Intercambio de datos. Importar y exportar con TILOS. Daniel Busquet;Christine Hsui AVANCE REAL

Transcripción

1 Intercambio de datos Importar y exportar con TILOS Daniel Busquet;Christine Hsui AVANCE REAL

2 Importar y exportar con TILOS Copyright 2018 Avance Real Publicado en los Estados Unidos de América. Autor: Daniel Busquet Todos los Derechos Reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, por cualquier medio, sin autorizaciónn expresa por escrito. Todas las marcas y nombres utilizados en este libro son propiedad de sus respectivos dueños. Se han usado todos los medios para lograr que este libro sea tan completo y acertado como sea posible, pero no se provee garantía de ningún tipo ni se asume responsabilidad por el uso del material que compone el libro. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 1

3 Tabla de Contenidos Importar y exportar con TILOS... 3 Estructura de la guía Intercambio con MS Project Archivo genérico XML... 7 Requerimientos... 7 Instalar la macro Importar archivo genérico XML usando la macro Preparar el archivo de intercambio en TILOS Exportar los datos de MS Project al archivo de datos XML Importar el archivo con datos de MS Project a TILOS Exportar de TILOS a MS Project usando la macro Importar de MS Project (XML) a TILOS Exportar de TILOS a MS Project (XML) Importar de Primavera P6 a TILOS Exportar usando el formato Primavera P6 (XML) Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 2

4 Importar y exportar con TILOS El intercambio de datos de TILOS con otros programas se puede llevar a cabo mediante distintos métodos. La versión TILOS 10.1 cuenta con 5 métodos de importación y 6 métodos de exportación. En esta guía veremos paso a paso cada uno de los métodos y usaremos un ejemplo sencillo para comprobar su funcionamiento. Métodos para importar 1. Archivo genérico XML: MS Project, Asta PowerProject, Trimble Business Center 2. Microsoft Project XML: formato nativo MS Project 3. Primavera P6: formato nativo Primavera XML) 4. ASCII: formato TXT, solamente una tabla de objetos 5. Microsoft Excel: formato XLS Métodos para exportar 1. Archivo genérico XML: MS Project, Asta PowerProject, Trimble Business Center 2. Microsoft Project XML: formato nativo MS Project 3. Primavera P6: formato nativo Primavera XML) 4. ASCII: formato TXT, solamente una tabla de objetos 5. Microsoft Excel: formato XLS 6. Reporte en Excel: informe de tareas y recursos Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 3

5 Estructura de la guía En el desarrollo de la guía veremos los distintos métodos agrupados por tipo de programa. 1. Intercambio con Microsoft Project 1.1. Archivo genérico XML Requerimientos Instalar macro Importar con macro Exportar con macro Ejemplo 1.2. MS Project XML Importar Exportar Ejemplo 2. Intercambio con Primavera Importar 2.2. Exportar 2.3. Ejemplo 3. Intercambio con Asta PowerProject 3.1. Importar 3.2. Exportar 3.3. Ejemplo 4. Intercambio usando ASCII 4.1. Importar 4.2. Exportar 4.3. Ejemplo 5. Reporte en Excel 5.1. Exportar 5.2. Ejemplo Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 4

6 1. Intercambio con MS Project El intercambio de datos entre TILOS y Microsoft Project es una herramienta estratégica para aquella empresa que utiliza MS Project para planificación general y TILOS para los proyectos de construcción lineal. Esta integración es necesaria también para proyectos lineales que se detallan en las dos dimensiones de planificación de TILOS, tiempo-camino y complementan otras fases del proyecto en Project, como por ejemplo ingeniería, compras o reportes que cumplan con ciertos requerimientos de contrato. TILOS cuenta con dos métodos de transferencia de datos, uno utiliza el formato MS Project XML y el otro el formato de archivo genérico XML. Método: Archivo genérico XML Se recomienda usar este método únicamente si se desea utilizar un perfil de exportación definido con anterioridad. Con el uso del archivo genérico XML es posible crear y guardar múltiples perfiles de exportación que contengan información específica para cada intercambio. En los perfiles de intercambio es posible determinar qué datos se desean exportar o importar y guardarlos para usos futuros. Este método requiere del uso de una macro creada en Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 5

7 MS Project e instalada por el programa de intercambio de TILOS. Método: MS Project XML Este es el método recomendado para exportar e importar ya que utiliza el formato nativo de archivo MSP. Usando este método para importar o exportar, las tareas tendrán el mismo nombre, inicio y finalización, recursos, calendarios, etc., en ambos programas. Además, es más simple y ahorra tiempo al momento de intercambiar información con aquellos departamentos o contratistas que solamente usan MS Project. configurar el sistema de intercambio y así establecer un canal de comunicación entre ambos programas. Para el uso del método MS Project XML la configuración se limita a definir el tipo de datos que deseamos transferir, en cambio con el método Archivo genérico XML es necesario completar la instalación de la macro además de la configuración de los datos que se desean transferir. Una vez que el sistema esté funcionando, el planificador de proyectos usará las herramientas y podrá dedicar su atención al plan y no al proceso. Para transferir datos de un programa de planificación a otro en ambos casos debemos seguir una serie de pasos para Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 6

8 2. Archivo genérico XML Requerimientos Para comenzar debemos verificar que contamos con los requerimientos básicos para el intercambio de datos entre MS Project y TILOS. o Computadora con sistema Windows o Programa Trimble TILOS instalado o Programa MS Project o Módulo de intercambio de TILOS (para el método Archivo genérico XML solamente) Instalar el módulo de intercambio en la misma computadora que está instalado TILOS. Si MS Project se encuentra ya instalado, se iniciará. Cuando se termine de instalar, aparecerá el mensaje de seguridad de Microsoft. Si el módulo de intercambio no está instalado, se puede descargar del sitio web: Presionar Habilitar Macros (Enable Macros). Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 7

9 Instalar la macro Después de presionar Habilitar Macros se iniciará MS Project y el mensaje aparecerá nuevamente. Presionar Habilitar Macros nuevamente y luego hacer clic en Install (Instalar). A continuación, se abrirá la ventana Edit Settings: Ingresar las unidades para día (d), hora (h) y minuto (m) como se muestra en la imagen. Es posible que la ubicación de los archivos sea diferente del ejemplo, ya que Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 8

10 depende de las preferencias de la persona que instale el programa para seleccionar las carpetas donde se guardarán los archivos. Es importante tomar nota de la ubicación de los archivos para su uso posterior. En el ejemplo creamos la carpeta C: TILOS INTERCAMBIO Las dos casillas superiores son para el archivo del perfil de intercambio en formato XML, generado en TILOS. En la primera se ingresa la ubicación y en la segunda el nombre del archivo. En la primera se ingresa la ubicación y en la segunda el nombre del archivo. Ambos archivos, el archivo de intercambio generado en TILOS y el archivo con datos de MS Project, tienen el formato XML. Presionar Save para guardar los cambios y cerrar. Presionar la tecla Install certificate, para instalar el certificado en el Centro de Confianza de Microsoft y luego Finish, para cerrar. Las dos casillas inferiores son para el archivo que tiene la información de MS Project. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 9

11 Puede tomar algo de tiempo hasta que se complete el proceso y luego aparezca el siguiente mensaje. Presionar OK para terminar. Cerrar MS Project. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 10

12 3. Importar archivo genérico XML usando la macro En los pasos anteriores instalamos y configuramos la macro para intercambio de datos entre TILOS y MS Project. Durante la configuración de la macro ingresamos una carpeta y un archivo con el perfil de intercambio generado en TILOS. Preparar el archivo de intercambio en TILOS Iniciar TILOS y seleccionar la pestaña Nuevo proyecto para crear un proyecto donde vamos a importar los datos de MS Project. Es posible que el archivo TILOS-MSP PERFIL XML.xml, todavía no haya sido creado. En ese caso podemos crear el archivo de intercambio con el mismo nombre, o usar otro nombre y luego reconfigurar la macro en MS Project. Cada vez que exportemos desde MS Project se va abrir la ventana Edit settings, donde tendremos la oportunidad de cambiar la ubicación y/o el nombre si es necesario. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 11

13 Una vez creado el nuevo proyecto, debemos preparar el perfil de intercambio. El perfil de intercambio es un archivo XML que ambos programas utilizarán para interpretar la información que el usuario desea intercambiar. Después de guardar el nuevo proyecto TILOS, ir al menú principal y seleccionar Herramientas/Editor perfiles de cambio XML. Se abrirá la ventana Profile editor (Editor de perfil). El perfil para exportar puede ser utilizado para futuras exportaciones de datos. Es importante anotar la ubicación y el nombre del archivo de intercambio que será requerido por la macro que usaremos para exportar de MS Project a TILOS. En este ejemplo creamos la carpeta C:\TILOS INTERCAMBIO. Seleccionar TILOS en Application 1 y Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 12

14 presionar Insert para seleccionar los campos a exportar. Seleccionar los campos a exportar y presionar OK para aceptar y cerrar. Seleccionar todas las casillas de opción como se muestra en la imagen. En Aplicación 1 siempre va TILOS y en Aplicación 2 el otro programa, en este ejemplo, MS Project. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 13

15 Presionar el botón Editar a la derecha de Aplicación 1 para habilitar las opciones de importar y exportar. Ingresar Yes en ambas líneas. En la ventana Editor de perfil (Profile editor), seleccionar cada fila en la columna Nombre y presionar la tecla Editar (Edit). También se puede hacer doble clic para editar. Repetir para Aplicación 2 MS Project. Aparecerá la siguiente ventana con la leyenda Este elemento no tiene ninguna asignación. Desea agregar los elementos por defecto? Presionar Yes para agregar los elementos por defecto. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 14

16 La línea Recursos incluye un listado como el que se muestra en la imagen. Es posible agregar más campos presionando la tecla + ubicada arriba a la derecha de la ventana. Para seleccionar el campo que se desea agregar, desplegar el menú que está a la derecha de TILOS. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 15

17 Es posible que no haya un campo equivalente en MS Project. Cuando las casillas de opción están desactivadas, quiere decir que no hay un campo correlativo en MS Project para el campo de TILOS a la izquierda. configurado, guardar el archivo de intercambio XML. Es conveniente guardar el archivo en una carpeta de fácil acceso y creada especialmente para almacenar los distintos perfiles que pudieran ser necesarios en el futuro. Exportar los datos de MS Project al archivo de datos XML Regresar a MS Project y abrir el proyecto que se desea exportar a TILOS. Una vez que el perfil de exportación está Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 16

18 Ir al menú principal View y presionar el icono de macros que está sobre la derecha. En la ventana Macros correr la macro RunTilos10Exchange. En la ventana TILOS Import and Export presionar Export data to TILOS. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 17

19 En la ventana siguiente podemos confirmar o modificar la ubicación y nombre de los dos archivos XML, el que almacenará la información de MS Project y el archivo de intercambio. Importar el archivo con datos de MS Project a TILOS Presionar Next>> (Siguiente) y luego presionar Finish (Terminar) para finalizar la creación del archivo con la información de MS Project en el formato XML. Regresar a TILOS y abrir el archivo donde vamos a importar los datos de MS Project. Ir al menú principal Archivo/Importar. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 18

20 En el siguiente paso seleccionar el archivo de datos que contiene la información de MS Project. En este ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\Training Sample MSP data.xml En la ventana Importar asistente, seleccionar la opción XML (XML) XML personalizado TILOS: y presionar siguiente. En la siguiente ventana seleccionar el archivo del perfil de intercambio. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 19

21 En este ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\TILOS-MSP PERFIL XML.xml Presionar Término para completar la importación. El diagrama de Gantt muestra el proyecto en TILOS. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 20

22 4. Exportar de TILOS a MS Project usando la macro Abrir el archivo para exportar en TILOS. En este ejemplo utilizaremos el archivo Gasoducto10km.hsp En la ventana Profile editor (Editor de perfil) ingresar el nombre del archivo de perfil en formato XML y la carpeta de Windows donde estará guardado. Ir al menú principal Herramientas/Editor perfiles de cambio XML Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 21

23 En los campos Application 1 y Application 2 ingresar como se muestra en la imagen. En Application 1 siempre seleccionar TILOS y en Application 2 el otro programa. Presionar la tecla Insert (Insertar) y seleccionar Tasks (Tareas) y Links (Enlaces) en la ventana Items y presionar OK para cerrar. En la ventana Edit profile se habrán creado ambas líneas. Seleccionar cada una y presionar Edit para editar si es necesario. Presionar Save (Guardar) para guardar los cambios y Ok para cerrar. Una vez creado el archivo del perfil de intercambio XML, ir al menú principal Archivo/Exportar. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 22

24 En la siguiente ventana presionar la tecla Seleccionar para crear un archivo donde se guardará la información de TILOS y la carpeta donde estará ubicado el archivo. En la ventana de diálogo Exportar asistente paso 1 seleccionar Campo XML y presionar Siguiente. En nuestro ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10-a-MSP.xml Presionar Siguiente. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 23

25 En el paso 3 del asistente de exportar seleccionar el perfil de intercambio y la carpeta donde estará ubicado el archivo. En nuestro ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10-PERFIL-XML.xml VIEW/Macros y presionar el ícono de macros. En la ventana de dialogo de macros presionar Run. Presionar Término para cerrar. Se abrirá la ventana para Guardar el nuevo archivo, presionar Yes. Abrir MS Project, ir al menú principal Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 24

26 Presionar Import data to MS Project (Importar data a MS Project). Seleccionar la carpeta y el nombre del archivo donde se importará la información de TILOS (archivo de datos). En nuestro ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10-a-MSP.xml Se abrirá la ventana XML Import para indicar la ubicación y el nombre de los archivos de datos y de perfil. En nuestro ejemplo: C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10-a- MSP.xml C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10- PERFIL-XML.xml Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 25

27 Cuando se complete la importación a MS Project, el programa mostrará un reporte con la cantidad de tareas creadas o actualizadas y los errores. Presionar OK para cerrar. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 26

28 5. Importar de MS Project (XML) a TILOS La versión TILOS 10 cuenta con una función nueva para Importar y Exportar a MS Project que no requiere del uso de la macro de intercambio. TILOS puede intercambiar datos en el formato XML nativo de Microsoft. de las distancias de inicio y fin de las tareas. Las distancias son necesarias para ubicar las tareas en el diagrama espacio tiempo. Cerrar el archivo de MS Project y abrir TILOS. Usar la plantilla Gasoducto10km- 17JUN.hst Abrir en MS Project el proyecto que se desea exportar a TILOS para verificar que la configuración contiene la información Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 27

29 Descargar la plantilla aquí: Ir al menú principal Archivo/Importar. En la ventana del asistente de importar, seleccionar la opción Interfaz MS Project (XML), como se muestra en la imagen anterior. En la segunda ventana del asistente de importar, presionar la tecla Seleccionar para seleccionar el archivo con los datos del proyecto de MS Project. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 28

30 En la siguiente ventana seleccionar como se muestra y presionar la tecla Ajustes adicionales. Por ejemplo, Distancia inicio se encuentra en la columna de texto Texto28 de MS Project. En la ventana Settings (Configuración) verificar que las columnas personalizadas son consistentes con el archivo que vamos a importar. Presionar OK para aceptar y cerrar. Presionar Término para completar la importación. Si la importación se realizó con éxito, la vista tiempo camino de TILOS se verá como la imagen. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 29

31 Los datos del proyecto se importaron a TILOS como se muestra en las vistas tiempo camino y barras de Gantt. La línea de tarea representa la tarea de resumen Segmento 1. Para desplegar la tarea resumen, hacer clic con el ratón en cualquier parte vacía de la carta de marcha y activar la ventana Propiedades. Seleccionar la pestaña Tareas resumen y presionar la tecla Mostrar sólo detalles que se encuentra sobre la derecha de la ventana. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 30

32 6. Exportar de TILOS a MS Project (XML) Vista diagrama de Gantt. Abrir el archivo que se desea exportar en TILOS. En este ejemplo usamos el archivo Gasoducto10km.hsp Descargar el archivo aquí: Ir al menú principal Archivo/Exportar. Vista tiempo distancia. Es importante recordar que TILOS exporta el archivo de datos en el formato nativo MS Project (XML). Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 31

33 En la ventana del asistente de exportar seleccionar la opción MS Project (XML) y presionar Siguiente. En este ejemplo C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10km de TILOS a MSP.xml En la siguiente ventana seleccionar la ubicación y el nombre del archivo donde se guardarán los datos del proyecto. En el paso 3 seleccionar como se muestra en la imagen y a continuación presionar la tecla Ajustes adicionales. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 32

34 En la ventana de diálogo Settings (Configuración) se seleccionan los campos con información adicional, como por ejemplo la Distancia inicio y la Distancia de fin y el campo de destino en MS Project. En este ejemplo seleccionamos los campos de texto personalizados Texto27 a Texto30 y Numero12. Presionando la tecla Set Default Fields (Establecer Campos por Defecto) se obtienen los campos que se muestran en la imagen. Se pueden agregar o borrar campos con los iconos de la derecha. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 33

35 Presionar OK para cerrar sin hacer modificaciones y presionar Termino para completar la exportación de datos. En la ventana del modo de importar, seleccionar As a new Project (Como proyecto nuevo). El archivo XML ha sido creado y almacenado en el Explorador de Windows. Abrir MS Project y buscar el archivo Gasoducto10km de TILOS a MSP.xml seleccionando XML Format (*.xml) MS Project creará un proyecto nuevo con los datos exportados de TILOS. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 34

36 Las columnas creadas en MS Project: Tarea Duración Fecha de inicio Fecha de fin Predecesores Texto28: Distancia de inicio Texto29: Distancia de fin Texto27: Plantilla de tarea Texto30: ID de tarea Numero12: Secuencia programa a otro sea necesario realizar algunos ajustes. En este ejemplo la duración de las tareas MS Project las aplicó con dos decimales en lugar de números enteros. Es conveniente cambiar el titulo de las columnas personalizadas para mejor comprensión del informe y otros cambios que sean de utilidad para lograr una lectura rápida de los datos y graficas. Es posible que en el paso de un Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 35

37 7. Importar de Primavera P6 a TILOS Para importar los datos de un proyecto de Primavera a TILOS es necesario agregar información que normalmente no se requiere en P6. Los datos adicionales son la distancia de inicio y fin y el nombre de la plantilla que utilizará cada tarea. En Primavera, crear columnas texto: 3 UDF User Defined Field. En el caso de la Plantilla de tarea es posible usar uno de los campos existentes como Work Type (Tipo de trabajo). Agregar Distancia de inicio, Distancia de fin y Plantilla de tarea a cada actividad del proyecto. También puede ser de utilidad asignar las tareas al Desglose de Tareas (WBS) si es que se va a importar a TILOS. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 36

38 En la imagen se muestran las columnas agregadas al proyecto en Primavera 6. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 37

39 8. Exportar usando el formato Primavera P6 (XML). Abrir un proyecto nuevo en TILOS para importar los datos de Primavera P6. Ir al menú principal Archivo/Importar y seleccionar la opción Primavera P6 como se indica en la imagen. En la siguiente ventana del asistente de exportar presionar Seleccionar, se abrirá el Explorador de Windows, asignar un nombre para el archivo de datos Primavera P6 (XML) y la carpeta donde se guardará el archivo. En este ejemplo C:\TILOS INTERCAMBIO\Gasoducto10km- Exportar de TILOS a P6.xml Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 38

40 Presionar Siguiente para configurar los parámetros de exportación. En este ejemplo no desarrollamos una EDT (Estructura de Desglose de Tareas, o WBS en inglés). Creamos enlaces entre tareas y asignamos una Plantilla de tarea a cada actividad. Configurar como se muestra en la imagen. Presionar Asignación de Campo Adicional. En la ventana Settings (Configuración) seleccionamos la información que deseamos exportar de TILOS a Primavera P6, pero que no tienen un campo correlativo. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 39

41 Creamos campos personalizados que deberán ser generados en Primavera previo a la importación del proyecto. En este ejemplo adicionamos dos campos para los datos de distancia. Configurar como se muestra en la imagen y presionar Ok y Terminar para completar la exportación. TILOS exportó el proyecto Gasoducto 10km en formato nativo Primavera P6 (XML) y está listo para ser importado a Primavera. Copyright Avance Real SACDE S.A. Ing. Carlos Lambraño 40