ALUMNOS. Esta guía proporciona una descripción detallada para efectuar consultas de cuentas de los alumnos en Caja Upsite.

Transcripción

1 GUÍA DE USUARIO DE CONSULTA DEL ESTADO DE CUENTA DE LOS ALUMNOS Descripción Esta guía proporciona una descripción detallada para efectuar consultas de cuentas de los alumnos en Caja Upsite. Objetivos Al terminar esta guía usted será capaz de: Utilizar las herramientas que ofrece el sistema para efectuar el análisis detallado de la cuenta de los estudiantes con adeudos en la Caja Upsite. 1

2 Índice Descripción 1 Estado de cuenta del alumno 3 Customer Accounts 4 Account Details 5 Item Details 6 Receipt Details 8 2

3 Customer Accounts (Estado de Cuenta del Alumno) Utilice esta página para consultar el resumen de las cuentas que componen el estado de cuenta general de los alumnos de la Universidad. Pasos Home Manage Student Financials Acceder por cualesquiera de la siguientes opciones: A. Calculate Tuition and Fees B. Run Cashiering C. Bill Customers D. Administer Payment Plans E. Refund Customers Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Inquire Customer Accounts Business Unit (Unidad de Negocio) ID (Clave del Alumno) Registre el valor correspondiente a su Campus: UPANA para México y UPGDL para Guadalajara. Registre la clave del alumno cuyo estado de cuenta desea consultar. Haga clic en el botón Accounts., el sistema presentará la página Customer 3

4 Customer Accounts Utilice esta página para ver cada una de las cuentas que integran el adeudo que el estudiante tiene en la caja. También podrá acceder a información académica, conceptos de cobro, fechas de vencimiento y detalles de cada tipo de cuenta. Total Account Type (Tipo de cuenta) Account Number (Número de Cuenta) Balance Open Date (Fecha de Apertura) Status (Estado) Account Details Corresponde al total del adeudo del alumno en la Caja Upsite, incluyendo colegiaturas, y cuotas vencidas y por vencer. Esta columna corresponde a la clasificación del tipo de cuenta a la que pertenecen los montos del estado de cuenta del estudiante. Bajo esta columna el sistema muestra el número de cuenta al que pertenecen los cargos. A la derecha, sin encabezado, se ve la columna correspondiente al ciclo escolar al que corresponden los cargos. Son los montos que integran el estado de cuenta. Corresponde a la fecha en que fueron generados en el sistema los cargos al alumno. Bajo esta columna el sistema indica el estado de la cuenta: activa o inactiva. Este vínculo lleva a la página Account Details (detalle de la cuenta). 4

5 Account Details (detalles del estado de cuenta) Utilice esta página para consultar los conceptos que componen cada uno de los Account Numbers que se muestran en la página Customer Accounts. Account Number Account Balance Debits Credits Applied Unapplied Item Term Last Activity Date Balance Item Details El número de la cuenta y el ciclo escolar al que ésta pertenece. El total de deuda o de crédito de este Account Number. Monto total adeudado. Monto total pagado. Monto total aplicado. Este monto corresponde al total que el sistema ha descontado del monto adeudado por pagos o becas. Monto total no aplicado. Este monto corresponde al total que el sistema tiene pendiente por descontar del monto adeudado por pagos o becas. Concepto de cobro. Ciclo escolar. Monto deudor o acreedor. Muestra la fecha del último movimiento que afectó al Item. Monto neto, después de restarle los pagos, becas, créditos, etc. Este vínculo lo lleva a la página Item Details. 5

6 Item Details (detalle del renglón) Utilice esta página para consultar los movimientos y las fechas en que éstos se han efectuado, con respecto al concepto de cobro. Cargos Si un cargo está saldado por varios pagos, aparecerá una sección que se llama Detail, detallando cada uno de los pagos que están afectando al cargo. Payments paying this charge Encabezado Due Item Item Type Date En esta sección el sistema muestra los pagos que saldan los cargos anteriores. En el encabezado se puede ver el concepto de cobro al que están afectando los pagos, su número de Item y su monto total. Corresponde a la fecha de vencimiento del cargo. Es el total de el cargo. Es la descripción de los conceptos que saldan el cargo. Corresponde a las fechas en que cada pago se aplicó al cargo. En esta columna aparecen las cantidades de cada uno de los pagos que afectaron al concepto cobro. 6

7 Pagos Si un pago está saldando varios cargos, aparece una sección que se llama Account Split for Payment, mostrando la división del cargo para sus pagos. Encabezado Gracias por su pago Item Number Item Type Ref Nbr Payment ID Nbr Account Nbr Account Term Item Term Item Item Type Account Nbr Term Date En esta sección de la página el sistema muestra cómo ha dividido el pago en diferentes conceptos cobro. El concepto. El número en el orden en que quedó este concepto. El número de Item Type o cuenta que afecta. Número de referencia, solamente en los casos en que se le asigna en caja al efectuar el pago. El número de renglón en que aparece el pago en la página Account Details. Corresponde al número de la cuenta. Corresponde al ciclo escolar al que pertenece el concepto de cobro que se está pagando. Corresponde al ciclo escolar al que pertenece el número de cuenta que se está pagando. El monto que el pago salda. En esta sección de la página el sistema muestra los cargos que salda el pago. El concepto de la cuenta que salda el pago. El número de la cuenta. Es el ciclo escolar durante el cual se está saldando el concepto. Fecha del movimiento. Cantidad saldada. 7

8 Receipt Details (detalle del recibo) Utilice esta página para consultar el detalle de los pagos efectuados por los alumnos en la caja UPsite. ID Receipt Status Muestra la clave del alumno. Corresponde al estado de la transacción efectuada, por lo común deberá ser Posted (registrado), pero puede haber casos en que muestre estados diferentes, tales como: ESTADO DEL RECIBO DESCRIPCIÓN Approved Aprobado Canceled Cancelado Delayed Retardado Denied Denegado Group Post En el Grupo de posteo Not Posted No registrado o asentado Pending Pendiente Processed Procesado Unprocessed Sin procesar Voided Inválido Business Unit Receipt Nbr Cashier s Office Cashier Business Date Register Transaction Date Time Ref Nbr Corresponde al campus en donde se encuentre. Número de recibo. Se refiere a la caja general dentro del Campus, para México es UPMEX y para Guadalajara es UPGDL. Cajero que cobró. Corresponde al día de la apertura de la caja. Es la caja específica perteneciente a la caja general. Día en que se efectuó el pago. Hora en que se efectuó el pago. Referencias a los pagos registradas por el cajero. 8

9 Total Target Key Authority Tender Key Deposit ID Corresponde al total amparado por el recibo. Aparecerá el valor Pago en caja UP. El monto del pago. No se utiliza. Es para los casos en que es necesaria una autorización para efectuar el cobro. Aparece el modo de transacción, los valores pueden ser: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Débito, Tarjeta de Crédito. El monto recibido por cada Tender Key. Si al abrir la caja el cajero registró una clave de depósito para el modo de transacción, aquí aparece. 9