INMAX SISTEMA DE FACTURACION E CONTROL DE INVENTARIO GUIA RAPIDA DEL USUARIO

Transcripción

1 INMAX SISTEMA DE FACTURACION E CONTROL DE INVENTARIO GUIA RAPIDA DEL USUARIO 1. VENTANA DE LOGIN 2. FORMULARIO PRINCIPAL 3. BOTTONES DEL TOOLBAR E INVENTARIO 4. MAESTRO DE CLIENTES 5. BOTONES DENTRO DE LO MODULOS 6. MOVIMIENTOS 7. CONSULA DE INVENTARIO 8. SEGURIDAD Y USUARIOS 9. FACTURACION 10. OTROS MENUS Y BOTONES IMPORTANTES. 11. ORDENES DE TRABAJO PARA FINES DE PRODUCCION Y FACTURACION MEDIANTE LA MISMA. 12. PRODUCTIVIDAD. 13. MODULOS DE ALIMENTACION DEL FORMULARIO DE ÓRDENES

2 1. VENTANA DE LOGIN Lo primero que veremos es la ventana de login para iniciar sección dentro de la aplicación con su nombre de usuario contraseña y los niveles definidos con anterioridad por el administrador de la aplicación este paso de crear los usuarios y contraseñas es muy importante ya que las operaciones realizadas se enfocaran en el usuario que inicie sección dentro de ella, tales como comisiones por actividades realizadas o paga por ventas realizadas por el usuario que esté utilizando la aplicación en el momento de hacer la operación. Fig FORMULARIO PRINCIPAL Después de haber digitado su nombre de usuario y contraseña correctamente veremos el sistema completo el formulario principal y el acceso a los diferentes controles y módulos de la aplicación según su uso dentro de ella, podemos ver que el usuario que inicio sección en la aplicación se refleja en todos los formularios del cada unos de los programas. Fig. 1.1

3 3. BOTTONES DEL TOOLBAR E INVENTARIO Ya en la imagen podemos ver varios iconos y menús a su disposición para su uso Están los menús y la barra de herramientas con accesibilidad a las opciones usadas mas frecuentes dentro del sistema, pero todas están en los menú. Fig. 1.2 Fig. 1.4 Empecemos con el primer botón a la izquierda es el botón del maestro de inventario En este modulo podremos insertar un inventario inicial con los parámetros principales de un producto veremos código de producto, numero de referencia para manejo rápido por el código de ese producto, descripción del producto ubicación para saber la localidad por si están en diferentes sucursales o en diferentes tramos dentro de la empresa, los diferentes precios, costo, fabricante, fecha de vencimiento y tipo de producto que va a manejar, cantidad en existencia del producto y la búsqueda enfocada en cada campo dentro del modulo, los botones dentro de la aplicación son nuevo, guardar, cancelar grabación, editar, eliminar, los cuatro desplazamientos y salir estos botones siempre estarán disponibles para todo modulo.. Fig. 1.5 Guardar, grabar, cancelar grabación, editar, borrar

4 Fig. 1.6 Desplazamientos, salir Búsqueda Fig 1.7 En este modulo o formulario solo se insertaran productos por primera vez después ya de haber insertado los productos cualquier movimiento debe ser realizado fuera de la parte del inventario ya sea de entrada, salida o facturación todo movimiento debe ser registrado y generar un documento de movimiento que se guarde como constancia de lo realizado y con el nombre de quien lo realizo dentro de la aplicación, ya que se había mencionado que todo operación se grabaría a nombre de la persona que este logeado dentro del sistema. 4. MAESTRO DE CLIENTES Fig. 1.8 Maestro de clientes es donde insertamos las informaciones de nuestros clientes mas exclusivos dentro de la aplicación eso nos facilita la realización de la facturas ya que solo tenemos que hacer un

5 llamado al código de el cliente ya creado para traer los datos de el mismo y no tener que digitarlos manualmente mas adelante veremos un ejemplo en la factura. Fig BOTONES DENTRO DE LO MODULOS Guardar, grabar, cancelar grabación, editar, borrar Fig Fig Desplazamientos, salir Fig.1.12 Búsqueda enfocada a un campo especifico

6 6. MOVIMIENTOS Fig Movimientos, donde realizamos cualquier tipo de movimientos de entrada o salida fuera de lo que es la factura o las ventas de los equipos ya sea descarte equipos prestados de muestra a un empleado o a un cliente que desee verificarlo antes de comprarlo se le realiza este documento para notificar que el equipo no esta en disposición de venderlo yo que no se encuentra dentro del almacén o tienda para que no tome como si fuera una existencia y se venda sin estar dentro del tienda se creo este modulo de movimiento con estatus P para que se verifique que el equipo esta pendiente por devolver y no se ha entregado. Fig CONSULA DE INVENTARIO

7 Fig Consulta de inventario donde podemos consultar la existencia de productos dentro del inventario de una forma rápida y cómoda para cualquier tipo de información al cliente o dentro de la entidad si no estamos en el modulo de facturación que por default trae su propia consulta de acceso rápido. Fig SEGURIDAD Y USUARIOS Fig Seguridad y usuarios, aquí se definen los usuarios que tendrán acceso a la aplicación con su nivel de uso, o sea que según el valor del nivel será su rango de acceso a las diferentes formas dentro de la aplicación. Se visualizan los siguientes campos, nombre se registra el nombre completo del usuario, usuario y clave para acceder mediante la ventana de login a la aplicación y nivel que define los accesos a los diferentes módulos dentro de la aplicación según su uso personal. Es importante saber que toda actividad realizada dentro de la aplicación es reconocida a nombre del usuario logeado dentro de ella. Fig FACTURACION

8 Fig 1.18 Imprimir facturas, aquí crearemos la factura con toda la información de su clientes Y el detalle de sus productos a vender cuando de ventas de productos almacenados se trata Se realizan dos tipos d facturación dentro de esta aplicación una por orden de producto y otra directamente enfocada a las ventas de los productos que están en disponibilidad de vender dentro del almacén en ella se pueden verificar los datos de clientes todos el que esta realizando la venta en vendedor, modo si es a crédito o contado, estatus de esa venta la A son para las facturas que se realizan sin ningún monto pendiente por el cliente digamos que esta Aprobada Satisfactoriamente La P la deja en un estado de compromiso al cliente de que esta factura no se ha pagado y debe ser pagada en la fecha que se le indique. Se puede consultar las facturas que están pendiente en la parte de facturas pendientes por pagar en el menú de reportes y por ultimo Anulada este modo se pondrá si una factura a sido cancelada se mostrara en el cuerpo de la factura la imagen de que esta factura Fue anulada. Aquí podremos apreciar el formulario de factura. Fig Inmediatamente le damos a crear una nueva factura se llenan parámetros pretederminados de un cliente foráneos o sea si no tenemos información del cliente registrado, el procedimiento debe ser rápido el sistema nos da la facilidad de solo llenar el nombre del cliente a quien se le factura el producto.

9 Fig Para realizar una búsqueda de los clientes registrados en el modulo de clientes le damos un clic Al botón que esta a la derecha del código de cliente o al recuadro donde indica código y se mostrara un pequeño formulario de consulta al los clientes que ya están registrado en la base de cliente ver Fig De otro modo si ya tenemos el cliente fijo creado con su información solo hacemos clic En el código y se nos desplegara un menú de clientes ya creados le hacemos clic al código de ese cliente y lo traerá con toda la información sobre el mismo le da un click al código del cliente y se Agregara el cliente con todos los datos registrados a la factura. Fig. 1.21

10 Después de haber dado clic se vera así el cliente señalado en la Fig es el que se inserta en la siguiente figura. Para confirmar si se le va a asignar itbs o no a la factura antes de insertar los productos a vender señalamos la parte de ncf Fig1.22 para definir si queremos la factura con comprobante e itbs o sin ellos Fig Procedemos insertar el detalle de los productos a facturar Le hacemos doble clic al código del producto en el cuadro debajo o al botón Fig.1.24 y se desplegara una lista de los productos y su existencia dentro del inventario se le da doble click al código de ese producto y insertara los parámetros del producto en una lista de espera por la digitación de la cantidad Fig a vender de es producto si la cantidad esta en cero o no es la existente se le presentara un mensaje de error notificando que el producto no esta en existencia o la cantidad que trata de vender no es la que esta en existencia. En este recuadro se podrá apreciar las cantidades existentes en inventario y una búsqueda dirigida a los diferentes campos.

11 Fig Luego de definir su cantidad le damos a insertar a este botón Fig y se insertara en el recuadro de los datos que se van a vender si desea insertar mas productos vuelva al botón de de búsqueda y podrá consultar en el inventario existente mas cantidades a vender Fig Fig Después de la cantidad insertada dentro del formulario se verificara sus precios y total facturado y mas abajo el calculo del ITBS. Si queremos borrar el producto seleccionamos el código y le damos a borrar. Fig Esto es por si ha habido una equivocación al insertar el producto de en realidad no queremos vender y así volver a escoger otro producto nuevo.

12 Inmediatamente se van insertando los productos en el recuadro se va calculando automáticamente cada producto en los campos de subtotal, itbs y total general según lo escogido en el recuadro de NCF los totales de todos los productos registrados dentro de la factura. Fig Luego le damos a grabar Fig y podremos visualizar e imprimir Fig la factura en el botón de imprimir si no desea guardar la factura y solo visualizar e imprimir sin cambia alguno para fines de cotización a clientes solo se le da al botón de imprimir y luego a cancelar Fig factura. Inmediatamente se actualizara el inventario descontando las cantidades de los productos facturados el primer botón es para imprimir el segundo es para guardar la impresión como archivo de imagen u otro archivo. Fig 1.35

13 10. OTROS REPORTESDENTRO DEL MENU Y BOTONES DE ACESSO RAPIDO Dentro de los menús podremos ver otros reportes de gran importancia dentro de la aplicación Fig.1.36 En el menú de reportes podremos ver los siguientes reportes para cualquier tipo de consulta e impresión de los mismos, entre lo más usados están. REPORTE DE PRODUCCION DE EMPLEADOS. Este muestra una la cantidad de actividades realizadas por cada técnico y en cada fecha que usted desea consultar. REPORTE DE FACTURAS PENDIENTES. Este muestra las facturas que se realizaron sin efectivo Y que están pendientes por ser cobradas al cliente que se le vendió. REPORTE DE INVENTARIO. Este muestra en un reporte las existencia de todos los productos en existencia de forma que se pueda consultar a mano, esta lo muestra en un producto específico o todos los productos. REPORTE DE MOVIMIENTOS PENDIENTES. Este muestra un reporte sobre los productos que salieron sin vender o por solo por asuntos de muestra y no han sido devueltos o entregados. TOTAL FACTURADO A LA FECHA. Este muestra el total de los productos vendidos o facturados en un periodo determinado. Fig OTROS MENUS Y BOTONES IMPORTANTES. Acceso rápido a la impresión del inventario. Fig.1.38 Acceso rápido a la impresión de clientes Fig.1.39 Quitar facturas pendientes, aquí colocamos el numero de la factura y si ya fue pagada Solo digitamos el número le damos a estatus A luego Aceptar Fig.1.40

14 Fig.1.41 Quitar movimientos pendientes, de la misma forma que las facturas pendientes Quitamos los movimientos que ya han sido resueltos o repuestos al inventario. Fig.1.42 Finalmente salir y información del sistema Fig.1.43, Fig ORDENES DE TRABAJO PARA FINES DE PRODUCCION Y FACTURACION MEDIANTE LA MISMA. Este es un procedimiento paso a paso que se lleva acabo mediante un seguimiento que se le de a un equipo que llegue a un taller para ser chequeado, luego reparado y por ultimo facturársele esa actividad que se le realizo al equipo. Lo primero que tomamos en cuenta en un taller o centro técnico de reparaciones cuando entra un cliente con un equipo es darle un documento a mano de los datos del el equipo recibido por el cliente, el numero que identifica ese producto y la avería por la que llego a el taller. La parte que vamos a mostrar es la parte de órdenes de trabajo. Fig.1.45

15 Este es el modulo de ordenes de trabajo aquí podremos visualizar los campos a llenar de el cliente al cual le recibimos el equipo para fines de ser reparado, con toda la información de dicho equipo y cualquier notificación de algún problema tomado en cuenta para diagnostico del mismo. Entre los campos están nombre del cliente, teléfono, dirección, el que recibió el equipo que se añade automáticamente al registro marca, modelo, avería que trajo, asignado, para definir a quien se le va a entregar a trabajar el equipo y finalmente la serie de ese equipo tomada en cuenta para fines de especificación de ese equipo y que no vuelva otro por el mismo. En las observaciones se digitara cualquier falla detectada por el técnico que recibió el equipo. También si vino con algunos accesorios notificarlo en el campo de observaciones. Fig.1.46 Luego de ser digitado todos lo correspondiente a ese equipo procedemos a imprimir y entregarle una copia al cliente y otra al técnico que la trabajara guiando se siempre del numero de orden. Fig.1.47

16 Fig.1.48 Luego de haber sido trabajado por el técnico entonces procedemos a digitarlos para producción de del técnico que trabajo la orden de trabajo en la parte de producción. Solo la serie que entra en la orden de trabajo podrá salir como trabajada en producción. Aquí en este modulo veremos lo campos siguientes a llenar son el numero de orden que el técnico, trabajador o empleado tiene asignada para luego ser entregada a quien recibe la orden para luego ser facturada. El empleado al cual se le pagara el trabajo realizado, si no es administrador automáticamente saldrá el nombre del técnico que este logeado en la aplicación cada técnico debe tomar encuesta entrar con su clave para que lo que se haga quede registrado a el. La actividad aquí se coloca la actividad realizada al equipo esta en el campo de actividad que lo veremos mas adelante ya debe estar definido su costo y precio el cual se le pagara a quien la realice a dicho equipo. La avería si entro con una avería y no fue reparada solo se chequeo entonces se le coloca la misma avería si se trabajo satisfactoriamente simplemente le ponemos ok o lo considerado lo que en caso de lo mas importante es la actividad que es la que define cuanto se le pagara. Fig.1.49

17 En el menú reportes-reporte de producción por empleado, podrás verificar las actividades realizadas por cada técnico independientemente y el rango de fecha en el que se quiere consultar Fig.1.50 Selecciona el empleado y la fecha que va a consultar del día hasta el día. Fig.1.51 Así se presentara el reporte de cada empleado y se le pagara por la actividad realizada en el periodo de corte de la empresa. Fig.1.52

18 Si queremos facturar lo que entro por la orden de trabajo para ya ser entregada al cliente solo tenemos que darle a nueva factura y luego en el cuadro de ordenes digitamos el numero de la orden y por ultimo le damos al botón select Fig.1.53 de ese modo ella traerá todo lo que se le ha hecho al los equipos que vengan aliados a esa orden y los facturara. Fig.1.54 Así se mostrara cuando llame los datos correspondientes de la orden en espera de ser trabajada. Fig.1.55

19 De esta forma se vera en la impresión Fig MODULOS DE ALIMENTACION DEL FORMULARIO DE ÓRDENES. El formulario de ordenes y producción tienen diferentes campos que poseen datos desplegadles

20 pre-almacenado como son averías, marcas, modelos, también en producción podremos ver actividades estos campos con información pre-almacenada podremos modificarlos recomendablemente crear nuevos por que su código crea enlaces, en el menú-reparaciones Y menú-movimientos ahí veras encontraras las actividades que vas a manejas dentro de tu compañía Que costo tendrán y que precio pagaras por ellas. Fig.1.57 Averías Fig.1.58 Fig.1.59 Marcas

21 Y finalmente los modelos correspondientes a esas marcas teniendo esta información Pre-almacenada no tendrás que volver a digitarlas nuevamente cuando se presente el mismo problema. Fig.1.60 Ha finalizado la guía Guía Elaborada por Juan Erasmo Mercado Díaz