". 3. Haga clic en la sección Preferencias de Crystal Reports. 4. En el área "Seleccione un formato de presentación predeterminado", seleccione el visor que desea utilizar para ver los informes de Crystal. Web El visor Web no requiere que se realice ninguna descarga y funcionará sin Java o ActiveX. Para obtener más información, consulte Visor Web. Web ActiveX El visor ActiveX está habilitado si utiliza una versión de Microsoft Internet Explorer compatible con controles ActiveX. Para obtener más información, consulte Visor Web ActiveX. Web Java 44 Manual del usuario de InfoView de SAP BusinessObjects Enterprise