MANUAL LIBRO ELECTRONICO DE ORDENES GESTIÓN DE NEGOCIACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ASESORIA FINANCIERA

Transcripción

1 1 DE OBJETO Definir e implementar las políticas y procedimientos para el registro y procesamiento de las órdenes recibidas de los clientes de Corredores Asociados S.A. 2. ALCANCE Aplica, para el procesamiento de las órdenes (de compra, venta y demás operaciones sobre valores), que sean recibidas y ejecutadas por Corredores Asociados S.A., a nivel nacional, bajo el contrato de comisión. 3. RESPONSABLE Son responsables de cumplir las políticas y procedimientos descritos en el presente manual: Vicepresidente Comercial, Vicepresidente Mercado de Capitales, Vicepresidente Comercial, Director Segmento Individual, Director Segmento Corporativo, Gerente de Derivados, Jefe de Mesa, Asesor de Inversión (Operador), Asistente Comercial (Certificado), Asistente Mercado de Capitales, Seteador. 4. VOCABULARIO CANALES DE RECEPCION DE ORDENES: Personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una Orden de Operación. COEASY LEO: Sistema interno de Corredores Asociados S.A. que centraliza la información del Front, Back y Middle office; en este sistema, se genera el Libro Electrónico de Ordenes. ELABORÓ APROBÓ AREA / NOMBRE REVISÓ - APROBÓ AREA / NOMBRE NOMBRE CARGO AREAS: JURIDICA / COMERCIAL/ CALIDAD ALFONSO DURAN VILLEGAS ALTA DIRECCIÓN JUNTA DIRECTIVA

2 2 DE 83 FUNCIONARIOS COMERCIALES: Son los funcionarios del Área Comercial que se encuentren o deban estar categorizados en cualquiera de las modalidades de certificación establecidas por el Autorregulador del Mercado de Valores AMV, en especial, los Asesor de Inversión y los Asistentes Comerciales. : Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta y demás operaciones sobre valores que reciba Corredores Asociados S.A., por cuenta de un tercero, quedan registradas y ordenadas cronológicamente. A partir del 8 de junio de 2009, no será necesaria la impresión del Libro de Órdenes de Corredores Asociados S.A.; el LEO estará disponible en forma digital únicamente. MEDIO VERIFICABLE: Es aquel mecanismo adoptado por Corredores Asociados S.A., que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas y negociadas en el mercado. OPERADOR CON ACCESO DIRECTO: Quien tenga acceso a una pantalla activa, que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO: Quien no tenga acceso a una pantalla activa, que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación.

3 3 DE 83 ORDEN: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor SAE: Servicio de acceso electrónico 5. ASPECTOS GENERALES No aplica 6. DESARROLLO

4 4 DE 83 CAPITULO I PRINCIPIOS Y DEBERES GENERALES Artículo 1. Principios Trazabilidad Corredores Asociados S.A. propugnará porque sea posible verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes de sus clientes. Equidad Corredores Asociados S.A. tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus clientes, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes Corredores Asociados S.A. informará previamente a sus clientes acerca de las características generales del sistema de procesamiento de órdenes, de conformidad con lo establecido en este manual Integridad y seguridad en el manejo de documentación Corredores Asociados S.A., propenderá por la integridad, veracidad y seguridad de la documentación institucional en materia de órdenes.

5 5 DE 83 Anteposición de intereses Siempre que se trate de la ejecución de operaciones por cuenta de terceros, Corredores Asociados S.A. antepondrá el interés de sus clientes sobre los suyos propios. Instrucciones específicas Cuando se trate de clientes inversionistas, el mejor resultado posible se evaluará principalmente con base en el precio o tasa de la operación, en las condiciones de mercado al momento de su realización, obtenido después de restarle todos los costos asociados a la respectiva operación, cuando haya lugar a estos. Para los demás clientes, se deberá tener en cuenta, el precio o tasa, los costos, el tiempo de ejecución, la probabilidad de la ejecución y el volumen, entre otros. No obstante, cuando exista una instrucción específica de un cliente que se encuentra clasificado como Inversionista Profesional, previa a la realización de la operación, Corredores Asociados S.A. podrá ejecutar la Orden de Operación siguiendo tal instrucción, la cual será conservada por cualquier medio (grabación telefónica, correo electrónico, chat etc.). Comentarios sobre las prácticas de mercado Se adoptan los principios enunciados porque aseguran transparencia en el tratamiento de las órdenes impartidas por los clientes.

6 6 DE 83 Artículo 2. Obligatoriedad del manual Corredores Asociados S.A. adopta el presente manual, para regular el sistema de registro y procesamiento de las órdenes de los clientes, el cuál será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios comerciales de la Compañía. Comentarios sobre las prácticas de mercado Se adopta este manual porque permite establecer las políticas, actividades principales y responsables de ejecutarlas. Artículo 3. Control Interno Corredores Asociados S.A. a través de su auditoría interna, revisará el cumplimiento de las disposiciones que se establezcan en este manual. Cuáles son las políticas de control interno para la auditoría del cumplimiento de las disposiciones relativas a los LEO? La auditoria del cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad vigente en lo relacionado con el manejo del Libro Electrónico de Órdenes, tendrá en cuenta los principios a seguir en el procesamiento de órdenes y las etapas para el tratamiento de las mismas. La auditoria Interna estará orientada a: Efectuar el seguimiento, (antes de la fecha límite de aplicación de la normatividad) al desarrollo del Libro Electrónico de Órdenes, teniendo en cuenta que debe contener los parámetros mínimos definidos y un adecuado soporte tecnológico y confiable. Constatar que todas y cada una de las operaciones se encuentren debidamente registradas en la Orden de Operación y se pueda identificar la etapa de su procesamiento así como la manera de consolidarse y transmitirse a los sistemas transaccionales. Verificar el debido procesamiento de las Ordenes de Operación teniendo en cuenta su cronología, disponibilidad de recursos del cliente y que se encuentre debidamente respaldado por un medio verificable.

7 PREGUNTAS MANUAL 7 DE 83 Evaluar periódicamente el cumplimiento al registro de Ordenes de Operación a través de los sistemas de grabación, medios escritos y medios magnéticos los cuales deben contener los parámetros establecidos. Evaluar los perfiles de los profesionales que intervienen en el registro de Ordenes de Operación en el (los) LEO. Evaluar los procedimientos en la etapa Operativa posteriores a la ejecución de las órdenes, y la información remitida a los clientes. 1 Con qué periodicidad se adelantan auditorías sobre esta materia? Las auditorias para el cumplimiento de las disposiciones relativas al LEO se adelantan con la siguiente periodicidad: Iniciada la aplicación de los nuevos desarrollos, se efectuará una evaluación trimestral con respecto a la funcionalidad de los procedimientos. Para la confirmación de órdenes de operación, se continuará con el seguimiento semanal con base en muestras seleccionadas de operaciones. 2 Quién recibe los informes de auditoría sobre esta materia? Los Informes de Auditoría son preparados con destino a: Contraloría Vicepresidencia Financiera y Administrativa Comité de Auditoría Vicepresidencia de Producto Gerente de Mercadeo Comentarios sobre las prácticas de mercado: Para auditar el cumplimiento y las disposiciones del presente manual, se adopta la práctica a través de la auditoría interna por ser éste el órgano de control oficial para la ejecución de programas y planes de control al interior de la firma.

8 PREGUNTAS MANUAL 8 DE 83 Artículo 4. Publicidad Corredores Asociados S.A. dará a conocer a los clientes, el presente manual, a través de la página web: En cumplimiento del Deber de Información, al momento de la vinculación del cliente, se le informará sobre la publicación en la mencionada página Web, de documento Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes que contiene las características más importantes del Manual Libro Electrónico de Órdenes. Las modificaciones estarán disponibles en la historia de este documento. Cuáles son las políticas y procedimientos acerca de la publicación de los manuales de libros de órdenes? La emisión y mantenimiento del Manual Libro Electrónico de Órdenes estará a cargo del área de Calidad. Responsable el Gerente de Calidad El documento se mantendrá controlado en medio electrónico La aprobación del Manual Libro Electrónico de Órdenes estará a cargo de la Junta Directiva. La emisión de la Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes para el cliente, con las características generales del Manual Libro Electrónico de Órdenes, estarán a cargo del área Comercial con el apoyo del área de Mercadeo El Manual Libro Electrónico de Órdenes se podrá consultar permanentemente en la página web El funcionario responsable de efectuar la publicación del Manual Libro Electrónico de Órdenes y la Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes con las características generales del manual es el Asesora de Mercadeo y Publicidad 1 Dónde pueden los clientes y terceros consultar los manuales de libros de órdenes? En la página Web 2 Existen mecanismos especiales para difundir entre sus clientes la existencia de los manuales?

9 9 DE 83 La existencia del Manual Libro Electrónico de Órdenes y de la Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes para el cliente con las principales características del manual estarán disponibles en la página Web 3 Cómo informa a sus clientes acerca de los cambios que se introducen en los manuales? En el Manual Libro Electrónico de Órdenes publicado en la página se informa la historia del documento que registra la versión de los cambios realizados, así: HISTORIA DEL DOCUMENTO VERSIÓN DETALLE ACTA 4 Cuenta con un documento que haya sido especialmente diseñado para la fácil comprensión del sistema de órdenes por parte de los clientes? En caso afirmativo, favor adjuntarlo. La Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes para el cliente. Comentarios sobre las prácticas de mercado: Corredores Asociados S.A., tendrá disponible en la página web la Guía del Manual Libro Electrónico de Órdenes con las características más importantes del Manual Libro Electrónico de Órdenes Las principales modificaciones serán informadas al cliente a través de los siguientes medios: Con la publicación de la historia del documento referenciado en la pregunta número 3 de esta sección. CAPITULO II REGLAS PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

10 10 DE 83 Artículo 5. Contenido de las órdenes En Corredores Asociados S.A., las órdenes que se reciban deberán estar formuladas de manera completa, clara y suficiente a través de un medio verificable y contener la información necesaria para su transmisión. Al momento de impartir la Orden de Operación, se deberá obtener como mínimo la siguiente información, la cual deberá estar determinada o ser determinable a través de un medio verificable: 1. Fecha y hora en que la Orden de Operación se recibe. 2. Identificación del cliente, y del segundo titular u ordenante en caso de que aplique. 3. La identificación de quien recibió la Orden de Operación. 4. Tipo de Orden de Operación (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables por el mercado (VWAP, MARKET ON CLOSE). En caso de que no se especifique el tipo de Orden de Operación se presumirá que esta es a mercado. 5. Indicación de si la Orden de Operación es de compra o venta, repo, simultánea o TTV. 6. Cantidad o monto, según aplique. 7. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la Orden de Operación es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable. 8. Identificación idónea del valor sobre la cual se imparte la Orden de Operación. 9. Vigencia de la Orden de Operación. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se

11 PREGUNTAS MANUAL 11 DE 83 aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al LEO correspondiente. 10. En caso de que aplique, si la Orden de Operación se debe ejecutar durante una oferta pública de adquisición o martillo. En Corredores Asociados S.A., mientras la Orden de Operación verbal o escrita no cumpla con los requisitos mínimos de información, no se considera recibida la orden Toda orden límite deberá contener el precio o tasa límite. Toda orden condicionada deberá contener explícitamente las condiciones bajo las cuales se puede ejecutar la orden. Cuáles son las políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de este artículo? En Corredores Asociados S.A. las Órdenes recibidas de los clientes deben contener como mínimo la información requerida en el artículo 5 de este manual En Corredores Asociados S.A. es deber de los funcionarios comerciales utilizar los Protocolos y Libretos de Transacción para la recepción de órdenes verbales derivadas del Contrato de Comisión Persona Natural, Persona Jurídica y Derivados 1 Qué mecanismos se implementan para asegurar que el cliente envíe la totalidad de la información cuando se utilicen medios digitales en los cuales no sea posible utilizar un formato? Corredores Asociados S.A.: A través del Asesor de Inversión y los Protocolos y Libretos de Transacción para la recepción de órdenes, confirmará que en el momento de recibir la Orden de Operación, esta contenga la información mínima requerida. Define un procedimiento en donde se establece que el Asesor de Inversión es responsable de las siguientes actividades:

12 12 DE 83 Recibir y verificar que la Orden de Operación del cliente, contenga la información mínima establecida para su ejecución Cuando falte información, contactar al cliente (utilizando un medio verificable) y solicitar la información faltante. Completar la Orden de Operación con la información que suministre el cliente a través de un medio verificable Comentarios sobre las prácticas de mercado: Corredores Asociados S.A., adopta Protocolos y Libretos de Transacción para la recepción de órdenes verbales, el cual debe ser utilizado por el funcionario comercial, quedando de manera expresa registrada la información mínima de la Orden de Operación. Adicionalmente, se define el Procedimiento de Seguimiento a Órdenes e Instrucciones en donde se verifica que la Orden de Operación del cliente contenga la información mínima establecida. Artículo 6. Etapas para el tratamiento de órdenes El Manual Libro Electrónico de Órdenes de Corredores Asociados S.A. comprende las siguientes etapas para el procesamiento de órdenes: Recepción de órdenes: Momento en el cual Corredores Asociados S.A. recibe una Orden de Operación impartida por un cliente a través de los medios verificables autorizados. Registro de órdenes en el Libro Electrónico de órdenes (LEO): Etapa en la que Corredores Asociados S.A. registra la Orden de Operación en el LEO correspondiente. Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador: Momento en el cual se transmite la Orden de Operación al sistema de negociación o a una contraparte cuando se trate del mercado mostrador. Ejecución de órdenes: Momento en el cual Corredores Asociados S.A. da cumplimiento a la Orden de Operación impartida mediante la realización de una

13 13 DE 83 negociación de valores a través de un sistema transaccional o ejecuta la Orden de Operación recibida en el mercado mostrador (OTC) Procesos operativos posteriores a la ejecución: Etapa en la cual se desarrollan todos los procesos de carácter operativo asociados al cumplimiento de la operación ejecutada con base en la Orden de Operación recibida. Informe sobre el procesamiento de la orden: Momento en el cual Corredores Asociados S.A. le informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la Orden de Operación y si ésta pudo ser ejecutada o no. Existe alguna política o procedimiento sobre las diferentes etapas del procesamiento de órdenes, en general? Corredores Asociados S.A. ha definido los procedimientos para el procesamiento de órdenes: CANAL OPERADOR CON ACCESO DIRECTO OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO CON ENRUTADOR RENTA VARIABLE SISTEMA ELECTRONICO DE RUTEO DE ORDENES E-TRADING CANAL OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO (CONTINGENCIA) Recepción de Ordenes Recepción de Ordenes Recepción de Ordenes Recepción de Ordenes Efectuar el alistamiento para la asesoría y ejecución de la orden Atender o contactar y asesorar al cliente Recibir y confirmar la orden con el cliente Ejecución de órdenes Efectuar el registro en el sistema de negociación X-STREAM Informar al cliente el resultado de la ejecución de la orden La orden no se ejecutó totalmente? Recibir la instrucción con respecto Efectuar el alistamiento para la asesoría y ejecución de la orden Atender o contactar y asesorar al cliente Recibir y confirmar la orden con el cliente Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la orden en la Plataforma de Acciones (actualizar - Coeasy LEO) y verificar la existencia de los recursos Autenticar contraseña y usuario, e ingresar al canal e-trading para la recepción automática de la orden Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la operación de compra o venta para almacenar en Coeasy - LEO la información del cliente y de la orden, y remitirla al mercado Nota: La Plataforma actualizará en línea el Libro Electrónico de Ordenes (Coeasy LEO) Efectuar el alistamiento para la asesoría y ejecución de la orden Atender o contactar y asesorar al cliente Recibir y confirmar la orden con el cliente Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la orden en el LEO y establecer la fuente de recaudo y/o pago Registro en Coeasy - LEO no exitoso? Contactar al cliente y reconfirmar la orden.

14 14 DE 83 a la orden o al saldo de la misma. Modificar la orden Cancelar la orden La orden se ejecutó totalmente? La orden es consolidada? Efectuar la distribución de las ordenes con la metodología precio promedio ponderado Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la orden en el Sistema Interno Coeasy - LEO y establecer la fuente de recaudo y/o pago Transmisión de las ordenes a un sistema de negociación Transmitir la orden a través de SAE al sistema de negociación X-STREAM Ejecución de órdenes Monitorear la ejecución de la orden La orden no se ejecutó totalmente? Contactar al cliente y recibir la instrucción con respecto a la orden o al saldo de la misma. Modificar la orden Cancelar la orden Transmisión de las ordenes a un sistema de negociación Enrutar la orden en forma automática al sistema de negociación X-STREAM. Nota: Las ordenes serán transmitidas desde la Plataforma al sistema de negociación X- STREAM a través del SAE Ejecución de órdenes El cliente requiere soporte? Brindar atención al cliente Transmisión de las ordenes a un sistema de negociación Consultar la orden en el LEO Ejecución de órdenes Efectuar el registro en el sistema de Negociación Consultar a la mesa de acciones el estado de la orden La orden no se ejecutó totalmente? Contactar al cliente y recibir la instrucción con respecto a la orden o al saldo de la misma. Modificar la orden Procesos Operativos Posteriores a la ejecución Complementar operación la Preparar y remitir informes para el cliente y operaciones Procesos Operativos Posteriores a la ejecución Informar al cliente el resultado de la ejecución de la orden Cancelar la orden La orden se ejecutó totalmente? La orden es consolidada? Efectuar la distribución de las ordenes con la metodología precio promedio ponderado Procesos Operativos Posteriores a la ejecución Complementar operación la Consultar el resultado de la ejecución de la orden Informar al cliente el resultado de la ejecución de la orden

15 15 DE 83 RENTA FIJA DERIVADOS Recepción de Ordenes Recepción de Ordenes Realizar el Alistamiento Efectuar orden el alistamiento para la asesoría y ejecución de la Atender o contactar y asesorar al cliente Se genera una orden? Recibir y verificar la orden del cliente La orden no cumple con los requisitos mínimos para poder ejecutarla? Contactar al cliente y solicitar la información faltante Completar la orden Confirmar los valores o los recursos de cliente Mercado Electrónico? Revisar opciones en el mercado transaccional Mercado Mostrador? Efectuar la cotización y cierre en el mercado mostrador (cuando aplique) Confirmar la orden con el cliente Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la orden en el sistema Coeasy - LEO Transmisión de las ordenes a un sistema de negociación Elaborar el mapa de la operación y entregar al Seteador Ejecución de órdenes Mercado Electrónico? Recibir la información y efectuar la negociación en el sistema transaccional MEC Mercado Mostrador? Recibir la información y efectuar el registro en el sistema de registro de operaciones Atender o contactar y asesorar al cliente Recibir la orden del cliente Registro de ordenes en el libro electrónico de órdenes Registrar la orden en el sistema Ágora para la interfaz con el Coeasy - LEO. Ejecución de órdenes Ejecutar la orden del cliente en el sistema Ágora Confirmar al Asesor de Inversión la ejecución de la orden Procesos Operativos Posteriores a la ejecución Confirmar al cliente el resultado de la ejecución de la orden Verificar los P y G de los clientes en el sistema Ágora Se presentan vencimientos? Verificar en Ágora los vencimientos de la semana en TRM, Bonos Nocionales y Acciones Se generan pérdidas en la operación de TRM? Provisionar las pérdidas. Solicitar la liberación de las garantías Revisar la disponibilidad del papel cuando la operación sea una venta La orden no se ejecutó? Informar al cliente y solicitar la decisión con respecto a la orden Modificar la orden Cancelar la orden Procesos Operativos Posteriores a la ejecución Complementar la operación

16 16 DE 83 Informar al cliente (Institucional) Procesos operativos posteriores a la ejecución (operaciones) Efectuar el alistamiento para el cumplimiento Efectuar el cargue en el sistema Coeasy - LEO de las operaciones complementadas y solucionar las inconsistencias presentadas. Alistar el cumplimiento Generar y controlar la entrega de las Liquidaciones de Bolsa Efectuar el cumplimiento Efectuar el cumplimiento de las operaciones en los depósitos Identificar y solucionar las inconsistencias presentadas en el cumplimiento en los depósitos Efectuar el cumplimiento de las operaciones en el sistema Coeasy - LEO Identificar y solucionar las inconsistencias presentadas en el cumplimiento en el sistema Coeasy - LEO Efectuar las modificaciones en el cumplimiento Identificar y solucionar las inconsistencias presentadas en el cumplimiento Enviar la Solicitud de Modificación a la bolsa y recibir la Respuesta de Aceptación o Rechazo Cargar la operación en Coeasy - LEO Generar las nuevas remisiones y Liquidaciones de Bolsa, y anular las anteriores Comentarios sobre las prácticas de mercado Para cada etapa planteada en el procesamiento de órdenes se han definido las actividades, políticas y responsables de ejecutar cada tarea. Artículo 7. Recepción de órdenes a través de un medio verificable Corredores Asociados S.A., recibirá cancelaciones de órdenes a través de un medio verificable. las órdenes, sus modificaciones o las

17 PREGUNTAS MANUAL 17 DE 83 En Corredores Asociados S.A. la recepción, modificación o cancelación de órdenes se efectúa a través de los medios verificables definidos. Se entiende que no existe Orden de Operación si no fue impartida a través de medio verificable. Corredores Asociados S.A. almacena de manera íntegra y protege de alteraciones posteriores la información contenida en los medios verificables; Coeasy - LEO utiliza los diseños de integridad e integralidad que manejan las bases de datos Oracle. Las tablas donde se almacenan las órdenes y operaciones de LEO se auditan para establecer quién y a qué horas se efectuó update a las bases de datos. Cuáles son las políticas y procedimientos sobre la utilización de medios verificables para la recepción de órdenes? En Corredores Asociados S.A., la Orden de Operación se puede recibir a través de cualquiera de los siguientes medios verificables: Órdenes Verbales: A través de una línea telefónica grabada Órdenes escritas: A través del diligenciamiento del formato Orden de Operaciones establecida ó comunicación suscrita por el cliente, con los requisitos mínimos establecidos En Corredores Asociados S.A., la Orden de Operación escrita también puede ser recibida a través de los siguientes medios: Vía Fax Skype Correo electrónico Bloomberg Reuters Se podrán recibir órdenes fuera de la oficina, siempre y cuando se establezca comunicación con Corredores Asociados S.A. a través de una línea telefónica grabada 1 Relacione los medios verificables utilizados por la entidad y describa sus características principales. Línea telefónica Grabada: Sistema de comunicaciones y grabación permanente Redbox con líneas digitales y análogas para los funcionarios comerciales y operativos que ocupen cargos en donde se

18 18 DE 83 maneje información sensible. Formato Orden de Operaciones : Autorizado por Corredores Asociados S.A. en donde se consigna la fecha y hora de recepción. Fax: Recibidos exclusivamente por el área de Archivo y Correspondencia, controlados en el sistema de radicación Corredoc y firmado y escaneados para efectos de seguridad. Skype: Controlado por el sistema de grabación Akonix para grabar todas las cuentas de Skype corporativo (Dominio Corredores.com) autorizadas en el sistema por el área de seguridad informática. Bloomberg: Red interactiva de información financiera, proveedor de negocios, noticias y datos financieros Reuters: Sistema proveedor de información a los mercados financieros 2 Existe algún procedimiento específico de auditoría para comprobar la debida utilización de medios verificables? En caso afirmativo, con qué periodicidad se realiza? Para comprobar la debida utilización de medios verificables, Corredores Asociados S.A., semanalmente, verifica la confirmación de Órdenes de Operación a través de los canales de recepción y cuyos resultados son reportados al Contralor Normativo Comentarios sobre las prácticas de mercado Medios verificables Órdenes Verbales: A través de una línea telefónica grabada Órdenes escritas: Diligenciando el formato Orden de Operaciones establecido ó comunicación suscrita por el cliente, con los requisitos mínimos establecidos Artículo 8. Registro en el LEO previo a la ejecución En Corredores Asociados S.A., ninguna Orden de Operación podrá transmitirse sin haber sido registrada previamente en el sistema Coeasy - LEO salvo en el caso de las órdenes impartidas a aquellos operadores con acceso directo. Las órdenes que se transmitan al sistema transaccional por los Asesores de Inversión (operadores sin acceso directo) y por los Asistentes Comerciales

19 19 DE 83 certificados cuando actúen como back-up de los Asesores de Inversión, se registrarán previamente en el LEO (Coeasy - LEO). Comentarios sobre las prácticas de mercado Artículo 9. Prelación de órdenes En Corredores Asociados S.A., todas las órdenes de un mismo LEO deben ser registradas y transmitidas en el orden en que se reciben, sin perjuicio de la aplicación de las excepciones establecidas órdenes de grandes montos, consolidadas, primarias y VWAP, MARKET ON CLOSE Las órdenes se deberán ingresar en Coeasy - principio de primero en el tiempo primero en el derecho. LEO y ejecutar, respetando el Las órdenes deberán ingresar en Coeasy LEO conservando el orden en que fueron recibidas del cliente. Para la ejecución de órdenes, respetando la prelación de las mismas, se tendrá en cuenta la hora en que estas se ingresen al LEO, con todos sus elementos e información requerida Todas las órdenes que se reciban tanto dentro, como fuera del horario de operación de los distintos mercados, deberán registrarse en Coeasy LEO a la mayor brevedad posible, teniendo en cuenta los siguientes horarios de mercado:

20 PREGUNTAS MANUAL 20 DE 83 Después de: De 9: 00 a 1:00 pm Renta Variable 3:40 pm Renta Fija Todo lo anterior sin perjuicio de las excepciones sobre prelación de órdenes que se contemplen en este manual. Comentarios sobre las prácticas de mercado Las Orden de Operación se registran en Coeasy LEO, respetando el principio de primero en el tiempo primero en el derecho, conservando el orden en que fueron recibidas, teniendo en cuenta la hora en que se completa la orden y aquellas recibidas por fuera de horario. Artículo 10. Confirmación de valores o recursos del cliente Cuando la Orden de Operación se encuentre con toda la información completa para poder ejecutarla, el funcionario comercial confirmará los valores o los recursos del cliente, verificando en el sistema Coeasy - LEO, que los recursos se encuentren disponibles y sean suficientes para cumplir la Orden de Operación impartida. Cuáles son los mecanismos implementados por la entidad para llevar a cabo esta verificación? La confirmación de los valores o recursos del cliente, se efectuará con una consulta en línea a través del sistema Coeasy - LEO. 1 Los mecanismos utilizados son manuales o se encuentran sistematizados? En caso de ser manuales, cuáles son los riesgos asociados que se han identificado y su forma de administración? El mecanismo utilizado es sistematizado. 2 La entidad tiene alguna política establecida para ejecutar órdenes a pesar de que el cliente no haya aportado los recursos o los valores? En caso afirmativo, describa dicha política En Corredores Asociados S.A., no se ejecutan órdenes sin que el cliente haya aportado los recursos o valores.

21 21 DE 83 Comentarios sobre las prácticas de mercado El sistema Coeasy -LEO permite la consulta de las cuentas del cliente, para constatar que ése cliente cuenta con los recursos o los valores necesarios para impartir la Orden de Operación de manera previa a su ejecución.

22 22 DE 83 CAPITULO III RECEPCION DE ÓRDENES Artículo 11. Ordenantes Los clientes podrán facultar a una o varias personas para que impartan órdenes en su nombre. Esta facultad será otorgada en el Registro de Firmas e Instrucciones Persona Natural o Jurídica (según aplique), de manera previa a la realización de la primera operación. Corredores Asociados S.A. en ningún caso permitirá que alguien sea ordenante de más de cinco (5) clientes de la respectiva entidad. Para estos efectos no se tendrán en cuenta los casos en que el ordenante sea Parte Relacionada de un cliente, como en los casos de parientes o de sociedades en las que el ordenante es administrador, miembro de un Órgano de Control o accionista con más del 5%, de conformidad con el Código de Ética y Conducta de la firma. En Corredores Asociados S.A., todas las órdenes que se reciban en forma escrita, deben estar firmadas por el cliente u ordenante según sea el caso: ORDENANTES CON FIRMA Los ordenantes con firma registrada estarán incluidos en el Registro de Firmas e Instrucciones Persona Natural o Jurídica. ORDENANTES SIN FIRMA Los ordenantes sin firma aplican para clientes personas Jurídicas únicamente.

23 PREGUNTAS MANUAL 23 DE 83 Los ordenantes sin firma que el cliente decida autorizar, deben ser incluidos en el Registro de Clientes Persona Jurídica Los ordenantes sin firma podrán ordenar compra y venta de inversiones y traslados de fondos entre las cuentas registradas por el cliente, pero no podrán ordenar transferencias de fondos a terceros o cuentas no registradas por el titular. Cuáles son las políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la norma? En Corredores Asociados S.A. se identificarán aquellas personas que son ordenantes de más de cinco (5) cuentas y se reportarán los casos de incumplimiento a las entidades de control y vigilancia correspondientes. 1 Permite la entidad que los clientes tengan ordenantes cuando éstos no sean partes relacionadas entre sí? Sí, pero siempre designado a través de un Poder General ó en el formato de Registro de Clientes Persona Jurídica 2 Cuáles son los procedimientos que sigue la entidad cuando detecta que una persona es ordenante de más de cinco clientes? El área de Contraloría, es la responsable de realizar periódicamente la evaluación de los ordenantes de más de cinco clientes. Procedimiento: Generar el Reporte de ordenantes de más de cinco (5) cuentas del sistema de información interno Coeasy - LEO. Identificar a través de muestreo, las situaciones que efectivamente configuran incumplimiento. Retirar del sistema el ordenante a partir del sexto cliente que lo contemple como ordenante, e informar al cliente sobre esta situación. 3 La entidad cuenta con mecanismos que le permitan detectar situaciones en las cuales el ordenante pueda no estar actuando en el mejor interés del cliente?

24 24 DE 83 Corredores Asociados S.A., no cuenta con mecanismos que le permitan identificar esta situación, sin embargo: Las órdenes únicamente podrán ser emitidas por los titulares de cuenta, segundos titulares u ordenantes autorizados para ese fin. Cuando un cliente elige una o varias personas como sus ordenantes o segundos titulares, asume que es de su confianza y permite las decisiones que este último puede adoptar bajo su responsabilidad. Así mismo, cuando la situación anterior tenga incidencia directa en la firma comisionista, se tienen definidas las políticas en el Manual de Intermediación y en el Código de Ética y Conducta, que permiten tener el control en cuanto al normal desarrollo de operaciones, que cumplan con los lineamientos allí descritos y con transparencia, dando a conocer aquellas situaciones que se salgan dentro de los parámetros definidos en la normatividad. Con base en lo anterior, los mecanismos de identificación de las situaciones están relacionadas entre clientes (cliente y ordenantes) con la firma comisionista. 4 Cuáles son las políticas y procedimientos para que los clientes que actúan a través de ordenantes entiendan con absoluta claridad que éstos no son funcionarios del respectivo miembro y las implicaciones que se derivan de tal circunstancia en términos de su responsabilidad? En Corredores Asociados S.A. solamente se puede ser ordenante en la medida en que el titular de la cuenta así lo designe en el formato de Registro de Clientes Persona Jurídica o mediante un Poder General. En el Registro de Clientes Persona Jurídica se contemplan las facultades y responsabilidades de los ordenantes como mandatarios del titular. 5 Existe alguna situación en la cual se haya considerado necesario permitir que un operador o directivo actúe frente a la firma como ordenante de terceros? Cuáles son los mecanismos utilizados para administrar los conflictos de interés que puedan surgir? Si. En casos de patria potestad. Ningún empleado de Corredores Asociados S.A. puede ser

25 25 DE 83 apoderado, ordenante o segundo titular de un cliente, salvo en los casos de representación de menores de edad en virtud de la patria potestad, y, en todo caso, respetando en estos últimos casos, las disposiciones previstas en el Código de Ética y Conducta sobre régimen de inversiones personales En la recepción y ejecución de órdenes, los funcionarios de Corredores Asociados S.A. deben ajustar su conducta a lo dispuesto en el Código de Ética y Conducta. Comentarios sobre las prácticas de mercado (Escriba en este espacio sus comentarios sobre las prácticas de mercado señaladas o sugiera nuevas prácticas a ser tenidas en cuenta) Artículo 12. Personas autorizadas para recibir órdenes Corredores Asociados S.A. mantendrá actualizado el Listado de Operadores, con los nombres de los operadores con acceso directo, de los operadores sin acceso directo así como de los demás funcionarios comerciales autorizados para recibir órdenes por la entidad Cuáles son las características generales en relación con los registros sobre operadores y personas autorizadas para recibir órdenes? El contacto y comunicación con el cliente es responsabilidad de los Asesores de Inversión (Operadores), pero se podrá delegar la función en el Asistente Comercial como back-up de los Asesores de Inversión siempre y cuando se encuentre certificado como Operador. Los funcionarios facultados para registrar en Coeasy LEO las órdenes emitidas por el cliente, son los Asesores de Inversión (Operadores) y los Asistentes Comerciales certificados (como backup del comercial). Las órdenes registradas en Coeasy -LEO por el Asistente Comercial cuando éste actúe como backup del comercial) son responsabilidad del Operador respectivo. El Asistente Comercial, mantendrá informado al Asesor de Inversión (Operador) sobre aquellas actividades que ejecute con autorización del Comercial y que tengan que ver con el cliente. Las órdenes se podrán recibir a través de los siguientes canales de recepción: operadores con acceso directo y operadores sin acceso directo.

26 PREGUNTAS MANUAL 26 DE 83 1 La entidad da a conocer al público el listado de que trata el presente artículo? De qué forma? Corredores Asociados S.A. en coordinación con las áreas, de Gestión Humana, Seguridad de la Información, Comercial y Mercadeo, dará a conocer en la página web el Listado de Operadores con la relación actualizada de las personas autorizadas para recibir órdenes. Gestión Humana: Actualiza y remite la planta de personal Seguridad de la información: Actualiza el Listado de Operadores y obtiene la aprobación del Vicepresidente Comercial Mercadeo: Publica el Listado de Operadores en la página web 2 La entidad informa a los clientes sobre el retiro de funcionarios autorizados para recibir órdenes? En caso afirmativo, cómo divulga dicha información? Corredores Asociados S.A. dará a conocer a los clientes, sobre el retiro de personas autorizadas para recibir órdenes a través de: La coordinación de las áreas mencionadas para la actualización del Listado de Operadores. Los funcionarios del área comercial y distribución, activando el mecanismo de backup para la atención de estos clientes e informando sobre el retiro y nuevo funcionario asignado para atenderles. 3 Quién es el área o persona responsable de administrar dicho listado y velar porque la información que contiene se mantenga actualizada? Las áreas de Gestión Humana, Seguridad de la información, Comercial y Mercadeo. Comentarios sobre las prácticas de mercado Corredores Asociados S.A. ha establecido las políticas y responsables para la recepción de órdenes incluyendo el backup del Asesor de Inversión (Operador), que en este caso es el Asistente Comercial siempre y cuando se cumpla el requisito que se encuentre certificado como Operador.

27 PREGUNTAS MANUAL 27 DE 83 Artículo 13. Momento de recepción de las órdenes Corredores Asociados S.A. ha definido las políticas en las cuales se establece de manera clara cuándo se entienden recibidas las órdenes impartidas por los clientes u ordenantes. 1 Cuáles son los criterios para definir la hora de recepción de órdenes impartidas a través de medios digitales, como correos electrónicos? Los criterios son: Cumplimiento con la información mínima establecida para la recepción de la Orden de Operación, y confirmación telefónica de la validez de la orden a través de una línea grabada. El horario de los sistemas de grabación de voz, datos y los sistemas operativos internos de Corredores Asociados S.A., se encuentra sincronizado con la hora oficial colombiana de la página Web 2 De qué manera se le confirma al cliente la recepción de una orden impartida a través de estos medios? Para el caso de Ordenes de Operación que se reciban por Skype, correo electrónico, bloomberg se confirmarán con el cliente telefónicamente a través de una línea grabada, o Por el mismo medio verificable que se recibió la Orden de Operación. Comentarios sobre las prácticas de mercado Artículo 14. Órdenes verbales En Corredores Asociados S.A., las órdenes verbales impartidas por el cliente, siempre deberán ser recibidas telefónicamente a través de una línea grabada.

28 PREGUN TAS MANUAL 28 DE 83 Cuáles son las políticas y procedimientos para informarle al cliente que su orden verbal no se entiende recibida salvo que la imparta a través de un mecanismo de grabación de voz? En Corredores Asociados S.A. las Ordenes de Operación verbales se reciben telefónicamente desde una línea grabada. Cuando desde una línea telefónica no grabada se atienda al cliente y este pretenda emitir una Orden de Operación verbal, el funcionario comercial, debe informar al cliente que la orden será recibida desde una línea telefónica grabada, facilitando la comunicación para la recepción de la orden. 1 Si la entidad cuenta con salas de inversionistas, cómo garantiza el cumplimiento de esta norma en dicho escenario? En las salas de inversionistas, se garantiza el cumplimiento de la norma a través del diligenciamiento del formato escrito Orden de Operaciones Comentarios sobre las prácticas de mercado Cuando se atienda al cliente en una sala, el Asesor de Inversión suministrará al cliente el formato Orden de Operaciones para que el cliente emita la orden por escrito. Artículo 15. Órdenes escritas en formato físico Corredores Asociados S.A. podrá recibir órdenes escritas utilizando el formato Orden de Operaciones, el cual tiene los espacios establecidos para ingresar la información de la orden. Cuando se reciba una Orden de Operación a través del diligenciamiento del formato de Corredores Asociados S.A. o comunicación del cliente, el Asesor de Inversión verificará que se encuentre firmada por el cliente u ordenante y consignará en el documento la fecha, hora y minuto en que se imparte la Orden de Operación. La entidad ha implementado un formato en los términos del presente artículo? En caso afirmativo, favor adjuntarlo. Si.

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