CAPITULO 01 Trabajando con -AMsi-

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1 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 1 de 10 AM Administrador de Mantenimiento Solicitudes de Servicio (SS) por Internet -AMsi- CAPITULO 01 Trabajando con -AMsi- Este primer capítulo define el significado del módulo de solicitudes de servicio (SS) por Internet -AMsi- empalmado al administrador de mantenimiento -AM- de la organización. Contiene además información básica para el ingreso al aplicativo, mostrando de manera general la interfaz del usuario y los elementos que aparecen en pantalla a manera de convención general. Se aprende a interpretar los campos relacionados con el formulario de acceso para la creación de SS, así como también, a reconocer los comandos de los botones que aparecen en pantalla. Este capítulo expone un formulario de acceso típico para ingresar al AMsi. Podrían existir pequeñas modificaciones en la visualización de algunos campos. Todo eso varía de acuerdo a las preferencias del administrador del aplicativo Web -AMsi-. En este capítulo Qué es -AMsi- Formulario Datos del Solicitante Interfaz Grafica -Formulario de Acceso a AMsi- Perfiles de Usuarios AMsi

2 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 2 de 10 Qué es -AMsi- AMsi es una aplicación Web desarrollada bajo ASP.NET 2.0 que permite la creación de SS, así como también, la consulta de SS creadas tanto desde AMsi como las SS creadas desde AM. Permite hacer notificaciones por correo electrónico y anexar a la solicitud documentos de soporte posibilitando además exportar los datos a un archivo en Excel. Solicitudes de Servicio Masivas por Internet. (AMsi). Permite el acceso de múltiples usuarios autorizados, a un formulario Web y otros servicios, que se encuentran disponibles en la página Web o en la Intranet de la Organización, con el objeto de registrar SS. Se usa en ambientes multicompañía, en los que los usuarios clientes de mantenimiento pueden ser de un gran volumen.

3 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 3 de 10 Formulario Datos del Solicitante La pantalla inicial de AMsi hace referencia a los Datos del solicitante necesarios para continuar con la creación de una SS. Esta pantalla trae un formulario (formulario Datos del solicitante ) con los datos que involucran información personal del solicitante e información del área o dependencia que solicita un servicio de mantenimiento (centros de costo). En ella se encuentran algunos campos que son requeridos (obligatorios) para poder realizar una SS. Estos datos se reconocen y se diferencian de los demás campos (campos no obligatorios) por el caracter asterisco (*) -en color rojo- que antecede el nombre del campo. Este formulario sólo es configurado por el administrador del AMsi de acuerdo a los perfiles de usuarios solicitantes que maneje la organización. Esta diferenciación maneja dos perfiles. Perfil Interno (Empleados, Visitantes) y perfil Externo (Proveedores, Fabricantes), cada uno de ellos serán distinguidos al finalizar el capítulo. Campos Del Formulario Datos Del Solicitante Tipo De Documento: Este campo permite desplegar una lista de tipos de documentos legales con los cuales una persona se puede identificar. (Campo requerido). Cédula Pasaporte Tarjeta de Identidad Tarjeta de Extranjería Número De Documento: Número de Identificación correspondiente a la persona solicitante y que varía de acuerdo al tipo de documento de identificación. (Campo requerido) Nombre Completo: Nombre completo de la persona que solicita un servicio de mantenimiento. (Campo requerido). Teléfono: Número telefónico donde se puede localizar a la persona solicitante. El número telefónico generalmente corresponde a una dependencia de la organización a la cual pertenece la persona solicitante. Este campo permite ingresar el número telefónico de la siguiente manera: Indicativo de la ciudad + numero telefónico fijo + numero de extensión Correo Electrónico: Dirección de correo electrónico de la persona solicitante asignado por la organización, o bien, correo personal del solicitante en caso de no tener una cuenta de correo electrónico corporativa; si es requerido el ingreso de varias cuentas de correo, éstas se escriben separándolas con coma (,).

4 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 4 de 10 Centro De Servicio: El campo centro de servicio hace referencia a las diferentes compañías creadas en el Administrador de Mantenimiento -AM- para llevar a cabo una labor de mantenimiento mucho mas organizada e independiente dentro de la organización. Estas compañías (centros de servicio) son las directamente responsables de las diferentes actividades de mantenimiento al interior de la organización. Allí se debe ubicar el centro de servicio (compañía en AM) a la cual le corresponde la SS a crear. Centro De Costo: Este campo se refiere al área de la organización que esta solicitando un servicio de mantenimiento. Botones Del Formulario Datos Del Solicitante Botón Crear Nueva Solicitud De Servicio: Botón para pasar al formulario de registro de la SS. Una vez ingresados los datos del solicitante de manera correcta, pulsar clic a este botón para continuar con el ingreso de la información correspondiente a la SS. Botón Consultar Solicitud De Servicio: Botón para pasar a la pantalla consultar solicitud. Permite el acceso a una consulta de las SS creadas tanto desde -AMsi- como desde -AMy la posibilidad de realizar una búsqueda organizada de diferentes SS de acuerdo a ciertos parámetros de búsqueda. Es requerido suministrar la información del solicitante para acceder a esta opción. Toda esta información permite a los responsables de las actividades de mantenimiento de la organización, reconocer de manera ágil e inmediata sus respectivas solicitudes de servicio así como también tener una completa información para elaborar sus índices de gestión y elaborar sus reportes de actividades al final del mes.

5 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 5 de 10 Interfaz Gráfica de Usuario Formulario Datos del Solicitante -AMsi- Existe la funcionalidad de guardar los datos suministrados en el sistema de manera que se carguen cada uno de los campos de información del solicitante únicamente con ingresar el número de identificación del solicitante. Para ello la primera vez que el usuario solicitante ingresa sus datos y pulse en el botón crear nueva solicitud de servicio, el sistema AMsi pregunta al solicitante: Desea guardar estos datos como su información básica? Con la posibilidad de dos opciones: Botón SI: Este botón guarda la información previamente ingresada en los campos de información del solicitante.

6 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 6 de 10 Botón NO: Este botón no guarda la información previamente ingresada en los campos de información del solicitante. Una vez sean guardados los datos del solicitante como información básica; para un nuevo ingreso al AMsi para la creación de una SS, bastará con ubicar el número de documento en el campo número de documento y el sistema automáticamente cargará la información respectiva de los demás campos asociados al número de documento ingresado. Con esta acción se habilita un nuevo botón con la funcionalidad de actualizar los datos suministrados. Botón Actualizar Datos: Este botón permite la modificación de los campos del formulario datos del solicitante en caso de que hayan sufrido algunos cambios.

7 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 7 de 10 Actualizar datos habilita los campos del formulario datos del solicitante permitiendo cambiar aquellos datos que se han guardado como información básica y que deben ser modificados porque han sufrido algún cambio. Se habilitan los siguientes botones: Botón Guardar Cambios: Este botón permite guardar las modificaciones hechas a los campos del formulario datos del solicitante. Botón Cancelar Actualización: Este botón cancela la actualización de los campos del formulario datos del solicitante.

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9 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 9 de 10 Perfiles de Usuarios Como se indicó al inicio del capítulo, existen dos Perfiles de Usuarios para registrar SS, y sólo son configurables por el administrador del AMsi. Ambos perfiles comparten la gran mayoría de los campos del formulario Datos del solicitante. Difiere un perfil del otro en el campo que identifica la dependencia y/u procedencia del usuario solicitante. Veámoslo más claramente. Perfil Interno Se conocen como Usuarios Internos a aquellos usuarios pertenecientes a la organización, es decir, Empleados de la organización o en algunos casos, visitantes frecuentes. El formulario bajo este perfil trae el campo Centro de Costo, haciendo referencia a un área especifica de la organización. Estos centros de costo deben estar creados en el AM. Perfil Externo Se conocen como Usuarios Externos a aquellos usuarios que no pertenecen a la organización, pero que prestan algún servicio a ella ya se como Proveedores y/o Fabricantes.

10 Trabajando con -AMsi- CAPITULO 01. Página 10 de 10 El formulario bajo este perfil trae el campo NIT seguido de un campo en blanco para digitar el nombre de la empresa. De igual forma el NIT debe estar creado en el AM.