DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL

Transcripción

1 GUÍA DE USUARIO (CONCILIACIÓN BANCARIA) DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL GUIA DE USUARIO (CONCILICACION BANCARIA) GUATEMALA, JUNIO DE 2015

2 GUÍA DE USUARIO (CONCILIACIÓN BANCARIA) ÍNDICE 1. CONCILIACION BANCARIA CONCILIACIÓN BANCARIA... 1 Detalle: OPERACIONES A CONCILIAR OPERACIONES POR REGISTRAR EN EL SISTEMA:... 5 Registrar Nueva Operación:... 5 Eliminar:... 7 Conciliar o Desconciliar Operación: APROBACIÓN ELIMINAR CONCILIACIÓN REPORTES CONCILIACIÓN BANCARIA OPERACIONES CONCILIADAS HISTÓRICO DE CONCILIACIÓN... 14

3 1 1. CONCILIACION BANCARIA 1.1 Conciliación Bancaria El proceso de la conciliación bancaria tiene como objetivo establecer el saldo disponible de las cuentas bancarias. Compara los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal o de otras cuentas bancarias, con información de los estados de cuenta emitidos por el banco. Para realizar el proceso de Conciliación Bancaria en el Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales SICOINGL- en el módulo de Contabilidad se debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Contabilidad Conciliación Conciliación Bancaria Detalle: Al realizar la acción anterior, el sistema desplegará la siguiente pantalla, en la que se observa cada uno de los bancos en los cuales se tienen registradas Cuentas Bancarias a nombre de la Municipalidad, se debe seleccionar el Banco de la cuenta bancaria que se desea conciliar, luego dar clic a la opción de Detalle. 1

4 2 Conciliar: El sistema desplegará la siguiente pantalla que muestra cada una de las Cuentas Bancarias que se tienen registradas en el Banco. Se selecciona la cuenta, el mes y se da clic al icono de Conciliar. Nota: Cuando el mes a conciliar sea el mes de enero al momento de ingresar a la opcion Conciliar el sistema desplegará la pantalla donde solicita el saldo inicial Bancario, el cual corresponde al saldo inicial reflejado en el Estado de Cuenta proporcionado por el Banco. Posteriormente se da clic al icono de Continuar. 2

5 3 Cuando se trate de cualquier otro mes del año, que no sea el mes de enero, luego de seleccionada la cuenta bancaria y el mes se debe dar clic al icono de Conciliar Para ingresar al mes a conciliar debe estar Aprobada la Conciliacion del mes anterior. 1.2 Operaciones a Conciliar Al momento de iniciar a Conciliar, en la pantalla se observa del lado izquierdo un listado de tipo de operaciones que se pueden conciliar, por lo que se debe seleccionar cada una de las opciones, según se desee conciliar. 3

6 4 El menú de opciones muestra los siguientes tipos de operación, las cuales se deben seleccionar una a la vez. Cheques Notas de Crédito Notas de Debito Depósitos Cheques Ejercicio Anterior Operaciones pendientes de Registro Al seleccionar una opción, en este caso Cheques, el sistema muestra en la pantalla todos los cheques que se han emitido durante el periodo, se deben seleccionar y conciliar todos aquellos que el Banco pagó durante el mes, según los movimientos registrados en el Estado de Cuenta. A continuación se muestra que se debe seleccionar cada uno de los cheques pagados según el estado de cuenta. Al seleccionar el o los cheques pagados, se debe dar clic al icono de Grabar Conciliación de Cheques, el sistema devuelve la pantalla en la cual se observa que las operaciones de cheques se encuentran en estado Conciliado. Los cheques sin seleccionar son aquellos que no aparecen en el Estado de Cuenta, por lo tanto son cheques en circulación y la columna Estado aparecerá en blanco. 4

7 5 Nota: El mismo procedimiento se realiza con cada una de las operaciones registradas en el Sistema y operadas por el Banco, estas son: Notas de Débito, Notas de Crédito, Depósitos, Cheques ejercicio anterior Operaciones por Registrar en el Sistema: La opción de operaciones Por Registrar en el Sistema se utiliza cuando existen transacciones en el Estado de Cuenta Bancario que no están registradas en el Sistema, para lo cual debe verificarse el origen de la transacción y registrarla con el siguiente procedimiento, según corresponda; sea ésta: Débito, Crédito, Depósito, Cheque. Registrar Nueva Operación: Al seleccionar la opción Por registrar en el Sistema en el menú de opciones, el sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual para crear la operación se debe dar clic al ícono de Registrar Nueva Operación. 5

8 6 El sistema devuelve la siguiente pantalla en la cual se ingresan los datos en los campos según el tipo de movimiento al que corresponda y luego dar clic al icono de Crear. Al ingresar la información anterior el sistema guarda los datos de la operación registrada como se muestra a continuación. 6

9 7 Eliminar: Por medio de esta opción se puede eliminar un registro que se operó incorrectamente, por lo que se debe seleccionar y luego dar clic al icono de Eliminar. El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se confirma que se desea eliminar el expediente. Conciliar o Desconciliar Operación: Esta opción se utiliza en aquellos casos en que una operación fue registrada en meses anteriores y en el presente mes aparece operada en el sistema, sea ésta una nota de débito, crédito, cheque o deposito; por lo que debe conciliarse o desconciliarse según sea el caso. 7

10 8 El sistema mostrara la siguiente pantalla en la que se observa la operación en Estado Conciliado. Nota: las operaciones que vienen de meses anteriores se concilian una vez aparezcan en los registros del sistema y las de este mes se conciliaran en el o los meses posteriores, cuando se registren en el sistema. Después de revisadas las operaciones bancarias reflejadas en el Estado de Cuenta del Banco con las operaciones del Sistema y registradas aquellas que únicamente aparecen en el Estado de Cuenta, se procede con la Aprobación de la Conciliación Bancaria Aprobación Después de conciliadas todas las operaciones se procede a aprobar la Conciliación, se selecciona la cuenta Bancaria que se está conciliando y el mes que corresponde luego se da clic al icono de Aprobar como se muestra a continuación.. 8

11 9 El sistema devolverá el siguiente mensaje en el cual indica que la conciliación se aprobó con éxito Eliminar Conciliación La opción de Eliminar Conciliación se utiliza para aquellos casos en que la conciliación se ha aprobado y por alguna razón es necesario verificar nuevamente operaciones del mes conciliado. La ruta para eliminar la conciliación es seleccionar el último mes conciliado y dar clic a la opción de Eliminar. 9

12 10 El sistema devolverá el mensaje que indica que la conciliación se desaprobó exitosamente. Nota: Después de realizada la desaprobación de la conciliación es necesario verificar las operaciones, sin embargo este procedimiento no elimina las operaciones previamente conciliadas y registradas. 1.3 Reportes Para realizar consultas sobre las conciliaciones Aprobadas en el módulo de Conciliación, se puede generar tres tipos de reportes los cuales son: Conciliación Bancaria Operaciones Conciliadas Histórico de Conciliaciones Conciliación Bancaria Para generar los reportes de Conciliación Bancaria es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Conciliación Reportes Conciliación Bancaria 10

13 11 Con la ruta anterior se genera la siguiente pantalla en la cual se debe completar la información en cada uno de los campos solicitados. Nota: Para generar el reporte de Conciliación Bancaria es necesario tener disponible el Estado de Cuenta y verificar el saldo final según dicho reporte. Con el ingreso de la información solicitada en cada uno de los campos de la pantalla anterior se debe dar clic a la opción de Reporte y el sistema generara la siguiente información. 11

14 12 Es importante verificar el saldo final de la conciliación el cual debe ser el mismo en la columna del Banco y el de Tesorería Operaciones Conciliadas Para generar el reporte de Operaciones Conciliadas es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Operaciones Conciliadas 12

15 13 Al utilizar la ruta anterior el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se pueden seleccionar el tipo de operaciones conciliadas a consultar del mes que se está verificando después de completar la información dar clic al ícono de Reporte. En esta opción se pueden filtrar las operaciones por: Depósitos, Notas de Crédito, Cheques, Notas de Débito o Todas las operaciones como se muestra en el siguiente combo de opciones. En el filtro se pueden utilizar las opciones anteriores, y se genera el reporte según la consulta realizada. 13

16 Histórico de Conciliación Para generar el histórico de Conciliación es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Histórico de Conciliaciones 14

17 15 El sistema desplegará la siguiente pantalla en la cual se deben ingresar cada uno de los campos que se muestran a continuación y dar clic al ícono de Reporte. El sistema genera el reporte en el cual se muestra información referente a la conciliación bancaria y el histórico de la conciliación. Con la información anterior se pueden realizar revisiones a las conciliaciones bancarias y cada uno de los movimientos que se han generado durante el mes. 15