OFIMATICA S.A. Clientes, Asesores y Socios de Negocios Ofimática S.A. Cronograma de trabajo para normas Normas Internacionales NIIF

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1 OFIMATICA S.A. COMUNICADO EXTERNO Nº CE764 Fecha: Medellín, 13 de septiembre de 2013 Para: De: Ref: Clientes, Asesores y Socios de Negocios Ofimática S.A. Gerencia de Operaciones Cronograma de trabajo para normas Normas Internacionales NIIF Estimados Clientes y Asesores: Les informamos que Ofimática viene capacitándose en las Normas Internacionales, en una primera etapa se trabajó Estados Financieros y Activos Fijos. Desde el mes de julio de 2013, nos encontramos trabajando con un grupo de empresas y sus consultores, con el fin de validar la norma y llegar a un estándar de los cambios a realizar en el software y que apliquen a la generalidad de las compañías que tienen el ERP de Ofimática. A continuación presentamos, los módulos, el cronograma y el análisis realizado para la implementación de las Normas Internacionales. Módulos 1. Contabilidad Manejo de diferentes libros con sus correspondientes Planes de cuentas Contabilización Informes y planillas Integración contable Estados Financieros 2. Activos Fijos 3. Inventarios 4. Herramienta de cálculo matemáticas financieras Cronograma

2 Los temas a desarrollar son: Temas Fecha 1. Plan de cuentas Sept. 30/ Relación entre libros Sept. 30/ Estados Financieros Sept. 30/ Activos fijos Sept. 30/2013 Pruebas Beta con clientes de cambios del No.1 al 4 Oct. 01 al 30/ Integración contable Oct. 15/ Inventarios Oct. 15/ Herramienta de cálculo Oct. 31/2013 Pruebas Beta con clientes de cambios del No.5 al 6 Nov. 1 al 30/2013 Durante el mes de octubre y realizando las entregas según cronograma, estaremos revisando cada una de las NIIF, para evaluar los siguientes cambios a realizar. Análisis Detallado 1. Contabilidad PUC Documento Integración Contable Subtotales Cuentas Reportes

3 Plan de cuentas Documento Integración Contable Subtotales Cuentas Reportes PIF Plan Contable Financiera: - Contabilizaciones independientes para la norma local y la norma NIIF - Procesos de relación entre las dos contabilidades para automatizar Catálogo de cuentas: Captura: - Adicionar campo de Libro. (Local o NIIF) - Indicar la cuenta a que plan corresponde. Dos botones de radio para Local o NIIF - Tener en cuenta organizar el proceso de validación de padre e hijo para verificar que al ingresar la cuenta hija, por cada plan, exista la cuenta padre. Técnico: - Adicionar campo a la tabla de cuentas para indicar si la cuenta corresponde al libro local y al libro de NIIF. Documento: - Se elimina del encabezado la casilla que Maneja NIIF y se adiciona columna en el movimiento indicando por cada cuenta, el libro al cual pertenece. - Organizar columna de Cta NIIF, pasar a consulta rápida para presentar la norma. - Verificar opción de descuadre para garantizar que el documento por cada libro quede cuadrado. Informes, planillas y reportes: - Organizar planillas e informes contables para ingresar filtro de libro. En este caso los informes se deben generar por cada libro en forma independiente.

4 - Organizar las consultas de generador de reportes; se debe cambiar la vista por una función tabla para manejar parámetro de Libro y poder presentar la información independiente. - Brindar la posibilidad de crear un plan contable para norma internacional con base a los estándares de cuentas y poder actualizar la aplicación con dicho plan. Relación entre libros: - Ayuda que permita generar un documento NIIF basado en un documento local. - Este proceso permitiría automatizar documentos donde las cuentas tengan una relación uno a uno entre la norma local y la norma internacional. - Planilla que presente el plan contable local y una columna para indicar con cual cuenta NIIF se relaciona. - Primera opción: El proceso se puede generar a nivel de consulta rápida que permitiría adicionar los movimientos relacionados con la NIIF. - Segunda Opción: El proceso se genera al momento de grabar verificando que no existan registros con cuentas asociadas a la norma internacional. - La modificación estaría presentando el documento completo. El proceso de modificación podría ser manual o automático si se borran los registros de NIIF. Integración contable: Se realizan cambios en el proceso de integración contable con el fin de poder integrar desde los diferentes módulos los registros indicando con que libro está asociado. Se tiene en cuenta el siguiente proceso al momento de la integración: - Transacciones con equivalencia uno a uno entre libro local y NIIF, se estaría ejecutando rutina de adicionar los registros de NIIF para el documento que se está integrando. - Si la transacción es más compleja y no existe una relación uno a uno se debe crear código de integración para actualizar el documento completo. - Si no es posible manejarlo de estas dos formas, se hace un proceso manual o se realiza una rutina. Estados Financieros: - En contabilidad: Organizar los diferentes estados para presentar libro local o libro NIIF. - En analítico: Organizar estados financieros para presentarlos según cada libro y el plan contable asociado.

5 2. Activos Fijos. Este módulo se entregó en versión 2013 con diferentes cambios entre ellos la separación del proceso de depreciación en línea para norma local y norma internacional. Se recomienda verificar. Se requiere organizar proceso de integración contable para permitir integrar cada depreciación con las cuentas que tenga asociadas según el libro contable. 3. Inventarios. NIC 2. Valorización de las Existencias. Las existencias se valorarán al menor de: el coste o el valor neto realizable. El coste se obtiene del método de valorización aplicado al inventario. El valor neto realizable (VNR) corresponde al precio de venta estimado menos los gastos de ventas. Opción planilla comparativo entre el coste y el valor neto realizable. - Organizar captura que presente los saldos de inventarios por producto, seleccione una lista de precios y permita ingresar un valor unitario o global de los gastos de venta. - Si los gastos de venta se ingresan con un valor global se realiza un proceso de prorrateo para hallar el valor neto realizable por cada producto. - Se compara valor costo y VNR. Se presentan las diferencias. - Organizar proceso de integración contable por ajuste las diferencias. Gracias por su atención. Cordialmente, Dora Inés Cardona Osorio Gerente de Operaciones