Unidad Didáctica 2: El Proceso de. compras GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO AYF 1

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1 Unidad Didáctica 2: El Proceso de compras GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO AYF 1

2 UNIDAD DIDÁCTICA 2: EL PROCESO DE COMPRAS 1. EL PROCESO DE COMPRAS 1.1. TIPOS DE COMPRAS 2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS 3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES 4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO 4.1. LA CARTA COMERCIAL 5. CÁLCULO DEL PRESUPUESTO 6. ANEXO I: MODELO DE BOLETÍN DE COMPRAS 7. ANEXO II: ABREVIATURAS COMERCIALES 8. ANEXO III: ABREVIATURAS OFICIALES 9. ANEXO IV: MODELOS DE CARTAS COMERCIALES Página 2 de 12

3 UNIDAD DIDÁCTICA 2: EL PROCESO DE COMPRAS 1. El proceso de compras El proceso de compras consta de las siguientes fases: ü Planificación de las compras: Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades. ü Análisis de las necesidades. Las compras, generalmente, se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento. ü Solicitud de ofertas y presupuesto. Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un paso obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa. ü Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. ü Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto ü Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta establecida por el proveedor, la forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, etc. ü Solicitud del pedido. Cuando el comprador y vendedor han llegado a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes ü Seguimiento del pedido y los acuerdos. El seguimiento se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo Tipos de compras Compras especiales: Tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso, como un ordenador, una máquina, mobiliario, etc. La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien. Página 3 de 12

4 Compras anticipadas. Se denominan así cuando las compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo período del año anterior. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo. Compras oportunidad. Tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de ganga, la inversión supone un riesgo, que si es resultado es positivo dará un beneficio extra. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes, como puede ser la falta de existencias de unos materiales concretos en el departamento de fabricación. 2. Planificación de las compras Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. Los proveedores se pueden encontrar en: Guías telefónicas, páginas web Organismos oficiales Asociaciones empresariales y profesionales Prensa y revistas especializadas Ferias y exposiciones del sector Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o solicitar la compra, los métodos más utilizados son: Entrevistarse con los representantes del proveedor. Acudir a los mercados centrales Visitar ferias y exposiciones Acudir a las oficinas de compra Visitar a los importadores mayoristas Página 4 de 12

5 3. Análisis de las necesidades Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado boletín de compras. El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo. El proceso suele ser el siguiente: Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez. Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. 4. Solicitud de ofertas y presupuesto La fase de petición de ofertas y presupuesto, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes: Cuando inicia por primera vez la actividad Cuando tiene que comprar un producto nuevo Cuando no estamos contentos con los proveedores habituales Para ampliar la cartera de proveedores Dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son: El tipo de producto La cantidad solicitada en cada pedido La ubicación de la tienda Página 5 de 12

6 Los servicios ofrecidos por el proveedor, como el transporte, la instalación, la entrega rápida, etc. Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores, debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información, la información gira en torno a tres aspectos: Condiciones económicas ü Precio por unidad y lote ü Descuento comercial ü Rappels y su aplicación ü Gastos de envases y embalajes ü Gatos de transporte y seguro ü Forma de pago ü Recargo por aplazamiento del pago Condiciones técnicas ü Características técnicas ü Calidad ü Embalajes especiales ü Instalación y montaje ü Tiempo de garantía ü Formación de los usuarios ü Repuestos y mantenimiento postventa Servicios postventa ü Plazo de entrega ü Devolución de excedentes ü Revisión de precios ü Otros servicios. Página 6 de 12

7 4.1. La carta comercial La carta comercial es un documento escrito que tiene por objeto la comunicación entre la empresa y sus clientes, proveedores y, en general, su entorno para tratar temas relacionados con el negocio. Como quizás esta carta comercial suponga el primer contacto que mantiene la empresa con sus clientes, proveedores, etc., es importante que la presentación, estilo y estructura de dicha carta sean de gran calidad. Deben cuidarse todos los detalles. El objetivo general anteriormente mencionado podemos concretarlo en las siguientes acciones: ü Transmitir información ü Mostrar agradecimiento ü Promover algún tipo de actuación Estructura de la carta comercial: ü Encabezamiento: Membrete, fecha, dirección, asunto, referencias y saludo ü Introducción: Breve líneas sobre el objeto del escrito ü Cuerpo: Exposición y argumentación de hechos ü Conclusiones: Idea que concluya lógicamente el escrito ü Cierre: Frase de despedida, antefirma, firma, posdata y anexo Página 7 de 12

8 5. Cálculo del presupuesto Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en el presupuesto o en la oferta, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes, etc., que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como prorrateo de gastos comunes. El prorrateo de gastos consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc. entre los distintos artículos. Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K) que se aplica como sigue: K = C. neto I. bruto Importe bruto = C 1 x P 1 + C 2 x P 2 + +C n x P n C 1 = Cantidad del artículo uno C 2 = Cantidad del artículo dos P 1 = Precio del artículo uno P 2 = Precio del artículo dos Coste neto = Importe bruto descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes) Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad. Página 8 de 12

9 6. ANEXO I: MODELO DE BOLETÍN DE COMPRAS EMPRESA EL VISILLO AVDA. BURJASOT VALENCIA Capítulo 2 BOLETÍN DE COMPRAS Nº FECHA xx DEPARTAMENTO SOLICITANTE Montaje y colocación DESTINO Sección de montaje y colocación CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE LOS MATERIALES CÓDIGO/REFERENCIA 20 Rieles dobles RD123- B 30 Rieles simples RS222- B OBSERVACIONES: - Entregar antes del día 10 ENCARGADO O RESPONSABLE Jefe de montaje (FIRMA Y CARGO) Página 9 de 12

10 7. ANEXO II: ABREVIATURAS COMERCIALES 8. ANEXO III: ABREVIATURAS OFICIALES Página 10 de 12

11 9. ANEXO IV: Modelos de Cartas Comerciales Carta de Presentación FABRICANTES DEL CUERO Misericordia, YECLA (Murcia) Zapaterías OLTRA C/Alcalá, MADRID N/Ref.: AL/BR Asunto: Presentación nueva empresa Yecla, 2 de noviembre de 2008 Estimados señores: Es para nosotros un placer el poder dirigirnos a ustedes con el objeto de darnos a conocer como fabricantes de zapatos, bolsos, marroquinería, etc., productos todos ellos realizados en materiales de la más selecta calidad. Estamos especializados en el sector de la piel desde hace más de tres décadas, disponemos de un equipo de diseñadores, al igual que gozamos de un equipo técnico y personal cualificado. En fecha breve, les visitará nuestro agente de la zona de Madrid, el Sr. Isabal, para conocerles y mostrarles nuestros productos. Cualquier duda o información que deseen al respecto podrá ser resuelta por nuestro enviado. Agradecidos por su atención, reciban un cordial saludo, Begoña Rey Directora Comercial Anexo: Catálogos Página 11 de 12

12 Carta de Solicitud de información LA CASA DE ESTHER Decoración de interiores Francisco de Vitoria, ZARAGOZA Asunto: Solicitud información TEXTILES ROVIRA Bellavista, MATARÓ (Barcelona) Zaragoza, 13 de mayo de 2008 Distinguidos señores: Próximamente inauguraré un establecimiento, LA CASA DE ESTHER, dedicado al diseño y decoración de interiores Los propietarios de la tienda MASDECO de Zaragoza, a los que me une una gran amistad, me facilitaron su dirección, motivo por el cual me dirijo a ustedes directamente. Con el fin de poder llegar a entablar una sólida relación comercial, les ruego tengan la amabilidad de enviarme muestras actualizadas en colorido y dibujo de: ü Tejidos estampados para tapicerías ü Tejidos de colores lisos para tapicerías ü Tejidos para cortinajes de cocina y habitaciones. Al mismo tiempo agradecería que me facilitaran tarifas, e información sobre las condiciones de compra, como son: ü Formas y plazos de envío ü Modos de pago ü Descuentos especiales, bonificaciones, etc. Dándoles de antemano las gracias, les saluda atentamente Esther Mored La Propietaria Página 12 de 12