Manual Funcional Banco-Caja-Cargos SIGFAS

Transcripción

1 Manual Funcional Banco-Caja-Cargos SIGFAS Responsable : Videlba Reyes

2 Índice de contenido Tesorería Configuración...3 Banco:...3 Elementos Financieros que deben estar pre cargados...3 Elementos Contables que deben estar pre cargados...3 Pestaña Banco...3 Pestaña Cuenta:...4 Pestaña Documento de Pago :...4 Ventana Moneda:...7 Pestaña Moneda:...7 Pestaña Contabilidad:...8 Pestaña tasa de Cambio:...9 Ventana Tipo de Conversión:...10 Ventana Configuración de Caja chica:...10 Elementos Contables que deben estar pre cargados...10 Pestaña Caja Chica:...10 Pestaña Contabilidad :...11 Ventana Tipo de Cargos Ventana Cargos...13 Ventana Generar Cargos...13 Caja Chica...14 Pestaña Caja Chica...15 Pestaña Linea en efectivo...17 Pestaña presupuesto...18 Ventana Conciliación Estado de cuenta Bancario...19 Pestaña Linea de estado de cuenta...21

3 Tesorería Configuración Banco: Menú-->administración del sistema-->reglas de organización--> banco Elementos Financieros que deben estar pre cargados Banco Cuenta Tipo N chequera Cheque Inicio N Moneda Elementos Contables que deben estar pre cargados Banco Cobros Pagos Gastos sin sin bancario por asignar asigna s r Gastos Ganancias Banco Cuenta de Ingresos Perdida Banco por por por perdida Movi cobros no intereses revalacion miento identificados intereses bancarios (bancos) s no Bancos- concili Ganancia ados revaluacio por ajuste bancarios n (Bancos) por ajuste Pestaña Banco En esta Pestaña se define un banco que es usado por la organización o tercero. Cada banco contiene un nombre, dirección, nombre de la sucursal, número de ruta y código Swift (Estos últimos son datos optativos). En el caso de terceros se cargará a modo informativo y se retirara el flat de banco propio, esta opción permanecerá activa solo cuando se trate de bancos de la institución.

4 Pestaña Cuenta: Se llenaran los campos básicos como numero de cuenta, moneda, tipo de cuenta bancaria, limite de crédito y saldo actual. Pestaña Documento de Pago : En esta pestaña se definirá el tipo de documento con el que se trabajara en esa cuenta, bien puede trabajarse con cheques o cartas de transferencias, en los que la numeración, descripción, secuencia y formato de impresión deben ser suministradas por el usuario. El saldo actual estar{a definido por el saldo que se ha conciliado a la fecha; hasta tanto no se concilien saldos este campo no se actualizará

5 Pestaña Contabilidad en Banco: En ellas serán pre cargadas las cuentas contables que afectan los egresos e ingresos, los movimientos financieros de la organización. La cuenta bancaria identifica una cuenta en este banco. En cuanto a la regla para contabilizar se usa un esquema contable que define las reglas contables usadas tales como método de costeo; moneda y calendario, en cuanto a la definición de cuentas, el contador será quien suministre la información para su carga al administrador del sistema para que realice su carga respectiva ; para el usuario final esta pestaña sera solo de lectura.

6 Definición de Términos elementos contables Bancos: Cuenta de Bancos : La Cuenta de Bancos identifica la cuenta a ser usada para cambios en libros a los saldos en esta cuenta bancaria (cuenta auxiliar para ese banco) Movimientos no Conciliados: La cuenta banco movimientos no conciliados identifica la cuenta a ser usada para fondos que están sin conciliar Recaudos sin Asignar: Cobros no asignados a facturas Cuenta de Cobros Sin Asignar : Cuenta de conciliación para recaudos sin asignar Cuenta de Cobros no identificados: La cuenta de cobros no identificados se refiere a la cuenta a ser usada cuando se registran los cobros que no pueden ser conciliados en el momento actual Pagos sin Asignar : Cuenta de conciliación para pagos sin asignar Gastos Bancarios: La Cuenta de Gastos Bancarios identifica la cuenta a ser usada para registrar cargos o tarifas incurridas desde este banco. Cuenta de Intereses Pagados : La Cuenta Intereses Bancarios identifica la cuenta a ser usada para registrar gastos de intereses

7 Cuenta de ingresos por intereses bancarios. La cuenta de ingresos por intereses bancarios identifica la cuenta a ser usada para registrar ingresos de intereses de este banco. Cuenta de ganancias por revaluación (Bancos): La cuenta de ganancias por revaluación en bancos identifica la cuenta a ser usada para registrar ganancias que son reconocidas cuando se convierten las monedas Cuenta de pérdida por revaluación (Bancos) : La cuenta de pérdidas por revaluación en bancos identifica la cuenta a ser usada para registrar pérdidas que son reconocidas cuando se convierten las monedas Cuenta de ganancia por ajuste : La cuenta de ganancia por ajuste identifica la cuenta a ser usada cuando se registra la ganancia por moneda cuando la moneda de ajuste y recibo no son las mismas. Cuenta de pérdida por ajuste: La cuenta de pérdida por ajuste identifica la cuenta a ser usada cuando se registra la pérdida por moneda cuando la moneda de ajuste y recibo no son las mismas Ventana Moneda: Menú--->Reglas generales contables--->reglas contables--->monedas Elementos Contables que deben estar pre cargados Monedas Tipo de Esquema Conversión contable utilizar Cta. a Ganancias realizadas Cta. Perdida Ganancia no realizada Perdida no realizada realizada Pestaña Moneda: Define cualquier moneda que vaya a ser usada en documentos o Informes. Las monedas usadas son definidas a nivel de sistema y se adicionan monedas a nivel compañía solo para monedas estadísticas (ej. Para monedas inestables). En el caso de Venezuela se configurara solo la moneda VEB, a menos

8 que la organización requiera sea cargada otra moneda y para esto se debe tener en cuenta que debe existir un banco que maneje este tipo de divisa. Definición de términos : Código Iso Moneda: Símbolo internacional de la moneda Símbolo de la moneda: (opción usada sólo para impresión) El símbolo de moneda define el símbolo que se imprimirá cuando esta moneda se use. Precisión estándar: Regla de redondeo para los totales calculados. La precisión estándar define el número de lugares decimales que serán redondeados los totales para transacciones contables y documentos Precisión de costos: Redondeo usado en el cálculo de costos, La precisión del costeo define el número de lugares decimales en que los totales serán redondeados cuando se ejecuten los cálculos de costeo Pestaña Contabilidad: Tanto las cuentas como el esquema contable debe ser suministrado por contabilidad para su carga

9 Pestaña tasa de Cambio: Esta pestaña se usara en el caso que se amerite realizar una conversión por utilizarse dos o mas tipo de moneda. La pestaña de tasa de cambio define las tasas a ser usadas cuando se convierte una moneda fuente a una moneda contable o de Informe. Moneda hacia: Moneda hacia la cual queremos hacer la conversión tipo de Conversión: El tipo del índice de conversión de monedas le deja definir diversos tipos de tarifas, tarifas ej. del punto, corporativas y/o de Ventas/Compras. Factor Base a destino: Tasa por la que se multiplica la fuente para encontrar el objetivo Para convertir un número fuente a un número destino el fuente es multiplicado por la tasa multiplicadora. Si la tasa multiplicadora es introducida; entonces la tasa divisora será calculada automáticamente. Factor de destino a base: Factor utilizado para convertir el número base a número destino. Para convertir el número fuente a número destino; la fuente es dividida entre la tasa divisora. Si usted introduce una tasa divisora; la tasa multiplicadora será calculada automáticamente;

10 Ventana Tipo de Conversión: Menú--->Reglas generales contables--->reglas contables--->tipo de conversión. Ventana Configuración de Caja chica: Menú-->-reglas de la compañía--->reglas de organización ---> Caja Menor Elementos Contables que deben estar pre cargados Nombre de la Esquema Cuenta de Transferencia Gastos de Cuenta de Cuenta de caja chica activo de la de efectivo diferencias ingresos de contable caja chica caja de caja chica caja chica Pestaña Caja Chica: En esta pestaña se configuraran las cajas chicas que requiera la organización, se configurara la moneda con la cual se va a trabajar como la descripción de la unidad a la cual pertenecerá este fondo

11 Pestaña Contabilidad : Esta pestaña debe ser cargada por el administrador del sistema con la información suministrada por el contador de la organización

12 Ventana Tipo de Cargos Este tipo de documento se usa para identificar que tipo de cargo definir para cada documento, por ejemplo : Los cargos que utilizo para una factura de cobro no son los mismos que utilizó para caja chica. Otro ejemplo seria los cargos usados en conciliación generalmente son gastos bancarios y/o depósitos no identificados que en este caso solo se usarían para registro de factura de CXP; y así consecutivamente cada documento de Sigfas tiene un caso particular para cada tipo de documento. El fin de esta ventana es filtrar cargos por tipo de documento Se define que tipo de cargos por ventana en esta primera pestaña seguidamente vamos a la segunda pestaña y decimos a que ventana estaremos asociando este cargo : para este ejemplo estamos definiendo el tipo de cargo para la ventana pago a proveedores

13 Ventana Cargos La ventana cargos es usada para agregar conceptos contables a un registro. En sigfas es usada para la carga de conceptos de gastos en caja chica y en registro de facturas y cuentas por pagar para la emisión de gastos que solo afectan la contabilidad. Estos cargos pueden generarse uno a uno teniendo en cuenta relacionar en la pestaña contabilidad la cuenta correspondiente; así como también se pueden generar automáticamente a través de la ventana generar cargos. Se debe tener en cuenta que puedo tener el mismo cargo para diferentes categorías o tipos de cargo : Por ejemplo el concepto viáticos lo utilizaríamos tanto para la caja chica como para el pago de viáticos por lo tanto este debiera estar definido para ambos tipo de documentos Ventana Generar Cargos Si se desea generar cargos automaticos se selecciona cada cargo a crear y se da click al boton crear desde y de esta forma estamos atando efectivamente a la cuenta contable correspondiente

14 Caja Chica Ruta : Menú--> Administración Financiera--> Tesorería--> Tesorería operativo--> Movimientos de caja chica. Reportes: Reporte de Caja

15 Pestaña Caja Chica En la ventana caja chica se agregan los movimientos menores diarios que se realizan, permite crear un listado de los egresos diarios con su respectiva descripción, definiendo previamente la caja correspondiente. La caja puede ser cerrada diariamente si así lo requiere el usuario o puede realizarla por periodos como se muestra en el ejemplo. La caja se cierra al seleccionar el icono completar lo que hace que el estatus del proceso cambie a completo.

16 Fabrica: Referente a la empresa Sucursal : Extensión de la compañía donde se efectúa la operación Nombre: Referente a la descripción de la caja chica de la cual se reporta ejemplo: Caja chica Administración, Caja Chica Presidencia etc. Pueden existir tantas cajas chicas como se requiera. Descripción: Explicación del concepto. Fecha del Estado de cuenta : Fecha del movimiento de caja Saldo Inicial: Monto apertura de la caja (manual) Diferencia estado de cuenta: Saldo gastado en caja Saldo Final: Monto restante en caja (automático) Estado del documento:hace mención al estatus del documento, se puede cerrar diariamente o completarla o cerrarla en el icono Nota: El monto del gasto debe ser cargado en negativo en la pestaña linea a fin de que sea descontado del saldo inicial de apertura y se mostrara el débito realizado, en la pantalla reembolso de caja chica.

17 Pestaña Linea en efectivo Se guardaran tantas lineas como cargos se hayan realizado N de Linea: Hace referencia hace mención a la cantidad de gastos cargados, en el sistema viene predeterminado para que cada linea sea cargada de 10 en 10, pero es adaptable a la necesidad del usuario Tipo de efectivo: el tipo de efectivo debe ser cargos Total: En este campo se carga el monto gastado por ese concepto y se colocara en negativo para que realice el respectivo débito Moneda : Se usa como valor predeterminado el valor Bolívar, bajo la simbología VEB; Este campo varia si se tienen cajas con diferentes tipos de moneda. Nota: El monto debe ser cargado en negativo a fin de que sea descontado del saldo inicial de apertura y se mostrara el débito realizado, en la pantalla reembolso de caja chica.

18 Pestaña presupuesto En esta pestaña se asignara el proyecto, la descripción programática y partida presupuestaria a la que esta asignada esta caja y gasto. Igualmente se desglosará por partida el asignado y el monto disponible a imputar en cada movimiento realizado. Presupuesto: Ofrece las opciones para el presupuesto que se desea ejecutar Programática : Se refiere al proyecto u acción a la que se imputa ese gasto. Partida: Se selecciona la partida que afecta el gasto realizado Monto Total: al igual que en las lineas se coloca el monto en negativo que corresponde a la cantidad del gasto que se esta realizando Monto remanente: Al cargar el monto total en negativo como lo muestra la ilustración debe ser igual a cero Disponible: Se muestra Lo proyectado para esa partida Nota: Al finalizar la carga de datos es necesario regresar a la ventana inicial y completar el proceso en el botón completar seguidamente contabilizar.

19 Ventana Conciliación Estado de cuenta Bancario A través de esta ventana haremos la conciliación de las cuentas definiendo bancos y pagos o cobros que se deseen conciliar. El campo saldo inicial muestra la cantidad de dinero en banco para esa fecha y aumentara o disminuirá con la conciliación que se realiza. Campo diferencia estado de cuenta, me permite ir viendo el monto que estamos cargando o abonado en cuenta. A través del campo crear desde podemos traer todos los movimientos tanto de ingresos como ingresos que deseamos conciliar. Si se utiliza este botón para seleccionar las transacciones, estas serán cargadas en la pestaña linea estado de cuenta automáticamente

20 Aquí seleccionamos las cuentas que deseamos conciliar y se reflejaran como lineas del estado de cuenta, revisamos la información y de estar completa y no se desee agregar ningún cargo completamos el proceso.

21 Pestaña Linea de estado de cuenta A través de esta pestaña las transacciones que no han sido creadas desde el botón automáticamente, pueden conciliarse manualmente trayendo como el ejemplo 1 lo muestra, los pagos seleccionándolo de del campo identificador de pagos, cada nuevo pago que se desea agregar a esta conciliación ha de crearse como un documento nuevo en esta pestaña. 1er ejemplo 2do ejemplo para el caso que requiramos registrar un ingreso que no sido identificado lo podemos hacer a través del campo cargos. Como primer paso se coloca en el campo total de la transacción el monto que aparece en el estado de cuenta bancario y automáticamente es habitado el campo cargos a fin de que se defina a que tipo de concepto debe afiliarse este ingreso, a su vez esta pestaña tiene campos descriptivos en los que se colocara la referencia del pago o cobro que se esta conciliando.

22 3er ejemplo Para el registro de débitos que se hayan realizado en la cuenta a razón de gastos bancarios, se coloca el monto en el campo intereses y este monto es tomado automáticamente el campo total cargo como un débito, debiendo posteriormente asociar en el campo cargos el concepto respectivo como lo muestra el ejemplo.